Datum: Tisdagen den 25 augusti 2015 Tid: 18.00-20.25 Plats: Östra Roten, kommunhuset i Lilla Edet Paragrafer: 57-66 Utses att justera: Carina Andersson (C) Underskrifter: Sekreterare Ordförande Justerare Julia Domby Kjell Johansson (S) Carina Andersson (C) Anslag/Bevis Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits via anslag. Organ Kultur- och fritidsnämnden Sammanträdesdatum 2015-08-25 Datum då anslaget sätts upp Datum då anslaget tas ner 2015-09-02 2015-09-25 Förvaringsplats för protokoll: Kommunledningsförvaltningen Underskrift: Julia Domby 1
ande Kjell Johansson (S), ordförande Carina Andersson (C), vice ordförande Mikael Karlsson (S) Anders Aronsson (V) Britt-Marie Palmcrantz (FP) Anna Chorell (M) Christian Samuelsson (MP) Övriga närvarande Ersättare Gert-Ove Andersén (S) Agneta Ahlblom (V) Lisbeth Granberg (FP) Tommy Karlsson (C) Martin Kleberger (M) Tjänstemän Annica Skog, kultur- och fritidschef Ingmarie Romell, musikledare, 59 Julia Domby, nämndsekreterare Maria Olegård, administrativ chef Nina Auvinen, nämndsekreterare 2
57 Godkännande av dagordningen Tillkommande ärende: Närvaro under dagens sammanträde. Föredragningslistan godkänns. 3
58 Närvaro under dagens sammanträde Nina Auvinen ska bli ny nämndsekreterare för kultur- och fritidsnämnden. Under dagens sammanträde tillåts Nina Auvinen och Maria Olegård, administrativ chef, att sitta med och lyssna i utbildningssyfte. Nina Auvinen, ny nämndsekreterare, och Maria Olegård, administrativ chef, tillåts sitta med och lyssna på dagens sammanträde. 4
59 Information från musikskolan Ingmarie Romell, musikledare, informerar nämnden om musikskolans verksamhet, om personalen som arbetar på musikskolan och om årligt återkommande evenemang. sunderlag Muntlig presentation av musikledare Ingmarie Romell. PowerPoint som förevisas nämnden. Nämnden noterar informationen. 5
60 Internkontrollplan för 2015 Dnr 2015/ULN060 Enligt Lilla Edets kommuns internkontrollreglemente framgår följande: Inför varje verksamhetsår ska nämnden besluta om en särskild plan för uppföljning av den interna kontrollen. Olika granskningsområden ska väljas ut med utgångspunkt från en väsentlighets- och riskbedömning. Omfattningen av planen är beroende på nämnden och dess verksamhets omfattning och volym och även avhängig den risk- och väsentlighetsbedömning som gjorts. Beställning/inköp Kultur och fritidsnämnden föreslås att under 2015 följa upp inköpen av Media till biblioteksverksamheten gällande såväl att LoU regler efterföljs samt att inköpsrutiner efterlevs. Mediainköp på biblioteket utgör en stor kostnad för verksamheten. Budgeten 2015 gällande mediainköp är 640 000kr vilket är 16 % av verksamhetens totala budget. Fokus på prioriterade grupper Kultur och fritidsnämnden föreslås analysera det arbete som görs för de prioriterade grupperna i enlighet med bibliotekslagen paragraf 4 och 5. http://www.riksdagen.se/sv/dokument-lagar/lagar/svenskforfattningssamling/sfs_sfs- 2013-801/ Andel pojkar/flickor i musikskolans verksamhet Kultur- och fritidsnämnden föreslås analysera hur stor andel pojkar respektive flickor som tar del av musikskolans verksamhet i de olika åldersgrupperna. 6
sunderlag Beställning/Inköp Fokus på prioriterade grupper Andel pojkar/flickor som är aktiva inom musikskolans verksamhet Uppföljning av att regler gällande LoU efterlevs. Uppföljning av arbetet med de prioriterade grupperna enligt bibliotekslagen. Uppföljning av aktiva i musikskolans verksamhet utifrån jämställdhetsperspektivet. 1:e bibliotekarie 1:e bibliotekarie Musikledare Frekvens Metod 1gg/år 1gg/år 2gg/år (VT och HT) Rapportering till Uppföljning Kultur och Fritidsnämnden Uppföljning Kultur och Fritidsnämnden Uppföljning Kultur och Fritidsnämnden Processkontroll Kontrollmoment Kontrollansvar Riskbedömning Måttlig Måttlig Måttlig Kultur- och fritidsnämnden antar ovanstående kontrollområden för 2015. et expedieras till Förvaltningen Ekonomiavdelningen Administrativa avdelningen 7
61 Redovisning av effekterna av förändrat krav på redovisning av positivt resultat Dnr 2015/ULN057 Lilla Edets kommun följer upp verksamhet och ekonomi och redovisar dessa för kommunfullmäktige efter varje tertial. Kommunfullmäktige fattade följande beslut 2015-06-17, 37: Kommunfullmäktige uppmanar individnämnden, omsorgsnämnden och utbildningsnämnden att, senast 2015-08-27, till kommunstyrelsen återrapportera åtgärder för att komma i ekonomisk balans. Följande nämnder ska redovisa ett positivt resultat om åtminstone; kommunstyrelsen 900 tkr, kultur- och fritidsnämnden 500 tkr, miljö- och byggnämnden 300 tkr, tekniska nämnden 300 tkr och senast 2015-08-27 återrapportera till kommunstyrelsen vilka effekterna blir. I tertialrapport I 2015 framgår att kultur- och fritidsnämnden redovisar ett överskott under första tertialet på 0,5 mkr. Överskottet härrör framförallt från att nämnden inväntar beslutsunderlag (utredningar) för kommande fastighetsåtgärder och att förvaltningen arbetar aktivt med upphandlingar vilken försenar underhållsprocesser och liknande. Tertialen visar dock att årsprognosen för 2015 beräknas bli ett nollresultat vilket är i linje med budget 2015. Detta innebär att det idag inte finns något ekonomiskt utrymme för, att utan påverkan av verksamheten, göra besparingar på motsvarande 500 tkr. Då kommunfullmäktiges krav dock finns där föreslår förvaltningen följande åtgärder för att åstadkomma önskat överskott för helåret 2015: A. Minskat underhåll på fritidsanläggningar (inkl. badplatser, vandringsleder och motionsspår) på motsvarande 450 tkr. Trolig effekt: o minskat kapitalvärde i kommunens fritidsanläggningar o troligt ökade totala underhållskostnader sett till ett flerårsperspektiv, då en lägre underhållsnivå ofta försämrar en anläggning snabbare 8
o mindre attraktiva anläggningar vilket på sikt kan leda till att kommunen kan uppfattas som mindre attraktiv som boendeort o mindre attraktiva fritidsanläggningar vilket på sikt kan leda till färre nyttjare, vilket i sin tur kan leda till att kommunens föreningar tappar medlemmar o risk för minskad säkerhet för de som nyttjar anläggningarna B. Minskat utrymme för utvecklingsverksamhet på motsvarande 50 tkr. Trolig effekt: o Stoppad satsning på utvecklingen från en musikskola till en kulturskola, vilket på sikt kan leda till att kommunen kan uppfattas som mindre attraktiv som boendeort för framförallt barnfamiljer. sunderlag Tjänsteskrivelse av kultur- och fritidschef, dnr 2015/ULN057 Kommunfullmäktiges protokoll 2015-06-17 37, dnr 2015/ULN057 Utdrag ur Tertial 1 2015, ekonomiskt utfall, dnr 2015/ULN057 Muntlig föredragning av kultur- och fritidschef Kultur- och fritidsnämnden beslutar att uppdra åt förvaltningen att vidta åtgärden A, företrädesvis på kontot för ishallen. LEIFAB kommer inte att kräva någon hyra för perioden då ishallen saknat is, med anledning av det överklagande som gjorts av LEIFABs upphandling av renoveringen. et expedieras till Ekonomiavdelningen Kommunstyrelsen 9
62 Yttrande till Förvaltningsrätten om överklagat beslut gällande flytt av bibliotekslokal Dnr 2015/ULN007 Paragrafen är omedelbart justerad och återfinns i separat protokoll. 10
63 Ansökan om särskilt bidrag, Lilla Edets MCK Dnr 2008/ULN050 Lilla Edets MCK har inkommit med en ansökan rörande bidrag till sin Crosskola och till sin barn- och ungdomsverksamhet. sunderlag Ansökan om särskilt bidrag från Lilla Edets MCK, dnr 2008/ULN050 Tjänsteskrivelse av kultur- och fritidschef, dnr 2008/ULN050 Kultur- och fritidsnämnden beslutar att: bevilja ansökt bidrag på motsvarande 25 000 Kr informera Lilla Edets MCK om att inkomma med skriftlig återkoppling efter genomförda åtgärder et expedieras till Lilla Edets MCK 11
64 Val av nytt personuppgiftsombud Dnr 2013/ULN042 Den 24 oktober 1998 trädde personuppgiftslagen (PuL) i kraft. Syftet är att skydda nu levande människor mot att deras personliga integritet kränks genom behandling av deras personuppgifter. Den som ansvarar för att personuppgifterna hanteras på lagligt sätt kallas personuppgiftsansvarig. Enligt lagen är det i en kommun de enskilda nämnderna som är personuppgiftsansvariga för de uppgifter som behandlas inom det egna ansvarsområdet. Den som helt eller delvis automatiskt behandlar personuppgifter ska anmäla alla behandlingar av personuppgifter som den gör till Datainspektionen. Anmälan ska vara skriftlig och göras innan behandlingen sker. Anmälan behöver dock inte göras om den personuppgiftsansvarige har utsett ett personuppgiftsombud. sunderlag Tjänsteskrivelse daterad 2015-08-18, dnr 2013/ULN042 Kultur- och fritidsnämnden utser nämndsekreterare Nina Auvinen som kultur- och fritidsnämndens personuppgiftsombud. et expedieras till Kansliavdelningen Datainspektionen Personuppgiftsombudet 12
65 Information från förvaltning och presidium Kultur- och fritidsförvaltningen kommer att delta i projekt Smittande oro, smittande mod. Det är ett projekt som ingår i GR:s nätverk för kultursamordning där tolv kommuner deltar. Projektet tar del av Kulturmiljonen. 5 konstverk ska framställas och visas i offentliga sammanhang och i de deltagande kommunerna. Projektet pågår under 16 månader. Annica Skog informerar om biblioteksflytten och lämnar en lägesrapport. Just nu pågår medborgardialog kring hur den nya kulturarenan ska utformas. Det finns två önskeväggar, en digital på webbplatsen www.lillaedet.se och en vid entrén i Medborgarservice. Dialog pågår också med grupper och organisationer för att få input (t.ex. ungdomar, handikapporganisationer, barnfamiljer etc.). Slutligt avtal om lokaler i Folkets Hus ska tecknas under veckan. Annica Skog ger en lägesrapport kring renovering av ishallen Lödöseborg. Upphandlingen har överklagats, vilket gör att renoveringen dröjer. I bästa fall kan det finnas is i november och i sämsta fall är det is i hallen först i februari 2016. Det krävs en rejälare renovering av klubblokalen på Strömsvallen än vad förvaltningen först trott. Vid en så omfattande renovering måste bygglov sökas och byggnationen upphandlas. Information från Annica Skog om mötesplatsen för unga i Fuxernaskolan. I våras föll mötesplatsen i Fuxernaskolan väldigt väl ut. Verksamheten fortsätter även i höst och planering kring öppettider m.m. pågår. Information om simskolan 2015. Simskolan föll mycket väl ut och många barn deltog. Nytt för i år var att man kunde ta märken i märkesgrupp, något som många barn gjorde. Rekrytering av tillsvidareanställd projektledare 75 % till kultur- och fritidsförvaltningen är nu klar. Erik Larsson anställdes. 13
Kultur- och fritidsförvaltningen har kompletterat staketet vid konstgräsplanen. Detta beroende på att det finns bebyggelse och trädgårdar i närheten. Senaste veckorna har badplatserna varit välbesökta. Hund är tillåten vid badplatserna, om hunden hålls kopplad. Nya skyltar med denna information har satts upp. Information om insynsplatser i nämnderna. För kultur- och fritidsnämnden har Mattias Ternehäll utsetts av Sverigedemokraterna. Besiktningsprotokoll för Bertilsgården har ännu inte inkommit. Nämnden noterar informationen. 14
66 Anmälan om inkomna skrivelser Vid dagens sammanträde redovisas följande inkomna skrivelser: Kommunfullmäktiges protokoll 2015-06-17 43, svar på motion om insynsplatser i nämnderna. Kommunuppföljning från Myndigheten för delaktighet, redovisning av enkätsvar. Kommunfullmäktiges protokoll 2015-06-17 38, Mål- och Resursplan 2016 samt flerårsplan 2017-2018. Handling gällande trafik på Göteborgsvägen i Lilla Edet, avsändare anonym. 15