Protokoll från distriktsstyrelsens möte 17-18/8 2013. #685

Protokoll från distriktsstyrelsens möte 17-18/8 2013. #685 Närvarande Anna Gottfridsson Magnus Bernhardson Mikael Johansson Jenny Lindström Calvin Jan Månsson Pernilla Niemi Frånvarande Mathilda Wihlborg Julia Michaelsen Micael Andreasson Marcus Björk Karolina Karlsson Fredrik Claesson Anton Engström Förkortning AGO MAG MIJ JLC JM PN Förkortning MAW JM MAO MB KK FC AE 1. Mötets öppnande AGO öppnar mötet. 2. Val av mötesordförande AGO valdes till mötesordförande. 3. Fastställande av föredragningslista Föredragningslistan godkändes med avbrott för vandring runt på Kragenäs efter lunch. 4. Rapporter DS-medlemmar rapporterar sådan som hänt sedan senaste mötet och som är relevant att informera eller besluta om. Endast kortare punkter. Enligt beslut på nedtakten har PN köpt in en projektor som kompletterar den som finns på kansliet, kostnad 6.173:-. Beslut: Styrelsen godkänner inköpet. 1

MIJ rapporterar att nätet på Purpursnäckan är klart och det finns två nätverk/accesser, en helt öppen för alla som vill ha wifi på kansliet och en låst för ledningen. Slutna nätverket håller en G-disk med alla dokument och vi diskuterar hur vi kanske ska använda den i framtiden istället för eller som komplement till Projektplatsen. Beslut: Bygg systemet så att anställdas datorer jobbar mot Scouternas server och med synkroniserings-set up som körs automatiskt när man är offline. Mikael Utreda möjligheterna för att sätta upp Purpursnäckans server som en lokal backup för det vi har på Scouternas server. MIJ undersöker möjligheterna. Filstrukturen på G-servern, bibliotek och namn samt hur och var att spara, ska sättas innan vi öppnar det slutna nätet. MIJ tittar på detta. Skrivaren ska sättas upp så att bägge näten ska kunna skriva ut när man är uppkopplad, oberoende av vilken dator man har (skrivartillgänglighet ska följa med att vara ansluten till nätverket). MIJ tar med detta till sitt samtal med Jörgen som arbetar med skrivarkopplingen. AGO rapporterar att hemsidan är uppe och fungerar bra. Texter är i huvudsak redigerade och genomlästa. Några funktioner kvarstår, men tanken är att kansliet ska jobba vidare med dessa när de fått utbildning i hur man gör. Beslut: Alla behöver återkoppla så snart man ser eller undrar om fel eller brister, till AGO eller kansliet. PN berättade att hemsidan och vår e-post hos Teknologia flyttas inom kort till annat webhotell för att få ner kostnaden och koppla tydligare mot Scouternas lösning. gbgscout och goteborgsscouterna är två domäner som vi äger. Backup på allt har gjorts innan flytt och denna backup ska sedan läggas upp på Purpurs server. Beslut: Alla e-poster kopplade till @gbgscout.se kommer att flyttas. Vi ska då också lista alla gruppadresser och sätta en tydlig struktur så att vi få en gemensam kontroll och ordning. AGO, PN och IT-gruppen tittar på detta. JLC rapporterade att vårt deltagande under Kulturkalaset är i full gång och hittills lyckat. Lite tunt på funktionärer men mycket uppskattat. Stundtals upp till 40 minuter kö vilket egentligen är bra. Utvärderingsmöte är inbokat för att bygga för framtiden. JAN var funktionär på Trampolin, equmenias första riksscoutläger, i sommar. Lägerdygnet var med ett fast program på förmiddagen och ett gediget spontanprogram på eftermiddagen. Lite av detta spontanprogram, fasta programaktiviteter, fanns på after sales och har nu köpts in till distriktet. Det kan både bli som låneprogram eller del av det fasta programmet på Kragenäs. Beslut: Inköp för 3.730:- ersätts av distriktet och sakerna gör mest nytta på Kragenäs. 2

Lägr1 är avslutat och många berättelser har kommit om att det har varit mycket lyckat. Vi hoppas alla har haft chans att både följa och lyssna på vad som har hänt och hur det har fungerat. Mitt under lägret ringde också Tomas, ekonomiansvarig i lägerledningen, och gav också lite ljusa bilder vad gäller ekonomin. Det kom 400 deltagare och 80 funktionärer vilket gjorde lite extra intäkter efter det att sista budgetgenomgången gjordes. Till detta ska vi också räkna in att inte några av alla de reserver som fanns har behövts. Det har inte uppstått några plötsliga extra behov och vädret har också varit positivt för att hålla nere kostnaderna för Lägr1. Vi inväntar en ordentlig uppdatering så snart sammanställning är gjord och skickar också med JAN att meddela lägerledningen att vi gärna vill ha del av deras tankar och utvärdering av lägerplaneringen för att kunna ta med oss in i framtiden. 5. Nya utskott På nedtakten beslutades att vi under hösten ska starta nya utskott i distriktsledningen och ungefär vad dessa ska arbeta med. Här följer ytterligare diskussion och beslut. Efter att ha funderat på nedtaktens diskussioner över sommaren är vi överens om att det finns behov av fem utskott, cirka 4 6 personer per utskott inklusive en ordförande. Varje utskott behöver också en DS-kontakt som har uppdrag att stötta lite extra i början och samordna med DS. Beslut: DS beslutar att lägga ner de utskott som arbetat i distriktsledningen tidigare. AGO pratar med de som har verksamhet på gång om hur de går vidare med arbetet som ett fristående projekt. DS beslutar att starta fem nya utskott. De kommer sättas samman under hösten och har tillsammans med DS i uppdrag att uppfylla verksamhetsplanen för 2014. AGO gör en annons att sprida på hemsidan och till alla kårkontakter om att vi söker medlemmar till de nya utskotten, varav en ordförande. DS ska utse ordförande innan stämman/årsmötet och övriga ledamöter direkt efter stämman/årsmötet. Händelseutskottet, HUT - riktar sig med aktiviteter till alla våra medlemmar Syftet är att skapa mötesplatser och arrangemang utanför den egna kåren, egna eller genom att stötta lokala initiativ. Uppdraget är att leda arrangemang som genomförs för alla medlemmar eller viss gruppering. HUT ordnar egna arrangemang men är också utskottet man kan vända sig till för att få stöd att ordna något för distriktet. HUT ska tillsätta projektgrupper för arrangemangen, stötta projektgrupperna i att göra en projektplan, budget, utvärdering m.m. och kvalitetssäkra genomförandet. HUT ska också utvärdera och utveckla arrangemangen i enlighet med våra policyer. DS-kontakt JLC +? Kommunikationsutskottet, KUT - vårdar och styr vår kommunikation Syftet är att skapa en enhetlig kommunikation för distriktet och se till att all kommunikationen sker på ett lättillgängligt sätt. 3

Uppdraget är att sätta ramar och förutsättningar för vår kommunikation samt kontinuerligt arbeta med att utveckla den. KUT ska vårda distriktets varumärke, ansvara för den grafiska profilen och se till att våra distriktsaktiva får kunskap om vilka regler och lagar som gäller för publicering av text och bilder på internet samt i utskick. KUT ansvarar för vår hemsida samt all information i sociala medier och ska verifiera all ny information innan den sprids. KUT ansvarar också för att vi har rätt metod i vår kontakt med media och i andra publika sammanhang samt ska kunna stötta våra kårer i att nå ut i media. KUT ansvarar för vår bildbank för användande i olika öppna sammanhang. DS-kontakt PN tillsammans med Susanne på kansliet Publika utskottet, PUT - aktiviteter för alla som ännu inte är scouter Syftet är att visa upp Scouterna på externa arrangemang och i samband med egna arrangemang genom att vara en aktiv del i samhället och i samverkan med alla scouter i vårt område. Uppdraget är att ta reda på vad som händer i vårt område, sålla och prioritera var Scouterna ska synas. PUT ska ha koll på vad som händer så vi inte lägger arrangemang som krockar på fel sätt med andra arrangemang i samhället. PUT ska skapa event för att synliggöra Scouterna och för att lyckas med detta knyter de till sig projektgrupper inför olika arrangemang eller mässor, bollar med dessa och stöttar för att kvalitetssäkra arrangemanget. De har också en aktiv kommunikation med övriga utskott och råd för att ta chansen att visa upp Scouterna i samband med arrangemang som genomförs i distriktet och uppmuntrar dem att bli publikt medvetna. Utskottet har också en kontinuerlig kontakt med Västra kansliet och Scouterna om att synas i publika sammanhang och söker ständigt samarbeta med alla scouter inom vårt område. DS-kontakt AGO och MB tillsammans med Sandra på kansliet Rover- och utmanarutskottet, RUT - aktivteter speciellt för utmanare och roverscouter Syftet är att skapa möjligheter för utmanare och roverscouter att mötas över kår-och distriktsgränser. Uppdraget är att ordna verksamhet som både görs för och av utmanare och roverscouter. RUT ska engagera utmanare och roverscouter och beakta åldersskillnaden när de planerar och kvalitetssäkrar arrangemang. RUT ska också verka för att väcka intresse bland utmanare och roverscouter för aktiviteter på annat än lokal nivå, även internationellt. RUT ska hålla kontakt med andra liknande grupper både i närliggande distrikt och i Scouternas samverkansorganisationer. DS-kontakt MIJ och MAW 4

Utbildningsutstkottet, UUT - för scoutledare och blivande scoutledare Syftet är att säkerställa distriktets behov av utbildning och därmed bidra till att alla våra scouter leds av aktiva och inspirerande ledare. Uppdraget är att inventera behovet av utbildning i distriktet och vara lyhörd för önskemål som finns. UUT ska se till att alla medlemmar i distriktet har en möjlighet att gå BAS och SCOUT som ska erbjudas minst en gång varje verksamhetsår, antingen i egen regi eller genom exempelvis andra distrikt och regionala grupper. De ordnar också föreläsningar och kortare kurser när ett behov finns i distritket. UUT tillsätter teamen för genomförandet, stöttar teamen i att göra en projektplan, budget, utvärdering m.m. och kvalitetssäkrar genomförandet. UUT hjälper också utbildningsansvariga i kårerna att hålla sig informerade om vilka utbildningar som erbjuds, av oss och andra inom Scouterna. DS-kontakt FC + 6. Hur arbetar vi vidare med distriktsledningen Den DSL-konferens som planerats till september ligger för tidigt för att de nya utskottsmedlemmarna ska kunna delta. Ett nytt datum ska därför fastställas på nästa DS-möte. Syftet med DSL-konferensen är att arbeta ihop distriktsledningen till ett team. Det är viktigt att de som sitter med i utskott inte bara är med, utan också tar ansvar för utskottets arbete. Varje utskott ansvarar för att: alla medlemmar deltar i och ta ansvar för utskottets verksamhet arbetet dokumenteras och att anteckningarna är tillgängliga för DS ordentliga projektplaner, utvärderingar och riskanalyser görs i verksamheten delta i utformningen av verksamhetsplanen arbeta för nytänk och utveckling delta i DSL-arbetet känna till och följa distriktets policyer Varje ordförande i ett utskott ansvarar dessutom för att: se till att utskottet fungerar och att ovanstående punkter följs kontinuerlig dialog hålls med DS utskottet är representerat på DSL-aktiviteter, stämma, distriktsråd m.m. 7. Kragenäs Under en vandring runt på Kragenäs fick DS information om hur Kragenäs blev Göteborgsscouternas lägerområde, vad tankarna med området varit och hur det utvecklats. Hur kan vi utveckla verksamhet på Kragenäs? Det är stiftelsen som äger och förvaltar Kragenäs, men distriktet som administrerar uthyrning och även ansvarar för verksamhet på området. Det finns en önskan om att skapa ett aktivt och levande Kragenäs med verksamhet för alla Göteborgsscouter. DS diskuterade kort hur att gå tillväga för att börja arbeta med detta. 5

Under 2014 hålls Scouternas nationella läger Vilda, vilket hålls på många mindre platser i Sverige, och vi ser här en chans att börja testa lite verksamhet under Vilda. Det är redan kårer som bokat in sig på Kragenäs för den veckan och vi bör kunna utveckla lite valbart program samt stöd med viss service för de som är här under den veckan. De väljer sen själva om de vill ta del av det eller inte. Efteråt utvärderar vi och funderar hur vi kan använda 2014 som en språngbräda för att fortsätta liknande verksamhet under somrarna på Kragenäs. Det finns också en önskan om att skapa en verksamhet på Kragenäs som man vill återvända till och som skapar känsla för platsen och knyter folk till platsen, likt det på andra områden finns konfirmationsläger eller annan verksamhet som scouter deltar på och sedan kommer tillbaka som funktionärer. Det finns tankar om ett kollo eller liknande, men det behöver tänkas igenom med och kommer inte startas igång till 2014. Innan vi drar igång behöver vi prata igenom planerna med både stiftelsen och de som i dag förvaltar Kragenäs, Kragenäsrådet. Beslut: JLC, MAG och JAN arbetar vidare med tankarna inför 2014 och arbetar fram en plan som sedan kan bollas med stiftelsen och Kragenäsrådet. Hur ska vi arbeta med Kragenäs framöver i och med att verksamhet skapas? Det är viktigt att ha en tydlig överenskommelse med stiftelsen angående ansvarsområden när DS nu börjar tänka mer på verksamhet på Kragenäs. Det behövs också tydlighet i kontakten med Kragenäsrådet. En tanke är att ännu tydligare än i dag lägga all form av verksamhet på DS ansvar och all förvaltning på stiftelsen och i och med det också fördela kostnader och intäkter på det sättet. Detta behöver funderas mer på och arbetas fram tillsammans med stiftelsen. Beslut: JLC har kontakt med Per i stiftelsen och ligger på om att ett möte blir av. 8. Göteborgs scoutdistrikts nya logga och distriktsmärke Vårt nya Göteborgs scoutdistrikt har ännu ingen logga och inget märke. Ett utkast för hur att finna ny logga har gjorts och presenterats av MAO inför upptakten. En tävling om nytt märke kommer utlysas i distriktet där alla medlemmar kan delta. Efter lite diskussion om innehåll och upplägg enades vi om följande underlag för tävlingsplanen: Märkestävlingen ska syfta till att ta fram en logga för vårt nya distrikt som ska vara skalbar för både färg och svartvitt och kan användas både som märke på scoutskjortan, tryckbar på papper och plast samt tydligt knyta an till vår verksamhet. Märkestävlingen ska börja med en märkesworkshop på distriktsstämman i oktober för alla närvarande att rita och skapa förslag, men informationen om tävlingen skickas ut redan innan. Märkesförslag kan skickas in direkt till kansliet fram till och med fredag 29 november, märk kuvertet eller e-posten med märkestävlingen. Under december kommer DS med stöd av personer kunniga i layout och loggor eventuellt justera och göra en layout på upp till 10 förslag för alla medlemmar att rösta om. 6

Vägledande omröstningen sker via hemsidan och ska pågå under februari månad med ett slutligt beslut på DS-mötet i mars. Märket sys sedan upp och distribueras ut till medlemmar i distriktet. På vilket sätt funderas vidare på. Segraren får sitt märke tryckt som vårt nya distriktsmärke samt en egen unik specialversion vid en prisceremoni. Beslut: DS godkände förslaget till tävlingsplan med justeringar enligt ovan. JAN sammanfattar reglerna och gör en bra text till hemsidan. AGO skriver om tävlingen till nyhetsbrevet som skickas i augusti. 9. Buss till scoutforum Enligt beslut på distriktsstämman i maj ordnar distriktet en buss till Scoutforum 2013. Bussen subventioneras för äventyrare, utmanare och roverscouter. Beslut: Bussanmälan ska vara inne senast dagen efter sista anmälningsdag till Scoutforum. Det ska kosta 20:- för äventyrare och utmanare, 300:- för alla andra medlemmar och 400:- för övriga. Notering: Det beslutades efter mötet via e-post att kostnaden för roverscouter att åka med bussen är 100 kr. 10. Göteborgs kommuns lägerbidrag Diskussion om fördelningen av lägerbidraget under 2013 som söktes med 2012 som underlag. Det gamla lägerbidraget som distriktet söker från Göteborgs kommun och som distribueras till kårer i Göteborgs kommun har skapats av distriktet. Pengarna vi får bygger på förra årets verksamhet men fördelas beroende på årets läger. Beslut: Under 2013 kan alla scoutkårer i Göteborgs kommun som är medlemmar i distriktet både söka och få del av bidraget med den totalsumma som vi har fått för 2013. Slutligt fördelningsbeslut fattas på DS-mötet i januari. JAN tar reda på mer om historien bakom lägerbidraget för information. 11. Distriktsstämma 19/10 2013 Det har ett stort värde i att göra en stämma i lokaler som både är välkomnande och funktionella. Vi ska kunna servera någon form av fika och lättare lunch men det får inte kosta vad som helst. Vårstämmans lokal är inte ett alternativ och inte heller en skolsal som inte inspirerar oss för framtiden. Två bra offerter har kommit in med det arbete som FC och MAW har gjort. Dessa har skickats ut till DS innan upptakten. Vid det ena alternativet måste vi även köpa mat från de som har lokalen, vilket är ganska dyrt även om lokalerna är bra. Det andra alternativet har ev. möjlighet att öppna för egen catering, vilket kan reducera kostnaden. Frågan om alternativ och vad det får kosta har gått runt i styrelsen och ytterligare alternativ diskuterades. JAN har ytterligare en kontakt med bra lokaler där vi kan catera maten. JLC har goda möjligheter att arrangera catering till rimliga priser. 7

Beslut: JAN och JLC fullföljer sina undersökningar för att få fram ett pris som kan jämföras med de offerter vi redan har. JAN summerar och tar kontakt med MAW och FC för att lämna över det nya underlagen. 12. Entledigande av MB P.g.a. flytt till annan ort har MB bett att få bli entledigad från styrelsearbetet från 1/9 2013, då han anser att han inte kommer kunna delta i arbetet fullt ut Beslut: DS beslutade att entlediga Markus Björck (MB) från sitt uppdrag som andre vice ordförande i DS per den 1/9 2013. DS beslutade att suppleanten Pernilla Niemi (PN) träder in som ordinarie ledamot i DS per 1/9 2013. 11. Förslag till verksamhetsplan och budget för 2014 Förslag till verksamhetsplan och budget för 2014 att lägga fram som proposition till distriktsstämman 19/10 togs fram. Dessa kommer tas upp för beslut på nästa DS-möte. 12. Nästa möte och kommande aktiviteter Nästa DS-möte är 5/9 13. Reflektion En kort runda med tankarna om upptakten som helhet och känslan inför hösten. 14. Mötet avslutas AGO avslutade mötet. Ordförande Anna Gottfridsson Sekreterare Jan Månsson 8