Datum 2008-08-29 Version 1.0 IT-nyckeltal Södertörn Inledning I ett gemensamt projektdirektiv för nyckeltal har kommunledningarna i respektive kommun gett IT-verksamheten i uppdrag att ta fram nyckeltal för IT-området. De i år presenterade resultaten är de tredje där flertalet kommuner på Södertörn tagit fram nyckeltal. I år har inte Haninge tagit fram nyckeltal. Metod Södertörnskommunernas nyckeltal är framtagna med hjälp av den modell som ursprungligen utarbetades inom ramen för den utbildning som Kommits och Kommunförbundet genomförde 2001-2002 i IT-ledning. Modellen har sedan förfinats i en arbetsgrupp med representanter från sju kommuner i Stockholms län. IT-nyckeltal Södertörn I årets redovisning av nyckeltal presenteras kostnad i förhållande till omslutning samt kostnad per kommuninnevånare, per IT-arbetsplats och per anställd. Diagram från 2005 till års nyckeltal redovisas så man kan se trenden inom respektive kommun. Datortätheten inom olika områden redovisas också samt antalet konton per anställd.
Ekonomiska nyckeltal Botkyrka Haninge Huddinge Nykvarn Nynäshamn Salem Södertälje Tyresö Total IT-kostnad i kommunen/total omslutning 2,26% - 2,16% 2,37% 2,72% 1,51% 2,41% 2,11% Total IT-kostnad i kommunen/antal kommuninvånare 1 110 kr - 862 kr 1 133 kr 1 303 kr 602 kr 1 252 kr 961 kr Total IT-kostnad i kommunen/totalt antal IT-arbetsplatser 14 522 kr - 11 954 kr 23 205 kr 16 952 kr 9 905 kr - 12 824 kr Total IT-kostnad i kommunen/anställda 15 103 kr - 13 181 kr 16 778 kr 16 348 kr 9 151 kr 19 583 kr 10 983 kr Botkyrka Haninge Huddinge Nykvarn Nynäshamn Salem Södertälje Tyresö Totalt antal IT-arbetsplatser/Antal anställda IT-drift 355-279 143 328 182-185 Antal anställda/antal datorer 2,3-1,8 2,8 2,4 1,3-2,6 Förskoleelever/Antal datorer 46,8-15,8 11,5 13,7 15,3-4,3 Grundskoleelever/Antalet datorer 4,7-8,4 7,5 5,5 6,6-6,7 Gymnasieelever/Antalet datorer 3,3-3,0 na 2,4 5,0-3,4 Vuxenstuderande/Antalet datorer 5,7-29,4 na 3,7 9,9-2,9 Antal E-postkonton för personal/antal anställda 0,99-1,45 0,99 1,11 1,07 0,85 1,11 Antal personalkonton/antal anställda 0,99-1,48 0,99 1,08 1,09 0,91 1,15 Tabell 1: IT-nyckeltal Södertörn Kommentarer till nyckeltalen De märkbart lägre kostnaderna i förhållande till total omslutning för Salem kan eventuellt förklaras av att kommunen i högre grad köper in tjänster. IT-kostnaderna för dessa verksamheter kommer inte att redovisas separat utan är inbakade i den köpta tjänsten. Salems högre andel av datorer per anställd kan också förklaras av att vid köp av externa tjänster blir andelen administrativ personal högre. Salems lägre kostnader skulle även kunna förklaras av faktiskt lägre kostnader. De relativt stora variationerna i kostnad per IT-arbetsplats och per anställd kan bland annat bero på organisatoriska skillnader mellan kommunerna. Skillnader som inte finns inom IT-verksamheten utan inom övrig verksamhet, till exempel grad av verksamhet på entreprenad. Värt att notera är att det finns stora skillnader i datortäthet inom kommunernas olika skolformer. Inom förskolan ligger intervallen mellan 4,5 barn per dator och 47 barn per dator med ett medelvärde på 18 barn per dator. Stora skillnader finns också i datortätheten för vuxenstuderande med in intervall mellan 3 studerande per dator och 29 studerande per dator med ett medelvärde på 10 studerande per dator. Antal IT-arbetsplatser/Antal anställda IT-drift (IT-anställda som jobbar med IT-support och IT-drift) ligger i intervall mellan 143 datorer och 355 datorer med ett medelvärde på 245 datorer per anställd. Under de senaste åren har antalet konton per anställd hela tiden ökat. Idag har i princip alla anställda ett eget konto i nätverket och en egen e-postadress.
Tyresö 2005 Södertälje 2005 Total IT-kostnad i kommunen/total omslutning 3,00% 2,50% 2,00% 1,50% 1,00% 0,50% 0,00% Botkyrka 2005 Haninge 2005 Huddinge 2005 Nykvarn 2005 Nynäshamn 2005 Salem 2005 Diagram 1: IT-kostnad i kommunen/total omslutning År ligger intervallen mellan 1,51 % och 2,72 % med ett medelvärde på 2,22 %
Tyresö 2005 Södertälje 2005 Total IT-kostnad i kommunen/antal kommuninvånare 1 400 kr 1 200 kr 1 000 kr 800 kr 600 kr 400 kr 200 kr 0 kr Botkyrka 2005 Haninge 2005 Huddinge 2005 Nykvarn 2005 Nynäshamn 2005 Salem 2005 Diagram 2: IT-kostnad i kommunen/antal kommuninvånare År ligger intervallen mellan 602 kr och 1 303 kr med ett medelvärde på 1 032 kr
Tyresö 2005 Södertälje 2005 Total IT-kostnad i kommunen/totalt antal IT-arbetsplatser 30 000 kr 25 000 kr 20 000 kr 15 000 kr 10 000 kr 5 000 kr 0 kr Botkyrka 2005 Haninge 2005 Huddinge 2005 Nykvarn 2005 Nynäshamn 2005 Salem 2005 Diagram 3: IT-kostnad i kommunen/totalt antal IT-arbetsplatser År ligger intervallen mellan 9 905 kr och 23 205 kr med ett medelvärde på 14 893 kr
Tyresö 2005 Södertälje 2005 Total IT-kostnad i kommunen/anställda 25 000 kr 20 000 kr 15 000 kr 10 000 kr 5 000 kr 0 kr Botkyrka 2005 Haninge 2005 Huddinge 2005 Nykvarn 2005 Nynäshamn 2005 Salem 2005 Diagram 4: IT-kostnad i kommunen/anställda År ligger intervallen mellan 9 151 kr och 19 582 kr med ett medelvärde på 14 447 kr
IT-nyckeltal i framtiden Inom Sveriges Kommuner och Landsting (Helene Richardsson) pågår för närvarande ett pilotarbete med att ta fram definitioner av IT-nyckeltal. Nyckeltalen är framtagna efter samtal med ett antal IT-chefer, kommunchefer och politiker. Ett första försök till att samla in data skedde under november och december. Insamlat material avsåg värden från. SKL gick ut och frågade samtliga kommuner om viljan att delta, man fick 110 svar på viljan att delta i nyckeltalsenkät och av dessa var det 46 kommuner som deltog. Trots många och långa diskussioner kring definitionsfrågan har SKL konstatera att det har uppstått missförstånd i tolkandet av frågorna. Speciellt har detta gällt frågeställningarna kring ekonomin. Det insamlade materialet kring just de ekonomiska nyckeltalen var alltför ojämnt så SKL väljer att inte redovisa de siffrorna utan satsar på att göra förfrågningsunderlaget bättre till nästa år. På samma sätt är det med frågorna kring antalet datorer inom olika verksamhetsområden, skola och omsorg. SKL upplever att det verkar vara stora problem med att komma åt information som ligger utanför det direkta ansvarsområdet. Resultat och kommentarer på SKL:s nyckeltalsarbete finns att ta del av på SKL:s hemsida http://www.skl.se/artikel.asp?c=6375&a=52705 Övervägande för Södertörn Resultaten från de tre år Södertörn jobbat med att redovisa IT-nyckeltal har inte visat på några dramatiska förändringar över tiden och en relativt liten skillnad mellan kommunerna. IT-chef/strateg gruppen i Södertörn anser att arbetsinsatsen inte är realistisk i förhållande till resultatet, att det är ett resurskrävande arbetet med att ta fram nyckeltalen. Om IT-nyckeltal ska redovisar framöver bör man se över underlaget, införa nyckeltal som mäter nyttan av IT kommunerna, t ex antal ansökningar via e-tjänst till förskola och grundskola, antal e-tjänster i kommun som är tillgängliga för medborgarna och företagarna. När SKL går över från pilotarbete till att fastställa en modell för den riksomfattande nyckeltalredovisningen så föreslår IT-chef/strateg gruppen i Södertörn att vi avvecklar den separata redovisningen på Södertörn. Thomas Halvarsson 08 5782 92 06 thomas.halvarsson@tyreso.se
Bilaga 1: Kommunspecifika nyckeltal för år 2005, och Botkyrka: Ekonomiska nyckeltal Botkyrka 2005 Total IT-kostnad i kommunen/total omslutning 2,15% - 2,26% Total IT-kostnad i kommunen/antal kommuninvånare 955 kr - 1 110 kr Total IT-kostnad i kommunen/totalt antal IT-arbetsplatser 13 187 kr - 14 522 kr Total IT-kostnad i kommunen/anställda 13 211 kr - 15 103 kr Totalt antal IT-arbetsplatser/Antal anställda IT-drift 482-355 Antal anställda/antal datorer 2,7-2,3 Förskoleelever/Antal datorer 38,8-46,8 Grundskoleelever/Antalet datorer 4,5-4,7 Gymnasieelever/Antalet datorer 2,6-3,3 Vuxenstuderande/Antalet datorer 4,0-5,7 Antal E-postkonton för personal/antal anställda 1,01-0,99 Antal personalkonton/antal anställda 1,01-0,99 Haninge: Ekonomiska nyckeltal Haninge 2005 Total IT-kostnad i kommunen/total omslutning 1,75% - - Total IT-kostnad i kommunen/antal kommuninvånare 737 kr - - Total IT-kostnad i kommunen/totalt antal IT-arbetsplatser 13 775 kr - - Total IT-kostnad i kommunen/anställda 12 554 kr - - Totalt antal IT-arbetsplatser/Antal anställda IT-drift 175 - - Antal anställda/antal datorer 3,0 - - Förskoleelever/Antal datorer 28,7 - - Grundskoleelever/Antalet datorer 5,7 - - Gymnasieelever/Antalet datorer 3,1 - - Vuxenstuderande/Antalet datorer 4,3 - - Antal E-postkonton för personal/antal anställda 0,77 - - Antal personalkonton/antal anställda 0,89 - -
Huddinge: Ekonomiska nyckeltal Huddinge 2005 Total IT-kostnad i kommunen/total omslutning 2,11% 2,22% 2,16% Total IT-kostnad i kommunen/antal kommuninvånare 768 kr 831 kr 862 kr Total IT-kostnad i kommunen/totalt antal IT-arbetsplatser 13 952 kr 11 964 kr 11 954 kr Total IT-kostnad i kommunen/anställda 9 762 kr 12 959 kr 13 181 kr Totalt antal IT-arbetsplatser/Antal anställda IT-drift 247 275 279 Antal anställda/antal datorer 3,0 2,0 1,8 Förskoleelever/Antal datorer 19,5 13,2 15,8 Grundskoleelever/Antalet datorer 9,5 9,6 8,4 Gymnasieelever/Antalet datorer 4,6 2,7 3,0 Vuxenstuderande/Antalet datorer 13,3 28,4 29,4 Antal E-postkonton för personal/antal anställda 1,00 1,24 1,45 Antal personalkonton/antal anställda 1,17 1,28 1,48 Nykvarn: Ekonomiska nyckeltal Nykvarn 2005 Total IT-kostnad i kommunen/total omslutning 2,18% 2,14% 2,37% Total IT-kostnad i kommunen/antal kommuninvånare 910 kr 867 kr 1 133 kr Total IT-kostnad i kommunen/totalt antal IT-arbetsplatser 23 989 kr 20 396 kr 23 205 kr Total IT-kostnad i kommunen/anställda 12 911 kr 12 504 kr 16 778 kr Totalt antal IT-arbetsplatser/Antal anställda IT-drift 115 120 143 Antal anställda/antal datorer 3,2 3,0 2,8 Förskoleelever/Antal datorer 16,3 11,7 11,5 Grundskoleelever/Antalet datorer 12,7 10,2 7,5 Gymnasieelever/Antalet datorer na na na Vuxenstuderande/Antalet datorer na na na Antal E-postkonton för personal/antal anställda 0,86 0,99 0,99 Antal personalkonton/antal anställda 0,85 0,97 0,99
Nynäshamn: Ekonomiska nyckeltal Nynäshamn 2005 Total IT-kostnad i kommunen/total omslutning 2,21% 2,56% 2,72% Total IT-kostnad i kommunen/antal kommuninvånare 890 kr 1 164 kr 1 303 kr Total IT-kostnad i kommunen/totalt antal IT-arbetsplatser 15 314 kr 17 146 kr 16 952 kr Total IT-kostnad i kommunen/anställda 11 144 kr 14 651 kr 16 348 kr Totalt antal IT-arbetsplatser/Antal anställda IT-drift 259 303 328 Antal anställda/antal datorer 3,4 2,8 2,4 Förskoleelever/Antal datorer 16,3 13,2 13,7 Grundskoleelever/Antalet datorer 7,5 6,7 5,5 Gymnasieelever/Antalet datorer 2,6 2,3 2,4 Vuxenstuderande/Antalet datorer 4,3 3,4 3,7 Antal E-postkonton för personal/antal anställda 0,92 0,92 1,11 Antal personalkonton/antal anställda 0,38 0,47 1,08 Salem: Ekonomiska nyckeltal Salem 2005 Total IT-kostnad i kommunen/total omslutning 1,76% 1,48% 1,51% Total IT-kostnad i kommunen/antal kommuninvånare 709 kr 664 kr 602 kr Total IT-kostnad i kommunen/totalt antal IT-arbetsplatser 10 694 kr 10 136 kr 9 905 kr Total IT-kostnad i kommunen/anställda 10 649 kr 10 093 kr 9 151 kr Totalt antal IT-arbetsplatser/Antal anställda IT-drift 158 136 182 Antal anställda/antal datorer 2,2 2,2 1,3 Förskoleelever/Antal datorer 20,9 58,4 15,3 Grundskoleelever/Antalet datorer 9,9 8,3 6,6 Gymnasieelever/Antalet datorer 4,2 3,6 5,0 Vuxenstuderande/Antalet datorer 3,2 3,2 9,9 Antal E-postkonton för personal/antal anställda 0,73 0,84 1,07 Antal personalkonton/antal anställda 0,73 0,84 1,09
Södertälje: Ekonomiska nyckeltal Södertälje 2005 Total IT-kostnad i kommunen/total omslutning 2,35% 2,49% 2,41% Total IT-kostnad i kommunen/antal kommuninvånare 858 kr 973 kr 1 252 kr Total IT-kostnad i kommunen/totalt antal IT-arbetsplatser 18 499 kr 20 071 kr - Total IT-kostnad i kommunen/anställda 12 704 kr 14 395 kr 19 583 kr Totalt antal IT-arbetsplatser/Antal anställda IT-drift 223 300 - Antal anställda/antal datorer 2,5 2,4 - Förskoleelever/Antal datorer 24,6 25,2 - Grundskoleelever/Antalet datorer 13,7 13,9 - Gymnasieelever/Antalet datorer 5,3 7,2 - Vuxenstuderande/Antalet datorer 7,9 7,5 - Antal E-postkonton för personal/antal anställda 0,54 0,74 0,85 Antal personalkonton/antal anställda 0,54 0,71 0,91 Tyresö: Ekonomiska nyckeltal Tyresö 2005 Total IT-kostnad i kommunen/total omslutning 2,15% 1,96% 2,11% Total IT-kostnad i kommunen/antal kommuninvånare 895 kr 896 kr 961 kr Total IT-kostnad i kommunen/totalt antal IT-arbetsplatser 14 002 kr 13 461 kr 12 824 kr Total IT-kostnad i kommunen/anställda 10 372 kr 9 600 kr 10 983 kr Totalt antal IT-arbetsplatser/Antal anställda IT-drift 167 164 185 Antal anställda/antal datorer 3,2 3,2 2,6 Förskoleelever/Antal datorer 22,9 16,6 4,3 Grundskoleelever/Antalet datorer 9,6 9,5 6,7 Gymnasieelever/Antalet datorer 3,6 3,7 3,4 Vuxenstuderande/Antalet datorer 2,0 1,9 2,9 Antal E-postkonton för personal/antal anställda 0,88 0,98 1,11 Antal personalkonton/antal anställda 0,88 0,98 1,15