FMV Handbok Avveckling är fastställd

Transkript

1 FMV Handbok Avveckling är fastställd (TKC :5555/01) Syfte med handboken För att effektivt kunna stödja Försvarsmakten vid planering och genomförande av avveckling, måste avvecklingsverksamheten inom FMV samordnas. Detta sker genom att klarlägga ansvar, uppgifter och metoder i en verksgemensam process Avveckling - som dokumenteras i denna handbok. Handboken skall, i överensstämmelse med H Förnavv, reglera Materielverkets sätt att genomföra förnödenhetsavveckling. Handboken ger underlag för: Att genomföra planering av avveckling (utgallring) Att förstå och klarlägga VEM som skall lösa VAD, HUR och NÄR Att utforma avvecklingsskrivelse, som reglerar genomförande och uppföljning Att stödja Försvarsmaktens avveckling samt genomföra egna avvecklingsuppgifter inom FMV under genomförandefasen Att följa upp avvecklingsprocessen Att avsluta avvecklingsprocessen med slutrapport Handboken tillhör processen Avveckling, och skall därför även: Generellt beskriva vår verksgemensamma process för avveckling av materielsystem, objekt, enskilda förnödenheter eller förnödenhetsslag Underlätta kvalitets- och miljösäkring av verksamheten och utgöra ett underlag för att skapa standardiserade och effektivare arbetsmetoder Ligga till grund för identifiering av befintliga hjälpmedel och påvisa eventuella brister eller behov av ytterligare hjälpmedel. Ligga till grund för utbildning och introduktion i avvecklingsverksamheten Utgöra underlag för processutveckling Distribution m m. Ett begränsat antal exemplar är tryckta och fördelade dels till berörda enheter och dels till särskilt utvalda medarbetare inom och utom FMV. Handboken finns att hämta i digital form i Processen Avveckling. (Fastställd ). Handboken kommer att beskrivas i samband med utbildning i processen Avveckling. ILS DriftS/Avv (att: Birger Redmo, 4849) är beredd att föredra handboken inom FMV i lämpliga sammanhang (enhetssamlingar, arbetsplatsträffar o dyl.).

2 FMV H Avv Sida 1 (1) Försvarets Materielverks Handbok för förnödenhetsavveckling FMV H Avv 2001 Kostnad Anskaffning Vidmakthållande Avveckling Mål för förbättrad avvecklings process Traditionellt Tid Fastställd att gälla enlig C TKC beslut, TKC : 5555/01 ;

3 FMV H Avv Sida 2 (2) INNEHÅLL FÖRORD Inledning Bakgrund Syfte med handboken Styrande regelverk Grunder Inriktning Roller och ansvar... 5 Ägarföreträdaransvar... 5 Kompetens inom FMV Avvecklingsverksamhet i utvecklings- och vidmakthållandefas Avvecklingsverksamhet i utvecklingsfasen Avvecklingsverksamhet i vidmakthållandefasen.8 4. Processen Avveckling.9 5. Planera avveckling Analysera beslut/beställning och planera förberedelser Samordna avvecklingsplanering 11 Beredningsmöten..11 Planeringsuppgifter Avsluta planering 12 Avvecklingsskrivelse Genomföra och följa upp avveckling Stödja Försvarsmaktens genomförande Genomföra FMV interna uppgifter Följa upp och avrapportera avveckling...13 Bilagor: 1. Uppgifter att lösa i samband med avveckling 2. Avvecklingsskrivelse, beskrivning och förklaringar 3. Slutrapport 4. Begrepp och definitioner 5. Förkortningar H Avv.doc

4 FMV H Avv Sida 3 (3) FÖRORD FMV Handbok Avveckling är en reviderad upplaga av FMV Anv Avv 1998 som är framtagen genom Delprojekt Avveckling inom projekt MERA. (Materielsystemproduktion med Enhetliga och Rationella Arbetsmetoder) FMV Anv Avv 1998 fastställd enlig skrivelse GDIV : 14396/98 är upphävd att gälla i och med att Handbok Avveckling 2001 är fastställd. Nu framtagen handbok beskriver FMV roll och arbetssätt i avveckling av försvarsmateriel och är FMV tillämpning av bestämmelserna i FM Handbok I Förnödenhetsavveckling (H Förnavv). H Förnavv ger en bra bild hur förnödenhetsavveckling genomförs inom Försvarsmakten. Förutsättningarna för avvecklingsprocessen redovisas översiktligt i handboken med Åtgärder som vidtas i utvecklingsfasen, för att underlätta en framtida avveckling Planeringsåtgärder som vidtas under vidmakthållandefasen, som ett underlag för avdömning och beslut om avveckling Uppgifter att lösa i samband med avveckling/utgallring enligt bilaga 1./1 Utförlig mall med lathund för upprättande av avvecklingsskrivelse enligt bilaga 2./2 Exempel på utformning av slutrapport enligt bilaga 3./3 För avveckling betydelsefulla definitioner enligt bilaga 4./4 För avveckling betydelsefulla förkortningar enligt bilaga 5./5 H Avv.doc

5 FMV H Avv Sida 4 (4) 1. Inledning 1.1. Bakgrund Försvarsmakten genomför fortlöpande omfattande avveckling av materielsystem, objekt samt enskilda förnödenheter och förnödenhetsslag. Inom FMV är det av betydelse att särskilt materielsystemansvariga och deras chefer har kunskap i avvecklingsprocessen och den dokumentation som finns tillgänglig. Kunskapshöjning om avvecklingsprocessen kan erhålls bl a genom att delta i FMV kurser i förnödenhetsavveckling enligt FMV kursplan Syfte med handboken För att effektivt kunna stödja Försvarsmakten vid planering och genomförande av avveckling, måste avvecklingsverksamheten inom FMV samordnas. Detta sker genom att klarlägga ansvar, uppgifter och metoder i en verksgemensam process - Avveckling, som dokumenteras i denna handbok. Handboken skall i överensstämmelse med H Förnavv reglera Materielverkets sätt att genomföra förnödenhetsavveckling. Handboken ger underlag för att genomföra planering av avveckling att förstå och klarlägga VEM som skall lösa VAD, HUR och NÄR att utforma avvecklingsskrivelse som reglerar genomförande och uppföljning att stödja Försvarsmaktens avveckling samt genomföra egna avvecklingsuppgifter inom FMV under genomförandefasen att följa upp avvecklingsprocessen att avsluta avvecklingsprocessen med slutrapport. Handboken är en beskrivning av processen Avveckling, och skall därför även generellt beskriva vår verksgemensamma process för avveckling av materielsystem, objekt, enskilda förnödenheter eller förnödenhetsslag underlätta kvalitets-och miljösäkring av verksamheten och utgöra ett underlag för att skapa standardiserade och effektivare arbetsmetoder ligga till grund för identifiering av befintliga hjälpmedel och påvisa eventuella brister eller behov av ytterligare hjälpmedel ligga till grund för utbildning och introduktion i avvecklingsverksamheten utgöra underlag för processutveckling 1.3. Styrande regelverk Försvarsmaktens och FMV riktlinjer för förnödenhetsavveckling framgår av : Handbok för Försvarsmaktens underhållstjänst i fred (H Uh Fred 1997, M ) Handbok för Försvarsmaktens förnödenhetsavveckling (H Förnavv 1997, M ) H Förnavv redovisar alla intressenters roller och ansvar och ger en komplett bild av hela avvecklingsverksamheten.(handboken är under omarbetning) Försvarsmaktens handbok för Systemsäkerhet (H SystSäk 1996) TjF-FMV 1997:11, Regler för systemsäkerhetsverksamheten vid FMV. Handbok miljö FMV (Under fastställande) Samordningsavtal mellan FM och FMV (Nytt avtal upprättas normalt varje år)

6 FMV H Avv Sida 5 (5) H Avv.doc

7 FMV H Avv Sida 6 (6) 2. Grunder Avveckling är den sista delen av materielprocessen. Avveckling omfattar forcerad förbrukning, slutanvändning och utgallring. FMVs roll är främst inriktad mot utgallring. Försvarsmakten beslutar om avveckling av förnödenheter. FMV lämnar fortlöpande förslag till avveckling både vad gäller materielslag, metoder m m Inriktning Försvarsmaktens mål med avveckling är att frigöra resurser för annan verksamhet genom att göra sig av med ett överskott. Överskott uppstår när behov inte föreligger i krigs- eller grundorganisationen. Detta innebär att möjligheter att täcka behov inom andra krigsförband eller materielsystem (befintliga eller under utveckling) - enligt operativa, taktiska eller tekniska krav måste prövas innan avveckling av en viss förnödenhet genomförs. FMV medverka aktivt i denna process. Överskott uppstår även när materiel, som inte fyller operativa, taktiska eller tekniska krav, utgår ur krigsorganisationen eller när objekt eller förnödenhet efter hand utgår ur ett materielsystem. FMV stöd till Försvarsmaktens förnödenhetsavveckling inriktas så att mål med avvecklingen uppnås på ett för helheten kostnadseffektivt sätt Roller och ansvar HKV ansvarar för och genomför förnödenhetsavveckling inom försvarsmakten. FMV uppgifter enligt beställning från HKV är att stödja Försvarsmaktens förnödenhetsavveckling att upprätta avvecklingsskrivelse att genomföra avvecklingsåtgärder enligt HKV beställning: utgallring av förnödenheter för vilka FMV är ägarföreträdare. utgallring av teknisk dokumentation registervård (tillföra, ändra eller ta bort information) i informationssystem. Ägarföreträdaransvar Försvarsmakten är ägarföreträdare för statens försvarsförnödenheter. Försvarsmakten har inför regeringen ansvar för förnödenheternas status, befintlighet och redovisning. Försvarets materielverk är ägarföreträdare för förnödenheter som huvudsakligen anskaffats för och används i verkets provningsverksamhet. Ägarföreträdaransvaret innebär ägarens alla skyldigheter, men inte alla rättigheter H Avv.doc

8 FMV H Avv Sida 7 (7) eftersom regeringen förbehåller sig rätten att i vissa fall fatta särskilda beslut. Det är således ägarföreträdaren som inom ramen för sitt mandat beslutar om att förnödenheter skall utgallras alternativt nyttjas inom annat materielsystem handlingsregler (t ex metoder/restriktioner för genomförande) för avvecklingen annan speciell styrning såsom försäljning och/eller destruktion samt vem som skall verkställa ett sådant uppdrag åtgärder som innebär avsteg från lägsta kostnad/utgift, t ex täckningsbidrag till militära verkstäder Beslut om försäljning av krigsmateriel eller annan förnödenhet av känslig karaktär fattas av HKV efter hörande av bl a regeringen och ISP m fl. Ägarföreträdarens inriktning bör framgå redan i beställningen till FMV. Kompetens inom FMV FMV skall ha kompetens att kunna lämna beslutsunderlag till HKV samt föreslå åtgärder som leder till att riktiga avvecklingsåtgärder vidtas och att lägsta totalkostnad nås. Strategiskt Projektet Avveckling skall ha kompetens för att inom FMV kunna leda förnödenhetsavveckling och metodutveckling samt sammanhålla och utveckla System Utsökt samt samordna avvecklingsverksamhet och biträda vid upprättande av avvecklingskrivelse. Projektcentrum (ProdSam) skall ha kompetens för inom eget prodområde att initiera att förslag om avveckling tas upp i planeringsdialoger att följa upp att verksamhet enligt beställningar rörande avveckling löper planenligt KC ILS Drifts/Avv skall ha kompetens för att medverka vid utveckling av system Utsökt att medverka vid generell utbildning i avvecklingsverksamhet att bistå och var rådgivande till enhet som handlägger avvecklingsärende och härvid kunna biträda vid upprättande av avvecklingskrivelse att initiera registervård i stödsystem Enhet som mottar avvecklingsuppdrag skall ha kompetens för att handlägga avveckling/utgallring (planera, genomföra och följa upp) att ta ansvar för produkt (t ex systemsäkerhet, yttre miljö och registervård) att upprätta avvecklingsskrivelse och rapporter att handlägga museiärenden avseende förnödenheter till SFHM, SSHM m fl KC ILSUhber skall ha kompetens för att kunna anpassa underhållsambitioner till anbefallda krav att handlägga avveckling av underhållssystem (reservmateriel, underhållsutrustning, underhållsdokumentation samt registervård) att avveckla Försvarsstandard (FSD) att bistå med rådgivning i materialfrågor H Avv.doc

9 FMV H Avv Sida 8 (8) KC ILSResmat skall ha kompetens för att planera och genomföra utgallring av Delta-redovisad materiel att medverka vid försäljning i samband med utgallring att utföra registervård i Delta att bistå med råd beträffande hantering m m av miljöfarliga ämnen och yttre miljöfrågor avseende Delta-redovisad materiel KC ILSTinfo skall ha kompetens för att identifiera och utgallra TO, ritningar och publikationer Identifiera och utgallra anläggningsdokumentation utföra registervård i FREJ. KC Skydd skall ha kompetens att bistå med rådgivning i systemsäkerhet och yttre miljöfrågor. Kompetens inom Försvarsmakten framgår av H Förnavv. 3. Avvecklingsverksamhet i utvecklings- och vidmakthållandefasen 3.1. Avvecklingsverksamhet i utvecklingsfasen Planering och genomförande av avveckling, som kan ske mer än 30 år efter utveckling och anskaffning, påverkas starkt av vad som gjorts under materielens utvecklingsfas. En framsynt och kompetent utveckling och anskaffning ger möjlighet till en rationell och effektiv avveckling. Detta åstadkommes genom val av material, komponenter, konstruktion och att det under hela livslängden finns tillgång till information om det som anskaffats. En väl genomförd dokumentation av grund- och förvaltningsdata (GOF) i FREJ är en förutsättning för att kunna genomföra utgallringen på ett effektivt sätt, eftersom den kompetens som en gång i tiden utvecklade och anskaffade förnödenheten oftast inte finns tillgänglig, när utgallringen skall genomföras. Rätt utförd registrering av GOF innebär att förnödenheter knutna till system och objekt lätt kan identifieras och avvecklas samtidigt att miljöfarliga ämnen eller komponenter kan identifieras så att inte skada uppstår och för att underlätta återvinning och sortering att prövning mot krigsmateriellagen underlättas att restriktioner i form av slutanvändarintyg (motsv) klarläggs i så god tid att erforderliga åtgärder kan inplaneras H Avv.doc

10 FMV H Avv Sida 9 (9) 3.2. Avvecklingsverksamhet i vidmakthållandefasen Under vidmakthållandefasen genomförs årliga planeringsdialoger mellan HKV och FMV. Vid materieldialogerna mellan HKV och FMV behandlas förslag till åtgärder och avvägningar. Underlag för HKV beslut tas fram av FMV. Dialogerna genomförs materielsystemvis och då väljs något av nedanstående alternativ Att inte vidta några åtgärder utöver fortsatt normalt vidmakthållande Att genomföra modifiering eller renovering Att genomföra avveckling. FMV skall fortlöpande under vidmakthållandeprocessen lämna förslag till avveckling. För att FMV skall kunna vidta erforderliga åtgärder erfordras att MSL/AOL är väl informerade om avvecklingsprocessen och vad som påverkar respektive styr denna process. HKV strävar efter att fatta tidiga beslut om avveckling så att den kan påbörjas redan under vidmakthållandefasen. Detta ger möjlighet till förbrukning av förnödenheter på ett sådant sätt, att behovet av utgallring minimeras. En väl genomförd registervård med införande av uppgifter i grund- och förvaltningsdata (GOF) i FREJ under utvecklings- och i vidmakthållandefasen, vid t ex modifieringar, är en förutsättning för att en avvecklingen skall kunna genomföras på ett ekonomiskt och säkert sätt. Registervård d v s att kontinuerligt hålla registren aktuella, utgör också en förutsättning för en avvecklingsprocess med hög kvalitet. H Avv.doc

11 FMV H Avv Sida 10 (10) 4. Processen Avveckling Utdrag ur ÖB order ; HKV :61229 FMV genomför avveckling enligt HKV beställningar samt samverkar och stödjer HKV vad avser materielsystemkompetens och teknisk kompetens. FMV framtar fördjupat och utvecklat underlag till försvarsmaktsgemensam avvecklingsplan samt stödjer med styrande underlag inom området systemsäkerhet inklusive miljö. FMV genomför härutöver lageroptimeringsberäkningar för reservmateriel och stödjer Försvarsmakten med grund- och förvaltningsdata. FMVs process Avveckling syftar till att stödja FM samt genomföra egna delar av avvecklingen på totalekonomiskt mest lämpligt sätt. Detta styrs och prioriteras av operativa, taktiska, tekniska och ekonomiska krav. Processen startar när beslut om avveckling föreligger och syftar till att frigöra kapital genom att rationellt och effektivt göra sig av med icke önskad kapitalbindning. Sådan kapitalbindning utgörs av de förnödenheter som FM inte längre behöver - överskottet. Förutsättningar för en effektiv och rationell avveckling skall skapas så tidigt som möjligt. Ett tidigt avvecklingsbeslut möjliggör anpassade underhållsinsatser forcerad förbrukning successiv slutanvändning av reservmateriel och ersättningsförnödenheter Anm. Ovanstående punktsatser omfattas av inom FM och FMV använda begreppet utfasning. Syftet är att minimera kostnader under återstående livslängd samt identifiera behov av utgallring. Avveckling indelas i Planera avveckling Genomföra och följa upp avveckling HKV identifierar totala tillgångar samt klarlägger mot operativa, taktiska och tekniska krav behov inom kvarvarande krigsförband eller materielsystem behov för krigsförband eller materielsystem som är under utveckling Därefter genomförs omfördelning och kvarvarande förnödenheter (överskottet) avvecklas. Med HKV beslut/beställning som grund, genomför FMV en planering som dokumenteras i av FMV upprättad avvecklingsskrivelse. FMVs uppgifter under genomförandet är att stödja försvarsmaktens genomförande att genomföra FMV interna uppgifter att följa upp och avrapportera avveckling När avvecklingen är genomförd lämnar FMV slutrapport till HKV (beställaren). Avveckling kan vara tidskrävande såväl under planering som under genomförande. Försening av genomförandet innebär oftast kostnader, som i sin tur innebär mindre frigjort kapital för nyanskaffningar. H Avv.doc

12 FMV H Avv Sida 11 (11) 5. Planera avveckling Processen avveckling är framtagen och finns att hämta med länkar till checklistor och mallar i Portalen och redovisas inte här. Kopplingar till handboken är gjord. Planera avveckling indelas i analysera beslut/beställning och planera förberedelser samordna avvecklingsplanering avsluta planering HKV beslut startar planera avveckling som är den första delen av processen avveckling. Planeringen samordnas av ansvarig enhet och avslutas med upprättande av avvecklingsskrivelse som utgör FMV svar på erhållen beställning. Planeringens detaljeringsgrad eller behov av att göra hela planeringen klar får inte styra start av genomförandet Analysera beslut/beställning och planera förberedelser Planeringen påbörjas när HKV beställning lämnats till FMV. FM beslut om avveckling, som ligger till grund för beställning till FMV utarbetas normalt i samarbete mellan MSA i HKV och MSL i FMV. Detta görs normalt inom KB Led MS. Utsedd uppdragsledare (UL) gör en översiktlig bedömning av uppdragets innebörd och omfattning vilka kompetensområden som berörs d v s vilka enheter inom och utom FMV som skall delta i den fortsatta avvecklingsprocessen vilka uppgifter som bör ställas till berörda kompetensområden i kallelsen till startmötet att erforderliga resurser för avvecklingen finns och är tillgängliga tidskraven För att klarlägga uppdragets innebörd och omfattning utarbetar UL preliminära sökkriterier och genomför utsökning genom utnyttjande av system UTSÖKT. Kompetens och stöd för utsökning av information från stödsystemen finns bl a vid KC ILSDrifts/Avv. Preliminära sökkriterier består vanligen av förnödenhetens/objektets förrådsbeteckning, tillhörande materielförteckningars förrådsbeteckningar samt materielens "ingår-i-kod" (INIK). Utsökningsresultatet används av UL för att formulera uppgifter inför startmötet och utgör arbetsunderlag vid startmötet. När ovanstående förberedelser gjorts, kan UL sända ut kallelse till startmöte. Planeringen skall i ett tidigt skede även identifiera och ta fram underlag för forcerad förbrukning, slutanvändning m m, s.k. utfasning. Detta underlag inarbetas senare i avvecklingsskrivelsen. Målet är att anpassa tillgångarna till en lägsta acceptabel nivå när materielsystemet helt eller delvis utgår. Planeringsarbetet bedrivs till stor del i projektform och i samverkan mellan olika berörda kompetensområden inom FMV. För att nå rätt kvalitet i och för att miljösäkra ett avvecklingsuppdrag är projektgruppens sammansättning av stor betydelse. Uppdragets omfattning och komplexitet avgör vilka kompetensområden som erfordras. Utöver ansvarig enhet måste normalt KC ILSTinfo, Resmat och FMUhC vara med. H Avv.doc

13 FMV H Avv Sida 12 (12) Exempel på kompetensområden som bör vara representerade vid den fortsatta avvecklingsplaneringen är Enhet inom systemsäkerhets-, materiel- och teknikområden KC ILSUhber vad avser underhållssystem (reservmateriel, underhållsutrustningar och underhållsdokumentation) KC ILSResmat vad avser Delta-redovisade förnödenheter, rådgivning beträffande miljöfarliga ämnen, yttre miljö m m FMUhC vad avser TOR-redovisade förnödenheter, ISP-kontakter, dirigering samt försäljning och upphandling av tjänster för t ex destruktion, transport m m KC ILSTinfo vad avser dokumentation, ritningar, TO och registervård i FREJ Vid behov dessutom KC Skydd vad avser rådgivning beträffande systemsäkerhetsarbete och yttre miljö samt i materialfrågor och vid upphävande av försvarsstandard KC Komm vad avser tidig rådgivning i kommersiell handläggning 5.2. Samordna avvecklingsplanering En bra dokumentation av beslut, uppgifter, samråd m m bidrar till kvalitet i planeringen och underlättar kommande uppföljning. Alla beslut och möten skall därför dokumenteras. Beredningsmöten Vid första mötet kontrolleras att alla uppfattat uppgiften till FMV på ett entydigt sätt. UL fastställer hur det fortsatta arbetet skall genomföras. Om oklarheter finns hur uppgiften från HKV skall lösas, skall beställaren (HKV) höras. Det är därför bra om HKV är representerat vid första mötet, för att tidigt kunna klara ut eventuella övergripande frågor. Härigenom vinner man tid och undviker missförstånd. Vid beredningsmöten behandlas och dokumenteras bl a följande Klarläggning och beslut om åtgärder på kort och lång sikt Redovisning av lösta uppgifter och fastställa delresultat Vid behov begära klarläggande av uppgiften från HKV Identifiering och formulering av nya uppgifter Uppdaterering av arbetsplanen Noggrannhet och framförhållning är viktiga komponenter för ett lyckat avvecklingsresultat och minimerar ett tidsödande efterarbete. Planeringsuppgifter I bilaga 1 ges riktlinjer för lösande av planeringsuppgifter../1 Fastställda föreskrifter skall följas, men i övrigt är givna råd och anvisningar att se som en bästa metod till lösning av uppgiften. H Avv.doc

14 FMV H Avv Sida 13 (13) 5.3. Avsluta planering Under planeringen framtagna delresultat och upprättade uppdrag sammanställs i ett utkast till avvecklingsskrivelse som därefter remissbehandlas. Remissvaren behandlas och en slutlig kontroll görs av att avvecklingsskrivelsen uppfyller kraven i HKV beställning. Samråd tas därefter med ProjDu. Avvecklingsskrivelse Avvecklingsskrivelsen är planeringens slutprodukt. För ett och samma ärende finns det endast en avvecklingsskrivelse. Annan styrning, som därefter upprättas, är komplettering till denna skrivelse. Beslut om avveckling ger ofta ett omedelbart behov av att börja utfasning såsom forcerad förbrukning, slutanvändning, anskaffningsstopp på reservdelar, behovsanmälan av förnödenheter till muséer m m. Sådana direktiv meddelas därför berörda snarast och inarbetas därefter i avvecklingssskrivelsen. Avvecklingsskrivelsen skall omfatta information, styrning och uppgifter till FMV enheter samt uppgifter till Försvarsmakten och övriga intressenter såsom SFHM, ISP m fl. Avvecklingsskrivelsen klarlägger vad som skall göras och av vem samt i vissa fall hur och när det skall vara klart. Skrivelsen skall också innehålla handlingsregler och befogenheter för genomförandet. Bilaga 2 till handboken innehåller en mall för upprättande av avvecklingsskrivelse med utförliga kommentarer samt en checklista för genomförandet../2 Avvecklingsskrivelsens bilagor är mycket viktiga. Bilaga 1 22 är bestämda till innehåll. Varje bilaga har alltid samma innebörd. Bilaga 1 är t ex alltid Unika förnödenheter, bilaga 2 Relationsförändringar o s v. Detta framgår av handbokens bilaga 2 och är även beskrivet i./2 Användarhandbok UTSÖKT.. Framtagande av huvuddelarna till bilagorna skall göras genom utnyttjande av system UTSÖKT. Avvecklingsskrivelsen skall registreras på Kmä- nr för att ärendet skall kunna följas upp eftersom avvecklingen ofta pågår under flera år och kan kräva kompletteringsarbete efter ett antal år. Se bilaga 2../2 Av FMV upprättad avvecklingsskrivelse överlämnas till HKV enligt beställning. Innehållet i avvecklingsskrivelsen skall vara förankrad i HKV och således inte skapa onödigt stabsarbete. HKV fastställer FMV avvecklingsskrivelse för tillämpning i Försvarsmakten. Detta innebär att Försvarsmaktens förband och KRI PLAN Kro skall följa det som står i FMV avvecklingsskrivelse. H Avv.doc

15 FMV H Avv Sida 14 (14) 6. Genomföra och följa upp avveckling Se Processen Avveckling i Portalen. Genomföra och följa upp avveckling indelas i Stödja Försvarsmaktens genomförande Genomföra FMV interna uppgifter Följa upp och avrapportera avveckling 6.1. Stödja Försvarsmaktens genomförande FMV skall stödja Försvarsmaketens avvecklingsverksamhet med de åtgärder som beslutats under planeringen och som framgår av avvecklingsskrivelsen behöver vidtas utöver plan för att nå fastställda mål (kan innebära kompletterande beslut och beställning från HKV) Genomföra FMV interna uppgifter FMV avvecklar, enligt avvecklingsskrivelsen, sådana förnödenheter för vilka FMV är ägarföreträdare. Om FMV har förnödenheter som lån från Försvarsmakten skall dessa lån regleras i samband med avvecklingen. För att underlätta en förestående avveckling, avvecklar FMV personliga konton i Lift. Förnödenheter redovisade på dessa konton överförs till Uhreg (motsv) och kvitteras därefter som personligt lån från FM till låntagare vid FMV. KC ILSTinfo ansvarar för verksgemensamma regler och rutiner för avveckling av grund-och förvaltningsdata samt teknisk dokumentation Följa upp och avrapportera avveckling FMV följer upp avvecklingsverksamheten grundat på kontroll, rapporter och information från stödsystem m m. Iakttagelserna kontrolleras mot avvecklingsskrivelsen. Syftet med uppföljningen är att kunna vidta eller föreslå åtgärder, så att beslutade mål nås. I beställningen från HKV kan anges att FMV skall rapportera avvecklingsläget under pågående avveckling. H Avv.doc

16 FMV H Avv Sida 15 (15) FMV slutrapport till HKV grundar sig på erfarenheter samt information från de olika stödsystemen och dokumenterar att aktuell avveckling är genomförd. Slutrapporten får inte fördröjas på grund av eftersläpning i FMV interna registervård. I slutrapporten skall anges vilka åtgärder som inte är genomförda och att FMV trots detta betraktar beställningen som genomförd. Exempel på slutrapport finns i bilaga 3../3 H Avv.doc

17 FMV H Avv Bilaga 1 Sida 1 (1) Uppgifter att lösa i samband med avveckling/utgallring INNEHÅLL Inledning med kommentarer 3 Sida Kommentarer till bilagans uppläggning 3 1. Analysera beslut/beställning och planera förberedelser Förberedelser inför samordning 4 Sökkriterier 4 Utsökning Utfasning av förnödenheter 4 Drift- och kalendertid i utbytesenheter 4 Reservmateriel 5 Driftstöd 5 Avtal 5 2. Samordna avvecklingsplanering Tillvaratagande av förnödenheter 6 Förnödenheter som tillvaratas 6 Förnödenheter för museiverksamhet samt för prydnads- eller uppvisningsändamål Utgallring av förnödenheter 7 Val av utgallringsmetod 7 Systemsäkerhet 8 Riskanalys 8 Miljö 8 Materielsekretess 9 Krigsmateriel och andra restriktionsbelagda förnödenheter 10 Identifiera krigsmateriel 10 Förnödenheter redovisade i TOR/Lift 10 Förnödenheter redovisade i Delta 11 Förnödenheter redovisade i övriga system 11 Vald utgallringsmetod 11 Försäljning 11 Destruktion Avveckling av dokumentation 12 Beskrivningar, reservdelskataloger 12 Tekniska order 12 Ritningar 13 BILAGA1.doc

18 FMV H Avv Bilaga 1 Sida 2 (2) 2.4 Avveckling av information ( Registervård ) 13 TOR-C 13 Delta 13 FREJ 13 Övriga stödsystem (intressenter i FREJ) 14 Övriga stödsystem (ej intressenter i FREJ) Kompletterande underlag till FM uppgifter att lösa i samband med avveckling Checklista över planering av avveckling Checklista över genomförande av avveckling (Se bilaga 2) 18 BILAGA1.doc

19 FMV H Avv Bilaga 1 Sida 3 (3) Uppgifter att lösa i samband med avveckling/utgallring Inledning Avveckling indelas i att planera avveckling, genomföra FMVs avvecklingsåtgärder och följa upp avveckling. Planera avveckling indelas i: analysera beslut/beställning och planera förberedelser samordna avvecklingsplanering avsluta planering. Genomföra och följa upp avveckling indelas i: stödja Försvarsmaktens genomförande genomföra FMVs interna uppgifter följa upp och avrapportera avveckling. En totalutgallring omfattar; förnödenheter som skall avvecklas genom utfasning (forcerad förbrukning, slutanvändning) samt utgallring dokumentation som skall upphävas och utgallras information som skall registervårdas. En delutgallring sker när Försvarsmaktens behov justerats nedåt. Sådan utgallring omfattar oftast förnödenheter som utfasas. Avveckling innebär inte alltid möjlighet till utfasning varför avveckling kan innebära direkt utgallring. Planering anpassas därefter. Möjligheter tillvaratas till att tjäna tid genom att beslut efter hand omsätts till genomförandeåtgärder. Kommentar till bilagans uppläggning I denna bilaga har ansvarig och medverkande angivits för respektive uppgift. Med ansvarig avses enheter inom FMV som har ansvar för uppgiftens lösande och med medverkande avses enheter som medverkar. Samtliga uppgifter och beslut som påverkar genomförande av avveckling (forcerad förbrukning, slutanvändning, utgallring) dokumenteras i avvecklingsskrivelsen. Nedanstående uppgiftsstruktur skall inte uppfattas som faktisk arbetsgång. Ett antal av uppgifterna inom respektive del planeras och genomförs parallellt. BILAGA1.doc

20 FMV H Avv Bilaga 1 Sida 4 (4) 1. Analysera beslut/beställning och planera förberedelser Se även 5.1 sida Förberedelser inför samordning Nedanstående löses helst före det att kallelse till första beredningsmötet utsänds. Om uppgiften är allt för omfattande kan nedanstående klaras ut och fastställas vid första beredningsmötet. Kallelse görs i god tid och anpassas så att kallade kan bidra med förslag till åtgärder. Sökkriterier Sökkriterier utgörs av förrådsbeteckningar, "ingår-i-koder" (INIK) och andra relevanta datatermer, som kan användas vid utsökning i stödsystem. Sådana kriterier kan identifieras av MSL och dokumenteras långt före beslut om avveckling. Kriterierna fastställs och dokumenteras så att de kan användas vid uppföljning och inför rapportering. Utsökning Utsökning genomförs med användande av system UTSÖKT. KC ILSDrifts/Avv kan biträda i detta arbete. (Användarhandbok UTSÖKT är fastställd enligt KC ILS :14627/00; och systemet beskrivs i skrivelse KC ILS :14626/00; ). 1.2 Utfasning av förnödenheter De nyttjandekrav och utfasningsdirektiv som HKV angivit i beslutet/ beställningen utgör grund för planering av utfasning av ett materielsystem. Utfasning syftar till att minimera kostnader under materielsystemets återstående livslängd samt inför utgallring. Driftstöd, underhåll, modifieringsverksamhet, anskaffning m m anpassas till de nya krav och direktiv som anges i HKV beslut. Nedanstående punktsatser skall dokumenteras i en plan. Drift- och kalendertid i utbytesenheter Det är av ekonomiska skäl viktigt att förbruka "inbyggt underhåll" t ex antal flygtimmar så att rätt förnödenhet utgallras vid rätt tidpunkt d. v. s. ej utgallra objekt med kvarvarande drift- och kalendertid. BILAGA1.doc

21 FMV H Avv Bilaga 1 Sida 5 (5) En plan sänds ut så fort den fastställts så att FM kan tillgodogöra sig största möjliga effekt av utfasningen. Detta är ett exempel på åtgärd som genomförs efter hand, m a o före det att hela avvecklingsplanen är klar. Planen dokumenteras i avvecklingsskrivelsen. Reservmateriel Inriktningen skall vara att berörd reservmateriel skall vara slut när materiesystemet /-objektet utgår. Detta kan leda till att reservmateriel rabatteras för att stimulera förbrukning i stället för reparation beställningspunkter och återanskaffningsvolymer ändras Beslut med handlingsregler dokumenteras i avvecklingsskrivelsen. Driftstöd Vidmakthållande av underhållsresurser, materielunderhåll, tekniskt systemstöd samt modifierings- och anskaffningsverksamhet ses över och anpassas till behovet. Krav på systemsäkerhet måste alltid tillgodoses under materielens livstid. Krav på luftvärdighet skall t ex gälla t o m sista flygning. När så erfordras skall anges i vilken ordningsföljd individer skall avvecklas. Åtgärder dokumenteras i avvecklingsskrivelsen. Avtal (Underhållsavtal) Respektive avtalstecknare har ansvar att omförhandla avtal beträffande kompetensstöd och underhåll med anledning av avvecklingen. Detta görs så tidigt som möjligt och i förekommande fall i samarbete med HKV. Åtgärden dokumenteras i avvecklingsskrivelsen. BILAGA1.doc

22 FMV H Avv Bilaga 1 Sida 6 (6) 2. Samordna avvecklingsplanering Se även 5.2 sida Tillvaratagande av förnödenheter I samband med avveckling av förnödenheter finns nästan alltid behov av att ta tillvara förnödenheter som skall ingå i annat system som reservmateriel och liknande ingå i system som är under utveckling utgöra museiförnödenhet utgöra prydnads- eller uppvisningsförnödenhet Traditionsbärande materiel såsom skeppsklockor m m tillhörande utrangerade fartyg omhändertas enligt skr FARTYG A617:4143/E, Förutsättning för tillvaratagande till andra system eller som reservmateriel är ett klart identifierat behov. Stark restriktivitet skall prägla tillvaratagande av förnödenheter vid avveckling. Förnödenheter som tillvaratas Materielsystem under avveckling kan utgöra en tillgång för system i drift eller för system under utveckling. Sådana behov identifieras, behovsprövas samt avdöms. Exempel på materiel som kan återanvändas är tillbehör, verktyg och allmän underhållsutrustning. Demontering av flygmateriel måste utföras av certifierad personal. Förnödenheter för museiverksamhet samt för prydnadseller uppvisningsändamål. Åtgärder beträffande förnödenheter för museiverksamhet samt för prydnadseller uppvisningsändamål regleras i H Förnavv. Därutöver gäller Försvarsmaktens riktlinjer om bevarande av materiel av musealt intresse (HKV skr :72078, ). Observera att ovan tre grupper av förnödenheter enligt rubriken är var och en särskiljda från varandra och kräver var och en olika beslut och åtgärder. Önskemål om att få överta förnödenheter hänskjuts alltid till ägarföreträdare, som normalt är Försvarsmakten, för beslut. Överföring till utländskt museum prövas av SFHM och ISP eller Regeringen. SFHM, SSHM övertar inte prydnads- eller uppvisningsföremål. Detta är oftast Försvarsmaktens interna angelägenhet. Inkomna önskemål sammanställs och tillställs SFHM enligt tid som anges i Försvarsmaktens beslut. HKV orienteras om sammanställningen. Sammanställning upprättas över förnödenheter som beslutats för överlåtelse till SFHM/SSHM m fl med åtgärder som skall vidtas. BILAGA1.doc

23 FMV H Avv Bilaga 1 Sida 7 (7) Resultatet inarbetas i avvecklingsskrivelsen och utgör dokumentation av vad som överlåtits till SFHM/SSHM och andra intressenter. Överlämnade förnödenheter för museiverksamhet avförs ur Försvarsmaktens tillgångsredovisning. Är förnödenheten registrerad i militära fordonsregistret (MIFOR) skall anmälan om avregistrering göras till registret. De militära registreringsskyltarna skall monteras av och förstöras. Sammanställning upprättas över objekt som beslutats för tilldelning till förband, eller annan intressent som prydnads- eller uppvisningsföremål. Sammanställningen skall för respektive prydnads- eller uppvisningsföremål redovisa vilka åtgärder som skall vidtas för nyttjande. I de fall redovisande myndighet önskar behålla militära registreringsskyltar på prydnads- eller uppvisningsföremål skall de fortsatt vara registrerade och redovisade i MIFOR. Detta skall anges som upplysning i avvecklingsskrivelsen. Uppvisnings- och prydnadsföremål skall omregistreras enligt fastställd nummerserie. (FMUhC skrivelse :373, ). 2.2 Utgallring av förnödenheter När planering genomförts för de förnödenheter som skall utfasas och/eller tillvaratas är det dags att klara ut vad som skall göras med överskottet. Vanligaste utgallringsmetoderna är (Se H Förnavv) Försäljning Destruktion Några viktiga åtgärder och faktorer som kan påverka valet av utgallringsmetod är systemsäkerhet samt " att FM och FMV alltid skall pröva vilka konsekvenserna blir om förnödenheten skulle komma i allmän ägo. Det finns skäl för FM att reglera avvecklingen så att vissa förnödenheter inte blir tillgängliga för allmänheten. FMs utgallring av förnödenheter skall ej bidra till oönskade effekter i samhället eller dess miljö. Sådana skäl och effekter kan bl a vara av säkerhetskaraktär (polisiär eller teknisk), policykaraktär eller att de risker förnödenheten förorsakar person, egendom eller yttre miljö, ej är acceptabla." ( H FörnAvv) Val av utgallringsmetod I vissa fall har HKV i beslut/beställning gett handlingsregler för val av utgallringsmetod. Om så ej är fallet lämnar FMV förslag till HKV för beslut. Om särskilda skäl föreligger skall utgallringsmetoder för de olika förnödenheterna framgå av avvecklingsskrivelsen. BILAGA1.doc

24 FMV H Avv Bilaga 1 Sida 8 (8) Systemsäkerhet - Riskanalys Allmänt Vid all avveckling av centralt anskaffade förnödenheter ansvarar HKV för att tidigt låta FMV analysera vilka risker avvecklingen innebär för yttre miljö, säkerhet och hälsa. FMV erhåller normalt beställning att utföra riskanalys inför aktuell avveckling. Resultatet av analysen används som underlag för att avveckla materielen på ett för människa, miljö och egendom säkert sätt. FMV erhåller normalt beställning att genomföra riskanalys inför aktuell avveckling men har alltid eget ansvar att redovisa riskanalys inför avveckling. Risker på grund av lagrad energi i form av trycksatta kärl, spända fjädrar, ammunition, reaktiva ämnen och energi i elkomponenter skall redovisas. Säkra metoder för att eliminera dessa risker vid demontering eller destruktion skall anges. I vissa fall kan riskanalysen kräva att provdemontering/- skrotning genomförs i syfte att ta fram information om vad materielen innehåller samt ge underlag för skrotnings- och demonteringsanvisningar. För destruktion av systemsäkerhetskritiska förnödenheter kan särskilda avtal behöva upprättas. Avveckling av försvarsmateriel upphandlas ofta som tjänst, varvid krav skall ställas på att avvecklingen sker på ett från miljö-, hälso-, och säkerhetssynpunkt säkert sätt. I upphandlingen skall också säkerställas att den som utför tjänsten har tillräcklig kompetens. Riskanalys erfordras även för förnödenheter som avses utgöra musei-, prydnads- eller uppvisningsföremål och denna analys kan ge upphov till direktiv om åtgärder till mottagaren. KC ILSUhber och KC ILSResmat kan medverka i riskanalysen. Resultat av riskanalysen omfattande allt som finns under rubriken Systemsäkerher dokumenteras i avvecklingsskrivelsen Miljö Riskanalysen skall redovisa ingående material, ingående miljöfarliga ämnen och komponenter samt säkerhetsrisker. Demonteringsanvisningar för att eliminera risker skall anges. Av demonteringsanvisningarna skall även framgå hur material skall separeras för att kunna återvinnas. För materielen och ingående konstruktionsmaterial (t.ex. järn, koppar, aluminium, plaster, kompositer, gummi m.m.) gäller följande allmänna prioritetsordning - återanvändning - materialåtervinning, - energiåtervinning, - deponering. BILAGA1.doc

25 FMV H Avv Bilaga 1 Sida 9 (9) Materialen bör vara så ren som möjligt för att underlätta återvinning. för att säkerställa att miljöproblem inte uppkommer vid de anläggningar där de tas omhand. Miljöfarliga ämnen och komponenter, som innehåller sådana ämnen, måste ägnas särskild uppmärksamhet. Exempel på sådant som ska hanteras separat är kadmium, kvicksilver, CFC, bly, oljor, bränslen och PCB. Fragmenteringsanläggningarna har tagit fram egna listor på vad som måste demonteras innan de tar om hand skrot. Kasserad eller utbytt radioaktiv strålkälla ska hanteras som radioaktivt avfall. De ska omhändertas av företag som är godkänt av Strålskyddsinstitutet (TjF 1997:46). Till KC Skydd ska redovisas strålkällor som avvecklas, vilket företag som omhändertar materielen samt tidpunkt när avvecklingen är avslutad. Hantering och transport av farligt avfall regleras i förordningen om farligt avfall (SFS 1996: 971). Vad som är farligt avfall framgår av en bilaga till förordningen. Export av farligt avfall regleras i förordningen om gränsöverskridande transporter av avfall (1995:701) som kompletterar EUs förordning (EEG) nr 259/93 om övervakning och kontroll av avfallstransporter inom, till och från Europeiska gemenskapen. Reglerna innebär att det krävs tillstånd av Naturvårdsverket för export av farligt avfall för återvinning och att det endast är tillåtet att exportera sådant avfall till länder inom OECD. Överlåtelse- och exportrestriktioner finns för en del miljöfarliga ämnen t.ex. kvicksilver, CFC och haloner, asbest och PCB. Vad som gäller framgår i förordningar med restriktioner för respektive ämne. Materiel som omfattas av producentansvar skall sorteras ut vid avveckling och lämnas till de insamlingssystem som producenterna tillhandahåller. För närvarande finns det förordningar om producentansvar för förpackningar (SFS1997: 185), tidnings- och journalpapper (SFS1994:1205), däck (SFS1994:1236) och bilar (SFS1997:788). Förordningarna är utfärdade med stöd av miljöbalken. Producentansvar för elektronik- och elektriska produkter (SFS 2000:208) är beslutat och gäller fr.o.m. 1 juli Det blir då också förbjudet att deponera obehandlat elektronikskrot. Viss miljöinformation för förnödenheter kan hämtas ur Delta och FREJ. Materielsekretess Förnödenhet som är belagd med sekretesskydd hanteras som sekretessskyddad även under avveckling. Särskild övervakning skall ske vid destruktion. Destruktionsintyg (skrotnings-, förbränningsintyg eller motsv.) förvaras vid respektive enhet inom ProjC tills uppdraget är avslutat och skall vid anfordran kunna visas upp. Därefter arkiveras intygen enligt normal rutin. Bestämmelser för materielsäkerhetsskydd framgår av MATSÄK. Möjligheter att ompröva materielsekretessen av förnödenheter skall undersökas. (Gäller även tillhörande dokumentation).. BILAGA1.doc

26 FMV H Avv Bilaga 1 Sida 10 (10) Krigsmateriel och andra restriktionsbelagda förnödenheter Beslut om försäljning av krigsmateriel tas av HKV, i vissa fall efter regeringens hörande. I planeringsuppgifterna ingår att klarlägga om aktuella förnödenheter utgör krigsmateriel eller är belagda med andra restriktioner. Slutanvändarintyg kan t ex vara upprättade, vilket är viktigt att kontrollera. Om så är fallet kan detta påverka val av utgallringsmetod (försäljning eller destruktion). Inspektionen för strategiska produkter (ISP) är regeringens organ för dessa frågor. Alla kontakter mellan FMV och ISP skall gå via FMUhC. Vid planering inom detta område beaktas såväl FMVs normala myndighetsansvar som FMs och FMVs image samt så långt som möjligt även politiska och juridiska konsekvenser. ISP kan i vissa fall bistå med rådgivning och beslut. All utförsel av krigsmateriel ur Sverige regleras av ISP. Resultatet dokumenteras i avvecklingsskrivelsen. Om ISP fattat beslut görs hänvisning till dessa. - Identifiera krigsmateriel Som stöd för identifiering av krigsmateriel är en dataterm införd i Grund- och förvaltningsdata (GOF) i TOR och FREJ enligt följande TOR FREJ Innebörd 1 KMTRL Krigsmateriel 2 EJ KM Ej krigsmateriel 0 OKLASS Ej klassificerad materiel Ovanstående klassning är bara en grov indelning och får således ej betraktas som helt sann. Slutlig prövning mot Lag om krigsmateriel görs när förnödenheten utgallras eller kasseras. Ej klassificerad materiel betraktas som krigsmateriel tills ISP beslut föreligger om klassificering. Möjligheter att omklassificera förnödenheter skall undersökas. Ärenden av denna typ tar i vissa fall lång tid att behandla, varför frågorna måste utredas i ett tidigt skede av avvecklingen. Förnödenheter redovisade i TOR/Lift När behov för utfasning samt tillvaratagande klarlagts bearbetas bilaga 7 BILAGA1.doc

27 FMV H Avv Bilaga 1 Sida 11 (11) till avvecklingsskrivelsen över vilka förnödenheter som skall utgallras samt förslag till val av utgallringsmetod. Här redovisas också vem som har ansvar under genomförandet. Förnödenheter redovisade i Delta När behov för utfasning samt tillvaratagande klarlagts bearbetas bilaga 6 till avvecklingsskrivelsen över vilka reservdelar som skall utgallras samt val av utgallringsmetod. Bilagan redovisar också vem som utövar ansvar under genomförandet t ex hur försäljning respektive destruktion skall genomföras. I vissa fall kan det vara lämpligt att försälja reservmateriel tillsammans med objektet. Förnödenheter redovisade i övriga system (T ex AMP m fl) När behov för utfasning samt tillvaratagande klarlagts bearbetas en bilaga över vilka förnödenheter som skall utgallras samt förslag till val av utgallringsmetod. Bilagan redovisar också vem som utövar ansvar under genomförandet t ex hur försäljning respektive destruktion skall genomföras. Val av utgallringsmetod - Försäljning Försäljning kan genomföras av: FM i egen regi FMV på beställning av FM Försäljning styrs i första hand av Förordning om överlåtelse av statens lösa egendom. (SFS 1996:1191). Försäljning av särskilt känsliga förnödenheter, bl a krigsmateriel, beslutas av HKV. Krigsmateriel får endast försäljas centralt. Försäljning av objekt tillsammans med reservmateriel ger ofta ett högre försäljningspris men planerande enhet skall ge akt på kostnader för denna samordning. KC ILSUhber samverkar med KC ILSResmat och FMUhC för eventuell avyttring av reservmateriel tillsammans med objektet. - Destruktion Mot bakgrund av säkerhet och risk- och miljöanalys klarläggs behov av att försvarsmaktens verkstadsorganisationer genomför del av eller hela destruktionen. Inriktningen skall vara att Försvarsmakten endast gör den del av destruktionen som ej kan eller får utföras av civil destruktör. BILAGA1.doc

28 FMV H Avv Bilaga 1 Sida 12 (12) Av avvecklingsskrivelsen skall framgå vad som skall destrueras samt att krigsmateriel som destrueras och annan restriktionsbelagd materiel skall hanteras som materiel belagd med sekretesskydd. Detta regleras i MATSÄK destruktionsintyg (skrotnings- och förbränningsintyg eller motsv) skall förvaras vid ansvarig enhet då så påfordras ammunition destrueras normalt av industrin EU ställer särskilda krav på upphandling av destruktion. Detta medför ofta långa handläggningstider, vilket måste beaktas vid planeringen. Framtagning av underlag inför destruktion Sådant underlag kan vara demonteringsinstruktioner, förstöringsinstruktion, instruktion för att göra materiel säker inför fortsatt destruktion m m. Resurs för destruktion Med resurs menas anläggning inom försvarsmakten eller civilt företag som har hel eller delkompetens för att göra en destruktion under påvisbar betryggande säkerhet, kompetens och ansvarsförmåga. Vapen och hemlig materiel ägnas speciell noggrannhet, t ex vad avser bevakning, tillsyn, skrotningsintyg m m. Transporter av stöldbegärliga förnödenheter, t ex finkalibrig ammunition, kräver särskilda åtgärder. Föreligger behov (t ex säkerhetsskäl) av att Försvarsmaktens verkstäder genomför del av destruktion inarbetas detta i förslaget. 2.3 Avveckling av dokumentation Beskrivningar, reservdelskataloger och andra publikationer I bilaga 4 till avvecklingsskrivelsen skall framgå vilka beskrivningar, reservdelskataloger, sats-/ tillbehörslistor och andra dokument, som skall utgallras. Aviseringen på TFD styr den fysiska utgallringen av publikationer. Tekniska Order (TO) Ansvarig utgivare av TO granskar och beslutar om vilka TO som skall upphävas. Dessa listas i bilaga 4 till avvecklingsskrivelsen. När så är lämpligt kan dock aktuella TO urskiljas och föras upp på en särskild bilaga. Avisering sker på TOS 250 som styr den fysiska utgallringen av TO. BILAGA1.doc

29 FMV H Avv Bilaga 1 Sida 13 (13) Ritningar Utgallring och arkivering av ritningar styrs av gallringsföreskrift. Ansvarig enhet inom ProjC och KC ILS granskar och föreslår vilka ritningar som skall utgallras. Ansvarig enhet inom ProjC, KC ILS, KC ILSTinfo och KrA utarbetar gemensamt underlag till gallringsföreskrift, som fastställs av KrA. De ritningar som skall utgallras respektive arkiveras förtecknas i två bilagor till avvecklingsskrivelsen.(en till KrA för de ritningar som skall sparas och en för de ritningar, som skall destrueras). 2.4 Avveckling av information ( Registervård ) Vid totalutgallring skall registervård utföras i stödsystemen. Underlag för registervården framgår av bilagor till avvecklingsskrivelsen. TOR-C När saldot för aktuell förnödenhet är noll tas intressentmarkeringen TOR bort i FREJ. Delta När saldot för aktuell förnödenhet är noll tas intressentmarkeringen DLT bort i FREJ. FREJ I samband med avvecklingsplaneringen utarbetar ansvarig enhet inom ProjC och KC ILS underlag för utgallring av unika förnödenheter i FREJ. Underlaget utgör bilaga1 till avvecklingsskrivelsen och tillställs ILSTinfo (Excelfil på diskett), som genomför indatering av avvecklingsskrivelsen. Underlag utarbetas för borttagning av relationskopplingar i FREJ. Detta underlag utgör bilaga 2 till avvecklingsskrivelsen och tillställs ILSTinfo (Excelfil på diskett), som genomför registervård. Filernas utseende framgår av anvisning från ILSTinfo i skrivelse FUH 1077/96, BILAGA1.doc

30 FMV H Avv Bilaga 1 Sida 14 (14) Övriga stödsystem (intressenter i FREJ) Underlag för registervård utarbetas under planeringen och tillställs respektive systemägare för genomförande av registervård. Övriga stödsystem är: Intressentmarkering i FREJ DIDAS (bilaga 8 till avvecklingsskrivelsen) DID PDS/FU (bilaga 9 till avvecklingsskrivelsen) PDS UEF (bilaga 10 till avvecklingsskrivelsen) UEF AMP/FG (bilaga 11 till avvecklingsskrivelsen) AMP BORIS (bilaga 12 till avvecklingsskrivelsen) BOR UEM (bilaga 13 till avvecklingsskrivelsen) UEM KRF (bilaga 14 till avvecklingsskrivelsen) KRF KRM (bilaga 15 till avvecklingsskrivelsen) KRM KRA (bilaga 16 till avvecklingsskrivelsen) KRA FSC (bilaga 17 till avvecklingsskrivelsen) SJV EMB (bilaga 18 till avvecklingsskrivelsen) EMB Övriga stödsystem (ej intressenter i FREJ) Underlag för registervård utarbetas under planeringen och tillställs respektive systemägare för verkställande av registervård. Övriga stödsystem är ARGUS, AMUS, DATO, MIFOR, BRA och MVIF. 2.5 Kompletterande underlag till försvarsmakten Av H Förnavv framgår att FMV stödjer försvarsmaktens avveckling bland annat genom att i avvecklingsskrivelsen ange kompletterande uppgifter till försvarsmaktens avvecklingsbeslut. Sådana uppdragsförslag riktar sig till Försvarsmaktens förband, skolor och inarbetas i en bilaga till avvecklingsskrivelsen liksom till Försvarsmaktens krigsorganisationsenhet. BILAGA1.doc