Summering av intressentmöte 31 maj i Stockholm för hållbara möbelflöden inom offentlig upphandling Närvarande organisationer: Organisation ABA Skol Aktiebolag AJ Offentlig Interiör AB EFG Kontorsmöbler AB Form o Miljö Sweden AB Huddinge Kommun IDC RISE IKEA Input Interiör Sweden AB Jönköpings Kommun Kammarkollegiet Kinnarps AB Lekolar AB LinkArkitektur Recycling partner AB Rekomo Senab AB Stockholms Läns Landsting Swerea IVF Thule Möbler TMF Trä- och möbelföretagen Trossa Upphandlingsmyndigheten Västra Götalandsregionen SKL Kommentus Inköpscentral riktade en särskild inbjudan att under en dag föra en gemensam dialog kring hållbarhetsfrågan inom möbelmarknaden för den offentliga sektorn. Syftet var att i aktiv dialog främja utvecklingen av branschens hållbarhetsarbete. Målgrupp Beslutsfattare hos leverantörer och kommuner/landsting, ledningsföreträdare inom möbelföretag, offentlig sektor och andra organisationer. Andra stora aktörer på 2017-10-19 Sida 1 av 6
upphandlarsidan, som Statens Inköpscentral på Kammarkollegiet (SIC) och Upphandlingsmyndigheten. Inbjudna talare: Erika Ekman & Lotta Amsén, Trossa AB Resultat från uppföljning av hållbarhetskrav i nuvarande möbelavtal Robin Ljungar, miljö- och hållbarhetschef, TMF Ivana Kildsgaard, Ordförande 100Gruppen Birgitta Nilsson, regional utveckling, Västra Götalandsregionen Lars Tööj, IDC och Emma Rex, RISE Projektledare för Vinnovaprojektet Cirkulär affärsinnovation för regionala möbelflöden Sammanfattning av dagen Stort positivt intresse från både bransch och myndigheter kring hållbarare möbler. Upphandlingar behöver prioritera andra områden än lägsta pris för att skapa incitament för transformationen till hållbara möbel system. Kompetensen behöver utvecklas, både vad gäller miljökravställning men också branschkunskap. Våga prova alternativa affärsmodeller! Leverantörerna behöver skapa modeller för återbruk- och eller rekonditionering, alternativt ingå avtal med andra leverantörer som tillhandahåller dessa tjänster. Producentansvaret måste öka. Transformationen mot hållbara affärsmodeller behöver även handa om ägandeskap av produkten. Ökad samverkan mellan organisationer i en och samma myndighet/region möjliggöra ökad grad av återbruk. Politiska inriktningar, mål och budgetarbete kan vara en väg fram. Vårt fortsatta arbete kommer innebära att öka fokuseringen på miljökravställning, genomföra uppföljningar och revisioner på våra ramavtal (både planerade och på förekommen anledning), föra en nära dialog med både branschföreträdare och kommuner och landsting samt andra upphandlande organisationer. Ett närmare samarbete med SKL avd för tillväxt och samhällsbyggnad har initierats. Vi kommer även vara en del av Vinnovaprojektets fas III under 2018-2019. SKL Kommentus har blivit invald för ännu en treårsperiod som medlem i den rådgivande kommittén inom FN:s program för hållbar upphandling (inom samtliga områden). Insynen i hur man gör på andra håll i världen blir till stor nytta i vårt dagliga arbete. 2017-10-19 Sida 2 av 6
Inledning Trossa presenterade resultatet från den hållbarhetsrevision som gjorts på nuvarande ramavtal. Det påvisade övervägande gott resultat. De områden som leverantörerna har flest avvikelser inom rörde sig oftast om säkerställande av ursprung samt sociala- och etiska krav. Krav som att ha processer och uppföljandekontroller på hela tillverkarledet (från råvara till försäljning) samt att uppförandekoder säkerställs och följs upp inom samma led. Det som oftast brister är dokumentationen och spårbarheten. TMF beskrev hur avfallshanteringen och utsläpp blir ett allt större miljöhot och att upphandlare och tillverkare måste börja tänka om. IDC visade på de identifierade slutsatser, från Vinnovaprojektets tidigare faser, att märkning för återbrukade möbler och system för spårbarhet saknas. RISE påvisade att om vi använder en möbel i 20år istället för 10år halveras miljöbelastningen. Om då möbeln renoveras efter 10år blir förbättringen 25 %. Link Arkitektur påvisade hur viktigt det är att arbeta redan i designstadiet för att tänka hållbar utveckling av möbeln. Inomhusmiljön är en faktor som oftast glöms bort i sammanhanget. De tyger och material som används i inventarierna påverkar den inomhusluft som de placeras i. Västra Götalandsregionens processledare för hållbar utveckling, har varit delaktig i att i regionen ta fram en regionalt finansierad affärsmodell som resulterat i Möbelbruket en arena som omhändertar design, hållbarhet, ansvar och samordning Industriell återtillverkning av kvalitetsmöbler till offentliga miljöer. De har även upphandlat en testbädd som fallit mycket väl ut av brukarna. Vår ambition är att trigga branschen till att tänka nytt, samtidigt som vi har ett ansvar att utveckla regionens näringsliv, säger Birgitta. Workshops Varje talare hade med sig frågeställningar som diskuterades i mindre workshops under eftermiddagen: TMF Hur kan ökad cirkularitet stimuleras? Hur kan branschen hjälpa upphandlare att göra rätt val? Många överens om att cirkularitet är ett måste. Marknaden har börjat mogna men måste börja kravställas i upphandlingar för att få fäste. En enhetlig struktur, en standard behövs. Osäkert hur man ställer krav. Kompetenshöjning kring miljökravställning behövs hos beställare och myndigheter. Måste skapas incitament genom politiska målsättningar och budgetramar. En affärsrisk om man föregår politiska ambitioner. Vid upphandlingar av lägsta pris där utvärderingarna inte tar höjd för ett miljöansvar hos leverantörerna, kan det blir höga kostnader för producenterna 2017-10-19 Sida 3 av 6
och leverantörerna, som inte är en hållbar affärsmodell. Funktionsupphandlingar kan vara ett alternativ till upphandlingsmodell. Uthyrning är en affärsmodell som skapar incitament för producenter att skapa hållbarare produkt och tar ansvar för produktens hela livscykel. Vid återbruk av en produkt finns svårigheter att ha kunskap och bedöma ingående ämnen. Kan en återbrukad möbel direkt betraktas som godkänd i miljöhänsyn? Kan en deklaration/märkning skapa bättre förutsättningar för cirkularitet? Kostanden för att testa en produkt idag är mycket hög. Finns många miljömärkningar att ställa krav på vilka bör gälla i offentlig sektor? Svårt vid import där andra/olika standarder finns. Enklare att använda svenska möbler som då även ökar svenska produktionen och därmed skapar bättre förutsättningar för svenska industrin. Att auktorisera renoverare/rekonditionerare är ett sätt att säkerställa kontroll av värdekedjan. Idag är behoven främst rekonditionering hos upphandlade myndigheter. Två leverantörer som arbetat många år med att rekonditionera och återvinna möbler fanns på plats och kunde bekräfta att efterfrågan av begagnade möbler ökar markant. IDC/Rise/Vinnova projektet Vad hindrar oss från att upphandla cirkulärt? Hur ser en bra cirkulär upphandling ut? Var ska beställarkompetensen finnas Hur skulle vi vilja att offentliga möbler anskaffades och hanterades i ett framtida cirkulärt system? Finns många former av cirkularitet. Måste finnas modeller för att värdera/prissätta/poängsätta om en möbel är cirkulär. Kan man belöna looparnas längd? Hur stor kostnad den förväntade livscykeln kommer ha kontra dess ackumulerade miljöbelastning (ny modell för LCC)? Man behöver harmonisera kriterier och verifikat för att kunna göra bedömning. Bristande kompetens om branschen och tidsbrist hos upphandlande myndigheter gör att man inte har resurser att utföra en mer kvalitativ upphandling som ska fokusera på andra parametrar än traditionella krav. Central inköpsstyrning är en förutsättning för att kunna kompetens höja sig som beställare. Avropare behöver stöd centralt för att kunna göra medvetna val. Budgeteringsarbetet hos myndigheter skapar i vissa fall ett samarbetshinder för att tillgodo se myndigheten nya lösningar på marknaden. Fokusskifte behövs där arkitekterna och fastighetsförvaltningarna behöver se funktionerna tillsammans. Ett omfattande inventeringsarbete hos myndigheten innan upphandling är ett sätt att hantera kompletteringsköp. Cirkularitet kan även innebära att man kanske får ha olika stolar kring bordet? Kommunerna konstaterar att man har en motsägelsefull situation där antalet elever fortsätter att öka men anslaget till möbler och inredning inte ökar i samma takt. Ett incitament från politiskt håll att styra mer kostnadseffektivt. Detta är en situation som finns runt om i landet på många håll och detta måste omhändertas i offentlig upphandling framöver. Det krävs ett rejält nytänkande för att kunna hitta lösningar. 2017-10-19 Sida 4 av 6
Link Arkitekter Vilka hållbarhetskriterier ska befintliga och blandad inredning uppfylla? Hur kombinerar man ägande och hyra/leasing/pay-per-use? Vilka ekonomiska incitament behövs för att öka återbruk i inredningsbranschen? Påtalade vikten av att öka transparensen och tillgängligheten av information om innehåll i möbler, motsvarande innehållsdeklarationer. Erfarenheter från t ex byggbranschen visar att en sådan märkning höjer värdet av produkten. Vilken information om kvalitet/innehåll ska följa med möbeln genom livscykeln? Designer och producenter måste se incitament att börja tänka funktion ännu mer. T ex stolar för alla som är anpassade efter flera användares behov. Myndigheter, oftast pga. resurs/tidsbrist, förlänger tidigare upphandlade avtal och riskerar då att påverka branschen negativt. Upphandlingar kan definieras till olika fokusområden, exempelvis: förvaring som inte definierar rummets utformning (funktionsupphandling, tjänst, köp) inredningsdetalj/inriktning/pedagogik (hyra, moderna) blandning av affärsmodeller (en andel begagnat, en andel ny och en andel valfri) Detta kan ge möjligheter till flexibilitet tillsammans med standardiserade möbleringar. Västra Götalandsregionen Hur vill ni presentera vilka produkter som har hög miljöprestanda? Hur kan vi bidra till cirkulära möbelflöden? Hur kan vi tillsammans bidra till en inredningsbransch i framkant? Man kan exempelvis kategorisera miljöpåverkan genom märkning (A, B, C) exempel från vitvaruindustrin där energiförbrukningen är en del av denna beräkning. Certifiera metoder och arbetssätt skapar bättre förutsättningar enhetlighet hos myndigheter och branschen. Myndigheter behöver stärka förmågan att utvärdera design och kvalitet. Innovation för att utveckla branschen kan bara ske i större samverkan mellan flera aktörer. Sammanfattning av panelsamtal i slutet av dagen Dagen avslutades med ett panelsamtal som leddes av Trossa. Leverantörerna pekar ut ett behov av samstämmighet, branschkännedom, tydliga krav och transparens från myndigheterna. Kunderna vet inte vad leverantörerna kan leverera och leverantörerna vet inte vad kunderna vill ha. 2017-10-19 Sida 5 av 6
För att kunna mäta spårbarhet under livscykeln är varudeklarationer ett stort behov. Att kunna redogöra för ingående ämnen i varor och komponenter är en nödvändig väg framåt i en cirkulär ekonomi. Skapar också ett ökat incitament för producentansvarssystem. I kravställningsarbetet finns många parametrar att ta hänsyn till. Ex Ergonomi/välmående (inredningsdetaljer påverkar vårt inomhusklimat i stor utsträckning), innovation (leverantörer får ta fram tekniska lösningen). Finns en osäkerhet och rädsla för överprövningsrisker om man inte upphandlar traditionellt. Våga prova! Att förlänga produkternas livscykel är en modell som många leverantörer ser som en möjlig affärsmodell. Pantsystem och hyra/leasing är några av exemplen. Producentansvarssystem kan, förutom återvinning, även innebära återanvändning och reparation. Att ställa om affärsmodeller för cirkulär ekonomi kommer innebära kostnader för leverantörerna. I det korta perspektivet blir en cirkulär upphandling inte billigare, omställningskostnader behöver alltid hanteras. Lägsta pris-upphandlingar ofta prioriteras hos myndigheter har leverantörerna svårt att tydliggöra vad som är bra miljöval. Sammanfattat av Caroline Tottie Kategoriansvarig Förbrukning administration och kontor SKL Kommentus Inköpscentral Post: 117 99 Stockholm Besök: Hornsgatan 15 Direkt: 08-709 59 76 www.sklkommentus.se/inkopscentral SKL Kommentus Inköpscentral ingår i SKL Kommentuskoncernen ett bolag inom Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) 2017-10-19 Sida 6 av 6