Samverkan: Mötesanteckningar Kundforum Datum: 15 november 2012 Plats: Burgårdens konferens, Skånegatan 20, Göteborg Ordförande: Lena Karlsson Sekreterare: Solveig Landström 1. Inledning Deltagarna hälsas välkomna och en presentationsrund görs då nya representanter tillkommit. Dagordning för mötet godkänns och kompletteras med övriga frågor. Lena informerar om den internationella trycksårsdagen 16 november, en kampanj som pågår över hela världen med budskapet att det är en rättighet att vara fri från trycksår. I Europa är 4 miljoner personer drabbade. I Sverige beräknas att förekomsten är 16 % inom sjukvården och ca 12 % inom omsorgen. Hjälpmedel för trycksårsprevention är en viktig del att bevaka inom detta område. Mer information finnas på: http://www.epuap.org/news/stop-pressure-ulcer-day/ 2. Information om komponenthantering Lena Hansson, websesam resurs och Sören Johansson, hjälpmedelscentralen informerar om att komponenthantering införs för Cross rullstolar den 29 november. Komponenthanteringen för Crossrullstolar kommer att följa samma mönster som andra produktgrupper, men med betydligt fler tillbehör. Listan med standardkomponenter och övriga komponenter blir längre. För att alla förskrivare lätt ska få kunskap om hur komponenthanteringen fungerar i websesam kommer SmartAss guide att användas. Guiden finns tillgänglig på kundernas webb se: Guide komponenthantering Komponenthanteringen ska användas för alla artiklar som är komponenthanterade. Förskrivarna får stöd från HMC i början av införandet av Cross rullstolar. Kundforums representanter föreslår att guiden kompletteras med information om returtagning och att det inte går att byta ett huvudhjälpmedel och behålla komponenter, ex korg till rollatorn. 3. Hjälpmedelscentralen Västra Götaland (material bifogas anteckningar) Janne Malmborg, Hjälpmedelscentralen, informerar tillsammans med sektionschefer. a. Redovisning och uppföljning av statistik enligt bilaga 20, felrapporter och medicintekniska avvikelser för Q 3 - Kommenteras att leveranssäkerheten för Q3 ligger över 99 % under ett helt kvartal. Vid uppföljning för Q3 har en särskild uppföljning gjort för antal avhjälpande underhåll som är avklarade inom 3 dagar, resultat 70 %. b. Information sortiment - Nytt sortiment klart för el-rullstolar, visning kommer att genomföras i februari/ mars, mer information på hjälpmedelscentralens webb. - Tilldelningsbeslut klart under veckan för manuella rullstolar. - Upphandling är på gång för madrasser, positioneringskuddar, och samtalsapparater - Funktionskrav skrivs för sittdynor, drivaggregat, ramper och oxygenkoncentratorer - För inhalatorer har ett arbete påbörjats angående distribution, upphandling mm. Mer information kommer på nästa möte.
c. Användning av ny teknik, dialogfråga Kundforum för en dialog kring I-learning och nya virtuella lösningar utifrån vilka möjligheter och farhågor det kan finnas med ny teknik. Kundforums synpunkter och förslag: - Utmärkt idé- ger en möjlighet för kollegialt utbyte på hemmaplan. - När man inte kan klämma och känna kommer det vara viktigt att kunna beställa vissa produkter till enheten för detta. - Kräver mer av den individuella förskrivaren att leta och håller sig ajour. - Ställer större krav lokalt exempelvis vilken IT-mognad som finns i verksamheterna. - Virtuell visning av sortiment får inte styras av firmorna - ingen reklamfilm - Viktigt med information om själva produktupphandlingen. - Viktigt att ha fortsatta visningar där förskrivare kan se på hela sortimentet samtidigt. - Publicera virtuell information i sortimentsöversikterna via länk till film. Kan ligga där under hela avtalsperioden. Förskrivare kan då välja hur många produkter man vill se på och när. - Viktigt att krav på virtuell information skrivs in kravspecifikationen vid upphandlingar. Hjälpmedelscentralen har sökt utvecklingsbidrag från Hjälpmedelsinstitutet för utveckling av metod och teknik. En dialog kommer att föras med hjälpmedelstillverkarna. Ytterliggare idéer kan mailas till Lena K eller Karin Bergenlid. d. Redovisning av gemensamma utvecklingsfrågor kund och hjälpmedelscentralen Bildmaterial bifogas anteckningarna - Reviderad rutin för hämtorder Christian Ahlborg, Hjälpmedelcentralen informerar om att rutin för hämtorder har revideras för att bli tydligare och enklare, den nya rutinen gäller från och med 1 januari 2013. Rutin och information kommer att publiceras på hjälpmedelscentralens webb i mitten av december, även din guide till hjälpmedelsavtalet kommer att revideras. - Nyheter i buffertförråd och leveranspunkt Nyheter i buffertförråden/ leveranspunkter är att hjälpmedelcentralen kommer att använda plastlådor för hämtorder. Den mindre returväskan kommer fortsatt att användas som lastbärare, kan samlasta och skydda mindre produkter. Information till alla förråd och fasta leveranspunkter kommer att lämnas i mitten av december. HMC kommer att genomföra stickprov på för att kontrollera att hämtorder överensstämmer med hjälpmedel som ska returneras. i förrådet. Kundforum framför att det finns önskemål om att chaufförerna ska legitimera sig vid hämtning hos brukare. - Kvittensprojekt nr 2 Kort redovisning av leveranssäkerhetsmätning som genomförts i buffertförråd, leveranspunkt och adress under hösten. En del erfarenheter om vad som kan förbättras och utvecklas har gjorts bl.a. - Hämtordern ska användas som en följesedel, kunden ansvarar för att kontrollera att order överensstämmer med hjälpmedel som ska returneras. - Viktigt att förskrivare ger rätt information om kontaktuppgifter etc i hämtordern för att hämtningen ska fungera. En viktig information kan vara att meddela att hämtningen ska ske från ett dödsbo, värdefull information för den som ska hämta. Chaufförerna ska lämna återlämningskvitto. - Hjälpmedel som skickas tillbaka till HMC märkt smittat gods kommer att debiteras som onormalt slitage. - Bra ordning i förråd och andra utrymmen ger en effektivare hämtning.
- Leveransproblemen är lösta - produkter som inte regelbundet omsätts ska inte finnas i förrådet. En bra hjälp för att se över nivå i förråden är rapporten lagersaldo - Förtydligande av rutiner vid beställning av akutleverans och akutavhjälpande underhåll Beslut har tagits om ett förtydligande av tjänsterna akutleverans och akutavhjälpande underhåll, gäller från och med dagens datum. Syftet är att säkerställa att akut avhjälpande underhåll kan utföras snabbt och på sikt förbättra det totala flödet av avhjälpande underhåll. Hjälpmedelscentralen kan bli snabbare om det är rätt uppgifter finns med på beställningen. Det kan gälla kontaktuppgifter som telefonnummer, var hjälpmedlet finns, beskrivningen vad som är fel, vänster, höger, fram, bak etc. Snabbservice är en tjänst som hjälpmedelscentralen erbjuder på närmaste central och innebär att patienten kan själv kontakta hjälpmedelscentralen för avhjälpande underhåll. HMC tänker underlätta för patienten att använda mail vid behov av avhjälpande underhåll. Mer information vid nästa möte. Rutinerna bifogas anteckningarna. Förtydligande förs in i guiden och läggs som en nyhet på webben. - Uppföljning och lärande kring felrapport (bildmaterial bifogas anteckningarna) Lena beskriver ett felrapportsärende där Trollhättans kommun, Theres Karlsson tillsammans med Hjälpmedelscentralen sektionschef, Lotta Lindgren och samordnare har gjort en analys och sett över orsaksområden, kritiska moment och steg. Delar av uppföljningen redovisas på Kundforum i syfte att förbättra och utveckla arbetsprocesserna. Kundforum diskuterar hur man ska säkerställa att meddelande går till aktuell förskrivare. Exempelvis om förskrivaren slutar under ett pågående ärende. Kan kundtjänst då kontaktas för att meddela ny ansvarig förskrivare för ärendet för att meddelande i websesam ska styras rätt, meddelande om leverans mm. Lotta Lindgren återkommer med svar till Kundforum. - Övrig information - Kunder som nyttjar optionen för grundutrustning rekommenderas att ha en god framförhållning när det gäller inköp i slutet av året om man vill ha faktura året man beställer. - Den felaktiga registrering av vissa köpartiklar som hyresartikel är nu tillrättad och kreditering för felaktiga kostnader är utförd. - Patienter ringer på uppmaning av förskrivare till kundtjänst för att få leveransbesked. Viktigt att förskrivarna inte uppmanar patienten att själv ringa kundtjänst. Vid samtal hänvisar kundtjänst tillbaka till förskrivare för att processen ska bli så bra som möjligt och stämma överens med förskrivarens planering mm. Kundtjänst kommer att följa antal ärenden framöver, är det lokalt problem ska Kundforums representant kontaktas för att förstärka information till förskrivare. - Elrullstols konfigurering är nästan i mål. Kostnadsansvariga kommer att kontaktas för de rullstolar där de inte finns angiven förskrivare. - Lidköpings kommun kommer att anordna en Rullstolens dag där hjälpmedelscentralens personal kommer att medverka. Det kommer att finnas möjlighet att boka in på konsultation på 45 minuter hos konsulent/tekniker. - Konsulent på hjälpmedelscentral har gjort ett magisterarbete kring sittande, Kundforum önskar information om var detta kan beställas. Det finns också ett intresse att lägga in en föreläsning som fördjupning på Hjälpmedelsforum 2013.
4. Ledningsgruppen för hjälpmedelsförsörjning Ingegerd Svensson, representant i ledningsgruppen (Hälso- och sjukvårdsnämndernas kansli) informerar och svarar på frågor om den nya organisationen för hjälpmedelssamverkan. Ett arbete kommer att starta med att utse representanter till ledningsgrupper och de fasta beredningsgrupperna. 5. Information kundsamordnare a. Ny organisation Ny organisation för hjälpmedelssamverkan för både förskrivnings- och försörjningsfrågor införs 1 januari 2013, den första tiden sker en övergång mellan den gamla och den nya organisationen. Förändring innebär att Kundforum blir Hjälpmedelsforum. Alla hjälpmedelsområden (även hörsel, syn och ortopedteknik) kommer att ingå i den nya organisationen. b. Papersfaktura En ny rapport som motsvarar det pappersfakturan har tagits fram. Kunder som fortfarande har pappersfakturan kommer att få information med nästa faktura om vilka alternativ som finns. Det finns bättre och enklare alternativ som underlättar granskning och som samtidigt fyller de krav som finns. c. Information om vårdval för arbetsterapi och sjukgymnastik Det finns ett politiskt uppdrag för att ta fram underlag för en vårdvalsmodell för arbetsterapi och sjukgymnastik, projektledare är Tomas Andersson. Det finns ett delprojekt för att särskilt belysa hjälpmedelsfrågor, delprojektledare är Lena Karlsson. Beslut om Krav- och kvalitetsbok kommer att fattas under 2013. Ett vårdval för sjukgymnastik och arbetsterapi kommer att beröra alla aktörer i vårdkedjan. Synpunkter gällande hjälpmedel kan skickas till Lena, övriga frågor till vardval.rehab@vgregion.se d. Gränsdragning rehabilitering och habilitering Anci Loft deltar i en grupp som har i uppdrag att göra en översyn av riktlinjer rehabilitering och habilitering på bas- respektive specialistnivå. I gruppen ingår 5 representanter från kommun respektive region och resultatet ska redovisas maj 2013. e. Ny hjälpmedelstjänst till 1177 SKL får bidrag från regeringen för att utveckla en ny invånartjänst på webben. Syftet är att skapa en arena för fri tillgång till information inom hjälpmedelsområdet. Mer information finns på: http://www.skl.se/press/nyheter_2/ny-hjalpmedelstjanst-till-1177 6. Information och redovisning, beredningsgrupperna a. websesam Release 2:18 och 2:19. Nyheter i websesam 2012-11-06 finns på webben. Funktionen varukorg kommer att vara tillgänglig för alla i slutet av året. b. Kundforum-hjälpmedelsforum 2013 Kundforum grupparbetade kring hur Hjälpmedelsforum ska utvecklas under 2013. Vad ska vi göra mer respektive mindre av utifrån arbetsformer och olika ämnen som kan vara aktuella för Hjälpmedelsforum. Sammanfattning bifogas anteckningarna.
7. Tema, fördjupning Fördjupningsfrågan om hjälpmedel, LSS flyttas till mötet i feb 2013. a. ICF, International Classification of Funktioning, Disability and Health (Klssifikation av funktionstillstånd, funktionshinder och hälsa) Bosse Zetterlund, Habilitering& Hälsa gör en genomgång av ICF. Bosse tar bland annat upp hjälpmedel som en kompenserande behandling till skillnad från att se hjälpmedel ur ett produktperspektiv. Bildmaterial bifogas anteckningarna. 8. Avslutning och övriga frågor Hjälpmedelsforums första möte 27 februari 2013 i Göteborg Sammanträdesplan för 2013 kommer att finnas på webben.