Chalmers IT-strategiska plan 2014-2018 1. Introduktion och bakgrund Chalmers IT-verksamhet levererar idag mest generell och administrativ IT samt visst stöd till utbildningen. Stödet till Chalmers kärnverksamheter utbildning, forskning och nyttiggörande kan och bör kunna öka väsentligt och på så sätt skapa konkurrensfördelar för Chalmers. Det långsiktiga målet för Chalmers IT-verksamhet är därför att ställa om verksamheten till att stödja utbildning, forskning och nyttiggörande. Ett led i att åstadkomma detta är att i planeringen för IT-verksamheten utgå ifrån de verksamhetsplaner som Chalmers tagit fram och beskriva hur IT ska bidra till Chalmers övergripande mål: utbildning i världsklass; excellent forskning; effektivt nyttiggörande; och utmärkt intern miljö. Denna IT-strategiska plan är ett första försök att utgå från Chalmers PVU och konkretisera hur IT-verksamheten ska stödja dessa mål. Först därefter beskrivs vad det innebär för förändringar av själva IT-verksamheten de kommande åren. Den IT-strategiska planen är underlag för prioritering inom systemförvaltningsorganisationerna som ansvarar för existerande tjänster och utvecklingsprogrammet Utmärkt intern miljö som ansvarar för större utvecklings- och förändringsinitiativ. Begreppet Chalmers IT-verksamhet ska i detta dokument tolkas som allt det som görs för att leverera IT-stöd centralt (IT-service, Program- och projektkontoret, Student- och utbildningsavdelningen, övriga AoS samt biblioteket) och lokalt (institutioner och centra såsom C3SE). Processen för att ta fram den IT-strategiska planen har utgått från Chalmers ledning och därefter har dialoger skett med ansvariga för respektive delmål i Chalmers PVU och Chalmers processägare och processledare. Inom speciellt excellent forskning behövs det en bredare bottom-up process för att få fram bra mål vilket gör att den nuvarande planen bara ska ses som en första skiss som siktar på det kommande året. Målet är att driva en bred behovsfångstprocess under 2014 för att ta fram relevanta och framåtsiktande mål. En del av målen har beröring på risker i Chalmers risk register 2013 och då speciellt risk nr. 1 (R1) som rör driftstabilitet och risk nr. 2 (R2) som rör informationssäkerhet. 2. Strategisk karta Nedan anges IT-verksamhetens strategiska karta. Dvs, de mål som Chalmers IT-verksamhet har och som ska bidra till Chalmers övergripande mål och delmål. Dessa mål kommer att förklaras i mera detalj per övergripande mål. Alla IT-mål numreras med ITX, där X är ett löpnummer 1-10 för att enkelt kunna refereras till även utanför detta dokument. 1
3. Chalmers övergripande mål: Utbildning i världsklass Inom det övergripande målet utbildning i världsklass ska följande mål nås under perioden: IT1. Kreativ och inspirerande digital lärmiljö för studenter och lärare IT2. Välfungerande och moderna digitala kanaler riktade mot presumtiva studenter IT3. Studentarbeten ska vara en viktig del i utvecklingen av Chalmers IT-verksamhet Kreativ och inspirerande digital lärmiljö för studenter och lärare I den digitala lärmiljön ingår tex lärplattform, studentportal, datorsalar, labbsalar, programvara, e- böcker, datortentamina, och inspelning av föreläsningar. Mycket görs redan men flera av dagens lösningar upplevs underdimensionerade, svåranvända, eller gammalmodiga. Chalmers kan inte sägas ligga i framkant eller ens i mittfåran vad gäller att skapa en kreativ och inspirerande digital lärmiljö. Om Chalmers fortsatt ska kunna leverera god utbildning behöver IT-stöden leva upp till studenters och lärares krav. För att nå dit krävs mycket arbete och första steget är att genomföra en förstudie under 2014 för att ta fram en målbild för hur Chalmers ska skapa en kreativ och inspirerande digital lärmiljö. Denna förstudie ska ta ett helhetsperspektiv och ta in perspektiven pedagogiska modeller, lokaler och IT. Viktigt är att skapa ett tillvägagångssätt där Chalmers successivt kan flytta fram positionerna och utveckla stödet till studenter och lärare. Viktiga delar är att genomföra pilotsatsningar för att testa nya tekniker och få fram goda exempel som kan presenteras i seminarier men också att erbjuda praktiskt stöd (både IT och pedagogiskt stöd) till lärare i och inför lärsituationerna. 2
Välfungerande och moderna digitala kanaler riktade mot presumtiva studenter Att utveckla studentrekryteringen är ett prioriterat mål för Chalmers och IT har här en naturlig roll genom användning av webb och sociala kanaler för att nå presumtiva studenter och uppföljningsverktyg för att följa upp kontakterna med presumtiva studenter, studenter och alumner. Studentarbeten ska vara en viktig del i utvecklingen av Chalmers IT-verksamhet I grundutbildningens vision står det Chalmers alumni har djupa ämneskunskaper kombinerat med förmåga att ta ledande roller vid utvecklingen, realiserandet och driften av tekniska system, processer och tjänster. Chalmers alumni kan samverka med andra professioner och bidrar med en gedigen teknisk grund vid lösandet av komplexa samhällsproblem. En outnyttjad resurs för att åstadkomma detta mål är Chalmers egna verksamhet och då inte minst IT-verksamheten. Varje år genomförs ett antal förstudier, utredningar och projekt för att utveckla Chalmers mot dess vision. Studentarbeten skulle kunna utgöra ett naturligt inslag i stora delar av denna verksamhet, inte minst i utredningar och förstudier, och på så sätt bidra till grundutbildningens vision samtidigt som studenterna skulle kunna bidra med sitt perspektiv. Det mest naturliga sättet att genomföra detta är i form av projekt- och examensarbeten. Men Chalmers bör även titta närmare på om, och i så fall när, det är lämpligt att hyra in studenter. 4. Chalmers övergripande mål: Excellent forskning Alf-Erik Almstedt och Catharina Hiort har under våren genomfört dialoger med flertalet institutioner. Ur dessa dialoger och annan input som kommit IT-verksamheten tillhanda har vi beslutat lyfta fram följande mål kopplat till Chalmers övergripande mål excellent forskning: IT4. Mer lättanvända och effektiva IT-stöd som frigör tid för forskning IT5. Ändamålsenliga samarbetsverktyg för forskningsprojekt IT6. Säker och korrekt hantering av forskningsinformation Men vi konstaterar samtidigt att det är ont om input om vilka IT behov forskare ser skulle kunna utveckla deras verksamheter. Det behövs en bredare bottom-up process för att få fram bra mål på hur IT-verksamheten kan bidra till målet excellent forskning. En sådan bred behovsfångstprocess kommer att genomföras under 2014 för att ta fram relevanta och framåtsiktande mål. De tre ovan angivna målen är därför att se som relativt kortsiktiga och preliminära. Mer lättanvända och effektiva IT-stöd som frigör tid för forskning Många forskare klagar på att våra IT-stöd är svåranvända. Inte minst gäller detta för sällananvändare. För att råda bot på detta föreslås dels en bättre utvärdering av användarvänlighet (inte minst för sällananvändare) vid nyanskaffning av system och dels en introduktion till nyanställda hur våra IT-stöd fungerar. Ytterligare ett område som efterfrågas är mer systemstöd för planering, budgetering, rapportering och utvärdering av forskningsprojekt. Detta för att minska den administrativa bördan för forskare i hela livscykeln för ett forskningsprojekt från ansökning till slutrapportering. Ändamålsenliga samarbetsverktyg för forskningsprojekt Flertalet forskningsprojekt är idag samarbete med externa parter. För att dessa projekt ska fungera är forskarna beroende av ändamålsenliga samarbetsverktyg. Det mest efterfrågade samarbetsverktyget är ett projektportalverktyg som stödjer enskilda forskningsprojekt genom att alla ingående parter får 3
tillgång till en samarbetsyta där man kan dela dokument, publicera nyheter, planera och följa upp projektet. Ett sådant verktyg kommer att införas under 2014. Säker och korrekt hantering av forskningsinformation I takt med att allt fler forskningsprojekt innehåller externa parter, ofta med kommersiella intressen, ställs större krav på att Chalmers forskare hanterar forskningsinformation och annan information i enskilda projekt på ett korrekt och säkert sätt. Felaktig hantering av forskningsinformation kan omöjliggöra patentering och publicering av forskningsresultat eller att känslig och sekretesskyddad information röjs. Följdeffekterna av detta kan bli att Chalmers eller dess samarbetspartners förlorar i trovärdighet och konkurrenskraft samt åsamkas ekonomisk skada. För att stödja framförallt projektledare och centrumföreståndare pågår ett arbete att ta fram ett regelverk för hantering av forskningsinformation. Regelverket bygger på att de lösningar Chalmers erbjuder ska ha god teknisk och juridisk säkerhet för att minimera risken att forskningsinformation hanteras fel. Forskare ska kunna lita på att om man använder de lösningar Chalmers tillhandahåller så gör man rätt. Utöver detta behöver forskare informeras och utbildas i vikten av god informationshantering. Chalmers saknar idag helt möjligheten att på ett långsiktigt och säkert sätt digitalt arkivera forskningsdata. Under den kommande femårsperioden kommer Chalmers därför införa system för arkivering av forskningsinformation. Detta mål hanterar delar av risk 2 i Chalmers övergripande riskregister 2013. 5. Chalmers övergripande mål: Effektivt nyttiggörande Inom det övergripande målet effektivt nyttiggörande har initialts identifierats ett mål för ITverksamheten: IT7. Ändamålsenliga och lättanvända IT-stöd för dokumentation av forskningsresultat och intellektuella tillgångar. För att bättre förstå hur forskningsresultat kommer fram och inte minst för att styrka ett resultat i efterhand är det viktigt att dokumentera både forskningsresultat och hur de kommit fram. Denna dokumentation säkerställer att kunskapen lever kvar i forskningsmiljön efter att enskilda forskare lämnat Chalmers. Paketerade forskningsresultat kan bli intellektuella tillgångar som kan nyttiggöras, t.ex. genom kommersialisering. För att stödja nyttiggörandeprocessen är det därför viktigt att införa stödsystem och rutiner för att inventera, värdera och hantera intellektuella tillgångar. 6. Chalmers övergripande mål: Utmärkt intern miljö Inom det övergripande målet utmärkt intern miljö har det identifierats tre mål för IT-verksamheten: IT8. Säker och korrekt hantering av verksamhetsinformation IT9. Verksamhetskritiska IT-system ska ha hög stabilitet och tillgänglighet samt kontinuitetsplaner IT10. IT-stöd som effektiviserar verksamhetsstödet Säker och korrekt hantering av verksamhetsinformation Detta mål liknar motsvarande mål inom excellent forskning (M6). Skillnaden är att kraven här oftast kommer från svenska lagar och regler och myndighetsbeslut. För att stödja handläggare och chefer kommer ett regelverk för hantering av verksamhetsinformation tas fram. Regelverket bygger på att de 4
lösningar Chalmers erbjuder ska ha god teknisk och juridisk säkerhet för att minimera risken att verksamhetsinformation hanteras fel. Chalmers medarbetare ska kunna lita på att om man använder de lösningar Chalmers tillhandahåller så gör man rätt. Utöver detta behöver medarbetare informeras och utbildas i vikten av god informationshantering. I takt med att allt mer information produceras och lagras elektroniskt behöver Chalmers för att kunna uppfylla Riksarkivets krav på långsiktigt bevarande införa system för bevarande av elektroniska handlingar. Med ett sådant system på plats underlättar det även avställning av data från system som behöver avlastas eller avvecklas. Detta mål hanterar delar av risk 2 i Chalmers övergripande riskregister 2013. Verksamhetskritiska IT-system ska ha hög stabilitet och tillgänglighet samt kontinuitetsplaner Chalmers har de senaste åren drabbats av driftstörningar i ett flertal system alltifrån filservrar, Chalmers.se, studentportalen och nu senast vår studieportal. För att förebygga dessa störningar pågår ett arbete med att stärka upp systemförvaltningsorganisationerna och ge dem förutsättningar att hålla våra IT-system stabila över tid. Chalmers projektstyrning utvecklas också för att minska problem vid införande av nya system och då inte minst egenutvecklade system. Helt kan dock inte driftstörningar undvikas och därför kommer verksamhetskritiska system och tjänster kartläggas och dokumenteras så att det finns tillgänglig och uppdaterad dokumentation av system, backuper och återställning av system. Backuper och återställning ska dessutom testas regelbundet. Utöver detta ska riskbedömningar göras utifrån verksamhetens processer för att bedöma hur ett avbrott i IT-stöd påverkar verksamheten och kontinuitetsplaner för att hantera de största riskerna ska tas och övas. Detta mål hanterar stora delar av risk 1 och risk 2 i Chalmers övergripande riskregister 2013. IT-stöd som effektiviserar verksamhetsstödet Chalmers har lagt ett effektiviserings- och besparingskrav på verksamhetsstödet och IT-verksamheten kan hjälpa till att uppfylla detta mål genom att erbjuda mer funktionella och lättanvända system som frigör tid. Exempel på detta är dokument och ärendehanteringssystem som stödjer handläggningsprocesserna samt skräddarsydda processtöd för arbetsintensiva processer. 7. Inriktning för Chalmers IT-verksamhet Det långsiktiga målet för Chalmers IT-verksamhet är att gå från att leverera generell och administrativ IT till att leverera IT som stödjer utbildning, forskning och nyttiggörande. Administrativ och generell IT kommer självklart finnas kvar, men fokus och resurser kommer att skifta över till att stödja kärnverksamheten. Då IT-verksamheten idag ger ett relativt litet stöd till kärnverksamheten är detta en stor omställning som kommer att behöva ske under perioden 2014-2018. För att kunna åstadkomma denna omställning utan att väsentligt öka kostnaderna behöver ekonomiska och personella resurser frigöras och användas strategiskt för att driva på utvecklingen. IT-verksamheten behöver därför gå igenom flera parallella omställningar: Successiv outsourcing av tjänster och system som externa parter kan hantera bättre och/eller billigare Långsiktig avveckling (klart vid slutet av planeringsperioden) av Chalmers datorhall då vi inte är konkurrenskraftiga i att drifta egna tjänster via egen datorhall. Målbilden är att successivt välja externa molntjänster i Sverige och omvärlden, möjligen kombinerat med en mindre datorhall troligen inhyrd hos en extern leverantör (så kallad co-location). 5
Utveckla kompetensen att kravställa, beställa och upphandla system och tjänster. Inte minst är juridisk och avtalskompetens viktig. Utveckla kompetensen och förmågan att driva utvecklingsprojekt för att utveckla och vidareutveckla IT-tjänster. För att åstadkomma detta behöver Chalmers samtliga utvecklingsresurser samordnas. Öka leveransförmågan och snabbheten i leveranserna. Nya tjänster och system behöver kunna införas på månader och inte år och gamla fasas ut under samma tid. Öka kunskapen om forskningens-, utbildningens, och nyttiggörandets behov för att bättre kunna utforma tjänster och stöd till lärare och forskare Dessa omställningar är mycket stora och kommer att kräva ett stort engagemang från medarbetare och ledning för att lyckas. Styrande principer för IT-verksamheten För att kunna åstadkomma den omställning av IT-verksamheten som beskrivs ovan kommer Chalmers ställas inför många vägval på vägen. Stora strategiska vägval ska först utredas i projekt eller uppdragsform och därefter ska beslut tas i linjen. Viktiga principer att luta sig mot i dessa utredningar och beslut är att: välja lösningar som bygger på beprövad erfarenhet i omvärlden välja lösningar som bygger på öppna och/eller industristandarder med stor marknadsandel och god tillgång till kompetens överväga använda existerande system och tjänster före köpa nytt och köpa före bygga eget Välja lösningar med låg komplexitet överväga att förändra arbetssätt för att passa tillgängliga lösningar istället för att göra anpassning eller egen utveckling välja IT-tjänster och IT-system som förenklar samarbete med omvärlden och då inte minst Göteborgs Universitet alltid överväga externa alternativ vid införande av nya tjänster aktivt samverka med Sunet och svenska universitet för att åstadkomma skalfördelar och andra synergier Avsteg från dessa principer bör särskilt motiveras. 6