Malmö stad ÅRSRAPPORT 2013 Tekniska nämnden Fastighetskontoret Revisorskollegiet 2014-03-28 ÅRSRAPP 2013 TN-FK Postadress: Stadshuset, 205 80 Malmö Besöksadress: August Palms plats 1 Telefon (exp): 040-34 19 55 Hemsida: www.malmo.se/stadsrevisionen Email: malmostadsrevision@malmo.se
BESKRIVNING AV ÅRETS GRANSKNING... 3 1 SAMMANFATTANDE BEDÖMNING... 3 2 NÄMNDENS/SDF:S UPPDRAG... 4 2.1 Verksamhetsområde... 4 2.2 Rättslig ram... 5 2.3 Organisation... 5 2.4 Väsentliga förändringar inför verksamhetsåret... 6 2.5 Kommunövergripande verksamhets- och finansiella mål 2013... 7 2.5.1 God ekonomisk hushållning... 7 2.5.2 Verksamhetsmål... 7 2.5.3 Finansiella mål (Malmö kommunfullmäktiges budget 2013)... 7 3 NÄMNDENS STYRNING OCH UPPFÖLJNING - VERKSAMHETSMÅL... 8 3.1 Verksamhetsmål, måluppföljning och måluppfyllelse... 8 3.1.1 Mål... 8 3.1.2 Måluppföljning... 8 3.1.3 Måluppfyllelse... 9 3.2 s bedömning... 9 3.3 Uppdrag, uppdragsuppföljning och uppdragsuppfyllelse... 10 3.3.1 Uppdrag... 10 3.3.2 Uppdragsuppföljning... 10 3.3.3 Uppdragsuppfyllelse... 11 3.4 s bedömning... 11 4 NÄMNDENS STYRNING OCH UPPFÖLJNING - EKONOMI... 11 4.1 Ursprunglig driftbudget samt utfall föregående år... 11 4.2 Investeringsbudget samt utfall föregående år... 11 4.3 Ekonomisk styrning... 12 4.4 Resultaträkning... 13 4.5 Balansräkning... 14 4.6 s bedömning... 16 5 PERSONAL... 17 5.1 Nyckeltal... 17 6 INTERN KONTROLL... 17 6.1 Nämndens interna kontrollplan... 17 6.2 Nämndens genomförande av den interna kontrollplanen... 17 6.3 s bedömning... 18 7 ANDRA GRANSKNINGAR SOM BERÖR NÄMNDEN... 18 7.1 Fördjupad granskning Malmö stads miljömål... 18 7.2 Löpande granskning Handlingsplan för klimat- och miljöarbetet... 19 ÅRSRAPP 2013 TN-FK Sidan 2 av 19
Beskrivning av årets granskning Årets granskning omfattar årlig granskning och fördjupade granskningsprojekt. Årlig granskning av alla nämnder och styrelser består av: granskning/uppföljning av delårsbokslut 1, 2 och 3 löpande granskning granskning av årsbokslut inklusive årsanalyser Utöver den årliga granskningen genomförs också i enlighet med revisionsplanen så kallade fördjupade granskningsprojekt. 1 Sammanfattande bedömning Mål, måluppföljning, måluppfyllelse samt uppdrag Tekniska nämndens styrning med avseende på verksamhetsmålens utformning bedöms vara tillräcklig enligt revisionskontorets kriterier. Koppling finns till Malmö kommunfullmäktiges inriktningsmål, huvuddelen av målen är tidssatta och det finns både kortsiktiga och långsiktiga mål. Vidare är målen påverkbara och i de flesta fall mätbara. Tekniska nämndens måluppföljning i årsanalys 2013 avseende fastighetskontoret bedöms vara tillräcklig då de egna målen samt de av kommunfullmäktige fastställda målen följts upp och kommenterats. Måluppfyllelsen bedöms vara svag för tre av kommunfullmäktiges inriktningsmål. Av fastighetskontorets egna 16 leveransmål är åtta stycken inte helt uppfyllda. För en del av kommunfullmäktiges inriktningsmål är det svårt att utläsa graden av måluppfyllelse. Tekniska nämndens måluppfyllelse avseende fastighetskontoret för 2013 bedöms vara inte helt tillräcklig. Tekniska nämndens uppdragsuppföljning bedöms vara tillräcklig då nämnden har följt upp samtliga väsentliga uppdrag och utvärderat dessa. Då tekniska nämnden inte har bedömt uppdragsuppfyllelsen utan endast kommenterat dessa är det svårt att göra en samlad bedömning om uppdragen är genomförda och uppfyllda. Ekonomisk styrning Tekniska nämndens ekonomiska styrning och uppföljning på fastighetskontorets område är enligt revisionskontorets kriterier inte helt tillräcklig då fastighetskontoret inte upprättat något förslag till åtgärder för att under budgetåret 2013 nå ett ekonomiskt utfall som överensstämmer med budget. Fastighetskontoret upprättar utfallsprognoser, delårsrapporter och årsanalys enligt de kommuncentrala riktlinjerna. Årsanalys 2013 innehåller kommentar till nettokostnadsutveckling och budgetavvikelser. ÅRSRAPP 2013 TN-FK Sidan 3 av 19
Resultaträkningen ska ge en rättvisande bild av nämndens resultat. Nämndens resultaträkning har granskats och bedömts. Granskningen föranleder ingen anmärkning. Balansräkningen ska ge en rättvisande bild av nämndens förmögenhetsställning. Värderingen av tillgångar och skulder ska ske efter lagstiftning och vedertagna normer. Nämndens balansräkning har granskats och bedömts. Granskningen föranleder ingen anmärkning. Intern kontroll Tekniska nämndens styrning med hänsyn till fastighetskontorets interna kontrollplan för 2013 är enligt revisionskontorets kriterier tillräcklig då den i tillräcklig grad efterlever kommunfullmäktiges reglemente för den interna kontrollplanen. Internkontrollplanen har föregåtts av en dokumenterad riskanalys med koppling till valda granskningsområden. Den interna kontrollplanen för 2013 innehåller kontrollområden som avser såväl verksamhet som rättvisande räkenskaper. Planen har föregåtts av en väl dokumenterad riskanalys. Fastighetskontorets arbete med den interna kontrollplanen har under året förbättrats och kontrollmomenten har utvecklats till att bli mer konkreta och mätbara. Även uppföljningen och formatet för uppföljningen av den interna kontrollplanen och de olika kontrollmomenten har förbättrats och tydliggjorts. Den genomförda interna kontrollen är enligt revisionskontorets kriterier inte helt tillräcklig, då det huvudsakliga genomförandet och rapportering till tekniska nämnden förlagts till senare delen av året. 2 Nämndens/SDF:s uppdrag 2.1 Verksamhetsområde Fastighetskontoret är verksamt som: juridisk markägare med ansvar för köp och försäljning av mark i syfte att kunna tillgodose utbyggnad av bostäder, verksamheter, vägar m.m. exploatör med uppgift att erbjuda prisvärd och byggklar mark. I arbetsuppgifterna ingår bl.a. att i samverkan med Stadsbyggnadskontoret och byggherrar m.fl. planera och genomföra bostadsbyggande med hjälp av ett bostadsförsörjningsprogram, förhandla om fördelning av mark med byggherrar och i samverkan med Stadsbyggnadskontoret m.fl. utarbeta detaljplaner. förvaltare med uppgift att se till att kommunens mark förvaltas väl ekonomiskt och ekologiskt. Syftet med förvaltningen kan vara att marken senare ska exploateras eller att den upplåts till kommunala förvaltningar (skolor, förvaltningsbyggnader, gatumark, rekreationsområden etc.) eller till andra intressenter (upplagsområden för företag, rekreationsområden, hamnområden, golfbanor etc.). lokalförsörjare med uppgift att anskaffa och avveckla Malmö stads lokaler samt att ge stöd i lokalfrågor och förhandla om hyresvillkor. ÅRSRAPP 2013 TN-FK Sidan 4 av 19
förvaltare av lägenheter för socialt boende 1. Förvaltning och ekonomiskt ansvar flyttades 2006 från stadsdelarna till fastighetskontoret. 2.2 Rättslig ram I jordabalken regleras nyttjanderätt (hyra, arrende, tomträtt), servitut, m.m. Tabell 1 Lagar för planering och tillståndsprövning med anknytning till markexploatering Plan- och bygglagstiftning plan- och bygglagen Infrastrukturlagstiftning plan- och bygglagen, väglagen, lagen om byggande av järnväg, anläggningslagen, ellagen, lagen om allmänna vattentjänster, lagen om elektronisk kommunikation Skydds- och bevarandelagstiftning miljöbalken, plan- och bygglagen, lagen om kulturminnen m.fl Källa: Markexploatering, Kalbro Lindgren; Norstedts Juridik 2010, sid 19. 2.3 Organisation Tekniska nämnden består av 9 ledamöter och 9 ersättare. Ordförande är Milan Obradovic (S); 1:e vice ordförande är Karolina Skog (MP); 2:e vice ordförande är Håkan Fäldt (M). Förvaltningschef på fastighetskontoret är Klas Johansson. Tabell 2 Fastighetskontorets organisation 2013 1 Genomgångslägenheter och övergångslägenheter enligt blockhyresavtal. ÅRSRAPP 2013 TN-FK Sidan 5 av 19
2.4 Väsentliga förändringar inför verksamhetsåret I budgetskrivelse 2013 redogörs för en rad förändringar med betydelse för 2013 och framöver, t.ex. (utdrag): Sociala lägenheter Volymen på kommunens förhyrning av lägenheter har fördubblats sedan fastighetskontoret övertog kontraktsförvaltningen 2005-2006. En utredning och utvärdering av verksamheten 2011 har redovisats för tekniska nämnden och enligt denna behöver olika insatser och rutiner, inom både fastighetskontorets lägenhetsenhet och stadsdelarnas socialtjänst, styras upp och förstärkas. Kommunstyrelsen har genom särskilt beslut förstärk bemanningen av lägenhetsenheten med en resurs fr.o.m. 2012 för att klara av dagens volym. Antalet lägenheter ska öka ytterligare 2013 samtidigt som verksamheten och samarbetet står inför stora utmaningar när det gäller behoven av sociala boenden. För att klara detta behövs ytterligare en resurs till verksamheten fr. o m 2013. Förändringar i fastighetsinnehavet medför att: antalet tomträtter minskar (netto nyupplåtelser o friköp) antalet interna markupplåtelser ökar intäktsbortfall, exploateringsfastigheters arrende- och eller hyresavtal sägs upp till följd av att mark flyttas till exploateringsprojekt kapitalkostnaderna minskar netto tfa ändrade redovisningsprinciper, nya tomträtter och interna markupplåtelser samt aktivering av investeringar. kostnad för fastighetsskatt ökar i takt med att exploateringsmark planläggs. Beslut om avgäldsregleringar, tomträtter ger en intäktsökning. Tomträttsavtalen ger när hänsyn är tagen till friköp, nyupplåtelser och avgäldsregleringar en intäktsökning. Huvudman för marksaneringar i Malmö Fr.o.m. januari 2013 är tekniska nämnden kommunal huvudman enligt förordningen om avhjälpande av föroreningsskador och statsbidrag för sådant avhjälpande. Det handlar om att vara huvudman för marksaneringar som är angelägna och där förutsättningar finns att söka statsbidrag för genomförandet. Inom Malmö kommun finns för närvarande ca 30 sådana objekt. För att kunna hantera uppdraget har fastighetskontoret rekryterat en markmiljöspecialist. (Utdrag från TN/FK DR3) ÅRSRAPP 2013 TN-FK Sidan 6 av 19
2.5 Kommunövergripande verksamhets- och finansiella mål 2013 2.5.1 God ekonomisk hushållning I kommunallagens, KL 8 kap 5 fastställs att budgeten ska innehålla en plan för verksamheten och ekonomin under budgetåret. Ur propositionen till lagtexten framgår att en tydlig ambitionsnivå för den egna finansiella utvecklingen och ställningen ska uttryckas i form av finansiella mål. Verksamhetsperspektivet beskrivs som att, förutsättningarna för en god ekonomisk hushållning är att det finns ett klart samband mellan resursåtgång, prestationer, resultat och effekter. I den kommunala redovisningslagen KRL 4 kap 5 framgår att förvaltningsberättelsen ska innehålla en utvärdering av om målen för en god ekonomisk hushållning har uppnåtts. I propositionen till lagen framgår emellertid att, för att målen för ekonomisk hushållning ska få någon betydelse för beslutsprocessen krävs att de stäms av, följs upp och utvärderas kontinuerligt. 2.5.2 Verksamhetsmål Budgetdokumentet för Malmö stad 2013 anger att verksamhetens inriktning ska utgå från några centrala områden. Det finns angivet 27 budgetmål med tillhörande indikatorer. Metoden för uppföljning kallas trafikljus där rött står för att målet inte är uppnått, gult på god/rätt väg och grön att målet är uppnått. (kommunfullmäktiges budget 2013, s 20-26) Kommunstyrelsen utfärdar de anvisningar som krävs för att dessa budgetmål ska kunna redovisas samlat för kommunfullmäktige. 2.5.3 Finansiella mål (Malmö kommunfullmäktiges budget 2013) För Malmö gäller följande finansiella inriktningsmål: För varje enskilt år skall intäkterna överstiga kostnaderna enligt balanskravet. Över en tidsperiod om tre till fyra år gäller följande resultatmål: Resultatet ska täcka värdesäkringen av eget kapital efter justering för den del av pensionsåtagandet som redovisas som en ansvarsförbindelse Resultatet ska täcka ökningen av hela pensionsåtagandet, d.v.s. även för den del som redovisas som en ansvarsförbindelse Resultatet ska anpassas till kommunens riskexponering och eventuella övriga osäker hetsfaktorer. Malmö kommunfullmäktige har antagit Riktlinjer för ekonomistyrning vilka reglerar den interna ekonomistyrningen. ÅRSRAPP 2013 TN-FK Sidan 7 av 19
För underhåll av kommunens anläggningstillgångar gäller: Kommunens fastigheter skall underhållas på en sådan nivå som anses relevant i branschen. Kommunens gatunät och broar skall underhållas på en sådan nivå att ett eftersatt underhållsbehov inte uppkommer. 3 Nämndens styrning och uppföljning - verksamhetsmål 3.1 Verksamhetsmål, måluppföljning och måluppfyllelse 3.1.1 Mål I tekniska nämndens internbudget 2013 för fastighetskontorets verksamhet finns dels direktiv till förvaltningen, dels fastighetskontorets inriktning med utgångspunkt i Malmö kommunfullmäktiges inriktningsmål. I fastighetskontorets verksamhetsplan 2013/2014 finns förvaltningens sju inriktningsmål som är allmänt formulerade målsättningar. Till varje inriktningsmål är det kopplat två till tre effektmål som anger vad som förväntas uppnås. Till varje inriktningsmål finns det också ett antal leveransmål kopplade som fastställer vad som ska göras för att målen ska nås. Fastighetskontorets inriktningsmål för 2013: Ett Malmö med bostäder för alla behov Ett Malmö med väl utbyggd offentlig service Ett Malmö med tillväxt och ökad sysselsättning Ett Malmö med mötesplatser för fritid, rekreation och evenemang Malmö en stad med strategiskt markinnehav för framtiden Malmö en stad med god ekonomi. Fastighetskontoret en förvaltning med professionalism, engagemang och arbetsglädje 3.1.2 Måluppföljning Enligt bokslutsanvisningarna ska ett urval av kommunfullmäktiges inriktningsmål redovisas och kommenteras utifrån dessa frågor: Hur blev det? Varför blev det så? Hur påverkar utfallet nämndens fortsatta arbete med att uppnå måluppfyllelse? Kommunfullmäktiges mål följs upp i fastighetskontorets Årsanalys 2013. För flertalet mål ställer bokslutsanvisningarna inte krav på att de ska analyseras och kommenteras. Nämndens egna mål har följts upp i årsanalysen. ÅRSRAPP 2013 TN-FK Sidan 8 av 19
Enligt beslut i revisorskollegiet ska revisionskontoret särskilt beakta jämställdhetsintegrering varför nämndens rapportering av kommunfullmäktiges mål Malmö stad skall ligga i framkant gällande verksamhetsutveckling på jämställdhetsområdet särskilt belyses i denna årsrapport enligt nedan. Av fastighetskontorets årsanalys framgår att av de prioriterade utvecklingsområdena 2011-2013 berör endast Arbetsgivarrollen fastighetskontorets verksamhet. Könsuppdelad individstatistik redovisas kontinuerligt. Förvaltningens Jämställdhets- och mångfaldsplan innehåller mål och åtaganden. 3.1.3 Måluppfyllelse Graden av måluppfyllelse uppges vara otillräcklig på följande områden (utdrag ur fastighetskontorets årsanalys): Förskolan ska byggas ut i en sådan takt att alla barn vars föräldrar så efterfrågar kan erbjudas en förskoleplats med god kvalitet inom lagstadgad tid Det totalt planerade antal platser för 2013 var 1030 stycken att jämföra med nettotillskottet under året på totalt 760 stycken förskoleplatser. Den socialt betingade hemlösheten ska minska Målet att aktivt stödja Bostad först har bara delvis uppfyllts. Under 2013 har enheten förvaltat 13 hyresavtal, det finns önskemål om totalt 20 gällande hyresavtal. Svårigheten att uppfylla målet beror på motstånd hos fastighetsägare att medverka. Enheten kommer att under 2014 arrangera en fastighetsägarträff där Bostad först ska presentera sin verksamhet. Andelen med utländsk bakgrund av kommunens medarbetare på alla nivåer ska motsvara andelen av den totala befolkningen Andelen anställda med utländsk bakgrund har dock utvecklats positivt under 2013. Av fastighetskontorets egna 16 leveransmål uppges åtta stycken vara inte helt uppfyllda 3.2 s bedömning Tekniska nämndens styrning med avseende på verksamhetsmålens utformning bedöms vara tillräcklig enligt revisionskontorets kriterier. Koppling finns till Malmö kommunfullmäktiges inriktningsmål, huvuddelen av målen är tidssatta och det finns både kortsiktiga och långsiktiga mål. Vidare är målen påverkbara och i de flesta fall mätbara. ÅRSRAPP 2013 TN-FK Sidan 9 av 19
Tekniska nämndens måluppföljning i årsanalys 2013 avseende fastighetskontoret bedöms vara tillräcklig då de egna målen samt de av kommunfullmäktige fastställda målen följts upp och kommenterats. Måluppfyllelsen bedöms vara svag för tre av kommunfullmäktiges inriktningsmål. Av fastighetskontorets egna 16 leveransmål är åtta stycken inte helt uppfyllda. För en del av kommunfullmäktiges inriktningsmål är det svårt att utläsa graden av måluppfyllelse. Tekniska nämndens måluppfyllelse avseende fastighetskontoret för 2013 bedöms vara inte helt tillräcklig. 3.3 Uppdrag, uppdragsuppföljning och uppdragsuppfyllelse 3.3.1 Uppdrag I fastighetskontorets Uppdragsuppföljning budget 2013 beskrivs de uppdrag som berör och ska genomföras av fastighetskontoret utifrån vad kommunfullmäktige har beslutat. Av kommunfullmäktiges beslutade uppdrag är det totalt 17 stycken som berör fastighetskontoret. Uppdragen är fördelade på åtta områden enligt följande: Barn och Unga (2 st) Personalpolitik (3 st) Upphandling, konsument och livsstil (1 st) Kultur och fritid (1 st) Energi, miljö och Fairtrade (1 st) Malmö i sin omgivning (2 st) Hemlöshet (6 st) Stadsplanering (1 st) 3.3.2 Uppdragsuppföljning I stadskontorets anvisningar Uppföljningen av uppdrag i budget 2013 framgår att Fokus i uppföljningen ska vara på sådant som inte genomförts fullt ut och vilka hinder nämnden, utifrån sitt kompetensområde, kan se som gör att kommunen har svårt att genomföra uppdraget. Syftet med uppföljningen är att ge kommunstyrelsen underlag för eventuella beslut om omprioriteringar, korrigerande åtgärder, förtydligande av uppdrag etc. Fastighetskontoret har följt upp samtliga uppdrag som berör nämnden. ÅRSRAPP 2013 TN-FK Sidan 10 av 19
3.3.3 Uppdragsuppfyllelse Fastighetskontoret har inte bedömt och redovisat någon uppdragsuppfyllelse för de uppdrag som följts upp. Fastighetskontoret har kommenterat respektive uppdrag i allmänna drag samt redovisat vilka hinder som i förekommande fall försvårat genomförandet av uppdragen. 3.4 s bedömning Tekniska nämndens uppdragsuppföljning bedöms vara tillräcklig då nämnden har följt upp samtliga väsentliga uppdrag och utvärderat dessa. Då tekniska nämnden inte har bedömt uppdragsuppfyllelsen utan endast kommenterat dessa är det svårt att göra en samlad bedömning om uppdragen är genomförda och uppfyllda. 4 Nämndens styrning och uppföljning - ekonomi 4.1 Ursprunglig driftbudget samt utfall föregående år Tabell 3 Totala kostnader/intäkter, tkr Tkr 2012 Budget 2013 Verksamhetens intäkter 620 487 657 826 Verksamhetens kostnader * -259 582-290 963 Kommunbidrag -104 809-312 863 Finansiella intäkter/kostnader -51 175-54 000 Resultat 204 921 0 *Personalkostnader, övriga kostnader, avskrivningar. Källa: Internbudget 2013 - Fastighetskontoret, sid12. 4.2 Investeringsbudget samt utfall föregående år Tabell 4 Investerings- och exploateringsram samt utfall, tkr Ram respektive utfall/år 2010 2011 2012 2013 Ram 383 400 365 900 404 796 417 331 255 946 240 370 299 602 263 149 Källa: Fastighetskontorets årsanalyser och internbudgetar ÅRSRAPP 2013 TN-FK Sidan 11 av 19
Ramen för 2013 består av 311 Mkr för exploatering samt 106 Mkr för årliga, tillkommande och övriga investeringar. Tabell 5 Kapitalkostnader, tkr Finansiell kostnad/år 2010 2011 2012 2013 Avskrivning 5 545 5 796 6 268 6 986 Intern ränta mm 56 529 56 503 51 473 52 301 Summa kapitalkostnad 62 074 62 299 57 741 59 287 Källa: Fastighetskontorets årsanalyser 4.3 Ekonomisk styrning Tekniska nämnden/fastighetskontoret upprättar utfallsprognoser, delårsrapporter och årsanalys enligt de kommuncentrala riktlinjerna. Tekniska nämnden har för fastighetskontorets och gatukontorets verksamhetsområden i augusti 2008 upprättat anvisningar för budgetuppföljning med ansvarsfördelning mellan nämnden och förvaltningarna, vilket krävs enligt Malmö stads riktlinjer för ekonomistyrning. 2013 är första året då resultatkrav har budgeterats för exploaterings- och reavinster. Resultatkravet för 2013 är totalt 200 Mkr fördelat på 175 Mkr i exploateringsvinster och 25 Mkr i reavinster. Från och med 2012 särskiljer fastighetskontoret exploateringsvinster och reavinster. Exploateringsvinster uppstår vid försäljning av pågående exploateringsprojekt och reavinster uppstår vid försäljning av anläggningstillgångar. Som följd av att fastighetskontoret inte uppnått den budgeterade försäljningsvinsten om 200 Mkr är resultatet för 2013 negativt, -53,5 Mkr. Det kan noteras att resultatet för 2013 varit positivt om samma principer som föregående år använts. Enligt anvisningar från stadskontoret ska förvaltningar i de fall helårsprognosen visar underskott i förhållande till budget ( Riktlinjer för ekonomistyrning, 7 ) presentera förslag till åtgärder för nämnden på sammanträdet efter det sammanträde där delårsrapporten har behandlats. Åtgärderna ska vara utformade så att nämnden senast till utgången av budgetåret når ett ekonomiskt utfall som överensstämmer med budget. Några sådana åtgärder har inte presenterats för tekniska nämnden. Under 2013 har försäljningar om ca 1,4 Mkr genomförts utan resultatföring på grund av att anskaffningsvärdet inte bedöms kunna beräknas på ett tillförlitligt sätt. Enligt RKR 18 ska en inkomst endast redovisas som intäkt om beräkningen kan ske på ett tillförlitligt sätt. All exploatering på kommunal mark redovisas från och med 2013-01-01 endast i fastighetskontorets balansräkning. I ett inledande skede ska transaktioner avseende exploateringsprojekt bokföras som anläggningstillgång. När beslut fattats om försäljning ska omklassning/ombokning av projektet ske till omsättningstillgångar. Försäljningsintäkten redovisas som försäljning av exploateringsmark i kontogruppen omsättningstillgångar. I samband med försäljningen ska vinsten resultatredovisas. I de fall framtida kostnader bedöms vara omfattande (exempelvis marksanering) och inte kan beräknas på ett tillför- ÅRSRAPP 2013 TN-FK Sidan 12 av 19
litligt sätt vid försäljning resultatredovisas inte försäljningen förrän dess att kostnaderna kan beräknas tillförlitligt. Den del av köpeskillingen som avser gatukostnadsersättning ska avräknas vid försäljningen och skuldbokföras mot gatukontoret. När den del som avser allmän platsmark är klar att tas i bruk ska den tillsammans med eventuell gatukostnadsersättning överföras till gatukontoret. Fastighetskontoret har under 2013 gjort korrigeringar av historiska värden avseende exploateringsvinster från 2010 och tidigare. Korrigeringar har bokförts mellan anläggningstillgångar (37 Mkr), omsättningstillgångar (35 Mkr) och långfristiga skulder (-30 Mkr) direkt mot eget kapital. Sammanlagt innebär det att 42 Mkr har korrigerats direkt mot ingående balans för eget kapital 2013. 4.4 Resultaträkning Resultaträkningen avser förvaltningens interna bokslut det vill säga såväl kommuninterna som externa transaktioner. Samtliga angivna belopp avser gällande siffror vid delårsrespektive årsbokslutstillfället. Fastighetskontorets ekonomiska resultat inklusive reavinster för 2013 är -53 478 tkr. Exklusive exploaterings- och reavinster är resultatet 11 783 tkr. Tabell 6 Resultaträkning mm, Fastighetskontoret 2013-12-31, tkr Tkr Bokslut 2012 2013 Budget 2013 Avvikelse Budget/ Intäkter 338 493 343 612 332 776 10 836 Försäljning exploatering 278 541 78 018 300 000-221 982 Reavinst 3 453 33 486 25 000 8 486 Totala intäkter 620 487 455 116 657 776-202 660 Lönekostnader -32 115-34 817-34 398-419 PO-pålägg -12 223-13 099-13 231 132 Övriga personalkostnader -2 395-2 250-2 230-20 Totala personalkostnader -46 733-50 166-49 859-307 Övriga kostnader -106 560-109 099-107 419 1 680 Anskaffningsvärde försåld exploateringsmark -100 021 23 234-125 000 148 234 Avskrivningar -6 268-6 986-8 100 1 114 Totala övriga kostnader -212 849-92 851-240 519 147 668 Verksamhetsnetto exkl. finansnetto 360 905 312 099 367 398-55 299 Kommunbidrag -104 809-313 398-313 398 0 Finansiella intäkter 298 122 0 122 Finansiella kostnader -51 473-52 301-54 000 1 699 Årets resultat 204 921-53 478 0-53 478 Årets resultat exkl exploaterings- o reavinster Källa: Årsanalys 2013 Tekniska nämnden Fastighetskontoret, sid 33. 22 948 11 783 0 11 783 ÅRSRAPP 2013 TN-FK Sidan 13 av 19
Utöver de exploaterings- och reavinster på 135 Mkr som ingår i årets resultat finns ytterligare exploateringsvinster om 42 Mkr, som bokförts direkt mot eget kapital i enlighet med RKR 14. Tekniska nämndens övriga kommentarer återfinns i Årsanalys 2013 sidorna 32-38. 4.5 Balansräkning Balansposternas redovisade värden avser externredovisningen. Poster som avser kommuninterna fordringar/skulder redovisas inte. Kommentarer till balansposterna avges endast i de fall avvikelser och/eller felaktigheter finns i sättet att redovisa i förhållande till god redovisningssed. Anläggningstillgångar kommenteras emellertid alltid. Mark, byggnad och tekniska anläggningar Tabell 7 Anläggningstillgångar, tkr Anläggningstyp 2009-12-31 2010-12-31 2011-12-31 2012-12-31 2013-12-31 Markreserv 208 554 226 754 227 422 255 388 287 469 Verksamhetsfastigheter 180 464 191 524 198 747 199 043 207 200 Fastigh f affärsverksamhet 56 004 53 856 51 920 49 985 48 059 Publika fastigheter 5 075 4 890 4 705 4 519 4 334 Tomträttsmark 455 918 463 812 461 980 526 183 524 221 Övr fastigheter 6 190 6 190 12 070 15 175 14 915 Pågående ny/till/ombyggn 20 754 8 280 19 993 24 359 32 786 Exploateringsmark 51 573 53 451 48 742 47 851 33 035 Pågående exploatering 0 1 015 788 SUMMA 984 532 1 008 757 1 025 579 1 122 503 2 167 807 Källa: Fastighetskontorets årsanalyser/qlikview Markreserv definieras 2 som markreserv inklusive bebyggda fastigheter och saneringsfastigheter. Verksamhetsfastigheter är anläggningar där kommunen bedriver annan service än affärsverksamhet. Fastigheter för affärsverksamhet är verksamhet som drivs med stöd av speciallagar eller den allmänna kommunala kompetensen för att tillgodose intressen av betydande vikt, som exempelvis hamnar. I fastighetskontorets verksamhet avser posten huvudsakligen spårområden. Publika fastigheter är anläggningar för allmänt offentligt bruk som gator och parker. Här avser beloppet den s.k. streetracingbanan vid Lappögatan. Tomträttsmark ingår i kategorin fastigheter för annan verksamhet, d.v.s. sådana som inte främst riktar sig mot kommunens egen verksamhet. Övriga fastigheter består huvudsakligen av Torups gods. 2 Av Svenska kommunförbundet. ÅRSRAPP 2013 TN-FK Sidan 14 av 19
Exploateringsmark är sådan mark som innehas för en för tillfället obestämd användning, (projektkod har inte tilldelats och beslut om projektstart har inte fattats). Pågående exploatering, är från och med 2013 omklassificerade från omsättningstillgångar (kontoklass 14). Förråd/exploateringsfastigheter Tabell 8 Omsättningstillgångar/exploateringsfastigheter, tkr Tillgångstyp 2009-12-31 2010-12-31 2011-12-31 2012-12-31 2013-12-31 Pågående exploateringsprojekt 345 935 342 153 483 929 703 911 3 597 Från och med 2013 redovisas här endast de tillgångar som nämnden tagit beslut om att sälja, tills dess är de klassificerade som anläggningstillgångar (kontoklass 11) i balansräkningen. s iakttagelser Föregående år noterades det att det inte gjorts någon värdering av exploateringarna enligt lägsta värdets princip per balansdagen. Enligt KRL (kommunala redovisningslagen), 6 kap. 7, ska omsättningstillgångar tas upp till det lägsta av anskaffningsvärdet och det verkliga värdet på balansdagen. Inför bokslutet 2013 har fastighetskontoret gjort en sådan värdering. I likhet med tidigare år kan noteras att de i huvudboken netto redovisade värdena för verksamhetsfastigheter, fastigheter för affärsverksamhet och exploateringsmark överensstämmer med värdet enligt anläggningsregistret. Huvudbokens saldon på kontona för anskaffningsvärde och ackumulerade avskrivningar överstiger dock anläggningsregistrets värden med 57 305 101 kronor avseende båda posterna. Fastighetskontorets förklaring till differensen är att anläggningsregistret konverterades på ett felaktigt sätt vid byte av ekonomisystem år 2007, från systemet Effect till Raindance. Stadskontoret konstaterade efter flera försök att konvertera informationen från Effect till Raindance att det inte var möjligt att återskapa informationen i Raindance på ett bättre sätt. En undersökning av detta bör göras med hjälp av information från det tidigare anläggningsregistret, som fortfarande skall vara tillgänglig. De bokförda värdena bör kunna styrkas genom underliggande detaljerad information per tillgångspost. Vidare bör informationen föreligga för att medgöra korrekt utrangering vid exempelvis försäljning. Vid granskning av konto 11780, pågående investeringsprojekt, har noterats att aktivering sker då slutbesiktning skett eller annat bevis på ianspråktagande finns. Dock finns kvarvarande balanser på 11780 bestående av kostnader som tillkommit på projekt i efterhand. Det saknas en fastställd rutin för att bevaka att sådana tillkommande kostnader också aktiveras och börjar avskrivas. Kvarvarande belopp på testade projekt var 1 637 tkr resp. 1 693 tkr. ÅRSRAPP 2013 TN-FK Sidan 15 av 19
I ett fall (investeringsprojekt) har det noterats att fastighetskontoret fått för dåliga underlag med bristfälliga specifikationer från gatukontoret vid vidarefakturering vilket försvårar den löpande uppföljningen av pågående projekt mot plan. Enligt uppgift från fastighetskontoret är det endast för detta projekt som vidarefakturering från gatukontoret förekommit. Till skillnad mot föregående år sker det ingen vidarefakturering från gatukontoret till fastighetskontoret för de pågående exploateringsprojekten då fakturorna numera skickas direkt till fastighetskontoret från entreprenörerna. Fastighetskontoret bör ta i beaktande att stadens förvaltningar enligt anvisningar från stadskontoret i de fall helårsprognosen visar underskott i förhållande till budget ( Riktlinjer för ekonomistyrning, 7 ) ska presentera förslag till åtgärder för nämnden på sammanträdet efter det sammanträde där delårsrapporten har behandlats. Åtgärderna ska vara utformade så att nämnden senast till utgången av budgetåret når ett ekonomiskt utfall som överensstämmer med budget. Några sådana åtgärder har inte presenterats för tekniska nämnden 2013. Under 2014 bör tekniska nämnden och fastighetskontoret antingen upprätta rutiner för att följa anvisningarna gällande åtgärder vid prognostiserat underskott eller få till stånd ett undantag från kravet. 4.6 s bedömning Tekniska nämndens ekonomiska styrning och uppföljning på fastighetskontorets område är enligt revisionskontorets kriterier inte helt tillräcklig då fastighetskontoret inte upprättat något förslag till åtgärder för att under budgetåret 2013 nå ett ekonomiskt utfall som överensstämmer med budget. Fastighetskontoret upprättar utfallsprognoser, delårsrapporter och årsanalys enligt de kommuncentrala riktlinjerna. Årsanalys 2013 innehåller kommentar till nettokostnadsutveckling och budgetavvikelser. Resultaträkningen ska ge en rättvisande bild av nämndens resultat. Nämndens resultaträkning har granskats och bedömts. Granskningen föranleder ingen anmärkning. Balansräkningen ska ge en rättvisande bild av nämndens förmögenhetsställning. Värderingen av tillgångar och skulder ska ske efter lagstiftning och vedertagna normer. Nämndens balansräkning har granskats och bedömts. Granskningen föranleder ingen anmärkning. ÅRSRAPP 2013 TN-FK Sidan 16 av 19
5 Personal 5.1 Nyckeltal Tabell 9 Personalstatistik 2010 2011 2012 2013 Antal anställda omräknade till heltid 77,6 76,0 83,0 89 Kvinnor, andel i % 52,6 54,0 55,4 56,8 Personal med utländsk bakgrund, andel i % 17,9 21,1 19,3 20,5 Total sjukfrånvaro i % 1,0 1,9 2,2 3,6 Källa: Stadskontoret. Notera att Malmö stad övergick till nytt personaladministrativt system november 2010 varför viss osäkerhet finns för det året eftersom uppgifterna är hämtade från två olika system. Beträffande sjukfrånvaron är denna omräknad till procent. Perioden överensstämmer med redovisningsperioden för nämndernas rapportering 6 Intern kontroll 6.1 Nämndens interna kontrollplan Fastighetskontorets interna kontrollplan för 2013 omfattar moment som avser såväl verksamhet som rättvisande räkenskaper. Totalt är kontrollmålen elva stycken varav fyra stycken är kommungemensamma, beslutade av Malmö kommunstyrelse (Det gemensamma kontrollmålet omorganisation berör ej tekniska nämnden). Övriga kontrollmoment är beslutade av tekniska nämnden. Av planen framgår vilka område som identifierats som extra viktiga att följa upp under året, vem som är ansvarig, metod för kontroll samt vem som ska utföra kontrollen. Urvalet av granskningsområdena har föregåtts av en risk- och väsentlighetsbedömning. Riskanalysen har dokumenterats. 6.2 Nämndens genomförande av den interna kontrollplanen Fastighetskontoret har under 2013 slutfört samtliga kontrollmoment i den interna kontrollplanen. Avvikelser förekommer för följande moment: Intern kontroll Kontrollen visar att det föreligger avvikelse i metod, arbetet med att involvera de förtroendevalda i riskanalysen fortskrider i intern kontrollplan 2014. Försäljning av byggklar tomtmark i lågkonjunktur Kontrollen visade att det föreligger behov att följa målet i intern kontrollplan för 2014. ÅRSRAPP 2013 TN-FK Sidan 17 av 19
Lokalanskaffning i nyexploateringsområden Rutindokument framtaget enligt plan, föreligger behov av att följa kontrollmålet för att säkerställa att rutinen förankras i förvaltningarnas ledningsgrupper, ingår i intern kontrollplan 2014. I fastighetskontorets uppföljning framgår det också att förvaltningen avser att följa upp ytterligare kontrollmål avseende 2013 i interna kontrollplanen 2014 på grund av dess betydelse. 6.3 s bedömning Tekniska nämndens styrning med hänsyn till fastighetskontorets interna kontrollplan för 2013 är enligt revisionskontorets kriterier tillräcklig då den i tillräcklig grad efterlever kommunfullmäktiges reglemente för den interna kontrollplanen. Internkontrollplanen har föregåtts av en dokumenterad riskanalys med koppling till valda granskningsområden. Den interna kontrollplanen för 2013 innehåller kontrollområden som avser såväl verksamhet som rättvisande räkenskaper. Planen har föregåtts av en väl dokumenterad riskanalys. Fastighetskontorets arbete med den interna kontrollplanen har under året förbättrats och kontrollmomenten har utvecklats till att bli mer konkreta och mätbara. Även uppföljningen och formatet för uppföljningen av den interna kontrollplanen och de olika kontrollmomenten har förbättrats och tydliggjorts. Den genomförda interna kontrollen är enligt revisionskontorets kriterier inte helt tillräcklig, då det huvudsakliga genomförandet och rapportering till tekniska nämnden förlagts till senare delen av året. 7 Andra granskningar som berör nämnden 7.1 Fördjupad granskning Malmö stads miljömål Ernst & Young har på uppdrag av Revisorskollegiet granskat kommunstyrelsens, tekniska nämndens, stadsbyggnadsnämndens och miljönämndens former för styrning och uppföljning mot stadens miljömål med utgångspunkt i Malmö stads miljöprogram. Den sammantagna bedömningen är att de granskade nämndernas förvaltningar arbetar i den dagliga verksamheten utifrån miljöprogrammets målbild. De granskade förvaltningarna arbetar dock på mycket olika sätt med miljöprogrammet och handlingsplanen och den samlade målbilden som omfattar bl.a. kommunfullmäktiges mål, miljöprogrammets mål samt mål kopplade till andra styrdokument upplevs som komplex att förhålla sig ÅRSRAPP 2013 TN-FK Sidan 18 av 19
till. Miljöprogrammet och handlingsplanen följs inte upp på ett systematiskt sätt i nuläget. Metoderna och systemen för uppföljningen behöver utvecklas. Miljönämndens uppdrag och mandat avseende uppföljning och samordning av arbetet med miljöprogrammet och handlingsplanen bör förtydligas. Ansvarsfördelningen i handlingsplanen bör förtydligas. Tekniska nämnden har tagit del av granskningen och instämmer i huvudsak med de förbättringsområden/rekommendationer och bedömningar som tagits fram. 7.2 Löpande granskning Handlingsplan för klimat- och miljöarbetet Kommunfullmäktige i Malmö stad antog 2009 ett miljöprogram för perioden 2009-2020. Utöver detta finns en rad sektorprogram inom klimat- och miljöarbetet som beskriver mål och åtgärder för sina respektive ämnesområden. För att ta ett samlat grepp och konkretisera stadens klimat- och miljöarbete har Miljöförvaltningen tagit fram en handlingsplan för klimat- och miljöarbetet i Malmö stad. Handlingsplanen antogs av kommunstyrelsen 2011. Samtliga styrelser och nämnder har, enligt miljöprogrammet, ansvar för genomförandet av miljömålen och ska förhålla sig till samtliga miljömål genom att arbeta in dem i sina respektive verksamhetsplaner. Detsamma gäller för genomförandet av åtgärderna i handlingsplanen. Handlingsplanen pekar ut 26 prioriterade åtgärder som behöver genomföras under mandatperioden 2011-2014 för att de långsiktiga målen i miljöprogrammet ska kunna uppfyllas. Varje åtgärd har en eller flera förvaltningar som ansvariga. På uppdrag av kommunfullmäktige sammanställer Miljöförvaltningen varje år en miljöredovisning för Malmö stad baserat på enkäter ställda till de kommunala förvaltningarna. Fastighetskontoret har ansvar för åtgärderna 3 och 12, båda åtgärderna är rapporterade till miljöförvaltningen. Åtgärderna beskrivs närmre i Handlingsplan för klimat- och miljöarbetet i Malmö stad 2011-2014. ÅRSRAPP 2013 TN-FK Sidan 19 av 19