Granskning av intern kontroll i anläggningsredovisningen

www.pwc.se Revisionsrapport Karin Kärnekull Wallqvist Richard Vahul Granskning av intern kontroll i anläggningsredovisningen Ekerö kommun

Ekerö kommun Granskning av intern kontroll i anläggningsredovisningen

Granskning av intern kontroll i anläggningsredovisningen Innehållsförteckning 1. Sammanfattande bedömning och rekommendationer... 1 2. Inledning...3 2.1. Bakgrund...3 2.2. Revisionsfråga, revisionskriterier och kontrollmål...3 2.3. Revisionsmetod...4 2.4. Avgränsning...4 3. Resultat av genomförd granskning och verifieringar...5 3.1. Beskrivning av arbetssätt, kommunens riktlinjer och rutiner samt roller och ansvar...5 3.1.1. Kommunens riktlinjer och rutiner...5 3.1.2. Rutiner, roller och ansvar...6 3.2. Anläggningstillgångarna har klassificerats och värderats i enlighet med kommunens anvisningar och god sed i övrigt...7 3.2.1. Verifiering av klassificering och värdering av anläggningstillgångar... 8 3.3. Förbruknings-/omkostnadsinventarier har klassificerats i enlighet med kommunens anvisningar och god sed i övrigt...10 3.4. Avskrivning och avskrivningstider sker i enlighet med god redovisningssed11 3.5. Bokförda utgifter är hänförliga till investeringsobjektet... 12 Ekerö kommun

1. Sammanfattande bedömning och rekommendationer På uppdrag av Ekerö kommuns förtroendevalda revisorer har genomfört en granskning av intern kontroll med inriktning på redovisningen av anläggningstillgångar. Granskningen omfattar dels kartläggning av rutinen i kommunen (en s.k. flödesbeskrivning) med genomgång av vilka kontroller som görs och vilka riktlinjer/anvisningar som kommunen har, dels kontroll för ett urval poster av följsamhet mot regelverk och god redovisningssed för samtliga nämnder. Den revisionsfråga som ska besvaras är om: Kommunstyrelsen och nämnderna har en tillräcklig kontroll av att tillgångarna i allt väsentligt är fullständigt redovisade, rätt periodiserade samt har klassificerats och värderats enligt principerna i KRL? Granskningen har genomförts utefter ett antal revisionskriterier samt genom att fyra kontrollmål formulerats och besvarats. Dessa finns närmare beskrivna i avsnitt 2.2. Utifrån granskningen gör vi bedömningen att den interna kontrollen inte är helt tillräcklig. Vi har noterat att kommunen inte alltid följer RKR 11. Många av direktinvesteringarna understiger beloppsgränsen för att klassificeras som anläggningstillgång. Vi har noterat att en försäljning av anläggningstillgång har nettoredovisats i anläggningsredovisningen. Det finns brister i rutiner för uppläggning av investeringsobjekt och aktivering av anläggningstillgångar i samband med att de tas i bruk. Vi har även noterat att anläggningsregistret inte regelbundet kontrolleras avseende om de ursprungligen registrerade uppgifterna fortfarande är aktuella. Det synes i vissa fall otydligt vad som ska hanteras som driftskostnad och vad som ska hanteras som investeringsutgift. Efter genomförd granskning lämnas följande rekommendationer till Kommunstyrelsen och nämnderna för att stärka den interna kontrollen; Utarbeta rutiner för att löpande under året aktivera investeringar när de tas i drift, så att ränte- och avskrivningskostnader belastar rätt redovisningsperiod. Med den rutin som finns i dag kan avskrivningskostnader för upp till 11 perioder belasta fel räkenskapsår. Tydliggöra definitioner av vad som är reparationer, underhåll, renovering eller investering och hur detta ska hanteras i redovisningen. Genomföra en översyn av rutinerna vad gäller avskrivningstider för anläggningstillgångar. Lämpligen kan komponentavskrivning användas alternativt bör anläggningsobjektet brytas ner i delprojekt för att säkerställa Ekerö kommun 1 av 12

att mer rättvisande avskrivningstider används. Detta för att förbättra kvaliteten på redovisningen och få ett mer rättvisande resultat. Utarbeta rutiner och eventuellt systemstöd för att säkerställa att utgifter som anses ha ett naturligt samband (exempelvis konferensrumsmöblemang) även i redovisningen hålls samman. Som rutiner och system är uppsatta i dag kan detta ej spåras/verifieras i anläggningsredovisningen. Fastställa riktlinjer för vilken internränta som ska användas för beräkning av kapitalkostnader samt tillse att rutinerna för hantering av internräntan ses över i samband med framtagande av ny internhyresmodell. Ekerö kommun 2 av 12

2. Inledning 2.1. Bakgrund Nämndernas ansvar i arbetet med intern kontroll framgår av kommunallagen 6 kap 7 : Nämnderna ska var och en inom sitt område se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. De ska också se till att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt. Med tillräcklig intern kontroll avses i denna granskning att rutiner finns för att säkerställa att tillgångarna i allt väsentligt är fullständigt redovisade, rätt periodiserade samt har klassificerats och värderats enligt principerna i KRL. En av revisorernas uppgifter enligt kommunallagen 9 kap 9 är att utröna om räkenskaperna är rättvisande och om den kontroll som görs inom nämnderna är tillräcklig. Revisorerna har i sin analys av väsentlighet och risk identifierat behov att granska den interna kontrollen avseende rutiner för redovisning av anläggningstillgångar. 2.2. Revisionsfråga, revisionskriterier och kontrollmål Den revisionsfråga som besvaras med anledning av granskningen är om: Kommunstyrelsen och nämnderna har en tillräcklig kontroll av att tillgångarna i allt väsentligt är fullständigt redovisade, rätt periodiserade samt har klassificerats och värderats enligt principerna i KRL? Följande revisionskriterier är aktuella: Kommunal redovisningslag God redovisningssed Kommunens regler och anvisningar Följande kontrollfrågor/granskningsmål ingår: Anläggningstillgångarna har klassificerats i enlighet med kommunens anvisningar och god redovisningssed i övrigt. Förbruknings-/omkostnadsinventarierna har klassificerats i enlighet med kommunens anvisningar och god redovisningssed i övrigt. Avskrivning och avskrivningstider sker i enlighet med god redovisningssed. Bokförda utgifter är hänförliga till investeringsobjektet. Ekerö kommun 3 av 12

2.3. Revisionsmetod Granskningen sker genom intervjuer med representanter för i processen inblandade tjänstemän, genom kartläggning och analys av styrdokument och rutinbeskrivningar samt verifieringar enligt nedan. Kontroll sker genom urval av räkenskapsmaterial/fakturor på de större projekt som genomförts under tekniska nämndens ansvar och som aktiverats under 2011 samt på de direktinvesteringar som aktiverats under 2011 och 2012 för de övriga utgifter som aktiverats. Kontroll (6 stycken investeringsobjekt) görs avseende inköp/upparbetande av materiella anläggningstillgångar för att säkerställa att rutinerna för aktivering och avskrivningstider är tillförlitliga och följer kommunens anvisningar och god redovisningssed. Kontroll görs, genom granskning av de tre största samt de tre minsta (totalt 32 poster) aktiverade utgifterna för varje utvalt investeringsobjekt, mot underlag från leverantörsfakturor etc. för att verifiera att bokförda utgifter aktiveras på rätt investeringsobjekt samt att slutredovisning har gjorts i anslutning till de senaste bokförda transaktionerna för objektet. Kontroll (28 stycken) av direktinvesteringar görs avseende inköp/upparbetande av materiella anläggningstillgångar för att säkerställa att rutinerna för aktivering och avskrivningstider är tillförlitliga och följer kommunens anvisningar och god redovisningssed. Kontroll görs mot underlag, leverantörsfakturor etc. för att verifiera att bokförda utgifter aktiveras på rätt investeringsobjekt. Kontroll (totalt 12 stycken) görs på utvalda kostnadskonton för att se att klassificeringen mellan anläggningstillgång och förbruknings- /omkostnadsinventarier görs i enlighet med kommunens anvisningar och god redovisningssed. 2.4. Avgränsning Granskningen inriktas mot att kartlägga och bedöma generella rutiner samt att genom urval kontrollera följsamhet för samtliga nämnder. Ekerö kommun 4 av 12

3. Resultat av genomförd granskning och verifieringar 3.1. Beskrivning av arbetssätt, kommunens riktlinjer och rutiner samt roller och ansvar 3.1.1. Kommunens riktlinjer och rutiner Två dokument som styr investeringar har identifierats, dessa är; Riktlinjer för övriga investeringar (tjänsteskrivelse från ekonomikontoret, ej daterad) PM avseende projektrutin inom tekniska kontoret (tjänsteskrivelse av chefscontroller, daterad 2012-11-28) Utöver de ovan nämnda dokumenten har kommmunen dessutom en rutin för lokalinvesteringar (antagen av KS 2008-03-04, 36). Dokumentet innehåller rutiner/regler för arbetet med och beslutsordning för lokalinvesteringar. Dokumentet beskriver i stort investeringsprocessen för större projekt inom kommunen. Vi kommer inte behandla dokumentet närmare i rapporten då fokus ligger på anläggningsredovisningen och inte investeringsprocessen. Riktlinjer för övriga investeringar. Dokumentet är en tjänsteskrivelse från ekonomikontoret och innehåller följande, som vi bedömer det, väsentliga områden: Investering En anläggningstillgång är en tillgång som är avsedd för stadigvarande bruk. Med detta menas en tillgång som har en nyttjandeperiod på minst tre år och att värdet på tillgången ska uppgå till minst ett halvt prisbasbelopp 1. Båda kriterierna ska uppfyllas för att en tillgång ska kunna aktiveras som anläggningstillgång. Inventarier med kortare nyttjadetid än tre år kostnadsförs i sin helhet vid anskaffningen. Endast standarförbättrande åtgärder räknas som investeringar. Inventarier som har ett naturligt samband bör räknas som en investering, t.ex. inredning i en skolsal. Detsamma gäller om anskaffningen är ett led i en större investering. Avskrivning Avskrivning ska ske från och med den tidpunkt då tillgången tas i bruk. Avskrivingstiden fastställs utifrån beräknad nyttjandeperiod. Kommunen använder sig av linjär avskrivning och anger att de avskrivingstider som SKL 2, RKR 3 respektive BFN 4 rekommenderar är vägledande. 1 Ett prisbasbelopp var 42 800 kr år 2011 och är 44 000 kr år 2012. Källa: Statistiska centralbyrån (SCB). 2 Sveriges kommuner och landsting 3 Rådet för kommunal redovisning 4 Bokföringsnämnden gäller av kommunen ägda bolag Ekerö kommun 5 av 12

Immateriella tillgångar Hänvisning görs till KRL 5 6 kap 2 och dess förarbeten, vilken ger kommuner möjlighet att aktivera vissa forsknings- och utvecklingsutgifter som t.ex. utvecklande av datasystem och andra egna produkter som kan leda till intäkter eller kostnadsbesparingar. För att kunna aktivera dessa utgifter måste de dock vara av väsentligt belopp. Inom tekniska kontoret har chefscontrollern tagit fram ett PM avseende projektrutin inom tekniska kontoret. Dokumentet är en tjänsteskrivelse och innehåller följande, som vi bedömer det, väsentliga områden: Budget Budgetförslag per projekt redovisas för nämnden respektive KS före beslut. Nya projekt läggs upp i ekonomisystemet. Projekt läggs upp eller tillförs budgetmedel. KS budgetprojekt och KS projekt inom andra nämnder överförs till nämnden efter beslut. Projekt läggs upp eller tillförs budgetmedel. Budgetmedel inom andra nämnder överförs till tekniska kontoret efter gemensamt beslut. Behov av projektnummer anmäls till redovisningsenheten som lägger upp dessa i ekonomisystemet. Budgetmedel kan omdisponeras inom tekniska kontoret efter beslut av teknisk chef. Löpande uppföljning och rapporter Löpande utgifter inom projekten konteras med de obligatoriska delarna ansvar, slag, verksamhet och projektnummer samt objekt. Utfall per projekt följs upp månadsvis. Årsprognos per projekt lämnas efter mars, augusti och september. Eventuell revidering av årsprognos sammantagen för samtliga projekt lämnas efter oktober och november. Aktivering, överföring och slutrapportering Aktivering sker en gång per år i samband med årsbokslutet i början av nästkommande år. Projekt eller delar av projekt som tagits i bruk aktiveras. Slutförda projekt stängs. Information om aktivering, avslutning och avskrivningstider per projekt ska rapporters in till chefscontroller. Slutredovisningar av samtliga under föregående år avslutade projekt tas fram för redovisning och beslut av nämnd i maj. 3.1.2. Rutiner, roller och ansvar I kommunen finns det i huvudsak två typer av investeringar, investering i lokaler och direktinvesteringar. Investeringar i lokaler utgör huvuddelen av kommunens genomförda investeringar och hanteras via tekniska kontoret. Direktinvesteringar 5 Kommunal redovisningslag Ekerö kommun 6 av 12

är således alla andra typer av investeringar som nämnderna gör och som inte nödvändigtvis hanteras av tekniska kontoret såsom inköp av datorer, möbler etc. För varje beslutat investeringsprojekt läggs ett projektnummer upp i ekonomisystemet av den centrala budgetekonomen, denne lägger även upp beviljad budget på projektet. Vid kommunens centrala ekonomifunktion finns en redovisningsansvarig som sköter administrationen av anläggningsregistret. Denne lägger manuellt upp slutredovisningar aktiverar investeringsobjektet - i anläggningsregistret utifrån de uppgifter som kontoren inkommer med. Hanteringen av de två olika investeringstyperna skiljer sig åt. För investeringar i lokaler är det controllern vid tekniska kontoret i samförstånd med ansvarig för respektive investeringsobjekt som upprättar slutredovisningsblankett vilken bl.a. innehåller information om objektskod, ansvar, typ av tillgång, avskrivningstid samt hur tillgången ska bokföras. Detta görs en gång per år i samband med aktuellt årsbokslut. Det är controllerns ansvar att, tillsammans med sakkunnig på kontoret, bedöma lämplig avskrivningstid för tillgången. Redovisningsansvarig vid den centrala redovisningsfunktionen gör endast en övergripande kontroll avseende avskrivningstid och kontering. Ansvarig för anläggningsregistret genomför dock stickprovsvisa kontroller för att säkerställa att korrekta uppgifter har registrerats. Vid direktinvesteringar genererar varje enskild faktura som är konterad med investeringsprefix efter godkännande en egen anläggning i redovisningen och i reskontran. Respektive förvaltningscontroller följer inför månadsbokslut upp de utgifter som konterats med investeringsprojekt och avgör om de ska aktiveras eller föras om och kostnadsbokföras. Förvaltningscontrollern bedömmer om utgiften är kopplad till ett övergripande investeringsprojekt och därmed uppfyller de redovisningsmässiga kriterierna för att klassificeras som anläggningstillgång eller om det är ett inköp av en separat stol som därmed kostnadsbokförs. I anläggningsregistret återfinns endast slutredovisade investeringar. Pågående investeringar bokförs på kostnadskonton med specifika projketnummer och förs automatikst över till ett tillgångskonto vid månadsbokslutet i avvaktan på att projekt helt eller delvis blir klart. 3.2. Anläggningstillgångarna har klassificerats och värderats i enlighet med kommunens anvisningar och god sed i övrigt Aktivering av investeringar i lokaler sker, i enlighet med riktlinjerna, en gång per år i början av nästkommande år. Denna hantering kan innebära att en anläggning tas i bruk och används i upp till elva månader innan avskrivnings- och räntekostnader belastar ansvarig verksamhet. Aktivering av direktinvesteringar görs varje månad. Kontering av fakturan med specifik projektkod styr utbetalningen till utgift (balansräkningen). Efter godkännande från controller aktiverar redovisningsansvarig utgiften i Ekerö kommun 7 av 12

anläggningsreskontran och anger överenskommen avskrivningstid. Räntekostnader och avskrivningskostnader belastar den ansvariga enheten månaden efter aktivering. Den internränta som används är 5 % (SKL:s rekommenderade internränta för 2012 var 4,2 % alt 2,9 %, 2013 är den 2,9 %) och har inte ändrats under de senaste åren. Avsaknad av regelbunden översyn och justering av vilken internränta som används kan innebära att verksamheterna belastas med felaktiga kostnader. Tekniska kontoret och ekonomifunktionen avser att se över internräntan i samband med arbetet med framtagande av nytt internhyressystem. Många av de utgifter som aktiverats som direktinvesteringar är av mindre storlek dvs. under ett halvt prisbasbelopp. Att dessa poster ändå har aktiverats i anläggningsreskontran beror, enligt berörda tjänstemän, på att de är en del av ett större projekt (se riktlinjerna för investering). Vi har inte kunnat verifiera att dessa poster har ett naturligt samband i redovisningen då de ej har någon gemensam projektkod eller dylikt. Det finns ingen systembunden spårbarhet mellan till samma projekt hörande fakturor, utan det vi erhållit är förklaring från redovisningsansvarig att dessa fakturor är godkända av respektive controller. När det gäller fakturor och underliggande räkenskapsmaterial för de investeringar som hanteras via tekniska kontoret går det att söka alla underliggande poster på ett investeringsprojekt. 3.2.1. Verifiering av klassificering och värdering av anläggningstillgångar När det gäller direktinvesteringar har vi granskat aktiverade utgifter för följande anläggningstyper under 2011 och 2012: Inventarier Konst Datorer Maskiner Vi har slumpmässigt valt ut 28 fakturor under 2011 och 2012 fördelat över ovanstående anläggningstyper, för att bedöma klassificeringen. I nedanstående tabell redovisas resultatet. Korrekt klassificerade Felaktigt klassificerade Tveksamt klassificerad Summa 12 12 4 28 st Många av de granskade fakturorna (23 av 28) har var och en för sig understigit beloppsgränsen för att klassificeras som anläggningstillgång. Den förklaring som erhållits är att de tillhör en större investering genom naturligt samband. Enligt gällande lagstiftning och normering är det rättvisande att hantera mindre separata utgifter så som stolar och bord (som införskaffas vid olika tillfällen under en kortare period) till exempelvis ett konferensrum som en investering om de har ett naturligt Ekerö kommun 8 av 12

samband. Om inköpen inte kan kopplas ihop uppfylls inte kriterierna för att klassificeras som investering utan ska i stället hanteras som en driftskostnad. 16 av de stickprov som vi har tagit kan vi ej följa i redovisningen eller i anläggningsregistret såsom del i ett större investeringsprojekt varför vi gjort bedömningen utifrån de förklaringar vi har erhållit att av totalt 28 fakturor är 12 korrekt hanterade, 12 felaktigt hanterade och 4 tveksamt hanterade. Vi har bland annat noterat följande: Att samtliga konstartiklar beloppsmässigt understiger beloppsgränsen. Att det finns många poster som understiger beloppsgränsen avseende inventarier och datorer. Anläggningsregistret riskerar att bli onödigt omfattande då mindre poster aktiveras som egna anläggningar om de mindre posterna som hör till samma investeringsprojekt aktiverades tillsammans med samma anläggnings-id/investeringsprojekt skulle anläggningsregistret inte bli orimligt omfattande och spårbarheten inom respektive investeringsprojekt öka samt att kriterierna för att klassificeras som anläggningstillgång skulle uppfyllas. När det gäller projekt som genomförts via tekniska kontoret har vi gjort ett urval av 6 projekt under 2011. För dessa har vi granskat klassificeringen mot de tre största och de tre minsta fakturorna, således totalt 32 fakturor. I nedanstående tabell redovisas resultatet. Korrekt klassificerade /värderade Felaktigt klassificerade /värderade Tveksamt klassificerad /värderade Summa 23 9 32 st Vid granskning av underlag har vi inte funnit några utgifter som inte bedömts höra till projektet eller vara felaktig klassificerade. Av 32 fakturor bedömer vi 9 stycken som tveksamma avseende värdering då dessa fakturor avser investeringar kopplade till redan befintliga anläggningstillgångar. Vår tveksamhet består främst i att den ursprungliga anläggningen ej setts över vad gäller kvarvarande värde och avskrivningstid. Det finns risk för att exempelvis utgifter för en ny ventilationsanläggning läggs på befintligt restvärde för den ursprungliga ventilationsanläggningen då de ej finns rutiner för genomgång av detta. Det kan medföra att verksamheterna belastas med felaktiga ränte- och avskrivningskostnader. Ekerö kommun har inte tydliga definitioner av vad som är reparationer, underhåll, renovering eller investering. Under 2012 har dock en diskussion inom tekniska nämnden förts för att förtydliga definitionen av olika typer av utgifter som berör fastighetsförvaltningen. Många underhållsprojekt är svåra att indela i endera drifts- Ekerö kommun 9 av 12

eller investeringsbudgeten. Vidare kan det skilja mellan hur åtgärder budgeteras och hur de senare hanteras i redovisningen. Det finns risk att en underhållsåtgärd i driftsbudgeten kan till del redovisas i balansräkningen. På motsvarande sätt finns det risk att åtgärder som ingår i investeringsbudgeten har betydande delar som är underhåll. För att få ökad spårbarhet och användarvänlighet av anläggningsregistret skulle texten i anläggningsreskontran/registret kunna vara tydligare och överensstämma med aktuell anläggning, exempelvis kan fastighetsbeteckning användas. Vi har bland annat noterat följande: I ett projekt (6 fakturor) där kommunen gjort lokalanpassning från kontor till förskoleverksamhet framgick det inte huruvida kommunen sett över det bokförda värdet på investeringsobjektet före det att projektet påbörjades. Enligt uppgift har man inte kontrollerat behov för utrangering/nedskrivning av delar av anläggningen före det att projektet startade. I ett projekt (1 faktura) har kommunen sålt en traktor i samband med att en ny har köps in. Transaktionerna har nettoredovisats. Enligt uppgift traktorn aldrig funnits med i kommunens anläggningsregister. Detta medför att 2011 års resultat borde ha förbättrats med 120 tkr (dvs. inbytesvärdet av den sålda traktorn) samt att anskaffningsvärdet på den nya traktorn borde vara 120 tkr högre i anläggningsredovisningen pga. att köpet av ny traktor nettoredovisats. I ett projekt (2 fakturor) där kommunen gjort ombyggnation/restaurering av en fastighet framgick det inte huruvida kommunen sett över det bokförda värdet på investeringsobjektet före det att projektet påbörjades. Enligt uppgift har kommunen inte kontrollerat behov för utrangering/nedskrivning av delar av anläggningen före det att projektet startade. 3.3. Förbruknings-/omkostnadsinventarier har klassificerats i enlighet med kommunens anvisningar och god sed i övrigt För att kontrollera om klassificeringen av anläggnings- respektive förbruknings/omkostnadsinventarier görs i enlighet med god redovisningssed har vi valt att genom stickprov granska följande kostnadskonton: 4611 Husbyggnadsentreprenader 4621 Anläggnings- och reparationsentreprenader 4702 Konsulttjänster bygg, m.m. 6460 Förbrukningsmaterial 6601 Service och underhåll av maskiner och inventarier 6602 Reparation av maskiner och inventarier 6603 Tvätt av arbetskläder och linne m.m. 6604 Reparation/underhåll leasingfordon 6741 Datorprogram (inköp av program/uppgradering av program) Ekerö kommun 10 av 12

Vi har granskat fakturor från 2011 och 2012 överstigande 25 tkr (dvs. över aktiveringsgränsen) och gjort individuella bedömningar av utgifternas karaktär. Resultatet presenteras i nedanstående tabell. Korrekt klassificerade Felaktigt klassificerade Tveksamt klassificerad Summa 10 0 2 12 st Vår sammanfattande bedömning är att klassificeringen mellan omkostnads-/ förbrukningsinventarier och anläggningstillgångar i allt väsentligt är korrekt. Vi har vid stickprovskontroll inte funnit några direkta felaktigheter. Dock har vi noterat två tveksamma fakturor som ligger som driftskostnad. Vi bedömer att karaktären av och beloppen på fakturorna gör att de skulle kunna klassificeras som anläggningstillgång. En av de tveksamt klassificerade fakturorna avser skolventilation och tillhör projekt 12-0629, ansvar 410 061, objekt 500. Fakturan uppgår till 600 tkr och är således över aktiveringsgränsen. I 2010 års bokslut beslutades om en avsättning för tillskottsmedel med syfte att användas för att åtgärda ett eftersatt planerat underhåll efter ett särskilt program 2011-2013. Tilldelning av medel och beslut om program sker för ett år i taget. Fakturan har redovisats inom ramen för detta program. Den andra tveksamt klassificerade fakturan avser bl.a. byggnation av sandlåda med gungställning. Fakturan uppgår till 56 tkr. 3.4. Avskrivning och avskrivningstider sker i enlighet med god redovisningssed Vad gäller avskrivningstiderna avseende direktinvesteringarna gör vi bedömningen att kommunen följer de interna riktlinjerna och god redovisningssed i övrigt. Genom våra verifieringar se 3.2.1 har vi inte noterat några tveksamma avskrivningstider. De avskrivningstider kommunen använder grundas i de normerande organens rekommendationer och det görs en individuell bedömning vid aktivering av respektive investeringsprojekt. Vid intervjuer har dock framkommit att avskrivningstider ej omprövas löpande vad gäller redan slutredovisade projekt detta skulle kunna leda till att verksamheterna belastas med felaktiga kostnader för den aktuella tillgången och att den en gång förväntade nyttjandetiden väsentligt avviker från faktisk nyttjandetid. När det gäller avskrivningstiderna avseende investeringar i lokaler gör vi bedömningen att detta, inte i alla avseenden, sker i enlighet med god redovisningssed. Enligt kommunens nuvarande rutin för aktivering av anläggningstillgångar sker denna en gång per år vilket medför att nyttjandetiden för en anläggning, åtminstone teoretisk, kan komma att bli upp emot 1 år längre än om kommunen löpande aktiverat anläggningar när de tas i bruk. Dessutom sätts, i huvudsak, samma avskrivningstid för alla typer av utgifter hänförliga till ett projekt. Det kan betyda att kontorsstolar, tv-apparater, staket, gungor och byggnaden får Ekerö kommun 11 av 12

samma avskrivningstid. Att inte bryta upp investeringsprojektet i mindre komponenter eller till varandra kopplande investeringsprojekt kan exempelvis leda till missvisande räkenskaper och svårigheter att hantera kommande nya investeringsbehov kopplade till en befintlig anläggning exempelvis en ny ventilationsanläggning eller ett nytt kök i en skola. 3.5. Bokförda utgifter är hänförliga till investeringsobjektet Vid kontroll av fakturor avseende lokalinvesteringsprojekt finns det transparens mellan projektnummer och underliggande fakturor i anläggningsredovisningen, d.v.s. det går att för respektive investeringsprojekt ta fram samtliga underliggande fakturor elektroniskt vad gäller investeringar i lokaler. Vi har inte funnit att några aktiverade utgifter i granskade investeringsprojekt hört till andra investeringsprojekt. Vad gäller direktinvesteringarna så har det framkommit att det är svårt att härleda en utgift till det beslutade investeringsprojektet då ett beslutat och budgeterat investeringsprojekt kan bestå av flera separata fakturor vilka aktiveras var för sig och därmed får egna anläggnings-id nummer. D.v s. det saknas spårbarhet mellan beslutat investeringsprojekt och nedlagda utgifter i redovisningen. Kontroll av att fakturor som aktiveras i anläggningsreskontran är korrekta sker genom manuell avstämning mellan redovisningsansvarig och respektive nämnds controller. 2013-01-23 Karin Kärnekull Wallqvist Projektledare Anders Hägg Uppdragsledare Ekerö kommun 12 av 12