Revisionsrapport Granskning av underhåll VAanläggningar Vännäs kommun 23 februari 2009 Allan Andersson Certifierad kommunal revisor
Innehållsförteckning 1 Sammanfattning och förslag till förbättringar...1 2 Revisionsfråga...2 3 Definitioner...2 4 Granskningsiakttagelser...3 4.1 Översikt...3 4.2 Ekonomi...3 4.3 Nyckeltal...4 4.4 Underhållsplaner...7 4.5 Underhållsarbeten...7 4.6 Bedömd standard...8 4.7 Sammanfattande bedömning och svar på revisionsfrågor...10 2008- Allan Andersson
1 Sammanfattning och förslag till förbättringar Kommunen har stora värden i anläggningar och ledningsnät för vatten och avlopp som kräver förnyelse och underhåll. Därför är mål, riktlinjer och budget för drift och underhåll viktigt för att upprätthålla en hög kvalitet i verk och ledningar. Underhållsplaner utifrån behoven är därför en viktig utgångspunkt. VA-verksamheten har under de senaste fyra åren redovisat överskott. Undantaget är 2006 men ett minus. Underskott ska, enligt den nya VA-lagen, inarbetas under de kommande tre åren och överskott ska sättas av för kommande insatser. Kostnadstäckningsgraden har successivt förbättrats. VA-verksamheten i Vännäs har en mångårig vana att sammanställa och redovisa statistik men upplever att de inte tillmäts något större intresse. Vi föreslår därför att kommunstyrelsen får en genomgång av de nyckeltal som det finns en historik över och kompletterar dessa med exempel från Svenskt Vatten. Kommunstyrelsen rekommenderas därefter att ange de nyckeltal som stödjer styrelsen i sin bedömning av VA-verksamhetens utveckling med avseende på kvalitet och produktivitet. Tillsammans utgör de verksamhetsmål för god ekonomisk hushållning Inga underhållsplaner är upprättade utan planeringen av underhåll sker utifrån den erfarenhet av anläggningarnas status som finns inom verksamheten. Avdelningen projekterar de flesta åtgärderna själv i syfte att behålla kompetensen. I huvudsak så genomförs också de flesta insatser i egen regi. De intervjuade uppger att det blir till en lägre kostnad för kommunen. Personalen vidareutbildar sig genom att besöka mässor, konferenser och motsvarande. En översiktlig beräkning tyder på att förnyelsetakten av VA-anläggningarna är för låg. Vi föreslår att underhållsplaner utarbetas till grund för kommunstyrelsens bedömning av VA-verksamhetens långsiktiga förnyelse och finansiering VA-verksamheten renar 2,25 gånger så mycket vatten som den mängd renvatten som debiteras. Marginalkostnaden för detta uppgår till ca 450 000 kr vilket är en onödig kostnad. Åtgärder bör vidtas för att minska inflödet av ytvatten i spillvattenledningarna. 1
2 Revisionsfråga Kommunen har stora värden i anläggningar och ledningsnät för vatten och avlopp som kräver förnyelse och underhåll. Därför är mål, riktlinjer och budget för drift och underhåll viktigt för att upprätthålla en hög kvalitet i verk och ledningar. Underhållsplaner utifrån behoven är därför en viktig utgångspunkt. Revisionsfrågor: Vilka underhållsplaner är upprättade för kommunens anläggningar inom vattenoch avlopp? Är budgeterade resurser fördelade på långsiktigt (periodiskt), respektive kortsiktigt (felavhjälpande) underhåll? Är förnyelsetakten av VA-anläggningar tillfredsställande i förhållande till verksamhetens egen bedömning av det egentliga behovet?? Kommer förnyelsearbetet att kunna avgiftsfinansieras? Säkerställs en hög kostnadseffektivitet på underhållsåtgärder? 3 Definitioner Underhållsåtgärder brukar indelas i löpande och periodiskt underhåll: Löpande underhåll (reparationer) Till den dagliga driften hör reparation eller utbyte av trasiga komponenter i fastigheter, lokaler och anläggningar som är förorsakade av oförutsedda händelser. Periodiskt underhåll (planerat underhåll) Planerade åtgärder som utförs med längre periodicitet än ett år och som syftar till att återställa byggnadens/anläggningens standard eller funktion, definieras som periodiskt underhåll. Insatserna är förutsedda, planerade och återkommer med regelbundna intervaller. Investeringar När byggnadens/anläggningens standard eller funktion förbättras genom om- eller tillbyggnad räknas det som investering. Investeringar höjer en anläggnings bokförda värde. 2
4 Granskningsiakttagelser 4.1 Översikt VA-verksamheten är en del av tekniska förvaltningen som sorterar under gatuavdelningen. Kommunstyrelsen har det politiska ansvaret för verksamheten. Verksamheten är intäktsfinansierad och särredovisas enligt VA-lagen som gäller från den 1 januari 2007, Lag (2006:412) om allmänna vattentjänster. Lagens syfte är att självkostnadsprincipen görs tydligare och redovisas öppet genom kravet på särredovisning. Särredovisningen innebär att det ska upprättas en egen resultat- och balansräkning för VAverksamheten. Vännäs och Vännäsby har gemensamt VA-system med ett större vattenverk och ett större avloppsreningsverk samt två högreservoarer och en lågreservoar. Renvatten hämtas från en grundvattentäkt i Önskanäs. Tväråbäck har en gemensam kommunal vattenanläggning som består av ett mindre vattenverk med högreservoar samt ett mindre avloppsreningsverk. VA-verksamheten har ca 3 600 abonnenter 4.2 Ekonomi VA-verksamheten har under de senaste fyra åren redovisat rejäla överskott. Undantaget är 2006 men ett minus. Underskott ska, enligt den nya VA-lagen, inarbetas under de kommande tre åren och överskott ska sättas av för kommande insatser. Tkr VA-verksamhetens resultat 1 200,0 1 000,0 800,0 600,0 400,0 200,0 0,0-200,0 2005 2006 2007 2008 3
Täckningsgrad 100 90 80 70 60 50 40 30 20 10 0 1991 1992 1993 1994 1995 1996 1997 1998 1999 2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 Enligt diagram ovan har kostnadstäckningsgraden successivt förbättrats. I redovisningen särskiljs inte periodiskt underhåll från övriga driftkostnader. 4.3 Nyckeltal Jämförelser med andra kommuner är ett sätt att arbeta med förbättringar. Vi har noterat att kommunen deltar i ett projekt initierat av Sveriges kommuner och Landsting där nyckeltal är ett utvecklingsområde. Än ingår inte tekniska verksamheters statistik i utvecklingsarbetet. Via Sveriges kommuner och Landstings Web för nyckeltal www.webor.se har vi försökt hämta uppgifter för jämförelse. Tyvärr saknas uppgifter om VA-verksamheten. Föreningen Svenskt Vatten 1 har tagit fram en skrift Nyckeltal inom VA. I den skriften beskrivs ett antal nyckeltal inom följande huvudområden: Kundtillfredsställelse. Mål, nyckeltal och mätmetoder som speglar kundförväntningar och kundtillfredsställelse Teknisk kvalitet och tillgänglighet. Mål och nyckeltal som beskriver teknisk kvalitet och tillgänglighet i vattenleverans samt avledning av avloppsvatten. 1 Föreningen Svenskt Vatten företräder VA-verken och VA-bolagen i Sverige. Se http://www.svensktvatten.se 4
Miljö. Mål och nyckeltal som beskriver hur VA-systemen minskar miljöpåverkan med minskande resursförbrukning det vill säga gröna nyckeltal. Personal/organisation. Mål och nyckeltal för effektivitet, kompetensutveckling och arbetsmiljö. Ekonomi. Mål och nyckeltal för VA-taxa, driftkostnader, kapitalkostnader, investeringar och motsvarande. Vi ser ett värde i att kunna jämföra sig med andra leverantörer av VA-tjänster för att utveckla och förbättra sin verksamhet. VA-verksamheten i Vännäs har en mångårig vana att sammanställa och redovisa statistik men upplever att de inte tillmäts något större intresse. Vi föreslår därför att kommunstyrelsen får en genomgång av de nyckeltal som det finns en historik över och kompletterar det med exempel från Svenskt Vatten. Kommunstyrelsen rekommenderas därefter att ange de nyckeltal som stödjer styrelsen i sin bedömning av VA-verksamhetens utveckling med avseende på kvalitet och produktivitet. Tillsammans utgör de verksamhetsmål för god ekonomisk hushållning. Svenskt Vatten tar in statistik över bland annat VA-avgifter. Nedan redovisas VA-avgiften för ett flerfamiljshus med 15 lägenheter som totalt förbrukar 3 000 m 3 per år. Vännäs har, efter Sorsele, den lägsta årskostnaden för VA för en lägenhet i Västerbotten. 5 000 4 500 4 000 3 500 3 000 2 500 2 000 1 500 1 000 500 0 Sorsele Vännäs VA-avgifter 2008 för en lägenhet i ett flerbostadshus Umeå Skellefteå Lycksele Malå Bjurholm Storuman Robertsfors Vilhelmina 5 Nordmaling Åsele Vindeln Dorotea Norsjö
Vännäs ligger på femte plats räknat efter årskostnaden för VA för en villa som förbrukar 150 m 3 per år. 7 000 6 000 5 000 4 000 3 000 2 000 1 000 0 VA-avgifter för en villa 2008 Lycksele Skellefteå Malå Umeå Vännäs Storuman Sorsele Åsele Robertsfors Dorotea Vilhelmina Norsjö Nordmaling Vindeln Bjurholm Den totala produktionen av renvatten minskar över tiden. Hushåll och övriga abonnenter hushållar mer med vattnet vilket i grunden är positivt. Baksidan är att det blir sämre genomströmning i avloppsledningarna vilket ökar behovet av att spola ledningarna. Producerat vatten i m3 900 000 800 000 700 000 600 000 500 000 400 000 300 000 1991 1992 1993 1994 1995 1996 1997 1998 1999 2000 6 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007
4.4 Underhållsplaner VA-verksamheten har numera tillgång till ett IT-stöd som bygger på digitala VA-kartor med koordinatsatta uppgifter. Alla ledningar, brunnar och ventiler digitaliseras successivt där nästan allt är dokumenterat. Dessa uppgifter används för projektering av åtgärder. Uppgifter om ledningar som ålder, åtgärder, vattenläckor och andra driftstörningar är noterade på kort. Det vill säga en helt manuell hantering. Beredskapspersonal förtecknar avvikelser och driftstörningar. All denna information är nödvändig för bedömning och planering av underhållsåtgärder. Information på kortsystem är inte lika lätt att överblicka och simulera som det är i en databas. Det är en stor mängd historisk information som kommer att ta tid att överföra till en databas, ett arbete som än inte är påbörjat. Det som nu löpande händer och åtgärdas dokumenteras i IT-stödet. Inga underhållsplaner är upprättade utan planeringen av underhåll sker utifrån den erfarenhet av anläggningarnas status som finns inom verksamheten. Till budgetutskottet presenterades en behovslista av investeringar för de tekniska verksamheterna där VA-verksamheten äskade 5,5 Mnkr. Av det fick man 1,3 Mnkr. 4.5 Underhållsarbeten Avdelningen projekterar de flesta åtgärderna själv i syfte att behålla kompetensen. I huvudsak så genomförs också de flesta insatser i egen regi. De intervjuade uppger att det blir till en lägre kostnad för kommunen. Personalen vidareutbildar sig genom att besöka mässor, konferenser och motsvarande. Det är höga kostnader för att åtgärda dåliga ledningar då markförhållanden i Vännäs gör att det krävs djupa grävningar. Dessutom är det alltid en gata ovanför som också måste läggas om i samband med en grävning. Där det är möjligt dras istället en strumpa in i ledningen så kallade relining. Även annan teknik är prövad och de intervjuade påpekar att det pågår en ständig produktutveckling. VA-verksamheten samordnar insatserna med andra åtgärder som behöver göras med kommunens gator, till exempel fjärrvärme. VA-verksamheten har sedan åtta år en egen kamera som fungerar som ögat nere i backen. Ett värdefullt instrument som gör det möjligt att åka in i röret och titta sig omkring. Inspektionerna av ledningarnas inre arkiveras digitalt. Med hjälp av kameran kan vattenläckor eller igenväxning av ledningar snabbt lokaliseras och exakt rätt position anges. 7
4.6 Bedömd standard Vi ger nedan ett par översiktliga bedömningar av ledningarnas standard. De intervjuade anser att förnyelsetakten av VA-anläggningarna inte är tillfredsställande. Det skulle, enligt deras bedömning, behövas omkring 2,0 Mnkr ytterligare per år för att komma i kapp underhållsbehovet. Svinn m 3 Producerat renvatten 502 000,0 Debiterat renvatten 370 000,0 Renat avloppsvatten 831 000,0 Tabell ovan visar jämförande statistik mellan hur mycket vatten som produceras och hur mycket vatten som debiteras kunder. Skillnaden däremellan är dels vatten som används för bevattning med mera men också ett svinn som kan indikera läckor i ledningsnätet. Detta svinn har varit relativt konstant över tiden och minskat något sedan år 2000. Å andra sidan är renvatten ingen bristvara. Det som bedöms vara ett betydligt större problem är att det tränger in vatten i avloppsledningar från marken. Dessutom är ett antal fastigheters ytvatten inte kopplade till dagvattenledningen utan till avloppsnätet. Dagvattenledningar saknas i vissa områden. Det märks tydligt vid snösmältning och vid häftigt regn att mängden vatten till reningsverket ökar väsentligt. Allt vatten som kommer via avloppsnätet måste renas. Därför är inläckage i avloppsledningar ett större (och dyrare) problem än vad utläckage från vattenledningarna är. VA-verksamheten renar 2,25 gånger så mycket vatten som den mängd renvatten som debiteras. Marginalkostnaden för att rena en m 3 till avloppsvatten kostar i mycket runda tal 1 kr per m3. Kostnaden för att rena spillvatten uppgår därmed till ca 450 000 kr. För närvarande är det en onödig kostnad. Diskussioner pågår i vissa kretsa att av miljöskäl även rena allt spillvatten vilket i så leder till ytterligare kostnader. 8
Driftstopp 2006 2007 2008 Vattenläckor Huvudledningar 3 3 2 Servisledningar 10 8 6 Avloppsstopp Huvudledningar 2 4 2 Servisledningar 10 9 11 Under de senaste åren har antalet läckor och stopp, enligt tabell ovan, legat relativt konstant vilket inte indikerar ökade problem med ledningarnas standard. Jämförelser över tre år är dock en för kort tid för att det ska visa på förändringar i ledningarnas standard. Att över tiden följa antalet driftstopp och tiden att åtgärda dem är viktiga tal för att följa den tekniska kvalitén och tillgängligheten. I dag görs reinvesteringar på ca 1,4 Mnkr per år medan det görs avskrivningar på 1,6 Mnkr vilket väl balanserar varandra. Avskrivningarna görs på anskaffningsvärden som i huvudsak är historiska värden. En nuvärdesberäkning med 1984 som basår ger ett återanskaffningsvärde på 118 Mnkr. Med en takt på 1,4 Mnkr per år tar det 85 år att förnya ledningsnätet. Vår bedömning VA-verksamheten renar 2,25 gånger så mycket vatten som den mängd renvatten som debiteras. Marginalkostnaden för detta uppgår till ca 450 000 kr vilket är en onödig kostnad. Åtgärder bör vidtas för att minska inflödet av ytvatten i spillvattenledningarna. En översiktlig beräkning tyder på att förnyelsetakten av VA-anläggningarna är för låg. Verksamhetens egen bedömning är att ett tillskott på 2 Mnkr för att komma ikapp eftersatt underhåll är önskvärt. De senaste årens överskott har legat på omkring 1 Mnkr. Enligt nuvarande VA lag med dess krav på särredovisning kommer driftöverskott att kunna återinvesteras. VA-verksamheten gör bedömningen att finansiering av framtida underhåll bör kunna finansieras inom ramen för VA-taxan. Dessvärre kan VA-lagens krav på ianspråktagande av tidigare års överskott komma i konflikt med Kommunallagens regler om en ekonomi i balans. Därför bör ianspråktagandet planeras och budgeteras om inte budgeten har tillräckliga marginaler. 9
4.7 Sammanfattande bedömning och svar på revisionsfrågor Revisionsfrågor Vilka underhållsplaner är upprättade för kommunens anläggningar inom vatten- och avlopp? Är budgeterade resurser fördelade på långsiktigt (periodiskt), respektive kortsiktigt (felavhjälpande) underhåll? Är förnyelsetakten av VAanläggningar tillfredsställande i förhållande till verksamhetens egen bedömning av det egentliga behovet? Kommer förnyelsearbetet att kunna avgiftsfinansieras? Säkerställs en hög kostnadseffektivitet på underhållsåtgärder? Vår bedömning Inga underhållsplaner är upprättade utan planeringen av underhåll sker utifrån den erfarenhet av anläggningarnas status som finns inom verksamheten. Nej! Verksamhetens egen bedömning är att ett tillskott på 2 Mnkr för att komma ikapp eftersatt underhåll är önskvärt. VA-verksamheten gör bedömningen att finansiering av framtida underhåll bör kunna finansieras inom ramen för VA-taxan. Avdelningen projekterar de flesta åtgärderna själv i syfte att behålla kompetensen. I huvudsak så genomförs också de flesta insatser i egen regi. De intervjuade uppger att det blir till en lägre kostnad för kommunen. 10