Granskning av Intern kontroll Katrineholms kommun Datum 2010-11-11 Författare Karin Jäderbrink Certifierad kommunal revisor Annika Hansson
Innehållsförteckning 1 Sammanfattande bedömning... 1 2 Bakgrund och revisionsfråga...2 2.1 Metod och avgränsning...2 3 Intern kontroll...3 3.1 Innebörden i begreppet internkontroll?...3 3.2 Kommunens reglemente för intern kontroll...3 3.2.1 Bedömning...4 4 Resultat och slutsatser...5 4.1 Internkontrollplan...5 4.2 Underlag till internkontrollplanen, dokumentation och avrapportering...6 4.2.1 Bedömning...7 5 Kännedom om intern kontroll i organisationen - enkät...9 5.1 Bedömning... 11 6 Rutingranskning... 12 6.1 Kravhantering... 12 6.1.2 Bedömning... 12 6.2 Föreningsbidrag... 12 6.2.1 Bedömning... 13 6.3 Försörjningsstöd... 13 6.3.1 Bedömning...14
1 Sammanfattande bedömning Komrev inom PwC har på uppdrag av kommunens förtroendevalda revisorer granskat intern kontroll i Katrineholms kommun. Granskningen visar sammanfattningsvis att Katrineholms kommun har behov av en rejäl omstart i hela sitt internkontrollarbete. Kommunen behöver generellt utveckla och effektivisera sitt arbete med intern kontroll då kommunstyrelsen, socialnämnden och kultur- och turismnämnden samt service- och tekniknämnden visar brister i det systematiska arbetet med intern kontroll. Enligt uppgift pågår ett arbete för att se över reglemente samt anvisningar för intern kontroll i kommunen vilket är positivt. Granskningen visar också att förbättring bör ske både från politisk nivå och från tjänstemannanivå med att aktivt driva på internkontrollarbetet. Annars finns stor risk att legitimitet saknas för arbetet med internkontroll. Utifrån de ställda kontrollmålen visar vår granskning följande: Finns det aktuella planer för intern kontroll inom nämndernas och kommunstyrelsens ansvarsområden? Delvis. Samtliga erhållna kontrollplaner bedöms dock inte vara aktuella. De granskningsområden som ingår i planerna är till största delen av administrativ och ekonomisk karaktär vilket innebär att verksamhetsspecifika rutiner inte kontrolleras systematiskt. Väljs granskningsområden i internkontrollplanen utifrån en analys och bedömning av väsentlighet och risk? Delvis. I kontrollplanerna framgår till delar en dokumenterad väsentlighet och riskbedömning. Planerna förändras dock inte nämnvärt årligen utan samtliga kontroller skall enligt planen genomföras oavsett föregående års resultat av kontrollen. Planerna utgår från en bas som funnits sedan tidigare. Behov finns av att säkerställa att företrädare från verksamheter, administration med flera deltar i att utarbeta väsentlighets- och riskanalysen. Detta för att åstadkomma en bättre kvalitet, att samtliga verksamhetsområden berörs och en bredare förankring av internkontrollarbetet. Dokumenteras och rapporteras kontrollerna på ett tillfredsställande sätt? Nej. Mallar finns ej för rapportering utöver den mall som socialförvaltningen använder internt. Rapporteringen till nämnd och kommunstyrelsens sammanfattande utvärdering av det samlade systemet för intern kontroll borde utvecklas. Bl.a. för att möjliggöra en bedömning av hur väl en viss rutin fungerar och i de fall förbättringar behövs besluta om sådana. KS rutiner för tillsyn över och uppföljning av nämndernas internkontrollarbete är inte tillfredsställande och borde därför skärpas upp. Följs upptäckta brister upp i nästa års plan? Delvis. Dock inte systematiskt då planerna inte förändras årligen. Rapportering sker enligt uppgift då avvikelse noterats. När kontroll sker kommer samma kontroll ske oavsett resultat av kontrollen föregående år. 1
2 Bakgrund och revisionsfråga Kommunfullmäktige i Katrineholms kommun har beslutat om reglemente för intern kontroll. En väl fungerande internkontroll måste beröra all verksamhet från nämndnivå till enhetsnivå. Systemet måste också vara så utformat att det täcker in såväl enskilda rutiner som mer övergripande verksamhetsuppföljningar. Motiven till de kontrollinsatser som väljs bör slutligen baseras på en översiktlig bedömning av väsentlighet och risk. I vilken utsträckning nämndens politiker är aktiva i internkontrollarbetet är också av intresse att belysa. Katrineholms kommuns revisorer har i sin risk- och väsentlighetsbedömning funnit skäl för att granska kommunens arbete med intern kontroll. Den övergripande revisionsfrågan är: Har de granskade nämnderna och kommunstyrelsen ett effektivt internkontrollarbete baserat på en aktuell väsentlighets- och riskanalys utifrån reglerna i gällande riktlinjer för internkontroll? I granskningen ingår följande kontrollmoment: Finns det planer för intern kontroll inom nämndernas och kommunstyrelsens ansvarsområden? Väljs granskningsområden i internkontrollplanen utifrån en analys och bedömning av väsentlighet och risk? Dokumenteras och rapporteras kontrollerna på ett tillfredsställande sätt? Följs upptäckta brister upp i nästa års plan? Tre rutiner har valts ut för genomgång av riktlinjer samt ev. gjorda kontroller. Dessa är försörjningsstöd, föreningsbidrag samt kravhantering. 2.1 Metod och avgränsning Granskningens resultat har nåtts genom följande moment Genomgång av styrande dokument såsom intern kontrollreglemente och ev. tillämpningsanvisningar. Genomgång av nämndernas internkontrollplaner och rapportering Intervjuer med ansvariga chefer/handläggare hos respektive nämnd och styrelse Webenkät till nämndernas ledande politiker och nyckelpersoner inom berörda förvaltningar Granskningen avgränsas till att omfatta kommunstyrelsen, socialnämnden, service- och tekniknämnden samt kultur- och turismnämnden. 2
3 Intern kontroll 3.1 Innebörden i begreppet internkontroll? Det primära syftet med intern kontroll är att säkerställa att de av fullmäktige fastställda målen uppfylls. Intern kontroll kan övergripande definieras som en process där såväl den politiska som professionella ledningen samt övrig personal samverkar och som utformas för att med en rimlig grad av säkerhet kunna uppnå följande mål: ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet tillförlitlig finansiell rapportering och information om verksamheten efterlevnad av lagar, föreskrifter, riktlinjer m.m. Intern kontroll utgör därför ett viktigt ledningsverktyg för såväl den politiska som professionella ledningen. En väl uppbyggd och fungerande intern kontroll är således en viktig förutsättning för att en organisation ska kunna leva upp till kraven på God ekonomisk hushållning. För att ytterligare tydliggöra definitionen av intern kontroll kan man dela in i begreppet i rutinorienterade kontroller och resultatorienterade kontroller: Med rutinorienterade kontroller menas dels säkerhet i system och rutiner och dels rättvisande räkenskaper. Det förra skapas genom en tydlig arbetsfördelning och olika kontrollmoment, t.ex. löpande avstämningar, behörighetskontroller i ADB-system, back - up rutiner, inventeringar, attest- och anslagskontroll, kontroll mot underlag etc. Rättvisande räkenskaper innebär att kommunen följer god redovisningssed. Med resultatorienterade kontroller menas kontroller för att främja organisationens effektivitet och säkerställa en ändamålsenlig verksamhet. I en effektiv organisation finns tydliga och mätbara mål för verksamheten, dokumenterad ansvars- och befogenhetsfördelning, dokumenterade rutinbeskrivningar etc. En ändamålsenlig verksamhet kännetecknas av politiska beslut om mål, inriktning, omfattning och kvalitet samt kontinuerlig uppföljning och utvärdering av verksamhetens resultat i förhållande till målen. I kommunallagens 6 kap. 7 definieras nämndernas ansvar för den interna kontrollen: Nämnderna skall var och en inom sitt område se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. De skall också se till att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt. Intern kontroll är ett hjälpmedel och inte ett mål eller rutin i sig själv. Den behöver därför planeras och genomföras så att den uppfattas som en naturlig del i de olika verksamheterna. För att kunna genomföra och säkerställa en god intern kontroll är det därför nödvändigt att nämnden har dokumenterade rutiner som följs upp och revideras löpande. 3.2 Kommunens reglemente för intern kontroll Reglemente intern kontroll finns och är antaget av KF 2001. 3
Organisationen och ansvarsfördelningen i kommunen rörande internkontrollen beskrivs i reglementet på följande sätt: Kommunstyrelsen (Ks) har det övergripande ansvaret för att det finns en god intern kontroll. I detta ligger ett ansvar för att en organisation kring intern kontroll upprättas. Vidare innebär det att styrelsen eller den styrelsen utser vid behov beslutar om anvisningar. Nämnden har det yttersta ansvaret för den interna kontrollen inom respektive verksamhetsområde. Den enskilda nämnden ska tillse att en organisation finns för den interna kontrollen. Nämnden eller den nämnden utser beslutar om anvisningar på de områden som kommunstyrelsen inte behandlat. Inom respektive nämnds verksamhetsområde ansvarar förvaltningschef eller motsvarande för att konkreta regler och anvisningar utformas för att upprätthålla en god intern kontroll. Förvaltningschefen är skyldig att löpande rapportera till nämnden om hur den interna kontrollen fungerar. De verksamhetsansvariga på olika nivåer i organisationen är skyldiga att följa antagna regler och anvisningar om intern kontroll samt informera sina anställda om reglernas innebörd. Vidare har de att verka för att de arbetsmetoder som används bidrar till en god intern kontroll. Brister i den interna kontrollen ska omedelbart rapporteras till närmast överordnad. Nämnden ska löpande följa upp det interna kontrollsystemet inom det egna området och ska senast i samband med att årsredovisningen upprättas, rapportera resultatet från uppföljningen till kommunstyrelsen. Rapporteringen ska samtidigt ske till kommunens revisorer. Kommunstyrelsen ska med utgångspunkt från nämndernas rapporter utvärdera kommunens samlade system för intern kontroll. I de fall förbättringar behövs ska styrelsen genomföra sådana. Styrelsen ska även informera sig om hur den interna kontrollen fungerar i de kommunala företagen. 3.2.1 Bedömning Positivt är att det finns ett antaget reglemente för intern kontroll i kommunen. Reglementet bedöms till viss del reglera organisation och ansvar. Vi kan dock konstatera att det inte finns några tillämpningsanvisningar framtagna av kommunstyrelse eller av i granskningen berörda nämnder. Det framgår inte heller i reglementet att nämnderna ska utarbeta intern kontrollplaner, vilken struktur de ska ha eller att de ska grunda sig på en väsentlighet och riskbedömning. Enligt uppgift pågår ett arbete att se över reglemente och anvisningar vilket är bra då vi bedömer att reglementet behöver kompletteras och tillämpningsanvisningar utarbetas för att tydliggöra organisation, ansvar och arbetssätt. Enkätsvaren visar att behov finns gällande informations- och utbildningsinsatser om intern kontroll generellt. Vi bedömer att det är viktigt att utbildningsinsatser genomförs både till politiker och till 4
tjänstemän. Enligt uppgift skall intern kontrollutbildningar nu ingå i det utbud som internutbildningarna ger vilket är positivt. Det är bra att kommunstyrelsen som det framgår i reglementet avser att med utgångspunkt från nämndernas uppföljningsrapporter utvärdera kommunens samlade system för intern kontroll. Det är dock viktigt att detta också görs samt följa upp nämndernas efterlevnad av reglementet. Enligt intervjuerna har nämnderna inte skriftligt rapporterat till kommunstyrelsen. Nämnderna har inte heller erhållit någon gjord utvärdering eller signal från Ks om exempelvis vilka kontroller som alla nämnder ska genomföra nästkommande år etc. 4 Resultat och slutsatser 4.1 Internkontrollplan I samband med granskningen har vi begärt in aktuella och de senaste internkontrollplanerna för berörda nämnder. Vi har erhållit kontrollplan från kultur- och turismnämnden som är från 2008, från service-och tekniknämnden som är från 2004 respektive en nyantagen från 2010. Från socialnämnden från 2008, 2009 och 2010 och en från kommunledningsförvaltningen/ kommunstyrelsen från 2010. Några av de intervjuade beskriver att arbetet med att utarbeta kontrollplaner eller anta nya planer inte sker årligen. Det är därmed i stort sett är samma kontroller som enligt planen ska genomföras sedan flera år tillbaka oavsett resultat av gjorda kontroller. Vid genomgång av planerna noteras följande; Planerna är inte alltid nämnd eller styrelsebehandlade. Planerna är inte alltid aktuella. Nya kontrollplaner är inte antagna varje år historiskt sett utan innehållet har i stort sett varit liknande över tid. Kontrollplanerna har olika struktur ingen tydlig styrning i reglemente eller eventuella anvisningar om hur planerna ska se ut Rutinerna som kontrolleras är till största delen av administrativ och ekonomisk karaktär. Enbart socialnämnden berör mer verksamhetsspecifika områden/rutiner som nämnden ansvarar för. De som kontrollerar är oftast ekonomer eller administratörer som ibland själva är handläggare av rutinen Få verksamhetsmässiga kontroller ingår i planerna Kontrollplanerna är ibland långa och innehåller många kontroller. Har en bedömning om väsentlighet och risk gjorts? 5
4.2 Underlag till internkontrollplanen, dokumentation och avrapportering Underlag till internkontrollplan De intervjuade beskriver att en bas till internkontrollplanerna utarbetades i början av 2001. Sedan har planen löpande modifierats något och man har lagt till kontroller av eventuellt nya rutiner etc. Detta sker dock enligt uppgift inte årligen och systematiskt inkluderande väsentlighet och riskbedömning. Ks anger inga övergripande kontroller som samtliga nämnder ska genomföra i samband med sin rapportering. Däremot sker enligt intervju med företrädare från kommunledningsförvaltningen löpande ekonomiska kontroller som berör flera nämnder. Eventuella avvikelser tas upp med berörd förvaltning för åtgärd. Som grund för väsentlighet och riskbedömning är det bra om det utarbetats en rutinförteckning där det framgår vilka rutiner, områden, processer för respektive nämnd eller verksamhet som finns. Enligt de intervjuade finns det dokumenterade rutiner men inte alltid sammanställt. Tillvägagångssättet för att utarbeta planen skiftar något mellan nämnderna. Inom kommunledningsförvaltningen/ Ks är det verksamhetsledare finans och koncern som utarbetar kontrollplanen. Inom socialnämnden är det förvaltningschef, till viss del ordförande samt ledningsgruppen som deltar. Inom kultur- och turismnämnden är det förvaltningschef och administratör som utarbetar planen och inom service- och tekniknämnden är det ekonom och till viss del ledningsgruppen. Nämndernas eller styrelsens politiker deltar enligt uppgift inte väsentlighet och riskbedömning eller vid framtagandet av kontrollplanen utöver eventuell diskussion då planen eventuellt antas vid nämndsammanträde eller vid ärendeberedning. Dokumentation av kontroller samt avrapportering För rapportering och dokumentation finns det inte några övergripande mallar framtagna. Hos Socialnämnden/förvaltningen finns dock en mall för kontrollansvarigs rapport till förvaltningschef. Där framgår bl.a. vilka kontroller som gjorts, urval samt resultat. En sammanställning görs där det framgår antal kontroller för respektive rutin och kontrollmoment. Resultatet framgår dock ej. Övriga nämnder har ingen dokumentation av genomförda kontroller. Enligt uppgift genomförs kontrollerna. Om inga avvikelser noteras sker ingen rapportering. Någon samlad rapportering av resultatet av samtliga genomförda kontroller i planen sker inte till nämnd eller till kommunstyrelsen. Enligt reglementet skall Nämnden löpande följa upp det interna kontrollsystemet inom det egna området och ska senast i samband med att årsredovisningen upprättas, rapportera resultatet från uppföljningen till kommunstyrelsen. Enligt reglementet ska sedan Ks med utgångspunkt från nämndernas rapporter utvärdera kommunens samlade system för intern kontroll. I de fall förbättringar behövs ska styrelsen genomföra sådana. Enligt uppgift har någon sådan rapportering inte gjorts. 6
De intervjuade beskriver att kontroller och uppföljningar sker löpande inom samtliga nämnder. Däremot rapporteras detta inte alltid inom ramen för intern kontroll och åtgärder vidtas direkt då avvikelser noterats. 4.2.1 Bedömning Vi bedömer att kommunstyrelsens och nämndernas arbete med intern kontroll, utarbetandet av kontrollplaner samt väsentlighet och riskbedömningar behöver utvecklas. Nedan ges ett antal iakttagelser, förslag mm som bör säkerställas i samband med bedömning av väsentlighet och risk, framtagande av kontrollplan samt rapportering. Utarbeta rutinförteckningar för respektive nämnds verksamheter. Samtliga nämnder bör utarbeta rutin/processförteckningar med de mest väsentliga rutinerna som sedan är underlag för en bedömning av väsentlighet och risk. De rutiner/processer som bedöms riskfyllda och väsentliga (inte alla) ska sedan föreslås ingå i årlig internkontrollplan. Idag är kontrollplanen samma år från år och med inriktning på administrativa och ekonomiska kontroller. Väsentlighet och riskbedömningen ska dokumenteras på enklast möjliga sätt. Motivet är främst att tydliggöra för dem som inte deltar i arbetet varför man valt vissa rutiner/processer men även att underlätta arbetet för den/de som vid succession ska ta över uppgiften. Dokumentationen kan ske som den ibland görs idag direkt i internkontrollplanen. På styrelse och nämndnivå bör man säkerställa att företrädare från verksamheter, administration m fl deltar i att utarbeta väsentlighets- och riskanalysen. Detta för att åstadkomma en bättre kvalitet och en bredare förankring av internkontrollarbetet. Idag är det till största delen ekonomer som deltar i väsentlighet och riskarbetet. Säkerställ att det finns verksamhetskontroller med i kontrollplanen och inte bara kontroller av administrativ karaktär som det i allt väsentligt är idag. Då brister noterats i samband med uppföljning av den interna kontrollen bör dessa följas upp och ingå i nästkommande års plan. Då skapas en tydligare kontinuitet och stadga i internkontrollarbetet. Idag sker eventuellt uppföljning av samtliga kontrollmoment oavsett föregående års resultat. Dokumentation finns dock inte alltid tillgänglig. Säkerställ att handläggande tjänsteman av viss kontrollerad rutin inte själv utför den kontroll som avses. För att stärka uppföljningen av den interna kontrollen kan nämnderna också utse politiska internkontrollrepresentanter med uppdrag att följa arbetet med uppföljningen av den interna kontrollen och informera nämnden om utfallet av genomförda kontroller. Den personal, som på olika nivåer i organisationen, arbetar med intern kontroll, bör ges utbildning i hur man konkret kan arbeta med internkontrollen i den egna verksamheten inklusive hur väsentlighets- och riskanalysen kan tas fram. 7
Dokumentation och rapportering av genomförda kontroller måste utvecklas. Idag finns inte alltid dokumentation av genomförda kontroller och inte heller någon sammanfattande rapportering till nämnd eller styrelse. KS rutiner för tillsyn över och uppföljning av nämndernas internkontrollarbete är inte tillfredsställande och borde därför skärpas upp. 8
5 Kännedom om intern kontroll i organisationen - enkät 62 webbaserade enkäter har skickats ut till presidier och tjänstemän inom Kommunstyrelsen, Kultur- och turismnämnden, Socialnämnden samt Service- och tekniknämnden med förvaltningar. Tjänstemännen är chefer eller ekonomer. 53 har svarat, vilket ger en svarsfrekvens på 85 %, vilket får betraktas som bra. Av de som svarat är 17 % förtroendevalda och 83 % tjänstemän. Det finns svar från samtliga nämnder och förvaltningar. Nedan framgår några av frågorna samt resultaten Har du fått information/introduktion om internkontrollområdet? Ja Nej kommunledningsförvaltningen 50% 50% kultur- och turistförvaltningen 75% 25% socialförvaltningen 67% 33% service- och teknikförvaltningen 65% 35% Är innebörden av kommunens reglemente för internkontroll känt? Ja Till stor del Till viss del Nej kommunledningsförvaltningen 0% 33% 50% 17% kultur- och turistförvaltningen 0% 50% 50% 0% socialförvaltningen 17% 33% 17% 33% service- och teknikförvaltningen 12% 29% 41% 18% Vi kan konstatera att enkätsvaren visar att mindre än hälften at tjänstemännen anser att de känner till hela innebörden av kommunens övergripande reglemente, 41 % svarar att ja eller till stor del på frågan. Motsvarande siffra för förtroendevalda är 57 %. Känner du till nämndens internkontrollplan? Ja Nej kommunledningsförvaltningen 50% 50% kultur- och turistförvaltningen 100% 0% socialförvaltningen 83% 17% service- och teknikförvaltningen 53% 47% 9
Har du varit delaktig i arbetet med att ta fram nämndens internkontrollplan? Ja Nej kommunledningsförvaltningen 42% 58% kultur- och turistförvaltningen 75% 25% socialförvaltningen 50% 50% service- och teknikförvaltningen 18% 82% Enkätsvaren visar att kännedom om nämndens interkontrollplan är större. 62 % av tjänstemännen svarar att man känner till den och enbart 36 % har varit delaktiga i att ta fram den. Bland de förtroendevalda är det 86 % som känner till nämndens kontrollplan. Genomförs riskbedömningar i samband med internkontrollplaneringen? Ja Nej kommunledningsförvaltningen 55% 45% kultur- och turistförvaltningen 25% 75% socialförvaltningen 83% 17% service- och teknikförvaltningen 50% 50% Vi konstaterar att arbetet med väsentlighet och riskbedömningar kan utvecklas mot bakgrund av enkätsvaren. Inom kultur- och turismförvaltningen är det 75 % som inte bedömer att det genomförs riskbedömningar. Inom Service och teknik är det 50 % som gör motsvarande bedömning. Har din enhet någon egen rutinförteckning? Ja Nej kommunledningsförvaltningen 36% 64% kultur- och turistförvaltningen 25% 75% socialförvaltningen 50% 50% service- och teknikförvaltningen 38% 63% Vi noterar att flera av de svarande anser sig ha rutinförteckningar. Det är en bra grund att utgå ifrån när man gör väsentlighet och riskbedömningar. Samtidigt visar enkätsvaren att flera enheter inte har rutinförteckningar. 38 % av tjänstemännen svarar att enheten har egen rutinförteckning. Här ligger socialförvaltningen högst, där 50 % svarar att det finns en. 10
Finns rutin för hur brister i verksamheten ska hanteras på din enhet? Ja Till stor del Till viss del Nej kommunledningsförvaltningen 10% 0% 70% 20% kultur- och turistförvaltningen 0% 75% 0% 25% socialförvaltningen 17% 17% 33% 33% service- och teknikförvaltningen 19% 31% 44% 6% På frågan om det finns rutin för hur brister i verksamheten ska hanteras inom enheten svarar 39 % ja eller till stor del. På motsvarande fråga för nämnden/förvaltningen till de förtroendevalda svarar ingen ja men 71 % anser att det finns till stor del. Har ni på arbetsplatserna tillräcklig information och utbildning inom internkontroll? Ja Till stor del Till viss del Nej kommunledningsförvaltningen 0% 20% 60% 20% kultur- och turistförvaltningen 0% 50% 50% 0% socialförvaltningen 17% 17% 17% 50% service- och teknikförvaltningen 13% 25% 19% 44% 33 % av tjänstemännen anser att de har fått tillräcklig information och utbildning inom internkontrollområdet. Vi noterar att det finns ett utbildnings- och informationsbehov i kommunen. Enligt uppgift genomförs inga centrala eller återkommande utbildningar i intern kontroll exempelvis i samband med nyanställning etc. 5.1 Bedömning Sammanfattningsvis indikerar enkätsvaren på att; Kunskapen om och arbetet med intern kontroll behöver förbättras. I enkäten frågas också efter synpunkter på hur kommunens internkontrollarbete skulle kunna förbättras. Svaren framhåller i stor utsträckning önskemål om mer information och uppföljning. Det efterlyses också gemensamma strukturer och stöd. Arbetet med väsentlighet och riskanalys i samband med framtagande av internkontrollplan bör utvecklas. Säkerställ att verksamhetsföreträdare deltar i väsentlighet och riskanalysbedömningarna så kontrollplanen inte enbart innehåller kontroller av administrativ och ekonomisk karaktär. Enkätsvaren och intervjuerna visar att deltagandet måste utvecklas. Idag är det till största delen ekonomer och delvis förvaltningschefer. 11
Flera av de svarande anser sig ha rutinförteckningar. Det är en bra grund att utgå ifrån när man gör väsentlighet och riskbedömningar. Samtidigt visar intervjuerna och att det inte alltid finns dokumenterade rutiner eller samlat i en rutinförteckning. Ett behov av att sammanställa dessa finns. Det finns ett löpande informations och utbildningsbehov inom intern kontroll. 6 Rutingranskning I samband med granskningen har vi fördjupat oss i tre rutiner för att kunna göra en bedömning om det finns grund för en god intern kontroll. En av rutinerna gäller för samtliga berörda nämnder, en för teknik och servicenämnden samt en för kultur- och turismnämnden. Vi har i granskningen valt att fördjupa oss i; 6.1 Kravhantering Kravhanteringen sker på ekonomikontoret för samtliga fakturor som skickas till externa kunder från kommunen. Rutinerna är inte skriftligt dokumenterade. Rutinen hanteras av en assistent på ekonomikontoret. En annan assistent finns som back up. Kommunen skickar ut en påminnelse och hanteringen av krav och inkasso hanteras av Intrum Justitia. Hanteringen sker via fil och filer överförs var 14:e dag. Kommunen tar inte ut påminnelseavgift och ränta debiteras på alla försenade betalningar om räntan överstiger 100 kr. Den debiteras på separat räkning. Avbetalningsplaner för försenade fakturor som ännu inte har sänts till Intrum Justitia görs upp av ekonomiassistenten. Dokumentation sker genom anteckning på fakturan. Avskrivning av fordran i kommunens redovisning sker när ärendet överlämnas för långtidsbevakning. Krediteringar p.g.a. felaktiga fakturor hanteras av förvaltningarna. Frågan om avstängning från verksamheten p.g.a. obetalda fakturor hanteras också på förvaltningen. 6.1.2 Bedömning Det saknas en skriftlig dokumentation och beskrivning av rutinen. Enligt uppgift har kontroll av rutinen inte ingått i någon kontrollplan sedan tidigare. Dokumentation av beslut om upprättade avbetalningsplaner görs enligt uppgift ej. 6.2 Föreningsbidrag Vi kan konstatera att dokumenterade regler för bidrag till föreningar finns nyligen antagna (Ks 27 oktober och KF den 15 november). De innehåller bl.a. vilka föreningar som kan erhålla föreningsbidrag, vilka bidragsformer som finns, hur och när ansökan redovisning och skall ske, vad som ska skickas in tillsammans med ansökan mm. Mallar för ansökan finns framtagna och finns tillgängliga på kommunens hemsida. Det finns förtydliganden bl.a. om när bidrag utgår, vad som är en sammankomst, när bidrag inte utgår mm. 12
I reglerna finns också ett avsnitt där det framgår vilka kontroller som vidtas i samband med handläggning och utbetalning. Enligt dessa så tas varje period ut ett visst antal föreningar ut för kontroll då man bl.a. tar in närvarokort etc. Efter granskning skall föreningen få en skriftlig rapport där eventuella synpunkter ingår. Föreningen ges också möjlighet att inkomma med svar. I samband med granskningen har erhållits dokumentation av de kontroller som gjorts i samband med kontroller av ett urval föreningar. I nämndens föregående kontrollplan fanns kontroll med avseende föreningsbidrag. Dokumentation från dessa kontroller finns dock inte tillgänglig. I service- och tekniknämndens internkontrollplan för 2010 (som nyligen antagits) ingår inte kontroller avseende föreningsbidrag vilket torde vara ett verksamhetsområde för nämnden där risken är relativt stor. 6.2.1 Bedömning Vi bedömer att de dokumenterade reglerna som nyligen antagits innehåller kontroller för att säkerställa att föreningsbidragsansökningarna är korrekta, kompletta och avser bidragsberättigade verksamhet. Enligt de dokumenterade reglerna skall det årligen genomföras kontroller vilket grundar för en god intern kontroll. Av erhållen dokumentation såsom brev till föreningar, urval av föreningar mm kan också konstateras att kontroller sker. Bra är också att reglerna innehåller förtydliganden om vad som är bidragsberättigat och inte, vilket hjälper föreningarna och dess företrädare att göra rätt och minskar risker för felaktigheter. Viktigt är dock att dessa kontroller också genomförs löpande och dokumenteras. Det är också viktigt att det finns en bra dialog/information mellan nämnd, förvaltning och föreningar för att säkerställa rätt bidrag, verksamhet, ansökningsunderlag och säker handläggning. Kontroller bör genomföras årligen även om det ofta finns en god kunskap om föreningarnas verksamhet inom kommunen och förvaltningen. Vi bedömer att vetskap om att kontroller sker både vad gäller ansökningshandlingar och verksamhet förebygger eventuella felaktigheter. Det är också viktigt att säkerställa att flera personer deltar i handläggning, uppföljning och kontroll. Nämnden bör beakta föreningsbidrag i sin bedömning av väsentlighet och risk i de kontroller som ska ingå i den årliga kontrollplanen. 6.3 Försörjningsstöd Vi kan konstatera att det finns dokumenterade övergripande riktlinjer för arbetet med försörjningsstöd. De innehåller bl.a. allmänt om regler för biståndet, försörjningsstöd, bistånd till livsföring, särskilda grupper samt handläggningsrutiner. De senaste innehåller också vilka kontroller som ska genomföras i samband med handläggning. 13
Att det finns dokumenterade riktlinjer och att kontroller finns inbyggda i rutinen grundar för en god intern kontroll. Det krävs dock att dessa också genomförs. I socialnämndens kontrollplan för 2009 och för 2010 ingår kontroller gällande försörjningsstödet d v s att rutinerna på fem områden i riktlinjerna efterföljs. I den rapportering som erhållits framgår att kontroller har genomförts. Resultatet framgår dock ej. Enligt de intervjuade har kontroller genomförts och inga avvikelser noterats. Därav ingen samlad rapportering till nämnd. 6.3.1 Bedömning Vi bedömer att de dokumenterade riktlinjerna innehåller vissa kontroller för att säkerställa tillräckliga underlag mm för att bl.a. utbetalning ska ske. Att det finns dokumenterade riktlinjer samt att det ska genomföras kontroller grundar för en god intern kontroll. Det krävs dock att dessa också genomförs. I nämndens kontrollplaner ingår kontroller avseende följsamhet till riktlinjerna gällande försörjningsstöd. Kontroller har enligt uppgift genomförts och några avvikelser har då inte noterats. Tydlig dokumentation av resultatet av kontrollen finns dock inte tillgänglig. 2010-11-11 Karin Jäderbrink Projektledare Kerstin Svensson Uppdragsledare 14