Vägledning för upprättande av kvalitetsmanual för kontrollorgan inom ackrediteringsområdena cisterner och gasflaskor

SWEDAC DOC 04:4 Datum 2004-08-31 ISSN 1400-6138 Vägledning för upprättande av kvalitetsmanual för kontrollorgan inom ackrediteringsområdena cisterner och gasflaskor

INTRODUKTION För ackrediteringsområdena cisterner och gasflaskor har Styrelsen för ackreditering och teknisk kontroll (SWEDAC) tagit fram denna vägledning för de företag som ämnar utarbeta en kvalitetsmanual i samband med ackreditering. Avsikten är att visa på ett sätt uppfylla kraven på dokumentation av kvalitetssystemet i form av en kvalitetsmanual i vissa punkter. Vägledningen gör inte anspråk på att vara heltäckande. Vägledningen följer de krav på kontrollverksamheten som ställs i SWEDAC:s allmänna föreskrifter för ackrediterade kontrollorgan. Föreskrifterna är baserade på kraven i SS-EN 45004 allmänna krav på verksamhet hos olika typer av organisationer som utför kontroll. Företag som redan har ett kvalitetssystem, t.ex. enligt SS-ISO 9000, behöver inte dubblera sin dokumentation i de avsnitt som uppfyller kraven för ackrediterade kontrollorgan. Dock bör tydlig referens göras till den dokumentation man hänvisar till i kvalitetssystemet för ISO 9001. Några råd inför arbetet Vägledningen är inget kravdokument utan en rekommendation. Det innebär att annan disposition och andra rubriker i kvalitetsmanualer godtas inför en ackreditering under förutsättning att det system som beskrivs uppfyller kraven i SWEDAC:s allmänna föreskrifter för ackrediterade kontrollorgan samt de tillämpliga särskilda föreskrifter som SWEDAC utfärdar. Råd och ytterligare förklaringar ges i SWEDAC DOC 02:6 som är EA:s allmänna råd vid tillämpning av EN 45004. Kvalitetsmanualen kan även innehålla avsnitt för den övriga verksamheten utöver själva kontrollverksamheten. Användare är i första hand berörd personal på det egna företaget. Vid utarbetandet av kvalitetsmanualen är det viktigt att komma ihåg att denna endast skall innehålla dokument som är upprättade enligt de regler som ni anger under avsnittet dokumentstyrning. Varje dokument ska ha en identitet och omfattas av den rutin för dokumentstyrning som fastställs. Det är därför olämpligt att förvara föreskrifter, utbildningsbevis etc. i manualen. Sådana dokument bör förvaras på annat ställe. I manualen ska endast en hänvisning göras till vart dessa dokument förvaras. Dock bör en förteckning över sådana föreskrifter etc. finnas i kvalitetssystemet (t.ex. i en bilaga). Har du frågor? Ring då 033-17 77 00 och fråga efter någon av de tekniska handläggarna på enheten för anläggningar och installationer.

INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1 Administrativa krav 1.1 Företagsuppgifter 1.2 Ackrediteringens omfattning 1.2.1 Ackrediteringsområden, cisternkontroll 1.2.2 Återkommande kontroll av gasflaskor 1.3 Ansvarsförsäkring 1.4 Villkor för verksamheten 2 Oberoende, opartiskhet och integritet 2.1 Allmänt 3 Sekretess 3.1 Allmänt 4 Ledning och organisation 4.1 Organisation 4.2 Tekniskt ansvarig 4.3 Behörig personal 4.3.1 - för kontroll av cisterner 4.3.2 - för kontroll av gasflaskor 4.4 Ansvarsfördelning 4.4.1 - för kontroll av cisterner 4.4.2 - för kontroll av gasflaskor 4.5 Befattningsbeskrivning och krav på kompetens 5 Kvalitetssystem 5.1 Kvalitetspolicy 5.2 Kvalitetsansvarig 5.3 Dokumentstyrning 5.4 Kvalitetskontroll 5.5 Avvikelserapportering 5.6 Kvalitetsrevision 5.7 Kvalitetssystemgenomgång (ledningens genomgång) 5.8 SWEDAC:s gällande föreskrifter, Svensk standard m.m. 5.8.1 Cisterner 5.8.2 Gasflaskor

6 Personal 6.1 Utbildnings- och meritförteckning 6.2 Utbildningsprogram 6.3 Riktlinjer för personalens uppträdande 6.4 Ersättning till personalen 7 Lokaler och utrustning 7.1 Kontrollplatser 7.2 Utrustningsförteckning 7.3 Underhållsrutiner med journaler 7.4 Kalibreringsrutiner med journaler 7.5 Defekt kontrollutrustning 8 Kontrollmetoder och kontrollrutiner 8.1 Föreskrifter 8.1.1 för kontroll av cisterner 8.1.2 för kontroll av gasflaskor 8.2 Kontrollmetoder 9 Dokumentation 10 Kontrollrapport och kontrollintyg 10.1 Kontrollrapporter med hanteringsrutiner 10.1.1 för kontroll av cisterner 10.1.2 för kontroll av gasflaskor 11 Underleverantörer 11.1 Underleverantörsregister 12 Klagomål och omprövning 12.1 Handhavande av klagomål 12.1.1 Exempel på förteckning över klagomål 12.2 Omprövning av kontrollresultat

Kapitel Utgåva nr Sidnr Utfärdandedatum Innehålls- 1 3 2004-01-23 förteckning 1 4 2004-01-23 Sid. 1 5 2004-01-23 1 1 6 2004-01-23 1 7 2004-01-23 1 8 2004-01-23 2 1 9 2004-01-23 3 1 10 2004-01-23 4 1 11 2004-01-23 1 12 2004-01-23 1 13 2004-01-23 5 1 14 2004-01-23 1 15 2004-01-23 1 16 2004-01-23 1 17 2004-01-23 6 1 18 2004-01-23 7 1 19 2004-01-23 1 20 2004-01-23 8 1 21 2004-01-23 9 1 22 2004-01-23 10 1 23 2004-01-23 11 1 24 2004-01-23 12 1 25 2004-01-23

1 Administrativa krav (pkt 3) 1 ) 1.1 Företagsuppgifter (pkt 3.1) Namn: Adress: Postadress: Besöksadress: E-postadress: 2 ) Hemsida: Telefonnummer: Telefaxnummer: Ackrediteringsnummer: Organisationsnummer: Juridisk status: 3 ) ID-beteckning: 4 ) 1 Uppgifter inom parentes anger referens till kravelement i standarden SS-EN 45004. (Om inget avsnitt specificerats avses pkt 7.3.) 2 Anges om möjligt 3 Ange om företaget är aktiebolag, enskild firma, handelsbolag, kommanditbolag, statlig myndighet, kommun, eller avdelning inom samma juridiska person. 4 Tilldelad beteckning som godkänt/anmält organ, används för märkning av kontrollerade objekt (gasflaskor)

1.2 Ackrediteringens omfattning (pkt 3.3, 10.5a) 1.2.1 Cisternkontroll Ange de kontrollområden för vilka företaget önskar ackreditering. De områden som företaget för närvarande kan ansöka om är: konstruktionskontroll (område a) tillverkningskontroll (område b) installationskontroll (område c) revisionskontroll (område d) återkommande kontroll (område e) kontroll av målningssystem (område f) kontroll av behandlings- och inklädnadssystem (område g) kontroll av yttre katodiskt skydd (område h) revisionskontroll av tankar i depåvagnar (område 7) återkommande kontroll av tankar i depåvagn (område 9) Konstruktionskontroll av rörledningar, objektgrupp 5 (p x DN = 70-350 (bar x mm) När det är relevant anges objektgrupperna för respektive ackrediteringsområde. Objektgrupperna anges enligt SÄIFS 1997:9 eller NFS 2000:4. Här skall också listas upp eventuella begränsningar i ackrediteringen. Exempel: Återkommande kontroll av öppna cisterner objektgrupp 1, 3, 5 i mark objektgrupp 3, 5 ovan mark (objektgrupp 3 och 5 = 1-50 m 3, objektgrupp 1 = >50 m 3 ) Kontroll av målningssystem får endast ske inomhus i egna lokaler. 1.2.2 Återkommande kontroll av gasflaskor Nedanstående objektområden enligt SRVFS 2000:4 kan ingå i ackrediteringen. Gasflaskor och gasflaskpaket av metalliskt material (objektområde 3). Gasflaskor och gasflaskpaket av kompositmaterial (objektområde 4). Gasflaskor och gasflaskpaket för acetylen (objektområde 5).

1) 2) 1.3 Ansvarsförsäkring (pkt 3.4) Beskriv uppgifter enligt nedan samt ange var aktuellt försäkringsbrev, eller en kopia av brevet, är arkiverat. Bolag: Försäkringsbrev förvaras i 3) 1.4 Villkor för verksamheten Gäller inte för kontrollorgan typ B. T.ex.: Verksamheten bedrivs som uppdragsverksamhet. 1) 2) 3) Försäkringen bör omfatta skydd mot ekonomiskt skadestånd. Om kontrollorganet är en del av en kommun eller statlig myndighet anges istället hur ersättning till skadelidande sker. Hänvisning kan även göras till lagrum eller motsvarande där företeelsen regleras. Här kan också försäkringsnumret anges, observera att vid förändring av försäkringsnummer måste också det ändras under 1.3.

2 Oberoende, opartiskhet och integritet (pkt 4) 2.1 Allmänt Beskriv i en rutin på vilket sätt kontrollorganet säkerställer att dess personal vid kontrollarbete följer gällande regler och att personer eller organisationer utanför kontrollorganet inte kan påverka resultatet av de utförda kontrollerna. Upprätta lämpligen en lista på vilken varje person som utför kontroll genom sin namnteckning försäkrar - att följa gällande regler och rutiner för kontrollverksamheten - att man inte låter sig påverkas av utomstående vid utförandet av kontrollarbetet eller vad avser resultatet av kontrollen. - att man gör skillnad på serviceåtgärder och rollen som kontrollant hos det - ackrediterade kontrollorganet. Ange även var listan arkiveras, specificera t.ex. lokal, pärmetikett etc. Listan kan samordnas med sekretessförsäkran enligt avsnitt 3. Det ska dock tydligt framgå av dokumentet vad förbindelsen avser. Det kan vara praktiskt att ha en försäkran/dokument per individ.

3 Sekretess ( pkt 5) 3.1 Allmänt Beskriv i en rutin på vilket sätt kontrollorganet säkerställer att dess personal inte för utomstående röjer uppgifter om kontrollerade objekt. Upprätta lämpligen en lista på vilken varje person som har tillgång till den information som framkommer i samband med kontroller försäkrar att inte för utomstående lämna uppgifter om kontrollobjekt som kan vålla skada för objektets ägare eller innehavare. Ange var listan arkiveras, specificera t.ex. lokal, pärmetikett etc. Kan med fördel samordnas med försäkran enligt avsnitt 2.1.

4 Ledning och organisation ( pkt 3.1, 6) 4.1 Organisation Visa med ett organisationsschema eller beskriv på annat sätt företagets ordinarie organisation. Samtliga ledande befattningar som kan påverka kontrollverksamheten ska namnges. Visa på liknande sätt kontrollorganets organisation samt var i den ordinarie organisationen kontrollverksamheten bedrivs. Beskriv hur kontrollorganet fyller kraven på oberoende enligt de olika bilagorna till SS-EN 45004 (A, B eller C ) Exempel : Ordinarie organisation VD SERVICE-/MARKNADSCHEF VERKSTADSCHEF VERKMÄSTARE Kontrollorganets organisation TEKNISKT ANSVARIG och dennes ersättare KVALITETSANSVARIG och eventuell ersättare (område se 1.2) MEKANIKER Ange antalet anställda mekaniker! Av schemat ovan bör framgå vilka befattningar i den ordinarie organisationen som innehas av personal med nyckelpositioner inom kontrollorganet (t.ex. tekniskt ansvarig, dennes ersättare, behörig kontrollant med godkänd kompetens, kvalitetsansvarig etc.) REVISORER (intern kvalitetsrevision)

4.2 Tekniskt ansvarig (pkt 6.3) Ange vem som är tekniskt ansvarig. Om företaget har utsett flera tekniskt ansvariga (t.ex. för olika ackrediteringsområden) ska detta framgå. Observera att den tekniskt ansvarige har det övergripande ansvaret för hela den ackrediterade kontrollverksamheten. Denne måste därför ha lämpliga befogenheter och kompetens för uppgiften. Om den tekniskt ansvarige eller dennes ersättare inte har en odiskutabel auktoritet genom en ledande befattning i den ordinarie organisationen bör dennes ansvar och formella befogenheter dokumenteras, t.ex. i dennes befattningsbeskrivning eller i annat formellt dokument. Namnge ordinarie tekniskt ansvarig och dennes ersättare. Namn: 1) Ersättare: 1) 4.3.1 Behörig personal Namnge behöriga personal/kontrollanter under respektive rubrik. I de fall kompletta uppgifter redan angivits i avsnitt 4.1 behöver avsnitten 4.3.1-4.3.2 inte beskrivas. 4.3.2 För kontroll av cisterner Namnge den personal som har befogenhet att utföra kontroll och inom vilka ackrediteringsområden, se 1.2.1. 4.3.3 För kontroll av gasflaskor Namnge den personal som har befogenhet att utföra angiven kontroll och inom vilka objektområden, se 1.2.2. 4.4 Ansvarsfördelning (pkt 6.2) Beskriv relativt kortfattad och i tidsföljd vem som ansvarar för respektive delmoment under ett kontrollärendes handläggning (flödet). Här anges de mest väsentliga administrativa och praktiska delmomenten (t.ex. ordermottagning, utfärdande av arbetsorder, utfärdande av kontrollrapport osv.). 4.4.1 För kontroll av cisterner Ange t.ex. i förekommande fall vem som; tar emot kund och dennes beställning, bedömer om ärendet inryms i meddelad ackreditering (ackrediteringsområden, ackrediteringens omfattning och krav på oberoende). 1) I de fall uppgifter om tekniskt ansvarig och dennes ersättare redan angivits i avsnitt 4.1 kan detta avsnitt utgå.

4.4.2 För kontroll av gasflaskor Ange t.ex. förekommande fall, vem som tar emot kund och gasflaska, bedömer om ärendet inryms i meddelad ackreditering (objektområde och krav på oberoende). 4.5 Befattningsbeskrivning och krav på kompetens (pkt 6.6) Dokumentera företagets krav på kompetens för samtliga befattningar som förekommer inom kontrollorganet (tekniskt ansvarig, kvalitetsansvarig, kontrollanter för olika ackrediteringsområden). Beskriv även kompetenskrav för den personal som ska utföra interna revisioner (revisorer). Beskrivningarna ska minst innefatta specificerade krav på yrkes- och vidareutbildning, intern introduktion och upplärning, teknisk kunskap och erfarenheter. Kraven kan behöva kompletteras med företagets egna krav och andra särskilda behov. Observera även de krav som kan framgå direkt i föreskrifter, t.ex. i SÄIFS 2000:7 och SRVFS 2000:4 1) Skilj på vad som är beskrivning av ansvar och befogenheter för en viss befattning och de krav som gäller vid tillsättning av ny personal till en viss funktion inom kontrollorganet. Beträffande en individs specifika utbildning och kompetens se kapitel 6. 1) SÄIFS 2000:7, föreskrift om kompetens och utrustning hos organ som kontrollerar och certifierar öppna cisterner och rörledningar m.m. för brandfarliga vätskor. SRVFS 2000:4, föreskrifter om tryckbärande anordningar.

5 Kvalitetssystem (pkt 7) 5.1 Kvalitetspolicy (pkt 7.1) Definiera och dokumentera kontrollorganets policy, målsättning och utfästelser vad gäller kvalitet i den ackrediterade kontrollverksamheten och hur man säkerställer att policyn förstås, tillämpas och upprätthålls på varje nivå i organisationen. 5.2 Kvalitetsansvarig (pkt 7.4) Ange vem som utsetts till kvalitetsansvarig. Denne ska ha - nödvändig kompetens och fastställda befogenheter för uppgiften - direktkontakt med ledningen för företaget/kontrollorganet - ansvar för kvalitetssäkringen och att kvalitetssystemet fortlöpande hålls relevant och aktuellt. Namn: 1) 5.3 Dokumentstyrning (pkt 7.6) Beskriv hur uppdateringar av kvalitetsmanualen genomförs. Ange vilka uppgifter som ska finnas på varje dokumenthuvud samt vem som godkänner 2) (signerar) kvalitetsdokument i manualen. Om bilagor till manualen saknar formellt dokumenthuvud uppges de identitetsuppgifter som minst ska framgå. Ett exempel på hur dokumenthuvudet kan se ut syns överst på sidorna i denna vägledning. Vid uppdatering av manualen ska en ny manual skrivas ut. Dokumenten kan fastställas genom signering av sidförteckning. Beskriv hur man kan kontrollera giltigheten hos de dokument som ingår i manualen. I detta exempel har samtliga aktuella manualblad förtecknats, med uppgift om kapitel/sidnummer och utgåva/datum, i en sidförteckning. Förteckningen ligger som försättsblad till vägledningen/manualen. Vid ändring av ett eller flera dokument i manualen registreras de nya eller ändrade dokumenten på sidförteckningssidan. Registrering/listning av giltiga dokument kan även göras på andra sätt, t.ex. med hjälp av ett pärmkontrollblad eller motsvarande. Manualen ska bara innehålla de dokument som framgår av sidförteckningen. Alla dokument ska ha en egen identitet och hanteras enligt företagets rutin för dokumentstyrning. Det anses olämpligt att förvara t.ex. föreskrifter, utbildningsbevis, meritförteckningar etc. i manualen. Dessa arkiveras med fördel på annan angiven plats. 1) Finns ersättare till kvalitetsansvarig utsedd bör även denne namnges. I de fall uppgifter enligt ovan redan angivits i avsnitt 4.1 kan detta avsnitt utgå. 2) För en liten organisation kan det räcka med att ange vem som får godkänna kvalitetsdokument medan det i en större organisation kan vara lämpligt att även ange författaren.

Ange var originalet till kvalitetsmanual finns förvarat. Förteckna de personer, eller befattningar, man avser distribuerar manualkopior till samt var dessa finns att tillgå för kontrollpersonalen. Beskriv hur makulerade dokument hanteras och ange var de arkiveras. Ett exemplar ska sparas angiven tid. Det ska vara möjligt att följa förändringar som sker under tillsynsintervallet. Vissa dokument kan behöva arkiveras en längre tid (pkt 7.6c). 5.4 Kvalitetskontroll (pkt 6.4) Kontrollorganet ska ha ett effektivt system för övervakning av de kontroller som utförs. Uppföljningen ska omfatta såväl tekniska som administrativa rutiner. Kvalitetskontrollerna utgör en del av de revisioner kontrollorganet har att utföra för att försäkra sig om att verksamheten bedrivs på avsett sätt. Syftet är att stickprovsvis följa upp att kontrollanterna använder rätt metoder och utrustning och att det kontrollerade objektet uppfyller gällande krav vad avser de system/komponenter som kontrollerats. Valet av kontrollpunkter bör göras så att väsentliga funktioner som är av betydelse för kontrollresultatet säkerställs. Beskriv omfattning och frekvens av kvalitetskontroller för aktuellt ackrediteringsområde. Antalet kvalitetskontroller anpassas så att kontrollorganets ledning får det bekräftat att kontrollverksamheten bedrivs korrekt. Ett riktvärde kan vara att minst 5 % av den totala volymen kontrolleras. Varje kontrollant bör bevittnas vid kontrollarbete enligt en uppgjord plan. Vid bevittningen bedöms minst kontrollantens kompetens och insikt i reglerna samt överensstämmelsen mellan det praktiska kontrollutförandet och dokumenterad metodbeskrivning. Inom cisternkontrollområdet utförs förnyade praktiska prov minst en gång vart fjärde år per behörig. Rutinen bör även innehålla en beskrivning på hur man säkerställer kompetensen inom ackrediteringsområden där det utförs väldigt få kontroller. Av rutinen bör även framgå hur orsaken till ev. funna brister analyseras och dokumenteras samt hur/när effektiviteten av vidtagna åtgärder till brister följs upp i efterhand. Observera att kvalitetskontrollens omfattning vad gäller innehåll bör varieras. Förutom vad som sägs nedan i 5.4.1-5.4.5 bör kontrollorganet även försäkra sig om att eventuellt tidigare upptäckta avvikelser inte upprepas i kontrollverksamheten. Innehållet i kontrollerna ska hållas levande och anpassas efter de behov som finns. Ange vem eller vilka som ska utföra kvalitetskontrollerna. Kontrollen bör normalt utföras av den tekniskt ansvarige (om denne är insatt i det aktuella ackrediteringsområdet) eller av annan namngiven kompetent person. Uppföljningen måste utföras av personer som är bekanta med kontrollmetoder och rutiner. Observera att ingen bör få utföra stickprov på egen kontroll.

Beskriv hur utförda kontroller dokumenteras. Det kan vara lämpligt att upprätta ett särskilt protokoll för kvalitetskontrollerna som konkret anger vad som ska kontrolleras. Ange även var dokumentation från genomförda kontroller förvaras. Det kan vara lämpligt att upprätta en checklista på kvalitetskontroller för de olika ackrediteringsområdena, se kap 1.2. 5.5 Avvikelserapportering (pkt 7.8) Beskriv på vilket sätt kontrollorganet tar hand om upptäckta avvikelser i kvalitetssystemet eller i kontrollverksamheten. Ange till vem man rapporterar avvikelser som upptäckts. Ange hur avvikelsen dokumenteras, hur korrigerande åtgärder hanteras samt var resultaten förvaras. Av beskrivningen ska även framgå att den bakomliggande orsaken till bristerna analyseras, vem som utför bedömningen, hur/var anledningen till bristerna dokumenteras innan lämplig åtgärd beslutas samt hur/när man avser att följa upp att tidigare konstaterade brister åtgärdats på varaktigt sätt, dvs. att de inte uppträder på nytt. 5.6 Kvalitetsrevision (pkt 7.7) Beskriv syfte, omfattning och frekvens för interna revisioner. En fullständig revision, dvs. en granskning av kontrollorganets kvalitetssystem, dess aktualitet och tillämpning, ska utföras minst en gång per år. Vid revisionen kontrolleras om krav och rutiner i kvalitetssystemet och därtill kopplade styrande dokument/instruktioner tillämpas i praktiken. Den personal som utses till revisorer ska namnges 1), ha lämpliga kvalifikationer och vara fristående från de avsnitt som de ska revidera. För vissa organisationer kan det vara svårt att hitta någon i personalen som uppfyller båda dessa kriterier. I sådana fall bör förmågan att kunna utföra ändamålsenliga och effektiva revisioner kunna ges viss prioritet framför kravet på opartiskhet. Av rutinen bör även framgå hur orsaken till ev. funna brister analyseras och dokumenteras samt hur/när effektiviteten av vidtagna åtgärder till brister följs upp i efterhand. Beskriv hur interna revisioner dokumenteras. Upprätta ett särskilt protokoll för anteckningar om funna avvikelser. Ange även var dokumentation från utförda revisioner arkiveras. Upprätta plan för revisioner samt ange var planen finns att tillgå. För mindre kontrollorgan kan det räcka med att ange när revisionen ska vara genomförd. För större verksamheter kan revisionen behöva genomföras etappvis. Ange i sånt fall tidpunkter för när de olika etapperna ska vara genomförda. 1) I de fall uppgifter redan angivits i avsnitt 4.1 behöver utsedda revisorer inte namnges på nytt.

5.7 Kvalitetssystemgenomgång (ledningens genomgång) (pkt 7.9) Beskriv syfte 1), omfattning 2) och frekvens för ledningens genomgångar. Beskriv hur ledningens kvalitetssystemgenomgångar dokumenteras och var dokumentation från tidigare genomförda genomgångar förvaras. Vid ledningens kvalitetssystemgenomgång, lämpligen efter fullständig intern revision, beslutas om eventuella korrigeringar som föranletts av vid revisionen funna avvikelser 3). Tidpunkten för när avvikelser senast ska vara åtgärdade och vem som ska genomföra åtgärderna fastställs vid kvalitetssystemgenomgången 5.8 SWEDAC:s gällande föreskrifter, Svensk standard 4) 5) m.m. Skriv en förteckning över SWEDAC:s gällande föreskrifter, SS-EN 45004 och var dokumenten finns arkiverade. 5.8.1 Cisterner Gällande föreskrifter finns förtecknade i blankett B55 som kan hämtas på SWEDAC:s hemsida www.swedac.se. 5.8.2 Gasflaskor Gällande föreskrifter finns förtecknade i blankett B56 som kan hämtas på SWEDAC:s hemsida www.swedac.se. 1) Syftet med denna rutin är att ledningen för kontrollorganet, med lämpliga tidsintervaller, ska utvärdera kvalitetssystemet för att försäkra sig om det fortfarande är lämpligt och effektivt. 2) Genomgången bör göras systematiskt och kan ske med hjälp av en dagordning. Denna kan t.ex. innehålla följande punkter. a) genomgång av föregående protokoll b) rapporter från tillsyn eller förnyad bedömning (SWEDAC) c) rapporter från interna kvalitetsrevisioner d) rapporter från kvalitetskontroller (stickprov) e) uppgifter om inkomna klagomål f) behov av förbättringar i kvalitetssystem eller i manual g) beslut om åtgärder och tidplan för genomförandet h) behov av ytterligare personal, utbildning eller utrustning 3) 4) 5) Beslut om åtgärder kan i vissa fall vara fattade redan i samband med kvalitetsrevisionen. Gällande föreskrifter kan beställas av SWEDAC. Svensk standard beställs hos SIS eller hämtas på SWEDAC:s hemsida www.swedac.se. Övriga myndighetsföreskrifter tas upp under avsnitt 8.

6 Personal (pkt 8) 6.1 Utbildnings- och meritförteckning (pkt 8.4) Upprätta ett register över utbildning och meriter för kontrollorganets personal. I registret ska förtecknas uppgifter om relevanta yrkes- och vidareutbildningar och erfarenheter/anställningar. Det är tillräckligt om det i manualen finns en hänvisning till den plats och det dokument där uppgifterna finns att tillgå. Ange även var kopior på utbildningsbevis arkiveras. 6.2 Utbildningsprogram (pkt 8.3) Upprätta ett utbildningsprogram för kontrollorganet. Programmet bör omfatta introduktion av ny personal och rutiner för hur upplärning, fort- och vidareutbildning samt hur löpande information ska bedrivas. Programmet ska säkerställa att personalen har erforderlig kompetens för sina arbetsuppgifter och att kompetensen vidmakthålls under anställningen. Exempel på information som kan behöva fångas upp och föras vidare till berörd personal kan vara ändrade föreskrifter eller branschnormer, ändrade kontrollmetoder, meddelanden från SWEDAC, sektormyndigheter eller andra organisationer. Av beskrivningen ska även framgå hur man avser dokumentera innehållet i genomförda informations- eller utbildningsinsatser samt var uppgifterna arkiveras. Programmen ska vara anpassade för samtliga de typer av befattningar som kan förekomma. Det är t.ex. mycket viktigt att den tekniskt ansvarige får en omfattande introduktion. Den tekniskt ansvarige har det övergripande ansvaret för att kontrollverksamheten bedrivs enligt kraven i standarden SS-EN 45004. Denne måste därför vara väl bevandrad i företagets kvalitetssystem och i gällande föreskrifter från SWEDAC, Räddningsverket, Naturvårdsverket etc. och bör även ha eller ges motsvarande teoretiska kunskaper som för kontrollpersonalen inom ett eller flera av de områden för vilket företaget har ackreditering. 6.3 Riktlinjer för personalens uppträdande (pkt 8.5) Beskriv hur personalen skall uppträda i samband med kontroll. 6.4 Ersättning till personalen (pkt 8.6) Beskriv personalens ersättningsformer under utförande av kontrollarbete. Observera att direkta ackord eller beting inte får förekomma.

7 Lokaler och utrustning (pkt 9) 7.1 Kontrollplatser Om kontrollen måste utföras på speciell plats ska platsen anges. Om speciellt utrymme finns för kontroll av utrustning eller lagring av kontrollutrustning ange detta. 7.2 Utrustningsförteckning Beskriv den utrustning som används i kontrollverksamheten. Mätområde, mätosäkerhet etc. anges i förekommande fall under respektive rubrik. I de fall verkstaden har tillgång till flera utrustningar av samma typ ska de utrustningar som används i kontrollverksamheten vara tydligt utmärkta. Exempel på uppgifter som kan behövas på kontrollutrustning. Utrustning: Fabrikat, typbeteckning: Identifiering. (ange t.ex. serienummer eller annan unik numrering/märkning) Mätosäkerhet: All utrustning som används i samband med ackrediterad kontroll och som kan påverka kontrollresultat skall noteras i utrustningsförteckningen. (SÄIFS 2000:7 anger miniminivån på utrustning som ett kontrollorgan måste ha tillgång till i samband med cisternkontroll, för kontroll av gasflaskor se separat beslut från SRV). 7.3 Underhållsrutiner med journaler Beskriv detaljerat vilken utrustning som kräver underhåll, vad som ingår i underhållet och hur ofta det ska utföras. Ange hur underhåll dokumenteras samt upprätta journaler som är anpassade efter respektive utrustning och ange var dessa finns att tillgå. Ange var instruktioner för underhåll och användarmanualer för utrustningen finns förvarad. Observera att uppgift om utförd kalibrering av utrustning bör vara noterad i underhållsjournalen. När det är relevant ange vad som är godkänt värde vid en kontroll.

7.4 Kalibreringsrutiner med journaler Beskriv rutin för kalibrering 1) samt ange eventuell utrustning som används för kalibrering. Om inte rutinen beskrivs i kvalitetsmanualen kan istället hänvisning göras till det dokument som innehåller rutinen. Betryggande dokumentstyrning bör dock tillämpas, dvs. i manualen anges såväl identitet som utgåva/datum för kalibreringsrutinen samt var den finns att tillgå. Upprätta kalibreringsjournaler som är anpassade för respektive utrustning, ange var journalblanketter finns att tillgå samt var dokumentation från tidigare utförda kalibreringar arkiveras. För mät- och provningsutrustning ska även anges de största avvikelser som kan accepteras vid kalibrering/kontroll av utrustningen i fråga. I vissa fall finns dessa uppgifter i myndigheternas föreskrifter eller branschnormer, i andra fall måste kontrollorganet själv ange dessa värden. Ange med vilken periodicitet kalibreringen ska utföras. Observera att utrustning ska kalibreras innan den tas i bruk och därefter enligt fastställt program. Om kalibrering utförs av externt företag kan hänvisning ske till eventuellt avtal. I avtalet ska rutiner för kalibrering beskrivas. Utförd kalibrering ska noteras i kalibreringsjournal. Av journalen ska framgå mot vilken "referens" kalibreringen sker. 7.5 Defekt kontrollutrustning Beskriv hur man hanterar defekt utrustning, eventuell märkning, dokumentation i underhållsjournal. Hur hanteras kontrollobjekt som eventuellt har kontrollerats med den defekta utrustningen. Ange vem ansvar för besluten t.ex. om en ny kontrollrapport behöver utfärdas. 1) Med kalibrering menas en jämförelse mellan ett mätdon och en referens. Vid kalibreringen bestäms skillnaden mellan referensens kända värde och mätdonets visade värde. (Se vidare Svensk standard SS 02 01 06). Om mätdonets visade värde inte ryms inom tillåtna toleranser/avvikelser måste mätdonet justeras/ repareras innan det får användas i kontrollverksamheten. Efter justering utförs en förnyad kalibrering.

8 Kontrollmetoder och kontrollrutiner (pkt 10.4) 8.1 Föreskrifter 1) 8.1.1 För kontroll av cisterner Ange var relevanta dokument enligt nedan finns förvarade. Gällande föreskrifter finns förtecknade på blankett B55 som kan hämtas på SWEDAC:s hemsida www.swedac.se 8.1.2 För kontroll av gasflaskor Gällande föreskrifter finns förtecknade på blankett B56 som kan hämtas på SWEDAC:s hemsida www.swedac.se 8.2 Kontrollmetoder Beskriv här kontrollmetoderna som används för respektive kontrollområde. Hänvisning kan göras till 8.1.1. Används andra kontrollmetoder än de som anges under 8.1.1 ska dessa fullständigt beskrivas här (icke standardiserade metoder). Icke standardiserade metoder skall godkännas av föreskrivande myndighet innan de tillämpas första gången. 1) Förteckning över vilka myndighetsföreskrifter som är aktuella för visst ackrediteringsområde kan beställas av SWEDAC eller hämtas från SWEDAC:s hemsida på Internet, adressen är www.swedac.se

9 Dokumentation (pkt 12) Beskriv för respektive ackrediteringsområde hur relevanta dokument för kontroll arkiveras. Specificera vilka typer av dokument som ska arkiveras, minsta arkiveringstid och var dokumenten förvaras. Av rutinen ska även framgå vilket system som gäller för sökning/ insortering av dokument, t.ex. löpnummerordning, eller annan angiven ordning. Även felaktiga/makulerade kontrollrapporter ska arkiveras. All dokumentation ska vara lättillgänglig i samband med SWEDAC:s tillsyn. Arkiveringstiden är 13 år för dokumentation inom cisternkontrollområdet. För kontroll av gasflaskor är arkiveringstiden ett år längre än tidpunkten för nästa återkommande kontroll.

10 Kontrollrapport och kontrollintyg (pkt 13) 10.1 Kontrollrapporter med hanteringsrutiner Kontrollrapporter i original överlämnas alltid till ägaren/brukaren. Samtliga kontrollrapporter ska vara försedda med löpnummerserie. Löpnummer bör åsättas i förväg. Av rutinen ska även framgå hur man går tillväga om man upptäcker att utfärdade och utlämnade kontrollrapporter innehåller vilseledande eller oriktig information, t.ex. om kontrollresultatet är felaktigt. Ange anledningen till indragningen, vem som handlägger dem och ansvarar för kontakter med cistern/flaskägare, samt hur anteckningar om indragningen/återkallandet förs och var de arkiveras. 10.1.1 För kontroll av cisterner Alla kontrollrapporter som används vid ackrediterad kontroll skall vara godkända av Räddningsverket. Godkända kontrollrapporter kan beställas från SWEDAC. 10.1.2 För kontroll av gasflaskor Intyg skall vara försedda med ackrediteringsmärke och kontrollorganets tilldelade IDbeteckning.

11 Underleverantörer (pkt 14) 1) Kontrollorganet ska normalt självt utföra de kontroller som det åtagit sig att utföra. 11.1 Underleverantörsregister 1) Följande underleverantörer kommer att användas. 2) Område Företag Organisationsnummer 1) Om kontrollorganet inte anlitar underleverantörer kan rubriken/avsnittet utgå. 2) Ange om underleverantören är ackrediterad för visst kontrollområde.

12 Klagomål och omprövning (pkt 15) 12.1 Handhavande av klagomål (pkt 15.1) Beskriv rutin för handhavande av klagomål. Ange vem som handlägger inkomna klagomål samt var förteckning över dessa finns att tillgå. Av rutinen bör även framgå hur orsaken till ev. funna brister analyseras och dokumenteras samt hur/när effektiviteten av vidtagna åtgärder till brister följs upp i efterhand. 12.1.1 Exempel på förteckning över klagomål (pkt 15.3) Diarienummer : Kontrollrapportsnummer: Anledning/avvikelse: Analys/orsak: Åtgärd: Handlagt av: 12.2 Omprövning av kontrollresultat (pkt 15.2) Då ett klagomål avser kontrollresultatet och kunden anser att kontrollorganets beslut om kontrollobjektets status, dvs. om objektet uppfyller gällande krav eller inte, är felaktigt ska kontrollorganet ompröva beslutet. Beskriv syftet med omprövning, hur den hanteras samt vem som fattar beslut i omprövningsärenden. Ange även hur omprövningar dokumenteras samt var handlingarna arkiveras efter utförd åtgärd. Av rutinen bör även framgå hur orsaken till ev. funna brister analyseras och dokumenteras samt hur/när effektiviteten av vidtagna åtgärder till brister följs upp i efterhand.