www.pwc.se Revisionsrapport Carin Hultgren Cert. kommunal revisor Hantering av projektmedel Ebba Lind Region Gotland
2016-03-16 Carin Hultgren Uppdragsledare/projektledare Region Gotland
Innehållsförteckning 1. Sammanfattande bedömning... 2 2. Inledning... 3 2.1. Bakgrund... 3 2.2. Syfte, revisionsfråga och kontrollmål... 3 2.3. Revisionsmetod, revisionskriterier och avgränsning... 3 3. Granskningsresultat... 4 3.1. Iakttagelser... 4 3.1.1. Lagar och rekommendationer... 4 3.1.2. Regionövergripande regler, riktlinjer och rutiner... 4 3.2. Verifieringar... 4 3.2.1. Verifiering av beslutsunderlag... 5 3.2.2. Verifiering av projektredovisning... 6 4. och rekommendationer... 8 4.1. Svar på revisionsfråga... 8 4.2. Avstämning mot kontrollmål... 8 4.3. Förslag till åtgärder/rekommendationer... 8 Region Gotland 1 av 8
1. Sammanfattande bedömning har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i region Gotland genomfört en granskning av styrning och uppföljning avseende externa projektmedel. Granskningen har syftat till att bedöma om de granskade nämnderna har ändamålsenliga regler och hantering av projektmedel. Följande revisionsfrågor har besvaras: Är den interna kontrollen avseende styrning och uppföljning av externa intäkter/projekt tillräcklig? Efter genomförd granskning gör vi bedömningen att hanteringen avseende styrning och uppföljning av externa projektmedel i allt väsentligt är tillräcklig. Dock noterades att regionen inte har några riktlinjer eller rutiner för hantering av projektmedel. Två av tre kontrollmål bedöms vara uppfyllda och ett kontrollmål är ej uppfyllt vilket framgår nedan. Det finns ändamålsenliga riktlinjer och rutiner för externa bidrag/projektverksamhet. Det finns tydliga underlag vid beslut om projekt och satsningar avseende syfte, tidshorisont och finansiering. Det finns en ändamålsenlig projektuppföljning och projektredovisning samt uppföljning av externa bidrag i övrigt som säkerställer att intäkterna blir fullständigt och korrekt redovisade och rätt periodiserade. Ej uppfyllt Uppfyllt Uppfyllt Region Gotland 2 av 8
2. Inledning 2.1. Bakgrund Regionen erhåller betydande intäkter i form av olika projektmedel. Projektredovisning är komplex och i viss mån förtroendekänslig. I Regionens externa redovisning ska pågående projekt redovisas utifrån god redovisningssed. Respektive nämnd och styrelse svarar för den interna kontrollen är tillräcklig rörande dess verksamhetsområde. Det är därför viktigt att ha en väl utvecklad intern kontroll som minimerar risker och skyddar personal från oberättigade misstankar. 2.2. Syfte, revisionsfråga och kontrollmål Granskningen syftar till att bedöma om de granskade nämnderna har ändamålsenliga regler och hantering av projektmedel. Följande revisionsfråga ska besvaras. Är den interna kontrollen avseende styrning och uppföljning av externa intäkter/projekt tillräcklig? För att besvara revisionsfrågan och därmed uppnå syftet med granskningen har följande kontrollmål formulerats: Det finns ändamålsenliga riktlinjer och rutiner för externa bidrag/projektverksamhet. Det finns tydliga underlag vid beslut om projekt och satsningar avseende syfte, tidshorisont och finansiering. Det finns en ändamålsenlig projektuppföljning och projektredovisning samt uppföljning av externa bidrag i övrigt som säkerställer att intäkterna blir fullständigt och korrekt redovisade och rätt periodiserade. 2.3. Revisionsmetod, revisionskriterier och avgränsning Granskningen baseras på intervjuer med ansvariga tjänstemän och på dokumentgranskning med fokus på riktlinjer, dokumenterade uppföljningar och utvärderingar. Vidare har stickprovskontroller avseende redovisningen av projektmedel genomförts. Revisionskriterier utgörs av kommunal redovisningslag (KRL), Rådet för kommunal redovisnings rekommendation nr 18 Intäkter från avgifter, bidrag och försäljningar (RKR 18) samt regionens styrande dokument. Granskningen av projektmedel avgränsas till att omfatta tre projekt som valts efter genomförd kartläggning av pågående projekt. Region Gotland 3 av 8
3. Granskningsresultat 3.1. Iakttagelser 3.1.1. Lagar och rekommendationer Kommunal redovisningslag (KRL) reglerar kommunens externredovisning. Där framgår hur projekt ska behandlas i balansräkning och resultaträkning. Vidare fastslår KRL att redovisning ska vara i enlighet med god redovisningssed. God redovisningssed avseende externa bidrag framgår av RKR 18 och innebär att intäktsredovisning för villkorade bidrag ska ske i takt med att de för bidraget uppsatta villkoren bedöms vara uppfyllda. 3.1.2. Regionövergripande regler, riktlinjer och rutiner Det finns inget generellt regionalt regelverk för hantering av externa projektmedel. Regionen följer istället de krav som presenterats ovan samt de krav som ställts av bidragsgivaren för villkorandet av bidraget. De eventuella riktlinjer som finns är nämndspecifika. Vi har erhållit barn- och utbildningsnämndens riktlinjer avseende projektredovisning. Av dem framgår att externa projektmedel ska tilldelas ett projektnummer och bokföras som en intäkt för aktuell verksamhet eller aktivitet. För projekt som löper över flera budgetår får intäkter föras med. 3.2. Verifieringar I region Gotland genomdrivs ett antal driftprojekt varav för en del regionen erhåller externa projektmedel. Totala inkomster för driftprojekt i region Gotland under perioden januari till oktober 2015 uppgår till 190 mnkr, varav 90 mnkr är hänförligt till externa projektmedel. Tre projekt hänförliga till olika förvaltningar har valts ut för vidare granskning, se tabell 1. Tabell 1. Översikt valda projekt Projekt Förvaltning Period 1 Praktik med kunskapsfokus Förenkla kommunikation Gymnasie- och vuxenutbildningsförvaltningen Ledningskontoret 2014-07-01 till 2014-12-31 2014-01-01 till 2014-12-31 Matematiklyftet Barn- och utbildningsförvaltningen läsåret 2014/2015 1 Hela/delar av bidragen avseende projekten har erhållits under 2015, där av återfinns de i denna granskning trots att de avser 2014. Region Gotland 4 av 8
3.2.1. Verifiering av beslutsunderlag Kontrollmål: Det finns tydliga underlag vid beslut om projekt och satsningar avseende syfte, tidshorisont och finansiering. I detta avsnitt presenteras en redogörelse för beslutsunderlagen för de tre studerade projekten. Praktik med kunskapsfokus Vi har erhållit Region Gotlands ansökan om stöd från den Europeiska socialfonden samt Svenska ESF-rådets beslut avseende ansökan. Region Gotland har ansökt om bidrag från den Europeiska socialfonden. Detta har gjorts via avsedd blankett från Svenska ESF-rådet ansökan om stöd. Av ansökan framgår bland annat mål och syfte med projektet, dess tid- och aktivitetsplan samt kostnads- och finansieringsbudget. I beslut om beviljande av ansökan fastslås tidshorisonten (2014-07-01 till 2014-12-31) och finansieringsbeloppet (430 000 kronor). Vidare fastslås att finansiering endast betalas ut i sin helhet och erhålls efter att projektet är genomfört om samtliga fastställda villkor är uppfyllda. Projektet ska resultera i en slutrapport vars sammanställning ska göras enligt kriterier som fastställts i beslutet. Vi bedömer att det finns tydliga underlag vid beslut avseende syfte, tidshorisont och finansiering för Praktik med kunskapsfokus. Förenkla kommunikation Granskat projekt Förenkla kommunikation är ett av tre projekt som ingår i Förenkla helt enkelt. Vi har erhållit region Gotlands näringslivsenhets ansökan om medel från regionstyrelsen, protokoll för regionstyrelsens beslut avseende region Gotlands ansökan om medel för Förenkla helt enkelt (RS 368, 2014-11- 26), villkor för erhållande av medel, rekvisition av medel samt slutrapport för Förenkla helt enkelt. Region Gotlands näringslivsenhet har ansökt om medel för regionala tillväxtåtgärder. Detta har gjorts via avsedd blankett från Region Gotland ansökan om medel för regionala tillväxtåtgärder. Av ansökan framgår bland annat mål och syfte med projektet, tid- och aktivitetsplan samt kostnads- och finansieringsbudget. Finansieringen av projektet kommer från både näringslivsanslag och regionala tillväxtmedel. I regionstyrelsens beslut om beviljande av ansökan om medel fastslås tidshorisonten (2014-01-01 till 2014-12-31) samt finansieringsbeloppet (245 000 kronor). Vidare framgår av villkoren för erhållandet av medel för regionala tillväxtåtgärder att skriftlig lägesrapportering och slutrapport ska lämnas vid rekvirering av medel. Medel betalas ut i efterskott mot rekvirering där stödberättigade kostnader ska redovisas. Vad som utgör stödberättigande kostnader framgår av villkoren. I slutrapporten görs en återredovisning av vilka isattser som genomförts under året. Region Gotland 5 av 8
Vi bedömer att det finns tydliga underlag vid beslut avseende syfte, tidshorisont och finansiering för Förenkla kommunikation. Matematiklyftet Regeringen har uppdragit åt Skolverket att genomdriva Matematiklyftet vilket är en kompetensutvecklingsmodell för matematiklärare. Vi har tagit del av Region Gotlands interna dokument för anmälan till Matematiklyftet, skolverkets beslut om statsbidrag för respektive handledare och lärare, Barn- och Utbildningsförvaltningens minnesanteckningar samt Skolverkets information om Matematiklyftet. Av Skolverkets beslut om statsbidrag framgår under vilka förhållanden statsbidraget betalas ut, för vilken period (läsåret 2014/2015), till vilket belopp (1 053 400 kr) 2 och under vilka förhållanden bidrag måste återbetalas. Bidrag erhålles för matematikhandledare samt matematiklärare. Matematikhandledare ska arbeta 20 procent av en heltidstjänst med Matematiklyftet och bidrag utgår med 20 procent av matematikhandledarens heltidslön. Matematiklärare ska genomföra projektets två moduler i lärarportalen och bidrag utgår med 4000 kronor per lärare som deltar på arbetstid. Bidraget för deltagande lärare ska användas till att underlätta/stärka lärarnas deltagande i matematiklyftet eller underlätta huvudmannens utvecklingsarbete med matematikundervisningen i verksamheterna. Region Gotland har erhållit bidrag uppgående till 1 053 400 kronor. Vi bedömer att det finns tydliga underlag vid beslut avseende syfte, tidshorisont och finansiering för Matematiklyftet. 3.2.2. Verifiering av projektredovisning Kontrollmål: Det finns en ändamålsenlig projektuppföljning och projektredovisning samt uppföljning av externa bidrag i övrigt som säkerställer att intäkterna blir fullständigt och korrekt redovisade och rätt periodiserade. För ändamålsenlig projektuppföljning bör intäkter och kostnader kunna härledas till regionens olika specifika projekt. Detta möjliggörs lämpligt genom särredovisning på projekt, objekt eller aktivitet. Vidare bör det för projekt som avser flera bokslutsperioder finnas periodiseringsunderlag. I detta avsnitt presenteras en redogörelse för de tre projektens projektredovisning. 2 Matematikhandledare: 593 400 kronor och Matematiklärare: 460 000 kronor Region Gotland 6 av 8
Praktik med kunskapsfokus Vi har erhållit utdrag ur huvudboken avseende samtliga transaktioner kopplade till berört projekt. Projektet avsåg endast 2014 varför inga periodiseringsunderlag har framställts. Av transaktionsuppgifterna i huvudboken framgår att aktivitetskod och projektkod har använts för redovisning av projektets intäkter och kostnader. Vår bedömning är att det finns en ändamålsenlig projektuppföljning och projektredovisning för Praktik med kunskapsfokus. Förenkla kommunikation Vi har erhållit utdrag ur huvudboken avseende samtliga leverantörstransaktioner kopplade till förbättrat företagsklimat inklusive granskat projekt förenkla kommunikation. Projektet avsåg endast 2014 varför inga periodiseringsunderlag har framställts. Av transaktionsuppgifterna i huvudboken framgår att projektkod har använts för redovisning av projektens kostnader. Vår bedömning är att det finns en ändamålsenlig projektuppföljning och projektredovisning för Förenkla kommunikation. Matematiklyftet Vi har erhållit utdrag ur huvudboken, återredovisning till Skolverket, Skolverkets besked om återbetalningskrav och regionens interna dokument avseende periodisering av projektmedel. Återredovisning till Skolverket har gjorts på avsedd blankett Redovisning av Matematiklyftet läsåret 2014/15 (Dnr 2013:950). Region Gotland var återbetalningsskyldig för medel uppgående till 92 995 kronor till följd av att inte samtliga lärare som regionen fått bidrag för genomgick hela utbildningen samt att inte alla medel var använda per 2015-06-30. Av utdraget ur huvudboken och dokument avseende periodisering framgår att projektkod och aktivitetskod har använts vid redovisning av projektets intäkter och kostnader. Periodisering och återbetalning till Skolverket har stämts av mot huvudbok och stämmer väl. Vår bedömning är att det finns en ändamålsenlig projektuppföljning och projektredovisning för Matematiklyftet. Region Gotland 7 av 8
4. och rekommendationer 4.1. Svar på revisionsfråga Är den interna kontrollen avseende styrning och uppföljning av externa intäkter/projekt tillräcklig? Efter genomförd granskning gör vi bedömningen att hanteringen avseende styrning och uppföljning av externa projektmedel i allt väsentligt är tillräcklig. Dock noterades att regionen inte har några riktlinjer eller rutiner för hantering av projektmedel. 4.2. Avstämning mot kontrollmål Kontrollmål Det finns ändamålsenliga riktlinjer och rutiner för externa bidrag/projektverksamhet. Det finns tydliga underlag vid beslut om projekt och satsningar avseende syfte, tidshorisont och finansiering. Det finns en ändamålsenlig projektuppföljning och projektredovisning samt uppföljning av externa bidrag i övrigt som säkerställer att intäkterna blir fullständigt och korrekt redovisade och rätt periodiserade. Kommentar Ej uppfyllt. Regionen har inga riktlinjer och rutiner för hantering av projektmedel. Uppfyllt. Det fanns tydliga beslutsunderlag för samtliga granskade projekt. Uppfyllt. Ändamålsenlig projektuppföljning och redovisning av externa bidrag hade gjorts för samtliga granskade projekt. 4.3. Förslag till åtgärder/rekommendationer Efter genomförd granskning bedömer vi att den interna kontrollen i allt väsentligt fungerar dock saknas dokumenterade rutiner och riktlinjer på region nivå som tydliggör hur projektredovisning bör hanteras. I syfte att stärka den interna kontrollen föreslås regionen ta fram detta. Region Gotland 8 av 8