Hållbarhet i praktiken en redovisningsguide

Hållbarhet i praktiken en redovisningsguide

Att mångfaldiga innehållet i denna bok helt eller delvis är förbjudet enligt lagen om upphovsrätt. Förbudet gäller varje form av mångfaldigande genom tryckning, kopiering etc. Hållbarhet i praktiken en redovisningsguide Stockholm september 2017 Utges av AB Box 6417, 113 82 Stockholm Tel: 08-506 112 00. E-post: kundservice@far.se Ansvarig redaktör: Hanna Lundeborn Sättning: Gullmar Malm Tryck: Arkitektkopia, 2017 ISBN 978-91-87387-98-2

Förord Hållbarhet har vuxit till en central fråga för hela redovisnings-, revisions- och rådgivningsbranschen. Allt fler företag efterfrågar stöd i arbetet med hållbarhetsfrågor. Förväntningar från samhället, näringsliv och inte minst från kunder ökar kontinuerligt. Sedan hösten 2015 satsar internt på hållbarhet genom att lyfta viktiga frågor, ta fram redskap och mål för att komma framåt med hållbarhetsfrågan i hela verksamheten. För att ytterligare sprida kunskapen om hållbarhet har vi nu tagit fram denna guide i hållbarhet för redovisningskonsulter. I guiden har författaren fördjupat sig i hur hållbarhet kan integreras i redovisningsuppdraget. Skriften tar upp hållbarhet och hållbart företagande och beskriver hur en arbetsprocess steg för steg kan se ut. Guiden innehåller checklistor och mallar som ger dig ett bra stöd i det dagliga arbetet med frågan. Jag hoppas att du får stor nytta av Hållbarhet i praktiken, som ett av många sätt att adressera hållbarhetsfrågor. Med professionalism och det goda omdömet som följer av redovisningskonsultens roll vill jag passa på att önska lycka till i arbetet med denna så viktiga fråga som hållbarhet är! * * * Hållbarhet i praktiken är framtagen på uppdrag av s redovisningssektion. Jag vill uttrycka ett särskilt tack till dem som varit med och tagit fram boken: Yvonne Jansson, Mazars och Clara Hamrén, Trossa samt Sofia Wallebom och Hanna Lundeborn vid. Stockholm i september 2017 David Nylund Förlagschef 3

Hållbarhet i praktiken en redovisningsguide Inledning... 6 Krav på hållbarhetsrapport för de största företagen... 7 Redovisningskonsultens stöd till kunder i hållbarhetsfrågor... 8 Hållbarhet i allmänhet... 9 Hållbart företagande... 10 Definition... 10 Fokus på företagets förutsättningar... 11 Hållbarhetsarbetets utformning... 12 Transparens och trovärdighet... 13 Fördelar för företag att arbeta med hållbarhetsfrågor... 14 Hållbarhetsredovisning... 14 Väsentlighet... 14 Hygienfaktorer... 15 Ramverk och riktlinjer för hållbarhetsrapportering i urval... 15 Exempeluppdraget... 17 Information om kunden... 17 Information om redovisningsuppdraget... 18 Processbeskrivning med exempel... 18 Steg 1 Analysera och inventera utgångsläget... 18 Steg 2 Identifiera och prioritera intressenterna... 21 Steg 3 Kommunicera med intressenterna... 22 Steg 4 Väsentlighetsanalys och prioritering... 24 Steg 5 Upprätta plan med tydliga mål och strategier, skapa förutsättningar för mätning och uppföljning... 26 Steg 6 Resultatuppföljning och eventuell justering av strategi... 28 Steg 7 Sammanställa och rapporter/kommunicera... 28 Steg 8 Analysera och utvärdera... 30 Sammanfattning av processen... 32 Bilaga 1 Analys av företagets hållbarhetsarbete och aktuella områden... 33 Bilaga 2 Intressentanalys... 34 Bilaga 3 Exempel på frågor i en intressentdialog... 35 Bilaga 4 Väsentlighetsanalys... 36 Bilaga 5 Planering hållbarhetsarbete... 37 Bilaga 6 Hållbarhetsrapportering... 38 Bilaga 7 Checklista hållbarhetsprocessen... 39 Bilaga 8 Agenda hållbarhet och hållbart företagande... 41 Bilaga 9 Förståelse av uppdragsgivarens verksamhet... 42 Bilaga 10 Hållbarhetspolicy för Bygg AB... 46 Bilaga 11 Uppförandekod... 49 Bilaga 12 Förslag till text i förvaltningsberättelsen för årsredovisningen... 51 5

Inledning Denna guide riktar sig primärt till redovisningskonsulter som arbetar med mindre företag. Den kan även vara till nytta för övriga rådgivare och andra som är intresserade av hållbarhetsarbete. Syftet med guiden är att den ska fungera som ett stöd i arbetet med hållbarhetsfrågor i mötet med kunder. Skriften behandlar hur du som redovisningskonsult kan lyfta hållbarhet som en central fråga för företag att arbeta med och exemplifierar hur en arbetsprocess kan se ut. Guiden utgår från ett exempelföretag och målet är att visa hur en redovisningskonsult kan tillämpa processbeskrivningen i arbetet med en kunds hållbarhetsredovisning. Exemplet är inte tänkt att vara heltäckande för hur hållbarhetsarbete ska gå till. Syftet är snarare att visa hur det går att applicera dessa frågor i arbetet. Företaget som fungerar som exempelföretag är samma som för Revisionshandboken och Reko i praktiken och det är således möjligt att läsa dessa böcker tillsammans. För en övergripande förståelse av vad hållbarhet är förklaras begreppet först ur ett allmänt perspektiv och sedan ur ett företagarperspektiv. Begreppet hållbart företagande förekommer allt oftare och i ett flertal sammanhang. I rollen som redovisningskonsult är det viktigt att ha kunskap om vad hållbarhet är, hur det påverkar företagen och vilka fördelarna är med att arbeta med dessa frågor för kunden. En undersökning som Företagarna genomförde hos sina medlemmar 2015 visar att 86 % av småföretagarna tycker att det är viktigt för företag att ta samhällsansvar och arbeta hållbart. Mer än hälften av de tillfrågade hade redan ett hållbarhetsarbete och flertalet av dessa har sett positiva effekter på kundnöjdhet, marknadsföring, medarbetarengagemang och lönsamhet. Det företagen efterfrågar är fungerande strukturer, konkreta verktyg och praktiskt stöd. Många företag arbetar redan hållbart, men en stor andel företag har fortfarande inte klassificerat sitt arbete som hållbarhetsarbete, och där kan redovisningskonsulten hjälpa till att analysera och lyfta fram det som företagen redan gör samt kommunicera det i t.ex. årsredovisningen. Redovisningskonsulter har stor möjlighet att hjälpa kunden genom kunskapen om företaget, dess historia och framtidsplaner. Den ekonomiska sidan av hållbarhetsarbetet har redovisningskonsulten redan god kunskap om. I rollen ingår att analysera förutsättningar och omvärlden samt att göra riskbedömningar, något som medför att redovisningskonsulten på ett naturligt sätt kan fungera som en lots eller projektledare i kundens hållbarhetsprocess. 6

Krav på hållbarhetsrapport för de största företagen Från den 1 december 2016 ställer årsredovisningslagen (ÅRL) krav på att de största företagen ska hållbarhetsrapportera. Dessa företag kommer hädanefter benämnas storföretag för att skilja dem från större företag enligt 1 kap. 3 ÅRL. Vilka företag som träffas av det nya lagkravet framgår av 6 kap. 10 ÅRL. De företag som berörs är företag som två år i rad uppfyller minst två av följande krav: nettoomsättning på mer än 350 Mkr, balansomslutning på mer än 175 Mkr, och/eller fler än 250 anställda. Lagkravet är en följd av det s.k. redovisningsdirektivet (2013/34/EU). Sverige har dock valt lägre gränsvärden än de i direktivet fastlagda. Skälet till detta är att den svenska regeringen vill att fler svenska företag ska rapportera sitt hållbarhetsarbete än de som träffas av EU-direktivets gränsvärden. Enligt 6 kap. 12 ÅRL ska hållbarhetsrapporten innehålla hållbarhetsupplysningar som behövs för att förstå företagets utveckling, ställning, resultat och konsekvenserna av verksamheten. Sådana upplysningar bör behandla frågor som rör miljö, sociala förhållanden, medarbetare, respekt för mänskliga rättigheter och motverkande av korruption. Hållbarhetsrapporten ska ange: 1. företagets affärsmodell, 2. den policy som företaget tillämpar i frågorna, inklusive de granskningsförfaranden som har genomförts, 3. resultatet av policyn, 4. de väsentliga risker som rör frågorna och är kopplade till företagets verksamhet inklusive, när det är relevant, företagets affärsförbindelser, produkter eller tjänster som sannolikt får negativa konsekvenser, 5. hur företaget hanterar riskerna, och 6. centrala resultatindikatorer som är relevanta för verksamheten. Större företag enligt gränsvärdena 80/50/40 omfattas som tidigare nämnts inte av de nya reglerna om hållbarhetsrapportering. Dessa företag kan, enligt 6 kap. 1 4 st. ÅRL, ändå förväntas lämna hållbarhetsupplysningar i förvaltningsberättelsen om det är väsentlig information för företagets intressenter. I lag uttrycks det på följande sätt: [...] ska förvaltningsberättelsen innehålla sådana hållbarhetsupplysningar som behövs för förståelsen av företagets utveckling, ställning eller resultat och som är relevanta för den aktuella verksamheten, [...]. Idag hållbarhetsrapporterar många företag och organisationer frivilligt då det finns förväntan från allmänheten, media och investerare på att företagen ska vara transparenta och arbeta aktivt med att ta ansvar för miljö och samhälle. Statliga företag har hållbarhetsrapporterat i många år eftersom det statliga ägardirektivet kräver det. 7

Om ett större företag enligt årsredovisningslagen bedriver en verksamhet där hållbarhetsfrågan är särskilt aktuell, är det väsentligt att företaget informerar om sin inställning, sitt arbete med t.ex. miljösäkring och sociala ansvar samt resultatet av sina insatser. Det kan röra sig om företag inom t.ex. transport-, bemannings- eller byggsektorn, eller en producent av miljöfarliga varor i Sverige eller utomlands, där det finns ett uttalat eller outtalat behov från företagets kunder, slutkonsumenter eller andra att företaget tar ett stort miljömässigt eller socialt ansvar. Om företaget inte informerar om sitt hållbarhetsarbete kan det uppfattas av kunder och investerare som att företaget inte prioriterat arbete med dessa frågor. Något som i sin tur kan innebär en ekonomisk risk för företaget eftersom det riskerar att förlora kunder och samarbetspartners. Mindre företag undantas visserligen från reglerna, men kan ändå påverkas indirekt av de nya kraven genom ökade förväntningar på att även dessa företag redovisar ickefinansiell information. Dessutom ställs krav på att storföretag kan säkerställa sina leverantörskedjor och att leverantörerna till storföretag arbetar i enlighet med storföretagets värderingar. Det kan leda till att storföretag kräver av mindre företag att dessa redovisar icke-finansiella information för att storföretaget överhuvudtaget ska välja dem som leverantörer. Skälet till detta är att storföretagen vill kunna uppvisa hållbarhetsinformation i hela leverantörskedjan för att visa att det tar sitt ansvar i hela produktionsledet. De mindre företagen som finns i produktionsledet blir på så vis smittade av kraven på hållbarhetsinformation även om de inte direkt omfattas av lagkravet. Sammanfattningsvis kan konstateras att ändringarna i årsredovisningslagen är en stark indikation på hur viktig regeringen anser att frågan om hållbart företagande är för näringsliv och samhälle. Redovisningskonsultens stöd till kunder i hållbarhetsfrågor Redovisningskonsulter fungerar som bollplank även i frågor som inte primärt rör företags redovisning eller finansiella situation. Det ingår i rollen att hålla sig uppdaterad på områden som kan påverka kundernas företag på olika sätt och att informera företagaren när omständigheter identifieras som kan innebära en möjlighet eller en risk. I rollen som redovisningskonsult är det viktigt att ha kunskap om vad hållbarhet är, hur det påverkar företagen och vilka fördelarna är med att arbeta med dessa frågor för kunden. Samhällets ökande förväntningar på hållbarhetsinformation och hållbarhetsarbete är en omständighet som kan påverka kundföretag och som kunder behöver upplysas om. De företag som inte är medvetna om att det finns ett intresse av att företaget bedriver ett hållbarhetsarbete risker att förlora såväl kunder och avtal som duktig personal. På sikt leder ett sådant scenario till en försämrad konkurrenssituation och minskad lönsamhet. Redovisningskonsulter bör således vara medvetna om den förväntan som finns på företag att bedriva sin verksamhet på ett hållbart sätt. Denna förväntan behöver tas med både i dokumentationen om företagen och i bedömningen av vilka risker som föreligger. 8

Även de företag som inte omfattas av de nya kraven i årsredovisningslagen om hållbarhetsrapportering påverkas och behöver få information och stöd för att kunna fatta beslut om hur de ska förhålla sig till dessa frågor. Genom den kunskap som redovisningskonsulten besitter om företaget, dess historik och framtidsplaner kan konsulten var ett betydande stöd i arbetet. Hållbarhet i allmänhet Hållbarhet brukar ofta beskrivas som en utveckling vilken tillgodoser dagens behov utan att äventyra kommande generationers möjligheter att tillgodose sina behov. Det handlar om att den ekonomiska utvecklingen och tillväxten inte sker på bekostnad av miljö, de anställda eller samhället. Hållbarhet är ett brett begrepp som brukar delas in i tre dimensioner: x Ekonomisk hållbarhet att vara sparsam med olika typer av resurser på lång sikt, både mänskliga och materiella. x Social hållbarhet att få ett stabilt samhälle på sikt, där människors grundläggande behov blir uppfyllda. x Ekologisk hållbarhet att utnyttja jordens resurser på ett sådant sätt att miljön mår bra på lång sikt. År 2015 fattade världens stats- och regeringschefer beslut om 17 globala mål som tillsammans utgör FNs globala mål för hållbar utveckling. De globala målen har den gemensamma målsättningen att till år 2030: x Avskaffa extrem fattigdom. x Minska ojämlikheter och orättvisor i världen. x Lösa klimatkrisen. Dessa mål är något som alla länder och företag har att förhålla sig till. För att det ska vara möjligt att uppfylla målen, spelar företagen och deras arbete i hållbarhetsfrågor en central roll. De globala målen är övergripande mål, som i sin tur går att bryta ned till delmål. Det globala målet hållbar konsumtion och produktion (mål nr 12) går t.ex. att dela upp i delmål som minska avfall, återanvända och/eller återvinna avfall. På liknande sätt går det att applicera samma utgångspunkt på samtliga av FNs 17 globala mål. 9

FNs 17 globala mål för hållbar utveckling. Källa: globalamalen.se Hållbart företagande Definition Hållbart företagande innebär i korthet att företag bedriver sin verksamhet på ett långsiktigt och ansvarsfullt sätt och att hänsyn tas till andra områden kring företaget än bara det ekonomiska. Det handlar om att ta ansvar för omgivningen utöver vad lagen kräver. EU-kommissionen definierar det med avseende på socialt ansvar i Kommissionens meddelande 2011/681/EU som: [...] företagens ansvar för den egna verksamhetens konsekvenser för samhället. Hållbart företagande innebär att företaget har en långsiktig och stabil plan över tid för att kunna fortsätta bedriva sin verksamhet under en lång period och fylla en viktig samhällsfunktion, t.ex. genom att vara en trygg arbetsgivare, leverantör och skattebetalare. Ett annat samlingsbegrepp som används i dessa sammanhang är Corporate Social Responsibility, vilket ofta förkortas CSR. Enligt organisationen CSR Sweden kan CSR definieras som: [...] det ansvar företag har för den påverkan man har i samhället där man verkar. CSR är en process att integrera mänskliga rättigheter, miljö, socialt ansvar, antikorruption i strategi och verksamhet. Man ska se över, tänka innovativt och utveckla sin affärsmodell, sina produkter och tjänster. Innebörden är att företagen tar ett ansvar utöver den egna verksamheten och bryr sig om den omgivning som påverkas av företaget. För att det inte ska bli ett sidoprojekt av karaktären välgörenhet är det viktigt att arbetet införlivas i företagets affärsstrategier och verksamhetsplanering. På så vis blir det ett långsiktigt arbete med syfte att göra förbättrande åtgärder både inom och utanför företaget. För att lyckas med detta behöver verksamheten kartläggas utifrån vilken påverkan den har på människa och miljö. Där- 10

efter behöver en långsiktig plan upprättas över vilka förbättringsåtgärder som företaget kan och vill göra. Ofta pekas, som tidigare nämnts, tre huvudsakliga ansvarsområden ut i hållbarhetsarbetet: det ekonomiska ansvaret, det sociala ansvaret, och det ekologiska ansvaret. Dessa områden har olika stor betydelse för olika företag beroende på företagets verksamhet, var företaget är verksamt, tillgång till arbetskraft samt förväntningar från kunder, leverantörer, anställda och investerare. Företag som verkar inom olika områden påverkar på olika sätt, därför ser hållbarhetsarbetet naturligtvis väldigt varierande ut i skilda verksamheter. Storleken på företag och verksamhetsort har också stor betydelse för förväntningarna på företaget avseende hållbarhetsarbetet. Ett hållbart företagande innebär sammanfattningsvis att företaget inte bara tar ansvar för den egna verksamheten, utan lyfter blicken och utvärdera vad företaget påverkar även i ett större perspektiv. Fokus på företagets förutsättningar Förutsättningar för företags hållbarhetsarbete kan se annorlunda ut beroende på var företaget bedriver sin verksamhet och vilka lagkrav som finns i det land där verksamheten bedrivs. Vissa länder har långtgående lagkrav för t.ex. miljö- eller arbetsrätt. Hållbarhetsarbete kan sägas innebära att insatser görs utöver det som lagen kräver och att fokus ligger på de områden där det bedöms som att företaget kan ha en negativ inverkan på t.ex. miljö eller medarbetare. Det handlar om att arbeta och verka för att minska den negativa inverkan så mycket som möjligt med de resurser företaget har. 11

Förutsättningar och förväntningar kan skilja sig mycket åt beroende på inom vilken bransch som företaget verkar. Var verksamheten är förlagd har, som tidigare nämnts, viss betydelse för företaget vad gäller t.ex.: x transporter (sjö, väg, järnväg), x tillgång till internet, x ändamålsenliga lokaler, x tillgång till grön el, och x förutsättningar för personalen, såsom boende, barnomsorg, skola m.m. Företag kan även påverkas av allt från regler och riktlinjer om hållbarhet till möjligheter till vattenförsörjning och avfallshantering/återvinning inom kommuner. Kommuner kan även vara uppdragsgivare till många företag och ha särskilda regler för upphandling som kan inkludera krav på hållbart ansvar. Förutsättningar kan skilja sig åt på olika platser i landet. Det kan få till följd att två företag som bedriver samma eller likartad verksamhet kan ha helt olika förutsättningar för verksamheten beroende på var denna är förlagd. För att exemplifiera detta kan sägas att en kommun som arbetar aktivt med hållbarhetsarbete troligen ställer högre krav på de företag som är verksamma inom den kommunen. På samma sätt finns högre förväntningar på ett större företag som bedriver miljöfarlig verksamhet som har stor påverkan på sin omgivning. Ett sådant företag har därmed ett mer omfattande ansvar för att arbeta hållbart och minska sin negativa påverkan på miljön än vad ett mindre företag har. Samtidigt kan riskerna i hållbarhetsfrågor vara större i ett mindre företag. Detta eftersom det mindre företaget inte har samma resurser till miljösäkring. Av vikt är att titta på varje företag för sig och analysera både verksamheten och omgivningen för att kunna göra en riskbedömning. Hållbarhetsarbetets utformning Det är bra att inleda hållbarhetsarbetet med att titta på verksamhetens konkurrenter och kunder. Det skapar en god översikt över hur andra aktörer arbetar med hållbarhet, redovisar planer, åtgärder och resultat. En analys av konkurrenterna ger en bild över rådande förväntningar och risker för företag att välja bort arbete i hållbarhetsfrågor. Genom en jämförelse får företaget även hjälp med att identifiera frågor och områden som konkurrenterna har prioriterat och vilka åtgärder som de planerar att genomföra framöver. Det som framkommer kan sedan användas som ett stöd i den egna processen. De åtgärder som företaget planerar att göra för att minska negativa och öka positiva konsekvenser behöver också genomföras enligt en långsiktig och kostnadseffektiv plan. Snabba lösningar är sällan hållbara i längden. Att skynda långsamt är det bästa för att bygga ett hållbart företagande. Det kan vara bra att lyfta fram vilka utmaningar som företaget står inför och vad som görs för att möta dessa utmaningar. Har företaget t.ex. svårigheter med att rekrytera, kan en del av företagets arbete bestå i att arbeta proaktivt genom att delta i mässor. 12

I utformningen av hållbarhetsrapporten är det viktigt att förklara företagets förutsättningar kopplade till verksamhet, lokalisering och andra förutsättningar inom de tre huvudområdena miljöansvar, samhällsansvar och ekonomiskt ansvar. Ett företag som inte har ekonomiska förutsättningar att göra stora åtgärder kan behöva förklara detta och tydliggöra vilka ambitioner och planer som finns på längre sikt. Fokus bör istället ligga på vad företaget gör utifrån sina förutsättningar. Åtgärderna måste vara realistiska i förhållande till det aktuella företaget. Transparens och trovärdighet Det har i många fall visat sig vara mer lönsamt för företag att arbeta långsiktigt med hållbarhetsfrågor. Av vikt är att kunna prioritera sina åtgärder och inkludera dem i företagets affärsplan och visioner. Det är också viktigt att vara transparent med sina prioriteringar och sitt agerande så att företagets intressenter får del av informationen om företagets arbete i dessa frågor. Om målen är för högt satta, och detta märks under arbetets gång, är det bättre att omvärdera och revidera målsättningar samt informera om detta i hållbarhetsrapporten. Rapportera istället felbedömningar och på vilket sätt företaget hanterar dessa. Det saknar egenvärde att fortsätta att framhålla orealistiska mål som omgivningen har svårt att tro på. I hållbarhetsarbetet är trovärdighet en nyckelfråga och ett företag som lovar för mycket s.k. greenwashing riskerar snarare att tappa förtroende hos sina intressenter, vilket kan få allvarliga konsekvenser. Tillämpas standarden Global Reporting Initiative (GRI), är det dessutom ett krav att hållbarhetsredovisningen ska beskriva både positiva och negativa aspekter för att möjliggöra en balanserad utvärdering av företagets hållbarhetsarbete. Transparens är av yttersta vikt. Det är av stor betydelse att ha tydliga mål, en åtgärdsplan för att nå målen samt en tidplan för när målen ska vara uppnådda. För att både intressenter inom och utanför företaget ska kunna utvärdera resultaten av företagets hållbarhetsarbete, behövs en plan för mätning av resultat och uppföljning av arbetet och utvecklingen. Allt går inte att mäta, men finns förutsättningar för att mäta, bör mätningar genomföras och presenteras. Ett äkta hållbarhetsengagemang stärker företagets varumärke och skapar nya affärer. Av denna anledning är kommunikationen av hållbarhetsarbetet av vikt. I kommunikationen är det dock centralt att företaget har analyserat vilka intressenter som kommer att läsa hållbarhetsinformationen och vilka frågor som är av intresse för denna grupp. Om företaget har mycket information att förmedla kan frågorna behöva prioriteras för att informationen om de mest väsentliga frågorna för företagets intressenter ska nå ut. En hållbarhetsrapport är inte en marknadsföringsprodukt utan en redovisning över fakta, mål och resultat. Den kan dock med fördel användas som ett marknadsföringsverktyg eftersom det uppfattas positivt att företag satsar på hållbart företagande. 13

Fördelar för företag att arbeta med hållbarhetsfrågor Efterfrågan från kunder och anställda samt egenintresse har hittills varit de starkaste drivkrafterna för företag att arbeta med hållbarhet. Fler och fler företag upplever nu att det dessutom finns en allmän förväntan att såväl stora som små företag ska inkludera hållberhetsaspekter i verksamheten. De fördelar som företag som arbetar med hållbarhetsaspekter brukar framhäva är främst: x Tydliggör företagets mål och strategier. x Hjälper företaget att identifiera risker och hantera dessa. x Stärker varumärket. x Ökar lönsamheten. x Skapar konkurrensfördelar. x Ger nya affärsmöjligheter. x Förbättrar möjligheten att behålla kompetens. x Gör det lättare att rekrytera. x Ökar kundnöjdheten. x Attraherar nya kunder och skapar nya marknadsandelar. Många svenska företag har redan kommit långt i arbetet med hållbarhet. Det beror dels på lagstiftning och dels på det affärsklimat som finns i Sverige. I många fall har det visat sig var en stor konkurrensfördel att arbeta aktivt med hållbarhetsfrågor. Hållbarhetsredovisning En av de centrala principerna vid hållbarhetsredovisning är väsentlighet. Ytterligare några principer av betydelse för redovisningen är: x Balans: Redovisningen ska innehålla positiva och negativa aspekter. x Jämförbarhet: Redovisningen ska vara konsekvent och jämförbar över tid. x Precision: Informationen ska var tillräckligt korrekt och detaljerad. För att säkerställa att en hållbarhetsredovisning presenteras på ett lämpligt sätt måste beslut fattas om vad som ska ingå i redovisningen. I beslutsprocessen bör bl.a. företagets syfte och intressenters förväntningar vägas in. Nedan kommer väsentlighet och hygienfaktorer behandlas för att exemplifiera skillnaden mellan väsentlig information och åtgärder som utgör aktiva val utan någon stor påverkan. Väsentlighet Med väsentlighet avses att en hållbarhetsrapport och/eller -redovisning, eller annat kommunikationsmaterial, ska innehålla information om det som är av vikt för verk- 14

samheten. Det finns många hållbarhetsområden att rapportera på, men fokus ska och bör ligga på de som är väsentliga för den aktuella verksamheten. Väsentliga områden innefattar områden där verksamheten har en påverkan eller kan ha en påverkan, både positiv och negativ. Väsentlighet bedöms också utifrån företagets intressenter och vad de anser är relevant information avseende företagets hållbarhetsarbete. Hygienfaktorer Hållbarhet i praktiken en redovisningsguide Hygienfaktorer är sådana som inte är ett krav, men som de flesta förutsätter att företaget redan gör. Det kan innebära ett aktivt och hållbart val där ingen stor påverkan sker eller där intressenterna inte har någon direkt nytta av informationen. Information av det här slaget påverkar inte intressenternas inställning till företaget. Vad hygienfaktorer är skiljer sig åt mellan olika företag. För Bygg AB är hygienfaktorer bl.a. valet av ekologisk frukt och kaffe, friskvårdsbidrag, massage för medarbetare och att kontorsbelysningen är släckt på kvällarna. Hygienfaktorer är viktiga, men inte avgörande frågor för verksamheten. Hygienfaktorer kan sammanfattas som aktiva val för att arbeta mer hållbart utan att valen innebär omfattande insats för själva verksamheten och dess påverkan på miljö, samhälle eller intressenter. Ramverk och riktlinjer för hållbarhetsrapportering i urval Utöver det nya lagkravet i årsredovisningslagen finns inga regler för hur företag ska rapportera sitt hållbarhetsarbete. Det finns dock några olika riktlinjer som går att tillämpa för att få en struktur i rapporteringen eller som stöd för hållbarhetsprocessen. Det är viktigt att komma ihåg att för att kunna göra en hållbarhetsrapport så förutsätts att företaget har bedrivit ett hållbarhetsarbete som kan rapporteras. Hållbarhetsarbete innebär i korthet att företaget: x har en plan och strategi för sitt hållbarhetsarbete, x tar fram styrdokument och policyer som ligger till grund för hållbarhetsarbetet, x vidtar åtgärder för att minska negativ påverkan på miljö och arbetar med sociala frågor för att öka de positiva effekterna inom dessa områden, x mäter sina åtgärder för att se resultatet, och x analyserar och kommunicerar sitt arbete, via hemsidan, i en hållbarhetsrapport eller på annat sätt. Som stöd i arbetet och rapporteringen kan bland annat följande regelverk tillämpas eller användas som inspiration och vägledning. FNs 17 Globala mål för hållbar utveckling FNs Globala mål för hållbar utveckling, även kallade Agenda 2030 eftersom målen är satta till år 2030, antogs av världens stats- och regeringschefer vid FNs toppmöte i New York den 25 15

september 2015. De globala målen är uppföljaren till Milleniemålen. Med sina 17 mål och 169 delmål är det den mest ambitiösa agenda för hållbar utveckling som någonsin har antagits. Fram till år 2030 ska den leda världen mot en fredlig och hållbar utveckling. I begreppet hållbar utveckling integreras tre dimensioner av hållbarhet: social, ekonomisk och ekologisk. Företag som vill använda de globala målen som stöd i sitt hållbarhetsarbete kan välja ut ett antal mål som bedöms som relevanta för den aktuella verksamheten och som känns rimliga att arbeta med. UN Global Compacts 10 principer Dessa tio principer är en bra utgångspunkt för företag som arbetar med hållbarhet. Det är ett FN-initiativ som innehåller tio generella principer för företagens sociala ansvar. Principerna baseras på internationella konventioner om de mänskliga rättigheterna, arbetsrätt, miljö och antikorruption. Alla företag kan inspireras av Global Compacts principer, och företag kan även välja att ansluta sig till initiativet. I sådant fall förbinder sig företaget till de tio principerna och till att rapportera sina insatser till Global Compact. Principerna i Global Compact är riktade till ett mycket brett spektrum av företag och organisationer. FNs vägledande principer för företag och mänskliga rättigheter Protect, respect and remedy -ramverket togs fram av FN 2008 och stadgade att företag har ett ansvar för att skydda och respektera mänskliga rättigheter. De vägledande principerna är en implementering av Protect, respect and remedy -ramverket med principer och strukturer för företag att följa. Det finns även ett regelverk för att rapportera på de vägledande principerna, Business and human rights reporting framework. Global Reporting Initiative (GRI) GRI Standards är en standard för rapportering av organisationers ekonomiska, ekologiska och sociala påverkan. Det är utformat för att kunna användas för att beskriva olika typer av organisationer, oberoende av storlek, bransch eller geografisk hemvist. Standarden tar hänsyn till praktiska omständigheter som olika organisationer möter allt från små till stora företag med vitt skilda verksamheter. GRI Standards omfattar både generellt och branschspecifikt innehåll som en rad olika intressenter runtom i världen har enats om och som är generellt tillämpbart för att redovisa en organisations hållbarhetsresultat. GRI Standards ger även stöd i processen att arbeta med hållbarhet och beskriver de grundläggande principerna för vad en hållbarhetsredovisning bör innehålla. ISO 26000 ISO 26000 är en internationell standard för socialt ansvarstagande. Den bygger på sju grundläggande principer som tillsammans definierar begreppet socialt ansvarstagande. ISO 26000 beskriver vad ett företag eller organisation kan göra för att bidra till en hållbar framtid. ISO 26000 kan användas i både offentlig och privat sektor. Standarden innehåller endast frivilliga riktlinjer (inga regler) och leder därför inte till någon certifiering till skillnad från vad som är fallet vid tillämpning av övriga ISO-standarder. ISO 14000 ISO 14000 är en serie internationella standarder som ett företag eller annan organisation kan följa för att skapa ett miljöledningssystem. Ett sådant system omfattar organisering, uppföljning, utvärdering och redovisning av organisationens miljöarbete. 16

SA 8000 Hållbarhet i praktiken en redovisningsguide SA 8000 är en omfattande, global och verifierbar standard för granskning och certifiering av socialt ansvar. Den riktar sig till företag, oavsett storlek som vill visa sina kunder och intressenter att de bryr sig. Kärnan i standarden är uppfattningen att arbetsplatser ska ledas på ett sådant sätt att mänskliga rättigheter tillgodoses och att ledningen är beredd att stå för detta och ta sitt ansvar. Av nämnda standarder är GRI den standard som är mest frekvent använd av storföretag. Standarden innehåller en beskrivning över processen med intressentanalys, intressentdialog och väsentlighetsanalys. Dessutom är den uppdelad enligt olika nivåer att redovisa enligt. Vi kommer inte att tillämpa något av dessa ramverket eller riktlinjer för exempeluppdraget, men uppmuntrar till att läsa mer och att ta hjälp eller låta sig inspireras av en eller flera av dessa riktlinjer och standarder. De kan vara bra som diskussionsunderlag för att få en inblick i varför företag behöver arbeta med dessa frågor samt i hur hållbarhetsarbetet kan byggas upp. Exempeluppdraget Information om kunden Bygg AB bildades 1989 och hade vid starten tre anställda inklusive de två delägarna. Företaget ägs till 50 % vardera av Bo och Saga Ek som också utgör företagets styrelse. Bygg AB bedriver byggentreprenad i liten skala och har sin huvudsakliga marknad på den egna orten. Företaget har haft en stabil och lönsam utveckling och har nu sju anställda inklusive ägarna. Det finns i nuläget ingen ambition att växa ytterligare. Ägarna anser att det är en lagom storlek på verksamheten. Bygg AB vinner ofta offerter på grund av sitt goda renommé och inte i första hand pga. prissättning. Företagets kunder är främst privatpersoner och större entreprenadfirmor såsom PEAB, NCC och Skanska. Entreprenader sker på löpande räkning och företaget utför få arbeten till fast pris. Arbetet utförs främst av den egna personalen, men underleverantörer anlitas vid arbetstoppar. Det mesta materialet köps från ortens byggvaruföretag. Verksamheten bedrivs i hyrda lokaler. Det finns tre huvudsakliga konkurrenter i Bygg ABs storlek på orten, därutöver finns PEAB, Skanska och NCC vilka är verksamma på samma marknad. Dessa aktörer är i vissa fall konkurrenter, men Bygg AB anlitas även som underleverantör till dessa företag. Bygg AB verkar i en medelstor kommun i Mellansverige och i kommunen finns både tätbebyggelse med lägenhetshus och villor, och glesare bebyggelse med större villor och gårdar med mycket mark. Kommunen är en inflyttningsort dit många flyttar pga. att det finns många arbetstillfällen och att kommunen är en knytpunkt med goda kommunikationer till de större städerna. 17

Information om redovisningsuppdraget Bygg AB anlitar en auktoriserad redovisningskonsult för löpande bokföring, avstämningar och bokslut och har ett webbaserat bokföringssystem. Företaget har revisor. Både redovisningskonsulten och revisorn har haft Bygg AB som kund i många år och är insatta i företagets verksamhet, historia och mål. Processbeskrivning med exempel I exempeluppdraget kommer vi att följa Bygg AB och företagets process att med stöd av sin redovisningskonsult påbörja sitt hållbarhetsarbete och rapporteringen av detta. Företaget har som många andra redan gjort ett antal hållbarhetsåtgärder utan att klassificera arbetet som just hållbarhetsarbete. Istället har företaget genomfört olika moment och insatser utifrån behov och förväntningar. Processen, som den beskrivs i denna guide, kan delas in i totalt åtta steg. Processbeskrivningen är ett försök att exemplifiera hur arbetet kan se ut i praktiken. Viktigt att komma ihåg är att detta är ett av många sätt att arbeta med hållbarhetsrapportering. För att arbetet ska fungera för olika typer av kunder, kan processbeskrivningen och tillvägagångssättet behöva justeras. De aktuella stegen är: 1. Analysera och inventera utgångsläget 2. Identifiera och prioritera intressenterna runt företaget 3. Kommunicera med intressenterna och ta reda på deras förväntningar och krav 4. Gör en väsentlighetsanalys och prioritera 5. Upprätta en plan med tydliga mål och strategier för måluppfyllelse 6. Gör löpande resultatuppföljning och justera eventuellt strategin 7. Sammanställ och rapportera/kommunicera 8. Analysera och utvärdera I följande avsnitt gås vart och ett av stegen igenom, först ur ett allmänt perspektiv för att sedan behandlas utifrån exempeluppdraget. Steg 1 Analysera och inventera utgångsläget I första steget är det viktigt att utgå från företagets verksamhet och förutsättningar i analysen av vilka hållbarhetsområden som är och kan vara aktuella för företaget idag. Börja initialt med att lyfta frågan om hållbarhet och företagets tankar om ämnet. Om företaget ställer sig positivt till att inleda ett arbete i dessa frågor så finns en rad frågor att ta ställning till, bl.a.: Har verksamheten stor miljöpåverkan? Har företaget många anställda? 18

Bedrivs verksamheten på en ort med särskilda förutsättningar som ställer krav på företaget? Hur arbetar företaget idag med hållbarhetsaspekter och vilka åtgärder vidtas redan? Finns det några policyer eller styrdokument? Kommuniceras eventuellt hållbarhetsarbetet på något sätt idag, t.ex. på hemsidan? Rapporteras arbetet till någon instans, t.ex. ISO-rapportering? I bilaga 1 återfinns en mall för analys och inventering. Exempeluppdraget, steg 1 Hållbarhet i praktiken en redovisningsguide Det första steget i redovisningskonsultens arbete består i att initiera frågan om hållbarhetsarbete. I Bygg ABs fall görs detta i samband med diskussioner med företaget under ett bokslutsmöte. Nedan följer en beskrivning av nämnda bokslutsmöte. Bokslutsmöte i februari 20x1 Redovisningskonsulten och revisorn träffar tillsammans Bygg ABs ägare för att gå igenom bokslut och årsredovisning för föregående år. På mötet diskuteras hur det gångna året har varit, resultatet och vad de tror om det kommande året. Ägarna bedömer att det inte kommer ske några stora förändringar. Det konstateras att det finns ett större projekt som kommer att pågå under en stor del av året där Skanska är huvudentreprenör. I samband med samtalet om företagets affärsplan och långsiktiga mål tar redovisningskonsulten upp frågan om hur kunden ser på företagets hållbarhetsarbete och vad de har för inställning till och kunskap om hållbart företagande. Exempel på agenda över lämpliga frågor att ta upp med kunden finns i bilaga 8. Ägarna för Bygg AB säger att de har funderat på hållbarhet, men haft svårt att förstå vad hållbarhet är och vad det innebär för företaget. De berättar vidare att företaget under hösten fått en självdeklaration från Skanska där de ombetts svara på hur företaget efterlever den uppförandekod för underleverantörer som Skanska tidigare gett dem. Eftersom Bygg ABs ägare inte riktigt förstod vad det var och var stressade med annat har de fortfarande inte svarat. Bygg AB har även fått brev från kommunen med information om kommunens kommande projekt som syftar till att kommunen ska bygga mer miljövänliga hus. Där framgår att kommunen fortsättningsvis kommer att ställa krav på att byggföretagen har beaktat miljöaspekter i sina offerter. Redovisningskonsulten berättar mer om hur hållbarhetsarbete går till. Till exempel att det innebär att företaget arbetar långsiktigt och tar ansvar för frågor som miljö och socialt ansvar utöver vad lagen kräver. En hållbarhetsredovisning innebär att företaget informerar om vilka åtgärder som vidtagits för att intressenter runt företaget såsom kommunen och Skanska förstår hur Bygg AB arbetar med hållbarhetsfrågor. 19

Redovisningskonsulten förklarar även att det ofta är så att företag redan gör saker för att öka sin positiva påverkan på miljö och samhälle, men att det arbetet sällan förknippas med att företaget har ett hållbarhetsarbete. Därigenom är det vanligt att företag inte informerat om vad de gör. En bra början är därför att identifiera de saker Bygg AB gör av allmänt intresse eller sådant de känner förväntningar på att de ska göra och som minskar företagets negativa påverkan på miljö och omgivning. Redovisningskonsulten tar fram företagets balansoch resultaträkning och ger, baserat på posterna i balans- och resultaträkning, ett antal exempel på insatser som företaget redan arbetar med, men inte klassificerat som hållbarhetsarbete. Redovisningskonsulten berättar även om fördelarna med att företaget strukturerar sitt hållbarhetsarbete, vilket ofta gör arbetet både mer effektivt och lönsamt. Det innebär bl.a. att Bygg AB behöver ta fram en plan/strategi för vad företaget vill, vilka åtgärder som ska genomföras, en realistisk tidplan och hur detta ska kommuniceras. En viktig del är också att undersöka hur omgivningen kring Bygg AB ser på det egna hållbarhetsarbetet och vilka förväntningar intressenter har på företaget utöver kommunen och Skanska där det redan har konstaterats att det finns en förväntan. Bygg ABs ägare blir intresserade och förstår vikten av att börja arbeta aktivt med hållbarhetsfrågorna för företaget. De konstaterar att det troligen innebär stora konkurrensfördelar och att det finns en efterfrågan från omgivningen att företaget arbetar hållbart. Redovisningskonsulten lovar att biträda som projektledare i hållbarhetsprocessen. I rollen kan konsulten hjälpa till med struktur och dokumentation, men förklarar att det är företagsledningen som i huvudsak måste driva projektet, helst tillsammans med de anställda så att de är involverade från början. Redovisningskonsulten och Bygg ABs ägare diskuterar företagets verksamhet och förutsättningar och analysera vidare vilka hållbarhetsområden som kan vara aktuella för företaget. När de avslutar mötet lämnar redovisningskonsulten ett informationsblad om hållbarhetsredovisning som de kan titta på i lugn och ro. Tillbaka på kontoret ser redovisningskonsulten till att uppdatera Bygg ABs företagsbeskrivning och riskbedömning med uppgifter om att: en av företagets största kunder har förväntningar på att företaget arbetar med relevanta hållbarhetsfrågor i verksamheten, kommunen har ett projekt om hållbart byggande, och risker föreligger om Bygg AB inte arbeta aktivt med hållbarhetsfrågor. I bilaga 9 Förståelse av uppdragsgivarens verksamhet finns exempel på text i företagsbeskrivningen. Där framhålls att hållbarhetsaspekterna av verksamheten är en viktig samhällsfråga och av vikt för företagets kunder. 20

Steg 2 Identifiera och prioritera intressenterna I steg två identifieras intressenterna runt företaget. Det görs genom att företaget undersöker vem eller vilka som påverkar företaget eller som påverkas av företaget. De som påverkas av och påverkar företaget kallas intressenter och innefattar ofta grupperna kunder, anställda, ägare, investerare, slutkonsumenter, samhälle, leverantörer, branschförening m.fl. I nästa steg behöver omfattningen av intressenternas påverkan graderas. Prioritera därefter vilka intressenter som har störst påverkan på företaget och dess hållbarhetsarbete. I bilaga 2 Intressentanalys återfinns en mall för intressentanalys. Exempeluppdraget, steg 2 Andra steget i processen utför företaget tillsammans med redovisningskonsulten och utvalda medarbetare. I Bygg ABs fall utses en medarbetare som representant för företagets anställda under uppstartsmötet. Mötet syftar till att bl.a. identifiera intressenter och nyckelintressenter. Uppstartsmöte i mars 20x1 Vid uppstartsmötet deltar ägarna, redovisningskonsulten och en av medarbetarna. Deltagarna börjar med att brainstorma för att identifiera vilka intressenter som finns i och kring företaget. Intressenter är de personer, företag eller organisationer som påverkas av företaget och som kan ha en påverkan på företaget. Följande intressenter identifieras för Bygg AB: x ägare, x anställda och blivande medarbetare, x kunder, befintliga och nya, x konkurrenter, x slutkonsumenter, och x kommunen. Nästa led består i att prioritera de identifierade intressenterna och få fram nyckelintressenter, dvs. de som har störst påverkan på eller påverkas i störst utsträckning av Bygg ABs hållbarhetsarbete. Gruppen kommer fram till att nyckelintressenterna är ägarna, medarbetarna och de största kunderna som även är konkurrenter i vissa uppdrag. Kommunen är också en viktig intressent eftersom den påverkar företagets möjligheter genom sitt ansvar för avfallshantering och möjligheter till återvinning, men också för att kommunen driver ett projekt om hållbart byggande av nya bostäder som kan påverka Bygg ABs verksamhet. De använder sig av en mall för att dokumentera analysen av intressenter, se bilaga 2. 21

Gruppen funderar sedan på vilka områden som är viktiga för de olika nyckelintressenterna och om det är samma eller olika frågor som är av vikt för intressenterna. För att få ett bra utgångsläge för det fortsatta arbetet behöver företaget få information om vad intressenterna har för förväntningar och krav på företagets hållbarhetsarbete. Steg 3 Kommunicera med intressenterna Steg tre består i att kommunicera med intressenter. Det kan ske på olika sätt t.ex. genom intervjuer, enkäter eller liknande. Kommunikationen syftar till att identifiera vilka hållbarhetsfrågor intressenterna anser vara väsentliga för företaget att arbeta med. Om det inte går att intervjua alla intressentgrupper så välj, i första hand, de som bedöms ha störst påverkan på företaget. I bilaga 3 Exempel på intressentdialog återfinns en rad frågor som utgör en bra utgångspunkt för dialog med intressenter. Exempeluppdraget, steg 3 Till grund för tredje steget ligger dels beslut fattade på uppstartsmötet i mars som ytterligare kommer beskrivas nedan och dels en workshop med medarbetarna i företaget. Medarbetarna identifieras som nyckelintressenter och deras delaktighet är central för det fortsatta arbetet. Fortsättning uppstartsmöte i mars 20x1 För att få information om vad företagets intressenter har för förväntningar och krav på företagets hållbarhetsarbete, beslutar Bygg AB att göra en digital enkät. I enkäten ber Bygg AB intressenterna besvara ett antal frågor. Bygg AB anser sig ha en nära relation till sina nyckelintressenter och förlitar sig därför på att de kommer få många svar på enkäten. 22

Ägarna ser en fördel med att kunna informera intressenterna i enkätutskicket om att företaget har inlett arbetet med att organisera sitt hållbarhetsarbete för att få en bättre struktur. Målsättningen är att kunna presentera sina mål, aktiviteter och resultat i en kommande rapport. Den allmänna uppfattningen är att det kommer att upplevas som en positiv aktivitet från både anställda och kunder. De frågor som ställs i enkäten är: x Vilken relation har du till vårt företag? x Vilka miljöfrågor anser du att vårt företag borde arbeta med? x Vilka sociala frågor anser du att vårt företag borde arbeta med? x Vilka områden tycker du är viktigast att vårt företag arbetar med om du måste prioritera? x Arbetar ditt företag aktivt med hållbarhetsarbete? x Ställer ditt företag hållbarhetskrav på leverantörer? I så fall, kan du nämna några exempel? x Är en hållbar livsstil viktig för dig som privatperson? Företaget har, utöver externa parter, identifierat sina anställda som nyckelintressenter. Bygg AB kommer därför organiseras en workshop där redovisningskonsulten och ägarna introducerar projektet och informerar om syftet och målen med hållbarhetsarbetet. Workshop i april 20x1 På workshopen informeras bl.a. om FNs 17 globala mål och EUs nya direktiv för att ge en inramning till företagets egna hållbarhetsfrågor. Under mötet diskuteras vad de kan göra, både gemensamt och som enskilda individer. Ägarna förklarar att det finns insatser som redan görs och åtgärder som kan göras på kort och på lång sikt. Hänsyn måste tas till ekonomin i det nya projektet eftersom även detta är en hållbarhetsaspekt. Finns inte tillräckligt med resurser i företaget, kan Bygg AB inte göra några insatser för vare sig miljö eller samhälle oavsett hur viktiga företaget anser att sådana insatser är. Bygg AB kan inte heller arbeta med samtliga frågor som identifieras, utan företaget måste prioritera de som är väsentliga. I arbetet vill de ha medarbetarnas synpunkter och förslag på frågor som bör prioriteras. Det kan också finnas åtgärder som de anställda vill göra som privatpersoner och som företaget kan hjälpa till med, t.ex. miljövänliga resor till och från arbetsplatsen. Om de anställda vill få möjlighet att arbeta ideellt med något välgörenhetsprojekt, kan företaget stötta genom att t.ex. inte göra löneavdrag. Ett förslag som kom fram var att göra en gemensam insats för att samla in kläder och saker som kan skänkas till flyktingförläggningen som finns på orten. Ett diskussionsunderlag under workshopen är Uppförandekod för leverantörer som företaget fått från en av sina kunder. Medarbetarna får bl.a. ta ställning till vilka krav de anser att företaget uppfyller och/eller vilka åtgärder som krävs för att företaget ska 23

uppfylla kraven i uppförandekoden. Eftersom kunden också är ett byggföretag så är de punkter som tas upp i deras uppförandekod för leverantörer även aktuella för Bygg ABs eget arbete i dessa frågor. En av punkterna i kundens uppförandekod för leverantörer är att Bygg AB har ansvar för sina leverantörer och att tillse att även dessa uppfyller kraven när de arbetar som underleverantör i ett av kundens uppdrag. Även branschföreningen som Bygg AB är medlemmar i har tagit fram en uppförandekod för sina medlemmar, Sveriges byggindustriers uppförandekod. Punkter som tas upp i de båda uppförandekoderna och som diskuteras är: x trygg och säker arbetsmiljö, x arbetsförhållanden, arbetstider, löner och förmåner, x nolltolerans av respektlöst beteende, diskriminering, mobbning, trakasserier och ofredanden, x att verksamheten bedrivs på ett ansvarsfullt sätt med hänsyn till miljön, x skydd av egna och andras tillgångar från skador, stöld, förlust och felaktig användning, x respekt av konfidentiell information, x nolltolerans mot alla former av mutor och korruption, samt förskingring, penningtvätt, otillåtna provisioner, utpressning, bedrägeri och gynnande av familj eller vänner i affärssammanhang, x konkurrens på lika villkor, och x undvikande av intressekonflikter. Hållbarhetsgruppen som bildats bestående av ägarna, redovisningskonsulten och en av de anställda sammanställer de punkter som medarbetarna har föreslagit. Steg 4 Väsentlighetsanalys och prioritering I det fjärde steget samlas först intervjusvaren in från de tillfrågade intressenterna och sorteras utifrån vilka frågor dessa anser vara de viktigaste för verksamhetens hållbarhetsarbete. Därefter genomför företaget en egen översyn av verksamheten och tar fram vad företaget bedömer vara de mest relevanta frågorna och var företaget menar att de har störst påverkan, både positiv och negativ. Sedan vägs områden identifierade av intressenter samman med företagets egen analys och frågorna delas in i en prioritetsordning utefter väsentlighet. I bilaga 4 finns en mall för väsentlighetsanalys. Exempeluppdraget, steg 4 Fjärde steget i Bygg ABs arbete består av en genomgång av enkätsvaren från intressenter. Härefter inleds arbetet med väsentlighetsanalys och prioritering. Tillvägagångssättet beskrivs i sammanfattningen av arbetsmötet. 24