Kommunstyrelsens. nämndernas arbete med intern kontroll

www.pwc.se Revisionsrapport Lisa Åberg Kommunstyrelsens och nämndernas arbete med intern kontroll Uppvidinge kommun

Innehållsförteckning 1.1. Bakgrund... 1 1.2. Revisionsfråga... 1 1.3. Metod... 1 2.1. Vad är intern kontroll...3 2.1.1. COSO-modellen...3 3.1. Kommunövergripande system och rutiner för intern kontroll...5 3.2. Nämndernas arbete med intern kontroll...6 3.2.1. Kommunstyrelsen...6 3.2.2. Barn- och utbildningsnämnden...7 3.2.3. Socialnämnden... 8 3.2.4. Miljö- och byggnadsnämnden...10 4.1. Kontrollfrågor... 12 Uppvidinge kommun

1. Inledning 1.1. Bakgrund Revisorerna ska varje år uttala sig om ansvarsfrågan i revisionsberättelsen. En viktig del i ansvarsutövandet är att bedöma styrelsens och nämndernas sätt att utöva kontroll. Syftet med granskningen är att bedöma hur styrelsen och nämnderna arbetar med kontroll och uppföljning av ekonomi, prestationer och kvalitet. Granskningen har genomförts av Lisa Åberg inom. 1.2. Revisionsfråga Granskningen ska besvara följande revisionsfråga: Är styrelsens och nämndernas interna kontroll av verksamheten tillräcklig? Kontrollmål/granskningsmål Vilka system och rutiner för intern kontroll har styrelsen och nämnderna beslutat om? I vilken utsträckning sker uppföljning och utvärdering av system och rutiner för intern kontroll? Vilka underlag har styrelsen och nämnderna till sina beslut? I vilken utsträckning sker uppföljning och utvärdering av resultat från verksamheten? Är den ekonomiska rapporteringen tillräcklig? Är verksamhetsrapporteringen tillräcklig? Hur säkerställer styrelsen och nämnderna att verksamheten bedrivs ändamålsenligt och ekonomiskt tillfredsställande? 1.3. Metod Granskningen har genomförts genom intervjuer och studier av dokumentation. Följande personer/funktioner har intervjuats: kommunstyrelsens ordförande och vice ordförande, ekonomichef och kontroller på kommunledningsförvaltningen, vice ordförande i barn- och utbildningsnämnden, barn- och utbildningschefen, förvaltningskoordinatorn på barn- och utbildningsförvaltningen, miljö- och byggchefen, socialnämndens ordförande och vice ordförande och socialchefen. Vidare har relevant dokumentation för granskningen gåtts igenom och analyserats, såsom kommunens reglemente för intern kontroll, budgetar, årsredovisningar, rutinbeskrivningar, delegationsordningar, nämndspecifika verksamhetsuppföljningar, ekonomiska rapporter och protokollsutdrag. Uppvidinge kommun 1 av 14

Rapporten har sakavstämts av kommunchefen och samtliga förvaltningschefer. Uppvidinge kommun 2 av 14

2. Regelverk 2.1. Vad är intern kontroll Enligt kommunallagens 6 kap 7 ska nämnderna var och en inom sitt område se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt och de föreskrifter som gäller för verksamheten. Nämnderna ska också se till att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt. Lagen kan tolkas så att interna kontrollsystem måste utformas utifrån en helhetssyn på verksamheten och med beaktande av risk- och väsentlighetsaspekter. Syftet med den interna kontrollen är att bidra till att ändamålsenligheten i verksamheten stärks och att verksamheten bedrivs effektivt och säkert. Intern kontroll är ett verktyg för den såväl den politiska ledningen som för förvaltningsledningen och omfattar alla system och rutiner/processer som syftar till att styra ekonomin och verksamheten. En god intern kontroll kännetecknas av ändamålsenliga och väl dokumenterade system och rutiner för styrning, en rättvisande och tillförlitlig redovisning och övrig information om verksamheten, säkerställande av att lagar, policyer, reglementen m.m. tillämpas skydd mot förluster eller förstörelse av kommunens tillgångar, eliminering eller upptäckt av allvarliga fel 2.1.1. COSO-modellen Några stora organisationer i USA har utvecklat ett synsätt eller modell för intern kontroll, den s.k. COSO-modellen1. Modellen försöker definiera begreppet, föreslår en struktur samt ger en beskrivning av de komponenter (kontrollmiljö, riskmiljö, kommunikation, kontrollaktiviteter och uppföljning) som ingår i den interna kontrollen. Modellen är numera även vedertagen inom offentlig sektor. Intern kontroll enligt COSO-modellen kan övergripande definieras som en process, där såväl den politiska som den professionella ledningen samt övrig personal samverkar, vilken utformas för att med rimlig grad av säkerhet kunna uppnå en ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet, tillförlitlig finansiell rapportering och information om verksamheten och efterlevnad av tillämpliga lagar, föreskrifter, riktlinjer mm. Kontroller ska finnas och följas upp i organisationen, i verksamhetens rutiner och administration, redovisningen och systemen. 1 COSO = The Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission Uppvidinge kommun 3 av 14

Grundläggande i arbetet med den interna kontrollen är att utveckla kompetens i organisationen och bygga beredskap för att hantera situationer av fel och brister. Kontrollmiljön är viktig att observera och utveckla. Kontrollmiljön ska präglas av goda och sunda värderingar. Ytterligare ett viktigt inslag är att nämnderna återkommande analyserar och bedömer riskerna i den egna verksamheten för att kunna förebygga och skapa beredskap. Information och kommunikationen i den egna organisationen är fundamentet för god intern kontroll. Slutligen ligger i arbetet med den interna kontrollen att utöva tillsyn, d.v.s. att aktivt ta reda på att den interna kontrollen fungerar och åtgärda brister. Uppvidinge kommun 4 av 14

3. Iakttagelser 3.1. Kommunövergripande system och rutiner för intern kontroll Kommunfullmäktige har i 107, 2004-11-30 fastställt ett reglemente för intern kontroll med tillämpningsanvisningar. Reglementet syftar till att säkerställa att styrelser och nämnder upprätthåller en tillfredsställande intern kontroll, d.v.s. de ska med rimlig grad av säkerhet säkerställa att följande mål uppnås: ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet tillförlitlig finansiell rapportering och information om verksamheten efterlevnad av tillämpliga lagar, föreskrifter, riktlinjer mm. Av reglementet framkommer att kommunstyrelsen har det övergripande ansvaret för att se till att det finns en god intern kontroll. Kommunstyrelsen ska se till att det finns en organisation för arbetet som utvecklas utifrån kommunens kontrollbehov. Vidare är det kommunstyrelsens ansvar att förvaltningsövergripande anvisningar och regler upprättas. Kommunstyrelsen ska också med utgångspunkt från nämndernas uppföljningsrapporter utvärdera kommunens samlade system för intern kontroll och göra förbättringar om det behövs. Nämndernas ansvar enligt reglementet är att vid behov upprätta en organisation för det egna internkontrollarbetet och utfärda regler och anvisningar som dokumenteras och antas av nämnden. Av reglementet tillämpningsanvisningar framgår att varje nämnd minst ska ha en fastställd rutin för hur planering och rapportering av internkontrollarbetet ska gå till och för introduktion av nyanställda om vad intern kontroll innebär. Förvaltningschef ska årligen skriftligt rapportera till nämnden och ge en samlad bedömning om hur den interna kontrollen fungerar. Nämnden ska också som grund för planering, prioritering och uppföljning av internkontrollarbetet göra en risk- och väsentlighetsanalys. Nämnderna ska enligt reglementet varje år anta en intern kontrollplan för uppföljning av den interna kontrollen. Av tillämpningsanvisningarna framgår att planen ska innehålla vilka rutiner samt vilka kontrollmoment som ska följas upp, omfattningen på uppföljningen, vem som ansvarar för att utföra uppföljningen, till vem rapporteringen ska ske och genomförd riskbedömning. Resultatet av uppföljningen ska rapporteras till nämnden i den omfattning som fastställts i internkontrollplanen. Rapportering av resultatet ska också ske till kommunstyrelsen och kommunens revisorer. Av våra intervjuer framkommer att varken kommunstyrelsen eller övriga nämnder har bedrivit ett internkontrollarbete enligt reglementet. Enligt kommunstyrelsen beror det på de ekonomiska underskott som kommunen redovisade före år 2008. Kommunstyrelsen valde då att prioritera ekonomistyrningen för att få en budget i Uppvidinge kommun 5 av 14

balans och att arbeta med att skapa ett klimat i kommunen som präglades av öppenhet och förtroende mellan kommunstyrelse och nämnder. Detta innebär att kommunstyrelsen inte heller har begärt in uppföljningsrapporter från övriga nämnder och utvärderat kommunens samlade system för intern kontroll. Av intervjuerna framkommer att ekonomiavdelningens controller har fått i uppdrag att påbörja ett systematiskt intern kontrollarbetet i kommunen under år 2013. Enligt uppgift kommer även gällande reglemente att ses över. 3.2. Nämndernas arbete med intern kontroll 3.2.1. Kommunstyrelsen Kommunstyrelsen har inte beslutat om några specifika system eller rutiner för det egna arbetet med intern kontroll. För kommunstyrelsen handlar intern kontroll främst om att följa lagar och interna regler, ha kontroll på den egna verksamheten och att ha ett helhetsgrepp på ekonomi och verksamhet. Enligt de intervjuade är kommunens centraliserade ekonomienhet en viktig del i detta arbete. Någon intern kontrollplan enligt gällande reglemente har hittills inte upprättats. Enligt de intervjuade beror detta främst på att kommunstyrelsen prioriterat arbete med ekonomistyrning. Kommunstyrelsens beslutsunderlag upplevs av de intervjuade kunna förbättras för de ärenden som bereds av tekniska utskottet och kultur- och föreningsutskottet. Utskotten har funnits under innevarande mandatperiod men upplevs inte har hittat sina arbetsformer fullt ut. Synpunkter framförs på att utskottens beslutsunderlag behöver kvalitetssäkras avseende fakta och innehåll. I övrigt anser de intervjuade att kommunstyrelsens beslutsunderlag och tjänsteskrivelser håller god kvalitet. Enligt de intervjuade har styrelsen väl fungerande beredningsrutiner. Det är sällan som återremisser förekommer. Om det trots allt förekommer är det sällan på grund av bristande beslutsunderlag. Det är också sällan som det förekommer extra ärenden och handlingar som läggs på bordet. En kommunövergripande mall finns för upprättande av tjänsteskrivelser och används av handläggarna. Kommunstyrelsen och arbetsutskottet får ekonomisk uppföljning varje sammanträde. Uppföljningen upplevs såväl vara av god kvalitet som lätt att förstå. Utöver uppföljningen på sammanträdena får också presidiet löpnade information via e-post från controllern om något sker i omvärlden som påverkar ekonomin, t.ex. nya befolkningsprognoser och skatteprognoser etc. När det gäller verksamhetsuppföljningen är de intervjuade inte fullt ut nöjda. Kommunens målstyrning upplevs kunna bli bättre när det gäller kopplingen mellan mål och medel. Kommunstyrelsen har med anledning av detta initierat ett arbete som går ut på att nämnderna påbörjar arbetet med ta fram verksamhetsmål redan hösten innan årets budgetarbete påbörjas, vilket innebär att hösten 2013 påbörjas arbetet med 2015 års verksamhetsmål. I övrigt när det gäller verksamhetsrapporteringen från övriga nämnder till kommunstyrelsen är det främst avvikelserapporter som lämnas, d.v.s. om något inte fungerar. Presidiet i kommunstyrelsen får också information om nämndernas verksamheter vid Uppvidinge kommun 6 av 14

ordförandeträffar och vice ordförandeträffar. Kanslisekreteraren för en lista och följer upp de uppdrag som kommunstyrelsen eller arbetsutskottet beslutat om och som ska verkställas och återrapporteras. Ett utvecklingsområde är enligt de intervjuade är att redovisa kommunstyrelsens egna verksamheter bättre i bokslutsarbetet. När det gäller uppföljning och utvärdering av verksamheten upplever de intervjuade att kommunstyrelsen är bra på att följa upp resultatet av de stora ärendena och projekten men att utvärderingar av resultat sällan görs när det gäller ärenden av mindre omfattning. För närvarande har kommunstyrelsen planer på att genomföra en genomlysning av verksamheten för ensamkommande barn. Kommunstyrelsen ser också kommunrevisionen som ett viktigt instrument i verksamhetsutvecklingen. Inom ramen för kommunstyrelsens arbete för att säkerställa att verksamheten bedrivs ändamålsenligt och ekonomiskt tillfredsställande har kommunstyrelsen bl.a. genomfört medborgarundersökningar år 2009 och 2011. Ytterligare en kommer att genomföras under år 2013. Kommunstyrelsen ser det också som viktigt att följa offentlig statistik som t.ex. Vad kostar verksamheten i din kommun, att delta i kvalitet i korthet och följa kommunens position på näringslivsrankningen. Styrelsen lyfter också fram kommunens synpunktshantering som ett viktigt verktyg i kvalitetssäkringen. Vidare framhåller kommunstyrelsen vikten av att ha ett klimat i kommunorganisationen som präglas av öppenhet, tillit och ömsesidigt förtroende. 3.2.2. Barn- och utbildningsnämnden För barn- och utbildningsnämnden innebär intern kontroll att ha vetskap om vad som händer i verksamheten. Vidare att intern kontroll generellt handlar mycket om ekonomi. Senast nämnden fastställde en årlig intern kontrollplan var år 2004. Planen från 2004 har inte uppdaterats. Det finns inte heller någon dokumenterad uppföljning som visar att de planerade kontrollerna har genomförts. I samband med antagandet av 2004 års interna kontrollplan upprättades även dokumentet Initiering och kartläggning av internkontroll inom barn- och utbildningsnämndens verksamhet av förvaltningens ledningsgrupp. Dokumentet innehåller förutsättningar och utgångspunkter för förvaltningens internkontrollarbete, en nulägesanalys inklusive en riskanalys, vilka kontrollområden som kan på sikt kan tillkomma samt information om hur det löpande internkontrollarbete ska bedrivas. De intervjuade anser att det i dagsläget inte finns något behov av en intern kontrollplan då den nya skollagen trädde i kraft. Barn- och utbildningsnämndens huvudsakliga system och rutiner för intern kontroll utgår ifrån att följa delegationsordningen, bedriva kvalitetsarbete, hålla styrdokument uppdaterade, tillhandahålla förvaltningsövergripande rutiner och handlingsplaner och att ha en fungerande klagomålshantering. Barn- och utbildningsnämnden upplever att beslutsunderlagen från förvaltningen håller god kvalitet. Ärendena kommer alltid ut i god tid och det är sällan som det förekommer extra ärenden eller handlingar på bordet. I alla beslutsärenden finns en Uppvidinge kommun 7 av 14

tjänsteskrivelse med förslag till beslut från förvaltningen. Enligt de intervjuade är det också sällan som ärenden återremitteras. Den ekonomiska uppföljningen upplevs vara såväl tillräcklig som tillförlitlig. Nämnden får ekonomisk uppföljning varje sammanträde av förvaltningsekonomen och de ekonomiska rapporterna upplevs vara lättförståeliga och tydliga. Verksamhetsuppföljningen upplevs också som tillräcklig. Varje nämndssammanträde finns en punkt med på dagordningen kallad Verksamhetsrapport under vilken förvaltningschefen går igenom det av vikt som är aktuellt i verksamheten. Vid varje nämndssammanträde deltar också en rektor eller förskolechef som redogör för sin verksamhet ända ner på individnivå avseende måluppfyllelsen utifrån läroplansmålen. För att få en enhetlig uppföljning och för att möjlighet ska ges till jämförelser har nämnden beslutat om en mall som rektorerna och förskolecheferna ska följa. Nämnden får också löpande uppföljning över inkomna klagomål via klagomålshanteringen och nämnden tar också del av fattade delegationsbeslut vid sammanträdena. Nämndens mål följs upp i samband med delårsbokslut och årsredovisning. Som ett sätt att följa upp och utvärdera verksamheten lyfter nämnden sitt deltagande i Öppna jämförelser och statistik som Skolverket tillhandahåller. Nämnden upplever att den säkerställer att verksamheten bedrivs ändamålsenligt och ekonomiskt tillfredsställande genom att den har tydliga system och rutiner för att följa upp såväl verksamhet och ekonomi. Beträffande brukarundersökningar genomförs trygghetsenkäter inom grundskolan och gymnasieskolan. Av intervjuerna framkommer att det inom ramen för det systematiska kvalitetsarbetet ska göras en brukarundersökning inom förskoleverksamheten för att fånga upp föräldrars synpunkter på verksamheten. Förvaltningschefen och kvalitetsutvecklaren har två gånger om året kvalitetsuppföljningssamtal med samtliga rektorer och förskolechefer. Vid dessa samtal görs en uppföljning av efterlevnaden av gällande rutiner inom kvalitetsarbetet. 3.2.3. Socialnämnden Socialnämnden har inte beslutat om några specifika system eller rutiner för det egna arbetet med intern kontroll och nämnden har hittills inte upprättat någon internkontrollplan i enlighet med gällande reglemente. För socialnämnden innebär intern kontroll om att ha grepp och kunskap om vad som sker i verksamheten och ha kontroll över vad pengarna används till. Av intervjuerna framkommer att socialnämnden för ett par år sedan inte upplevde att den fullt ut hade kontroll över hur stor bemanningen behövde vara inom äldreomsorgen för att kunna utföra beslutade insatser. Med anledning av detta beslutade nämnden att införa ett resursfördelningssystem inom äldreomsorgen och när systemet nu har implementerats upplever nämnden att det har stärkt den interna kontrollen. Resursfördelningssystemet kan bl.a. exakt mäta utförd tid hos brukarna. Av intervjuerna framkommer att nämnden även planerar att införa resursfördelningssystem inom hemsjukvården och omsorgen om funktionshindrade. Uppvidinge kommun 8 av 14

Socialnämnden anser att det är väl förankrade beslutsunderlag som föreligger vid nämndens och arbetsutskottet beslutsfattande. Nämnden har ändrat sina beredningsrutiner och har numera beredning 14 dagar innan sammanträdet. Vid beredningen deltar presidiet, förvaltningschef och berörda tjänstemän. Enligt de intervjuade är det sällan som ärenden återremitteras. Inom individ- och familjeomsorgen kan det dock bli en del extra ärenden på grund av beslut måste fattas i brådskande ärenden. Nämnden får ekonomisk uppföljning varje sammanträde och nämndens förvaltningsekonom deltar alltid. De intervjuade ser stödet från sin ekonom som mycket värdefullt och de intervjuade upplever att de kan ställa detaljfrågor om ekonomin och alltid få dem besvarande. Likaså upplevs ekonomen har god kunskap om verksamheten kopplat till ekonomin. Ekonomen är regelbundet ute i verksamheten och träffar områdescheferna. När det gäller verksamhetsuppföljning får nämnden muntliga föredragningar av socialchefen, vård- och omsorgschefen, chefen för hemsjukvården, chefen för individ- och familjeomsorgen och MAS:en vid varje sammanträde. Enligt de intervjuade skapar de muntliga föredragningarna tillit och förtroende mellan nämnd och förvaltning. Nämnden får skriftliga tertialrapporter med såväl ekonomisk uppföljning med kommentarer som uppföljning av avvikelser enligt Lex Sarah och Lex Maria. Nämnden följer också upp avvikelser kontinuerligt genom projektet Senior Alert. Senior Alert är ett nationellt kvalitetsregister som i förebyggande syfte registrerar och följer upp undernäring, trycksår och fall. Vidare följer nämnden upp patientsäkerheten och årligen upprättas en patientsäkerhetsberättelse. Vid varje arbetsutskott redovisas den aktuella placeringslistan inom individ- och familjeomsorgen. Socialnämnden bjuder också in externa föredragare till sammanträdena för redovisning och uppföljning i externa projekt som nämnden deltar i. Socialnämnden deltar i dialogmöten med kommunstyrelsen två gånger om året. Nämnden uppger att den följer upp och utvärderar resultat från verksamheten men framhåller att den kan bli bättre på att dokumentera det arbetet. Socialnämnden deltar i stor utsträckning i nationella projekt som bland annat leds och utvärderas av SKL. Inom ramen för öppna jämförelser har socialnämnden valt att arbeta med kontinuitet i hemtjänsten som är ett arbete som kan förbättras. Socialnämnden genomförde ett projekt om uppsökande verksamhet gentemot personer som är 80 år eller äldre som efter utvärdering permanentades. Socialnämnden använder sig också av externa utvärderare såsom FoU Kronoberg. Enligt socialstyrelsens föreskrifter måste nämnden ha ett ledningssystem för kvalitet när det gäller verksamhet enligt SoL och LSS. Socialnämndens nuvarande ledningssystem för kvalitet är från år 2009. Enligt de intervjuade är ska systemet skrivas om för att svara upp mot dagens krav. Nämnden har gett förvaltningen uppdrag ändra befintligt system. Enligt de intervjuade utgör ledningssystemet för kvalitet en viktig del i arbetet med att säkerställa att verksamheten bedrivs ändamålsenligt. Systemet omfattar såväl dokumenterade rutiner av verksamhetens Uppvidinge kommun 9 av 14

processer, avvikelserapportering och klagomålshantering etc. Socialnämnden har också påbörjat ett värdegrundsarbete och värdegrundsombud har utsetts bland befintliga medarbetare i organisationen. Detta arbete ska enligt de intervjuade också kopplas till ledningssystemet. I det nya systemet kommer det också att finnas en sammanställning över alla uppföljningar som nämnden gör. Socialnämnden genomför regelbundet brukarundersökningar avseende kundnöjdhet inom äldreomsorgen och omsorgen om funktionshindrade. Inom individ- och familjeomsorgen har inte undersökningar genomförts med samma regelbundenhet och nämnden upplever att det har varit svårare att få en rättvisande bild av hur individ- och familjeomsorgen fungerar med hjälp av dessa. 3.2.4. Miljö- och byggnadsnämnden Miljö- och byggnadsnämnden har inte beslutat om några specifika system eller rutiner för det egna arbetet med intern kontroll. Miljö- och byggnadsnämnden anser att intern kontroll främst utgörs av att följa upp ekonomi, verksamhet och arbetsmiljö. Miljö- och byggnadsnämnden har hittills inte upprättat någon intern kontrollplan enligt gällande reglemente. Enligt de intervjuade upprättades inte heller några interna kontrollplaner i de båda nämnderna (miljö- och hälsoskyddsnämnden och plan- och byggnadsnämnden) före sammanslagningen år 2007. Nämnden följer upp ekonomin varje månad. Den ekonomiska rapporteringen innehåller såväl siffror som en analys kopplat till respektive verksamhetsområde. Uppföljning är uppbyggd kring nämndens huvudsakliga verksamhetsområden, vilka är livsmedelstillsyn, energirådgivning, och tillsyn enligt miljöbalken och plan- och bygglagen. Miljö- och byggnadsnämnden upplever att den får ett bra stöd från den centrala ekonomiavdelningen och uppföljningar och analyser upplevs hålla en god kvalitet. När det gäller verksamhetsuppföljningen följer nämnden upp livsmedelstillsynen tre gånger om året utifrån gällande kontrollplan. Kontrollplanen revideras årligen och redovisas till Livsmedelsverket och EU-kommissionen. För energirådgivningen upprättas en verksamhetsplan som årligen redovisas till energimyndigheten. När det gäller tillsynen enligt miljöbalken och plan- och bygglagen upprättar nämnden varje år en tillsynsplan och en gång per mandatperiod gör länsstyrelsen revision på nämndens plan. Uppföljningen av energirådgivningen och miljö- och byggtillsynen redovisas till nämnden en gång om året men även löpande, branschvis uppföljning görs när ett tillsynsområde är färdigt. Nämndens beslutsunderlag upplevs genomgående som bra och tillräckliga, särskilt när det gäller ärendena som avser myndighetsutövning. Synpunkter framförs på att de ärenden som inte är av myndighetskaraktär kan vara något tunnare. Från förvaltningens sida uppger de intervjuade att tjänstemännen har kämpat för att ge ett brett beslutsunderlag utifrån en tydlig professionell bedömning. En stor del av nämndens beslut fattas med stöd av delegation men ärenden av principiell beskaffenhet lyfts alltid till nämnden. Vid varje sammanträde cirkulerar en pärm med fattade delegationsbeslut. Om nämnden har frågor om delegationsbesluten Uppvidinge kommun 10 av 14

kallas tjänstemännen in för att ge förklaringar, ofta rör det sig då om ett miljöbalksärende. Beträffande uppföljning och utvärdering av resultat från verksamheten uppger nämnden att den försöker dra slutsatser från de redovisningar av verksamheten som lämnas till externa myndigheter såsom länsstyrelsen och livsmedelsverket och de externa myndigheternas revision. Externa revisioner som genomfördes av livsmedelstillsynen år 2010 och år 2011 bidrog till att nämnden fick ett tydligt underlag för att äska medel till ytterligare en tjänst som livsmedelsinspektör. Beträffande nämndens arbete med att säkerställa att verksamheten bedrivs ändamålsenligt och ekonomiskt tillfredsställande uppger nämnden att den ifrån att främst ha fokuserat på ekonomistyrningen och att hålla budget alltmer har börjat fokusera på den verksamhet som bedrivs. Trots detta har nämndens ekonomiska läge ändå förbättrats. Nämnden följer skriftligt upp överklaganden för att lära sig av besluten. På nämndens begäran görs också uppföljningar av strandskydd för att få en fördjupad kvalitet. Miljö- och byggnadsnämnden har också nyligen, i samarbete med kommunens näringslivssekreterare, deltagit i en medborgarenkät i SKL:s regi om myndighetsutövning mot företag och för närvarande inväntas resultatet. Nämnden deltar också i Kommunens kvalitet i korthet. Uppvidinge kommun ingår även i byggsamverkan och miljösamverkan med andra kommuner i Kronobergs län där arbete bedrivs för att förbättra kvaliteten på ärendehandläggningen inom miljö- och byggtillsynen. I samband med tillsättandet av en ny tjänst som miljöinspektör kommer processen för miljötillsynen att ses över. När den nya byggnadsinspektören påbörjar sin anställning ska också skriftliga rutiner för PBL-ärenden att tas fram. Uppvidinge kommun 11 av 14

4. Revisionell bedömning Vi bedömer att styrelsens och nämndernas arbete med intern kontroll inte fullt ut är tillräckligt. Vi grundar vår bedömning på att styrelsen och nämnderna inte följer det av kommunfullmäktige antagna reglementet för intern kontroll. Detta innebär att kommunstyrelsen och nämnderna inte har beslutat om system och rutiner för det egna internkontrollarbetet, upprättat interna kontrollplaner eller genomfört uppföljningar av den interna kontrollen. Vi bedömer att kommunstyrelsen måste se till att ett systematiskt arbete med den interna kontrollen snarast påbörjas så att styrelsen och nämnderna kan upprätta interna kontrollplaner för år 2013. Upprättandet av internkontrollplanerna bör föranledas av en risk- och väsentlighetsanalys som den politiska nivån involveras i. Enligt vår bedömning är ett fungerande systematiskt internkontrollarbete en del av nämndernas arbete med att säkerställa att verksamheten bedrivs ändamålsenligt och ekonomiskt tillfredsställande. Vi bedömer att styrelsen och nämnderna i flera avseenden vidtar åtgärder och aktiviteter som stärker den interna kontrollen. Enligt vår bedömning har styrelsen och nämnderna en tillräcklig uppföljning av ekonomi och verksamhet, nämnderna och styrelsen har en fungerande beredningsprocess och kan fatta beslut i ärenden som i stor utsträckning är väl beredda av utskott och förvaltning. Vi noterar också att det hos flera nämnder förekommer dokumenterade rutiner för vissa delar av verksamhetens processer och att undersökningar för att utvärdera verksamhetens kvalitet genomförs. Vi bedömer att kommunstyrelsen och nämnderna behöver få ihop helheten genom att upprätta ett enhetligt och sammanhängande system för arbetet med den interna kontrollen. 4.1. Kontrollfrågor Vilka system och rutiner för intern kontroll har styrelsen och nämnderna beslutat om? Utöver det av kommunfullmäktige antagna reglementet för intern kontroll från år 2004 med tillämpningsanvisningar, har nämnderna inte beslutat om några formella system eller rutiner för det egna interna kontrollarbetet. Granskningen visar att varken styrelsen eller någon av de övriga nämnderna efterlever gällande reglemente för intern kontroll då interna kontrollplaner inte har upprättats och uppföljningar inte har genomförts. Vi noterar att ekonomienheten har i uppdrag att få till stånd ett systematiskt intern kontrollarbete i kommunen. Enligt vår bedömning bör detta arbete snarast påbörjas. I vilken utsträckning sker uppföljning och utvärdering av system och rutiner för intern kontroll? Uppvidinge kommun 12 av 14

Med anledning av ovanstående har inte heller några uppföljningar eller utvärderingar av system och rutiner för intern kontroll genomförts av kommunstyrelsen eller övriga nämnder. Vilka underlag har styrelsen och nämnderna till sina beslut? Vi bedömer att såväl kommunstyrelsen som övriga nämnder huvudsakligen ges möjlighet fatta beslut i ärenden som är väl beredda och att nämnderna har fungerande rutiner för beredningsarbetet. Genomgående upprättas tjänsteskrivelser med förslag till beslut. Återremisser och extra ärenden förekommer i mycket liten omfattning. I vilken utsträckning sker uppföljning och utvärdering av resultat från verksamheten? Vi konstaterar att uppföljning och utvärdering av resultat från verksamheten sker i varierande utsträckning. Inom ramen för socialnämndens och barn- och utbildningsnämndens kvalitetsarbete noterar vi att det förekommer mer frekvent. Vi bedömer att kommunstyrelsen och övriga nämnder behöver se till att inom ramen för sitt arbete med den interna kontrollen se till att rutiner upprättas för att återkommande göra uppföljningar och utvärderingar av verksamhetens resultat. Är den ekonomiska rapporteringen tillräcklig? Vi bedömer att kommunstyrelsen och nämnderna får en tillräcklig ekonomisk rapportering. Samtliga nämnder får ekonomisk uppföljning varje sammanträde och den ekonomiska rapporteringen är lättillgänglig och tydlig och möjliggör för den politiska nivån att enkelt följa den ekonomiska utvecklingen inom de olika verksamheterna och ges möjlighet att fatta erforderliga beslut. Är verksamhetsrapporteringen tillräcklig? Vi bedömer att kommunstyrelsen och nämnderna får tillräcklig rapportering från verksamheterna. Samtliga nämnder följer kontinuerligt upp verksamheten genom lägesrapporter, muntliga föredragningar och skriftliga uppföljningar. Hur säkerställer styrelsen och nämnderna att verksamheten bedrivs ändamålsenligt och ekonomiskt tillfredsställande? Vi noterar att styrelsen och nämnderna bland annat genomför brukarundersökningar och kvalitetssäkrar processer genom att upprätta och dokumentera rutiner. Inom socialnämnden utgör ledningssystemet för kvalitet en viktig del av nämndens arbete med att säkerställa att verksamheten bedrivs ändamålsenligt. Likaså är det systematiska kvalitetsarbetet viktigt för barn- och utbildningsnämnden att säkerställa att verksamheten bedrivs ändamålsenligt. Vi bedömer att kommunstyrelsen och övriga nämnder i som en del i arbetet med att säkerställa att verksamheten bedrivs ändamålsenlig och ekonomiskt tillfredsställande behöver få till stånd ett fungerande internkontrollarbete. Inom Uppvidinge kommun 13 av 14

ramen för detta arbete bör såväl kommunstyrelsen som övriga nämnder återkommande och systematiskt analysera och bedöma riskerna i den egna verksamheten för att kunna förebygga, skapa beredskap och därmed kvalitetssäkra. 2013-03-19 Lisa Åberg Projektledare Pär Sturesson Uppdragsledare Uppvidinge kommun 14 av 14