VERKSAMHETSBERÄTTELSE 2013 Kungliga Biblioteket foto: Nils-Bertil Nilsson
Förord Föreningsarkiven i Stockholms Län, FSL, bildades 1994 utifrån ett samarbete mellan Länsbildningsförbundet och Folkrörelsernas arkivsamfund. Vår primära uppgift är att fungera som en resurs- och samarbetsinstitution för föreningar och arkiv inom Stockholms län. FSL vill göra länets alla föreningar medvetna om vikten av att arkivera och registrera sitt material och vi arbetar för att tillgängliggöra arkiverat material på ett bra sätt. FSL vill verka för att bevara dåtiden och nutiden åt framtiden. Föreningsarkiven förvaras i regel i respektive kommuns arkiv. Medlemmar Föreningen hade vid årets utgång 80 medlemmar, varav 20 kommuner, 55 föreningar, organisationer och institutioner samt 5 enskilda personer. Fyra lokala föreningar har tillkommit som medlemmar under året och tre lokala föreningar har valt att lämna FSL. Medlemsförteckning 31/12 2013, se bilaga 1. Förtroendevalda Efter årsmötet fick styrelsen följande utseende: Nils-Bertil Nilsson, ordförande Monica Frumerie, vice ordförande Jessica Andersson, ledamot Maria Bring, ledamot Erland Nilsson, ledamot Göran Rydeberg, ledamot Urban Johansson, suppleant Magnus Lindvall, suppleant Karin Sandberg, suppleant Revisorer: Håkan Andersson Jonas Hök Carl-Göran Backgård Valberedning: Catharina Wikström, sammankallande Lars-Erik Eriksson, ledamot Anita Andersson, ledamot Vallentuna Folkrörelsearkiv Danderyds Föreningsarkiv Föreningsarkivet i Södertälje-Nykvarn Lidingö Stadsarkiv IOGT-NTO, Stockholm Mälaröarnas Folkrörelsearkiv Norrtälje Släktforskarförening Svenska Baptistsamfundet TAM arkiv Auktoriserad revisor Stockholms läns hembygdsförbund Nacka lokalhistoriska arkiv Mälaröarnas Folkrörelsearkiv Danderyds Föreningsarkiv Styrelsen har haft 6 protokollförda möten under verksamhetsåret.
Arbetsutskottet har bestått av Nils-Bertil Nilsson, Monica Frumerie, Maria Bring, Jessica Andersson och Eva Wetterborg. Arbetsutskottet har sammanträtt 6 gånger under året. Under året har det inte funnits något redaktionstråd för vårt medlemsblad Ordna och Vårda. AU har planerat innehållet och hjälpt till med korrekturläsning. Planeringskonferens för styrelse och personal hölls den 11 september på IOGT-gården, Stockholm. Föreningens verksamhet diskuterades och verksamhetsplan och budget för 2014 upprättades. Representation Föreningen är medlem i Folkrörelsernas Arkivförbund (FA), Svenska Arkivsamfundet, Arbetsgivareföreningen IDEA, Centrum för Näringslivshistoria och Föreningen för folkbildningsforskning. Nils-Bertil Nilsson har deltagit i deltagit i AVEC, 14-16 maj och FA:s konferens i Sundsvall 13-14 november. Nils-Bertil har även deltagit i Sigtuna Arkivförenings årsmöte och som representant för FSL på Hembygds Förbundets årsmöte. Vidare så deltog Nils-Bertil tillsammans med Monica Frumerie i en konferens som Riksarkivet ordnade den 15-16 oktober. Jessica Andersson har deltagit i ett seminarium, Vägen till det digitala arkivet. Monica Frumerie deltog i FA:s utbildarträff, 2 oktober, ute i ARAB:s lokaler i Flemingsberg. Eva Wetterborg har under året besökt, Upplands Bro, Sundbyberg och Solna kommuner, träffat kommunarkivarierna och i förekommande fall även representanter för den lokala arkivföreningen. Eva deltog även i invigningen av Mälaröarnas folkrörelsearkivs sommarutställning på biblioteket i Ekerö centrum. Personal Eva Wetterborg har under året varit anställd som sekreterare. Förutom sedvanliga administrativa uppgifter och rådgivning, så sköter hon också bokföring och betalningar på kansliet, uppdatering av hemsidan samt registrering och registervård av ASL, (Arkivregister Stockholms Län). Som tidigare har Hannelie Hillertorp, Karin Sandberg, Göran Johanson och Leif Gidlöf anlitats som kursledare. Årsmöte 2013
Årsmötet hölls den 21 mars 2013 i det nyinvigda kulturhuset i Vallentuna centrum. Vallentuna Folkrörelsearkiv stod för arrangemanget och innan träffen på kulturhuset gavs det möjlighet att titta på deras arkivlokal. Innan själva årsmötet berättade kulturnämndens ordförande, Lars-Bertil Ohlson, om Vallentunas kultursatsningar och vi fick tillfälle att gå en guidad tur i huset. Uno Sköld berättade också om Vallentuna folkrörelsearkivs historia. Mötet samlade 13 ombud och drygt 15 observatörer. Nils-Bertil Nilsson omvaldes till ordförande för ett år, Maria Bring omvaldes för två år, Erland Nilsson och Göran Rydeberg nyvaldes som ledamöter för två år. Till suppleanter i ett år valdes Magnus Lindvall, Karin Sandberg och Urban Johansson. Kansli Kansliet finns i Stadsarkivets lokaler på Kungsklippan 6 i Stockholm. Kansliet är tillgängligt för funktionshindrade. Inventering och registrering av arkiv Arkivregister Stockholms län (ASL) Under året har ca 75 nyregistreringar och drygt 500 kompletteringar tillförts databasen genom det elektroniska uppdateringsformuläret on-line. Vidare har utvecklandet av en ny funktion för publicering av digitala dokument på nätet påbörjats under året. När funktionen är fullt utvecklad kan ASL:s arkivförvarare tillgängliggöra delar av sina arkiv direkt via nätet. ASL Statistik Antal enskilda arkivbildare registrerade i länets kommunarkiv och folkrörelsearkiv. Begreppet enskilda arkivbildare innefattar förenings-, person-, släkt-, gårds-, by- och företagsarkiv Vid utgången av respektive år. Källa ASL. Antal Antal Antal arkivbildare nyregistrerade uppdaterade Kommun 2011 2012 2013 2013 2013 Botkyrka 143 143 143 37 Danderyd 178 192 197 5 21 Ekerö 56 56 56 Haninge 98 98 98 Huddinge 136 136 136 Järfälla 222 222 222 Lidingö 134 134 134 Nacka 866 868 886 18 165 Norrtälje 1249 1272 1295 23 51 Nynäshamn 235 238 244 6 42
Salem 13 13 13 Sigtuna 72 72 72 Sollentuna 97 97 97 Solna 94 94 95 1 2 Stockholm 1736 1736 1736 1 Sundbyberg 37 37 37 1 Södertälje inkl Nykvarn 493 507 517 10 178 Tyresö 3 2 2 Täby 84 83 83 3 Upplands-Bro 15 15 16 1 1 Upplands Väsby 135 135 135 1 Vallentuna 130 134 137 3 12 Vaxholms 41 45 45 Värmdö 21 21 21 Österåkers 14 14 14 Totalt 6 302 6 365 6 442 77 515 Samverkan med andra organisationer En stor del av verksamheten bygger på samverkan med andra organisationer på regional nivå. De utgör en viktig länk till lokala föreningar. Under 2013 har vi bland andra samarbetat med HSO, Handikappföreningarnas Samarbetsorgan. Vi har under året, i samarbete med respektive kommunarkivarie och/eller den lokala arkivföreningen, haft informationsutskick och genomfört en grundkurs i Upplands-Bro kommun i samarbete med den nystartade arkivföreningen och haft en fortsättningskurs i Södertälje. I oktober hade vi vår årliga konferens för de lokala arkivföreningarna. Sju av nio inbjudna föreningar deltog och vi diskuterade frågor om marknadsföring, tillgängliggörande och vilken typ av hjälp som de önskar få från FSL. Rådgivning, kurser och forskning Rådgivning En viktig del av verksamheten är rådgivning i arkivfrågor till föreningslivet. I de flesta fall har denna givits per telefon eller e-post. Även på hemsidan finns råd och anvisningar i arkivfrågor. Vi kompletterar vår rådgivning med försäljning av vår handledning Ordning i arkivet.
Kursverksamhet I samarbete med lokala folkrörelsearkiv, kommunarkiv och föreningslivet har under året kurser anordnats i arkivkunskap och dokumenthantering. Under året har tre grundkurser, två fortsättningskurser och en kurs i hur man skriver en jubileumsskrift hållits. Vi har under året genomfört något färre kurser än vi brukar, tre kurser har fått ställas in av orsaker vi inte kunnat påverka. Vi kommer att fortsätta med att skicka ut informationsmaterial och erbjudande om ett kurstillfälle till enskilda föreningar kommunvis och hoppas på ett fortsatt bra resultat. Våra kurser har under året samlat ca 90 deltagare. Arkivens Dag 9/11 Flera av våra medlemsarkiv anordnade aktiviteter på Arkivens dag den 9 november. I några av de kommuner där vi har lokala arkivföreningar ordnas aktiviteter tillsammans med respektive kommuns bibliotek, så till exempel i Nynäshamn, Vallentuna, Ekerö och Danderyd. IOGTs arkivgrupp ordnar alltid en, i förhållande till arkivets storlek, välbesökt Arkivens Dag aktivitet i sin lokal i Åkeshov. Konferens för lokala arkiv Visa skatterna - tillgängliggörande av arkiv. I april ordnade FSL en konferens som handlade om att tillgängliggöra sina arkiv, t.ex. genom utställningar eller digitalt. Föreläsare var Susanne Nickel, verksamhetsansvaring för Eskilskälllan, Lena Röös Föreningsarkivet i Sörmland och Claes Westling, arkivarie på Landsarkivet i Vadstena. Seminariet samlade ett tjugotal deltagare. Seminarium i digital förvaring Föreningens e-arkiv i exempel och belysning Vi har förberett och planerade för ett genomförande under 2013 men hittade inga föreläsare så det kommer att genomföras den 11 februari 2014. Information Nyhetsbrevet Ordna och Vårda föreningsarkiven har under året utkommit med fyra nummer som sänts ut till medlemmar och arkivinstitutioner. Som tidigare beslutats så skickas den, förutom till medlemmar och övriga arkiv, även till kursdeltagare under ett år efter genomgången kurs och till alla huvudbibliotek i länet och till KB. Uppdateringar av hemsidan, www.foreningsarkiven.a.se görs på kansliet vilket möjliggör att förändringar i information snabbare når användarna. Vår broschyr, vårt informationsblad om ASL, Arkivregister Stockholms län, används vid utskick och delas ut vid träffar av olika slag. Faktabladet om ASL har skickats ut till alla universitet och högskolor i samband med att arkivutbildningarna startar. Under året så har de, samt vårt informationsblad om handledningen och vårt kursprogram uppdaterats innehållsmässigt och framförallt fått ny och enhetlig layout. På kansliet finns även vår instruktionspärm Ordning i arkivet, en populär handledning för föreningar och distriktsorganisationer, till försäljning.
Våra roll-ups, med information om FSL, använder vi i olika sammanhang och de är också tillgängliga för utlåning. Även i år har vi haft möjlighet att erbjuda våra medlemmar trevliga och mycket uppskattade studiebesök. Vi ser studiebesöken som ett sätt att få kontakt och ett bra tillfälle att sprida information om FSL till medlemmarna och naturligtvis ett sätt att informera oss om andra arkivinstitutioner etc. i vårt verksamhetsområde. I maj besökte vi Krigsarkivet och i november Kungliga Biblioteket, avdelningarna för handskrifter och vardagstryck. Studiebesöken har samlat ett 60-tal besökare. Ekonomi Medlemsavgifterna under året har varit 100 kronor för lokala föreningar och enskilda personer, 500 kronor för distriktsorganisationer och institutioner och 1000 kronor för kommuner. Årets vinst, blev ca 6 500 kronor. Mål och måluppfyllelse 2013 blev ett år som i stora drag utvecklades som planerat. Vårt mål att genomföra 16 kurser lyckades vi dock inte uppnå. Vi tvingades att i ett sent skede ställa in några av skäl som vi inte kunde påverka. Några av dessa kurser senarelades och genomförs tidigt 2014. Likaså fick ett seminarium i e-arkivering senareläggas. I övrigt anser vi att har väl infriat de krav som medlemmarna har ställt på oss. Under året har vi arbetat med vårt kvalitetsstyrningsdokument. Bilaga 2 Slutord Vi framför ett stort tack till våra anslagsgivande myndigheter, Riksarkivet och Stockholms läns landsting, Kultur- och utbildningsnämnden. Utan deras stöd hade vi inte kunnat bedriva denna verksamhet. Till alla de kommuner i länet som välvilligt ställer arkivutrymme till förfogande för lokala föreningsarkiv vill vi också framföra ett stort tack. Tack vare denna inställning kan kommuninvånarna ta del av det lokalhistoriska arv som finns i föreningarnas arkiv. För det goda samarbetet och det värdefulla stöd vi erhållit från Stockholms stadsarkiv, andra arkiv och bibliotek, ber vi att få framföra ett varmt tack.
Ett stort tack även till vår sekreterare på kansliet Eva Wetterborg Stockholm 4 februari 2014 Nils-Bertil Nilsson Monica Frumerie Jessica Andersson Maria Bring Erland Nilsson Göran Rydeberg