Kultur- och fritidsnämnden 2016-11-14 1 Plats och tid Beslutande Messingen, Ragnvald Måndagen den 14 november 2016, klockan 17:00-18.00 Ledamöter: Leif Bejhed (V), ordf Ann-Christin Jyttner (S), v.ordf Eila Bromme (L), 2:e v.ordf Annika Andersson (MP) Peyman Rezapour (VB) Joanna Masoura (M) Karin Isaksson (KD) Madeleine Pettersson Svärd (C) Erika Fransson (S) Ersättare: Ewa Elander (S) Magnus Krantz (V) Övriga deltagande Timmie Aspelin, nämndsekreterare Maria Röstberg, kultur- och fritidschef Utses att justera Madeleine Pettersson Svärd Justeringens plats och tid Kommunhuset Dragonvägen 86 fredagen den 18 november 2016 Underskrifter Sekreterare... Paragrafer 78-81 Ordförande... Justerande... ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag Organ Kultur- och fritidsnämnden 2016-11-14 Datum för anslags uppsättande 2016-11-18 Datum för anslags nedtagande 2016-12-12 Förvaringsplats för protokollet Kanslienheten Underskrift...
Kultur- och fritidsnämnden 2016-11-14 2 78 Meddelanden Kultur- och fritidsnämndens beslut Kultur- och fritidsnämnden godkänner redovisningen av meddelanden. Ärendebeskrivning 1. Beslutsattestant Ulf Bjöns ULBJ27 2. Utdrag ur KF 155 Svar på motion om att öka tillgängligheten för homosexuella, bisexuella och transpersoner på Vega 3. Utdrag ur KF protokoll 179, Svar på medborgarförslag om att rusta upp kulturhuset Vega 4. Utdrag ur KF 154 Ändring av lokala ordningsföreskrifter- begränsning av användningen av pyrotekniska varor 5. Utdrag ur KS protokoll 196, Ny översiktsplan för Upplands Väsby kommun - Upplands Väsby 2040 - beslut om samråd 6. Utdrag ur KF protokoll 178, Svar på medborgarförslag om att rusta upp trädgårdsmästarbostaden på Sättra 7. Utdrag ur KS protokoll 199, Uppdrag om handlingsplan för trygghet och säkerhet i kommunen 8. Utdrag ur KS protokoll 204, Investeringsanmälan - Inre underhåll och Vilundaparken 9. Utdrag ur KS protokoll 206, Digital ärendehantering på kanslienheten Förslag till beslut Kultur- och fritidsnämnden godkänner redovisningen av meddelanden.
Kultur- och fritidsnämnden 2016-11-14 3 79 Revidering av bidragsregler för kulturföreningar (KFN/2016:80) Kultur- och fritidsnämndens beslut Kultur- och fritidsnämnden antar yttrandet och översänder det till kommunstyrelsen. Beskrivning av ärendet Under året som har gått har kultur-och fritidskontoret omorganiserat bland sina föreningsgrupper, med syftet att de ska kunna söka rätt bidrag för sina verksamheter. Med dessa förändringar har det uppstått ett behov att revidera bidragsreglerna för att förenkla bidragshanteringen för föreningar som bytt tillhörighet, exempelvis från idrottsförening till kulturförening/övrig förening. En sådan klausul är frågan om föreningar som är anslutna till Riksidrottsförbundet. Kultur-och fritidskontoret har idag ett par föreningar som tillhör riksidrottsförbundet men som ändå, utifrån andra parametrar, bör klassificeras som en övrig förening. Följande förändringar föreslås i befintliga bidragsregler till övriga föreningar: Bidrag för ideella övriga föreningar utgår ej till religiöst samfund, enskild utövare eller företag. Endast i undantagsfall kan idrottsförening ansluten till Riksidrottsförbundet godkännas som en ideell övrig förening. ersätter Bidrag för ideella övriga föreningar utgår ej till religiöst samfund, enskild utövare företag eller idrottsförening ansluten till Riksidrottsförbundet. Ekonomiska konsekvenser Ärendet innebär inga ekonomiska konsekvenser Barnrättsperspektivet Barnchecklistan har använts och stämts av i ärendeberedningen och barnrättsperspektivet är inte applicerbart i sin helhet i detta ärende.
Kultur- och fritidsnämnden 2016-11-14 4 Att möjliggöra för föreningar att erhålla bidrag är en viktig aspekt i allas, även barns och ungas, möjlighet till en attraktiv och stimulerande fritid. Förslag till beslut Kultur- och fritidsnämnden antar yttrandet och översänder det till kommunstyrelsen. Beslutet skickas till: Kommunstyrelsen Beslutsunderlag 1. Bidragsregler övriga föreningar
Kultur- och fritidsnämnden 2016-11-14 5 80 Sammanträdestider KFN 2017 (KFN/2016:82) Kultur- och fritidsnämndens beslut Kultur- och fritidsnämnden godkänner tidplanen för 2017. Beskrivning av ärendet Sammanträdestiderna för kultur- och fritidsnämnden påverkas av kommunens ekonomiska tidplan. Redovisning av viktiga ekonomiska dokument såsom budget och delårsrapporter, som beslutas eller godkänns i flera led, ligger på fasta tidpunkter i verksamhetsåret. Därför har särskild hänsyn tagits till detta. Sammanträdestider för kultur- och fritidsnämnden ligger som tidigare år på tisdagkvällar. Hänsyn har också tagits till resursplanering. Datum markerade med stjärna styrs av årskalendarium, planering och uppföljning 2017. Sammanträdestider 7 februari* 11 april* 16 maj* 13 juni 19 september* 17 oktober* 5 december Ekonomiska konsekvenser Antalet sammanträden och beredningsmöten är till antalet samma som tidigare år. Längden på sammanträdet avgör hur mycket som betalas ut i arvode och därmed kan det skilja sig mellan åren. Barnrättsperspektivet Kultur- och fritidsnämnden har många uppgifter och ansvarsområden som har stark koppling till barn. Barnrättsperspektivet är därför högst delaktigt och viktigt i många olika typer av ärenden som nämnden handlägger.
Kultur- och fritidsnämnden 2016-11-14 6 Förslag till beslut Kultur- och fritidsnämnden godkänner tidplanen för 2017. Beslutsunderlag 1. Ekonomiska tidplanen för 2017 2. Sammanträdestider för kommunstyrelsen och kommunfullmäktige 2017 Beslutet skickas till: Kultur- och fritidsnämndens dokumentcontroller Chef Kultur- och fritid
Kultur- och fritidsnämnden 2016-11-14 7 81 Utveckling av öppen ungdomsverksamhet/ fritidsgårdar i Upplands Väsby kommun (KFN/2016:73) Kultur- och fritidsnämndens beslut 1. Kultur- och fritidsnämnden beslutar att inte ånyo konkurrensutsätta fritidsgårdarna Smedbygården, Grimbogården och Väsbygården, utan låter dessa gårdar övergå i kommunal regi från och med 1 januari 2018. 2. Kultur- och fritidsnämnden beslutar att konkurrensutsätta fritidsgården Runbygården genom ny upphandling, för att börja gälla från det att det befintliga avtalet löper ut 31 december 2017. 3. Kultur- och fritidsnämnden uppdrar åt kultur- och fritidskontoret att ta fram ett förfrågningsunderlag för konkurrensutsättningen senast till sammanträdet i februari 2017. 4. Kultur- och fritidsnämnden beslutar att rekrytera en ungdomschef med samlat ansvar för en ny Ungdomsenhet med fritidsgårdarna och den öppna ungdomsverksamheten i kommunen. Eventuellt kan Ungdomsenheten också komma att inkludera fler verksamheter och medarbetare. Reservation Eila Bromme (L), Joanna Masoura (M), Karin Isaksson (KD) och Madeleine Pettersson Svärd (C) reserverar sig mot beslutet. Sammanfattning av ärendet Bakgrund Kultur- och fritidsnämnden ansvarar för fyra fritidsgårdar, Runbygården, Väsbygården, Smedbygården och Grimbogården. Innan 2014 drevs fritidsgårdarna i kommunal regi och sedan konkurrensutsättningen drivs gårdarna av tre olika utförare: Unga Örnar som driver Smedbygården och Grimbogården, Stockholms Stadsmission som driver Väsbygården och Ungdom Väsby AB som driver Runbygården. Den 26 februari 2013 fattade kultur- och fritidsnämnden (KFN/2012:9) ett antal principbeslut om konkurrensutsättningen av verksamheterna. Den 16 april 2013
Kultur- och fritidsnämnden 2016-11-14 8 antog kultur- och fritidsnämnden förfrågningsunderlaget för upphandlingen (KFN/2012:09). Förfrågningsunderlaget utgörs av upphandlingsförutsättningar, kravspecifikation, allmänna föreskrifter samt en anbudsutvärdering. Den ekonomiska ersättningen var fast angiven i förfrågningsunderlaget. Ersättningen består huvudsakligen i en fast del som är fast angiven för varje gård. Ersättningen har också en liten rörlig del, i form av en kvalitetskrydda, som innebär att de verksamheter som har nöjda kunder får viss extra ersättning. Det innebär alltså att de ekonomin inte var en faktor som poängsattes, utan de ekonomiska ramarna var färdiggivna från kommunen från start. Den 20 augusti 2013 (KFN/2012:09) antog nämnden tre nya utförare för den öppna ungdomsverksamheten: Unga Örnar för Smedbygården och Grimbogården, Stockholms Stadsmission för Väsbygården och Ungdom Väsby AB för Runbygården. De befintliga avtalen med fritidsgårdsutförarna gäller från den 1 januari 2014 till den sista december 2015, med möjlighet till två års förlängning. Avtalen är tecknade så att förlängning sker med 2 år, dock längst till och med 2017. Vid sitt sammanträde den 30 mars 2015 beslutade kommunstyrelsen (KS/2015:142) att förlänga avtalen med samtliga utförare, till och med den sista december 2017, bilaga 1. Detta innebär att kultur- och fritidsnämnden behöver fatta beslut om hur gårdarna ska drivas efter det att avtalen löper ut. Det finns ingen möjlighet till förlängning av gällande avtal, utan antingen övergår verksamheterna till kommunal regi eller så behöver de handlas upp igen. Det finns en möjlighet att hantera varje gård separat, med beslut om upphandling eller ej per respektive verksamhet. Ekonomiska konsekvenser De ekonomiska kostnaderna för nämnden bedöms som likvärdigt vare sig verksamheten drivs i kommunal eller fristående regi. I dagsläget betalas en ersättning ut till respektive aktör. Om nämnden väljer att själva driva verksamhet går de medlen över till en ungdomsenhet internt. Om flera verksamheter handlas upp ska nämnden behandla dessa externa aktörer likvärdigt, det vill säga ge samma möjligheter. Förfrågningsunderlaget bör också ange en fast peng, för att säkerställa kostnadskontroll. Nuvarande ersättning till gårdarna bör ligga till grund för storleken på ersättningen vid en eventuell ny upphandling. Nämnden har utöver nuvarande medel erhållit 500 000 kr för att till halvåret 2017 och tillsvidare kunna rekrytera en ungdomschef.
Kultur- och fritidsnämnden 2016-11-14 9 Barnrättsperspektivet Ungdomars delaktighet är en av de viktigaste aspekterna i den öppna ungdomsverksamheten. Varje gård arbetar med gårdsråd och ungdomsinflytande på olika sätt, för att ta del av ungdomars synpunkter och skapa aktiviteter och forum utifrån ungdomarnas egna synpunkter. Genom kontinuerliga enkätundersökningar ges ungdomarna också en möjlighet att tycka till om verksamheten och ge förslag på förbättringar. Samtliga inkomna enkätsvar i kundundersökningarna är ungdomarnas egna synpunkter. I det framtida arbetet, oavsett i kommunal eller fristående regi, ska ungdomars delaktighet och inflytande fortsätta värnas om, som en grundbult i uppdraget att driva fritidsgårdar utifrån ungdomarnas intressen och behov. Förslag till beslut 1. Kultur- och fritidsnämnden beslutar att inte ånyo konkurrensutsätta fritidsgårdarna Smedbygården, Grimbogården och Väsbygården, utan låter dessa gårdar övergå i kommunal regi från och med 1 januari 2018. 2. Kultur- och fritidsnämnden beslutar att konkurrensutsätta fritidsgården Runbygården genom ny upphandling, för att börja gälla från det att det befintliga avtalet löper ut 31 december 2017. 3. Kultur- och fritidsnämnden uppdrar åt kultur- och fritidskontoret att ta fram ett förfrågningsunderlag för konkurrensutsättningen senast till sammanträdet i februari 2017. 4. Kultur- och fritidsnämnden beslutar att rekrytera en ungdomschef med samlat ansvar för en ny Ungdomsenhet med fritidsgårdarna och den öppna ungdomsverksamheten i kommunen. Eventuellt kan Ungdomsenheten också komma att inkludera fler verksamheter och medarbetare. Yrkanden Eila Bromme (L) yrkar: 1. Avslag på att-sats 1, 2. Att samtliga fritidsgårdar konkurrensutsätts genom nyupphandling när befintliga avtal löper ut, 3. Bifall till att-sats 3, 4. Avslag på att-sats 4.
Kultur- och fritidsnämnden 2016-11-14 10 Beslutsgång Ordförande ställer förslaget i att-sats 1 mot Eila Brommes avslagsyrkande och finner att kultur- och fritidsnämnden bifaller förslaget. Ordförande ställer förslaget i att-sats 2 mot Eila Brommes förslag och finner att kultur- och fritidsnämnden beslutar enligt att-sats 2. Ordförande ställer förslaget i att-sats 3 under bifall eller avslag och finner att kultur- och fritidsnämnden bifaller förslaget. Ordförande ställer förslaget i att-sats 4 mot Eila Brommes avslagsyrkande och finner att kultur- och fritidsnämnden bifaller förslaget. Beslutet skickas till: Unga Örnar Stockholm Stadsmission Ungdom Väsby AB Beslutsunderlag 1. Kommunstyrelsens protokoll från den 30 mars 2015, KS/2015:142 2. Sammanfattande uppföljning av öppen ungdomsverksamhet/fritidsgårdar Upplands Väsby kommun från 2015 3. NKI-undersökning 2016 Smedbygården 4. NKI-undersökning 2016 Grimbogården 5. NKI-undersökning 2016 Väsbygården 6. NKI-undersökning 2016 Runbygården 7. Verksamhetsberättelse 2015 Smedbygården 8. Verksamhetsberättelse 2015 Grimbogården 9. Verksamhetsberättelse 2015 Väsbygården 10. Verksamhetsberättelse 2015 Runbygården 11. Risk- och konsekvensanalys