2012 Överförmyndarnämnden Projektledare: Fredrik Jerntorp Behandlad av revisorskollegiet 2013-03-06 2012 ÖFN Postadress: Stadshuset, 205 80 Malmö Besöksadress: August Palms plats 1 Telefon (exp): 040-34 19 55 Hemsida: www.malmo.se/stadsrevisionen Email: malmostadsrevision@malmo.se
BESKRIVNING AV ÅRETS GRANSKNING... 3 1 SAMMANFATTANDE BEDÖMNING... 3 2 NÄMNDENS UPPDRAG... 5 2.1 Verksamhetsområde... 5 2.2 Rättslig ram... 5 2.3 Organisation... 6 2.4 Väsentliga förändringar inför verksamhetsåret... 6 2.5 Kommunövergripande verksamhets- och finansiella mål 2012... 7 2.5.1 God ekonomisk hushållning...7 2.5.2 Verksamhetsmål...7 2.5.3 Finansiella mål...7 3 VERKSAMHETSMÅL, MÅLUPPFÖLJNING OCH MÅLUPPFYLLELSE.. 8 3.1 Mål... 8 3.2 Måluppföljning... 8 3.3 Måluppfyllelse... 9 3.4 s bedömning... 10 4 NÄMNDENS STYRNING OCH UPPFÖLJNING - EKONOMI... 10 4.1 Ursprunglig driftbudget samt utfall föregående år... 10 4.2 Ekonomisk styrning... 10 4.3 Resultaträkning... 12 4.3.1 Nämndens kommentar...12 4.3.2 Nämndens kommentar avseende det förbättrade resultatet jämför med prognos...13 4.3.3 s kommentar...14 4.4 Balansräkning... 14 4.4.1 Fordringar...15 4.5 s bedömning... 15 4.6 Nyckeltal... 16 5 INTERN KONTROLL... 16 5.1 Nämndens interna kontrollplan... 16 5.2 Nämndens genomförande av den interna kontrollplanen... 17 5.2.1 Överförmyndarnämndens kontrollmoment...17 5.2.2 Kommunövergripande gemensamma kontrollmål...18 5.3 s bedömning... 19 6 ANDRA GRANSKNINGAR SOM BERÖR NÄMNDEN... 19 6.1 Effektiv organisation för chefs/ledarfrågor... 19 6.2 Löpande granskning... 20 6.2.1 HRut - Granskningen syftar till att granska att reseräkningar behandlas enligt fastställda rutiner...20 s bedömning HRut/reseräkningar...20 2012 ÖFN Sidan 2 av 20
Beskrivning av årets granskning Årets granskning omfattar årlig granskning och fördjupade granskningsprojekt. Årlig granskning av alla nämnder och styrelser består av: granskning/uppföljning av delårsbokslut 1 och 2 löpande granskning granskning av årsbokslut inklusive årsanalyser Utöver den årliga granskningen genomförs också i enlighet med revisionsplanen så kallade fördjupade granskningsprojekt. 1 Sammanfattande bedömning Mål, måluppföljning och måluppfyllelse Nämndens styrning avseende verksamhetsmålen bedöms som tillräcklig. Nämndens egna mål är direkt hänförliga till den verksamhet som bedrivs och inte till kommunfullmäktiges mål då de inte anses tillämpningsbara på en så pass liten nämnd. Revisionen har i bedömningen tagit hänsyn till att nämnden inte kan påverka de mål som kommunfullmäktige beslutat. Verksamhetsplanen innehåller både långsiktiga och kortsiktiga mål. De beslutade målen är realistiska, påverkningsbara och mätbara. Nämnden följer upp samtliga övergripande resultatmål vid delårsrapport 1, 2 och vid årsanalys. Mål för 2012 och några av kommunfullmäktiges mål följs upp i samband med årsanalysen. Uppföljningen kommenteras tydligt i text och det går att utläsa hur och om ett tillstånd förändrats. Nämndens måluppfyllelse bedöms som tillräcklig. Av Överförmyndarnämndens åtta resultatmål återfinns ett mål med svag målluppfyllelse. Överförmyndarens resultatmål gällande vitesförelägganden är inte uppnått. Överförmyndarnämndens måluppfyllelse har väsentligt förbättrats mot tidigare år. Ekonomisk styrning Nämndens ekonomiska styrning är enligt revisionskontorets kriterier tillräcklig. Viss hänsyn tagits har tagits till överförmyndarnämndens storlek. Överförmyndarnämnden upprättar utfallsprognoser, delårsrapporter och årsanalys enligt de kommuncentrala riktlinjerna. Nämnden har beslutat om interna anvisningar för budgetuppföljning. Nämnden har inte fattat beslut om anvisningar för periodisering av internbudgeten efter verkliga förhållanden. Förvaltningen har fastlagt att årsbudgeten läggs in efter viss beräkning, ett exempel är godmansarvode som är läggs in utifrån genomsnittskostnaden två år tillbaka. Kommunbidraget är inlagt i tolftedelar. 2012 ÖFN Sidan 3 av 20
Överförmyndarnämnden totala resultat uppvisar ett underskott på 17,1 Mkr. Av underskottet avser 15 Mkr godmansarvoden för 2012. Stadsrevisionen har i flera års tid påpekat att godmansarvoden inte periodiseras till det år som arbetet utförs. Detta har medfört att nämnden inte har periodiserarat godemansarvodena utan redovisat godemansarvoden som avser år 1 på år 2. Överförmyndarnämnden har under hösten 2012 ändrat sina redovisningsprinciper så kostnaden för godmansarvoden numera belastar det år som arbetet utförs. Kostnaden för godmansarvoden 2012 avser arbete som har utförts 2011 och 2012. Arvodeskostnaderna periodiseras nu i enlighet med god redovisningssed. Resultaträkningen ska ge en rättvisande bild av nämndens resultat. Nämndens resultaträkning har granskats och bedömts. Granskningen föranleder ingen anmärkning bland annat på grund av att avvikelser mellan budget och utfall kan i alla delar nöjaktigt förklaras samt att periodisering av intäkter/kostnader kan med rimlig säkerhet sägas vara korrekt. Balansräkningen ska ge en rättvisande bild av nämndens förmögenhetsställning. Värderingen av tillgångar och skulder ska ske efter lagstiftning och vedertagna normer. Nämndens balansräkning har granskats och bedömts. Granskningen föranleder ingen anmärkning. Intern kontroll Överförmyndarnämndens interna kontrollplan 2012 bedöms som tillräcklig. Totalt omfattar intern kontrollplanen sex kontrollmoment som i huvudsak berör kontroll av verksamheten. Kontrollplanen innehåller rutiner som ska följas upp, omfattningen, ansvarig och när rapporteringen ska ske till nämnden. En dokumenterad riskanalys för den samlade verksamheten ligger till grund för den interna kontrollplanen. Riskanalysen saknar dokumentation gällande nämndens urval av valda kontrollmoment. Den genomförda interna kontrollen bedöms som tillräcklig. Viss hänsyn har tagits till överförmyndarnämndens storlek. Tre av sex kontrollmoment har färdigkontrollerats i samband med delårsrapport 2 och samtliga kontrollmoment i samband med årsanalysen. Åtgärdsförslag har angetts i de fall brister påfunnits i rutinerna. Kontrollmomenten har utförts på ett väldokumenterat och metodiskt sätt. En granskare har ej varit fristående från de granskade områdena vilket inte är bra ur ett jäv perspektiv, men är samtidigt svårt att undgå på ett kontor med få medarbetare. 2012 ÖFN Sidan 4 av 20
2 Nämndens uppdrag 2.1 Verksamhetsområde Överförmyndarnämnden bedriver myndighetsutövning och står under tillsyn av Länsstyrelsen. Överförmyndarnämnden är en tillsynsmyndighet med uppgift att utöva tillsyn över förmyndares, gode mäns och förvaltares verksamhet. Tillsynen utövas främst genom granskning av ställföreträdarnas årliga redovisningar. Samtliga förmynderskap, godmanskap och förvaltarskap i kommunen står under överförmyndarnämndens tillsyn. Vad gäller förmyndarskapen koncentreras tillsynen dock huvudsakligen till ärenden där: den underårige har tillgångar överstigande åtta basbelopp den underårige äger fast egendom eller bostadsrätt eller del därav den underårige har erhållit tillgångar i samband med arv eller gåva med villkor om särskild överförmyndarkontroll överförmyndarnämndens samtycke krävs enligt lag oavsett tillgångarnas storlek överförmyndarnämnden har beslutat om skärpande föreskrifter Samtliga förmyndarskap i kommunen står under Överförmyndarnämndens tillsyn men ovan uppräknade står under kontrollerad tillsyn. Vidare består överförmyndarnämndens verksamhet av att förordna gode män i de fall detta inte ankommer på tingsrätten. I de fall tingsrätten beslutar ska överförmyndarnämnden rekrytera och föreslå gode män och förvaltare. Det är också nämndens uppgift att vid behov fatta beslut om byte av gode män eller förvaltare. Överförmyndarnämnden ska också administrera och se till att överförmyndarverksamheten bedrivs på ett ändamålsenligt sätt. Granskningen och kontrollen av godemännens och förvaltarnas ekonomiska redovisningar är en stor del i det administrativa arbetet. 2.2 Rättslig ram Överförmyndarnämnden ska avgöra ärenden i enlighet med nedan uppräknade lagrum. Föräldrabalken (1949:381) (1995:974) Lag om god man för ensamkommande barn (2005:429) Lagen om tillsyn i vissa fall å oskiftat dödsbo efter medborgare i Danmark, Finland, Island eller Norge (1935:46) Tryckfrihetsförordningen (1949:105) Offentlighets- och sekretesslagen Förvaltningslagen Förmyndarskapsförordningen 2012 ÖFN Sidan 5 av 20
2.3 Organisation Överförmyndarnämnden består av sju ordinarie ledamöter samt sju ersättare. På Överförmyndarnämndens kansli finns 16 heltidstjänster. Under 2012 har Överförmyndarnämnden en begränsad förvaltningsorganisation som bistånds med olika stödfunktioner av stadskontoret. Förvaltningsorganisationen biträder nämnden i överförmyndarverksamheten och leds aven chef som svarar inför nämnden. Enligt beslut i kommunfullmäktige kommer det administrativa ansvaret för överförmyndarnämndens förvaltningsorganisation att överföras till sociala resursnämnden från och med 1 januari 2013. Innebörden av beslutet är att sociala resursnämnden kommer att ha ansvar för driften av överförmyndarverksamheten. Inom sociala resursförvaltningen kommer överförmyndarverksamheten att utgöra en egen avdelning med namnet Avdelningen för överförmyndarärenden. Chefen för avdelningen blir underställd förvaltningsdirektören och kommer att ingå i förvaltningens ledningsgrupp. Överförmyndarnämnden kommer att ha fortsatt ansvar för de resurser som avser nämndens administration, ledamöternas arvoden samt arvoden till gode man och förvaltare. Kommunbidraget för 2013 för överförmyndarnämndens verksamhet uppgår till 21 093 tkr. Till detta kommer prognostiserade intäkter om 875 tkr från Migrationsverket avseende återsökta kostnader för arvoden till god man för ensamkommande barn. Enligt kommunfullmäktiges beslut överförs 11 023 tkr av kommunbidraget till sociala resursnämnden för att täcka kostnader för personal, lokaler samt övriga verksamhetskostnader. Resterande del av kommunbidraget, dvs 10 070 tkr, ligger kvar i överförmyndarnämndens budget och avser ledamöternas arvoden, nämndens administration samt godmansarvoden. 2.4 Väsentliga förändringar inför verksamhetsåret I medarbetarenkäten 2011 samt en enkät genomförd av SKTF i slutet av 2010 framkom brister i den psykosociala arbetsmiljön på överförmyndarförvaltningen. Företagshälsovården Feelgood genomförde därefter en fördjupad kartläggning av den psykosociala arbetsmiljön på förvaltningen. En uppföljning av den psykosociala arbetsmiljön på förvaltningen kommer att genomföras under 2012. Antalet ärenden som står under överförmyndarnämndens tillsyn, och därmed även antalet arvodesgrundande årsräkningar, ökar för varje år. Nämnden bedömer att antalet ärenden kommer att öka med ca 5 % under 2012. Antalet arvodesgrundande årsräkningar beräknas öka med ca 100 stycken. På grund av ett otillräckligt antal anvisningsplatser förväntas ytterligare ca 100 ensamkommande barn att stanna kvar i Malmö och beviljas uppehållstillstånd under våren 2012. 2012 ÖFN Sidan 6 av 20
2.5 Kommunövergripande verksamhets- och finansiella mål 2012 2.5.1 God ekonomisk hushållning I kommunallagens, KL 8 kap 5 fastställs att budgeten ska innehålla en plan för verksamheten och ekonomin under budgetåret. Ur propositionen till lagtexten framgår att en tydlig ambitionsnivå för den egna finansiella utvecklingen och ställningen ska uttryckas i form av finansiella mål. Verksamhetsperspektivet beskrivs som att, förutsättningarna för en god ekonomisk hushållning är att, det finns ett klart samband mellan resursåtgång, prestationer, resultat och effekter. I den kommunala redovisningslagen KRL 4 kap 5 framgår att förvaltningsberättelsen ska innehålla en utvärdering av om målen för en god ekonomisk hushållning har uppnåtts. I propositionen till lagen framgår emellertid att, för att målen för ekonomisk hushållning ska få någon betydelse för beslutsprocessen krävs att de stäms av, följs upp och utvärderas kontinuerligt. 2.5.2 Verksamhetsmål Budgetdokumentet för Malmö stad 2012 anger att verksamhetens inriktning ska utgå från några centrala områden. Det finns angivet 26 budgetmål med tillhörande indikatorer. Metoden för uppföljning kallas trafikljus där rött står för att målet inte är uppnått, gult på god/rätt väg och grön att målet är uppnått. (Kommunfullmäktiges Budget 2012, s 38-39) Kommunstyrelsen utfärdar de anvisningar som krävs för att dessa budgetmål ska kunna redovisas samlat för kommunfullmäktige. 2.5.3 Finansiella mål För Malmö gäller följande finansiella inriktningsmål: För varje enskilt år skall intäkterna överstiga kostnaderna enligt balanskravet. Över en tidsperiod om tre till fyra år gäller följande resultatmål: Resultatet ska täcka värdesäkringen av eget kapital efter justering för den del av pensionsåtagandet som redovisas som en ansvarsförbindelse Resultatet ska täcka ökningen av hela pensionsåtagandet, d.v.s. även för den del som redovisas som en ansvarsförbindelse Resultatet ska anpassas till kommunens riskexponering och eventuella övriga osäker hetsfaktorer. (Kommunfullmäktiges Budget 2012, s 40) Malmö kommunfullmäktige har antagit Riktlinjer för ekonomistyrning vilka reglerar den interna ekonomistyrningen. (Kommunfullmäktiges Budget 2012, s 41) Kommunstyrelsen har utfärdat kompletterande anvisningar som gäller ifall nämnd/styrelse har gått med eller prognostiserar ekonomiskt underskott. 2012 ÖFN Sidan 7 av 20
För underhåll av kommunens anläggningstillgångar gäller: Kommunens fastigheter skall underhållas på en sådan nivå som anses relevant i branschen. Kommunens gatunät och broar skall underhållas på en sådan nivå att ett eftersatt underhållsbehov inte uppkommer. 3 Verksamhetsmål, måluppföljning och måluppfyllelse 3.1 Mål Internbudget 2012 utgör styrdokument för förvaltningens mål. Internbudgeten är beslutad av Överförmyndarnämnden 2012-01-24. Överförmyndarnämndens prioriterade mål inför 2012 är uppdelade i: 1. Kommunfullmäktiges mål (de tillämpningsbara på Överförmyndarnämnden) 2. Övergripande resultatmål 3. Mål för 2012 Överförmyndarnämnden har inga effektmål kopplade till de kommunövergripande målen. Då de kommunövergripande målen har svag tillämpning på nämnden har övergripande resultatmål och övriga verksamhetsmål upprättats. Dessa mål anger vad man vill uppnå och vilken effekt nämnden önskar uppnå. 3.2 Måluppföljning Nämnden följer upp samtliga övergripande resultatmål vid delårsrapport 1, 2 och vid årsanalys. Mål för 2012 och några av kommunfullmäktiges mål följs upp i samband med årsanalysen. 2012 ÖFN Sidan 8 av 20
3.3 Måluppfyllelse Överförmyndarnämndens mål 2012 Mål Måluppfyllelse Kommentar Verksamhetsutveckling för jämställdhet Uppfyllt Äldre få den vård de behöver Uppfyllt Förbättrade resultatmål Andelen utländsk bakgrund Uppfyllt Ökat från 7 % till 21% Möjlighet att arbeta heltid Uppfyllt Samtliga heltid Inga osakliga löneskillnader Uppfyllt Övergripande resultatmål God service och hög rättssäkerhet Uppfyllt GM inom 90 dagar ökat från 58 % till 86 % Gott samarbete med andra myndigheter och org. Uppfyllt Återupptagit sammarbete med storstäder god man finnas inom 90 dagar i 90% av ärendena Delvis 86 % Beslut om entledigande av god man/förvaltare Uppfyllt andelen byten ökade från 58 % till 88 % 60 % av årsräkningarna granskade inkommande år Uppfyllt 84 % Samtliga inkomna årsräkningar granskade 31/12 Uppfyllt 100 % Årsräkningar som kräver komplettering ska minska Uppfyllt Har minskat mot 2011 Vitesförelägganden beslutas senast i maj Ej uppfyllt Saknades 46 av 76 i maj Mål för 2012 Ta fram plan för miljöförbättring Ej uppfyllt Ej tagits fram pga flytt till Sociala resurs Arbetsmiljön skall förbättras Uppfyllt Undersökning visar förbättringar Statistik redovisas till nämnden varje sammanträde Uppfyllt Statistik redovisas vid varje möte Av Överförmyndarnämndens åtta övergripande resultatmål har sex mål uppnåtts fullt ut. Målet gällande god man/ förvaltare inom 90 dagar i 90 % av ärendena är nästan uppnått. Överförmyndarens resultatmål gällande vitesförelägganden är inte uppnått. Av Överförmyndarens mål för 2012 har 2 av 3 mål uppfyllts. Nämnden har på grund av omorganisationen ej tagit fram en plan för miljöförbättring. Plan för miljöförbättring finns på Sociala resursnämnden. Målluppfyllelsen gällande kommunfullmäktiges mål är till väldigt liten grad är tilllämpliga på nämnden. 2012 ÖFN Sidan 9 av 20
3.4 s bedömning Mål, måluppföljning och måluppfyllelse Nämndens styrning avseende verksamhetsmålen bedöms som tillräcklig. Nämndens egna mål är direkt hänförliga till den verksamhet som bedrivs och inte till kommunfullmäktiges mål vilket förklaras av att de inte är tillämpningsbara på en så pass liten nämnd. Revisionen har i bedömningen tagit hänsyn till att nämnden inte kan påverka de mål som kommunfullmäktige beslutat. Verksamhetsplanen innehåller både långsiktiga och kortsiktiga mål. De beslutade målen är realistiska, påverkningsbara och mätbara. Nämnden följer upp samtliga övergripande resultatmål vid delårsrapport 1, 2 och vid årsanalys. Mål för 2012 och några av kommunfullmäktiges mål följs upp i samband med årsanalysen. Uppföljningen kommenteras tydligt i text och det går att utläsa hur och om ett tillstånd förändrats. Nämndens måluppfyllelse bedöms som tillräcklig. Av Överförmyndarnämndens åtta resultatmål återfinns ett mål med svag målluppfyllelse. Överförmyndarens resultatmål gällande vitesförelägganden är inte uppnått. Överförmyndarnämndens måluppfyllelse har väsentligt förbättrats mot tidigare år. 4 Nämndens styrning och uppföljning - ekonomi 4.1 Ursprunglig driftbudget samt utfall föregående år Tabell: Totala kostnader/intäkter, tkr Utfall 2009 Utfall 2010 Utfall 2011 Budget 2012 Verksamhetens intäkter 429 649 1275 650 Verksamhetens kostnader * ) -18 081-20 051-27 164-21 370 Finansiella intäkter/kostnader Kommunbidrag 17 928 19 404 20 170 20 720 Resultat 276 2-5 718 0 Källa: Blankett till stadskontoret. *) personalkostnader, övriga kostnader, avskrivningar. 4.2 Ekonomisk styrning Nedan redogörs kort för de finansiella riktlinjer som kommunfullmäktige och överförmyndarnämnden beslutat om. Kommunfullmäktige har antagit Riktlinjer för ekonomistyrning den 17 december 1998, 263, bihang 159, ändring 29 november 2001, 269, bihang 169. Riktlinjerna berör följande område: Budget 2012 ÖFN Sidan 10 av 20
Investering, finansiell leasing och lokalförhyrning Uppföljning Åtgärder vid avvikelser i förhållande till budget Årsredovisning och resultatöverföring mellan år Ovanstående riktlinjer följer överförmyndarnämnden. Varje nämnd skall enligt kommunfullmäktiges riktlinjer anta egna riktlinjer som utgör ett komplement till stadens gemensamma riktlinjer. Riktlinjerna ska syfta till att förtydliga gränserna avseende ansvar dels mellan överförmyndarnämnden och överförmyndarförvaltningen dels inom överförmyndarförvaltningen. Utöver riktlinjerna för ekonomistyrning lämnar kommunstyrelsen löpande anvisningar avseende budget, redovisning och uppföljning. Överförmyndarnämnden skall, med utgångspunkt från kommunfullmäktiges beslut om kommunbidrag och investeringsram, årligen fastställa en internbudget. Överförmyndarnämnden skall i internbudgeten: fastställa en total resultatbudget för nämndens verksamhetsområde fastställa resultatbudget per institution enligt resultaträkning fastställa periodisering av kommunbidraget per tertial fördela investeringsramen mellan institutionerna. Chefen för förvaltningen skall bedriva verksamheten inom ramen för fastställd internbudget för sitt verksamhetsområde. Som en del av internbudgeten skall överförmyndarförvaltningen ta fram verksamhetsmått. Detaljbudgeten skall visa intäkter och kostnader på en lägre detaljeringsnivå än internbudget och utgöra underlag för registrering av budgeten i ekonomisystemet. Periodiseringen av kommunbidrag ska utgå ifrån internbudgeten och samtliga tilläggsärenden under året. Förändringar av budgeten under löpande verksamhetsår får endast göras efter beslut i kommunfullmäktige/kommunstyrelsen eller överförmyndarnämnden om detta motiveras av speciellt angivna skäl. Resultatansvar Chefen för förvaltningen är ansvarig för förvaltningens samlade resultat inför överförmyndarnämnden. Förutom det ekonomiska resultatet omfattar ansvaret (med utgångspunkt från överförmyndarnämnden fattade beslut) mål, inriktning, kvalitet och prestationsvolym. Uppföljning Förvaltningen utarbetar utfallsprognoser, delårsrapporter, likviditetsprognos och bokslut/årsanalys enligt anvisningar från kommunstyrelsen. Avvikelser i förhållande till budget förklaras i prognoser/rapporter, vilka prognoser/rapporter redovisas som ärenden i överförmyndarnämnden. I de fall det finns ett negativt resultat i prognosen skall förslag till åtgärder presenteras av chefen för överförmyndarförvaltningen i ett ärende till det sammanträde som 2012 ÖFN Sidan 11 av 20
ligger närmast efter det att prognosen/rapporten har behandlats. Åtgärderna skall vara så utformade att verksamheten till utgången av innevarande år når ett nollresultat. Överförmyndarförvaltningen skall, utöver fastställda rapporteringstillfällen för utfallsprognoser, delårsrapporter och bokslut, snarast meddela överförmyndarnämnden större avvikelser i förhållande till internbudget. 4.3 Resultaträkning Resultaträkningen avser förvaltningens interna bokslut det vill säga såväl kommuninterna som externa transaktioner. Samtliga angivna belopp avser gällande siffror vid delårs- respektive årsbokslutstillfället. Tabell: Resultaträkning, tkr Budget helår Helårsprognos Resultat 12-12-31 Intäkter 650 650 422 Totala intäkter 650 650 422 Personalkostnader -18 920-24 784-36 901 Övriga kostnader -2 450-2 450-2 034 Totala kostnader -21 370-27 234-38 935 Nettokostnad -20 720-26 584-37 863 Kommunbidrag 20 720 20 720 20 720 Resultat 0-5 864-17 143 4.3.1 Nämndens kommentar Det beviljade kommunbidraget för överförmyndarnämnden för 2012 uppgår till 20 720 tkr. Nettokostnaderna för 2011 uppgick enligt bokslutet till 25 888 tkr. Det framgår således tydligt att kommunbidraget inte motsvarar de verkliga och nödvändiga kostnaderna för verksamheten. Trots detta lades, i enlighet med Malmö stads riktlinjer för ekonomistyrning, en internbudget i balans för 2012. Redan i internbudgeten konstaterades dock att budgeten för 2012 sannolikt skulle överskridas med drygt 5 700 tkr avseende kostnader för godmansarvoden. I utfallsprognos 2 reviderades prognosen till minus 3 800 tkr. Överförmyndarnämndens intäkter avser huvudsakligen återsökta arvodeskostnader för ensamkommande barn. Intäkterna har överstigit budget med 422 tkr. Den huvudsakliga förklaringen till detta är att antalet ärenden avseende ensamkommande barn 2012 ÖFN Sidan 12 av 20
minskade kraftigt fram till och med augusti 2012, för att därefter öka stort i slutet av året. Överförmyndarnämndens utgifter avser personalkostnader på förvaltningen, godmansarvoden samt övriga kostnader. Personalkostnaderna på förvaltningen (vilka tillsammans med godmansarvodena ingår i de totala personalkostnaderna i resultaträkningen) understeg budget med 794 tkr. Detta beror på att det under andra halvan av 2012 funnits två vakanta tjänster på förvaltningen. Vad gäller kostnaderna för godmansaroden har förordnade ställföreträdare enligt lag rätt till skäligt arvode och ersättning för sina utgifter. Även fördelningen av kostnadsansvaret bestäms enligt lag. Sveriges Kommuner och Landsting ger ut förslag till ersättningsregler, vilka överförmyndarnämnden i grunden tillämpar. Detta är viktigt för rättssäkerheten och förutsebarheten. Arvodet och ersättningen baseras på prisbasbeloppet och följer alltså utvecklingen av detta. Av det sagda följer att överförmyndarnämnden har mycket små möjligheter att påverka kostnaderna för godmansavoden. Kostnaderna för godmansarvoden har sedan länge bokförts på det år då årsräkningen granskas och beslut om arvode fattas, dvs godmansarvoden som avser utfört arbete 2011 har bokförts 2012 då beslut om arvode fattas och utbetalas. Kommunens revisorer har påpekat att nämndens periodisering av arvodeskostnaderna inte överensstämmer med god redovisningssed, enligt vilken intäkter och kostnader ska tas med i den redovisningsperiod som de intjänats respektive uppstått. Mot bakgrund av revisorernas påpekande har överförmyndarnämnden ändrat periodiseringen av arvodena så att kostnaderna bokförs på det år uppdraget utförts. Den ändrade periodiseringen medför att arvodeskostnaderna avseende årsräkningar för/utfört arbete både 2011 och 2012 belastar budgeten för 2012. Detta innebär kraftigt ökade kostnader för budgetåret 2012. Den totala arvodeskostnaden för 2012 uppgår till 29 205 tkr, varav 14 262 tkr avser arvode/årsräkningar för 2011 och 14 943 tkr arvode/årsräkningar för 2012. Detta ska jämföras med budgetåret 2011 då arvodeskostnaderna uppgick till 16 284 tkr. Minskningen beror huvudsakligen på att det under 2012, till skillnad från 2011, inte funnits några balanser med äldre årsräkningar att granska och arvodes bestämma. Till detta kommer att den andel av arvodena som betalas av Malmö stad har minskat från 57 % 2011 till 55 % 2012. 4.3.2 Nämndens kommentar avseende det förbättrade resultatet jämför med prognos. Det kan konstateras att underskottet är klart lägre än vad som tidigare prognostiserats. Det finns flera skäl till detta. Liksom tidigare år gjordes en försiktig prognos. Vad gäller kostnaderna för godmansarvoden understeg dessa prognosen (14 900 tkr) med 638 tkr. Det har tidigare år visat sig att de årsräkningar som granskas i slutet av året regelmässigt avsett mer komplicerade ärenden, och därför medfört högre arvoden. Hänsyn togs till detta i prognosen. Den rutin som införts innebärande av mång- 2012 ÖFN Sidan 13 av 20
förmyndarna prioriteras har medfört att flera komplicerade och dyra ärenden granskats tidigare på året. Samma ökning av kostnaderna för godmansarvoden har därför inte uppstått under slutet av året. Det främsta skälet till de lägre kostnaderna är att förvaltningen, mot bakgrund av det stora underskott som prognostiserats för helåret 2013, varit mycket försiktig med utgifterna. Ytterligare ett skäl är att leverans och installation av 13 st nya datorer försenades och skedde först den 2 januari 2013. Denna kostnad kommer därför att belastar budgeten för 2013. 4.3.3 s kommentar Förvaltningsens förklaring till budgetunderskott samt förbättring mot prognos bedöms som rimliga. Statistik/utveckling 2007 2008 2009 2010 2011 2012 Kommunbidrag 15 041 17 088 17 928 19 404 20 170 20 720 Arvode betalt av kommunen tkr *) 9 438 11 093 10 544 11 440 16 284 29 205*** Arvode betalt av huvudmannen tkr **) 8 429 10 258 10 090 10 380 12 248 11674 Antal förmyndarskap 663 686 609 729 746 764 Antal godmanskap 3 021 3 062 3 311 3 597 3 230 3282 Antal förvaltarskap 311 321 343 347 385 390 Totalt antal inskrivna ärenden 3 995 4 069 4 263 4 673 4362 4436 Antal gode män 1 118 1 126 1 116 1 212 1 207 977 Antal förvaltare 164 164 162 166 179 147 Antal ansökningar ensamkommande barn 295 363 478 384 134 157 *) inkl sociala avgifter **) exkl sociala avgifter t o m år 2006. Fr o m 2007 inkl sociala avgifter ***) Dubbelt på grund av ändrad redovisningsprincip 4.4 Balansräkning Balansposternas redovisade värden avser externredovisningen. Poster som avser kommuninterna fordringar/skulder redovisas inte. Kommentarer till balansposterna görs endast i de fall avvikelser och/eller felaktigheter finns i sättet att redovisa i förhållande till god redovisningssed. Anläggningstillgångar kommenteras emellertid alltid. har vid granskningen av bokslut för 2012 inte funnit några avvikelser eller felaktigheter i sättet att redovisa i förhållande till god redovisningssed. Balansräkningen innehåller inga anläggningstillgångar. 2012 ÖFN Sidan 14 av 20
4.4.1 Fordringar De kortfristiga fordringarna uppgår till 591 081 tkr, varav 517 tkr avser upplupna intäkter från Migrationsverket. Balansposternas redovisade värden avser externredovisningen. Poster som avser kommuninterna fordringar/skulder redovisas inte. Kommentarer till balansposterna görs endast i de fall avvikelser och/eller felaktigheter finns i sättet att redovisa i förhållande till god redovisningssed. Upplupna löner har granskats. Det höga saldot 11 737 tkr förklaras av Överförmyndarnämndens ändring av redovisningsprincip vilket medför att 2012 års godmansarvoden som kommer betalas ut 2013 ska belasta 2012 års resultat i enlighet med god redovisningssed. Min bedömning är att underlagen och beräkningen är rättvisande. Posten upplupna kostnader har granskats och består till huvuddelen av en uppbokning på 1 345 tkr avseende upplupna skattefria godmansarvoden enligt den nya redovisningsprincipen. Beräkningen framgår och bedöms som rimlig. Kortfristiga skulder har granskats utan anmärkning. 4.5 s bedömning Nämndens ekonomiska styrning är enligt revisionskontorets kriterier tillräcklig. Viss hänsyn tagits har tagits till överförmyndarnämndens storlek. Överförmyndarnämnden upprättar utfallsprognoser, delårsrapporter och årsanalys enligt de kommuncentrala riktlinjerna. Nämnden har beslutat om interna anvisningar för budgetuppföljning. Nämnden har inte fattat beslut om anvisningar för periodisering av internbudgeten efter verkliga förhållanden. Förvaltningen har fastlagt att årsbudgeten läggs in efter viss beräkning, ett exempel är godmansarvode som är läggs in utifrån genomsnittskostnaden två år tillbaka. Kommunbidraget är inlagt i tolftedelar. Överförmyndarnämnden totala resultat uppvisar ett underskott på 17,1 Mkr. Av underskottet avser 15 Mkr godmansarvoden för 2012. Stadsrevisionen har i flera års tid påpekat att godmansarvoden inte periodiseras till det år som arbetet utförs. Detta har medfört att nämnden inte har periodiserarat godemansarvodena utan redovisat godemansarvoden som avser år 1 på år 2. Överförmyndarnämnden har under hösten 2012 ändrat sina redovisningsprinciper så kostnaden för godmansarvoden numera belastar det år som arbetet utförs. Kostnaden för godmansarvoden 2012 avser arbete som har utförts 2011 och 2012. Arvodeskostnaderna periodiseras nu i enlighet med god redovisningssed. 2012 ÖFN Sidan 15 av 20
Resultaträkningen ska ge en rättvisande bild av nämndens resultat. Nämndens resultaträkning har granskats och bedömts. Granskningen föranleder ingen anmärkning bland annat på grund av att avvikelser mellan budget och utfall kan i alla delar nöjaktigt förklaras samt att periodisering av intäkter/kostnader kan med rimlig säkerhet sägas vara korrekt. Balansräkningen ska ge en rättvisande bild av nämndens förmögenhetsställning. Värderingen av tillgångar och skulder ska ske efter lagstiftning och vedertagna normer. Nämndens balansräkning har granskats och bedömts. Granskningen föranleder ingen anmärkning. Personal 4.6 Nyckeltal Tabell: Personalstatistik Utfall 2009 Utfall 2010 Utfall 2011 Utfall 2012 Antal anställda omräknade till heltid 1) 12,7 13,0 17,0 17,0 Kvinnor, andel i % 2) 70,9 69,2 71,0 70,6 Personal med utländsk bakgrund, andel i - - - - % 3) Total sjukfrånvaro i % 4) 12,1 2,7 1,43 1,47 Källa: Hrut 5 Intern kontroll 5.1 Nämndens interna kontrollplan Förvaltningen har gjort en risk-/konsekvensanalys. Nämnden beslutade i december 2011 om Internkontrollplan för 2012. Förvaltningen har analyserat och bedömt diverse riskfaktorer som kan påverka förvaltningens verksamhet. Varje granskningsområde har bedömts utifrån en tregradig skala, liten, måttligt och stor. Sannolikheten på ovanstående granskningsområdena är i samtliga fall måttlig. Överförmyndarnämndens internkontrollplan för året omfattar följande sex kontrollmoment: Att samtliga bevakningar i ärendehanteringssystemet är aktuella Att veckovis uppföljningar görs av statistik avseende målen för anmälningar/ ansökningar, byten samt årsräkningar 2012 ÖFN Sidan 16 av 20
Att samtliga årsräkningar som enligt granskningsrutin har ålagts att granskas normalt sedan har granskats i enighet med checklista för normal granskning Att begäran om komplettering av ansökan om uttag/omplacering av underårigs överförmyndarspärrade medel gjorts inom en vecka från att ansökan inkom samt att beslut fattas inom en månad från det att komplett beslutsunderlag inkommit Att begäran om komplettering av ansökan om godkännande av arvskifte gjorts inom en vecka från att ansökan inkom samt att beslut om godkännande av arvskiftet fattas inom en månad från det att komplett beslutsunderlag inkommit Att säkerställa att överenskommelse föreligger mellan utbetalda löner och beslut om nya löner i samband med lönerevision Planen innehåller, förutom ovanstående granskningsområden, även uppgift om kontrollmoment, kontrollansvar, frekvens, metod, rapportering och risk 5.2 Nämndens genomförande av den interna kontrollplanen 5.2.1 Överförmyndarnämndens kontrollmoment Tre av sex kontrollmoment har följts upp i samband med DR 2. Samtliga kontrollmoment har följts upp i samband med årsanalysen. Uppföljning har även gjorts på de kommunövergripande kontrollmålen. Nedan följer de kontrollmoment som följts upp i samband med årsanalysen. Att samtliga bevakningar i ärendehanteringssystemet är aktuella. Antalet utgångna bevakningar uppgick den 31 december 2012 till drygt 450 st. Samtliga är genomgångna och håller på att arbetas av. Att veckovisa uppföljningar görs av statistik avseende målen för anmälningar/ansökningar, byten samt årsräkningar. Genomgång/uppföljning av statistiken har gjorts tillsammans med medarbetarna varje vecka på "måndagsmöte". Att samtliga årsräkningar som enligt granskningsrutin har ålagts att granskas normalt sedan har granskats i enlighet med checklista för normal granskning. Vid samtliga tre granskningstillfällen har avvikelser från rutinen uppvisats. Med anledning av avvikelserna har samtliga granskande handläggare erinrats om 2012 ÖFN Sidan 17 av 20
granskningsrutinen. Dessutom har den 7 januari 2013 en genomgång skett med samtliga granskande handläggare av granskningsrutinen och vad som ska bifogas granskad årsräkning. Att begäran om komplettering av ansökan om uttag/omplacering av underårigs överförmyndarspärrade medel gjorts inom en vecka från att ansökan inkom samt att beslut fattats inom en månad från det att komplett beslutsunderlag inkommit. Vissa avvikelser har påvisats. Berörda handläggare har informerats. Att begäran om komplettering av ansökan om godkännande av arvskifte gjorts inom en vecka efter att ansökan inkom samt att beslut om godkännande av arvskiftet fattats inom en månad från det att komplett beslutsunderlag inkommit Vissa avvikelser har påvisats. Berörda handläggare har informerats. Att säkerställa att överensstämmelse föreligger mellan utbetalda löner och beslut om nya löner i samband med lönerevision. De nya lönerna efter lönerevision betalades ut den 27 november 2012. Kontroll av utbetalda löner har gjorts av TF chef den 10 december 2012. Vid kontrollen framgick att samtliga löner var korrekta. 5.2.2 Kommunövergripande gemensamma kontrollmål Att säkerställa rutiner för uppföljning att överensstämmelse föreligger mellan utbetalda löner och beslut om nya löner i samband med lönerevision. Kontroll av överenstämmelse mellan förhandlingsmodulen och den lön som betalas ut genom att jämföra förhandlingsunderlaget i Personic P med utbetald lön den månad då ny lön utbetalats. Granskning ska genomföras månaden efter att ny lön utbetalats. Kontroll genomförd av TF chef den 10 december 2012. Kontrollen visade inte några avvikelser. Att säkerställa att beslutsattester avseende anställning och frånvaro följer fastställd rutin. På överförmyndarförvaltningen har TF chef och biträdande chef haft chefsbehörighet i HRut under 2012. Ingen annan har kunnat logga in som chef i HRut och beslutsattestera. Att säkerställa rutiner för uppföljning av självservice avseende sjukfrånvaro och tillfällig föräldrapenning. 2012 ÖFN Sidan 18 av 20
En skriftlig rutin för såväl planerad som oplanerad frånvaro har tagits fram och ska fastställas på arbetsplatsträff den 11 februari 2013. 5.3 s bedömning Överförmyndarnämndens interna kontrollplan 2012 bedöms som tillräcklig. Totalt omfattar intern kontrollplanen sex kontrollmoment som i huvudsak berör kontroll av verksamheten. Kontrollplanen innehåller rutiner som ska följas upp, omfattningen, ansvarig och när rapporteringen ska ske till nämnden. En dokumenterad riskanalys för den samlade verksamheten ligger till grund för den interna kontrollplanen. Riskanalysen saknar dokumentation gällande nämndens urval av valda kontrollmoment. Den genomförda interna kontrollen bedöms som tillräcklig. Viss hänsyn har tagits till överförmyndarnämndens storlek. Tre av sex kontrollmoment har färdigkontrollerats i samband med delårsrapport 2 och samtliga kontrollmoment i samband med årsanalysen. Åtgärdsförslag har angetts i de fall brister påfunnits i rutinerna. Kontrollmomenten har utförts på ett väldokumenterat och metodiskt sätt. En granskare har ej varit fristående från de granskade områdena vilket inte är bra ur ett jäv perspektiv, men är samtidigt svårt att undgå på ett kontor med få medarbetare. 6 Andra granskningar som berör nämnden 6.1 Effektiv organisation för chefs/ledarfrågor Granskningen avsåg att granska vilka rutiner och riktlinjer Malmö Stad har för att hantera de situationer då det uppstår ledarskapsrelaterade svårigheter och problem för anställda i chefsposition. Bakgrunden till granskningen är att det i kommunen, till skillnad från det tydliga arbete som finns för att identifiera och stödja väl fungerande ledare på olika nivåer, inte är lika tydligt för att stödja de ledare som har svårigheter eller problem. Granskningen inleddes med en kartläggning av vilka rutiner och riktlinjer som finns då det uppstår problem i ledarskapet, dels på kommunövergripande nivå och dels på SDF Fosie och överförmyndarförvaltningen. Utöver kartläggning av vilka relevanta rutiner och riktlinjer som fanns för de två förvaltningarna genomfördes det även intervjuer med respektive förvaltningschef för att få en bild av hur problematiken hanteras. För SDF Fosie gjordes det även intervjuer med ett antal mellanchefer för att få ta del av deras uppfattning av hur väl det fungerar i dagsläget. Resultatet av kartläggningen är att det saknas dokumenterade riktlinjer och rutiner för att hantera situationer när svårigheter och problem i ledarskapet uppstår. De do- 2012 ÖFN Sidan 19 av 20
kument som finns är vägledande, visionära och anger värderingar, respekt, bemötande, visioner mm och således mer generella och övergripande till sin natur än att specifikt gälla då det uppstår problem i ledarskap. Utifrån de granskade förvaltningarna är den sammanfattande bedömningen att det idag fungerar ändamålsenligt trots att det inte finns dokumenterade rutiner och riktlinjer att tillämpa då det uppstår svårigheter och problem i ledarskapet. 6.2 Löpande granskning 6.2.1 HRut - Granskningen syftar till att granska att reseräkningar behandlas enligt fastställda rutiner. Malmö stad införde nuvarande personaladministrativa system fullt ut hösten 2010. Granskningen syftar till att bedöma om reseräkningar behandlas enligt fastställda rutiner. Delprocessen reseräkning är vald då den är förtroendekänslig och inte har varit föremål för en mer systematisk kontroll under senare tid från revisionskontorets eller nämndernas sida. har med hjälp av underlag från HR-service gjort en stickprovsgranskning för tre resor som Överförmyndarförvaltningen gjort under 2012. Samtliga reser i urvalet bör föranleda en reseräkning. Reseräkning fanns upprättad för en av dessa tre resor. Vid revisionskontorets kontroll 1 av den upprättade reseräkningen konstateras den fyllts i felaktigt gällande färdtidsersättning. Det har trotts berättigande, inte fyllts i någon färdtidsersättning med konsekvens att det inte utgått någon ersättning. s bedömning HRut/reseräkningar s bedömer den interna kontrollen som inte helt tillräcklig. Reseräkning har inte upprättats vid två av tre resor som revisionskontoret kontrollerat. 1 I kontrollen ingår: beställning viaticket affärsresor, resetid, syfte, ev program, resedagbok, måltider, färdtidsersättning, resetillägg, utlägg, körning med egen bil, beslutsattest, arkivering ev kvitton. 2012 ÖFN Sidan 20 av 20