LANDSTINGET DALARNA Huvudkontoret Personalchefsgruppen LJ 6 Utdrag ut ANTECKNINGAR 6Sammantradesdatum 2008-09-25 1 (1) 165. Uppdrag - Chefs- och Medarbetarpolicy (I, Ap) Ärendet togs upp vid föregående möte 2008-09-11 punkt 153. Rachel och Leif har fått i uppdrag att ta fram en Chefs- och Medarbetarpolicy. Ett förslag till uppdragsbeskrivning har skickats ut till PC-gruppen för synpunkter. Bilaga PC-gruppen har uppmanats att fundera och ge synpunkter på följande inför dagens möte: Upplägget i stort Organisation - hur det ska bemannas Arbetsform Hur stor omfattning av "delaktighet ll som bör ske Hur prioriterar förvaltningarna detta uppdrag - har HR-folket tid och möjlighet att arbeta med detta? Kan ansvaret att leda arbetsgrupper (om det blir flera) delas av HR-medarbetare ute i förvaltningarna? Övrigt Förslaget redovisas och kommenteras. Sammanfattningsvis har PC-gruppen inget att invända mot förslaget till uppdragsbeskrivning, men den bör kompletteras med tidplan för beslutstillfällen. Dessutom bör fler fackliga företrädare vara med. Leif tar detta till sig och noterar de synpunkter som framförs. Utdrag exp 2008-10-14 till Vid anteckningarna: Leif Walther Rachel Nygren I = Information B =Beslut Ap =Aktivitetspunkt Eva Bergfeldt
I III ~ Landstinget DAlARNA LeifWalther/HR Rachel NygrenIHR 067 2008-12-17 Chefs och medarbetarpolicy TIDPLAN Infonnation om uppdraget har skett infonnellt vid tvärfackligt möte under hösten 2008. Personalchefsgruppen har tagit ställning till uppdragsbeskrivning vid möte den 25 september pkt 165. Förslag Tidplan f6r projektgruppens arbete. Ons Tis Tis Tis Tor Ons Tis Ons 28 jan 17 feb 3 mars 17 mars 2 april 22 apr 5 maj 27 maj 09.00-12.00 13.00-16.00 13.00-16.00 09.00-12.00 13.00-16.00 13.00-16.00 13.00-16.00 13.00-16.00 slutrapport / policy klar. Återkoppling till referensgruppen! Personalchefsgruppen sker löpande. Rapport med förslag redovisas till styrgruppen / LGR-LD, 9 jun 2009. LeifWaltherlRachel Nygren
I II landstinget DALARNA HUVUDKONTORET HR-enheten BILAGA punkt 165 FÖRSLAG UPPDRAGSBESRKIVNING 068 Datum 2008-07-27 1(3) Reviderad 2008-09-16 Chefs- och medarbetarpolicy 1. Chefs- och medarbetarpolicy Detta dokument innehåller en övergripande beskrivning av uppdragevprojektet som innebär framtagande aven chefs- och medarbetarpolicy inom Landstinget Dalarna. 1.1 Uppdragsgivare Personaldirektör Jörgen Bond uppdrar till Leif Walter och Rachel Nygren att ta fram en skriftlig chefs- och medarbetarpolicy för landstinget. Chefs- och medarbetarpolicyn skall innehålla övergripande gemensamma riktlinjer som beskriver landstingets syn på ledarskap och medarbetarskap och uttrycka de förväntningar och krav som politisk och tjänstemannaledning ställer på medarbetare och cheferlledare. Den gemensamma policyn skall också sammanfatta de grundläggande värderingar som skall styra ledarskapet och medarbetarskapet. 1.2 Allmän beskrivning och bakgrund I februari 2004 antogs Landstinget Dalarnas ledaride - en ledarskapsstrategi där chefens roll och landstingets krav och förväntningar på chefer beskrivs. Det har dock saknats tydlighet i vad medarbetarskapet innebär och vad det är som kännetecknar hur det är att arbeta och utvecklas inom LO. Eftersom ledarrollen och medarbetarrollen är ömsesidigt beroende av varandra och är varandras förutsättningar för att skapa ett bra resultat - är det naturligt med en gemensam policy för chefer och medarbetare. 1.3Effektmål - Att tydliggöra landstingets förväntningar och krav på chefer och medarbetare - Att klargöra landstingets värdegrund och hur vi ska arbeta tillsammans 1.4Leveransmål Ett väl förankrat förslag till Chefs- och medarbetarpolicy som också föreslår en fortsatt förankringsprocess. 2. Projektets resurser Startpunkt: December 2008 Färdigpunkt: Juni 2009 Postadress Box 712 79129 FALUN Besöksadress Vasagatan 27 Falun Telefon 023-490000 E-post: Telefax 023-490220 www.ltdalarna.se Postgiro 9764-2
LANDSTINGET DALARNA HUVUDKONTORET o69 2008-07-27 2(3) Budget/Avsatt tid: Arbetsrnöten 10 tillfällen X 2 timmar =20 timmar/arbetsgruppsdeltagare samt ev. avsatt tid för internt arbeteiförankringsprocess inom resp. förvaltningar. I dagsläget är det dock svårt att uppskatta avsatt tid - det ärberoende av den arbetsform vi väljer, hur vi serpå "omfattningen" av delaktighet, hur uppdraget prioriteras av förvaltningarna samt om ansvaret att leda ev. flera arbetsgrupperkan fördelas mm. Projektledare: Leif Walter 3. Organisation Styrgrupp: LGRLD Referensgrupp: Personalchefsgrupp Projektgrupp enl MBA se bilaga B förhandling och bilaga C särskild medbestämmandegrupp STYRGR LGR-LD PROJ-GR ProjeltLed Förv. Saco Kommunal SKTF VF REF-gr PC-gr I I AG I I AG 4. Arbetsformer Arbetet med uppdraget ska genomföras så att bred förankring och delaktighet av landstingets samtliga förvaltningar och fackliga organisationer uppnås. Det innebär att framtagandet av policyn sker genom arbete i en partsammansatt projektgrupp. Projektledaren utser efter förslag från förvaltningarna under hand den/de arbetsgrupper som krävs. Hur projektet arbetar ska framgå av den handlingsplan som initialt ska skapas av arbetsgruppen och godkännas av styrgruppen. I 5. Samarbete och kopplingar till andra projekt och uppdrag I arbetet med chefs- och medarbetarpolicyn ska kopplingar göras till andra styrande och vägledande landstingsdokument som är relevanta t.ex. landstingsplan, verksamhetsplaner, arbetsmiljöpolicy, mångfaldspolicy, kommunikationsstrategin, ledariden, kompetenspolicy, FoU-policy mm. 6. Riskbedömning - befarade risker och förslag till åtgärder Riskanalys skall genomföras, se arbetsmiljömodellen.
LANDSTINGET DALARNA HUVUDKONTORET U70 2008-07-27 3(3) 7. Rapportering/avstämning - tidpunkt och till vem I vilka Avstämning sker kontinuerligt i styrgrupp och referensgruppen samt av alla intressenter inom ramen för förankringsfasen. 8. Utvärdering Utvärdering av projektets resultat görs av styrgrupp och av referensgruppen. Hur ska den ske? Medarbetarenkät mm Projektgruppens arbete anses avslutat när utvärdering är genomförd
I II ~ Landstinget DALARNA HUVUDKONTORET 071 ' 2008-11-20 2009-01-21 MBL 1(1) Kursmoduler för chefer i HoS i Landstinget Dalarna N Kursmodul Kurs- Obi Kurs- Kursinnehållet Anmärking r anordnare tid 20dkänns av l Verksamhetsplanering, Lt-plan, vp i Utv-enheten Ja 1+1 lgrstr förvaltning och på basenhet, dag balanserat styrkort, upptbljning, måluppfyllelse 2 Översiktskurs ekonomi, drifts- och Ekonomienheten Ja l dag Ekonomidirektör investeringsbudget, kostnadsställen, rapporter 3 Kurs i budgetering och upptbljning Ekonomienheten Ja l dag Resp Förvaltningschef i Policy i ämnet tas av personalkostnader tillsammans med HoS- samråd med ilgr-ld Personalstat, hantering av vikarier, förvaltning ekonomienheten vakanser, ledigheter, upptbljning, utbildning, bemannings-nyckeltal, upptbljning 4 Kurs i information och Kansli- och l dag Mediarådet kommunikation informationsenheten Regler för informationsspridning, hantering av media, webben och intranätet 5 Kurs i arbetsrätt HR-enheten Ja 1+1 Personaldir AB05, LAS, MBA, MBL, dag FAS05,LAFF, ATL Ledighetslagstiftning, diskrimineringslagar mm 6 lönebildning HR-enheten ja 1 dag Förhandlingschef 7 Utvecklings- och lönesamtalet HR-enheten ja 1 dag Personalchefsgruppen e-iearningfilmerna 8 Arbetsmiljö HR-enheten ja 1+1 Personalchefsgruppen Samarb dag företagshälsovård 9 Rekrytering HR-enheten ja I dag Personalchefsgruppen RekryterÖlgsprocessen l Miljökurs Miljöenheten lsd Yz-l Miljörådet Gäller även O dag miliöombud l Förbättringskunskap Utvecklingsdir och 1+1 Utvecklingsenheten l utvecklingschefer dag l Etik, bemötande HoS-förvaltningarna Yz-l Chefläkargrupp l samråd med 2 dag Patientnämnden l Grundläggande kurs i landstingsjurist Yz-l Chefläkargrupp 3 sjukvårds.iuridik l ledning Utvecklingsdir och l lgr-str 4 med utgångspunkt från kvalitet, utvecklingschefer säkerhet och medicinska resultat (mäta-leda)
I II ~ Landstinget DALARNA HUVUDKONTORET ()72 Datum 2008-11-20 2008-12-19 Beleckning/dianenr 1(7) Ertdalum Er beteckning UTVÄRDERING: Handlingsplan i chefsutvecklingsfrågor inom hälso- och sjukvården i Landstinget Dalarna Preciserat uppdrag att ta fram en rapportering till LS 2009-02-02. HRenhetens egna punkter ska samlas in tillika med uppgifter om hur kansli- och informationsenheten, läns- och närsjukvårdsförvaltningarna och landstingsdirektören hanterat sina uppdrag. Aterrapport i enlighet med beslut ilandstingsstyrelsen 2007-11-05-06, 151 Bakgrund Revisorerna gjorde en granskning av förutsättningarna att vara chef i Landstinget Dalarna. Revisorernas synpunkter föranledde framtagandet aven handlingsplan i chefsutvecklingsfrågor. Handlingsplanen antogs i landstingsstyrelsen och i samband med att planen presenterades beslutades om en uppföljning ilandstingsstyrelsen. Ansvaret på de olika punkterna i planen fördelades huvudsakligen på fyra ansvariga, HR-enheten, förvaltningscheferna i läns- och närsjukvården, huvudkontorets kanslichef samt landstingsdirektören. De olika punkterna har i nedanstående förslag till återrapportering delats upp på de ansvariga. Det betyder att det under respektive punktideipunkt skall återrapporteras vad som genomförts. Det som ännu ej genomförts kan kommenteras utifrån vilka planer som finns. Numreringen hänförs till Handlingsplanen som beslutades i LS 2007-11-05--06 I. HR - enhetens ansvar: 1.1 Chefsavtal Mall för chefsavtal inkl uppdragsbeskrivning finns utarbetad och används i olika omfattning inom LD. Reviderad mall för avtal inkl uppdragsbeskrivning finns för ställningstagande LGR-LD första kvartalet 2009. Postadress Box 712 79129 FALUN Besöksadress Vasagatan 27 Falun Telefon 023-490000 E-post: Telefax 023-490220 www.lldalama.se Postgiro 9764-2
LANDSTINGET DALARNA o732008-1 1-20 2008-12-19 rev 2(7) 3.2 Avveckling HR-enheten HK tillsammans med personalchefen för närsjukvården arbetar fn med" förutsättningar och villkor för avslut av chefsuppdrag". Redovisas under april-maj 2009. 4.1 Dokumentation av rekryteringsprocessen samt hur densamma kommunicerats. Ett första utkast finns till rekryteringsprocess kompletterad med en modell för hur vi i Landstinget Dalarna arbetar i den processen med olika metoder och verktyg. Processen ska kompletteras med en kommunikationsplan. De fackliga organisationerna har informerats liksom Kompetensrådet. Förhandling och implementering av rekryteringsprocessen ska ske under våren. 4.2 Användning av ledarideen Ledaride, fastställd i PU och LS används som en förutsättning i grundutbildning av verksamhetschefer och första linjens chefer i "chefsrollen. Vidare används ledariden i varierande omfattning i samband med rekrytering, utformning av kravprofil och i framtagande avannonsunderlag. Huvudkontoret arrangerar en introduktion för nya chefer inom landstinget vid två tillfällen per år. Landstingsdirektören redovisar ledariden för att beskriva krav och förväntningar på de nya cheferna. 5. Utveckling av ledarprogram för ve och 1:a linjens chefer. En pilotutbildning med 8 st verksamhetschefer, dvs test av upplägget i stort, pedagogiken, struktur och innehåll genomfördes hösten 2003. Därefter påbörjades 2004, efter regelrätt upphandling (LOU), en reguljär utbildning av verksamhetschefer och första linjens chefer. Kursinnehållet har succesivt utvecklats. Det har skett genom utvärdering av varje kursavsnitt där deltagande chefer har beskrivit vad som varit bäst och vad som de vill utveckla. På detta sätt har deltagande chefer kontinuerligt bidragit till utvecklingen av detta program som idag har ett gediget gott renome. Till dags dato (inkl pågående) har 8 grupper med verksamhetschefer (128 st) och 15 grupper med första linjens chefer (268 st) eller totalt 396 st chefer deltagit. Kostnaden har uppgått till 28 tkr per deltagare inkl kost och logi eller 11 mkr under perioden. För 2009 planeras för en grupp verksamhetschefer och 2 grupper första linjens chefer, minst 48 deltagande chefer. Eftersom det
LANDSTINGET DALARNA 074008-11-20 2008-12-19 rev 3(7) förekommer en omsättning av chefer där det tillkommer mellan 10-25 nya chefer varje år har denna omfattning visat sig vara lämplig. 7. Identifiera ledarskapsämnen och arrangera träffar och utbildning. Beskriv status i detta uppdrag. Orsaker till att det ej är åtgärdat HR-enheten HK har påbörjat ett arbete " Plantskola nya chefer". Utkast till grundstruktur eller process för att identifiera, välja ut kandidater samt genomföra ett utbildningsprogram för blivande chefer finns. Skall kompletteras och förtydligas. Presenteras i personalchefsgruppen mars-april och LGR-LD före sommaren. 8. Kursmoduler. Beskriv aktuellt status för de olika kurserna. Ett förtydligande om ansvaret vad gäller modulerna, d v s vem som är kursanordnare, om kursen är obligatorisk, den tid kursen förväntas omfatta samt vem som godkänner respektive kurs innehåll. Se bilaga kursmoduler. 9.1 Nätverksbyggande. Beskriv vad som sker. Gruppdynamik är en viktig del i ovan redovisade grundutbildnig. Här ingår att skapa en trygg grupp som har en gemenskap och som har förtroende och tillit till varandra. Som ett resultat av detta ''lagbygge'' får gruppen ett "formellt" uppdrag att fortsätta att träffas i form av ett nätverk. I uppdraget ingår att fortsätta att utveckla och träna på de metoder och verktyg de erövrat under utbildningen och att aktivt coacha och stötta varandra. På idestadiet finns tankar att med hjälp från HR utveckla det nätverk som skapats under ledarskapsutbildningen med återkommande grupphandledning i för gruppen aktuella ledarskapsfrågor. Chefer som efterfrågar individuell handledning för sitt ledarskap ökar konstant. Handledning i grupp är många gånger mer kostnadseffektivt och utvecklande för ledarskapet, skapar möjlighet för en enhetligare personalpolitik och förhållningssätt avseende HR-frågorna för samtliga förvaltningar inom vårt landsting. Kostnaden för handledning uppgick till ca 5, 7 mkr i landstinget år 2008. 10.1 Bättre stöd till verksamhetschefer och 1:a linjens chefer i PA/HRfrågor. Beskriv vad som gjorts och hur cheferna idag upplever stödet. Efter uppdrag av landstingsdirektören påbörjades 2008 ett gemensamt reformeringsarbete "från PA till HR", med arbetsnamnet "17 oktober". HR-enheten HK och förvaltningarnas personalchefer har gemensamt lagt grunden. Uppdraget från landstingsdirektören baseradespå den förändrade ansvarsfördelningen mellan landstingsdirektören och förvaltningarna. Uppdragets omfattning var att beskriva roller,
LANDSTINGET DALARNA o752008-1 1-20 2008-12-19 rev 4(7) arbetsfördelning, samverkansformer, strategiska och operativa frågor, rutiner mm. Rapporten överlämnad til/landstingsdirektören i april 2008. Reformeringsarbetet fortgår. Uppgifter på chefernas upplevelse saknas fn. 12.1 Chefsrollen. Policyskrivning. Här skall roller, chefsrollen kombinerad med yrkesutövning, chefer utan grundtjänst inom hälso- och sjukvården, avveckling, lönesättning. Uppdragsbeskrivning utarbetad under hösten 2008. Uppdraget omfattar även en medarbetarpolicy. Personalorganisationerna har informerats, MBL sker i januari och redovisning av förslag i LGR-LD beräknas till juni. I detta uppdrag ingår inte aweckling (se pkt 3.2 ovan) och lönesättning chefer som hanteras separat. II. Ansvarsområden för kansli- och informationsenhetens chef att kommentera 4.3 Introduktion till chefer på landstingsnivå Huvudkontoret arrangerar en introduktion för alla nya chefer inom landstinget vid två tillfällen per år. Landstingsdirektören redovisar ledariden för att beskriva krav och förväntningar på de nya cheferna samt landstingets organisation, politisk och verkställande ledning mm. Vidare presenteras huvudkontorets olika enheter deras uppdrag och roi/ i organisationen. På motsvarande sätt informerar patientnämnden och revisorerna. 4.4 Ledariden ges en mera framträdande plats på Intranätet. Beskriv vad som gjorts. Ledariden finns tillgänglig på intranätet, nyhetssidan under "utbildning för chefer" - ledaride samt under personalinfo- personalhandboken policy. 11.1 Informationsprinciper. Beskriv hur information skall lämnas och vilka vägar den skall gå när det gäller information från Landstinget Dalarna övergripande, informations från hälso- och sjukvårdsförvaltningarna samt information på verksamhetschefsnivå. Beskriv hur kommitten och fortsatt hantering av detta på ledningsnivå verkställts. En grupp utsågs av landstingsdirektören där bl a Kerstin Cederberg ingick. Här avses landstingets informa tionsråd som bildades under 2008. Informationsrådet har sitt första möte i januari 2009 varför frågan ännu inte behandlats.
LANDSTINGET DALARNA o7&008-11-20 2008-12-19 rev 5(7) III. Ansvarsområden för förvaltningscheferna i läns- respektive närsjukvården att besvara och kommentera. 1.2 Verksamhetschefer gör chefsavtal och uppdragsbeskrivning vid anställning av 1:a linjens chefer. Förekommer i allt större omfattning men en enhetlig utformning har ännu ej förvaltningarna lyckats med. Går mycket väl att efter anpassning använda samma struktur och avtalskonstruktion inkl uppdragsbeskrivning som för verksamhetschefer. Se pkt 1:1 ovan. I samband med LGR-LO:s ställningstagande avseende avtal för verksamhetschefer kan med fördel ingå ett ställningstagande att använda samma princip till avtal för första linjens chefer. HR- funktionens medarbetare stödjer verksamhetscheferna i samband med tecknande av dessa avtal enligt av LGR-LO fastställd struktur / mall. 1.3 1:a linjens chef gör uppdragsbeskrivning vid anställningar som kräver en uppdragsbeskrivning. Inte utvecklat fn. 2.1 Tydliggörandet av verksamhetschefens roll som chef. Verksamhetschefen har ansvar för verksamhet, ekonomi och personal som är grunden för ett uppdrag. Förutom kravprofil och utformning av arbetsuppgifter i samband med rekrytering samt ledariden skall chefsavtalet med tillhörande uppdragsbeskrivning klargöra rollen som chefoch arbetsgivarföreträdare. I dialog mellan verksamhetschefen och överordnad chef förtydligas uppdraget, krav och förväntningar på rollen som chefoch ledare mm så att inga oklarheter föreligger. Kan utvecklas ytterligare. 2.2 Tydliggörandet av 1:a linjens roll som chef. I grundutbildning för första linjens chefer görs en mycket tydlig beskrivning och förklaring om vad som ingår i rollen men också vilka krav och förväntningar som finns på chefsrollen. Erfarenheten från deltagarna är att det inte är lika tydligt i samband med att de fått uppdraget som första linjens chef. Förbättras genom att chefsavtal med uppdragsbeskrivningar utvecklas på motsvarande sätt som för verksamhetschefer se pkt 2.1 ovan.
LANDSTINGET DALARNA l] 7 ~008-11-20 2008-12-19 rev 6(7) 3.1 Tydlighet i uppdraget. Hur hanteras den kravprofil som skall finnas i samband med rekrytering. Beskrivning av rutiner och exempel på kravprofil. Verksamhetscheferna har det fulla ansvaret för rekrytering av 1:a linjens chefer vilket vanligtvis innebär att verksamhetscheferna formulerar krav och underlag för annons. När det gäller att beskriva kravprofilen krävs ett alltmer omfattande analysarbete av de verkliga behoven. I detta skede är det önskvärt att HR-specialisterna med sitt specialistkunnande hjälper verksamhetscheferna med denna process. Ju bättre analys desto tydligare krav vilket medför att det är lättare att söka de rätta egenskaperna i intervjusituationen. Ett utvecklingarbete inom ramen för HR-funktionens konsultativa arbetssätt. 4.2 Användningen av ledaridem. Används som underlag för utarbetande avannonsunderlag, information till nya chefer om förväntningar och krav. 4.3 Introduktion i förvaltning och på arbetsplats. Beskriv rutiner. Verksamhetscheferna har en egen introduktion i förvaltningarna. Förvaltningscheferna ansvarar för denna introduktion och inom närsjukvården genomförs den vanligtvis av resp närsjukvårdschef. Introduktionen innebär att olika företrädare för förvaltningsledningen går igenom och beskriver förutsättningar och villkor för de olika områdena, tex ekononomi i form av processer för budget, redovisning/ prognoser, rapporter bokslut, processer för verksamhetsplanering, rapporter, tidplaner etc. När det gäller första linjens chefer sker kollektiv samling för dessa med likvärdig genomgång som för verksamhetscheferna. I närsjukvården inom resp närsjukvårdsområde. 6. Kompletterande chefsutbildning. Förstudie gjordes aven kurs som planerade att omfatta ledning utifrån mål och resultatstyrning. Beskriv förstudien samt förklara varför denna kompletterande chefsutbildning ej genomförts. Efter genomförd förstudie är projektet nedlagt. 9.2 1:a linjens chefer, nätverk per förvaltning eller specialitetsgrupp. Beskriv vad som görs. I samband med avslutning av grundutbildning chefsrollen bildas nätverks med ledarskap som gemensam nämnare. Övriga nätverk
LANDSTINGET DALARNA l] 782008-11-20 2008-12-19 rev 7(7) sker i form av gemensamma träffar med frågor som berör alla gemensamt. Vidare finns yrkesrelaterade nätverk, lex läkarsekreterare. Sker på likartat sätt inom såväl läns- och närsjukvården. IV. Ansvar landstingsdirektör Landstingsdirektören beskriver hur ledariden görs känd samt hur landstingsdirektören verkat för att chefer i Landstinget Dalarna skall ha tillräckligt stöd inom PA-området samt hur landstingsdirektören verkat för att chefer i Landstinget Dalarna har gått grundläggande ledarutbildning samt 6-8 moduler. Bilaga Introduktion av nya chefer inom landstinget anordnas två ggr per år. Landstingsdirektören eller den han delegerar till tar upp ledaridl!m vid varje chefsintroduktion av nya chefer. Respektive ansvarig besvarar respektive punkt. Aterrapport i landstingsstyrelsen är planerad till 2009-02-02. Rapporten skall tas upp i LGR-LD 2009-01-13 och i MBL 2009-01-21. Ulf Hållmarker Land stingsdirektör Bilaga Kursmoduler