1 (22) Under punkten presidiet redogör styrelsen genom presidiet inför FuM om hur arbetet inom LinTek flutit på, främst då inom kårledningen och inom våra bolag. Här redovisas även vissa gemensamma delar samt de forum där LinTek som organisation på något sätt varit representerat. Det redogörs också för hur presidiet följt upp, det av FuM delegerade ansvaret, arbetet och ekonomin inom LinTek. Varje år arrangeras en överlämning under juni månad då de avgående i kårledningen utbildar de nya i allt som behöver vetas för att ta över arbetet inom LinTek. Under överlämningen sattes kårledningen in i LinTeks verksamhet, det diskuterades olika case och styrdokument, vi träffade våra systerkårer inom RefTec och relevanta personer inom LiU och LiTH. Det var mycket att ta in för alla, LinTek är en ganska stor organisation. Överlämningen gav en god grund inför sommaren då kårledamöterna individuellt fortsatte att fördjupa sig på respektive område. Under sommaren efter överlämningen lades mycket arbete på att ytterligare läs på om olika ansvarsområden, året planerades och fokus på kårledningen och gruppdynamik. Detta gjordes bland annat genom en helg med kickoff och diskussioner kring gruppdokument. Alla heltidare hade två veckors semester under juli, annars har vi arbetat fulltid sedan 3 juni för att förbereda inför året. En dag spenderades även med att flytta LinTeks förråd i A15 vilket gjorde att vi nu har mycket bättre koll på förbrukningsmateriel och vad LinTeks projekt har för övrig materiel. Mycket av presidiets arbete under sommaren har bestått i att lägga upp arbetat kring kårledningen och styrelsen på ett bra sätt. Den nya organisationen har tvingat fram en ny syn på styrelsens roll och har därför krävt mer planering från presidiet. Det nya sättet styrelsen jobbar på innefattar bland annat en tydligare arbetsplan för styrelsen med avstämning av olika projekt och en tydligare koppling mellan FuM och styrelse. Över lag har ändringarna uppfattats som positiva. Detta i kombination med den grund tidigare års styrelse givit oss så tror vi att LinTek i år kommer vara effektivare än någonsin. Ekonomiskt ser det bra ut för LinTek. Presidiet har arbetat tillsammans med kårledningen för att budget skall reflektera den aktuella prisbilden samt den verksamhet som kommer bedrivas verksamhetsåret 13/14. Detta har resulterat i en budgetrevidering. Det pågår även ett intensivt arbete med att underlätta ekonomisk uppföljning för styrelsen. Ett arbete som kommer fortsätta hela hösten. De bolag där LinTek där LinTek sitter som representant har också genomgått en del förändringar under sommaren. Bland annat så har BokAB fått en ansiktslyftning med ny fräsch
2 (22) inredning och ser nu ut som en riktig bokhandel. BokABs ledning ser ljust på framtiden och har äntligen blivit av med det sista efterdyningarna av Bokvillan. I Kårservice så har det även skett förändringar. Bland annat så har Rickard Spalle, KS VD, avgått för att fortsätta sin karriär på annat håll. Detta är självklart mycket tråkigt, men att få in nytt blod kan vara något som KS behöver. Sökandet av ny VD är i full gång och vi gör detta genom Skill. Annika Samuelsson, Boendeombud KS, kommer tillträda som tillförordnad VD tills en ny har hittats. Under utbildning så rapporterar styrelsen LinTeks utbildningsrelaterade verksamhet som innefattar bland annat studeranderepresentation och utbildningsutskottets verksamhet. LinTeks utbildningsansvariga har som beskrivet i reglementet för poster och utskott delat upp utbildningsansvarigas ansvarsområden. Av LinTeks 132 studeranderepresentantplatser så är för tillfället 111 tillsatta och det är 4 grupper där vi inte har någon studeranderepresentant tillsatt. Dessa grupper är Internationella LiU-webben, Forum för forskning och forskarutbildning, Lika Villkor vid institutionen för Fysik, Kemi och Biologi (IFM) och Referensgrupp för LiU-kortet. Det kommer att genom föras en utbildning för alla studeranderepresentanter den 9:e september. Det kommer även ske en individuell återkoppling efter jul. Samtliga kursutvärderingar som sektionerna har lämnat in under året 12/13 har sammanställts och i viss mån granskats. Slutsatsen är att kvalitén varierar mellan och inom de olika sektionerna. Vissa kursutvärderingar underkändes då det var otydligt vilket program kursutvärderingen avsåg. Flera kursutvärderingar var även ofullständigt ifyllda och saknade väsentlig information. Resultatet av sammanställningen har meddelats till respektive sektion i samband med fakturaunderlag som har gjorts baserat på utbildningsavtalet mellan LinTek och sektionerna. De problem som sågs hos de inlämnade kursutvärderingarna kommer tas upp vid ett utbildningstillfälle som kommer hållas den 10 september med de nya studienämndsordförandena. LinTek har under året 12/13 med hjälp av utbildningsrådet utvärderat kursutvärderingsmallen. Utvärderingen har genomförts med bland annat en enkät som skickades ut till alla examinatorer vars kurser utvärderades under höstterminen 2012, men även med intervjuer med vissa nämndordföranden. Resultatet blev vissa förändringar i mallen: de olika delarna har strukturerats upp och förtydligats, underfrågarna på varje punkt har tagits bort, ingresser har lagts till för att det tydligt ska framgå både för utvärderaren samt läsaren vad som ska tas upp under varje
3 (22) punkt, ett diskussionsunderlag har gjorts som ett komplement till utvärderingen som utvärderarna ska kunna använda vid utvärderingstillfället. Arbetet med kvalitetsutvärderingarna pågår och LinTek väntar just nu på resultatet av utvärderingarna. Alla utbildningar på LiTH förutom Carl Malmsten-utbildningarna och Grafisk design och kommunikation har utvärderats. Resultatet från biologi, kemi och fysik är de enda som har publicerats och samtliga fick resultatet hög kvalitet. QiU hållet på att ta fram ett nytt kvalitetsutvecklingsprogram för grundutbildning. De har även under året arbetat för att ta fram ett nytt kursvärderingssystem som kommer till att ersätta KURT. Detta ska pilottestas nu under hösten. Eftersom det nya systemet kommer vara beroende av den nya databasen som kommer ligga under LISAM kommer inte det nya kursvärderingssystemet kunna användas av lärosätet förrän arbetet med LISAM är färdigställt. Under punkten gemenskap kommer styrelsen redogöra för de aktiviteter och det arbete som sker under arbetsområdet Gemenskap så som studiesocialt arbete, informationsarbete och mottagningsarbete. SA har arbetat med mottagningen och varit de två mottagningsansvariga behjälplig. Arbetsmiljöverksamheten har påbörjats och nästa alla sektioner har tillsatt arbetsmiljöombud. Studiesocialt ansvarig Arvid Söderström har även planerat samt genomfört LinTek & fortes Utedisco. Tillställningen blev väldigt lyckad, ordningen var mycket god och alla parter var nöjda med arrangemanget, vi väntar fortfarande på resultatet. Det var ett väldigt stort tryck på biljetterna som först och främst gick till nollan och dess faddrar. Till biljettsläppen för övriga såldes ca 400 biljetter i Linköping och ca 100 stycken i Norrköping (mindre antal i Norrköping eftersom vi hade begränsat med bussar hem från festen). Själva festen gick lysande och mycket berodde på det strålande vädret. Den generella responsen vi fått från besökare har varit väldigt positiv. Alla externa parter har varit otroligt nöjda (PEAB, artister, Polis, LiU, mm). Vi sålde 7 000 liter Åbro Original, 200 liter Mörk öl och 2 500 liter cider. Det var många som köade men vi hade gjort en del åtgärder för att minimera att A-hus personalen blev störd av detta moment. Åtgärder som tagits var att hyra in två extra väktare i A- huset, placera ut personal (URF) redan kl. 13.00 (för att vakta samt städa), ställa ut 2 bajamajor, ställa ut vattendunkar, låna en städvagn från LiU service samt kontinuerligt prata med de som köade om att inte använda A-huset.
4 (22) Det är för tidigt att ta fram exakta siffror på resultatet då det finns en del sammanställning kvar att göra men summan av kardemumman är att det var ett väldigt lyckat event. Nu är mottagningen inne på sin sista vecka med Basårets mottagning. Den stora mottagningsperioden är över och fadderierna har börjat med utvärderingarna som de har deadline 22 september. Mottagningen har gått bra och ettan verkar vara nöjda. Vi har haft en del problem med ickefaddrar från föreningar som stört fester och faddrar, andra faddrar som har haft problem med pateter som inte respekterat mottagningspolicyn, dock har det inte kommit upp några större incidenter som vi inte kunnat lösa. Faddrarna har jobbat bra under mottagningsperioden och MA-nkpg har försökt stötta dem så mycket som möjligt 24/7. I det stora hela är MA-nkpg mycket nöjd! Det mesta har flutit på bra, självklart finns det alltid en del uppförsbackar men det mesta har lösts smidigt. Fadderierna har kommit bra överens och trots att alla kårernas nolle-p sammanfallit i år har det inte varit några alltför stora incidenter. Fadderierna har jobbat på bra och rådfrågat MA-lkpg om de haft problem. 2 faddrar har stängts av på grund av att de brutit mot mottagningspolicyn på olika sätt. MPiRE får reducerat bidrag på grund av avtalsbrott. Snart påbörjas utvärdering av fadderier, Nollan samt faddrar och efterarbete ska påbörjas för att förbättra inför nästa år med samtliga generaler. Deadline för utvärderingarna är 1 oktober. Innan nolle-p målades LinTeks märke i märkesbackarna i både Norrköping och Linköping, dessutom delades det ut korv tillsammans med StuFF i samband med detta. Affischer och lakan har blivit uppsatta. Det skickades ut reklamblad om LinTek vid första antagningsbeskeden och så skickades det ut AVIer till gamla medlemmar om att det är dags för dem att uppdatera sitt medlemskap. Under början av nolle-p hölls det ett informativt och välkomnande tal och därefter visades LinTeks presentationsfilm under nolle-showerna i båda städerna. Efter det har LinTek stått och sålt medlemskap i Colosseum och Täppan under i princip varje dag i hela nolle-p. Det har även blivit lite besök på bland annat ymping och i amfi av Linus. LinTek har arrangerats lekar på stadsvandringar, hajker och på slagphältet i Norrköping. Där var det även en myskväll för nollan på Cnema som LinTek höll i samband med Visualiceringscenter och Stubinen. Vi har även presenterat LinTek för internationella studenter bland annat på internationella välkomstmässan. Fadderierna har fått avspärrningsband som det står LinTek på och både de och festerierna har tröjor med LinTeks logotyp tryckt på dem (fast fadderierna har inte använt sina publikt ännu). München Hoben samt LinTek och Fortes utedisco har arrangerats och där har LinTeks varumärke varit med på i princip allt tryckmaterial de har haft. Vid Hoben stod vi även och sålde KÅRv till studenter i kön.
5 (22) Just nu arbetar LiTHanianredaktionen för fullt med första höstnumret av tidningen. Detta nummer riktar sig framförallt till de nya studenterna, och handlar mycket om Nolle-P. Redaktionen är för tillfället en man kort, då en av illustratörerna har hoppat av på grund av studieuppehåll. En ny illustratör ska utses så fort som möjligt, troligtvis när arbetet med detta nummer är färdigt. Första höstnumret planeras att komma ut till studenterna runt 20 september. Annars har vi kontaktat diverse intressenter, så som annonsbyrån TOMAT, Tryckeriet LTAB och TFK. Chefred. har även haft möte med Marknadsbyrån angående att eventuellt byta tryckeri från LTAB till dem. Dock visade det sig att detta bara skulle medföra en ytterst liten ekonomisk vinning, och det ansågs inte vara värt besväret. LiTHanian kommer därför fotsätta att tryckas hos LTAB. Angående Annonsbyrån TOMAT så har det länge varit diskussioner att byta annonsbyrå. Dock har vi en kontrakt med TOMAT som tidigast kan sägas upp 30 juni 2014, vilket medför att vi i dagsläget har ett fortsatt samarbete. Under sommaren gjordes en kortare undersökning angående vad sektionerna anser om sektionssidorna, deras syfte och priser. Kort kan man säga att sektionerna är positiva till sektionssidorna, men inte budgeterar särskilt mycket för dessa. De anser att den nuvarande prissättningen verkar rimlig. LiTHanians budget har också uppdaterats kraftigt för. Under punkten Framtiden kommer styrelsen redogöra för de aktiviteter och det arbete som sker under arbetsområdet Framtiden så som LinTeks Klimatvecka, det kontinuerliga näringslivsarbetet och LinTeks Arbetsmarknadsdagar (LARM). Näringslivsansvarig och Projektledaren för LARM har deltagit på JätteARG, ett av de två möten per år där nya medlemmar tas in, i samarbete med Volvo Group samt Vattenfall. Näringslivsansvarig valdes även in som vice ordförande för ARG under höstterminen. Planering av hösten och diskussioner kring gemensamma projekt togs upp. Ett HSP-avtal med SAAB aeronautics har precis skrivits under. Avtalet innehåller bland annat flertalet event, annonser i LiTHanian, deltagande under höstens kåraktivas samt utbildning för kårledningen. Syftet med att ha en HSP är att man ska kunna samarbeta djupare och mer långsiktigt. I nuläget är fyra personer antagna i NärU, men förhoppningen är att få in minst fyra till i gruppen. Tyvärr var inte söktrycket så högt i våras. Just nu planeras hur fler personer ska rekryteras samt teambuildingen med NärU.
6 (22) LARM2014 är bestämt till tisdagen den 11 februari, med tillhörande införlarm den 27 januari till 7 februari. Vi har bytt bankettlokal till Collegium eftersom Ljusgården på Konsert och Kongress varit bokad för mässkvällen sedan november. Min personliga uppfattning är att lokalen i sig är lite sämre, men maten och allt annat som rör arrangemanget har potentialen att bli bättre! Den intresserade kan läsa mer på http://www.collegium.nu/ Volvo Group är klara som HSP för LARM2014. Avtal skrivs under måndagen den 9 september. Långt gångna förhandlingar finns med ett andra företag och jag väntar mig definitivt besked inom nån vecka. Dock bör det tilläggas att alla höstmässor inom RefTek bara har lyckats få 1 HSP är vi dock ganska pessimistisk till utgången. Består i dagsläget av 16 personer. Det saknas en IT-ansvarig (av totalt två) som PL i princip har gett upp att fylla. Tanken har varit att IT-ansvarig i LARM2013 hade en övermäktig uppgift och därför valde vi att ha två personer i år. En alternativ lösning på problemet är att rekrytera två ITgruppchefer i höst. LARM2014 har fått halvt klartecken från Eurest att använda matsalen som mässlokal. Inga detaljer har dock spikats än. Nackdelen med matsalen är att den inte sväljer lika många företag som tältet vilket skulle leda till ett sämre resultat än budgeterat. Planen är att ta ett definitivt beslut om mässlokal tillsammans med kommittén under september månad. Kommittén har under våren jobbat på mycket bra med klimatveckan och har därför fått ta lite ledigt från jobb under sommaren. Nu är arbetet dock igång igen och vi har bl. a. målat loggan i märkesbacken både i Linköping och Norrköping. Det planerars dessutom för att stå på Kalasmässan och sälja märken. Ett preliminärt program har utformats men är ännu inte helt spikat, beroende på att vi fortfarande väntar på svar från företag och gästföreläsare. Vi har två gästföreläsare klara till Linköping och inväntar svar från en tredje. Har även en på gång till Norrköping. HSP för klimatveckan i år är Bombardier. Vi har flera företag som är intresserade av att delta och håller just nu på att återuppta kontakten med dem efter sommaren för att stämma av och skriva avtal. Vi har även beställt profilkläder och kommer ha en kickoff under helgen v37. V39 har kommittén blivit inbjudna att göra studiebesök hos Bombardier i Västerås för att lära känna vår HSP lite bättre.
7 (22) Beslut Beslutat Genomfört Kommentar Tillsättande av studeranderepresentanter Att tillsätta en person på 20% för att utreda vad Norrköping vill ha för evenemang Redaktionella ändringar i styrdokument 2013-02-13 Sker löpande 111 av 132 representanter tillsatta 2013-01-22 Pågående Uppdragsbeskrivning har påbörjats och in intresserad har hittats 2013-03-07 Pågående Redovisas kontinuerligt nedan Inga redaktionella ändringar har gjorts sedan sist.
8 (22) Notera att medlemsregistreringen öppnade den 12/8 och nolle-p började 20/8. Vi har i skrivande stund (2013-09-03 kl 16:16) 3160 medlemmar i LinTek. Detta kan jämföras med 2012-09-02 då LinTek hade 3151 medlemmar.
9 (22) På grund av en uppdaterad prisbild för Studiesocial verksamhet samt LiTHanian har dessa budgetposter ändrats. Detta i kombination en anpassning av budgeten efter verksamheten som kommer genomföras verksamhetsåret 2013/2014 har gjort att styrelsen valt att revidera budgeten. Utöver detta har ett projektrum tillkommit som skall färdigställas och inredas samt att LinTek har fått en huvudsamarbetespartner i form av SAAB. Detta kommer att ge förändrade resultat i rambudgeten. Med anledning av ovanstående yrkar styrelsen: att fastställa revidering av budget enligt förslag LINTEKS STYRELSE 2013/2014
10 (22) Styrelsen har sett över styrdokument samt den av FuM fastställda verksamhetsplanen för verksamhetsåret 2013/2014 och har utefter detta gjort ett förslag på arbetsplan för Fullmäktige. Antalet möten är anpassade efter verksamheten samt de styrningar som finns gällande svarstid på motioner. Styrelsen har dock valt att frångå styrdokumenten vid några av tillfällena. Vi anser bland annat att det som opraktiskt att BokAB skall rapportera om sin ekonomi på höst- och vår-fum som det står i Reglemente för ägardirektiv för BokAB då dessa möten historiskt brukar bli mycket långa. Styrelsen har också valt att lägga valet av LinTeks styrelse på ett separat möte då val-fum har en tendens av att bli mycket långt. Av demokratiska skäl så ser vi även att man inte ska kunna besluta sin egna budget, vilket har gjort att vi inte lagt beslut om budget och personval på samma möte. Detta är även ett bevis på de bristfälliga styrdokument som finns och en av anledningarna till att dessa kommer ändras under året. Med anledning av ovanstående yrkar styrelsen att fastställa arbetsplan för fullmäktige enligt förslag LINTEKS STYRELSE 2013/2014
11 (22) 1. Ledningsgruppen - 1 510 925,60 kr 1 016 442,00 kr - 494 483,60 kr - 59 564,00 kr 101. Ekonomi - 249 350,00 kr 249 350,00 kr - kr - kr 102. Kåraktivas - 162 875,00 kr 50 125,00 kr - 112 750,00 kr - kr 2. Fullmäktige - 134 502,90 kr 134 502,90 kr - kr - kr 3. Presidiet - 576 731,94 kr 551 500,00 kr - 25 231,94 kr - 9 865,00 kr 4. Utbildning - 992 090,90 kr 933 629,10 kr - 58 461,80 kr - 13 190,00 kr 5. Studiesocialt - 475 595,90 kr 230 000,00 kr - 245 595,90 kr - 58 550,00 kr 6. Näringsliv - 513 080,90 kr 759 300,00 kr 246 219,10 kr 47 905,00 kr 7. Marknadsföring - 557 660,90 kr 230 000,00 kr - 327 660,90 kr - 6 595,00 kr 8. München Hoben - 1 514 324,61 kr 1 630 000,00 kr 115 675,39 kr 27 707,00 kr 901. Utediscot - 350 260,00 kr 434 000,00 kr 83 740,00 kr - kr 10. LARM - 2 186 932,75 kr 3 895 665,00 kr 1 708 732,25 kr - 4 095,00 kr 11. LinTeks klimatvecka - 132 820,00 kr 145 500,00 kr 12 680,00 kr - kr 12. LiTHanian - 401 554,07 kr 402 705,88 kr 1 151,81 kr - 39 809,50 kr 13. Mottagning - 537 147,33 kr 515 500,00 kr - 21 647,33 kr - 7 823,00 kr 14. Avsättningar - 800 000,00 kr - kr - 800 000,00 kr - kr - 10 295 852,78 kr 11 178 219,88 kr 82 367,10 kr -123 879,50 kr 1. Ledningsgruppen - 1 451 361,60 kr 1 016 442,00 kr - 434 919,60 kr 101. Ekonomi - 249 350,00 kr 249 350,00 kr - kr 102. Kåraktivas - 162 875,00 kr 50 125,00 kr - 112 750,00 kr 2. Fullmäktige - 134 502,90 kr 134 502,90 kr - kr 3. Presidiet - 566 866,94 kr 551 500,00 kr - 15 366,94 kr 4. Utbildning - 978 900,90 kr 933 629,10 kr - 45 271,80 kr 5. Studiesocialt - 417 045,90 kr 230 000,00 kr - 187 045,90 kr 6. Näringsliv - 460 985,90 kr 659 300,00 kr 198 314,10 kr 7. Marknadsföring - 551 065,90 kr 230 000,00 kr - 321 065,90 kr 8. München Hoben - 1 652 031,61 kr 1 740 000,00 kr 87 968,39 kr 901. Utediscot - 350 260,00 kr 434 000,00 kr 83 740,00 kr 10. LARM - 2 182 837,75 kr 3 895 665,00 kr 1 712 827,25 kr 11. LinTeks klimatvecka - 132 820,00 kr 145 500,00 kr 12 680,00 kr 12. LiTHanian - 337 744,57 kr 378 705,88 kr 40 961,31 kr 13. Mottagning - 529 324,33 kr 515 500,00 kr - 13 824,33 kr 14. Avsättningar - 800 000,00 kr - kr - 800 000,00 kr - 10 157 973,28 kr 11 164 219,88 kr 206 246,60 kr
12 (22) Fullmäktiges policydokument Styrelsen konkretisering av verksamhetsplanen för LinTek 2013/2014 Revidering av budget Arbetsplan för fullmäktige Revisionsplan Ekonomisk rapport från BokAB (Ej enligt reglemente för ägardirektiv BokAB) Revidering av Stadgan Revidering av reglemente för Fullmäktige
13 (22) Resultat- och balansräkning för LinTek 2012/2013 Behandla verksamhetsberättelsen för LinTek 2012/2013 Behandla revisorernas berättelse över det gångna årets förvaltning inom LinTek Ansvarsfrihet för LinTeks styrelse 2012/2013 Fastställa senaste dag för val till fullmäktige Avsättning till eventuella fonder Valnämnd Besvärsnämnd Mottagningsansvariga för 2014 General för München Hoben 2014 Ekonomisk rapport Kårservice
14 (22) Avstämning av arbetet med verksamhetsplanen Halvtidsrapport från internrevisor Projekt kårstuga Revidering av reglemente för poster och utskott Verksamhetsplan Handlingsplan för LiU-teknologen
15 (22) Ekonomisk rapport från BokAB (Ej enligt reglemente för ägardirektiv BokAB) Nytt reglemente Verksamhetsplan Redovisning av handlingsplanen för förbättrat inflytande för studenter på masternivå Redovisning av handlingsplanen för internationellt arbete Medlemsavgift och budget för det kommande verksamhetsåret Arvode för LinTeks styrelse Avsättning till eventuella fonder Talman Valberedning Två revisorer varav en är godkänd revisor
16 (22) LinTeks styrelse (ej enligt stadga) Ev. övriga arvoderade (ej enligt stadga) Fastställande av sammanträdesordning Revidera policydokument Vice talman Ledamöter och suppleanter till LUSTs organ och Kårservice föreningsstämma
17 (22) Studentkårens ordinarie ledamöter och supplenater i universitetets organ samt val av ledamöter och suppleanter till övriga uppdrag som tillfaller LinTek
18 (22) Denna revisionsplan är ett underlag för internrevisorns arbete under läsåret 13/14. Den är tänkt att definiera, men inte begränsa, vad internrevisorn skall göra under året. Revisionsplanen utgår från internrevisorns fastslagna arbetsuppgifter och hur dessa skall omsättas i praktiken. Utifrån detta specificerar den sedan hur varje del av verksamheten skall granskas. Revisionsplanen avslutas med en planering av internrevisorns arbete för läsåret. Denna revisionsplan har flera syften, främst är det att ge fullmäktige en möjlighet att styra internrevisorns verksamhet och testa huruvida en revisionsplan av denna typ är ett bra verktyg för att genomföra denna styrning. Revisionsplanen syftar också till att underlätta kårstyrelsens arbete genom att klargöra vilka delar av verksamheten som kommer granskas extra noga, och på så sätt låta Kårfullmäktige styra kårstyrelsens fokus under året. Slutligen syftar planen till att på ett strukturerat sätt utveckla internrevisorns arbete då det tidigare varit ytterst begränsat. Internrevisorn, benämnd sakrevisor i stadgan, har följande arbetsuppgifter enligt LinTeks styrdokument: 3. Revisorernas åligganden Godkänd revisor skall granska räkenskaper och förvaltning för LinTeks styrelse med samtliga utskott. Sakrevisor skall granska LinTeks övriga verksamhet. LinTeks stadga Internrevisorn är direkt underställd kårfullmäktige och är kårfullmäktiges verktyg för att granska att LinTeks verksamhet sköts effektivt, stadgeenligt och i linje med vad kårfullmäktige beslutar. 1. Senast två veckor före höstsammanträdet varje år avsluta sin granskning av föregående verksamhetsår och avge en revisionsberättelse (Stadgan kap 12 3) 2. Granska att LinTeks verksamhet följer av kårfullmäktige beslutade styrdokument 3. Granska att kårfullmäktiges beslut verkställs 4. Avlägga en halvtidsrapport antingen till det fullmäktigesammanträde som äger rum före eller till det som äger rum efter årsskiftet 5. Göra en inventering av LinTeks inventarier vid verksamhetsårets slut. Den tillträdande internrevisorn skall, om möjligt, vara den sittande internrevisorn behjälplig 6. Ha löpande kontakt med kårfullmäktige och delta i ett antal sammanträden 7. Ha löpande kontakt med kårstyrelsen och granska dess arbete. Reglemente för poster och utskott
19 (22) Utifrån styrdokumenten kan internrevisorns arbetet brytas ned i tre olika delar: Granskning av verksamhetens stadgeenlighet, Granskning av att verksamheten följer fullmäktiges beslut samt granskning av att verksamhetens bedrivs effektivt. Nedan beskrivs hur dessa tre områden kommer att granskas under läsåret 13/14. LinTeks stadga reglerar de organisatoriska förutsättningar för kårens verksamhet och styr som sådan inte den dagliga verksamheten. I dagsläget bedöms verksamheten överensstämma väl med stadgan och ingen specifik del av stadgan planeras att granskas i detalj. För att säkerställa stadgeenlighet i verksamheten under nästa år kommer protokollen från styrelsens möten att granskas gentemot stadgan. Om inga allvarlig oegentligheter upptäcks kommer denna granskning att avrapporteras i halvtidsrapporten samt revisionsberättelsen. Fullmäktiges beslut kan delas upp i två kategorier, dels de styrdokument som finns för kåren sedan tidigare, dels de beslut som tas under innevarande år. För att få en enkel översikt kommer presenteras hur granskningen skall gå till för varje styrdokument och sist hur fattade beslut följs upp. Då det faller under den godkända revisorns uppgifter att granska LinTeks räkenskaper kommer ingen granskning av LinTeks budget eller resultat att ske. Måldokumentet innehåller LinTeks långsiktiga mål och används främst för strategisk styrning och för att ta fram andra styrdokument. Ingen löpande granskning av måldokumentet kommer att ske då det är för abstrakt för att relateras till den dagliga verksamheten. Reglementena regler i detalj olika delar av LinTeks verksamhet. LinTeks har i nuläget ett stort antal reglementen på många olika nivåer och detaljgrad (för närmare detaljer, se utredningen Ett LinTek för framtiden). De reglementen som har bedömts som mest centrala för LinTeks verksamhet är de som berör ekonomiska rutiner och placeringar, medlemskap samt det för poster och utskott och det är på dessa som granskningen kommer att fokuseras. Kårstyrelsens beslut kommer löpande granskas gentemot berörda reglementen och om oklarheter skulle framkomma kommer dessa i första hand diskuteras med kårstyrelsen, om en lösning inte kan finnas kommer problemet rapporteras till Kårfullmäktige. Verksamhetsplanen detaljerar vilken fokus LinTeks verksamhet skall ha under ett visst år, den innehåller ett tiotal fokusområden/projekt för verksamhetsåret 13/14. Under 13/14 kommer tre granskningar av verksamhetplanens genomförande at göras: En mitt under höstterminen för att
20 (22) se till att samtliga punkter påbörjats, en vid årsskiftet för att se till att arbetet fortlöper samt en mitt under vårterminen för att tillse att samtliga punkter avslutas. Om inga problem påträffas kommer endast halvtidsgranskningen att rapporteras till fullmäktige i samband med internrevisorns halvtidsavstämning. LinTeks åsiktprogram innehåller LinTeks åsikter i ett antal sakfrågor och därmed detaljreglerar det delar av verksamheten. Huruvida den operativa verksamheten (studeranderepresentanterna) följer åsiktsprogrammet är inte möjligt att granska på grund av det stora antalet studeranderepresentanter och åsikter. Granskningen kommer således att ske på ledningsnivå och begränsas till styrelsens beslut. Fullmäktiges löpande beslut kommer att följas upp genom möten med kårordföranden efter varje fullmäktigemöte för att tillse att styrelsen och internrevisorn är överens vad som ålagts styrelsen av fullmäktige. Att besluten genomförs kommer sedan följas upp löpande. Om något beslut inte genomförts kommer detta i första hand påtalas för kårstyrelsen och, om detta inte löser situationen, till kårfullmäktige. Traditionellt har granskningen av kårens effektivitet varit ytterst begränsad, förmodligen beroende på att definitionen av vad som är effektivt är ytterst subjektiv. Att en internrevisor, utan riktlinjer, skulle uttryckt sig om kårens verksamhet skulle lätt ha kunnat leda till ett det var bättre förr perspektiv som hämmar kårens utveckling då internrevisorerna historiskt sett själva ofta haft tidigare engagemang inom kåren på en ledande nivå. För att råda bot på detta definieras här ett antal granskningspunkter, som efter fullmäktiges godkännande kommer att tjäna som utgångspunkter för granskningen av kårens effektivitet under läsåret 13/14. Under verksamhetsåret 12/13 införde LinTek projektdirektiv som beskriver hur LinTeks olika projekt skall genomföras. Dessa skrivs av projektledarna inför projekten och godkänns av styrelsen. Syftet med denna granskning är att ta reda på om dessa projektdirektiv på ett bra styr LinTeks projekt och om de tillåter styrelsen att följa upp verksamheten på ett bra sätt. Efter kårobligatoriets avskaffande fick LinTek ta över uppgiften att arvodera de studeranderepresentanter man utser i organ till universitetet. I nuläget baseras de arvoden som betalas ut på tradition. Syftet med den här granskningen är att avgöra om LinTeks arvoderingar är optimalt fördelade för att rekrytera och motivera de studeranderepresentanter som finns. Granskningen är begränsad till att titta på studeranderepresentanternas arvoden och kommer således inte inkludera arvoden som utgår för arbete inom LinTek. Då LinTek arbetar med årliga verksamhetsplaner som är relativt fristående från varandra tillkommer och försvinner fokusområden i verksamheten ofta. Enligt författarna till rapporten Ett LinTek för framtiden finns en trend att områden som försvinner ett år inom en relativt kort tid kommer tillbaka, vilket skulle kunna tyda på att arbetet inte avslutades på ett bra sätt
21 (22) förra gången. Syftet med denna granskning är at klargöra vilka möjligheter som finns till bättre uppföljning vid slutet av varje verksamhet och huruvida LinTek har ett behov av att implementera en bättre verksamhetsuppföljning. LinTeks internrevision har traditionellt varit väldigt passiv. I och med att fullmäktige valt att arvodera posten till en högre grad bör detta rimligtvis kompletteras med en ökad aktivitet. Syftet med denna granskning är att ta fram ny riktlinjer för hur LinTeks internrevisor skall arbeta. LinTek arvorderar varje år ett antal studenter men det är oklart vilket ansvar kåren har gentemot dessa. Detta är problematiskt då arbetsrelaterade skador inom kårer inte är ovanliga. Denna granskning syftar till att klargöra vilket ansvar LinTek i nuläget tar för sina arvoderade på ett arbetsgivarmässigt plan och utreda huruvida detta är tillräckligt. LinTeks arvoderade arbetar med extremt komplexa frågor under stressade former. Att detta ibland kan leda till problem är uppenbart då arbetsrelaterade skador inom kårer inte är ovanliga. Denna granskning syftar till att utreda vad LinTek kan göra för att förbättra sina arvoderades situation och huruvida det finns ett behov av att göra detta. Det här avsnittet beskriver när de olika revisionspunkterna skall rapporteras till fullmäktige, för att ge fullmäktige chansen att agera på det som framkommit i de olika revisionerna är rapporteringarna förlagda på fullmäktigemöten. Avsnittet är baserat på utkastet till fullmäktiges arbetsplan, om denna ändras kommer det att behöva justeras. Fastslagning av revisionsplan Granskning av projektdirektiv, placeras här för att det är en enklare granskning och passar bra för att ge Fum en uppfattning om granskningarnas genomförande. Revisionsberättelse 12-13 Granskning av LinTek som arbetsgivare, placeras här för att detta är Fum-mötet innan reglementet för poster och utskott skall klubbas. Halvtidsrapport Granskning av LinTeks verksamhetsuppföljning
22 (22) Granskning av LinTeks arbetsmiljö Granskning av LinTeks studeranderepresentanters arvoden, placeras här för att detta är Fum-mötet innan budgeten skall fastslås Granskning av internrevisionen