Utvecklingsavdelningen LEDNING STYRNING OCH INTERN KONTROLL - SVAR Datum 2014-06-30 Dnr 1400109 1 (8) Version 1 Ledning, styrning och intern kontroll Grunden för arbete med ett effektivt och målstyrt förvaltningsarbete och en god intern kontroll, säkerställs genom framtagen rutin för verksamhetsstyrning och intern kontroll. Beskrivningen på hur sedan budgetåret 2011 arbetar med uppföljning både på affärsområdes-, divisions- och förvaltningsnivå, bland annat för att följa Region Skåne krav på månadsrapportering enligt uppföljningsanvisningar, återges i detta dokument. Syftet är att beskriva hur på ett systematiskt sätt övervakar, kontrollerar, mäter och följer upp verksamhetens arbete samt kontrollerar att vi följer tillämplig lagstiftning. Beskrivningen omfattar hur vi möter kraven som ställs på rörande intern kontroll. Målet är att skapa fokus i arbetet åtagit sig i handlingsplaner, förbättra uppföljningen av verksamheten, få uppföljning på om vidtagna åtgärder får avsedd effekt och få ett underlag till ständiga förbättringar. Utifrån budgetdirektivets strategiska mål skapar förvaltningen ett förvaltningsuppdrag som godkänns i nämnden. Förvaltningsuppdraget förankras i ledningsgruppen och verksamhetsplan tas fram med mål på förvaltningsnivå vilka bryts ner till mål på divisions- och affärsområde/enhetsnivå. Varje enhet har ett målkort som styr mot förvaltningens övergripande mål. Postadress: 205 25 Malmö Organisationsnummer: 23 21 00-0255 Besöksadress: Dockplatsen 26 Telefon (växel): 040--675 30 00 Internet: www.skane.se
Datum 2014-06-30 2 (8) Budgetdirektiv Strategikarta Budget Beslut Ledningssystem Lagar krav och policys Förvaltningsuppdrag Beslut Verksamhetsplan Förvaltningsmål Handlingsplan Beslut Avvikelser Förbättringsförslag NKI NBI Intern kontroll Revision Uppföljning Genomförande Divisionsnivå / Affärsområdesnivå / Avdelningsnivå På varje division/affärsområde/avdelning finns en mätplan kopplad till målen i verksamhetsplan. I mätplanen finns särskilt markerade mätetal som används för intern kontroll, se avsnitt längre ner. Uppföljningsarbetet börjar på enhetsnivå/avdelningsnivå/affärsområdesnivå och aggregeras upp på divisionsnivå med minst månadsvis uppföljning av det egna målkortet. En del mål från verksamhetsplanen är inte objektivt
Datum 2014-06-30 3 (8) mätbara, utan uppnås med hjälp av aktiviteter knutna till målet. Dessa mål kan om så önskas undantas från mätplanen och följas upp med hjälp av en åtgärdslista kopplad till mötesprotokollen från avdelningsmöten. Mätplan och åtgärdslista kommenteras löpande i samband med enhets- och avdelningsmöten med status på aktiviteter, avvikelser mot mål och mätetal samt beslut om åtgärder för att nå mål eller mätetal. Vidtagna åtgärder, förebyggande och korrigerande, följs upp av verksamhetschefen för att säkerställa att effekten av vidtagen åtgärd blev den önskade. Är avvikelser mot mål eller mätetal betydande ska de lyftas till divisionschef samt ledningsgruppen. Detta görs genom färgmarkering och kommentarer i samband med måluppföljningen till ledningen. Måluppföljningen till ledningen görs första veckan varje månad. Avdelningscheferna öppnar dokumentet Måluppföljning Division som finns på dokumentportal. Markerar/öppna fliken som gäller för just sin avdelning och fyller i måluppföljningen med en färg enligt skalan nedan. På samma sätt gör divisionscheferna aggregerad uppföljning av sin division i Måluppföljning Målet ej påbörjat Målet klart Målet enligt plan Målet riskerar att ej nås, bör kommenteras Målet kan ej nås, skall kommenteras Målet ej relevant Varje mål på en enhet/avdelning/affärsområde/division är en sammanvägning av de ingående aktiviteternas och mätetalens status. Betydande avvikelse markeras med gult eller rött. Mål som är gula och röda ska kommenteras samt åtgärdsförslag beskrivas för att nå målet. En uppföljning i maj kan till exempel se ut så här, (Fastighetsdivisionens måluppföljning):
Datum 2014-06-30 4 (8) Intressentperspektivet Träffa större avtalspartner för avtalsuppföljning Andelen kunder som anser som anser sig fått ett bra bemötande av vår personal ska öka. Genomföra skyltprogram Yttre skyltning enligt plan Andelen kunder, främst vårdpersonal som upplever som ett stöd och en avlastning har ökat Verksamhetsperspektivet Arbeta med riskminimering gällande: Patientsäkerhet Driftsäkerhet Arbetsmiljö Miljö Leveranssäkerhet. Redovisa förbättrad processprestanda inkl produktivitet för respektive delprocess Minska mängden CO2-utsläpp i produktionen samt minska miljöpåverkan. Patienten upplever att måltiden har blivit bättre. Medarbetarperspektivet Varje anställd ska veta syftet med sina arbetsuppgifter och hur de bidrar till och Region Skånes måluppfyllelse och visioner. bidrar till tydliga karriärvägar och utvecklingsmöjligheter Driftentreprenör enligt plan, K och E pågående. Formulär framtaget, plan framtagen, Undersökning skickas ut i April. Dålig svarsfrekvens, 53% hittills, stängs om 1 vecka. Maj LPK något bättre än April. Plan >30% av skyltningen genomfört 2014 december. Backlog införd, men behöver fortsätta utveckla. Kolada FAU + DTS är vi bättre än Locum och Västfastigheter. Oklart nuläge pga Avtryck vs Strategmätning Åtgärdsplan tas fram Skapar standardrapporter i LL. Qlickview Kan inte läggas upp förrän vi har mätningar Följer NMI handlingsplaner för alla områden/enheter Överens med HR om att aktivera Fransgruppen igen, men arbetet är ännu Ad hoc ska vara en hälsofrämjande arbetsplats som arbetar systematiskt med att minimera ohälsa genom att sätta fokus och kraft på det som främjar hälsa och friskhet Ekonomiperspektivet Uppnå resultatbudget Bättre prognoskvalitet i resultatarbetet Kritiskt då vi ej haft med ålderskoefficienten i budgethyran Förvaltningsnivå Utvecklingsavdelningen aggregerar divisionerna och huvudkontorets måluppföljning till en sammanställning för hela där respektive målägare gör ett sammanvägt resultat för förvaltningens
Datum 2014-06-30 5 (8) verksamhetsmål, per mål. För att kunna göra en bra sammanvägning är kommentarer av största vikt. Detta arbete görs direkt efter att divisionernas rapporter är klara och ligger som underlag för påföljande ledningsgruppsmöte. Betydande avvikelser mot mål eller mätetal kan kräva åtgärder från förvaltningsledningen. Dessa ska särskilt uppmärksammas. Utvecklingsavdelningen skickar sammanställningen, med kommentarer, till ekonomichefen tillsammans med ett textförslag till kapitel om verksamhetsuppföljning enligt koncernledningens månadsrapport. Månadsrapporten skrivs med underrubriker enligt Region Skåne perspektiv och strategiska mål samt i möjligaste mån med hänvisning till de övergripande målen. Detta underlag, text och sammanfattande måluppföljning, tas upp för beslut och åtgärd på följande ledningsgruppsmöte. Endast textavsnittet går in i månadsrapporten, som distribueras till ledningsgruppen och nämnden som information samt koncernledningen. Samma förfarande används vid delårsrapporter och årsredovisning, men de kompletteras med fylligare redovisningar från verksamhetscheferna samt med färgad tabell för måluppföljning. Dessa rapporter distribueras som ovan med den skillnaden att de tas upp som ärenden i nämnden. Uppställning och ansvar för rapportering till Koncernledningens måluppföljning/månadsrapport: Verksamhetsperspektivet ansvar: utvecklingsavdelningen Ekonomiskt perspektiv ansvar: ekonomiavdelningen Medarbetarperspektivet ansvar: HR- avdelningen Intressentperspektivet ansvar: bitr servicedirektör Nyckeltal ansvar: ekonomiavdelningen e Intern kontroll är certifierade enligt ISO 14001 vilket medför att verksamheten uppfyller ställda krav i denna standard. Affärsområde Skånetvätt är även certifierade enligt ISO 9001 samt OHSAS 180001. Verksamheten revideras därmed av minst en oberoende extern part, t ex certifieringsföretaget SP, årligen. Verksamhetsledningssystemet är grunden i verksamhetens interna kontroll och det som skapar förutsättningar för styrning och måluppfyllelse.
Datum 2014-06-30 6 (8) Det interna kontrollarbetet, som är en del av mätetalsuppföljningen beskriven ovan, genomförs i den egna organisationen/avdelningen på den nivå där kontrollmomentet har en spegling till utvalda kontrollområden. Kontrollområden kommer från Koncernledningen via anvisningar interna kontrollplaner Identifierade förbättringsområden genom revisioner och avvikelserapporter Genom riskanalyser av verksamhetens processer Under 2014 kommer kontrollområdena från punkt 1, koncernledningens anvisningar samt delvis från de risk- och sannolikhetsbedömningar som gjorts i samband med målarbetet. Syftet med dessa utvalda mätetal är att de ska leda till: 1. Ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet 2. Tillförlitlig finansiell rapportering och information om verksamheten 3. Lagefterlevnad, föreskrifter, riktlinjer mm. 4. Uppfyllelse av fastställda mål i plan och budget 5. Skydd mot förluster eller förstörelse av tillgångar 6. Eliminering eller upptäckt av allvarliga fel 7. Ständiga förbättringar Arbetet med intern kontroll har lett till att kan kvalitetssäkra våra mål, inklusive verksamhetsmålen i handlingsplaner så att de uppfylls inom de kontrollområden som verksamheten valt ut utifrån en risk- och sannolikhetsbedömning. Stora risker som till exempel förändringar i system, organisation, rutiner eller särskilt väsentlig verksamhet beroende på omfattning eller kundnytta ska speciellt beaktas som kontrollområde. Arbetet med att ta fram dessa specifika mätetal som inriktar sig på intern kontroll följer Reglementet för god hushållning och intern kontroll. I mätplanen på varje avdelning finns särskilt markerade mätetal som används för intern kontroll. Utvecklingsavdelningen utför sammanställningen till ett gemensamt dokument för förvaltningen som fastställs av nämnden inför varje verksamhetsår. Dessa mätetal särredovisas under året i delårsrapporter och årsredovisning, för att få särskilt fokus och tyngd. Planen är framtagen i projektform av ett 20-tal chefer och ekonomer samt förankrad i organisationen. Revision Den egna interna revisionen är ett komplement till Region Skåne revisioner och en del av den interna kontrollen som granskar verksamheten och ledningssystemet med utgångspunkt i det interna kontrollarbetet och
Datum 2014-06-30 7 (8) inkomna avvikelserapporter. Revisionsarbetet följer separat rutin och revisionsprogram. Fastighets- och servicenämnden eller koncernens revisionsavdelning kan ta separata beslut om vissa större interna kontrollinsatser och certifieringsrevisioner, som krävs för att vara certifierade enligt ISO. Dessa utförs av externa konsulter, till exempel SP och leder till separata rapporter som redovisas och följs upp på ledningsgruppsmöten och i nämnden. Uppföljning av intern kontroll Grunden för arbete med ett effektivt och målstyrt förvaltningsarbete samt en god intern kontroll, säkerställs genom framtagen rutin för verksamhetsstyrning och intern kontroll. Verksamhetsledningssystemet är grunden i verksamhetens interna kontroll och det som skapar förutsättningar för styrning och måluppfyllelse. Det interna kontrollarbetet som är en del av mätetalsuppföljningen, genomförs i den egna organisationen/avdelningen på den nivå där kontrollmomentet har en spegling till utvalda kontrollområden. Åtgärder som vidtagits med hänsyn till resultatet från tidigare revision och förvaltningens intern kontrollarbete. I den interna kontrollen för 2013 har 29 kontrollpunkter ingått. Av dessa har: 13 mätpunkter rapporterats utan anmärkning 10 mätpunkter rapporterats med anmärkning där arbete sker med åtgärder såsom uppföljningsmöten, ändring i rutiner, information mm. Flertal av punkterna följs upp under 2014 år internkontroll. 4 mätpunkt väntade på att kunna redovisas 2 mätpunkt var ej relevanta. Framtida utveckling av arbetet med intern kontroll Utveckling av samtliga huvudprocesser, delprocesser och arbetsprocesser leder till att uppföljning och kontroll är aktivitetsstandard. Arbetet med att utveckla avvikelsehanteringsprocessen har kommit långt och en säkrad hantering finns genom införandet av Avic som skedde för hela 2014-06-02. Kommunikation Internkontrollarbetet kommuniceras på:
Datum 2014-06-30 8 (8) Nämndsnivå 2ggr/år Förvaltningsnivå 2ggr/år Avdelningsnivå varje möte Styrande dokument Budget och verksamhetsplan Reglemente för god hushållning och intern kontroll Risk och sårbarhetsanalys Anvisningar för interna kontrollplaner Anvisningar till årsredovisning Uppföljningsanvisningar 2014 Lagar och andra krav Revisionsprocessen, koncerngemensam God revisionssed i kommun och landsting Generisk tidplan Redovisande dokument Koncernledningen och nämnd Månadsbokslut Måluppföljning, i ledningsgruppen Mätplaner med kommentarer på divisionsnivå Bilagor Bilaga 1. Intern kontrollplan Bilaga 2. Underlag för riskbedömning Bilaga 3. Beslut internkontrollplan