Delegationsordning för Stockholms Scoutdistrikt fastställd av distriktsstyrelsen 2015-01-10.

Delegationsordning för Stockholms Scoutdistrikt fastställd av distriktsstyrelsen 2015-01-10. Sammanfattning och bakgrund Det operativa arbetet i Stockholms Scoutdistrikt (nedan kallat distriktet) utgår från den av distriktsstämman beslutade verksamhetsplanen och budgeten. Styrelsen har det yttersta ansvaret för distriktets verksamhet men för att skapa förutsättningar för att genomföra sin uppgift har styrelsen skapat en praxis att delegera ansvar och befogenheter till olika funktioner i organisationen. Delegationsordningen är ett levande dokument och styrelsen fastställer därmed en delegationsordning minst en gång om året. 1/14

Innehållsförteckning 1. Inledning... 3 2. Medlemmarnas forum... 3 2.1 Distriktsstämman... 3 2.2 Distriktets styrelse... 3 2.2.1 Styrelsens uppgifter... 3 2.2.2 DS består av... 4 2.2.3 Mötesform... 4 2.2.4 Samtliga styrelseledamöter förväntas... 4 3. Ansvarsfördelning inom distriktsstyrelsen.... 5 3.1 Styrelsens AU... 5 3.2 Ordförande / Vice Ordförande... 5 3.3 Personalansvarig... 5 3.4 Ekonomiansvarig... 6 3.5 Distriktssekreterare... 6 3.6 Ledamöter i utmanarscoutålder... 6 3.7 Utvecklingsansvarig... 6 3.8 Arrangemangsansvarig... 7 3.9 Utbildningsansvarig... 7 3.10 Vässaröansvarig... 7 4. Ledning av det operativa arbetet genom sektioner... 8 4.1 Utbildningssektionen... 8 4.2 Utvecklingssektionen... 8 4.3 Arrangemangssektionen... 8 4.3.1 TOIS... 8 4.3.2 USC-AU... 8 4.5 Vässarösektionen... 8 4.5.1 Verksamhetschef för Vässarö... 8 4.5.2 Arbetsgrupper... 9 5. Distriktets kansli och anställda funktionärer... 10 5.1 Kanslichef... 10 Bilaga till delegationsordningen Sektionernas uppdrag... 11 Utbildningssektionen... 11 Utvecklingssektionen... 12 Arrangemangssektionen... 13 Vässarösektionen... 14 2/14

1. Inledning Delegationsordningen syftar till att tydliggöra ansvarsfördelningen mellan distriktsstämma, styrelse, kansli samt övriga funktioner och arbetsgrupper inom distriktet. Utgångspunkten för delegationsordningen är att: - all delegation utgår från beslut fattade av distriktsstämman, - styrelsen är ansvarig för och leder distriktet mellan distriktstämmorna, - sektioner leder det verkställande arbetet inom respektive område, - kanslichefen leder distriktskansliets arbete, - verksamhetschefen för Vässarö leder arbetet med anläggningen. 2. Medlemmarnas forum 2.1 Distriktsstämman Distriktets högsta beslutande organ är distriktsstämman. Stämmans uppgifter är reglerade av förbundets stadgar 8.5-8.12. 2.2 Distriktets styrelse Mellan stämmorna ansvarar distriktets styrelse för beslut om inriktningen av distriktets arbete. Styrelsens arbete regleras av 3-10. Kanslichefen är som verkställande tjänsteman ständigt adjungerad till styrelsen. Styrelsen kan dessutom adjungera de som de finner lämpliga. 2.2.1 Styrelsens uppgifter (delvis stadgereglerade i 8.3) är att: 1. strategiskt leda distriktet och därmed ansvara för distriktets långsiktiga planering. 2. utarbeta och fastställa strategier, policys samt mål och riktlinjer för verksamheten. 3. besluta om övergripande projektplaner. 4. följa upp och granska resultat av verksamheten, inklusive ekonomin. 5. hålla fortlöpande kontakt med scoutkårerna. 6. fastställa tidpunkt och plats för distriktsstämman. 7. till distriktsstämman lägga förslag till verksamhetsplan och budget samt andra frågor som styrelsen finner angelägna. 8. fastställa attestordning för styrelsen utifrån förslag från DS AU. 3/14

2.2.2 DS består av, inklusive suppleanter. Ordförande (DO) Vice ordförande (vdo) (2 personer) Ekonomiansvarig Personalansvarig Utbildningsansvarig Vässaröansvarig (2 personer) Arrangemangsansvarig Utvecklingsansvarig Ledamot i utmanarscoutålder (1 övrig ledamot) 2.2.3 Mötesform DS möten hålls normalt en vardagkväll (18.30 ca 21.00, fika från 18.00) per månad under terminstid samt minst ett DS lång under en helg (vanligtvis i januari/augusti) per år. 2.2.4 Samtliga styrelseledamöter förväntas 1. Delta i DS-sammanträden, DST samt DS lång 2. Genomföra det löpande arbetet som fördelas på samtliga ledamöter inom styrelsen 3. Engagera sig i budgetarbetet samt den löpande ekonomiska uppföljningen 4. Upprätthålla kontakten med kårerna på det sätt som DS beslutar 5. Delta i planerandet av DST (ytterst ansvarig för att DST genomförs). Ta fram material inför stämman etc 6. Delta i förberedandet av och debatten kring ärenden inför Riksorganisationens årsmöte (motioner och propositioner) 7. Delta i förberedandet och genomförandet av distriktsträffar såsom Distriktsråd, KO-träffar samt avtackningsarrangemang 8. Samverka med övriga i distriktsstyrelsen vid sektionsarbetet 4/14

3. Ansvarsfördelning inom distriktsstyrelsen Nedan beskrivs arbetsfördelningen inom styrelsen. Till funktionerna som först beskrivs har styrelsen delegerat befogenheter att fatta vissa beslut för styrelsens räkning. 3.1 Styrelsens AU DS AU består av ordföranden, vice ordförandena, ekonomiansvarig och personalansvarig. DS AU:s uppgifter är att: 1. leda styrelsen 2. besluta om frågor som normalt fattas av styrelsen men som på grund av omständigheter utom distriktets kontroll inte kan avvakta nästkommande styrelsemöte 3. ansvara för kompetensutveckling för styrelsen så att styrelsen har verktygen att utföra ett bra arbete 4. på förslag från kanslichefen besluta om relevanta policys för personal- och kanslifrågor (lönepolicy, mångfaldspolicy, jämställdhetspolicy mm) 5. förbereda attestordning för distriktet 6. Bereda ansökningar till Agneta Rundkvist minnesfond för tilldelningsbeslut i distriktsstyrelsen DS ska informeras om beslut fattade av DS AU vid nästkommande DS möte och separata protokoll läggas till handlingarna om beslut har fattats av DS AU. 3.2 Ordförande / Vice Ordförande Ordföranden är distriktets valda ledare. Ordförandens uppgift: 1. Är styrelsens och AU:s mötesordförande 2. Leder styrelsens verksamhet och ansvarar för att verksamhetsplan och aktivitetsplan genomförs 3. Ansvarar för ekonomi och budget rörande distriktsledningens kostnader 4. Representerar styrelsen och distriktet i olika sammanhang t ex kår- och distriktsevenemang samt jubileum etc 5. Träffar övriga landets DO/vDO på DO-konferenser och andra möten som förbundet arrangerar 6. Träffar övriga DO/vDO i Stockholmsregionen 7. Ansvarar för att styrelsen är representerad på Riksorganisationens årsmöte 8. Ansvarar för kontakter med distriktets verksamhetsrevisorer Vice ordförande understödjer och bisitter ordföranden i dess arbete. Ordförande och vice ordförande ges rätt att teckna distriktets firma. 3.3 Personalansvarig En av ledamöterna i styrelsen utses till personalansvarig och är styrelsens yttersta kontakt med kanslipersonalen vad gäller arbetsplats- och anställningsfrågor. Personalansvarigs uppgift: 5/14

1. Fattar beslut om att inrätta, tillsätta och avveckla tjänster, efter samråd med distriktsstyrelsens arbetsutskott 2. Stödjer kanslichefen och ö-chefen i övriga personalfrågor 3. Håller kontinuerlig kontakt med kanslipersonalen via kanslichefen 4. Förhandlar löner, diskuterar anställningsförmåner samt eventuella förändringar i kansliets personalgrupp tillsammans med kanslichefen 5. Tar hand om problem som kan förekomma på arbetsplatsen och följer kontinuerligt personalens situation 6. Håller koll på jämna födelsedagar, barnafödslar och annat lyckosamt som sker bland personalen och ser till att detta uppmärksammas Personalansvarig ges rätt att teckna distriktets firma. 3.4 Ekonomiansvarig En av ledamöterna i styrelsen utses till ekonomiansvarig. Ekonomiansvariges uppgift: 1. Leder styrelsens arbete med budget och bokslut så att det sker i tid och i enlighet med stadgan 2. Leder styrelsens arbete med löpande ekonomisk uppföljning 3. Tar fram underlag inför budget- och bokslutsmöten samt prognoser 4. Håller kontakt med kansliets personal som arbetar med ekonomi och redovisning 5. Ansvarar för kontakt med distriktets ekonomiska revisorer Ekonomiansvarig ges rätt att teckna distriktets firma. 3.5 Distriktssekreterare Kanslichefen adjungeras till DS som sekreterare. Distriktssekretarens uppgift: 1. Skapar kallelse och föredragningslista tillsammans med DO 2. Skriver protokoll för DS möten och ser till att de blir justerade, publicerade och arkiverade 3. Ser till att ärendebevakningen uppdateras 4. Skriver de handlingar som styrelsen upprättar tillsammans med styrelsen (t ex verksamhetsberättelse, distriktsstämmohandlingar m.m.) och ser till att de blir arkiverade 3.6 Ledamöter i utmanarscoutålder 1. Deltar i DS arbete med extra tanke på utmanarscouter och unga medlemmar 2. Arbetar i nära samarbete med Arrangemangsansvarig 3.7 Utvecklingsansvarig 1. Deltar i DS arbete med extra tanke på rekryterings- och utvecklingsarbete 2. Leder utvecklingssektionens arbete 3. Säkerställer att utvecklingssektionens förslag till verksamhetsplan, aktivitetsplan och budget kommer till DS 4. Håller sig informerad om Scouternas arbete med rekrytering, program och programutveckling 5. Ser till att information och beslutsunderlag gällande utvecklingssektionens verksamhet kommer till DS 6/14

3.8 Arrangemangsansvarig 1. Deltar i DS arbete med extra tanke på arrangemang 2. Leder arrangemangssektionens arbete 3. Säkerställer att arrangemangssektionens förslag till verksamhetsplan, aktivitetsplan och budget kommer till DS 4. Håller sig informerad om Scouternas och Skeppslagets arbete med arrangemang 5. Ser till att information och beslutsunderlag gällande arrangemangssektionens verksamhet kommer till DS 6. Ansvarar för att upprätthålla kontakten mellan TOIS och styrelsen 7. Säkerställer att utmanarscout AUs förslag till verksamhetsplan, aktivitetsplan och budget kommer till DS 8. Ser till att information och beslutsunderlag gällande utmanarscout AUs arrangemang och verksamhet kommer till DS 3.9 Utbildningsansvarig 1. Deltar i DS arbete med extra tanke på utbildning 2. Leder utbildningssektionens arbete 3. Säkerställer att utbildningssektionens förslag till verksamhetsplan, aktivitetsplan och budget kommer till DS 4. Håller sig informerad om Scouternas arbete med utbildning 5. Ser till att information och beslutsunderlag gällande utbildningssektionens verksamhet kommer till DS 6. Håller kontakt med anställd personal avseende kursverksamheten 7. Ansvarar för samverkan med övriga utbildningsansvariga i regionen 3.10 Vässaröansvarig 1. Deltar i DS arbete med extra tanke på Vässarö 2. Leder Vässarösektionens arbete 3. Håller sig informerad om Scouternas arbete med anläggningar 4. Ser till att information och beslutsunderlag gällande Vässarö kommer till DS 5. Håller kontakt med anställd personal avseende Vässarö 7/14

4. Ledning av det operativa arbetet genom sektioner Det operativa arbetet leds av styrelsens inrättade sektioner. Antalet medlemmar i respektive sektion beslutas av styrelsen och medlemmarna i sektionerna utses av styrelsen, förutom USC- AU som väljs av utmanarscouttinget. Sektionens arbete leds av styrelseledamot. Sektionerna kan ha olika arbetsgrupper under sig. Sektionerna fattar beslut inom ramar givna av verksamhetsplan och budget. Utgifter som överstiger budgetramarna ska alltid rapporteras till styrelsen. Sektionerna rapporterar löpande till styrelsens om sitt arbete. Sektionerna har ansvar för att lämna förslag på verksamhetsplan och budget samt verksamhetsberättelse inom sitt ansvarsområde. 4.1 Utbildningssektionen Utbildningssektionen ansvarar för distriktets kursverksamhet, se bilaga. 4.2 Utvecklingssektionen Utvecklingssektionen ansvarar för distriktets rekryteringssatsning och andra utvecklande insatser, se bilaga. 4.3 Arrangemangssektionen Arrangemangssektionen ansvarar för distriktets arrangemang. Se bilaga. 4.3.1 TOIS TOIS ansvarar för distriktets tävlingar enligt verksamhetsplan och budget. Detta innebär tillsättning av tävlingsansvariga, stöd till tävlingsteam samt uppföljning och utveckling av tävlingarna. TOIS rapporterar till arrangemangssektionen. 4.3.2 USC-AU 1. USC-AU ansvarar för distriktets utmanarscoutverksamhet och att skapa arrangemang för utmanarscouter, t.ex. försmak och Ting. 2. Ansvarar för att stötta distriktets utmanarscouter och utmanarscoutledare. 4.4 Vässarösektionen Distriktet äger och driver lägeranläggningen Vässarö. Vässarösektionen ansvarar tillsammans med anställd verksamhetschef för Vässarö för utvecklingen av anläggningen, se bilaga. 4.4.1 Verksamhetschef för Vässarö Anställd verksamhetschef, kallad Ö-chef, har ansvar för drift av Vässarö och leder tillsammans med Vässarösektionen utvecklingen av anläggningen. Ö-chefen rapporterar till Vässarösektionen gällande drift och utveckling av Vässarö. 8/14

Ö-chefen assisteras i driften av Vässarö av anställd intendent och tillsynsman som rapporterar till ö-chefen gällande driften av Vässarö. Även andra visstidsanställda kan assistera i driften av Vässarö och står då under ö-chefens ansvar. Anställd kanslipersonal som tjänstgör på Vässarölägrets kansli (Storgårn) leds under sommaren av Ö-chefen i den mån de utför arbetsuppgifter beträffande driften av Vässarö. 4.4.2 Arbetsgrupper Vässarösektionen eller Ö-chef i samråd med vässarösektionen kan tillsätta arbetsgrupper med särskilda ansvarsområden, ex. för program eller båtar. 9/14

5. Distriktets kansli och anställda funktionärer För att stödja styrelsen, sektionerna och kårerna har distriktet anställd personal som utgör ett distriktskansli. Distriktskansliet leds av anställd kanslichef. 5.1 Kanslichef Kanslichefen leder kansliorganisationens dagliga arbete. Kanslichefen är adjungerad till styrelsen. Kanslichefens uppgift är att: 1. stödja styrelsen i den strategiska ledningen av distriktet och vara sekreterare under styrelsens möten. 2. göra prioriteringar gällande kanslistöd till sektionerna. 3. ansvara för löpande personalledning, personalfrågor och att leda kansliet. 4. företräda distriktet i arbetsgivarfrågor. 5. ta fram och föreslå policys för personalfrågor (lönepolicy, mångfaldspolicy, jämställdhetspolicy m.m.) till styrelsens AU. 6. i samråd med personalansvarig i styrelsen inrätta, tillsätta och avveckla tjänster på kansliet. 7. företräda distriktet i interna och externa sammanhang. 8. inom ramen av gällande verksamhetsplan följa upp resultaten av det operativa arbetet samt vid behov återkoppla detta till styrelsen. 9. regelbundet rapportera till styrelsen om kansliets arbete. 10. ansvara för att kontakt hålls med distriktsanläggningarnas stugfogdar. Vid situationer med tillförordnad kanslichef kan styrelsens AU besluta om några av dessa uppgifter under begränsad tid istället ska åläggas ledamot i AU. 10/14

Bilaga till delegationsordningen Sektionernas uppdrag Utbildningssektionen Uppdraget för Utbildningssektionen är att: 1. Bereda distriktets kårer och enskilda medlemmar möjlighet till utbildning och utveckling 2. Säkerställa att formerna på kursverksamheten tilltalar medlemmarna 3. Vidareutveckla distriktets kursverksamhet 4. Säkerställa att kvaliteten på de kurser som arrangeras är hög 5. Genomföra de utbildningar som efterfrågas av distriktets medlemmar För att lyckas med detta har sektionen specifikt ansvar för att: 6. Ta fram förslag på verksamhetsplan, aktivitetsplan och budget för området utbildning inom distriktet 7. Ekonomiuppföljning och budgetering rörande utbildningsområdet sker 8. Rekrytera kursledare och övriga medlemmar till kursteam 9. Hålla fortlöpande kontakt med de olika kursteamen 10. Hålla kontakt med kårernas utbildningsledare 11. Följa upp/utvärdera genomförda kurser via kursteamen 12. Anordna tackarrangemang för de personer som medverkat som kursledare under året 13. Medverka i produktion av kursinformation 14. Hålla sig informerad om Scouternas arbete med ledarutbildning och ledarutveckling 15. Se till att kursteam får vidareutbildning och hålls informerade om nyheter på utbildningsområdet inom Riksorganisationen Utbildningsansvarig i styrelsen (DUL) leder sektionens arbete och har särskilt ansvar för att: 16. Hålla kontakt med kansliets kursadministratör 17. Hålla kontakt med övriga DUL i Stockholmsregionen och Regionala utbildningsgruppen 18. Hantera eventuella klagomål från kursdeltagare 11/14

Utvecklingssektionen Uppdraget för Utvecklingssektionen är att: 1. Sporra scoutkårerna att utvecklas 2. Stötta och samordna scoutkårernas rekrytering av scouter och ledare 3. Använda Riksorganisationens vägar för att marknadsföra scouting i samhället För att lyckas med detta har sektionen specifikt ansvar för att: 4. Hålla fortlöpande kontakt med scoutkårerna och fånga upp dessas behov av stöd och utveckling 5. Hålla kontakt med de utvecklingskonsulenter som verkar för distriktet 6. Anordna tackarrangemang för de personer som medverkat till distriktets utveckling under året 7. Skapa verksamhetsplan, aktivitetsplan och budget för området utveckling inom distriktet 8. Ansvara för ekonomi och budget rörande utvecklingssektionen 9. Informera nya kårer i distriktet om distriktets verksmahet 10. Hålla sig informerad om Scouternas arbete inom utveckling och rekrytering 12/14

Arrangemangssektionen Uppdraget för Arrangemangssektionen är att: 1. Genomföra distriktsarrangemang och gemensamma aktiviteter, till exempel seminarium, ledarträffar, blå träff, julotta osv 2. Stödja distriktets scoutkårer i arbetet med olika arrangemang 3. Stödja TOIS i arbetet med distriktets tävlingar och följa upp dessa 4. Stödja USC-AUs arbete För att lyckas med detta har sektionen specifikt ansvar för att: 5. Vara öppna för synpunkter och nya förslag från scouter, scoutkårer och övriga sektioner rörande ovanstående arrangemang 6. Skapa verksamhetsplan/aktivitetsplan och budget för arrangemangssektionen och TOIS 7. Ansvara för ekonomi och budget rörande arrangemangssektionen 8. Anordna tackarrangemang för de personer som medverkat i distriktets arrangemang under året 9. Hålla sig informerad om Scouternas arbete med program och arrangemang samt informera kårerna om detta fortlöpande 10. Är DS kontakt gentemot TOIS och ser till att TOIS fullföljer sitt uppdrag att: 1. Genomföra tävlingar och arrangemang i enlighet med scoutkårernas önskemål 2. Utveckla tävlingar och arrangemang i enlighet med scoutkårernas önskemål 3. Säkerställa scoutkårernas insyn och påverkan rörande TOIS verksamhet 13/14

Vässarösektionen Målet med Vässarö är att: Bereda distriktets kårer och enskilda medlemmar tillgång till en prisvärd lägeranläggning med hög klass Uppdraget för Vässarösektionen 1. Utveckla Vässarös verksamhet i enlighet med scoutkårernas önskemål För att lyckas med detta har sektionen specifikt ansvar för att: 1. Arbeta tillsammans med Vässarös olika kommittéer. 2. Vara lyhörd och arbeta tillsammans med Vässarös funktionärer. 3. Anordna avtackningsarrangemang för funktionärer. 4. Arbeta tillsammans med Vässarös anställda. 5. Hålla sig informerad om Scouternas arbete gällande anläggningar. 14/14