Socialnämndens arbetsutskott Utdrag ur PROTOKOLL 2015-12-17 75 Riskbedömning inför internkontrollplan 2016 Beslut Arbetsutskottet beslutar att verksamhetskontroller och socialchef ska sammanställa de punkter som tagits upp i riskanalysen till ett förslag på internkontrollplan 2016 för socialnämnden att besluta om på sammanträdet i januari. Ärende Verksamhetskontroller informerar om föreslagna kontrollområden. Riskanalys genomförs. Matris för riskanalys, Reglemente för internkontroll avseende kvalitet, 2015-02-12 samt Rutin för framtagande av internkontrollplan avseende kvalitet har varit utsända.
Sida 1 av 3 Handläggare Tjänsteskrivelse Diarienummer Malin Eriksson Datum SN-2015/375 Strategiskt ledningsstöd 2015-12-21 Socialnämnden Internkontrollplan avseende kvalitet för socialnämndens verksamheter 2016 SN-2015/375 Förslag till beslut Socialnämnden beslutar att godkänna internkontrollplan avseende kvalitet för socialnämndens verksamheter 2016 att anmäla internkontrollplanen avseende kvalitet till kommunstyrelsen Sammanfattning Internkontrollplanen för socialnämndens verksamheter är baserad på en riskanalys genomförd av socialnämndens arbetsutskott den 17 december 2015. De områden som föranleder särskilda granskningar enligt 2016 års internkontrollplan är: Upphandling Samverkan mellan myndighet och utförare inom vård och omsorg Efterlevnad av samverkansavtal mellan socialnämnden och utbildningsnämnden Dessutom ska uppföljning av ekonomi och måluppfyllnad ske i samband med hel- och delårsbokslut och i verksamhetsberättelsen samt att en kvalitetsredovisning utarbetas för socialnämndens verksamheter avseende verksamhetsår 2015. Utöver detta genomförs fördjupade uppföljningar av utförare enligt den fastlagda tidplanen. Bakgrund Enligt kommunallagen och kommunens reglemente för internkontroll avseende kvalitet ska nämnden se till att den interna kontrollen är tillräcklig och att verksamheten bedrivs på ett tillfredsställande sätt. 2016 års internkontrollplan visar vilka aktiviteter som kommer att utföras för att följa upp att verksamheten är ändamålsenlig, effektiv och följer lagar och regler. Internkontrollplanen är baserad på en riskanalys utförd av socialnämndens arbetsutskott.
Sida 2 av 3 Ekonomisk konsekvensanalys Föreslaget beslut bedöms inte leda till några ekonomiska konsekvenser utöver befintlig budgetram. Barnkonsekvensanalys Barnkonsekvensanalys är gjord enligt checklista. Mary Nilsson Socialchef Beslutet ska expedieras till: Akten Kommunstyrelsen
Sida 3 av 3 Barnchecklista inför beslut 1. Påverkar beslutet barn? Ja Nej X Enligt FN är alla under 18 år att betrakta som barn Förklara oavsett svar. Socialnämndens internkontrollplan avseende kvalitet för 2016 syftar till att säkerställa ändamålsenlighet, kostnadseffektivitet, tillförlitlig rapportering och information, säkerhet, efterlevnad av lagar, regler och beslut och att upptäcka allvarliga brister. Beslutet om att godkänna socialnämndens internkontrollplan avseende kvalitet bedöms inte påverka barn på ett direkt sätt, utan handlar snarare om att vidmakthålla ett fungerande internkontrollsystem och i förlängningen bidra till en hög kvalitet i verksamheterna. Om, ja fortsätt med frågorna. 2. Hur har barns bästa beaktats? 3. Beskriv eventuella intressekonflikter. 4. Har barn fått uttrycka sina åsikter? Ja Nej Förklara oavsett svar.
Internkontrollplan avseende kvalitet för socialnämndens verksamheter 2016, dnr. SN-2015/375. Särskilda utvecklingsprojekt, granskningar och uppföljningar Kontrollområde Kontrollmoment Kontrollmetod Kontrollansvarig Redovisning till nämnd Bedömning riskanalys Samverkan Att samverkan mellan myndighet och kommunala utförare inom vård och omsorg fungerar bra och att det finns strukturerade samverkansformer. Intervjuer av enhetschefer och områdeschefer. Enkätundersökning bland medarbetare inom vård och omsorg. Verksamhetscontroller September 2016 Samlad risk: 12 Samverkan Att det ingångna samverkansavtalet mellan socialnämnden och utbildningsnämnden efterlevs. Intervjuer av enhetschefer och områdeschefer. Enkätundersökning bland medarbetare inom vård och omsorg. Verksamhetscontroller September 2016 Samlad risk: 12 Upphandling Att enhetschefer och medarbetare känner till och använder sig av upphandlade avtal vid inköp. Att enhetschefer känner till gällande riktlinjer om upphandling samt har tillräckliga kunskaper om LOU och vet hur de ska gå till väga när ramavtal saknas. Enkätundersökning Verksamhetscontroller November 2016 Samlad risk: 9 1
Årligen återkommande aktiviteter för att följa upp kvalitet, nöjdhet och måluppfyllnad Kontrollområde Kontrollmoment Kontrollmetod Kontrollansvarig Redovisning till nämnd Kvalitetsredovisning för verksamhetsåret 2015 Att verksamheten håller god kvalitet utifrån kommunens styr- och kvalitetssystem samt kommunfullmäktiges kvalitetsuppdrag. Sammanställning av jämförelser, resultat av granskningar, brukarundersökningar mm. och analys utifrån det. Verksamhetscontroller April 2016 Uppföljning av utförare Att externa utförare och utförare inom egen regi följer ingångna avtal, lagar och förordningar. Dokumentationsgranskning, intervjuer, verksamhetsbesök, brukarundersökningar m.m. och analys utifrån det med utgångspunkt i lagar, författningar, föreskrifter och avtal. Verksamhetscontroller Löpande under 2016 Mål och budget Att planering och utförande i verksamheterna sker enligt angivet uppdrag samt ekonomiska ramar. Uppföljning och analys av resultat utifrån mål, uppdrag och budget Förvaltningschef Avrapportering per augusti 2016 i samband med delårsbokslut och i verksamhetsberättelsen i samband med årsbokslutet för 2016. Brukarfokus Att verksamheterna har tydligt brukarfokus där bemötandefrågor är en central aspekt samt att verksamheterna i helhet håller hög kvalitet utifrån ett brukarperspektiv. Rapportering utifrån medborgarundersökning, brukarundersökningar och KKiK (Kommunens kvalitet i korthet) Verksamhetscontroller Sammanställning av resultaten i kvalitetsredovisningen för 2015 2
Tidplan för uppföljning av utförare i Knivsta kommun Verksamhet Fördjupad uppföljning 1 Fördjupad uppföljning 2 Särskild uppföljning* Hemtjänst egen regi Hemtjänst externa utförare Särskilt boende Vilhelms gård Särskilt boende Estrids gård LSS boende S:ta Maria LSS boende Lyckåsen LSS boende Dadelvägen 2015 2020 2015 2020 2014 2019 2014 2019 2013 2018 2014 2018 2013 2018 Boendestöd 2016 2021 Sysselsättning/stöd till arbete 2016 2021 Stegen 2016 2021 Råd och stöd 2016 2021 Fröhuset 2017 2022 Lyckträffen 2017 2022 Strandgården 2017 2022 Häradsvillan 2017 2022 Stöd och service 2018 2023 Rehabilitering och hemsjukvård 2018 2023 2015 * Med anledning av i tillsynen uppdagade brister, stora utvecklingsbehov eller inkomna klagomål. Anledningen kan även vara önskemål om särskilt riktade uppföljningar. Uppföljningarna genomförs av verksamhetscontroller i samarbete med medicinskt ansvarig sjuksköterska eller annan av förvaltningschefen utsedd person. 3
Dnr. SN-2015/375 Matris för riskanalys Vid riskanalys ska följande matris användas för att bestämma sannolikhet och konsekvens. Risktal 1-2 innebär att risken är så låg att den kan accepteras och inte behöver åtgärdas. Risktal 3-6 innebär en medelhög risk, denna risk kan man behöva åtgärda men risken är inte akut. Eventuella åtgärder kan dock vara aktuella beroende på riskens art. Risktal 8-16 innebär en mycket hög risk. Risken bör åtgärdas och analyseras ytterligare. Dessa risker bör tas med i internkontrollplanen. 4: Allvarlig 4 8 12 16 Konsekvens 3: Kännbar 3 6 9 12 2: Lindrig 2 4 6 8 1: Försumbar 1 2 3 4 1: Osannolik 2: Mindre sannolik 3: Möjlig 4: Sannolik Sannolikhet Sannolikhet 4 - Det är mycket troligt att fel ska uppstå (Sannolik) 3 - Det finns en möjlig risk för att fel ska uppstå (Möjlig) 2 - Risken är mycket liten för att fel ska uppstå (Mindre sannolik) 1 - Risken är praktiskt taget obefintlig att fel ska uppstå (Osannolik) Konsekvens 4 - Är så stor konsekvens att det helt enkelt inte får hända (Allvarlig) 3 - Uppfattas som besvärande av alla berörda personer (internt och externt) (Kännbar) 2 - Uppfattas som liten av alla berörda (Lindrig) 1 - Uppfattas som obetydlig av alla berörda (Försumbar) 1
Dnr. SN-2015/375 Bedömningen av sannolikheten, konsekvensen och den samlade risken för respektive område anges i tabellen nedan. Resultatet ska sedan ligga till grund vid framtagande av internkontrollplan avseende kvalitet. För varje kontrollområde/kontrollmoment ska en siffra mellan 1-4 fyllas i dels för sannolikheten att påståendet inte uppfylls och dels för vilken konsekvens det skulle få. Siffran för sannolikheten multipliceras med siffran för konsekvensen vilket ger ett samlat risktal. Kontrollområde/Kontrollmoment Sannolikhet Konsekvens Samlad risk Kontrollområde: Upphandling Kontrollmoment: Att enhetschefer och medarbetare känner till och använder sig av upphandlade avtal vid inköp. Att enhetschefer känner till gällande riktlinjer om upphandling samt har tillräckliga kunskaper om LOU och vet hur de ska gå till väga när ramavtal saknas. 3 3 9 Kontrollområde: Samverkan Kontrollmoment: Att samverkan mellan myndighet och utförare inom vård och omsorg fungerar bra och att det finns strukturerade samverkansformer. 3 4 12 Kontrollområde: Samverkan Kontrollmoment: Att det ingångna samverkansavtalet mellan socialnämnden och utbildningsnämnden efterlevs. 3 4 12 Kontrollområde: Kontrollmoment: Kontrollområde: Kontrollmoment: Kontrollområde: Kontrollmoment: 2