RUTIN FÖR LEX SARAH Rutin för lex Sarah 2014-11-01 Bakgrund och syfte Den 1 juli 2011 trädde nya bestämmelser om lex Sarah i kraft. De nya bestämmelserna ska tillämpas inom hela socialtjänsten. Det innebär all verksamhet under SoL och LSS så som: omsorg för äldre personer, personer med funktionsnedsättning, individ och familjeomsorg, verksamheter där man tillämpar LVU och LVM och även personlig assistans som är beviljad av Försäkringskassan och verkställs i kommunal regi. Var och en som fullgör uppgifter inom socialtjänsten ska medverka till att den verksamhet som bedrivs och de insatser som genomförs är av god kvalitet. Lex Sarah ska ha en tydlig koppling till det systematiska kvalitetsarbetet. Alla avvikelser i verksamheten ska rapporteras. Syftet är att hantera iakttagelser som görs, att fel och brister upptäcks, identifieras och analyseras samt att återföra dessa erfarenheter till verksamheten. Det systematiska kvalitetsarbetet består av flera delar varav Lex Sarah är en. Lex Sarah är ett brukarperspektiv och ska klargöra om vissa händelser och avvikelser har gjort att brukaren råkat ut för ett missförhållande. Det innebär att det kan finnas stora händelser som efter utredning inte visar sig vara ett missförhållande enligt Lex Sarah och även tillsynes bagatellartade händelser som visar sig vara ett missförhållande för en viss brukare. Syftet med denna rutin är att klargöra tillämpningen av Lex Sarah inom Vård och Omsorg gällande: vad som ska rapporteras hur en rapportering ska ske vem som ansvarar för vad i processen, samt ansvaret för att undanröja missförhållanden eller risk för missförhållande. Information om denna rutin ska ges både muntligt och skriftligt till alla som omfattas av rapporteringsskyldigheten och upprepas minst en gång per år. Dokumentet Förslag till reviderad rutin rapportering och anmälan enligt lex Sarah(103239)_TMPär antaget av Vård- och omsorgsnämnden 2014-09-24. Det riktar sig till verksamma inom hela socialtjänstens område. Ses över för revidering senast oktober 2015. Kontaktperson: Huvudutredare Lex Sarah, Myndighetsenheten. 1 (9)
Rapporteringsskyldigheten I Eslövs kommuns rutin för rapportering av avvikelser beskrivs allt som ska rapporteras. När det gäller missförhållanden eller risk för missförhållanden finns även en skyldighet enligt lag att rapportera om dessa. Denna skyldighet gäller alla som är verksamma inom socialtjänstens område. Med detta avses anställda, uppdragstagare, praktikanter och deltagare i arbetsmarknadspolitiska program. Medarbetar som avslutat sin anställning, förtroendevalda, frivilligarbetare, brukare, anhöriga och hälso-och sjukvårdspersonal kan inte rapportera enligt Lex Sarah, men om de berättar om en händelse för någon inom socialtjänsten, är denne skyldig att rapportera. En händelse som kan vara ett missförhållande eller påtaglig risk för ett missförhållande ska rapportera så snart som någon uppmärksammar eller får kännedom om den. Den enskilde medarbetaren ska rapportera utan att själv värdera hur allvarlig en händelse är. Rapporteringsskyldigheten börjar så snart en person blivit aktualiserad hos myndigheten även om beslut om insats ännu inte fattats. Vad som ska rapporteras Missförhållanden och påtaglig risk för missförhållanden ska rapporteras. Med missförhållande avses såväl utförda handlingar som försummelse eller att någon underlåtit att utföra handlingar. Detta kan vara både helt eller delvis. Händelsen/försummelsen ska innebära, eller har inneburit, hot mot eller medfört konsekvenser för den enskildes liv, personlig säkerhet, personens fysiska eller psykiska hälsa. Med påtaglig risk för missförhållanden menas att det ska vara en uppenbar och konkret risk för att en händelse/försummelse enligt ovan. Till exempel kan händelsen ha undanröjts i sista stund. 2 (9)
Allt som står nedan om missförhållande i denna rutin, gäller även vid risk för missförhållanden. Exempel på händelser som kan vara missförhållanden: Fysiska övergrepp, så som slag, hårdhänt handlag. Sexuella övergrepp, både av fysisk och psykisk karaktär som sexuella anspelningar Psykiska övergrepp till exempel hot, takasserier och kränkande bemötande Brister i bemötande av brukare/klienter. Bemötande som klart avviker från grundläggande krav på respekt för självbestämmande, integritet, trygghet och värdighet. Brister i rättsäkerhet vid handläggning och genomförande. Det kan vara brister i integritetsskyddet eller i lagstadgade rättigheter så som kommunicering. Brister i utförande av insatser. Insatser som utförs felaktigt eller inte alls. Det kan vara personer som glöms bort på toaletten, inte får hjälp med personlig hygien eller faller för att en förflyttning görs med en persons hjälp när det var planerat att vara två. Brister i fysisk miljö, utrustning och teknik. Exempel är trasiga grindar eller fönsterspärrar som inte anmälts och där det sker en olycka. Hjälpmedel för allmänt bruk som är inköpt till särskilda boenden och som enheten har ansvarar för. Larmsystem som inte fungerar och som inte åtgärdats. Ekonomiska övergrepp så som köp/försäljning eller stöld Återkommande händelser kan vara skäl för en Lex Sarah rapport även om de enskilda händelserna ensamma inte är det. Åtgärder och ansvarsfördelning Nedan beskrivs olika funktioners ansvarsområden i förhållande till rapporteringsskyldigheten och vilka åtgärder som ska vidtas när missförhållanden upptäcks eller när det finns påtaglig risk för missförhållanden. Även övrig ansvarsfördelning i relation till Lex Sarah beskrivs. 3 (9)
Medarbetarens ansvar Vidta omedelbara åtgärder, för att undanröja direkta hot mot den enskildes liv, personliga säkerhet eller fysiska eller psykiska hälsa. Vidta omedelbara åtgärder för att förhindra att konsekvenserna för den enskildes liv, personliga säkerhet eller fysiska eller psykiska hälsa förvärras. Genast muntligen rapportera händelsen till närmsta chef. Om den som är ansvarig att ta emot rapporten är berörd av innehållet, anmäler medarbetaren direkt till närmaste överordnad chef. Genast skriftligen rapportera händelsen i Treserva, utan att själv värdera hur pass allvarlig händelsen är. Enhetschefens ansvar Vidta omedelbara åtgärder för att avhjälpa eller undanröja de uppenbara orsakerna till den rapporterade händelsen. Ansvara för att händelsen har rapporterats i verksamhetssystemet Treserva samt skickats vidare till utredaren för Lex Sarah Informera ansvarig verksamhetschef om händelsen, muntligt eller skriftligt Att den enskilde eller dess anhöriga är informerad om att en rapport gjorts. Säkerhetsställa att medarbetare och brukare får stöd under utredningsprocessen om de har behov av detta. Följer upp de omedelbara åtgärderna och vid behov genomför ytterligare åtgärder. Vid behov reviderar enhetens rutiner för att säkerhetsställa en god omsorg. Dokumenterar vidtagna åtgärder i rapporteringssystemet Information och samtal med övriga medarbetare om aktuell rapport och åtgärder i samband med arbetsplatsträffar etc. Vara utredaren behjälplig i utredningsarbetet Kommunicera beslut efter avslutad utredning. Återkoppling till den som gjort rapporten Att en händelse har lett till en Lex Sarah rapport tar inte bort något av enhetschefens ansvar att vidta åtgärder. Lex Sarah utredningen ska ses som ett komplement som säkerställer brukarperspektivet. 4 (9)
Utredarens ansvar Ansvarar för att rapporten om Lex Sarah utreds på ett neutralt sätt utifrån ett helhetsperspektiv samt att den utreds tillräckligt utifrån händelsens art och karaktär. Utredaren ska förvissa sig om att denne fått kännedom om alla vidtagana åtgärder. Om utredaren bedömer att utförda och planerade åtgärder inte är tillräckliga, ska verksamhetschef informeras om detta. Utredaren får fatta beslut om händelsen är att betrakta som ett missförhållande eller inte. Om bedömningen är att händelsen kan vara ett allvarligt missförhållande ska utredaren informera huvudutredaren samt vara behjälplig vid fortsatt handläggning till nämndens arbetsutskott. Informera berörd chef om beslutet, för vidare kommunicering till brukare och medarbetare. Rapporten ska avslutas efter att utredaren säkerhetsställt att den enskilda fått beslutet kommunicerat till sig samt att den som rapporterat händelsen fått en muntlig återkoppling kring beslutet av enhetschefen. Utredaren ansvarar för att meddela huvudutredaren när rapporten ska avslutas. Om ordinarie utredare inte är i tjänst ska i första hand annan Lex Sarah utredare ta över ansvaret för utredningarna. Huvudutredarens ansvar Rådgivande till verksamheten i frågor rörande Lex Sarah Tar emot inkomna rapporter och fördela dessa till utredare Säkerställa att berörda verksamhetschefer fått kännedom om rapporterad händelse som huvudutredaren bedömer som viktig och brådskande för säkerställande av kvaliteten Dubbelkolla i systemet att de rapporter som är märkta med Lex Sarah också är vidarebefordrade från enhetchefen Stödja utredarna i deras utredningsarbete Om utredaren bedömer att det rör sig om ett allvarligt missförhållande eller risk för ett allvarligt missförhållande lämnas utredningen av huvudutredare till Arbetsutskottet med förslag till beslut. Upprätta anmäla om allvarliga och risk för allvarliga missförhållanden som arbetsutskottet har beslutat om, till Inspektionen för vård och omsorg (IVO) Avsluta rapporten om allvarligt missförhållande, efter att utredaren säkerhetsställt att den enskilda fått beslutet kommunicerat till sig samt 5 (9)
att den som rapporterat händelsen fått en muntlig återkoppling kring beslutet av enhetschefen. Vid allvarliga missförhållanden och risk för allvarliga missförhållanden avslutas rapporten efter att svar från IVO inkommit och detta är kommunicerat enligt ovan. Lex Sarah rapporterna redovisas var tredje månad för ledningsgruppen. Lex Sarah rapporter redovisas var tredje månad i form av ett meddelande till nämnden för kännedom. Informationen inkluderar en kategorisering och analys av rapporterna. Årlig sammanställning av inkomna Lex Sarah rapporter inom den egna verksamheten och inkomna rapporter från extern enskild verksamhet eller verksamhet vid Statens institutionsstyrelse. Sammanställningen ska visa fördelningen av lex Sarah rapporter på missförhållanden, risk för missförhållanden, allvarliga missförhållanden samt risk för allvarliga missförhållanden. Också inkomna rapporter som efter utredning inte har bedöms utgöra ett missförhållande enligt lex Sarah ska redovisas. Sammanställningen gällande lex Sarah redovisas i den årliga kvalitetsrapporten. Hanteringen av information om rapporter inkomna från extern enskild verksamhet eller Statens institutionsstyrelse, HVB hem. Om det under utredningen framkommer att det finns koppling till medicinskteknisk utrustning eller om utredningen tangerar Hälso- och sjukvårdslagens område ska medicinskt ansvarig för rehabilitering (MAR) och medicinskt ansvarig sjuksköterska (MAS) informeras och rapporten skickas till dem för kännedom. Ansvarar för rutin för lex Sarah ses över minst en gång per år, beslut om förändringar fattas av förvaltningschef. Verksamhetschefens ansvar Att samtliga berörda inom verksamheten känner till rapporteringsskyldigheten samt att rutinen efterlevs. Genomgång ska ske minst en gång per år. Att sprida informationen i sin verksamhet om förändringar som ska göras tillföljd av rapporterade händelser, både akut och långsiktigt. Finnas som stöd för enhetschefen vid stora och allvarliga händelser. Stödja enhetschefen i de fall utredaren bedömer att åtgärderna inte är tillräckliga 6 (9)
Ansvarar för att föra tillbaka informationen från sammanställningar och kvalitétsrapporten till respektive verksamhet, samt för att initiera och följa upp förbättrings- och utvecklingsarbete. Ansvarar för att det finns rutiner och planering vem medarbetaren ska vända sig till, om en händelse inträffar, när ordinarie enhetschef inte finns på plats Förvaltningschefens ansvar Ansvarig för att det finns rutiner för att rapportera, utreda, avhjälp och undanröja missförhållanden eller risk för missförhållanden i verksamheten. Fatta beslut om rutinen ska revideras samt om innehåll i ny rutin. Underteckna anmälningsblanketten vid anmälan om allvarligt missförhållande till IVO Arbetsutskottets ansvar Arbetsutskottet beslutar om inkomna rapporter, som av utredaren bedöms utgöra ett allvarligt missförhållande eller risk för ett allvarligt missförhållande, ska anmälas enligt lex Sarah till IVO. Samt om de åtgärder som har vidtagits eller planeras i verksamheten är tillräckliga. Då föredragen utredning inte bedöms vara ett allvarligt missförhållande av Arbetsutskottet, ska Arbetsutskottet godkänna vidtagna åtgärder. Process Åtgärder för att undanröja eventuellt missförhållandet eller risk för missförhållande Akuta åtgärder vidtas av den/de som upptäcker händelsen. Enhetschefen hanterar händelsen beroende på art. Att en händelse rapporteras enligt Lex Sarah från tar inte enhetschefen dennes arbetsledaransvar. Rapportering Rapportering av händelser ska i första hand göras skriftligen i Eslövs kommuns verksamhetssystem Treserva. Om anställd lämnar en muntlig rapport ska den chef som tar emot informationen snarast skriva in händelsen. 7 (9)
I rapporten ska händelsen beskrivas så utförligt som möjligt. Det ska framgå vilken brukare som drabbats, vem som rapporterat samt datum och klockslag för händelsen. Har en händelse påverkat flera brukare, ska en rapport per brukare upprättas. För händelser som inte rör en specifik person används funktionen ej person. Utredning Alla Lex Sarah rapporter utreds av utsedda Lex Sarah utredare. Gruppen leds av huvudutredaren. Gruppen ska vara rådgivande till varandra i utredningsarbetet och verka för en samstämmighet i besluten. I utredningen av rapporten ska framgå en beskrivning av händelsens och dess konsekvenser för den enskilde. Vidare ska orsaker till händelsen analyseras, orsakerna ska i första hand sökas på organisatorisk och strukturell nivå. Det ska även framgå om något liknande har inträffat tidigare och vilka åtgärder som vidtagits eller planerats för att förhindra att liknande händelser inte ska inträffar igen. Utredningen ska vara klar senast 2 månader efter rapporteringsdatum. Utredaren kan vid behov träffa brukare, anhöriga, personal och chefer. Denne kan även ta del av social dokumentation samt om nödvändigt även patientjournalen. Utredningen ska avslutas med ett beslut eller förslag till beslut. Beslutet ska visa om händelsen är ett missförhållande, risk för missförhållande eller inte ett missförhållande enligt lex Sarah. Om utredaren bedömer händelsen som ett allvarligt missförhållande eller risk för allvarligt missförhållande, ska det beslutet fattas av arbetsutskottet Handlingar Rapporter enligt lex Sarah skapas i verksamhetssystemet Treserva. Huvudutredaren skriver ut en kopia som lämnas till Vård och omsorgsnämndens registrator. Varje rapport registreas som ett ärende i ITsystemet Platina. Utredningen samt eventuell myndighetskontakt registreas i samma ärende. Anmälan till Inspektionen för vård och omsorg Arbetsutskottet är ytterst ansvariga för att allvarliga missförhållanden eller risk för allvarliga missförhållanden anmäls till IVO. Utredningen behöver inte 8 (9)
vara avslutad när anmälan görs. Den färdigställda utredningen ska i sådant fall lämnas in snarast möjligt och senast två månader efter anmälan har gjorts. Aktuella lagrum SoL 7 kap 6 SoL 14 kap 3-7 LSS 23e LSS 24b-g SOFS 2011:5 9 (9)