Svenska/ Dokumentbeteckning: 1/616/2006/ / PEORT 2006-06-25 1(13)
Svenska/ Dokumentbeteckning: 1/616/2006/ / PEORT 2006-06-25 2(13) INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1 INLEDNING... 3 1.1 Bakgrund... 3 1.2 Ansvar... 3 1.3 Syfte... 3 1.4 Förkortningar... 4 2 DOKUMENTINFORMATION... 5 2.1 Dokumentändringsinformation... 5 2.2 Dokumentförteckning... 5 3 DISKUSSION... 6 4 DESIGNREGEL... 7 4.1 Beskrivning... 7 4.2 Remisser... 12 4.3 Begränsningar... 12 4.4 Avvikelser... 12 4.5 Beroenden... 13 4.6 Tillämpningsdirektiv... 13
Svenska/ Dokumentbeteckning: 1/616/2006/ / PEORT 2006-06-25 3(13) 1 Inledning 1.1 Bakgrund Enligt Samordningsavtalet (SAMO) mellan Försvarsmakten (FM) och Försvarets materielverk (FMV), GD 03 200:59095/2008, 2008-12-09, har FMV enligt A 2.8, tekniskt designansvar inför FM för alla nivåer av tekniska system (dvs. även system av system) som FMV levererar till FM Enligt SAMO A 7.2 skall förrådsbeteckning användas inom FM i samband med tilldelning, förrådshållning, redovisning och beställning av FM förnödenheter. Parallellt med förrådsbeteckning skall NATO koder registreras om förnödenheten är NATO kodifierad. FMV skall i sina offerter ta höjd för kostnader förknippade med registrering av grund- och förvaltningsdata, uppföljning och registervård. 1.2 Ansvar för registrering (indatering) av förnödenheter i erforderlig omfattning i aktuella stödsystem är produktledaren för det tekniska systemet inom FMV. Samma ansvar föreligger när det gäller ändring av data för redan registrerade förnödenheter och för förnödenheter som ej längre används, utan är föremål för avveckling. 1.3 Syfte Syftet med designregeln är att beskriva de bestämmelser och riktlinjer som FMV är skyldiga att följa när det gäller förnödenhetsregistrering och hantering av förnödenhetsdata i FM system FREJ88. n ska även tydliggöra hanteringen av NSN i FM system FREJ88. n behandlar gemensamma regler för samtliga produktområden och samtlig materiel som FMV levererar till Försvarsmakten. Regler som ej berör FMV:s ansvarområde, t.ex. lokalanskaffade förnödenheter, anläggningar och djur behandlas ej, se avsnitt 4.4. Beroende på branschspecifika juridiska regelverk, kan produktområdesvisa kompletteringar (t.ex. för Militär luftfart och sjöfart) erfordras. n har inarbetat TjF 2001-33 och TFG 50:860038 i dokumentet. TjF 2001-33 upphävs härmed samt TFG 50:860038 upphör att tillämpas.
Svenska/ Dokumentbeteckning: 1/616/2006/ / PEORT 2006-06-25 4(13) 1.4 Förkortningar CAGE Kod FSD G 4055 II GoF GRDA HDB NCB NCS NIIN NMCRL+ NSC NSN OEM PARP PDR SOPS TFG Commercial And Governmental Entity Code Försvarsstandard General 4055 II Grund- och Förvaltningsdata Grunddataanvisningar Handbok National Codification Bureau NATO Codification System NATO Item Identification Number NATO Master Catalogue of References for Logistics NATO Supply Class NATO Stock Number Original Equipment Manufacturer Planning and Review Process Produktdataregistrering Samordnande Organ för Publikations- och Systematiseringsfrågor Tjänstemeddelanden Försvarsmakten Grundsyn
Svenska/ Dokumentbeteckning: 1/616/2006/ / PEORT 2006-06-25 5(13) 2 Dokumentinformation 2.1 Dokumentändringsinformation Beskrivning Författare 2.2 Dokumentförteckning 2.2.1 Bilagor Tabell över användning av termer beroende på förnödenhetstyp 2.2.2 Styrande dokument Samordningsavtal mellan Försvarsmakten och Försvarets Materielverk, 2010, 10FMV 12741, 2010-10-08 1 Regler för Militär Luftfart, RML 2007:1 CDR, M7740 750904 Regler för Militär Sjöfart, RMS 2007, M7749-752001 FMV VO och Verksamhetsledningssystem (VHL) GD 09 820:25150/2009 FSD 0220, FÖRNÖDENHETSDOKUMENTATION, 2001-05-04 TFG 880036 Grundsyn: Förnödenhets/materielindelningar TFG 850046 Grundsyn; satser och artiklar med tillbehör TFG 860039 Grundsyn: Sammanfattande beteckningar TFG 830090 Samordning utrustningsdokumentation mm. Inrättande av samordningsorganet SOPS för dokumentation och andra med utrustningsarbetet närliggande frågor SOPS/Ag Beredning av registrering- och dokumentationsärenden avseende Försvarsmaktens utrustningsartiklar. Protokoll 1999-12-16 dnr FUH 09910:47816/99. CD ANV HDB GOF, M7762-900256, 2006-05-30 Försvarsmaktens Materielkod, M7789-000100, 2000-06-29, uppdateras kontinuerligt i applikationen PDR. 1 Tidigare utgåva FMV GD 03 200:59095, 2008-12-09 uppdaterad med nytt annex A samt att annex B upphört att gälla.
Svenska/ Dokumentbeteckning: 1/616/2006/ / PEORT 2006-06-25 6(13) HKV Fastställande av rutin avseende leveranser av produkter från Försvarets Materielverk till Försvarsmakten. 2008-12-19 dnr 14 760:900947. ( Kravelementlista FMV ). SFS 1988:1145 10 Förordningen om brandfarliga och explosiva varor. FMV TjF 2001:24 Förfarande vid godkännande och klassificering av Försvarsmaktens fastställda explosiva varor och övrig fastställd ammunition. HKV 2002-02-12, 14 800:60 824 Fastställande av ambition, riktlinjer ansvar, uppgifter, krav m.m., i samband slutanvändaråtaganden, för FM och FMV. Obligatoriska termer i FREJ88, HKV 14 500:62243, 2006-03-17 2.2.3 Referenser Det finns även tillgängliga hjälpmedel med styrande innehåll, dessa är: Grunddataanvisningar, GRDA FREJ88 Förrådsbenämningslista NMCRL+ Handlingsregel för reservmaterielberedning 2009:1, AK Log 14 511:48019/2008 De tre översta hjälpmedlen finns tillgängliga direkt i PDR, som är ett gränssnittsystem för indatering till FREJ88. 3 Diskussion Det föreligger ett behov av att styra upp hur Grund- och Förvaltningsdata fångas i system FREJ88. Detta för att säkerställa en entydig identifiering av materielen för att rationellt kunna hantera materielen under materielens livscykel samt att kunna ta det ansvar för materielen som krävs. Vid anskaffning av materiel måste FMV säkerställa tillgång till nödvändiga data för att entydigt kunna identifiera varje enskild förnödenhet som anskaffas. Dessa data ska sedan anges i samband med indatering i FREJ88 via gränssnittssystemet PDR. n gäller för hela FMV och klarlägger ansvarsförhållandena och stödjer samtliga anskaffningsprojekt på FMV vid upphandling av nödvändig information för att genomföra förnödenhetsregistrering.
Svenska/ Dokumentbeteckning: 1/616/2006/ / PEORT 2006-06-25 7(13) 4 4.1 Beskrivning 4.1.1 Systemarbetsmetodik-Underhållsberedning Hur systemarbete vid anskaffning går till beskrivs i FMV Verksamhetsledningssystem, VHL. I systemförsörjningsstrategin ingår ILS-strategi för produkten. I ILS-strategin skall framgå hur konfigurationsledning avses utföras samt väljes underhållskoncept och behov av teknisk dokumentation. I detta sammanhang undersöks om anda nationer använder likadan eller snarlik materiel och om NATO-kodifiering då har genomförts. Förnödenheten har i så fall erhållit ett NSN, vilket kan återvinnas. Därefter bestäms vad som skall förnödenhetsredovisas, vilket beror på om t.ex. underhåll och reservdelsförsörjning skall ske genom avtal med civil leverantör eller genom egen regi/lagring. 4.1.2 Förnödenhetsregistreringsprocessen Förnödenhetsregistreringen ingår i begreppet Materieldokumentation och skall stödja materielplaneskedena utveckling, produktion, vidmakthållande och avveckling. Syftet med förnödenhetsregistrering är att skapa entydig information om försvarsmaktens förnödenheter för att under hela förnödenheternas livscykel underlätta och säkerställa: anskaffning inklusive återanskaffning värdering av FM tillgångar förnödenhetsförsörjning teknisk tjänst konfigurationsledning (FREJ88 är i sig inget konfigurationsledningsverktyg, men registreringen ligger till grund för konfigurationsstyrning i andra system tex. Lift och FENIX) drift och underhåll inklusive driftdataförsörjning spårbarhet och tillhörighet kvalitetskrav behovssättning hantering för förbandsproduktion, försörjning och redovisning planering av insatsorganisationens materielbehov med hjälp av HKV system IOR definierande av FMV milstolpsleveranser till FM
Svenska/ Dokumentbeteckning: 1/616/2006/ / PEORT 2006-06-25 8(13) uppgift om eventuellt slutanvändarintyg uppgift om eventuella miljöbestämmelser vidmakthållande och utgallring avveckling Registreringen har även till syfte att begränsa antalet nya förnödenheter genom s.k. typminskning, varaktiga materielersättningar och reducering av dubbletter, se även avsnitt 4.1.7. Enligt Samordningsavtalet mellan Försvarsmakten (FM) och Försvarets materielverk (FMV) är det FMV:s ansvar och skyldighet att genomföra registrering av förnödenheter och ändringar av dessa i aktuella stödsystem för den materiel som FMV har tekniskt designansvar för under materielens livscykel. Vid anskaffning av en förnödenhet ansvarar den enhet inom FMV som ombesörjer den tekniska delen av beredningen (teknisk designansvarig, i FREJ88 benämnt Förnödenhetsansvarig) för att för varje enskild förnödenhet säkerställa tillgång till de grunddata som erfordras för entydig identifiering samt de förvaltningsdata som erfordras för en rationell förnödenhetsförvaltning. Med grunddata avses sådan data som erfordras för att entydigt identifiera en förnödenhet. Grunddata ska tillhandahållas av det företag eller den myndighet som levererar förnödenheten ifråga. Grunddata består av: Ursprungsbeteckning och övriga relevanta referensbeteckningar. Med Ursprungsbeteckning avses ritnings- och/eller artikelnummer från konstruktionsägande företag/organisation samt namn på företag/organisation och i förekommande fall dess CAGE-kod. Om både ritnings- och artikelnummer finns tillgängligt ska artikelnummer anges i första hand. Övriga referensbeteckningar har samma uppbyggnad som Ursprungsbeteckning, men utgörs av alternativa leverantörers beteckningar. Det kan exempelvis handla om referens från FMV:s huvudleverantör av Materielsystemet, svensk representant för utländsk ursprungstillverkare, standardbeteckningar eller NATO Item Identification Number, NIIN. Referensbeteckningar ska vara korrekt skrivna med avseende på beteckningarnas innehåll och gruppering. För eventuella egna beteckningar ska utförlig beskrivning bifogas på beteckningarnas betydelse. Benämning. Konstruktörens fullständiga benämning för förnödenheten. Tekniska data. Vilka tekniska data som krävs vid olika typer av förnödenheter framgår av Grunddataanvisningar, GRDA. Med förvaltningsdata avses sådan data som erfordras för att kunna vidmakthålla och hantera förnödenheterna rationellt. Exempel på förvaltningsdata är:
Svenska/ Dokumentbeteckning: 1/616/2006/ / PEORT 2006-06-25 9(13) Förnödenhetsansvarig organisationsenhet. Materielsystemnivå (MS) eller motsvarande. Relationer. Ingår-i och består-av samt med vilket antal förnödenheten ingår-i/består-av. Transportdata (TP-data). Dimensioner och vikt och/eller förpackningsuppgifter. Intressenttermer. Uppgifter för att täcka intressentsystemens förvaltningsbehov. Med intressentsystem avses system som abonnerar på data från FREJ88. 4.1.3 Underlag för identifiering I kravspecifikationen vid upphandlingen av ett materielsystem måste Förnödenhetsansvarige säkerställa att det vid registreringsarbetet blir möjligt att fullständigt identifiera samtliga förnödenheter som ska registreras. FMV måste därför under hela materielens livscykel ha full nyttjanderätt (obs, ej äganderätt) på alla nödvändiga tekniska underlag. Underlagen kan innehålla uppgifter om konstruktionsägare eller om speciella krav som t.ex. inköpsförbehåll eller kvalitetskrav. Underlag av denna typ är avgörande för förnödenhetsregistreringens kvalitet. Exempel på tekniskt underlag är: Konstruktionsritningar Standarder Specifikationer Produktblad OEM-nummer 4.1.4 Materielstrukturer För komplexa förnödenheter måste hierarkien över ingående delar bestämmas, d.v.s. ingår i och består av -förhållanden. Det är speciellt viktigt för att kunna avveckla materielen på ett kostnadseffektivt sätt och kunna återanvända gemensam materiel. Sammanfattande förrådsbeteckningar 2 är en beteckning som används för FM att ange behov. Beteckningen medger att flera versioner av utrustningsartiklar kan fylla samma taktiska behov utifrån FM perspektiv. För sammanfattande förrådsbeteckningar erfordras normalt inte uppgifter om vikt, volym eller pris utan dessa framgår av de olika versionerna av utrustningsartiklar. Det finns även behov av att använda sig av strukturella förrådsbeteckningar för att kunna ange den fysiska strukturen på ett tekniskt system. FREJ88 är ett artikelsystem och inte ett konfigurationsledningssystem. Men genom strukturella förrådsbeteckningar möjliggörs att en god informationskvalitet kan upprätthållas vad avser relationskopplingar ingår i och består av. 2 Sammanfattande förrådsbeteckning har historiskt även benämnts fiktiv förrådsbeteckning eller sammanfattande beteckning. Det bör speciellt observeras då även strukturella förrådsbeteckningar emellanåt felaktigt benämnts fiktiva.
Svenska/ Dokumentbeteckning: 1/616/2006/ / PEORT 2006-06-25 10(13) 4.1.5 Registreringsarbetet Förnödenhetsansvarig ansvarar för att registrering av förnödenheter i FREJ88 genomförs enligt den omfattning som fastslås i detta dokument och med alla de Grund- och Förvaltningsdata som krävs. Förnödenhetsansvarig ansvarar även för vidmakthållande av förnödenhetsdata samt avveckling av förnödenheter och materielsystem. Som stöd för registreringsarbetet skall CD ANV HDB GOF, M7762-900256, 2006-05-30 användas. Denna ger förklaring till hur de olika datatermerna i systemen FREJ88 används Se avsnitt 4.1.1 i handboken för mer detaljerad information om Förnödenhetsansvariges ansvar för registreringsarbetet. Registrering av förnödenhetsdata sker i system PDR, som är ett gränssnittssystem för indatering till FREJ88. Endast behöriga handläggare som genomgått erforderlig utbildning får behörighet att genomföra registrering. Det finns dock ingen materiel där samtliga termerna i FREJ88 ska anges. Behovet är olika beroende på vad det är för typ av förnödenhet. för strukturelement behövs ca 10 termer. för utrustningsartiklar och utbytesenheter behövs ca 20-25 termer för redovisning, drift och underhåll. för reservdelar behövs 35-40 termer för att återanskaffningen skall fungera. för övriga integrationsprodukter behövs ca 20-25 termer för att ge möjlighet till driftuppföljning och knytning av dokumentation och reservdelar till huvudenheter och apparater. Till denna grupp hör även materiel i satser som ej registreras på annat sätt. för materielgruppen ammunition tillkommer ytterligare 4 termer. Ett exempel på lathund för användningen av de olika termerna framgår av bilaga 1. Denna bilaga är inte heltäckande för alla förnödenheter som skall registreras utan för en sådan beskrivning hänvisas till CD ANV HDB GOF. Med X avses att termen är obligatorisk. Med (X) avses att termen är obligatorisk i de fall uppgiften är relevant Med Lägsta avses att termen är obligatorisk enbart för den FBET som befinner sig lägst i strukturen, eftersom uppgiften annars blir dubbelregistrerad. Med Öppen avses att termen är obligatorisk, såvida inte uppgiften är sekretessbelagd. Med (BOR) avses att ritningar finns att hämta i bild- och ritningshanteringssystemet BORIS 4.1.6 Obligatoriska termer i FREJ 88 I skrivelse, HKV 14 500:62243, 2006-03-17, Obligatoriska termer i FREJ88, har FM specificerat vilka termer som ska vara obligatoriska. Dessa är: Förnödenhetsbeteckning Förrådsbenämning Förnödenhetsslag
Svenska/ Dokumentbeteckning: 1/616/2006/ / PEORT 2006-06-25 11(13) Försvarsgrensanvändare Referensbeteckning Batteriförbrukare Strålkälla Röntgenutrustning Kemi- och miljöinformation Utöver dessa termer är följande termer obligatoriska, om den har intressentmarkering TOR: Utländsk benämning Anskaffningspris (med undantag för förbrukningsmateriel) Anskaffningsår Konto TOR Transportdata Materielgrupp Inventeringsklass Om det är förnödenhetsslag ammunition är följande termer obligatoriska: Ammunitionskategori Explosivämnesvikt Förvaringskod UN-kod UN-nr För eventuella avsteg från ovanstående obligatoriska termer se avsnitt 4.2 nedan Utöver ovanstående termer som hemställts av FM beslutar även FMV att nedanstående termer skall vara obligatoriska enligt designregeln. Dessa är: Oförkortad förrådsbenämning Beställningskod Identifierande uppgifter Kompletterande uppgifter 4.1.7 Klassificering, typminskning, kodifiering och nummersättning När ansvarig enhet på FMV eller annan ansvarig organisation inom FM genomfört förnödenhetsregistrering, genomförs klassificering, typminskning, kodifiering och nummersättning av den enhet inom FMV som på FMs uppdrag ansvarar för förvaltning av Grund- och Förvaltningsdata. Typminskning innebär att förnödenheter med samma form, fit, function and quality samlas under en och samma förrådsbeteckning oavsett hur många potentiella tillverkare som finns. Syftet med typminskning är att spara pengar åt FM genom att undvika dubbletter.
Svenska/ Dokumentbeteckning: 1/616/2006/ / PEORT 2006-06-25 12(13) Dubbletter genererar högre kostnader för fysisk lagerhållning och datalagring. Typminskning ska alltid ske i dialog mellan förnödenhetsansvarig och klassifikatör/indaterare. OBS, för vissa förnödenheter ska typminskning ej genomföras, se avsnitt 4.4. Godkänd förnödenhet åsätts entydig förrådsbeteckning i form av M- eller F-nummer utifrån de data som indaterats. 4.2 Remisser Utrustningsartiklar, (FREJ-term 220), skall bli föremål för särskilt remissförfarande (Ref: SOPS 8013, FUH 09 910:47816/99). Dokumentet föreskriver remissförfarande beträffande FREJ-termerna förrådsbenämning och tillhörighet till materielgrupp. Ammunition skall erhålla UN-kod och UN-nummer. Sådana tilldelas av Myndigheten för samhällsskydd och beredskap Om leverantören inte redan tilldelats nummer för en viss produkt, görs ansökan till Rådgivningsgruppen för explosivämnen, Se TjF 2001:24 vilken inhämtar samråd från den civila myndigheten. 4.3 Begränsningar Uppgift om vilka termer som minst ska fyllas i för olika typer av förnödenheter framgår enligt punkt 4.1.5-4.1.6. För uppgift om vilken information som ska anges för att möjliggöra identifiering av olika typer av förnödenheter, se GRDA. Om förnödenhetsansvarige i samband med förnödenhetsregistrering inte levererar erforderliga Grund- och Förvaltningsdata enligt denna designregel kommer berörda förnödenheter inte att hanteras. Återmatning sker i form av att klassifikatörer kommer att returnera berörda ärenden i PDR. I samband med detta informeras även om vilka uppgifter som saknas för att nummersättning ska kunna genomföras. Vid brådskande operationellt behov av kodifiering samtidigt som erforderliga Grund- och Förvaltningsdata saknas ska beslut om undantag ske via diariefört skriftligt beslut från den enhet på FM som ansvarar för den KB som omfattar uppdraget Grund- och Förvaltningsdata. Motsvarande undantag finns även för registrering av förnödenheter på toppnivå för projekt som är i tidiga faser. Skrivelsenumret ska därefter anges i FREJ88 i fältet Kompletterande Uppgifter för att spårbarhet ska finnas till anledningen att bristerna förekommer. 4.4 Avvikelser Samtliga förnödenheter som ska täcka krigs-, insats- och beredskapsbehovet omfattas av kravet på förnödenhetsregistering. Det innebär i praktiken samtliga förnödenheter, som är föremål för behovsbestämning, förrådshållning, tilldelning, driftsuppföljning eller som av annan anledning ska hanteras i något av försvarsmaktens fastställda system för förnödenhetsredovisning. Avsteg från typminskning av förnödenhet kan i särskilda fall vara befogat. Förnödenheter som omfattas av speciella krav, exempelvis luftvärdighet, sjövärdighet eller motsvarande ska undantas
Svenska/ Dokumentbeteckning: 1/616/2006/ / PEORT 2006-06-25 13(13) från typminskning. Dessa förnödenheter ska vid registreringstillfället förses med X i fältet Fbet signal. är teknisk designansvarig (förnödenhetsansvarig) vid FMV. 4.5 Beroenden Enligt PARP-mål G 4055 II ska Sverige implementera NCS, inklusive etablerandet av funktionen NCB. I korthet innebär G 4055 II att Sverige ska ha förmågan att kodifiera enligt NATO Codification System med en initial kapacitet från 2011 och full kapacitet från 2016. Detta innebär: Att ett nationellt NATO-kompatibelt kodifieringssystem utvecklas. Användning av NATO Mailbox System för automatiskt datautbyte. Användning av NATO Automated Business System. Användning av NMCRL+. Under den period som återstår fram till 2016 ska alla materielanskaffningsprojekt på FMV förbereda sig för implementeringen av NCS genom att säkerställa att befintliga NSN anges i FREJ88 vid anskaffning av nya förnödenheter. Detta sker genom att: Samtliga materielanskaffningsprojekt skall tillse att styrande dokument och kravspecifikationer mm, kompletteras med avsnitt rörande NCS. Samtliga materielanskaffningsprojekt skall tillse att grunddata i FREJ88 kompletteras avseende befintliga NSN. Detta ska ske genom att NATO Item Identification Number, NIIN, anges som varande alternativ referensbeteckning till den svenska Förrådsbeteckningen. Samtliga initiativ rörande NCS, exempelvis vid behov eller önskemål om NSN på förnödenheter där detta saknas, skall ske i samråd med TC Logistik. Det naturliga forumet för sådana initiativ är FMV CCB. 4.6 Tillämpningsdirektiv Använd befintliga styrande dokument (se avsnitt 2.2.2) för att säkerställa tillgång till information i samband med kontraktsskrivning vid anskaffning av fysisk materiel. Kräv full insyn i allt tekniskt underlag från leverantören av materielsystemet. Säkerställ att leverantörerna uppger befintliga NSN vid leverans av Grund- och Förvaltningsdata till FMV Förnödenhet skall enligt Kravelementlista FMV Litt. 2.1 vid överlämning till FM vara registrerad med Grund- och Förvaltningsdata, samt enligt Litt. 2.2 vara inlagd i materielstruktur i Lift eller annat system.