VIVI-ANNE SEGERTOFT FIA ERIXON ORDNING OCH REDA. Överlevnadsguiden för dig som drar ner rullgardinen så fort någon säger budget, moms och ekonomistyrning, men ändå vill lyckas med ditt företag.
PROLOG 1 Författarna Vivi-Anne Segertoft är grundaren och en av delägarna i ekonomibyrån Segertoft & partner. I nästan tio år har Vivi-Anne varit engagerad i Inkubatorverksamheten* på Innovatum i Trollhättan. Där har hon arbetat både som mentor/affärscoach och redovisningskonsult åt unga, nyblivna företagare inom kreativ näring. Fia Erixon är copywriter och precis den typ av företagare och människa som den här handboken riktar sig till: en typisk kreatör. Hon har själv drivit företag sedan 2006 och har gjort alla möjliga och omöjliga misstag under resans gång; misstag som förhoppningsvis andra slipper att göra tack vare den här boken. Vivi-Anne och Fia träffades för första gången på ett möte angående Segertoft & partners hemsida. Idag anlitar de båda varandras tjänster. Och är goda vänner. I det här bokprojektet kompletterar de varandra perfekt eftersom de representerar varsin sida företagaren och redovisningskonsulten. * En inkubator (eller företagskuvös) är en organisation som har till uppgift att hjälpa entreprenörer och nystartade företag att växa och frodas bland annat genom rådgivning, affärscoachning, kunskap och kontakter. Det finns flera inkubatorverksamheter i Sverige. Innovatum i Trollhättan är en av dem. Min historia och varför du behöver den här boken. Jag skulle ha behövt läsa den här boken för 12 år sedan när jag som ganska färsk copywriter startade min första enskilda firma. Jag fick starta-eget-bidrag. Jag fick ett par timmar ihop med en konsult som skulle lära ut bokföringens grunder. Jag fattade ingenting. Vadå debet och kredit? Vadå dubbelbokföring? Vadå moms? Första gången jag skulle deklarera i mitt lilla företag häftade jag fast alla kvitton, knödde ner dem tillsammans med alla fakturor och deklarationspapper och skickade hela bunten till Skatteverket. I övrigt-rutan förklarade jag att jag aldrig hade gjort något sådant här innan och att de gärna fick ringa om det var något knas. (Jag lovar! True story.) Efter ett par månader ringde de... Andra gången jag skulle behövt läsa den här boken var när jag fem år senare för andra gången i mitt liv startade en enskild firma och började tjäna pengar på riktigt. Utan att gå in på hela den historien kan jag bara avslöja att jag betalar dyrt för min okunskap och mina misstag än idag. Om du är det minsta som jag det vill säga drar ner rullgardinen så fort någon pratar om likviditet, moms och resultatrapport då behöver du den här boken. Den är unik på det sättet att det är en affärscoach/redovisningskonsult och en kreatör som skrivit den och ältat innehållet fram och tillbaka tillsammans. Meningen är inte att du ska bli en bokföringsexpert efter att ha läst följande sidor. Tanken är att du ska få insikter, tips och råd som kan hjälpa dig på vägen i ditt företagande. Så att du slipper göra samma dumma misstag som jag utan istället kan ägna dig åt det du älskar att göra och tjäna pengar medan du gör det. May the force be with you! Fia Erixon, februari 2015 2 3
PROLOG 2 Det finns säkert de som tycker att jag inte är riktigt klok Jag har arbetat som redovisningskonsult i över trettio år, men jag har också varit entreprenör i stort sett hela tiden. Jag har utvecklat mitt eget företagande och haft både med och motgångar. Jag har sålt bolag, valt fel kompanjoner, startat om och gått in i perioder av anställning. Men hela tiden kommit tillbaka till entreprenörskapet. De sista tio åren har jag haft den stora förmånen att arbeta som mentor och rådgivare för Inkubatorn i Trollhättan och där blev det ännu mer uppenbart för mig hur få företagare det är som faktiskt förstår och talar ekonomiska (det språk och de termer som vi ekonomer gärna använder oss av). Under mina år i Trollhättan har jag därför mer eller mindre tvingats till att tänka om, tänka nytt, uttrycka mig så att motparten förstår. Det har gett mig en helt annan yrkesroll idag än för tio år sedan och jag är övertygad om att det är på det här sättet vi ekonomer måste utvecklas i framtiden om vi ska vara till nytta. Vi behövs, men vi måste fokusera mer på människan och hur vi ska ge vårt bästa affärsmässiga stöd i varje beslut som tas. Boken är en sammanfattning av den rådgivning som varje Inkubator-företagare brukar få av mig. Jag och Fia har velat skriva den här boken länge, eftersom all litteratur i mitt ämne är teknokratiskt och egentligen skrivet till oss som kan det ekonomiska språket. Det är just vårt samarbete som gör den här boken unik. Och som gör den användbar. På riktigt. Det finns säkert de i min bransch som tycker att jag inte är riktigt klok som skriver en bok om ekonomi och företagande som alla ska kunna förstå och inspireras av att jag och Fia gör det lite för enkelt. Men jag är, som sagt, helt säker på att det är precis just det här som behövs. Jag hoppas att du håller med mig, och att du kommer att ha stor nytta av innehållet. Lycka till! Vivi-Anne Segertoft, mars 2015 4 5
INNEHÅLL 8. BOKFÖRING: Gör det du kan; låt ett proffs ta hand om resten 1. MÅL : Sätt upp mål för dig själv och ditt företag 9. ENSKILD FIRMA: Det enklaste är inte alltid det enklaste 2. AFFÄRSPLAN: Ta reda på om din idé håller 10. AKTIEBOLAG: Ett aktiebolag ger dig mer trovärdighet 3. LEDARSKAP: Led dig själv dit du vill komma 11. OMBILDNING: Gör om din enskilda firma till ett aktiebolag 4. KUNDER: Hitta kunder som har nytta av det du erbjuder 12. KOMPANJONER: Delad glädje är (oftast) dubbel glädje 5. FAKTURERING: Håll koll på fakturorna 13. EKONOMISTYRNING: Nå dina mål med hjälp av vettiga rutiner 6. BUDGET: Lägg upp en ekonomisk plan och lyckas bättre 14. SAMMANFATTNING: De bästa råden vi kan ge dig 7. KÖPA TJÄNSTER: Det är inte alltid som billigast är billigast 15. DANNE PALM FÅR SISTA ORDET: Text om Danne Palm ORDNING OCH REDA. PENGAR PÅ FREDAG. ORDNING OCH REDA. PENGAR PÅ FREDAG. 1. MÅL 1. MÅL 6 7
KAPITEL 1 MÅL Om du inte vet vart du ska hur ska du då kunna ta dig dit? Svårare än så är det inte; den som formulerar tydliga mål för sig själv har betydligt lättare för att prioritera och välja rätt och slutligen nå hela vägen fram. Nyckeln till framgång ligger också i att sätta upp mindre delmål, så att du hela tiden håller motivationen uppe och inte hamnar på villovägar. Och sist men inte minst fira alla dina målgångar, stora som små (woop woop!).
Det är inte direkt rocket science ändå är det just att sätta upp mål och att sedan göra en handlingsplan som många missar på. Det är klart att du kan lyckas utan att sätta upp ett enda mål, men chansen är ungefär lika stor som att hitta en nål i en höstack eller en vegan vid köttdisken på ICA. Eller som den australiske cricketspelaren Bill Copeland så klokt uttryckte det: The trouble with not having a goal is that you can spend your life running up and down the field and never score. Med andra ord, ta det här med målstyrning på allvar. Har du aldrig jobbat på det här sättet innan kommer du bli förvånad över hur mycket mer effektiv du blir (eftersom du vet precis vad det är du ska göra, när du ska göra det och varför). som du egentligen aldrig kommer nå ända fram till. Målet om hundra år. Typ. När du formulerar din vision behöver du därför inte känna krav på realism eller mätbarhet, eller att du bara har en viss tid på dig. Ett exempel på ett företag som har en tydlig vision är IKEA: Att skapa en bättre vardag för de många människorna. Nu driver inte du som läser det här ett multinationellt företag (än) och det är inte säkert att det ens är din önskan att någonsin göra det, men oavsett är det viktigt att formulera visionen. Låt den fungera som en ledstjärna eller magnet en inspirerande och drivande motor till att fortsätta uppåt, framåt. Är du allvarlig med att lyckas fuska inte med den här biten. FÖR DET ANDRA: Sätt upp realistiska mål som går att mäta. Det finns en hel del tips och råd där ute kring hur man ska tänka när man fastställer och formulerar sina mål för att göra dem enklare att uppnå. 1) Specifika mål: Vad är det du vill? Var så konkret och tydlig du bara kan. Jag vill fakturera mer är inte specifikt. Jag vill fakturera 10 000 kr mer i månaden är specifikt. 2) Mätbara mål: Formulera målet så att det går att mäta. Annars blir det svårt att veta hur långt du har kvar eller ifall målet redan är uppnått för längesen. Har du målet att fakturera 10 000 kr mer i månaden är det ju hyfsat lätt att mäta och veta när du har lyckats. FÖR DET FÖRSTA: Tänk stort. Våga ha en vision! Till skillnad från dina mål som ska vara så mätbara och konkreta som möjligt, och även ha en deadline inom överskådlig tid, är visionen snarare en övergripande idé kring varför du gör det du gör och vad du vill uppnå i framtiden. Det kan låta lite flummigt, men visionen beskriver den bild som du ständigt strävar emot; en önskad idealsituation, Tänk dig att dina kortsiktiga mål är skogsdungen där framme och dina långsiktiga mål är bergen i fjärran medan din vision är stjärnan vid horisonten. Du drar dig dit och vill dit, men det är alltid en bit kvar. 3) Tidsbundna mål: Du måste ha en deadline. För de flesta kreatörer brukar kniven mot strupen vara det enda som fungerar för att något ska hända överhuvudtaget. Att ha en tid att passa håller helt enkelt motivationen och drivet uppe så bestäm alltid en sluttid. Det kan ta tid och i vissa fall kännas hur jobbigt som helst att sätta tydliga mål, men det är helt klart värt. Allting blir så himla mycket lättare. Pick the low hanging fruit first Låt de första delmålen vara hyfsat enkla att uppnå. Då får du en känsla av framgång redan från början, och framgång föder ju som bekant framgång. På engelska brukar man kalla det för low hanging fruit. Du börjar helt enkelt med att plocka frukterna från marken innan du plockar fram stegen. 10 11
FÖR DET TREDJE: Ta ett steg i taget. När du är klar med vad du vill uppnå är det dags att fundera på hur du ska lösa det. Vad ska du göra? När ska du göra det? Och på vilket sätt ska du göra det? Du behöver en handlingsplan helt enkelt. Är ni flera i företaget är det superviktigt att ni tydligt klargör vem som ansvarar för vad annars är risken stor att ingen gör något eller att en gör allt. Skulle ett mål visa sig vara för stort och omfattande är det smartare att bryta ner det i Bravo! mindre bitar. På så vis kan du stämma av saker och ting under resans gång och hålla koll så att allt går i rätt riktning. Bryt alltså ner dina långsiktiga mål Beröm och bekräftelse kan få folk att flytta berg. till kortsiktiga delmål, exempelvis kvartalsvis, månadsvis, veckovis och ända ner till dagliga mål. Sen är det bara att börja jobba. Chop chop! FÖR DET FJÄRDE: Fira dina succéer och lär av dina misstag. Förvånansvärt många företag, både stora och små, missar två av de viktigaste delarna i att jobba målinriktat nämligen avstämningar under resans gång och uppföljningen efteråt. Hur går det? Hur har det gått? Vad gör vi som är bra? Vad är det som inte fungerar? Varför? Tar det för lång tid? Har vi för bråttom? Vad kan vi bli bättre på? Är det ens möjligt att göra det ännu bättre nästa gång? Kom ihåg att fira framgångarna! Inte bara vid den stora målgången utan varenda litet avklarat delmål förtjänar en segerdans eller två. Allting blir mycket roligare och det ökar motivationen till att fortsätta till nästa delmål och nästa och nästa. Precis lika viktigt som att fira framgångarna är det att inte låta sig nedslås av motgångar försök att lära dig av dem istället. Knappast någons väg mot framgång är helt spikrak. Fråga dig själv och var fullständigt uppriktig vad det beror på att du hamnat i den situationen. Vad kan du ändra på och hur du kan göra den förändring som krävs? Skam den som ger sig. VANLIGASTE ORSAKERNA TILL ATT MAN MISSLYCKAS Inte redo. Du är innerst inne inte särskilt taggad på att nå målet. När allt kommer kring är det inte tillräckligt viktigt eller utmanande för dig. Därför är du inte heller redo att lägga ner den tid och energi som krävs. Var ärligt mot dig själv och andra. Det är ingen idé att sätta upp mål som man inte står hundra procent bakom. Ingen plan. Ett av de vanligaste misstagen är att man inte gör upp konkreta planer och handlingar för att uppnå sina mål. Skriv ner: Vad? Var? När? Hur? Vem? Varför? Kortslutning. Du tror att det bara finns en enda möjlig väg till att nå ditt mål och får kortslutning när din ursprungliga plan felar. Sanningen är den att det nästan alltid finns fler vägar att nå dit du vill. Tricket är att hitta en väg som funkar. Och som kreatör är du ju van vid att tänka utanför den berömda lådan. Ensam är svag. Du tror på fullaste allvar att ensam är stark och tar inte hjälp av någon. Är du seriös med att nå ditt du vill? Ta då all hjälp du behöver. Inga delmål. Du har för många och för svåra mål för att ens ha en ärlig chans. Ta en sak i taget. Bryt ner dina mål i mindre delmål annars kommer du aldrig komma någonvart. Perfekt hindrar. Du är en perfektionist och hindrar dig själv genom att allting måste bli perfekt. I de allra flesta fall är det bättre att få jobbet gjort än att göra det perfekt. Utmana dig själv våga prestera gott nog. Du kommer kanske bli förvånad över hur mycket du får gjort. Byter mål. Du byter mål hela tiden och hinner inte uppfylla ett innan du är på väg mot ett nytt. Fokusera. En sak i taget. Och var ärlig mot dig själv, varför byter du mål hela tiden? Är du rädd för att lyckas/misslyckas eller är du helt enkelt inte tillräckligt motiverad? Ingen uppskattning. Du glömmer bort att fira dina delmål och att må bra. Balans är många gånger det svåraste, både i livet och som företagare. Ta firandet på allvar ge dig själv uppskattning för det du åstadkommit hittills. Det kommer ge dig bränslet du behöver för att fortsätta framåt. Lär av misstagen. Du ser alla misstag som misslyckanden och klankar ner på dig själv. Tänk istället att du lärt dig något och att du är klokare nu än förut. 12 13
Lär dig att visualisera Det sägs att allting här i världen är skapat två gånger. Först i sinnet och sedan i verkligenhet. Hjärnan kan inte skilja på fantasi och verklighet. Därför är visualisering så populärt inom både idrotten och näringslivet. Se dig själv lyckas redan nu, upplev för ditt inre att du har uppnått ditt mål. Vad känner du? Vad ser du? Vad hör du? Din inre målbild kommer att hjälpa dig att lyckas på riktigt. 14 15
KAPITEL 9 ENSKILD FIRMA Det enklaste är inte alltid det Enskild firma (eller enskild näringsidkare som Skatteverket säger) är den vanligaste företagsformen i Sverige. Ändå verkar det vara den företagsform som det skrivs minst om och då handlar det mest om hur enkelt allting är: enkelt att starta, enkelt att bokföra, enkelt att deklarera. Halleluja! Och visst finns det mycket som är enkelt med enskild firma, men allt är inte bara guld och gröna skogar; har du inte koll på vad som gäller är det också väldigt enkelt att råka illa ut.
IInnan du startar en enskild firma är det viktigt att du är medveten om att ditt företagande i den här formen hänger tätt ihop med dig som privatperson. Din personliga ekonomi och firmans ekonomi är nämligen densamma, vilket betyder att du själv måste betala företagets skulder om pengarna inte räcker till. Det är också du personligen som står på alla avtal och kontrakt. När det gäller enskild firma finns det med andra ord inget staket emellan som skyddar dig. Har du stenkoll på vilka pengar som är vilka och är noga med att separera privatekonomin och företagsekonomin är det inga problem. Det är när du slarvar som problemen kommer. Som ett brev på posten. Enkelt att starta? Det är enkelt att starta en enskild firma. Det enda du behöver är en F-skattsedel. För att få en sådan fyller du i en skatteoch avgiftsanmälan som finns på Skatteverkets hemsida. F-skattsedeln är ett bevis på att du är en företagare som betalar dina egna skatter och avgifter. Du kan inte börja fakturera förrän du fått din F-skatt godkänd. TRE KRITERIER FÖR ATT BLI GODKÄND När det gäller enskild firma finns det tre kriterier för att bli godkänd för F-skatt: 1. Varaktighet du tänker syssla med det här ett tag, professionellt alltså 2. Vinstsyfte det verkar vara ett vinnande koncept (inte bara en hobby) 3. Självständighet du har redan ett par kunder på gång (inte bara din gamla arbetsgivare) Anser Skatteverket att du uppfyller de här kriterierna får du din F-skattsedel, och vill du registrera ditt företagsnamn gör du det på Bolagsverket för en tusenlapp. Sen är det bara att sätta igång. Easy peasy lemon squeezy. Så låter det i alla fall på de flesta håll. Det som inte på något vis poängteras är att det du skriver i din skatte-och avgiftsanmälan ligger till grund för hur du sedan ska driva ditt företag. Ändå är det förvånansvärt många som inte har den blekaste aning om vad de har fyllt i. Gör inte samma misstag be om hjälp med att fylla i blanketten. Det går också bra att ha kvar din anställning och driva en liten verksamhet vid sidan av. Då ansöker du istället om en FA-skattsedel, vilket innebär att din arbetsgivare betalar skatt och sociala avgifter för din anställning och du betalar skatt och egenavgifter i företaget. Enkelt att deklarera? Din årsinkomst styrs av hur mycket du fakturerar (exkl. moms) och vilka kostnader du har under året. Pengarna som är kvar (vinsten) efter att allt är betalt blir alltså din årsinkomst. Den betalar du full skatt på, det vill säga både skatt och egenavgifter. Egenavgifter är ungefär det samma som arbetsgivaravgifter (det som din arbetsgivare betalar in om du är anställd). Din skatt för årsinkomsten fastställs när du deklarerar. Skatteverket drar av den skatt du betalat in i förväg (preliminär F-skatt). Är du det minsta osäker, ta hjälp med att deklarera. Och ägna istället din dyrbara tid åt att driva företaget framåt. 49 50 Enkelt att bokföra? Att stoppa papper i en pärm kan i stort sett vem som helst göra. Men en bra bokföring kräver lite mer än ett sinnelag för sortering. Att göra rätt från början kommer att sparar dig både tid och pengar. Och huvudvärk. Gå en bokföringskurs och lär dig grunderna. F-skatt I en enskild firma måste du betala in skatten på din beräknade vinst i förväg. F-skatten fastställd i en F-skattsedel. Skatteverket drar beloppet från ditt skattekonto varje månad. Det här måste du hålla koll på själv. De skickar inte ut någon avisering. Det är så klart jättesvårt att veta hur mycket du kommer att fakturera, men som tur är går det att ändra F-skatten under året. Skicka in en ny preliminär självdeklaration till Skatteverket så räknar de om din preliminärskatt. Försäkringskassan Man vill ju gärna tro att Försäkringskassan, Arbetsförmedlingen och resten av vårt svenska trygghetssystem har samma regler och syn på egenföretagare som Skatteverket. Men icke.
Har du till exempel valt att göra en avsättning till en periodiseringsfond för att få ner din skatt ett år och sedan väljer att skatta fram fonden nästa år då får du betala full skatt för återföringen, men Försäkringskassan räknar inte inkomsten som sjukpenningsgrundande. När du startar din enskilda firma får du under två år en sjukpenninggrundande inkomst som minst motsvarar vad en anställd med samma arbetsuppgifter, utbildning och erfarenhet skulle ha haft. Om du har haft företaget en längre period är det din inkomst som är sjukpenninggrundande. Har du haft låg inkomst under några år kan Försäkringskassan göra en beräkning utifrån de tre senaste åren. FÖRDELARNA MED ENSKILD FIRMA NACKDELARNA MED ENSKILD FIRMA NÅGRA KLOKA RÅD PÅ VÄGEN Satsa på ett eget bankkonto i den enskilda firman. Ett konto som du bara använder för transaktioner i ditt företag. Underskatta inte trygghetssystemen, men för att få ta del av dem måste du betala skatt. Mycket skatt. Undvik privata kvitton. Ta ut din lön en gång i månaden. Dutta inte. Ignorera folk som säger att du ska köpa på dig grejer för att få ner skatten. Du lurar bara dig själv. Se istället till att få ett så bra resultat (vinst) som möjligt. Det är ju det som styr din sjukpenning, pensionsgrundande inkomst och kommande föräldrapenning. Se till att du får en bra vinst (helst 450 000 kr eller mer) och vänta med att börja pensionsspara i din firma tills du nått den statliga högsta nivån för pensionsgrundande inkomst. Undvik att använda periodiseringsfonder och expansionsmedelsfond. Med sådana fonder bygger du på framtida skatteskulder. Har du svårt för att hålla reda på din ekonomi redovisa momsen varje kvartal! Sträva inte efter att få så låg skatt som möjligt, se istället till att få så hög vinst som möjligt. Då kan du bli en vinnare i den här företagsformen. Lätt att starta. Det krävs bara en skatte- och avgiftsanmälan. Lätt att registrera firmanamnet på Bolagsverket. Inget startkapital. Endast en registreringsavgift hos Bolagsverket. Enkel administration (beror så klart på typ av verksamhet). Går att få en sjukpenning baserad på yrke eller utbildning de första 24 månaderna. Förenklat årsbokslut. Ditt personnummer är företagets organisationsnummer. Det finns inget skyddande staket mellan dig och företaget. Går det riktigt dåligt för företaget kan det leda till personlig konkurs. Din lön är inte en avdragsgill kostnad utan bokförs som privatuttag. Din årsinkomst fastställs vid årets slut, vilket gör det svårt att hamna rätt med skatten. Risken är att du får väldigt hög kvarskatt. Svårt att styra ekonomiskt: ofta blir den preliminära F-skatten för hög eller för låg. Att deklarera själv kan vara vilseledande och ibland för enkelt, vilket också gör det väldigt enkelt att göra fel. Du räknas inte som löntagare och kan därför inte få samma förmåner som gäller löntagare. Enklare att dra på sig stora skatteskulder på grund av avsättningar till periodiseringsfonder. 51 52