Finansiella regler inom Horisont 2020 20 maj 2015

Finansiella regler inom Horisont 2020 20 maj 2015 Jessica Umegård, Judit Wefer Nationella kontaktpersoner (NCP) VINNOVA jessica.umegard@vinnova.se

Agenda Översikt Horisont 2020 Relevanta dokument Finansiella grunderna i Horisont 2020 Tillåtna kostnader Personalkostnader Tredje part Praktisk hantering

Snabbfakta Statlig myndighet under Näringsdepartementet Anslaget för forskning och utveckling är ca 2,6 miljarder kronor 2014 Nationell kontaktmyndighet för EU:s ramprogram för forskning och utveckling Ca 200 personer på kontoren i Stockholm och Bryssel

VINNOVAs EU-arbete Nationell kontaktmyndighet Information & Rådgivning Statistik & analys av deltagandet Policy & expertis

EU:s FoI-program - en viktig svensk finansieringskälla Miljoner kr Vetenskapsrådet FP7 VINNOVA Energimyndigheten FORMAS FORTE Rymdstyrelsen * Exklusive European Space Agency (ESA) 2 135 2 049 1 311 1 019 414 202 4 914 Jämförelseår 2012 Källa E-corda och SCB Bild 5

Svenskt deltagande i EU-projekt 4 471 Svenska deltagare 1 697 miljoner till SE 9 plats som andel av budget 23% av beviljade ansökningar har SE deltagande Deltagande i FP7 1-99 100-499 > 500 FP7 Bild 6 = Sjunde ramprogrammet, EU 2007-2013

Topp 10 svenska organisationer FP7 Deltagande Koordinatorer Beviljade medel ( ) KAROLINSKA INSTITUTET 315 112 186 185 950 LUNDS UNIVERSITET 315 86 147 002 569 KUNGLIGA TEKNISKA HÖGSKOLAN 300 66 139 078 793 CHALMERS TEKNISKA HÖGSKOLA AKTIEBOLAG 262 49 124 039 660 UPPSALA UNIVERSITET 243 72 123 629 564 GÖTEBORGS UNIVERSITET 175 51 77 677 790 LINKÖPINGS UNIVERSITET 116 30 52 046 378 STOCKHOLMS UNIVERSITET 135 33 49 380 670 TOTALFÖRSVARETS FORSKNINGSINSTITUT, FOI 86 15 43 825 350 SVERIGES LANTBRUKSUNIVERSITET 93 15 24 203 720

Bild 8

Varför ett europeiskt program för forskning och innovation? Smart tillväxt Hållbar tillväxt Inkluderande tillväxt Bild 9

Horisont 2020 är annorlunda Ny struktur Koppla forskning och innovation Utmaningsdrivet Fokus på samhällsutmaningar Förenklingar 2015-06-22 Bild 10

Horizon 2020 Three priorities Exceptions Excellent science Industrial leadership Societal challenges

Projekttyper Forsknings- och innovationsprojekt (RIA) Innovationsprojekt (IA) Koordinerings- och stödinsatser (CSA) Förkommersiell upphandling, SMEinstrumentet, Marie Skłodowska Curie Actions, Priser, ERA-Net COFUND etc.

Bild 13

Tidsramar för EU-projekt Resultat från FP7 projekt Pågående FP7 projekt FP7: 2007-2013 Horizon 2020: 2014-2020 Möjlig FP7 revision 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017 2018 2019 2020 2021 Första FP7 utlysningarna Första FP7 projekten startar Sista FP7 projekten startar Sista FP7 projekten slutar Bild 14

Nyheter Papperslös hantering av ansökan & projektrapportering Harmoniserat regelverk Ersättningsnivå i projekten lika Nya sätt att beräkna personalkostnader Flexiblare regler för tredje parts deltagande och konsulter Max 8 månader till kontrakt Bild 15

Model Grant Agreement (MGA)

Horizon 2020 model Grant Agreement: Specific models ERC MGAs Marie- Sklodowska Curie MGAs General Model Grant Agreement SME instrument MGAs Co-fund MGAs

Chapter 1: General Single article: subject of the agreement Chapter 2: Action Action, duration and budget Chapter 3: Grant Amount, rates, eligible costs Chapter 4: Rights and obligations To implement the action: resources, in-kind contributions, subcontracts Grant administration: reporting, payments, audits Background and results: access rights, protection of results, exploitation, dissemination Others: gender equality, ethics, confidentiality Chapter 5: Division of roles Roles and responsibilities, internal arrangements Chapter 6: Rejection, reduction, penalties, termination, etc Rejection, reduction, recovery and penalties Suspension and termination of the action Chapter 7: Final provisions Accession, entry into force, amendments, applicable law

Annexes to the grant agreement Annex 1: Description of the action Annex 2: Estimated budget Annex 3: Accession Forms Annex 4: Financial statements Annex 5: Certificate on the financial statements Annex 6: Certificate on the methodology

Annotated Model Grant Agreement (AGA) Exempel Den förklarande texten till General Model Grant Agreement. Förtydligar regelverket och innehåller exempel.

Definition kostnader Direkta kostnader: Kostnader som är direkt knutna till aktiviteter i projektet Indirekta kostnader Kostnader som ej kan knytas direkt till projektet

Example: if a beneficiary always charges a particular cost as an indirect cost, it must do so also for Horizon 2020 actions, and should not charge it as a direct cost.

Direkta kostnader Maximum reimbursem ent rates Research and technological development activities (*) Demonstratio n activities Other activities Network of excellence 50% 75% (**) 100% Ett projekt = en ersättningsnivå Collaborativ e project(****) 50% 75% (**) 50% 100% Coordinatio n and support action 100% (***) Indirekta kostnader 60% 20% En modell 25 % Real Simplified

Ersättningsnivå - Research and Innovation Actions 100 + 25 Forskningsprojekt Innovationsprojekt Bild 25

Ersättningsnivå - Innovation Actions Icke vinstdrivande organisation 100 + 25 70 % x (100 + 25) Forskningsprojekt Innovationsprojekt Bild 26

Finansiering FP7 / H2020 75/60 Ersättning Dir.costs Indir.costs Tot.costs %EU EU contribution 100 60 160 75% 120 100/25 Ersättning Dir.costs Indir.costs Tot.costs %EU EU contribution 100 25 125 100% 125

Tillåtna kostnader

Faktiska Bokförda Budgeterade Nödvändiga Uppstått under projekttiden Enligt deltagarens normala redovisningsprinciper

Kostnadsslag Personalkostnader: löner inkl. LKP Underleverantörer: konsulter, (inkl. skatter och påslag). Andra direkta kostnader: förbrukningsvaror, resor, logi, avskrivningar Tredje parts kostnader

Kostnadsformer Actual costs Costs actually incurred, identifiable and verifiable, recorded in the accounts, etc Unit costs A fixed amount per unit determined by the Comm. (e.g. SME owners, etc) For average personnel cost (based on the usual accounting practices) Flat rate A percentage to be calculated on the eligible costs Example: Indirect costs = 25 % of Direct costs Lump sum A global amount to cover one or several categories of costs Example: Phase 1 of the SME instrument

Kostnadsslag och kostnadsformer FORMS OF COSTS Personnel Subcontracting Financial support to 3rd parties Other Actual costs Unit costs Yes for - Average personnel costs - SME owners & natural persons without a salary BUDGET CATEGORIES DIRECT COSTS INDIRECT COSTS SPECIFIC CATETORIES OF COSTS Yes if foreseen by Comm. Decision Flat-rate costs Lump sum costs Yes if foreseen by Comm. Decision 32

Budgettabellen A. Direct personnel costs Estimated eligible* costs (per budget category) B. Direct costs of subcontracting [C. Direct costs of fin. support] A.1 Personnel A.4 SME owners without salary D.1 Travel D. Other direct costs A.2 Natural persons under direct contract A.3 Seconded persons [A.6 Personnel for providing access to research infrastructure] A.5 Beneficiaries that are natural persons without salary D.2 Equipment D.3 Other goods and services D.4 Costs of large research infrastructure Form of costs**** Actual Unit Unit XX EUR/hour Actual Actual Actual (a) Total (b) No hours Total (c) (d) (e) (f) Beneficiary 1 500.000 0 100 3.213 150.000 0 325.000 Beneficiary 2 0 300.000 0 0 0 0 125.000

Personalkostnader Actual costs: - Timlön enligt GA Unit costs: - Genomsnittlig - timlön enligt egna interna rutiner - Schablon - timlönen definierad av KOM

Actual personnel costs: calculation - I Actual Personnel Cost = Hours worked for the project x Hourly rate Hourly rate = Annual personnel costs Annual productive hours The hourly rate is to be calculated per financial year If the financial year is not closed at the time of reporting, the beneficiary must use the last closed financial year available. Disclaimer: Information not legally binding

Actual personnel costs: annual productive hours 1720 hours Individual annual productive hours Formula: annual workable hours + overtime - absences Standard annual productive hours According to the beneficiary's usual accounting practices; Minimum threshold: annual productive hours 90 % of the standard workable hours

Example: When the financial year matches the calendar year (most common case), i.e. 1 st January 31 st December, the hourly rate for the hours worked in 2014 will be calculated using the personnel costs from January to December 2014.

6. Actual personnel costs: calculation - II Use of the last closed financial year 01/10/2014 31/03/2016 Reporting period (example) 2014 2015 2016 Hourly rates of 2015 will also be used for these months ADVANTAGES FOR THE BENEFICIARIES NO ADJUSTMENTS TO BE DECLARED IN THE NEXT PERIOD LEGAL CERTAINTY: NO DOUBTS ABOUT WHAT PERIOD AND WHAT DATA MUST BE USED FOR THE CALCULATION REMOVES ERRORS DUE TO INCORRECT CALCULATIONS FOR FRACTIONS OF A YEAR Disclaimer: Information not legally binding

Underlag Tidredovisning Kontrakt Tidrapporter Deklaration för heltid i ett projekt Anställningskontrakt Bevis att man jobbar i projektet

Andra kostnader (other costs) Resekostnader. Enligt deltagarens interna regler. Utrustning - Avskrivningar. Under relevant period och omfattning enligt deltagarens interna regler och internationella regler. - Inköp - Hyra. Ej överstiga inköpskostnaden. Stor forskningsinfrastruktur. Ska stå i kontraktet som egen kategori. Andra direkta kostnader och service

Article 23.3 H2020 Rules for Participation They [the participants] shall have the appropriate resources as and when needed for carrying out the action. Exempel Tredje parter - Underleverantörer - Kontrakt - Länkad tredje part - Bidrag från tredje part

Underleverantörer Contracts Goods, works and services Ej beskrivna i Annex I Nödvändiga för implementeringen Öppen, transperent process Ej intressekonflikt Tex förbrukningsvaror, publikationskostnader, revisorsintyg OH MGA Art. 10, 6.2 D.3 Subcontractors Om nödvändiga för projektet Begränsad del av budgeten Beskrivna i Annex I I budgeten i Annex II Öppen, transperent process Ej intressekonflikt Kan godkännas även om ej i Annex I Ej OH MGA Art.13

Gör rätt vid inköp Demonstrera tydligt mest för pengarna vid alla inköp (Goods, works or services) och subcontracting - Någon form av upphandling behövs för detta tex. offert, tre erbjudande, marknadsundersökning - Om ordentligt utfört accepterar KOM deltagarnas standardförfarande - Upphandlingsavtal som redan finns accepteras normalt - Man uppfyller inte kraven bara genom att nämna utföraren i kontraktet 43

Tredje part Contribution in kind free of charge or against payment Ex utlånad personal, service, infrastruktur Beskrivna i Annex 1, men skriver ej på kontraktet Kostnader kan godkännas i efterhand utan en kontraktsändring Kan bli granskade av KOM

Linked third party Entities with a legal link Måste vara identifierad i GA, Annex 1, men skriver ej på Samma regelverk för kostnaderna som partnern Egen ekonomisk rapport Kan bli granskade av KOM MGA Art. 14

Types of third parties Does work of the action Provides resources or services What is eligible? CHARACTERISTICS Must be indicated in Annex 1 Indirect costs Selecting the third party Articles Linked third party YES NO Costs YES YES Must be affiliated or have a legal link Article 14 Subcontractors YES NO Price YES NO Best value for money, avoid conflict of interest Article 13 Third party providing in-kind contributions NO YES Costs YES YES Not used to circumvent the rules Articles 11 and 12 Contractors NO YES Price NO YES Best value for money, avoid conflict of interest Article 10 Financial support to third parties Only if allowed in the call The beneficiaries activity consists in providing financial support to the target population YES NO According to the conditions in Annex 1 Article 15

Sammanfattning tillåtna kostnader Personalkostnad 3 alternativ årliga produktiva timmar Stängt år Tidredovisning Underleverantörer Typ av underleverantörer Upphandling Andra direkta kostnader Resor Utrustning, infrastruktur Kontrakt Tredje part

48 Projekthantering

Utvärderingskriterier Excellence Impact Implementation Scientific and/or technological excellence (relevant to the topics addressed by the call) Potential impact through the development, dissemination and use of the project results Quality and efficiency of the implementation and management The evaluation criteria are call specific Bild 49

Tid till kontrakt Maxtid till kontrakt är 8 månader 5 månader För att informera alla sökande om utvärderingsresultatet Några undantag tex: ERC Komplexa projekt Högt ansökningstryck På sökandes begäran 3 månader för signatur av GA

Förskottsbetalning Inom 30 dagar Ingen standardsumma eller %-sats Kalkuleras för att ge basfinansiering till en period (finansiering/antal perioder) Normalt 50% för 2 perioder, 33% för 3 perioder, 25% för 4 perioder.

Rapporteringar och utbetalningar Rapporteringsperiod: 12 / 18 månaders Delbetalning -inom 90 dagar efter rapportering Slutbetalning -90 dagar efter slutrapport 5% till Garantifonden Utbetalas i Euro till koordinatorn

Rapportering Inga större förändringar från FP7 Periodisk ekonomisk rapport: - individual financial statement (see Annex 4) - explanation of the use of resources - periodic summary financial statement (automatiskt) Slutrapportering, enligt ovan plus: - final summary financial statement (automatiskt) - certificate on the financial statements Växelkursen: - Genomsnitt för perioden - http://www.ecb.europa.eu/stats/exchange/eurofxref/ html/index.en.html

Kontroller och revisioner Finansiell viabilitet Revision från Kommissionen begränsad till två år efter slututbetalningen Revisionsintyg Endast vid slutbetalning när EU bidraget som deltagaren begär för faktiska kostnader + unit costs EUR 325.000 Certificate on the methodology: Frivilligt för personalkostnader (under unit costs) Efterkontroller Revision från Kommissionen begränsad till två år efter slututbetalningen Bild 54

Vilka ändringar kan göras? Budget transfers and re allocation Amendment needed? From one beneficiary to another NO From one budget category to another NO Re allocation of Annex 1 tasks Transfers between forms of funding (actual costs, unit costs, etc.) New subcontracts YES YES if no budget was foreseen for the "form" receiving the transfer YES (strongly advised)

Subject: Restrictions on extensions to the duration of grant agreements, and respect of reporting deadlines Exempel NOTE TO COORDINATORS OF PROJECTS UNDER THE EUROPEAN COMMISSION S 7 TH FRAMEWORK PROGRAMME Bild 56

Rapportering av budgeten istället för verkliga kostnader Rapportering av fulla kostnader för tillgångar Intern fakturering utan koppling till verkliga kostnader Ingen bevisad koppling av förbrukningsvaror till ett projekt Tillämpar ej deltagarens normala rutiner Ingen dokumentation Vanliga fel i FP7

Innehåller all dokumentation var selektiv! Topp tre dokument: Participant Portal Portalen till EU-projekt General Model Grant Agreement Definierar Model Grant Agreement Annotated Model Grant Agreement Inkluderar förklarande text till alla delar General Annexes Lista på länder, deltagande kriterier, ersättningsnivåer, utvärdering etc. Papperslös bidragshantering i Horisont 2020 Bild 58

LEAR Legal Entity Administrative Representative

Participant Portal Grant Management Service

Finansiell information

Roller och rättigheter (organisation) Role Read Write/Sa ve Assign/Re voke AcAds Assign/R evoke LSIGNs and FSIGNs LEAR AcAd x LSIGN x x x FSIGN x x x 65

Roller och rättigheter (projekt) Role Read Write/Sa ve Submit to Coord. Submit to COM SIGN GA SIGN Fin Stat. Assign/r evoke access CoCo x x PaCo x x x TaMa x x x x x TeMe x x x x x x PLSIGN x x x x PFSIGN x x x x 66

National Contact Points Nationella kontaktpersoner: www.vinnova.se/ncp Horisont 2020: www.vinnova.se/h2020 Nyhetsbrevet Inside: www.vinnova.se/inside