Bevarande- och gallringsplan för forskningsmaterial Birgitta Olsson Universitetsarkivarie
Sid 2 (9) Den här bevarande- och gallringsplanen för Umeå universitetets forskningsverksamhet gäller med stöd av Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om gallring av handlingar i statliga myndigheters forskningsverksamhet RA:FS 1999:1 (ändrad 2002:1). en består av två delar. Del ett presenterar de regler som gäller för bevarande av forskningsmaterial. Del två presenterar en bevarande- och gallringsplan för forskningsmaterial med exempel på hur olika typer av handlingar ska bevaras eller gallras.
Sid 3 (9) Regler och anvisningar för bevarande och gallring av forskningsmaterial Umeå universitet är en statlig myndighet och för myndigheters forskningsverksamhet gäller offentlighetsprincipen. Det innebär bland annat att handlingar hos myndigheten ska vara tillgängliga för allmänheten, så kallade allmänna handlingar. Allmänna handlingar är de handlingar som kommit in till eller upprättats hos myndigheten förvaras hos myndigheten. Det betyder att handlingar inom Umeå universitets forskningsverksamhet är allmänna handlingar och ska sparas i våra arkiv. Vissa handlingar kan i vissa fall rensas eller gallras ur arkiven. En myndighets arkiv ska bevaras, ordnas och vårdas så att det uppfyller allmänhetens rätt att ta del av allmänna handlingar behovet av information för rättsskipning och förvaltning forskningens behov. Gallring eller rensning av handlingar i våra arkiv måste därför ske så att dessa tre punkter uppfylls. Gallring och rensning Gallring innebär att allmänna handlingar i arkivet förstörs. Det får bara göras med stöd i författningar eller efter ett beslut av riksdag, regering eller Riksarkivet. De handlingar som blir kvar efter gallring måste uppfylla allmänhetens rätt att ta del av allmänna handlingar behovet av information för rättsskipningen och förvaltningen forskningens behov. Rensning innebär att handlingar som inte är allmänna handlingar förstörs. Det finns inget krav att arkivera handlingar som inte är allmänna, och dessa kan därför förstöras utan beslut. Bevarande av forskningsmaterial Forskningsmaterial är alla handlingar inom ett forskningsprojekt: primärmaterial, bearbetningsmaterial, redovisningsmaterial samt handlingar inom administration, planering och ekonomi. Ett forskningsprojekt definieras här som: En i tiden och till syftet avgränsbar forskningsverksamhet, ofta knuten till visst uppdrag eller vissa personer. Denna definition gäller för grundforskning, tillämpad forskning samt utvecklingsarbete, oberoende av hur projektet finansieras.
Sid 4 (9) Huvudregeln är att alla forskningshandlingar ska bevaras i våra arkiv. Olika typer av bearbetningsmaterial som exempelvis utkast och excerpter, kan dock rensas löpande under projektets gång. Efter att forskningsprojektet är avslutat kan vissa handlingar gallras ur arkivet, medan andra måste fortsätta att bevaras. Handlingar inom administration, planering och ekonomi samt redovisningsmaterial får inte gallras utan måste bevaras. Primärmaterial måste bevaras i minst 10 år. Läs mer under rubriken Undantag från bevarande av primärmaterial. Hur de olika typerna av forskningsmaterial ska bevaras, gallras och rensas beskrivs mer utförligt i Bevarande- och gallringsplanen i slutet av det här dokumentet. Undantag från bevarande av primärmaterial Primärmaterial måste bevaras i minst 10 år, men kan sedan gallras om det inte anses ha särskilt värde eller vara av stort allmänt intresse. Ett material bedöms ha ett särskilt värde eller vara av stort allmänt intresse om det har fortsatt inomvetenskapligt värde kulturhistoriskt värde värde för annat forskningsområde personhistoriskt värde vetenskapshistoriskt värde eller stort allmänt intresse. Om primärmaterialet inte kan anses ha ett särskilt värde eller vara av stort allmänt intresse enligt punktlistan, kan det gallras efter 10 år. Om ett material kan anses ha något av dessa värden eller inte, bedömer institutionens prefekt. Ansvar för arkivering av forskningsmaterialet Forskningsmaterialet ska ingå i respektive institutions arkiv. Huvudansvarig för detta arkiv är prefekten. Han eller hon har ansvar för att handlingarna inom institutionens forskningsprojekt arkiveras och gallras enligt reglerna för allmänna handlingar. I första hand tar prefekten beslut om ett primärmaterial ska gallras eller bevaras utifrån reglerna om undantag från bevarande. Detta beslut kan också tas av en person som prefekten har utsett. Om det är möjligt ska också ledaren för det berörda forskningsprojektet vara med i beslutet.
Sid 5 (9) Ansvar för praktisk hantering av forskningsmaterialet Den forskningsansvariga har ansvar för att materialet inom forskningsverksamheten är väl ordnat. Det betyder framför allt att han eller hon ser till att materialet märks tydligt. Det ska enkelt gå att identifiera vilket material som ska bevaras, gallras eller rensas. Medier och databärare Bevarande- och gallringsplanen gäller för alla medium och databärare, exempelvis papper, hårddisk, cd, dvd, optiska skivor, kassettband och videoband. Det är viktigt att handlingarna är framställda så att de kan läsas, förstås och överföras till annan databärare under hela den tid de skall bevaras. Läs mer Mer information om hantering av forskningsmaterial finns att läsa i Arkivhandbok för forskningsmaterial på http://www.foark.umu.se/infosok/arkivhandbok_2011.pdf
Sid 6 (9) Bevarande- och gallringsplan för forskningsmaterial De typer av handlingar som finns i den här planen är exempel på handlingar som kan förekomma i forskningsprojekt. Alla handlingar finns alltså inte i alla projekt. Administration, planering och ekonomi Handlingar inom administration, planering och ekonomi ska bevaras. De får alltså inte gallras eller rensas. Handlingar: Åtgärd: Anmärkning: Anslagsansökningar Diarieförs Beslut om beviljade medel och kontrakt Projektbeskrivning och projektplaner Metodbeskrivning och metodanvisning Enkätformulär Korrespondens med finansiärer/ uppdragsgivare Ekonomiska slutrapporter Tillståndsansökningar för projekt och beslut om tillstånd från exempelvis etiska kommittéer, datainspektionen och miljöprövande instanser Diarieförs (även avslagen) Separat beskrivning av metoder endast om de är av grundläggande karaktär. Protokoll eller motsvarande anteckningar från styrgrupps- och referensgruppsmöten Projektdiarium (projektdagböcker)
Sid 7 (9) Primärmaterial Ett primärmaterial måste bevaras i minst 10 år, men kan sedan gallras om det inte anses ha särskilt värde eller vara av stort allmänt intresse. Om ett primärmaterial anses ha ett särskilt värde eller vara av stort allmänt intresse, får det inte gallras utan ska bevaras. Ett material bedöms ha ett särskilt värde eller vara av stort allmänt intresse om det har fortsatt inomvetenskapligt värde kulturhistoriskt värde värde för annat forskningsområde personhistoriskt värde vetenskapshistoriskt värde eller stort allmänt intresse Om primärmaterialet inte kan anses ha ett särskilt värde eller vara av stort allmänt intresse enligt punktlistan, kan det gallras efter 10 år. Då måste dessutom all publicering av resultat vara avslutad sista avhandling som är kopplad till materialet försvarats. Om ett material ska gallras eller fortsätta att bevaras efter 10 år, bedömer prefekt. Primärmaterial: Enkäter Ljud- och/eller bildupptagningar Röntgenbilder Datafiler från datoriserade analysinstrument Mät- och testresultat Protokoll från undersökningar och försök Kodlistor Bedöms utifrån undantagen: minst 10 år minst 10 år minst 10 år minst 10 år minst 10 år minst 10 år minst 10 år Anmärkning
Sid 8 (9) Journalutdrag Laboratoriedagböcker Annat primärmaterial minst 10 år minst 10 år minst 10 år Blod-, vävnads- och organprover minst 10 år Bevarande regleras på annat sätt. Läkemedelsprövning minst 10 år I fråga om läkemedelsprövning gäller särskilda regler enligt Läkemedelsverkets föreskrifter. Patientjournaler minst 10 år Tillhör annat arkiv. enligt andra bestämmelser.
Sid 9 (9) Bearbetningsmaterial De handlingar som ingår i bearbetningsmaterialet är i de flesta fall inte en allmän handling och kan därför rensas. Det ska göras när projektet är avslutat. Handlingar: Åtgärd: Anmärkning: Utkast Koncept Kladdar som skall omarbetas Sammanställningar Om de har karaktären av delrapport ska de bevaras. Beräkningar Excerpter Datafiler som är osjälvständiga led i pågående bearbetning av data Redovisningsmaterial De handlingar som ingår i redovisningsmaterialet ska bevaras. De får alltså inte gallras. Handlingar: Åtgärd: Anmärkning: Delrapporter Artiklar Konferensrapporter Hit räknas opublicerade konferensrapporter av redovisnings-karaktär men inte posters. Avhandlingar Vetenskapliga slutrapporter