Egna generella betraktelser Inspektionerna genomfördes 15 maj tom 20 augusti. Strax innan första tillfället fick Järfälla Hemtjänst med kort varsel överta ca 250 kunder från privata utförare som lämnade sina uppdrag i Kommunen, en utökning med ca 30 % av verksamheten. Man hade precis infört ett nytt system för tidmätning som hade vissa upplärnings- och inkörningsproblem. Inspektionerna genomfördes under ordinarie semesterperiod. I de aspekterna är det inte underligt att inspektionen uppmärksammade det stora antalet vikarier, att det förekom hög arbetsbelastning samt viss stress. Situationen är nu stabiliserad. 1
Krav 1, Arbetsuppgifter, arbetsfördelning - otydligheter Arbetsuppgiftsfördelningen mellan verksamhetschef och verksamhetsledare diskuteras nu på arbetsplatsträffar. Vidare har återigen informerats om var de skriftliga fördelningarna finns tillgängliga för all personal. Varje medarbetare får i början av arbetspasset en individuell arbetsplanering som talar om exakt vad som ska utföras. Till det har nu utarbetats ett dokument med klar definition av varje enskild biståndsinsats. Övriga ansvarsuppgifter som ligger på olika medarbetare, exempelvis bilansvar, har förtydligats och kommunicerats 2
Krav 3, Undersökning och riskbedömning övergripande - åtgärder Arbetsmängden och bemanningen anpassas dagligen till de arbetsuppgifter som ska utföras. LapsCare används för att optimera planeringen hos kunderna och uppdragen, och utefter detta optimeras bemanningen. Finns brister i bemanningen används särskilda vikarier för just hemtjänst anställda av arbetsgivarens interna bemanningsverksamhet. Om medarbetare finner att ett uppdrag inte går att genomföra på beviljad/planerad tid ska denne anmäla detta till sin närmaste arbetsledare, som kontaktar äldreenheten för att se om det går att få mer tid. I vissa fall kan hemtjänstens verksamhetschef bevilja extra tid för enskild insats. Tid för att ta sig mellan kunderna anpassas hela tiden. Inför vintern utökas tiden systematiskt. Lunchrast är schemalagd för alla medarbetare inom Järfälla hemtjänst. Det finns från arbetsgivaren inget önskemål om systematisk rapportering avseende kunder under denna tid. Tvärtom uppmuntras att inte prata om arbetsrelaterade ämnen. Riskbedömning för arbete hos kunder är arbetas fram. I denna ingår att undersöka om det i det enskilda fallet är olämpligt att arbetstagare utför uppgifter ensam. Ansvariga finns utsedda för olika transportmedel (cykel, bil). Dessa har inplanerad tid för att sköta underhållet. 3
Krav 3, Undersökning och riskbedömning övergripande åtgärder. Fortsättning Fysisk skyddsrond finns nu genomförd och protokollförd för alla lokaler. Psykosocial skyddsrond genomförs under december och januari och kommer att genomgå analys så snart den är klar. Verksamhetsledarnas situation och arbete har setts över och de har handletts i att planera innehållet i sin arbetstid. De är inte längre inblandade i Mobipensystemet, utan särskilda personer har utsetts för dessa uppgifter. I och med detta har deras tillgängliga tid för medarbetarna ökat stort. Medverkan vid arbetsplatsträffar är numera inte bara en möjlighet utan ett krav. All personal schemaläggs under arbetsplatsträffar. Den lokala samverkansgruppen har vid varje tillfälle detta inspektionsmeddelande, och åtgärderna utifrån denna, som en viktig punkt på dagordningen och följer utvecklingen. Det pågår en ständig utvärdering och anpassning av verksamheten utifrån detta. Ovanstående punkter har medvetandegjorts för alla på arbetsplatsträffar. 4
Krav 4, Rutiner undersökning och riskbedömning, daglig planering. Fortsättning Arbetsmängden/bemanningen anpassas dagligen till arbetsuppgifter som ska utföras. LapsCare används för att optimera planeringen hos kunderna och utefter detta optimeras bemanningen. Särskilda vikarier via bemanningsverksamhet Vakansen kallas in vid luckor. Om uppdrag inte går att genomföra på planerad tid anmäl detta till arbetsledare, äldreenheten kontaktas för anpassning av tid. I vissa fall kan verksamhetschef bevilja extra tid för insats. Rutinen har aktualiserats på arbetsplatsträffar. Tid för att ta sig mellan kunderna anpassas löpande. Inför vintern utökas tiden systematiskt. Lunchrast finns inplanerad och möjligheter till att ta ur rimliga pauser. Verksamhetsledarnas situation har setts över - de har handletts i att planera innehållet i sin arbetstid. De är inte längre inblandade i Mobipensystemet, utan särskilda personer har utsetts för detta. Tillgängliga tid för medarbetarna ökar därmed. 5
Krav 5, Rutiner belastningsergonomi, återkommande kunskaper All personal genomgår förflyttningsteknikutbildning (rehabiliterande arbetssätt) både teoretisk och praktisk, i anslutning till anställningens start samt fortsättningsvis vart tredje år i anställning. Arbetsgivaren för register över samtliga medarbetares fortbildningar, vad och när de genomförts och även förflyttningsteknikutbildningen listas där. Denna rutin har alltid funnits och har nu ytterligare tydliggjorts i de styrande dokumenten. Den skriftliga rutinen finns anslagen i arbetsmiljöpärm på verksamheterna och har medvetandegjorts på arbetsplatsträffar. Kommande utbildningstillfälle är planerad för all personal inom Järfälla Hemtjänst under januari, februari, och mars 2014 6
Krav 2, Verksamhetsmål Vad görs för att uppnå målen? Övergripande målsättning för Järfälla Hemtjänst; Målet för Järfälla hemtjänst är att ha en väl fungerade verksamhet, nöjda kunder, professionella medarbetare och ekonomi i balans. Målsättningen är således indelad i fyra olika delar. Uppföljning av målen sker på en rad olika sätt; via nöjd kundindex, personalenkäter samt löpande (månadsvis) ekonomiuppföljning. Inspektion med identifierade förbättringsområden innebär möjligheter. Möjlighet att då öka kvaliteten gentemot såväl medarbetare som kunder. Situationen under vår-sommar är nu anpassad och stabiliserad. 7
Krav 2, Verksamhetsmål Vad görs för att uppnå målen? Generellt vad har vidtagits? Skriftliga förtydligade arbetsfördelningar Chefers tillgänglighet Riskbedömning olika situationer Fysisk och psykosocial skyddsrond Skriftliga rutiner Med en stabiliserad situation tillsammans med vidtagna åtgärder är det verksamhetsledningens förhoppning och målsättning, att upplevelsen av stress och hög arbetsbelastning minskar drastiskt. Verksamhetsledningens uppfattning är att flera omständigheter var för sig och framförallt tillsammans nu borgar för att verksamhetsmålen 2014 bör uppfyllas i enlighet med Budget 2014: Höjd hemtjänstersättning med 10 % medför att det finns större förutsättningar för en ekonomi i balans Uppföljning av verksamheten inklusive vidtagna åtgärder kommer löpande ske till socialnämnden. 8