Linköpings digitala agenda, uppföljning av handlingsplan för 2012

Handlingsplan 1 (10) Kommunledningskontoret Fredrik Eriksson, IT-strateg Lisa Mjörning, Kommunikationsutvecklare Linköpings digitala agenda, uppföljning av handlingsplan för 2012 Uppföljningen beskriver kortfattad IT- och kommunikationsrelaterade insatser som kommunens verksamheter har genomfört under 2012 inom ramen för den digitala agendan. Innehåll: Öka den digitala delaktigheten och kompetensen... 2 Minska det ekologiska fotavtrycket... 2 Främja forskning, innovation och entreprenörskap... 3 Fortsätta integrera IT i det pedagogiska lärandet... 4 Höjd kvalitet inom vård och omsorg... 5 Bidra till en öppnare och mer tillgänglig kommun... 7

Handlingsplan 2 (10) Öka den digitala delaktigheten och kompetensen Uppföljning 1. Digidel Digidel är en nationell satsning som Stadsbiblioteket medverkar i. Syftet är att få fler Linköpingsbor digitalt delaktiga genom att erbjuda allmänheten olika typer av lärledda ITutbildningar, utan kostnad. I länet har ungefär 11 000 personer medverkat på utbildningar som erbjuds via Digidel 2. Utredning digital kompetens Insatsen avser att utreda och ge förslag på insatser som ska säkerställa att vård- och omsorgspersonalen får det stöd och har den IT-kompetens som krävs för att utföra sitt uppdrag. Avsikten är att genomföra en breddutbildning omfattande undersköterskor (LSS, SoL, HSL). Finansieras med statliga medel. Utbildningen är en nationell satsning inom ramen för IT i vården. Minska det ekologiska fotavtrycket Uppföljning 3. Elektroniska nämndhandlingar Under 2011 har en pilot genomförts för att ersätta pappershandlingar till elektroniska nämndhandlingar för Barn och Ungdomsnämnden. Avsikten ett ge fler nämnder och styrelser möjlighet att övergå till att distribuera nämndhandlingar digitalt. Ett förändrat arbetssätt får flera positiva effekter för miljön i form av minskad pappersåtgång, minskade transporter mm, samt minskade kostnader för tryckning och porto. Kultur- och fritid, Barn och Ungdom samt Samhällsbyggnadsnämnderna tilllämpar konceptet fullt ut. Övriga nämnder, med undantag av Äldrenämnden och Överförmyndarnämnden har beslutat införa systemet under 2013. 4. Kommunikation med placerade ungdomar och vuxna Genom att använda modern teknik som ex. videomöten, mejl och sms, kan uppföljning av placerade ungdomar och vuxna utvecklas. Minskat resande innebär minskade kostnader för kommunen, dessutom skapas förutsättningar för bättre tillgänglighet och kommunikation mellan kommunen och de placerade. Insatsen följer delvis plan. En analys har genomförts, användningen har inte varit så omfattande som det förväntades. Arbetssättet är etablerat och tillämpas för 20 placerade ungdomar och vuxna, men behöver drivas på ytterligare.

Handlingsplan 3 (10) Uppföljning 5. Transportslagövergripande simuleringsmodell Syftet är att producera en simuleringsmodell som är transportslagövergripande och som kan dra nytta av befintliga GIS-data. Effekter av åtgärder ska kunna analyseras inte bara för bil som idag utan även för kollektivtrafik, cykeltrafik och gång. Modellen ger möjligheter att åskådliggöra komplicierade frågeställningar och stora datamängder i grafik på ett helt annat sätt än den modell som idag används. Det ska vara enkelt att få simuleringar gjorda och att hämta analysunderlag för olika typer av samhällsplaneringsfrågor. Resultaten ska kunna systematiseras och bli allmänt tillgängliga för hela kommunorganisationen och allmänheten. Modellen ska vara ett verktyg i kommunens strävan att Linköping ska vara koldixidneutralt till 2025. Insatsen är försenad. Ambitionen är att en första version av modellen ska kunna visas under första halvåret 2013. Främja forskning, innovation och entreprenörskap Uppföljning 6. NiCE Linköping medverkar som referensstad i ett Europeiskt samverkansprojekt som syftar till att arbeta fram ett ramverk för hur städer i Europa kan bli mer miljövänliga genom att använda IToch kommunikationsteknik Grön IT. Linköping är referensstad inom området IT och miljöteknik. En metod för energikartläggning och analys genomförs under första halvåret 2013. 7. Innovationspolicies i offentlig sektor Linköping medverkar i ett projekt som leds av Östsam och Crearum, vars syfte är att ta fram en plan för hur vi på ett mer strukturerat sätt kan arbeta med att ta tillvara på innovationer inom kommunen. En regional strategi har arbetats fram. På lokal nivå fortsätter arbetet med att arbeta fram ett idédokument med förslag på aktiveter för att gå vidare. 8. Utveckling av IT i hemmet Insatsen avser fortsatt utveckling av IT- /teknikstöd i hemmet. Omsorgskontoret provar olika lösningar för att uppmuntra utförare att införa ny teknik i särskilda boenden och eget boende. Genomförs i samverkan med bl.a. KTH och Hälsans Nya Verktyg Insatsen följer delvis plan. Förvaltningen vill gå vidare med att undersöka Västerås e-lösning för hemtjänst och annan välfärdsteknologi. Avsikten är att arbetet ska drivas på av det regionala för ehälsa.

Handlingsplan 4 (10) Fortsätta integrera IT i det pedagogiska lärandet Uppföljning 9. Införande av Fronter Lärplattformen Fronter har införts inom samtliga gymnasieskolor och merparten av grundskolorna. Inom förskolorna har införandet påbörjats och beräknas vara genomfört under 2012 vilket också gäller för kvarvarande grundskolor. Införandet sker successivt i Linköpings skolor. Respektive rektorsområde och skola driver införandet i lämplig takt. 10. Digital IUP Lärplattformen Fronter har även funktionalitet för hantering av digital IUP. Insatsen avser att successivt utbilda och sprida användningen av den digitala IUP:n, och på sikt är avsikten att även föräldrarna ska få tillgång till IUP:n på detta sätt. 11. E-läromedelsråd För att säkerställa kontinuitet, kvalitet och kostnadseffektivitet vad gäller anskaffning och användning av pedagogiska program kommer e-läromedelsråd att etableras inom förskolan, grundskolan och gymnasiet. 12. IT-fortbildning Utbildning i användande av den nya ITutrustningen i klassrummen pågår och kommer att fortsätta under resterande del av 2012. Insatsen avser även att definiera vad den digitala kompetensen i skolan ska omfatta. Undersöka möjligheter till ökad samverkan med lärarutbildningen. 13. Strömmande media Den nya IT-utrustningen i klassrummen ger möjligheter att via nätet använda strömmande ljud och bild, t.ex. att se på program från UR:s utbud. Detta innebär i sin tur att bredbandskapaciteten behöver förbättras för några av kommunens landsbygdsskolor. Insatsen avser att upphandla ökat kapacitet för dessa. Se aktivitet 9 Insatsen har genomförts. Ansvaret har tilldelats enheten för metodstöd. Insatsen följer plan och beräknas pågå tom 2015. Avsikten är att lärarna ska ta initiativ till att utbilda sig, istället för att tvinga lärarna till IT-fortbildning; det har visat sig vara framgångsrikt. Insatsen beräknas pågå tom 2015 Användningen av strömmande media är uppskattad och tillämpas nu i stor omfattning i Linköpings skolor.

Handlingsplan 5 (10) Höjd kvalitet inom vård och omsorg 14. Införande av Treserva Under 2010 och 2011 påbörjades införandet av ett nytt verksamhetssystem, Treserva. Under 2012 är avsikten att slutföra införandet vilket innefattar att utbilda personalen i hur systemet ska användas, samt hur chefer och personal ska förhålla sig till gällande lagar och förordningar. Cirka 1 100 användare använder system och nya funktioner införs successivt. Samverkan etablerad med Örebro, Norrköping, Söderköping, Västervik och Gotland 15. Införande av insatsregistrering Kommunen har upphandlat system för att registrera vårdpersonalens insatser hos brukarna. Insatsen avser att införa systemet hos utförarna. Insatsen är försenad. Piloter genomförs under våren, med beräknad produktionssättning i oktober 2013. 16. Kartläggning av framtida tekniska kommunikationslösningar Insatsen avser att kartlägga vilka kommunikationslösningar (IT-infrastruktur) som kommer att krävas, för att tillgodose behoven framigenom. 17. Anpassning av HSA-katalogen HSA är ett nationellt behörighetsregister som styr åtkomsten till nationella IT-system. Linköpings befintliga HSA-katalog behöver anpassas med fler verksamhetsnivåer, för att tillgodose de nya behov som nya nationella system som kräver. 18. Införande av etjänstekort Successivt införande av s.k. etjänstekort (SITHS) till samtlig personal. Först ut är sjuksköterskor, paramedicinare, och därefter kommer övrig personal successivt att erhålla korten. 19. Införande av Pascal Pascal är ett nytt nationellt webbaserat IT-stöd för att få tillgång till aktuell ordination av dosförpackade läkemedel för patienter. Pascal ersätter E-Dos och kräver säker inloggning mha. etjänstekort (SITHS). 20. Utveckling av koncept för uppföljning Avsikten är att utveckla ett koncept för löpande uppföljning av vård och omsorgsverksamheten (enkäter osv.) med hjälp av IT-stöd. Insatsen har inte påbörjats. Andra insatser har prioriterats. Insatsen pågår. En struktur för HSA är fastställd, som uppfyller kraven för HSA. En verktyg för administration av medarbetaruppdrag kommer att införas 30 april. Tilldelning av kort sker i samband med införandet av Treserva (p.14) Infördes i mars 2012. Insatsen har delvis påbörjats. Detta är en uppgift för det nyinrättade Kvalitetskontoret. Införande av insatsregistrering och utdataplattform i Treserva är en del av denna insats.

Handlingsplan 6 (10) 21. Införande av NPÖ Under 2012 inför Landstinget i Östergötland den Nationella Patientöversikten (NPÖ), och i samband med detta kan samtlig legitimerad personal få tillgång till patientinformation från bl.a. landstingets journaler (efter medgivande). Planen är att kommunen under 2013, på motsvarande sätt ska förse NPÖ med information som landstingets vårdpersonal kan läsa. Insatsen har försenats. Pga. av bl.a. legala aspekter har insatsen försenats. Etablering av NPÖ som Konsument ska vara slutfört i juni 2013. Beträffande NPÖ Producent driver Linköping, Örebro och SKL ett nationellt projekt för att säkerställa att rätt information kommer att överföras från Sveriges kommuner, till NPÖ. 22. Införande av ICF ICF är en klassifikation för gemensamma termer och begrepp. Insatsen avser att införa ICF i Treserva för hälso- och sjukvården (HSL). Införande planeras vara slutfört under hösten 2013. 23. Utveckling av ICF inom socialtjänsten Ett regionalt alt nationellt samverkansprojekt för utveckling av gemensamma termer och begrepp inom SoL och LSS enligt ICF-klassifikationen. Införande kan ske tidigast 2014. F.n. pågår utbildning av processledare (samordnas av SKL) 24. Informationsöverföring mellan huvudmän och statliga myndigheter Insatsen är ett regionalt samverkansprojekt som avser att utreda hur informationsöverföring avseende kvalitetsregister och hälsodata kan automatiseras mellan landsting, kommun och berörda statliga myndigheter. Idag är denna hantering oftast manuell och tidsödande, och i alltför många fall registreras samma information flera gånger i olika register/it-system och i alltför många fall registreras inte informationen överhuvudtaget. En regional utredning genomförs, rapport Q1 2013.

Handlingsplan 7 (10) Bidra till en öppnare och mer tillgänglig kommun 25. Införande av Mina fakturor Med tjänsten Mina fakturor kan en person logga in och ta del av de fakturor som denna fått från kommunen. Om de är betalda och obetalda, eventuella påminnelser osv. Även fakturanummer, OCR-nummer, plusgironummer finns tillgänglig. Inloggning sker med e-legitimation. 26. Införande av nytt rekryteringsystem Kommunen har upphandlat ett nytt rekryteringssystem som kommer underlätta för intresserade att söka de jobb/tjänster som kommunen annonserar. Insatsen har inte påbörjats. Införandet av en ny e-tjänstplattform har inväntats. Avsikten är att genomföra insatsen 2013. Insatsen är försenad. Systemet är i drift sedan den 1 november 2012, men det återstår vidta några förändringar innan projektet kan avslutas. Planen är att detta kommer ske i april. 27. Utbyggnad av IT-infrastruktur Som en del av genomförandet av kommunens IT-infrastrukturprogram (2011-2014) planeras byggnation av 9 fiberbaserade stamnätslinjer på landsbygden. Till dessa ska hushåll och företag kunna ansluta sina fastigheter via ett s.k. byalagskoncept. Avsikten är också att stimulera utbyggnad av mobila bredband i dessa områden. Totalt är avsikten att bygga nio stamnätlinjer. 28. Utveckla e-tjänst för autogiroanmälan De som använder kommunens tjänster, exempelvis barn- eller äldreomsorg, ska kunna ansöka om betalning via autogiro på kommunens hemsida. Ansökan skrivs under med en e-legitimation, och hanteras därefter i ett elektroniskt flöde av Ekonomiservice. 29. Digitalisering av äldre arkivhandlingar Inom ramen för projektet Linköping genom tiderna digitaliserar Stadsarkivet och Stiftsbiblioteket arkivhandlingar och äldre tryck. Stadsoch tomtkartor, byggnadsritningar samt korta historiska beskrivningar är några exempel. Med hjälp av det digitaliserade materialet kan dagens linköpingsbor orientera sig i de äldre stadsmiljöerna och få en uppfattning om förändringarna i stadsbilden och även upptäcka detaljer i husens arkitektur. 30. Införande av e-arkiv Införandet av ett e-arkiv kommer att genomföras i etapper. 2012 startar etapp 1 som innebär att införa e-arkivering för KS-förvaltning samt diarie- och ärendehanteringssystemet W3D3. Den modell som arbetas fram, är avsikten att tillämpa för övriga förvaltningar och verksamhetssystem. Nio stamnätslinjer är färdigbyggda. Under 2013 planeras utbyggnad av ytterligare stamnätslinjer. Insatsen har inte påbörjats. Införandet av en ny e-tjänstplattform har inväntats. Avsikten är att genomföra insatsen 2013. Stadsbibliotekets och Stadsarkivets delprojekt i Linköping genom tiderna avslutades vid årsskiftet 2012/13. Projektet har inneburit att ett antal för Linköping centrala historiska tryck och dokument gjorts tillgängliga i digital form på Internet och att det skapats ett utrymme för detta på www.linkoping.se. Insatsen är försenad. Omstart av projektet har skett efter semestrarna. Planen är att presentera möjligheterna för ett framtida e-arkiv i kommunen i juni 2013.

Handlingsplan 8 (10) 31. Införande av plattform för Öppna Data EU har beslutat (PSI-direktivet) att lämpliga delar av myndigheters register ska tillgängliggöras i form av s.k. Öppna Data, som allmänheten, företag och andra organisationer kan få tillgång på ett enkelt sätt till en ringa eller ingen kostnad. Syftet är att informationen ska användas/anropas från olika typer av applikationer, eller på annat sätt förädlas. 32. Förstudie kontaktcenter Det ökade utbudet av digitaliserad information och tjänster ställer nya krav på support och vägledning. Genom att utveckla ett s.k. kontaktcenter eller kundcenter i samverkan med medborgarkontor, kommunens växel och förvaltningarna tar kommunen ytterligare ett steg när det gäller ökad tillgänglighet till kommunens tjänster. Insatsen innebär en avsevärd höjning av kommunens service gentemot kommuninvånarna. www.linkoping.se/open har införts. Initiativ till samverkan med andra kommuner och län pågår, likaså insatser för att involvera näringslivet. Samverkan med är LiU etablerad. Insatsen är delvis genomförd. Omvärldsbevakning har genomförts för att få ta del av erfarenheter från andra kommuner som infört Kontaktcenter. Däremot har inget förslag eller beslutsunderlag arbetats fram ännu, för ett införande av Kontaktcenter i kommunen. 33. Supportfunktion externa användare Inom ramen för pilotverksamheten avseende registrering av tillsynstider inom förskolan, kommer Medborgarkontor City prövas som support/kundstöd till de användare som använder e-tjänsten. Uppföljning och utvärdering kommer att ske under senare delen av vårterminen 2012. 34. Förberedelsearbete e-tjänster Förberedelsearbete inför ytterligare införande av e-tjänster till gagn för medborgare och näringsliv. Ett antal tjänster finns framtagna men behöver bearbetas vidare både ur nyttosynpunkt som ekonomiska förutsättningar, samt prioritetsordnas. 35. Förberedelsearbete sociala medier Förberedelsearbete inför utökat användande av sociala medier inom förvaltningen. Sociala medier ska vara ytterligare ett sätt för medborgare och näringsliv att vara i kontakt med förvaltningens verksamheter, likväl som verksamheterna kan använda nya kanaler för dialog, information etc. 36. Hantering av elevakter och åtgärdsprogram Kravspecifikation för hantering av elevakter och åtgärdsprogram med stöd av W3D3 kommer att upprättas under våren. Utveckling av erforderlig funktionalitet samt genomförande av pilotverksamhet är planerad att genomföras under hösten. Målsättningen är att genomföra uppföljning och utvärdering av pilotverksamheten under december månad 2012. Pilotverksamheten är genomförd. Nästa steg är att bestämma om det finns fler verksamheter och e-tjänster som Medborgarkontor City ska stödja. Insatsen är delvis genomförd. En ny e-tjänstplattform håller på att införas som förväntas bidra till att fler e- tjänster kan införas betydligt snabbare och billigare än tidigare. Användningen av sociala medier är ett naturligt inslag i kommunens kommunikation. Kommunikationsformen används såväl inom enskilda projekt som för kommunen som helhet. Inledande pilotverksamhet har genomförts och kommer att utökas under våren 2013.

Handlingsplan 9 (10) 37. Regional elevdatabas Införande av regional elevdatabas inom kommuner verksamma i regionförbundet Östsam. Målsättningen är bland annat att elevdatabasen ska säkerställa riktigheten i betalningsströmmar mellan kommuner, samt mellan kommuner och fristående gymnasieskolor. Etapp 1 avser utformning av förfrågningsunderlag, etapp 2 upphandling och etapp 3 genomförande. 38. Transporter för barn med funktionshinder Processen för hantering av busskort och transporter för barn med funktionshinder kommer att kartläggas och eventuellt vidareutvecklas, med syftet att under hösten specificera krav på ITstöd. Avsikten är att den nya processen ska etableras i början av 2013. 39. Funktion för individuellt val Avser genomförande av webbaserad funktion för hantering av individuellt val inom gymnasiet. Ersätter befintlig egenutvecklad funktion. 40. ProCapita Ansökan Införande av webbaserad funktion för hantering av ansökan till vuxenutbildning. Hanteringen av dessa ansökningar sker idag manuellt. 41. Decentraliserad barnomsorg Merparten av de enskilda utförarna (friskolor) har anslutits till en gemensam barnomsorgskö. Kvarvarande utförare kommer att anslutas under hösten 2012. Pilotverksamhet avseende möjlighet för vårdnadshavare att på egen hand registrera tillsynstider inom barnomsorg via webbgränssnitt genomförs under våren 2012. Utvärdering kommer att ske under senare delen av vårterminen. Inom ramen för pilotverksamheten kommer försök ske med att genomföra så kallad öppethållandemätning med stöd av registrerade tillsynstider. Insatsen har försenats. Pga. av att projektledaren fick ersättas har insatsen försenats. Omvärldsbevakning och upprättande av förfrågningsunderlag pågår, dvs. projektet befinner sig i etapp 1. Insatsen kommer inte att genomföras. Pga. ändrade behov har beslut tagits att inte genomföra insatsen. Funktionen infördes januari 2012. Funktionen infördes oktober 2012. Det kvarstår fortfarande ett antal enskilda utförare som inte anslutit sig till gemensam barnomsorgskö, vilket ska ske på frivilligbasis. Pilotverksamhet för att vårdnadshavare på egen hand ska registrera tillsynstider är genomförd med gott resultat. Beslut om breddinförande är nästa steg. Metod för att jämföra önskad och faktiskt tillsynstid kommer att testas och utvärderas under våren 2013. 42. Önskemål om skola Genomförandet av önskemål om skola till förskoleklass och årskurs 7 sker med stöd av webbbaserad funktionalitet där vårdnadshavare på egen hand kan ange önskemål om skola. Placering av elever ska vara genomförd under mars månad. Webbtjänst är införd. Dessutom har funktioner för att använda mobilt BankID och emedborgarkonto införts.

Handlingsplan 10 (10) 43. Gemensam inloggningsfunktion Arbete med etablering av gemensam inloggningsfunktion för enkel åtkomst till e-service inom utbildningsområdet pågår. Som ett led i detta arbete genomförs pilotverksamhet med säker inloggning (e-id) i systemen 1.) Skola24 (åtkomst till uppgifter om elevers frånvaro), 2.) Fronter (åtkomst till digital IUP), 3.) Dexter (registrering av tillsynstider inom förskolan). Pilotverksamheten genomförs under vårterminen 2012. Ställningstagande till eventuellt breddinförande kommer att ske under senare delen av vårterminen. Utifrån erfarenheterna från genomförandet av pilotverksamheterna kommer fortsatta insatser med målsättning att kunna etablera en gemensam inloggningsfunktion under hösten att genomföras. 44. Jämför kvalitet På www.linkoping.se finns sidor som visar kvalitetsmätningar för skolor och förskoleverksamhet. För att kunna göra bättre jämförelser mellan olika enheter behöver dessa sidor utvecklas. Resultatet av mätningarna ska även synas på enheternas presentationssidor under söksidorna A-Ö. En gemensam funktion för enkel åtkomst till e-service inom skolområdet är införd och används. Avsikten är att successivt anpassa fler IT-system och e-tjänster för att använda den nya inloggningsfunktionen. En upphandling av webbtjänsten pågår, med ambitionen att lösningen ska vara införd i augusti 2013.