1(5) RFI Request For Information En upphandling kan föregås av en så kallad RFI, Request For Information. En RFI är ett sätt för Region Gävleborg att samla information om tillgängliga tjänster på marknaden samt att få information om möjliga lösningar och eventuella begränsningar inom ett eller flera områden. En RFI används främst för att samla information för att underlätta ett beslut om vilka åtgärder som ska vidtas. Region Gävleborg förbinder sig inte att genomföra en upphandling i anslutning till eller efter denna RFI. Ingen ekonomisk ersättning utgår för att bevara frågorna i RFI:n. Region Gävleborg efterfrågar härmed information från leverantörer av fastighetsdrift och underhåll. Syfte med RFI Region Gävleborg köper idag fastighetsdrift och löpande underhåll som en sammahållen tjänst av en leverantör. Angränsande serviceområden, till exempel utemiljö, lokalvård och parkeringsövervakning köper Regionen på andra separata avtal utan samordningsansvar hos Fastighetsdriftsentreprenören. Regionen är just nu inne i en spännande tid genom planerandet av stora ny- och ombyggnationer på sjukhusområdena i så väl Hudiksvall som Gävle. I samband med detta arbete ser Regionen även möjligheten att ompröva det sätt vi hittills upphandlat fastighetsdriften. Vi skulle som en del i denna översyn ha nytta av marknadens kompetens och erfarenhet kring leverans av fastighetsdrift. Vi vänder oss av den anledningen till såväl små som stora leverantörer av fastighetsrelaterade tjänster för att få en bättre bild över vad som är gångbart. Hur ska Regionen upphandla och beskriva fastighetsdrift och underhåll för att få en modern och kostnadseffektiv leverans på området? Vi hoppas att ni som leverantör vill vara med och forma framtidens avtal av fastighetsdrift och underhåll hos oss. Vi har nyligen haft en RFI ute generellt för FM-området, där några utav er har inkommit med era tankar kring just fastighetsområdet. Utefter den har vi samlat in värdefull information inför framtida avtal. Denna RFI fokuserar på fastighetsdrift & underhåll och optimering av den tjänsten.
Beskrivning 2(5) Beskrivning av Region Gävleborg Gävleborgs län har ca 279 000 invånare. Länet består av två landskap, Gästrikland och Hälsingland. De större tätorterna i Gästrikland är Gävle, Sandviken och Hofors. Tätorterna i Hälsingland är Hudiksvall, Bollnäs, Ljusdal och Söderhamn. Större sjukhusverksamhet bedrivs i Gävle, Hudiksvall och Bollnäs. Utöver detta ingår hälsocentraler och tandvårdsenheter inom länet. Regionen planerar även för större ombyggnationer och modernisering vid sjukhusområdena i Hudiksvall och Gävle. För mer information om Region Gävleborgs organisation och verksamheter se Region Gävleborgs hemsida, www.regiongavleborg.se Övrigt Vi hoppas att Ni, genom att svara på denna RFI, vill bidra till utvecklingen av verksamheten i Region Gävleborg. Eventuella frågor angående denna RFI ställs till: koncerninkop@regiongavleborg.se Märk frågan RFI-Fastighetsdrift. Vi ser fram emot Ert svar senast den 11/6 och tackar för Ert engagemang. Frågeställningar Vi behöver er hjälp med information om hur ni ser på ett antal frågeställningar nedan. Nuvarande uppdelning av entreprenaderna är att vi i dagens avtal utgår ifrån AFFkoder 2010. Aff-kodsområde T1 är upphandlat som eget avtal omfattande utemiljö (park & mark). Inom T2-T9 drivs idag fastighetsdriften & underhåll som ett gemensamt avtal. Vi har en hypotes om att det är bra att skapa en mer differentierad tjänsteleverans av fastighetsdrift och underhåll baserat på de olika fastighetssystemens grad av komplexitet och hur kritiska stillestånd eller brister är för verksamheten. Vi planerar att utvärdera framtida upphandling utefter kvalitet, leverans, pris m.m. Vi lägger stor vikt på funktionalitet och ser positivt på ett Strategisk partnering upplägg. Man skulle då kunna dela in fastighetsdrift & underhåll utifrån ett nedan föreslaget upplägg.
Beskrivning 3(5) Sammanfattningsvis skulle det kunna innebära att en framtida upphandling delas upp så här: Fastighetsdrift och underhåll (Aff-koderna SC1-SC8) med vissa undantag som vi bryter ut från denna och presenterar nedan; Delar från SC1-SC8 som bryts ut och görs enskilda avtal på områden där det krävs specialkompetens, myndighetskontroll eller som kan kategoriserar in separat. Observera att beredskapstjänstgöring ingår i samtliga områden tillsammans med tillsyn/skötsel och felavhjälpande åtgärder. Utgångsläge i denna RFI; 1h inställelse tid till akutsjukhusen för alla beredskapslarm. Hissar är 30 min inställelse. Övriga HC- centraler eller närsjukhus 2h m.m. Hissar 1h. Enligt nya AFF-koderna 2015 skapas då följande områden: Område 1 (SC1 SC8) Generell fastighetsdrift & underhåll. Inkluderar all drift förutom i de nedan angivna Aff-koderna. Område 2 (SC7.1) (SC2.34) Område 3 (SC4.24) Hissar med eller utan hisskorg Maskindrivna portar Gassystem i byggnad (medicinsk gas) Område 4 (SC4.5) Kylsystem i byggnad Område 5 (SC5.11) System för eldistribution hög sp. (SC4.61) Bränslelager ( SC5.51) Motordriven reserv eller nödkraft (SC5.52) Batteri reserv eller nödkraft Område 6 ( SC4.22) Processvattensystem och ångsystem i byggnad
Beskrivning 4(5) (SC8.4) steriliseringsutrustning (autoklaver, diskar,spolos Område 7 ( SC8.2 ) Rörpostinstallationer, lätt godstransportanordningar Område 8 (SC1 ) Styr- och övervakningssystem För särskild verksamhetsutrustning. Detta avser hela op-huset hus 61 och därtill op-salar i hus 4 vid Gävle sjukhus. Frågor: 1. Inom vilket/vilka områden är ert företag intresserade av att leverera tjänster förutsatt ovanstående uppdelning i områden? 2. Hur ser ni på en regional indelning av ovanstående områden? Beskriv vilken geografisk indelning ni ser som fördelaktig och varför. 3. Ser ni så pass stora synergier mellan de uppdelade områdena? I så fall; förklara på vilket sätt dessa synergier förloras med ovanstående uppdelning och hur uppdelningen istället skulle vara enligt er erfarenhet och kompetens. 4. Finns det skäl att dela upp eller specificera entreprenaden på andra sätt som skulle vara intressantare för er och i så fall varför? Exempelvis med anledning av kompetenser, systemlösningar och samverkan. 5. Presentera era tänkta åtgärdstider för de aktuella områdena. 6. I viken utsträckning behöver ni använda underleverantörer för leverans i de olika områdena? 7. Ovanstående uppdelning kan innebära ansvarsmässiga gränsdragningsproblem. Hur ser ni på den frågan och hur skulle sådana i så fall kunna förebyggas?
Beskrivning 5(5) Vi förstår att det finns många fler parametrar som påverkar om upphandlingen och efterföljande entreprenad blir lyckad eller inte. Därför tar vi gärna emot era reflektioner på området. För oss vore det värdefullt om ni hjälper oss med resonemang kring exempelvis; - Kvalitet & kostnadseffektivitet - Kostnadsdrivande krav - Totalkostnadsperspektiv; exempelvis relationen mellan reparationer & felavhjälpande underhåll Sekretess Uppgifter som lämnats med anledning av denna RFI omfattas av offentlighetsprincipen och omfattas normalt inte av sekretess. Även om begäran om sekretess lämnas kan sådan inte garanteras. Att svara på RFI Den besvarade RFI:n ska innehålla: Företagets namn Kontaktperson E-postadress Telefonnummer Region Gävleborg ser fram emot ert svar senast den 11/6 2017 på nedanstående e- post, märkt med: RFI fastighetsdrift E-post till: koncerninkop@regiongavleborg.se Med vänlig hälsning Region Gävleborg