Regional upphandlingsgrupp Projektledare Jan Norgren Projektrapport RSL Inköp V2.0 Datum 2015-06-26 Dnr... Aktiviteter under år 2015 Sammanfattning Projektet har tagit fart under våren, struktur, stående agenda, regelbundna möten, grundläggande mallar och viss formalia på plats. Något ökad affärsverksamhet. Under hösten bör en utökad operativ affärsmässig inriktning prioriteras. Besök hos centrumråd och RMPG (Regionala Medicinska Program Grupper) med upphandlingsinriktning, för att identifiera affärer inom gamla och nya områden. Högre aktivitet förutsätter att nedan bifogat förslaget med operativ grupp för sydöstra sjukvårdsregionens upphandlingar understöds av RSL (Region Sjukvårds Ledningen). I fortsatt text RÖ (Region Östergötland), RJL (Region Jönköpings län) och LKL (Landstinget i Kalmar län) Projektgruppen Vid årsskiftet 2014/15 slutade upphandlingschefen i LKL Håkan Sjöborg. LKLs kontaktperson under vakans tid var Christer Holmgren. Håkans efterträdare Anna Grönwall tillträdde under Februari och kunde debutera och introduceras av Christer i gruppen vid vårt möte i Mars. Ett extra ordinärt evenemang i gruppen var mötet de 3:e Mars. Christer Holmgren LKL hade i samråd med RSL ordnat ett möte med alla tre LD/RD. RJLs LD kunde tyvärr inte komma och Östergötland representerades av RSL ordförande Göran Atterfors. Se utökat uppdrag Möten Möten har hållits, noteringar bifogas 29/1 3/3 20/3 17/4 21/5 9/6 25/6 Möten har hållits på video eller på folkhögskolan i Vimmerby
2 (6) Utökat uppdrag Bakgrund Landstinget LKL har till viss del haft ledartröjan i denna aktivitet. Förebilder har varit några andra grupperingar där Landsting bildat tämligen gemensamma juridiska enheter för upphandlingsaktiviteter. LD/RD företräder upphandlingsaktiviteterna linjemässigt men RSL har en nog så viktig del i att vara rådgivande/rekommenderade i den inom utvecklingen av den sydöstra sjukvårdsregionen. För att lyckas måste gemensamma upphandlingar få genomslag i linjeorganisationen. Förslag-RSL/LD/RD önskemål förtydligande/utökning av uppdraget (Möte 3:e Mars) Gemensamt upphandlingsarbete förordas inom följande områden: Medicintekniskt material enligt nuvarande uppdrag Medicinteknisk utrustning Försörjning (förbrukningsmaterial) ------------------------------------ Läkemedel sker i särskild ordning Argumenten för gemensamma regionala upphandlingar har en stark ekonomisk bäring men kompletteras med möjligheter till ökad kvalitet och förbättrad patientsäkerhet samt effekter av nya nationella riktlinjer och metoder. Det gemensamma regionala upphandlingsprojektet bör öka ansträngningarna att etablera kontakt med de regionala medicinska programgrupperna. Upphandlingsfrågor ges en tydligare plats på respektive centrumråds agenda Förändringar sker nu i projektgruppens arbete, några genomförda och några förslag Möten sker nu med ungefär en månads regelbundenhet. Ett gemensamt arbetsverktyg har införskaffats- Projectplace. Detta möjliggör ett mera kontinuerligt arbetsflöde och överblick inom gruppen Uppdragsaktiviteter 1:a halvåret Formalia Upphandlingscheferna har lagt ner stor möda på gemensam formalia i form av fullmakter och mallar. Detta avsnitt får nu anses hålla en hygglig standard, men i och med att Sydöstra Sjukvårsregionen inte är en juridisk enhet får upphandlingsarbetet delas upp på tre separata processer. Den gemensamma loggan kan inte användas grund av begränsningar i upphandlingssystemen. Varje ansvarigt Landsting går fram med sin logga i en gemensam upphandling och företräder de andra landstingen med fullmakter. Respektive Landsting tecknar huvudsakligen ett separat avtal även om det är en Sydöstra upphandling. Upphandlingscheferna har gjort bedömningen att detta säkrar leveranser om det skulle uppkomma problem med lokala leverantörer.
3 (6) Affärer och metoder och problem Upphandlingscheferna har ett mera organisatoriskt och juridiskt ansvar för sina verksamheter. Upphandlingsmässigt styrs de av inkommande uppdrag i form av upphandlingsuppdrag eller inköpsanmodan. Någon Sydöstra regional ingång finns egentligen inte utan måste nu skapas. På den medicinska sidan finns RMPG (Regionala Medicinska Program Grupper). Dessa har i dagsläget inte upphandling på agendan, med några få undantag. Men inom RMPG finns den medicinska utvecklingen och de framtida upphandlingsvolymerna. Handlingslinjer Nuläge & Förslag RMPG/Centrumråd anmodas av RSL att ha upphandling aktuella på dagordningen terminsvis (Skrivs in av RSL Årlig överenskommelse 2016 ) Upphandlingscheferna utser 1-2 personer per Landsting (KLART) att delta i en operativ arbetsgrupp som samordnare: o Jämte projektledaren bildar en operativ upphandlingsgrupp o Scannar resp Landsting på lämpliga nya objekt och förändrade volymer o Jämte projektledaren besöker RMPG allternativt Centrumråd o Föreslår och planlägger upphandlingsobjekt till den Regionala upphandlingsgruppen o Utreda förutsättningarna för gemensamma upphandlingar Projektplatsen-nytt arbetssätt Internet baserat verktyg, uppgraderat för upphandlingschefer och några lokala upphandlare. Verktyget ger bra överblick över aktiviteterna. Aktiviteterna uppdelade på allmänna uppdrag, samt upphandlingsprojekt som skall startas, utredas, genomföras och avslutas. Denna typ av verktyg är enligt min bedömning en nödvändighet för att vi skall kunna arbeta effektiv i en större grupp. Verktyger har rönt stor uppskattning hos upphandlingscheferna och ordförande RSL. Ordförande RSL ser fördelar med att verktyget kunde vara publikt och detta får utredas. Ett framtida arbetssätt skulle också kunna vara en större integration mot verksamheten där lokala controllers deltager med sin specialistkunskap ex.vis produktionsplan och beslutstöd i kalkyler för funktionsupphandlingar kontra investeringsupphandlingar. Ett lyckat exempel är den löpande upphandlingen av biologiska läkemedel, som omfattar drygt 200 mkr för Sydöstra. Patentutgångar och läkemedelindustrins förslagenhet i avtalförslag och stafflade rabatter ställer stora krav på avancerat beslutstöd och simuleringsmodeller. Inom detta område har en controller med sin simuleringsmodell för Sydöstra kunnat bidra med avgörande beslutsinformation, ställt mot leverantörernas kalkyler. Här ser nu Sydöstra ut att kunna sänka sina kostnader med 10-tals mkr pga av detta aktiva förhandlingsarbete med uppsägningar av avtal, nya prisförhandlingar med avancerat kalkylstöd. Multiprofessionella upphandlingar är en framgångsfaktor som kan förordas inom flera områden. Resultat-genomförda och pågående upphandlingar Pågående Insulinpumpar och dito sensorer. Detta objekt initierades av RMPG barnsjukvård. Innehåller ny teknik och således nya objekt. Ställer stora krav på upphandlingen att vara flexibel i samband med en mycket snabb teknikutveckling för såväl barn, vuxna och den äldre patientgruppen. Satsning på kvalitet i upphandlingen och väsentligt för-
4 (6) bättrad insulinövervakning. LKL ansvarar föredömligt. Många intressenter deltager: Kalmar, Västervik, Eksjö, Jönköping, Linköping & Motala. Klart under kvartal 4-2015 KBT programvara. Nationell programvara/behandling (för depression, sömn, ångest, oro och stress) Viss tidspress på upphandlingen, RJL leder upphandlingen och har kommit längst med att utnyttja alla moduler. Klart slutet kvartal 3 2015 Transcatheter Aortic Heart Valve (TAVI) eller Kateterburen aortaklaffimplantation. TAVI ingrepp är i stark utveckling både medicinskt, tekniskt och volymmässigt och är ett allternativ till en konventionell hjärtklaffoperation. Implantatens pris är i dagsläget ca 200 tkr. Upphandlingen öppnas den 10:e Juni och bedömningen är att den kan träda i kraft 1:e September. Upphandling är anmäld av centrumråd Hjärtsjukvård. Hittills har ingreppen skett på US, men professionen i LKL har förberett sig på att ta över delar av denna patientgrupp. US leder upphandlingen Endoscopi förbrukningsmaterial. Mycket viktig och komplicerad upphandling. Volymerna bedöms stiga kraftigt under avtalstiden pga den nationella screeningen som beslutats. Klar under kvartal 4 2015. LKL/Västervik leder upphandlingen. Dock tveksamt om detta är ett lämpligt objekt för en gemensam upphandling för Sydöstra, mycket resurskrävande. Förfrågningsunderlag skickas ut vecka 27. Genomförda Coronarstent, avtalet framgångsrikt förhandlat och förlängt. Förhandlat enligt MAKmetoden (Jenny Mak F-län). Uppnådd prisreduktion 3 % på återsående avtalstid ca 1 mkr besparings för sydöstra Bemanning av hyrläkare/sjuksköterskor och psykiatrispecialister. Tidigare avslutat mellan alla tre län Resultat- ej genomförda upphandlingar Ortopedtekniska tjänster. Oligopol och stark lokal marknad. Svårt att komma överens och svårt att göra gemensam upphandling Projektgruppen måste hela tiden ta fram de rätta upphandlingsobjekten för upphandlingar inom Sydöstra Regionen. Pågående gemensamma upphandlingar Genetisk provtagning (Kardiogenetik) En övergripande översyn gällande Klinisk genetik pågår sedan februari 2015 inom Diagnostikcentrum, Region Östergötland där utredningsledaren samarbetar nära med avdelningen för Klinisk genetik och avdelningen för Kardiologi på universitetssjukhuset i Linköping. Gällande upphandlingar har kardiologkliniken inga egna funderingar på att upphandla genetiska analyser utan ser ett samarbete med Klinisk genetik i Linköping som självklart även avseende upphandling. Via RMPG Medicinsk diagnostik framfördes i mars 2015 ett önskemål att även involvera representanter från LKL och RJL i den pågående utredningen. Nästa steg i samarbetet är ett gemensamt arbetsmöte i Juni då representanter från LKL och RJL deltar Besked från RMPG diagnostik har efterfrågats Upphandlingen anmäld av LKL vid centrumråd Hjärta Försörjning (förbrukningsmaterial) Objektet föreslaget av LD LKL. LKL ansvarig upphandlare/projektledare. Stort och komplicerat projekt som bör förberedas och planeras under lång tid för att kunna synkroniseras mellan länen. Uttalande önskas från LD/RD i denna fråga.
5 (6) Pacemaker och ICD (Inplanterbara defibrillatorer) Två tidigare gemensamma upphandlingar genomförda. Ett bra objekt att upphandla gemensamt. Har medfört synkronisering av behandling och utrustning inom sydöstra. Har varit en kvalitetssatsning med mycket goda ekonomiska resultat. Centrumråd/RMPG Hjärta leder. Avtalet förläng till Maj 2016. Vi denna tid punkt kan det förlängas eller upphandlas. Vid en ev förlängning bör prisförhandling ske E-frikort, utredning pågår Dialysutrustning. Brukar vara tämligen komplicerat men här borde goda effekter kunna uppstå för patienterna med på sikt enhetlig dialysutrustning inom Sydöstra. E-län har påkallat denna upphandling då enbart US står inför mycket stora inköp ca 70 mkr i FUS-upphandlungen (Framtida US) EKG-apparater, möjlig kandidat att lyfta fram. LKL inventerar sitt läge Kliniskt krav på seriell jämförelse, 4 år upphandlat E & F-län, avsteg LoU Funktionell neurokirurgi. Ny upphandling för E-län, relativt stor, ev finns intresse för F-län att deltaga. F-län utreder Bilevel, hjälpmedel för andningsstörningar. E-län startar upphandling Aug 2015, RJL intresserad, LKL utreder intresse. Ansvarig upphandling E-län, klart kv 2 2016 Thorakala sten (aortastent, stentgrafter) Har upphandlads regionalt sydöstra, där professor Toste framgångsrikt enade länens kärlkirurger. De thorakala stentens avtal gäller till 160630 och går att förlänga ett år Ska vi inte förlänga bör en upphandling starta under hösten i år, annars bör vi prisförhandla. Stenten kostar ca 10 tkr per cm, varje ingrepp brukar omfatta 20-30 cm. Den förra upphandlingen var regional sydöstra och det bör vi eftersträva vid en ny upphandling Perifera stent/angioprodukter. Ett avtal tecknades där Kronoberg var ledande. E- anslöt sig. Upphandlingsläget var vid tillfället turbulent då avtals saknades för Regionens Landsting. Trots allt betraktas nu Kronobergavtalet som positivt. Avtalet har inneburit stabilitet, mindre leverantörsbesök samt lägre priser. E-län föreslår förlängning av Kronoberg avtalet 1 år till 2016-09-30, Om möjligt genomförs prisförhandling. Ny upphandling startas hösten 2015. Förfrågan är skickad till F- & H-län om deltagande. Förslag till beslut är nu att F-län är ansvarig för denna upphandling, Jenny Mak. Berne Åsberg ansvarig läk. F & H- län har också ett bra grundmaterial att utgå från och bra industrikontakter. Upphandlingen beräknas träda i kraft 20160930 och då har vi enhetlig utrustning inom detta område också. Övrigt- läkemedel Läkemedels upphandlingar sker i särskild ordning. Däremot ser upphandlingscheferna positivt på att även läkemedelsupphandlingar kan integreras i Projektplatsen. Bra exempel på samverkan i läkemedelsupphandlingar Biologiska läkemedel (TNF-a) Arbetsmetoderna i denna upphandling är något som måste eftersträvas i varje större upphandling. Se ovanstående beskrivning
6 (6) Förslag till beslut/rekommendationer Upphandlingssamarbete skrivs in i Årlig överenskommelse 2016 o En terminsvis upphandlingsaktivitet inom centrumråd och RMPG i samarbete upp upphandlings projektet/organisationen RSL/LD/RD bifaller förslaget om en operativ upphandlingsgrupp med representation från respektive Landsting som besöker centrumråd/rmpg och som bereder objekt till Upphandlingscheferna (Resurstillskott erfordras) Läkemedelupphandlingarna föreslås att anslutas till Projektplatsen. Önskemål från upphandlingscheferna som önskar ett gemensamt verktyg och arbetssätt. LD/RD beslutar om en utredning integration inom Sydöstra sjukvårdsregionen skall starta gällande Försörjning Göra projektplatsen publik för Sydöstra Sjukvårdsregionen Av stor vikt är att LD/RD tillkännager vilket mandat en rekommendation från RMPG har för en gemensam upphandling. Är detta lika med ett upphandlingsuppdrag med mandat eller måste detta förankras bakåt i resp organisation (exempelvis LKL som går tillbaka till förvaltningscheferna) Linköping Underskrift Jan Norgren Projektledare