1(8) SOCIALFÖRVALTNINGEN Beslutsdatum: 2014-04-22 Gäller från och med: 2016-03-01 Beslutad av (namn och titel): Framtagen av (namn och titel): Reviderad av (namn och titel): Reviderad den: Amelie Gustavsson, Förvaltningschef Johanna Sandberg, utvecklingsstrateg Maria Förander, IT-samordnare 2015-03-25 Gäller för: Hemtjänstutförare, hemsjukvård, Care Tech, Avdelningen för utveckling och administration samt myndighetsenheten inom socialförvaltningen i Lomma kommun Referens (regelverk, lag, SOSFS etc): Rutin för Phoniro Lock Bakgrund I Lomma kommun används verksamhetssystemet Phoniro Lock i hemtjänsten och hemsjukvården. Phoniro Lock är ett digitalt nyckelsystem som består av Phoniro Lock Base som monteras på brukarens dörr, Main Entrance (ME) som monteras på porten till flerfamiljsfastigheter samt Any Entrance (AE) som monteras på soprum och tvättstugor i flerfamiljsfastigheter. För att öppna dörrar används mobiltelefoner med Phoniros app. Administration sker i webgränssnittet Phoniro Care. Nya brukare kommer in i Phoniro Care när en beställning av SoL-insatser verkställts i Procapita. De fall som bara är HSL-ärenden (ingen SoL-insats) är sällsynta och ofta kortvariga. Dessa fall hanteras av hemsjukvården genom användning av fysisk nyckel. Lokala rutiner Utförarna ska ha lokala rutiner som säkerställer säker hantering av mobiltelefonerna, hantering av behörigheter, introduktion av nya användare, hantering av batteribyten samt planering för driftstörning. Ansvar och roller Hemtjänstutföraren respektive hemsjukvården har ett stort ansvar för den dagliga användningen och administrationen och av systemets alla delar. För att hantera detta krävs bland annat att det finns utbildade superanvändare inom respektive verksamhet i tillräcklig omfattning för att uppfylla sina ansvarsområden. Lomma kommun ansvarar för teknisk drift av IT-systemet och för en övergripande rutin som anger ramarna för användningen av Phoniro Lock. Swesafe ansvarar för montering/demontering av Phoniro Lock hos brukarna samt reparationer/åtgärd. Systemägare Systemärgare är socialförvaltningens förvaltningschef. Systemägaren är ytterst ansvarig för Phoniro Lock och beslutar om en övergripande rutin som anger ramarna för användningen av Phoniro Lock. Lomma kommun 234 81 Lomma Tel 040-641 10 00 Fax 040-41 16 93 E-post socialforvaltningen@lomma.se www.lomma.se
2(8) Systemansvarig Systemansvarig har ett övergripande ansvar för systemet och för de kontakter som behöver tas med systemägaren, kommunens IT-avdelning och Phoniros konsulter. Systemleverantören Phoniro tilldelar den Systemansvarige rollen Systemadministratör Classic i Phoniro Care vilket ger full administratörsbehörighet i samtliga behörighetsgrupper. Systemansvarig ska hjälpa till om superanvändarna har frågor som inte kan lösas genom kontakt med Phoniro Support och vid önskemål om utveckling av systemet. Superanvändare Superanvändarna för Phoniro Care ska vara samma personer som superanvändarna i Procapita. Systemansvarig tilldelar superanvändaren rollen Administratör classic i Phoniro Care. Superanvändaren ansvarar för daglig administration och support av systemet för sin organisation. Superanvändare har ansvar för att lägga upp nya användare, nya lås, nya adresser och koppla ihop dessa så att korrekt behörighet tilldelas användaren. Superanvändaren ansvarar för att övervaka batteristatus och se till att batteri byts ut vid behov. Superanvändaren felsöker och anmäler ärenden (se stycket Support, felanmälan och akuta problem). Superanvändaren ansvarar för mobiltelefonerna och ska vara ett stöd för personalen i handhavandet. I vissa enheter förekommer superanvändare som endast har ansvar för telefonerna. Superanvändaren har tillgång till olika rapporter i Phoniro Care för sin organisation, för att kunna se till exempel vem som senast använde en mobiltelefon samt vem som öppnat/låst hos vilken brukare och när. Om uppgifter önskas om en annan organisation ska detta efterfrågas hos superanvändaren i den andra organisationen. Superanvändaren ansvarar för att utbilda nya användare och superanvändare inom sina respektive verksamheter i Phoniro. Om det finns behov av nya superanvändare ska detta även anmälas till Systemansvarig som tilldelar superanvändarbehörighet i Phoniro Care. I utbildingssyfte finns ett portabelt demonstrationslås på Havsblick. Kontakta lokal- och aktivitetssamordnare på Havsblick, på tfn: 0733-41 14 49 för att boka låset. Användaren Användaren är den enskilde medarbetaren som använder Phoniros mobilapp. Superanvändaren tilldelar användaren rollen Användare Classic med behörighet endast till sin egen organisation. Användaren får utbildning av superanvändaren i handhavandet av Phoniro lock.
3(8) Information om Phoniro lock Lomma kommun ansvarar för att informera om Phoniro Lock till de kommuninvånare som ansöker om insatser som kräver att hemtjänsten har tillgång till nyckel. Biståndshandläggarna har tillgång till ett informationsblad att dela ut. Utgångspunkten i informationen som ges är att Phoniro Lock är en förutsättning för att hemtjänsten ska kunna utföra beviljade insatser. Det är myndighetens och utförarnas gemensamma ansvar att motivera brukare som är tveksamma. Behörighetsgrupper Det finns tre behörighetsgrupper; Lomma, Bjärred och Kommunövergripande. I Lomma ingår hemtjänstgrupperna Havsblick 1, 3 samt Solberga 1, 3. I Bjärred ingår hemtjänstgrupperna Centrum och Omkretsen. I Kommunövergripande ingår behörighet till både Lomma och Bjärred och den används av hemsjukvården, nattpatrull samt städpersonal. Mobiltelefonerna är knutna till en behörighetsgrupp. Beställning och montering av Phoniro Lock Base, Main Entrance (ME) och Any Entrence (AE) När en ny brukare tillkommer beställer hemtjänstutföraren montering av lås genom att faxa en blankett som innehåller åtgärd och kundens kontaktuppgifter till Swesafe på 046-146593. Swesafe kan också kontaktas genom att ringa 046-14 65 90 (öppettider mån-tors 7.00-16.00, fre 07.00-15.00) och trycka 1 för att komma till kundtjänsten. Hemtjänstutföraren ska inhämta godkännande från fastighetsägare om ME och AE, i de fall det inte redan finns, samt vid behov beställa montering av ME och AE. Blanketten med godkännandet från Fastighetsägaren ska skickas till systemansvarig i kommunen. Swesafe meddelar hemtjänstutföraren när det är inbokat att Phoniro Lock ska monteras och Swesafe ska meddela hemtjänstutföraren om installationen fördröjs eller uteblir. När Swesafe monterat Phoniro Lock hos brukaren ska de omedelbart rapportera låsets KE-nummer till hemtjänstutförarens superanvändare så att koppling kan göras och behörighet tilldelas. Swesafes monteringsvillkor återfinns i bilaga 1. Swesafe ska ha ett mindre lager av lås. Swesafe beställer själva lås efter behov direkt från Phoniro, men en kopia på beställningen ska skickas till systemansvarig. Användning av Phoniro Lock Phoniro lock ska användas hos samtliga brukare som har fått Phonirolås. Om låset redan är öppet eller ska lämnas öppet så görs istället en ankomst- respektive lämningsregistrering i Phoniroappen. Användaren loggar in i Phoniroappen i mobiltelefonen med användarnamn och lösenord. Användarnamnet ska vara detsamma som i Procapita. Lösenordet är initialt 75123 och ska direkt bytas av användaren till ett personligt lösenord. Vid arbetspassets slut ska användaren logga ut.
4(8) Användaren måste stå i närheten av brukarens dörr för att mobiltelefonen ska kunna kommunicera via Bluetooth med Phonirolåset. Phonirolåset aktiveras genom att användaren knackar fyra gånger på låscylindern eller dörren. Därefter kan användaren låsa upp via Phoniroappen. Om brukarens dörr är olåst när användaren kommer kan en ankomstregistrering göras i Phoniroappen. När användaren går aktiveras Phonirolåset genom att användaren trycker på knappen på låset och dörren kan låsas via Phoniroappen. En lämningsregistrering kan istället göras i mobiltelefonen om brukaren önskar att dörren lämnas olåst när användaren går. Vid dubbelbemanning kan besöket registreras genom att en låser upp/låser och den andra gör en ankomst-/lämningsregistrering. Syftet med ankomst- och lämningsregistrering är att kunna spåra de besök som görs vid utredning av avvikelser. Batteribyte Superanvändaren övervakar behov av batteribyte och följer upp att batteri byts ut. Hemtjänstutföraren ansvarar för att beställa och byta batteri. Batterier beställs genom att mejla order@phonirosystems.se. Batteriets livslängd påverkas av hur frekvent låset används och kan därför variera. Vanligtvis ska batteriets livslängd vara minst 1,5 år. Phoniro Lock i Lomma kommun har Eco Mode vilket sparar batteri. När ett batteri behöver bytas indikeras detta hos superanvändaren och också i mobiltelefonen om Phoniro Lock används. Säkerhet De personliga inloggningsuppgifterna till Phoniroappen i mobiltelefonen och webbgränssnittet Phoniro Care ska förvaras oåtkomlig för obehöriga och lösenordet ska bytas minst 1gång/kvartal. Mobiltelefonerna får inte användas till annat än arbetsrelaterade uppgifter. Phoniroappen i mobiltelefonen låses efter 10 minuter vilket ställs in centralt i systemet. Om en användare tappar en mobiltelefon ska användaren omgående ta kontakt med superanvändaren som spärrar Phoniroappen i mobiltelefonen. Information om händelsen ska även ges till verksamhetschef. Extra mobiltelefoner ska finnas att tillgå. Om mobiltelefonen hittas kan spärren öppnas igen. Användarnas behörigheter styrs av superanvändaren i webbgränssnittet Phoniro Care. Superanvändaren ska ta bort en användares behörighet vid längre ledigheter. Minst en nyckel från varje brukare ska finnas i ett nyckelskåp hos hemtjänsten (i november 2015 kommer en utvärdering att göras som kan ändra denna rutin). Nyckeln ska användas i de fall Phoniro Lock inte fungerar och felanmälan inte har hunnit åtgärdas. Varje gång en nyckel behöver användas för att det inte fungerar med Phoniro lock så ska en avvikelse skrivas för att ge en bra bild av Phoniro Locks säkerhet och underlag för utvärdering. Mobiltelefoner och abonnemang Lomma kommun äger mobiltelefonerna och abonnemangen som ska användas till Phoniro lock. Kostnad för nyanskaffning av mobiltelefoner samt löpande kostnader för mobilabonnemang med surf bekostas av hemtjänstutföraren respektive hemsjukvården.
5(8) Hemtjänstutföraren respektive hemsjukvården beställer själv nya mobiler och abonnemang via kommunens IT- och serviceavdelning. Initialt är alla mobiltelefoner av märket Samsung Galaxy XCover 2. Nya mobiltelefoner måste vara kompatibla med systemet. Phoniro Support kan ge en aktuell lista över kompatibla mobiltelefoner. Mobiltelefonerna måste ha abonnemang med surf med en datahastighet på minst 16 Mb. Alla mobiltelefoner ska vara konfigurerade vilket innebär att Phoniroappen är installerad och mobiltelefonen namngiven enligt namnstandarden ssk/rehab 1, 2, 3 osv., Lomma 1, 2, 3 osv. respektive Bjärred 1,2,3 osv. Mobiltelefonerna kan kompletteras med kontaktlistor utifrån verksamhetens behov. Dessa kontaktlistor kan delas genom Bluetooth. I de lokala rutinerna för hantering av mobiltelefoner måste det säkerställas att telefonerna startas om minst en gång per vecka för att nödvändiga uppdateringar av operativsystem laddas ner. Mobiltelefoner som ska kasseras ska först återställas till fabriksinställning och sedan återvinnas som elektronikskrot. Support, felanmälan och akuta problem Om användaren har problem att öppna/låsa ska superanvändaren i den egna organisationen kontaktas. Superanvändaren gör sedan en felsökning enligt checklista, bilaga 2. Om felsökningen inte åtgärdar problemet ska reservnyckel användas. Om superanvändarna har problem som de inte kan lösa på egen hand ska de i första hand vända sig till Phoniro Support. Phoniro systems support är öppen 8-17 och nås via support@phonirosystems.se alternativt tfn: 010-45 67 220. Vid misstanke om IT-problem så kontaktas systemansvarig som vid behov kontaktar IT- och serviceavdelningen. Om det är fel på låset ska detta felanmälas av utföraren till Swesafe som åtgärdar. I en akut situation där inte reservnyckel kan användas ska låssmed Swesafe i Lund kontaktas på tfn: 0771-14 65 90 alternativt e-post jimmy.andersson@swesafe.se under kontorstid och tfn: 020-24 00 00 under jourtid. Om felet är relaterat till mobiltelefonen så ska utförarens egen IT-avdelning felsöka telefonen. Om de bedömer att det är ett hårdvaruproblem med telefonen som innefattar garantin (fabriksfel) så ska utföraren kontakta Lommas IT- och serviceavdelning som anmäler garantiärendet till leverantören. Uppdateringar och driftstörningar Phoniro systems håller planerat driftstopp första måndagen i varje månad kl. 15.00-16.00 för uppdateringar. Phoniro Systems ska informera Systemansvarig om övriga planerade avbrott. Systemansvarig informerar vidare superanvändarna. Systemansvarig planerar för uppdateringar av system och telefoner. Information om planerade uppdateringar sprids via superanvändarna.
6(8) IT- och serviceavdelningen har möjlighet att bevaka att systemet är uppe och meddelar till Systemansvarig om de upptäcker problem. Systemansvarig informerar vidare superanvändarna. IT- och serviceavdelningen har automatisk backup på databasen 1gång i timmen under kontorstid kl. 6-17. Phoniro låset på brukarens dörr är batteridrivet och påverkas inte av strömavbrott. Vid längre strömavbrott kan laddning av telefoner ske på kommunhuset i Lomma. Avvikelser Avvikelser relaterade till Phoniro lock ska hanteras enligt Rutin för avvikelsehantering.
7(8) Bilaga 1. Monteringsvillkor för låssmed Monteringvillkoren beskriver vad som gäller vid Swesafes montering av Phoniro Lock Base, Main Entrance och Any Entrance. Generella villkor Utgångspunkten är att ingen åverkan på dörrar får göras utan brukarens godkännande. För ingrepp som inte återfinns i monteringsvillkoren ska systemansvarig först kontaktas för att stämma av kostnaden. Phoniro Lock Base Dörrar med enbart nyckelhålslås ska bytas ut till ASSA 2000 för att bibehålla bortavarofunktion, på kommunens bekostnad. Ej kompatibel låskista ska bytas på kommunens bekostnad Om byte av låskista (t ex vid s.k. tillhållarlås) eller reparation av lås erfordras (t ex byte av cylinder) byts denna på kommunens bekostnad Om list behöver flyttas, bearbetas eller tas bort ska detta godkännas av brukaren innan åverkan görs. Ingreppet bekostas av kommunen. Om erforderlig täckbricka för 7-tillhållarlås behövs ska detta erbjudas brukaren och om medgivande från brukaren ges så monteras täckbricka på kommunens bekostnad Main Entrance (ME) och Any Entrance (AE) Vid montering av ME och AE ska skriftligt godkännande ha inhämtats från fastighetsägaren. ME och AE-låsen ska sitta kvar även om det under en period inte finns några brukare i fastigheten. För ME-låsen gäller att låssmed aldrig får ändra på dörrens ursprungsfunktion, t.ex. låst i strömlöst läge får inte ändras till öppet i strömlöst läge, utan fastighetsägarens medgivande. Systemansvarig ska alltid kontaktas för att stämma av kostanden innan arbete inleds till exempel när: det inte finns tillgång till 230 V eluttag samt åtkomst till styrning av elslutbleck inom tre meter låst port ej har tillgång till 12/24V DC lämplig inkopplingspunkt ej finns utom räckhåll för allmänheten Förvaring av låset hemma hos brukaren Brukaren ansvarar för säker förvaring av de komponenter som kommer att behövas den dag låset ska återställas. Lägg låset i Phoniro Lock kartongen och skriv tydligt LÅS SPARAS på kartongen. Rekommendera brukaren att förvara kartongen vid sidan av larmet, på hatthyllan eller i städskåpet.
8(8) Bilaga 2. Checklista Checklistan ska användas som grund vid felsökning. Om brukaren inte finns i listan Mobiltelefonen är inte uppdaterad Brukaren har ingen låsenhet kopplad Brukaren har ingen aktiv verkställighet i Procapita Om användaren inte kan logga in i Phoniroappen Användaren måste byta lösenord vid inloggning i Phoniro Care Fel användarnamn eller lösenord Användare eller mobilen i fel organisation Felaktigt inställt datum eller tid på mobilen Om det inte skapas kontakt med servern Internetinställning (GPRS) är inte korrekt inställt i mobilen Ingen mobiltäckning Operatören har datatrafikproblem Lommas server med Phoniro har stängts ner Om dörren inte öppnas Användaren har glömt att väcka låset med fyra knackningar Användaren har inte tryckt till dörren eller annan särskild manöver som krävs för denna dörr Användaren har inte lyft upp handtaget vilket krävs om det är en säkerhetsdörr Om telefonen slutar fungera Mjukvaruproblem på grund av att telefonen inte har stängts av varje vecka och uppdaterats.