Fastighetsnämnden 2015-09-30 1(19) Plats och tid: Scandic Crown, Göteborg, kl. 15:10-17:00 ande: Carl-Johan Berthilsson (M) ordförande Carin Söderberg (S) vice ordförande Ola Johnsson (M) Kent Gustafsson (S) Per Carlsson (FP) Bo Fridolph (SPI) Urban Landström (S) Övriga deltagande: Fredrik Johansson (C), Magnus Hedman (KD), Rose-Marie Jönsson (S), fastighetschef Patrick Kristensson, drift- och förvaltarchef Kerstin Lorick, byggteknisk chef Marcus Holmgren, ekonom Johan Gustafsson samt nämndadministratör Sofia Lyberg. Utses att justera: Carin Söderberg (S) Justeringens plats och tid: Nymansgatan 23, 6 oktober 2015 Sekreterare: Paragrafer 67-82 Sofia Lyberg Ordföranden: Carl-Johan Berthilsson Justerande:. Carin Söderberg ANSLAG / BEVIS Justeringen har tillkännagivits genom anslag Organ: Halmstads kommun, Fastighetsnämnd : 2015-09-30 Datum för anslags upprättande: 2015-10-07 Datum för anslags nedtagande: 2015-11-01 Förvaringsplats för protokollet: Fastighetskontoret Underskrift:... Sofia Lyberg
Fastighetsnämnden 2015-09-30 2(19) FN 67 Val av protokollsjusterare Jämte ordföranden (M) utses Carin Söderberg (S) att justera protokollet.
Fastighetsnämnden 2015-09-30 3(19) FN 68 Godkännande av dagordning Fastighetsnämnden godkänner dagordningen för den 30 september 2015 med följande tillägg av ärenden: - Samordning och förvaltning av Industristadens fastigheter och verksamhet 299, utredningsuppdrag - om budgetram i kommunfullmäktige, utredningsuppdrag
Fastighetsnämnden 2015-09-30 4(19) FN 69 FN2015/0163 Gruppbostad daglig verksamhet Åled - begäran om tilläggsanslag Fastighetsnämnden beslutar att ansöka om ett tilläggsanslag om 2,6 miljoner hos kommunfullmäktige, för att kunna bygga en ny gruppbostad med daglig verksamhet på fastigheten Spånstad 4:19 i Åled, eftersom den nya placeringen och förändrad verksamhet har inneburit högre kostnader. I budget 2012 avsattes 15 miljoner för byggnation av en ny gruppbostad med sju platser, på Albinsro, del av Bergsgård 1:6. Socialförvaltningen avböjde förslaget om placering, med hänsyn till att området bedömdes olämpligt, både för brukare och intillboende. Den nya placeringen som föreslås, Spånstad 4:19 i Åled, har tagits fram i samarbete mellan socialförvaltningen, utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen, samhällsbyggnadskontoret och fastighetskontoret. I det nya förslaget ska gruppbostaden även innefatta daglig verksamhet. I budget 2010 avsattes 2,2 miljoner för daglig verksamhet. Den nya placeringen, samt den ändrade verksamheten till ett boende för personer med diagnos autism, inklusive daglig verksamhet, har medfört ökade kostnader med 2,6 miljoner. Byggnationen beräknas till totalt 19,8 miljoner. Under detta skede har framkommit väsentliga ändringar utifrån vad som framkommit vid framtagande av budget 15 miljoner: - Ändrad verksamhet till ett boende och daglig verksamhet för personer med diagnos autism, vilket kräver avskildhet för de boende. - Verksamheten kräver hög personaltäthet vilket påverkar ytor för personal och administration. - Utemiljön skall vara med stor hänsyn tagit till avskildhet och aktiviteter för de boende. - Boendet skall inrymma 4 lägenheter med ingångar både direkt utifrån men även via gemensamhetsytor. - Byggnaden utformas så att så god säkerhet för såväl boende som personal kan uppnås. Reträttvägar och utrymning. - Materialval, belysning insynskydd mm är viktigt att ta hänsyn till för såväl boende som personal.
Fastighetsnämnden 2015-09-30 5(19) - Materialval är också viktigt för skötsel och underhåll av byggnaden då åverkan och slitage är stort. - De geotekniska förhållandena på aktuell fastighet kräver betydande åtgärder vilket medför höga anläggningskostnader. - Fastigheten har stora höjdskillnader vilket medför betydande ingrepp för att säkerställa tillgänglighet och anslutning mot riksväg. Fastighetskontoret föreslår att fastighetsnämnden tillstyrker äskandet om ytterligare 2,6 miljoner. Behovet av detta boende är stort då det i Halmstads kommun i dagsläget inte finns något hus som är byggt och placerat på ett sådant sätt att det är lämpligt för den aktuella målgruppen. För att personer med utmanande beteende och omfattande utvecklingsstörning ska få sin insats verkställd i hemkommunen och få uppleva god livskvalitet behövs detta boende. s beredning skickas till socialnämnden och utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden för kännedom. faller inte inom ramen för MBL. Fastighetsnämnden beslutar att ansöka om ett tilläggsanslag om 2,6 miljoner hos kommunfullmäktige, för att kunna bygga en ny gruppbostad med daglig verksamhet på fastigheten Spånstad 4:19 i Åled. sgång
Fastighetsnämnden 2015-09-30 6(19) FN 70 FN2011/0204 Stomgården, korttidsboende - slutredovisning 12 480 656 kr enligt slutredovisning daterad 2015-09-02. Fastighetsnämnden har i beslut, FN2011/0204, 101, beviljat igångsättningstillstånd för färdigprojektering, upphandling av entreprenörer samt att färdigställa nybyggnad av gruppbostad Stomgården, Trönninge 5:1 till en sammanlagd kostnad av 13 000 000 kr. Byggnationen är slutförd. Slutlig projektkostnad uppgår till 12 480 656 kr. Kostnader framgår av slutredovisning daterad 2015-09-02. Finansiering av projektet Anslag igångsättning investering Projektkostnader Slutlig projektkostnad 13 000 000 kr 12 480 656 kr Det slutförda projektet omfattar en investering på totalt 12 480 656 kronor mot budgeterad kostnad på 13 000 000 kronor. Projektet är slutfört. s beredning Entreprenadupphandling har utförts inom ramen för LOU. Upphandlingsförfarande som tillämpats är enkelt förfarande. Följande fackliga organisationer har fått möjlighet att yttra sig: Kommunal 12 480 656 kr enligt slutredovisning daterad 2015-09-02. sgång
Fastighetsnämnden 2015-09-30 7(19) FN 71 FN2013/0139 Arenan 6, LSS-boende - slutredovisning 12 667 531,14 kronor, enligt slutredovisning daterad 2015-08-31. Fastighetsnämnden har i beslut, FN2013/0139, 57, beviljat igångsättningstillstånd för gruppbostaden Kv. Arenan 6 till en sammanlagd kostnad av 14 000 000 kronor. Byggnationen är slutförd. Slutlig projektkostnad uppgår till 12 671 048 kronor. Kostnader framgår av slutredovisning daterad 2015-09-01. Finansiering av projektet Anslag igångsättning investering Projektkostnader Slutlig projektkostnad 14 000 000 kr 12 671 048 kr Det slutförda projektet omfattar en investering på totalt 12 671 048 kronor mot budgeterad kostnad på 14 000 000 kronor. Totalt sett har projektet slutförts 1 332 469 kronor under budget. s beredning Följande fackliga organisationer har fått möjlighet att yttra sig: - Kommunal - Ledarna 12 667 531,14 kronor, enligt slutredovisning daterad 2015-08-31. sgång
Fastighetsnämnden 2015-09-30 8(19) FN 72 FN2012/0122 Eldsberga idrottshall - slutredovisning 24 956 109 kronor enligt slutredovisning daterad 2015-09-01. Fastighetsnämnden har i beslut, FN2012/0122, 54, beviljat igångsättningstillstånd för Eldsberga ny idrottshall till en sammanlagd kostnad av 21 000 000 kronor. Byggnationen är slutförd. Slutlig projektkostnad uppgår till 24 956 109 kronor. Kostnader framgår av slutredovisning daterad 2015-09-01. Finansiering av projektet Anslag igångsättning investering Projektkostnader Slutlig projektkostnad 21 000 000 kr 24 956 109 kr Det slutförda projektet omfattar en investering på totalt 24 956 109 kronor mot budgeterad kostnad på 21 000 000 kronor. Totalt sett har projektet slutförts 3 956 109 kronor över budget. För motivering hänvisas till tjänsteskrivelse till fastighetsnämnden daterad 2015-03-25 (se bilaga). s beredning Följande fackliga organisationer har fått möjlighet att yttra sig: - Kommunal 24 956 109 kronor enligt slutredovisning daterad 2015-09-01. sgång
Fastighetsnämnden 2015-09-30 9(19) FN 73 FN2012/0119 Örjansskolan - slutredovisning 1. Fastighetsnämnden godkänner slutlig produktionskostnad uppgående till totalt 30 622 384 kronor, enligt slutredovisning daterad 2015-09-04. 2. Fastighetsnämnden överlämnar slutredovisning av ärendet till kommunstyrelsen. Fastighetsnämnden har i beslut, FN2012/0119, 13, beviljat igångsättningstillstånd för renovering av Örjanskolan till Engelska skolan för en kostnad av 30 000 000 kronor. Byggnationen är slutförd. Slutlig projektkostnad uppgår till 30 622 384 kronor. Kostnader framgår av slutredovisning daterad 2015-09-04. Finansiering av projektet Anslag igångsättning investering Projektkostnader Slutlig projektkostnad 30 000 000 kr 30 622 384 kr Det slutförda projektet omfattar en investering på totalt 30 622 384 kronor mot budgeterad kostnad på 30 000 000 kronor. Totalt sett har projektet slutförts 622 384 kronor över budget. s beredning Entreprenadupphandling har skett via upphandling enligt LOU. 1. Fastighetsnämnden godkänner slutlig produktionskostnad uppgående till totalt 30 622 384 kr enligt slutredovisning daterad 2015-09-04. 2. Fastighetsnämnden överlämnar slutredovisning av ärendet till kommunstyrelsen. sgång
Fastighetsnämnden 2015-09-30 10(19) FN 74 FN2012/0176 Wekalyckans förskola, nybyggnation - slutredovisning 16 315 321 kronor, enligt slutredovisning daterad 2015-09-10. Fastighetsnämnden har i beslut, FN2012/0176, beviljat igångsättningstillstånd för nybyggnationen av Wekalyckans förskola till en sammanlagd kostnad av 17 600 000 kronor. Byggnationen är slutförd. Slutlig projektkostnad uppgår till 16 315 321 kronor. Kostnader framgår av slutredovisning daterad 2015-09-10. Finansiering av projektet Anslag igångsättning investering Projektkostnader Slutlig projektkostnad 17 600 000 kr 16 315 321 kr Det slutförda projektet omfattar en investering på totalt 16 315 321 kronor mot budgeterad kostnad på 17 600 000 kronor. Projektet är slutfört. s beredning Entreprenadupphandling har utförts inom ramen för LOU. Upphandlingsförfarande som tillämpats är ett enkelt förfarande. Följande fackliga organisationer har fått möjlighet att yttra sig: - Kommunal - Lärarförbundet 16 315 321 kronor, enligt slutredovisning daterad 2015-09-10. sgång
Fastighetsnämnden 2015-09-30 11(19) FN 75 FN2011/0111 Bergsgårds förskola, om- och tillbyggnad - slutredovisning 11 045 272 kronor, enligt slutredovisning daterad 2015-09-10. Fastighetsnämnden har i beslut, FN2011/0111, beviljat igångsättningstillstånd för tillbyggnationen av Bergsgårds förskola till en sammanlagd kostnad av 11 500 000 kronor. Byggnationen är slutförd. Slutlig projektkostnad uppgår till 11 045 272 kronor. Kostnader framgår av slutredovisning daterad 2015-09-10. Finansiering av projektet Anslag igångsättning investering Projektkostnader Slutlig projektkostnad 11 500 000 kr 11 045 272 kr Det slutförda projektet omfattar en investering på totalt 11 045 272 kronor mot budgeterad kostnad på 11 500 000 kronor. Projektet är slutfört. s beredning Entreprenadupphandling har utförts inom ramen för LOU. Upphandlingsförfarande som tillämpats är ett enkelt förfarande. Följande fackliga organisationer har fått möjlighet att yttra sig: - Kommunal - Lärarförbundet 11 045 272 kronor, enligt slutredovisning daterad 2015-09-10. sgång
Fastighetsnämnden 2015-09-30 12(19) FN 76 FN2010/0215 Medlaren 8, ersättning för Flintlåset - slutredovisning 1. Fastighetsnämnden godkänner slutlig produktionskostnad uppgående till totalt 29 181 295 kronor enligt slutredovisning daterad 2015-09-21. 2. Fastighetsnämnden överlämnar slutredovisning av ärendet till kommunstyrelsen. Fastighetsnämnden har i beslut, FN2010/0215, 103, beviljat igångsättningstillstånd för serviceboende av Medlaren 8 till en sammanlagd kostnad av 38 000 000 kronor. Byggnationen är slutförd. Slutlig projektkostnad uppgår till 29 181 295 kronor. Kostnader framgår av slutredovisning daterad 2015-09-21. Finansiering av projektet Anslag igångsättning investering Projektkostnader Slutlig projektkostnad 38 000 000 kr 29 181 295 kr Det slutförda projektet omfattar en investering på totalt 29 181 295 kronor mot budgeterad kostnad på 38 000 000 kronor. Totalt sett har projektet slutförts 8 818 705 kronor under budget. s beredning har beretts inom byggteknisk enhet, fastighetskontoret. 1. Fastighetsnämnden godkänner slutlig produktionskostnad uppgående till totalt 29 181 295 kronor enligt slutredovisning daterad 2015-09-21. 2. Fastighetsnämnden överlämnar slutredovisning av ärendet till kommunstyrelsen. sgång
Fastighetsnämnden 2015-09-30 13(19) FN 77 FN2015/0185 Organisationsöversyn fastighetskontoret 2015 Fastighetsnämnden beslutar att fastslå fastighetskontorets förslag på ändring av organisationen. I samband med att fastighetskontoret genomför en flytt av verksamheten från Krämaren till Nymansgatan skapas nya möjligheter för hur fastighetskontoret ska arbeta. Genom att ha all personal samlad på ett och samma ställe kommer vi kunna effektivisera arbetssätten och därmed få en mer effektiv organisation. Organisationsförslaget är resultatet av en SWOT analys genomförd av fastighetskontorets ledningsgrupp samt en workshop där 20-talet medarbetare från alla olika yrkesgrupper på fastighetskontoret deltog. Målet har hela tiden varit att med befintlig bemanning omorganisera oss så att vi blir mer effektiva, tar tillvara på den kunskap organisationen besitter samt skapar ett gemensamt fastighetskontor med kundfokus, transparens och processinriktat arbetssätt. Fastighetskontoret kommer att få sin största kund (barn- och ungdomsförvaltningen) som närmsta granne på Nymansgatan, vilket ger både BUF och fastighetskontoret bra möjligheter för ett effektivt och bra samarbete.
Fastighetsnämnden 2015-09-30 14(19) I samband med att fastighetskontoret genomför en flytt av verksamheten från Krämaren har det gjorts en översyn av organisationen och hur man arbetar idag. Resultatet presenteras i bifogat organisationsförslag (bilaga 1). s beredning Fastighetsnämnden fick i uppdrag av kommunstyrelsen 2015-02-03 att genomföra ombyggnad av lokaler på Nymansgatan enligt beslut KS 2014/0360. är berett av förvaltningschef, Patrick Kristensson, fastighetskontoret. Förslaget har godkänts av fastighetskontorets samverkansgrupp den 16 september 2015. Fastighetsnämnden beslutar att fastslå fastighetskontorets förslag på ändring av organisationen. sgång
Fastighetsnämnden 2015-09-30 15(19) FN 78 FN2015/0005 Delårsbokslut Fastighetsnämnden beslutar att lägga verksamhets-, personal- samt den ekonomiska redovisningen med tillhörande helårsprognos till grund för den fortsatta planeringen. Delårsbokslut, som innehåller verksamhets-, personal och ekonomiredovisning har upprättats för perioden januari till och med augusti 2015 med tillhörande helårsprognos per den 31:e december 2015. s beredning är handlagt inom ekonomiavdelningen på samhällsbyggnadskontoret samt förvaltningsstaben på fastighetskontoret. Fastighetsnämnden beslutar att lägga verksamhets-, personal- samt den ekonomiska redovisningen med tillhörande helårsprognos till grund för den fortsatta planeringen. sgång
Fastighetsnämnden 2015-09-30 16(19) FN 79 FN2015/0187 Ansvar och samordning av Industristadens fastigheter och vht 299 - utredningsuppdrag Fastighetsnämnden beslutar att ge fastighetskontoret i uppdrag att utreda om ansvaret för Industristadens fastigheter och verksamhet 299 skulle kunna samordnas under fastighetsnämnden, i syfte att effektivisera driften. Genom att ge fastighetsnämnden ansvaret avseende drift och förvaltning av kommunens fastigheter samt Industristadens fastigheter tydliggörs processen som man faktiskt arbetar efter i idag. Fastighetsnämnden utför idag arbetet på uppdrag av Industristaden samt för samhällsbyggnadskontoret vad gäller 299-fastigheterna. Genom att flytta hela ansvaret till fastighetsnämnden tydliggörs det för kunden att det är fastighetskontorets ansvar, inga oklarheter råder. Vidare bör även administrationen med avtal mellan förvaltningar och Industristaden minska med detta upplägg.
Fastighetsnämnden 2015-09-30 17(19) FN 80 FN2015/0188 Kommunfullmäktiges beslut om budgetram - utredningsuppdrag Fastighetsnämnden beslutar att ge fastighetskontoret i uppdrag att utreda möjligheten att kommunfullmäktige beslutar om en budgetram i stället för enskilda budgetanslag per investeringsprojekt. Kommunfullmäktige beslutar om en budgetram för alla investeringsprojekt, istället att som idag hantera varje enskilt ärende. Vi uppnår på detta vis ett antal förbättringar i hanteringen av våra skattemedel: - Byggbranschen får svårare att se vad vi budgeterat för vart enskilt projekt - Flexibiliteten ökar - Samordning av interna resurser - Tid till färdigt projekt minskar - Fastighetsnämnden får ett ökat mandat och bättre kontroll - Totalkostnadsfokus, det är hela projektbudgeten, inte del av som gäller
Fastighetsnämnden 2015-09-30 18(19) FN 81 FN2015/0001 Delegationsbeslut Med hänvisning till fastighetsnämndens delegation anmäls följande beslut: - Fastighetskontoret anmäler beslut om bostadsanpassningsbidrag under juli och augusti 2015.
Fastighetsnämnden 2015-09-30 19(19) FN 82 FN2015/0006 Information Risk- och sårbarhetsanalys för Halmstads kommun Handlingsprogram till skydd mot olyckor del II Operativ Räddningstjänst, remissvar Uppsägning av hyresavtal, äldreboende Nya projektbeställningar: - Nytt växthus Krämaren - Rivning lagerbyggnad, Slakterigatan - Getinge hembygdsförening - Kattegattgymnasiet Status byggprojekt