VERKSAMHETSBERÄTTELSE 2016 Patientnämnden Patientnämndens uppdrag, enligt lag (1998: 1656) och Regionfullmäktiges reglemente, omfattar den hälso- och sjukvård, privat vård och tandvård som är offentligt finansierad. Genom avtal med Skånes samtliga kommuner, utom Malmö stad, omfattas även nämndens uppdrag av kommunal hälso- och sjukvård och den allmänna omvårdnad som ges i samband med sådan. Innehållet i uppdraget är att: utifrån synpunkter och klagomål stödja och hjälpa enskilda patienter tillvarata synpunkter och klagomål på ett sådant sätt att dessa bidra till kvalitetsutveckling och god patientsäkerhet i hälso- och sjukvården. bedriva utåtriktad information till medborgarna om Patientnämndens verksamhet tillgodose tvångsvårdade patienters behov av stödperson Året som gått viktiga händelser Ledamöterna i Patientnämndens presidium har genomfört enskilda dialogmöten med samtliga presidier inom sjukvårdsnämnderna, hälso- och sjukvårdsnämnden och regionfullmäktige för att informera om Patientnämndens verksamhet och de samlade iakttagelser som gjorts avseende klagomål/synpunkter som inkommit till Patientnämnden. Nämnden har inlämnat yttrande på slutbetänkandet i den statliga Klagomålsutredningen (SOU 2015:102). Enligt lagrådsremissen föreslås en ny Patientnämndslag införas 1 januari år 2018 i syfte att leda till en mer ändamålsenlig hantering av klagomål mot hälso- och sjukvården i kommuner och landsting. Kansliet har bytt förvaltningschef under året. Ny chef tillträdde 2016-03-01. Under året har även tre handläggare slutat sin anställning och tre nya medarbetare har rekryterats. Kansliet har påbörjat ett arbete med att kvalitetsutveckla handläggningsrutinerna för patientärenden avseende synpunkter och klagomål. Kansliet har även påbörjat ett projekt i syfte att finna formerna för att analysera patientärenden på samlad nivå för att kunna användas som stöd i vårdens kvalitet- och patientsäkerhetsarbete. På uppdrag av förvaltningschefen har GSF (gemensam servicefunktion) gjort en genomlysning av stödpersonsverksamheteten och lämnat förslag på förbättringar. Nya rutiner håller på att utarbetas. Övergripande mål: Nöjda medborgare Patientnämndens kansli har en fortsatt hög tillgänglighet för enskilda medborgare som önskar kontakt för att framföra synpunkter och klagomål och/eller få svar på frågor gällande deras rättigheter i vården. Den årliga uppföljningen av den individuella telefonservicen visade att medborgarna varit mycket nöjda med Patientnämndens tjänster. Målsättningen att tillgängligheten för inkommande telefonsamtal skulle uppgå till minst 90 procent av alla samtal har infriats. 1
Patientnämnden har medvetet arbetat med att utveckla kontakten med medborgarna för att sprida kunskap om Patientnämndens roll. Detta sker regelbundet vid olika möten och informationskampanjer. Dels genom direkt riktad information till allmänheten och dels indirekt riktad information via olika patientföreningar där såväl nämndens ledamöter som medarbetare på Patientnämndens kansli medverkat. Malmöfestivalen har varit ett av dessa olika forum. En stor del av informationen har även riktats till vårdpersonal, vårdchefer och studerande inom vården. Syftet är att göra Patientnämndens verksamhet mer känd så att vårdpersonal kan bistå patienterna och anhöriga i de fall dessa önskar lämna synpunkter, rikta klagomål eller få stöd i att tillvarata sina rättigheter. Kansliet uppfyller även kravet att tillgodose tvångsvårdade patienters behov av stödperson. Totalt har under året 125 stödpersonsuppdrag varit pågående (varav 63 uppdrag har pågått sedan tidigare år och 62 nya stödpersonsuppdrag har förordnats och påbörjats under året). Tiden från att ansökan inkommit till att en stödperson utsetts har under 2016 i genomsnitt uppgått till 3,8 veckodagar. Generellt sett har dock Skåne en låg andel tvångsintagna som ansöker om stödperson. Orsaken till det behöver kartläggas. Övergripande mål: En effektiv verksamhet med hög kvalitet Samtliga nedanstående delmål har uppfyllts under året: Patienternas och anhöriga ges information och stöd så att deras rättigheter kan tillvaratas. Människor ska bemötas med respekt och ha förtroendet för Patientnämnden. Vi följer Region Skånes värdegrund och utgår från de gemensamma värderingarna: Välkomnande, Drivande, Omtanke och Respekt. Tillgängligheten ska vara fortsatt hög och vidmakthållas. Bidra till patientsäkerheten genom deltagande i Patientsäkerhetsrådet, samverkan med myndigheten IVO och ge regelbunden återrapportering av ärenden till verksamhetschefer. Informera om Patientnämndens verksamhet. Säkerställa att Patientnämnden är känd hos medborgarna och i vårdverksamheten. Kansliet ska skyndsamt och med god kvalitet tillgodose tvångsvårdades patienters behov av stödperson. En budget i balans Övergripande mål: En drivande utvecklingsaktör Området är inte relevant för Patientnämndens verksamhet. Övergripande mål: Medarbetarna är Region Skånes viktigaste resurs Antal anställda: 15 Personalomsättning: 20 % (*) 2
(*)Antal avgångar i procent av det genomsnittliga antalet anställda under året (3 personer av totalt 15 medarbetare) Medarbetarna har lång erfarenhet av yrket som handläggare på Patientnämndens kansli. Den höga personalomsättningen, under året, utgör ett undantag jämfört med tidigare år. De medarbetarna som slutat har varit anställda länge på Patientnämndens kansli och på egen begära valt att gå vidare till andra tjänster inom Region Skåne. Region Skåne ska vara en attraktiv arbetsgivare Samtliga medarbetare, inom förvaltningen, uppfyller kravet på heltidstjänster. Resultatet i årets medarbetarundersökning visade på ett positivt s.k. dynamiskt fokustal på 72,5. Det innebär att resultatet ligger inom zonen för förändringskraft hos medarbetarna. Föregående mätning gjordes för två år sedan men under helt andra förutsättningar vilket därför inte möjliggör en rättvis jämförelse. Medarbetarundersökningar kommer fortsättningsvis att genomföras varje år. Hälsofrämjande arbete Den genomsnittliga sjukfrånvaron har minskat med 3,1 dagar. Från 22,7 dagar i genomsnitt per medarbetare år 2015 till 19,59 dagar i genomsnitt per medarbetare år 2016. Samtliga medarbetare tillhör gruppen ledning/administration. 39 % av medarbetarna har frisknärvaro under hela året. Detta är en förbättring mot föregående år då frisktalet var 13 %. 44 % av medarbetarna har haft färre än eller upp till fem sjukdagar. Även föregående år uppgick denna siffra 44 %. Förvaltningen arbetar systematiskt med arbetsmiljöarbetet. Vid regelbundna APT och veckomöten finns arbetsmiljö med som en stående punkt på dagordningen. Systematiskt brand- och säkerhetsrutiner har införts på kontoret i Malmö. Previa har anlitats för genomgång av flertalet anställdas arbetsplatser. Nödvändig praktisk utrustning har ersatts eller köps in för att stärka och/eller bibehålla en god fysisk arbetsmiljö. Konsulttjänster har köps in för rehabiliteringsutredning och psykosocialt stöd för enskilda medarbetare. Anpassning av arbetsuppgifter har gjorts i förekommande fall för att förebygga stress. Översyn pågår av arbetsrutiner i syfte att effektivisera men även underlätta handläggningen. Antalet anställda och arbetad tid Antal anställda Anställda AOH* Använda AOH* Avvik jmf fg år Avvik jmf fg år Avvik jmf fg år Huvudgrupp AID 2016 Antal % 2016 Antal % 2016 Antal % Ledning/Administration 15 0 14,4-0,6-4 11,1-0,4-3,5 Läkare 0 0 0 0 0 0 Medicinsk sekreterare 0 0 0 0 0 0 Sjuksköterska 0 0 0 0 0 0 Tandvårdsarbete 0 0 0 0 0 0 Undersköterska/Skötar e 0 0 0 0 0 0 Övrig personal 0 0 0 0 0 0 Övrig Vård/Rehab/Social 0 0 0 0 0 0 Totalt 15 0 14,4 0 11,1 0 3
* Använd AOH: Använd tid för anställda omräknat till heltid (=anställda +mertid-frånvaro) Produktion Produktionen dvs. antal inkomna patientärenden till Patientnämnden har ökat med 8 procent under året. Med tanke på flera vakanta tjänster under del av året detta inneburit ett högt arbetstryck. Övergripande mål: Långsiktigt stark ekonomi Ekonomiskt ingångsläge Förvaltningen bytte förvaltningschef under året. Föregående budget uppräknades. I övrigt har inga andra budgetförändringar skett. Resultat Ekonomi (mkr) 2016-12 2015-12 Intäkter 15 369 14 894 Kostnader - 14 339 14 809 Resultat 1029 Budget 0 0 Avvikelse 1 029 85 Antal anställda Avvikelsen mot budget beror i huvudsak (900 tkr) på lägre personalkostnader pga. av vakanser och sjukskrivningar. Minskade hyra i Rådhus Skåne med 130 tkr står för den andra delen av budgetavvikelsen. Uppföljning av investeringar Byggnadsinvesteringar/trafikinvesteringar/externa förhyrningar Patientnämnden har inga investeringar. Utrustningsinvesteringar Patientnämnden har inga investeringar. Miljöredovisning Relevanta miljönyckeltal för Patientnämnden omfattar områdena tjänsteresor och avfall. 4
Tjänsteresor sker i huvudsak med kollektivtrafiken och i mindre omfattning används Region Skånes poolbilar. Undantag har gjorts under perioden då tjänsten som förvaltningschef varit vakant har tf. förvaltningschef, vid vissa tillfällen och av praktiska skäl, använt egen bil i tjänsten. Avfall hanteringen följer Region Skånes regelverk. Uppföljning av arbetet med intern kontroll Kortfattat kan sägas att det primära syftet med den interna kontrollen i Region Skåne är att säkerställa att de av fullmäktige fastställda målen, samt andra för organisationen relevanta mål, uppfylls. En väl fungerande intern kontroll är en viktig förutsättning för efterlevnad till lagens krav på god ekonomisk hushållning. Nämnders och styrelsens planer för intern kontroll är fastställda i samband med budget/verksamhetsplan och ska följas upp enligt angiven intern kontrollplan (IK-plan) samt efter behov. Redovisning utifrån styrelsens uppsiktsplikt görs fr.o.m. 2016 i delårs-/årsrapporter och i nämndernas verksamhetsberättelser. Alla nämnder, förvaltningar och bolag skall lämna in internkontrollrapport för aktuellt år i samband med årsredovisning/verksamhetsberättelse. Förvaltningarnas/bolagens rapporter beslutas av respektive nämnd/styrelse och översändes till regionstyrelsen för godkännande/kännedom. De obligatoriska kontrollmomenten sammanställs i särskild mall och redovisas till regionstyrelsen utifrån uppsiktsplikten enligt kommunallag och reglemente. Denna rapportering sker i samband med upprättande av Region Skånes årsredovisning. Nämnd/styrelse/bolag ska lämna sina rapporter i enlighet med vad som föreskrivs i anvisningar och instruktioner inför årsredovisning för aktuellt år. Nämnd/styrelse/bolag ska här (i nedan tabell) beskriva hur arbetet med intern kontroll bedrivits under 2016 och rapportera detta i form av såväl text som färgmarkering i bifogad mall. Plan/Uppföljning (P/U) Intern Kontroll P U Nämnd/Styrelse För rapportering i enlighet med RS uppsiktsplikt ska en samlad riskbedömning* göras för det obligatoriska kontrollområdet. 13-16: Direkt åtgärd krävs - minimera! 9-12: Reducera riskerna - åtgärdas! 4-8: Håll under uppsikt - uppmärksamma! 1-3: Inget agerande krävs - acceptera! Medborgarperspektivet 1. Nöjda medborgare 6 6 (andel redovisade kontrollaktiviteter) Verksamhetsperspektivet 2. En effektiv verksamhet med hög kvalitet 6 6 Verksamhetsperspektivet 5
3. En drivande utvecklingsaktör (avser mål för regional utveckling) Medarbetarperspektivet 4. Kompetenta, stolta & motiverade medarbetare 6 6 Medarbetarperspektivet 5. Verksamhet & resultat i fokus 6 6 Ekonomiperspektivet 6. Långsiktigt stark ekonomi 6 6 Attesthantering inkl. behörigheter Skattelagstiftning Fakturering Uppföljning av fastställd budget/plan 6 6 Bisysslor 4 4 Kompetensförsörjning 2 2 Upphandling 4 4 Verkställighet beslut 2 2 En kort beskrivning av den interna kontrollen och eventuella avvikelser och åtgärder utifrån följande frågor: 1. Hur ser processen för framtagande av planen för intern kontroll, inkluderande riskanalysen, ut? Svar: Tjänstemän på kansliet har tagit fram ett förslag till nämnden och utifrån detta haft en workshop som genomförts med nämndens ledamöter. (Det nya sättet att arbeta på gäller internkontrollplanen för år 2017). 2. Vilka är aktörerna och deras respektive roller och ansvar beträffande vem/vilka som genomför det interna kontrollarbetet på olika nivåer? Se ovan svar. 3. Hur hanteras information/kommunikation inom organisationen och hur sker återrapportering på olika nivåer? Svar: Förvaltningschefen informerar vid varje nämndsmöte om status i verksamheten ex. pågående förändringsarbete, personalsituationen och ekonomisk ställning. 4. Vilka åtgärder har vidtagits med hänsyn till resultatet av det interna kontrollarbetet? Beskriv, kortfattat, dessa åtgärder. Svar: Utvecklat målformuleringarna tydligare och beskriver dessa i samklang med internkontrollplanens delområden. 5. Har arbetet med intern kontroll bidragit till måluppfyllelsen? Ge, i förekommande fall, exempel på detta. Svar: Nej, inte ännu. 6