SIDAN 1 (15) Plats och tid Sydarkivera sammanträdesrum Växjö fredagen den 3 mars 2017 kl.10.00 12.15 Beslutande och närvarande ersättare Per Ribacke (S), ordf., Alvesta Magnus Gunnarsson (M), Ljungby Ingemar Almkvist (S), Älmhult Börje Dovstad (L), Karlskrona 3-5 från kl. 11.00 tom 11.50 via webb. Annika Stacke (L), Växjö Bo Johansson (S), Ronneby tjg. ers. Närvarande ej beslutande ersättare Övriga deltagare Mats Porsklev, sekreterare Magdalena Nordin, tillsynsarkivarie Elin Jonsson, bevarandestrateg Utses att justera Justeringens plats och tid Magnus Gunnarsson (M), Ljungby fredagen den 10 mars 2017 Sydarkiveras kontor Underskrifter Sekreterare Mats Porsklev Paragrafer 1-13 Ordförande Per Ribacke (S) Justerande Magnus Gunnarsson (M) ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag Organ Förbundsstyrelsen Sammanträdesdatum 2017-03-03 Datum för anslags uppsättande Förvaringsplats för protokollet 2017-03-13 Datum för anslags nedtagande Sydarkiveras kontor 2017-04-04 Underskrift
SIDAN 2 (15) 1 Dnr. Sark.2017.28 Anslutning av nya medlemmar. Under år 2016 har diskussioner skett med ett antal kommuner om medlemskap i vårt förbund. Dessa diskussioner har utmynnat i att Hässleholms, Hörby, Åtvidaberg, Borgholms, Vellinge, Vadstenas och Eslövs kommuner har tagit beslut om anslutning till vårt förbund och har inlämnat avsiktsförklaringar. Ingen kommun har ännu tecknat anslutningsöverenskommelse Avsiktsförklaringar från Hässleholms, Hörbys, Åtvidabergs, Borgholms, Vellinges, Vadstenas och Eslövs kommuner. Förbundsstyrelsens förslag till fullmäktige beslut Hässleholms, Hörbys, Åtvidabergs, Borgholms, Vellinges, Vadstenas och Eslövs kommuner godkänns som medlemmar i kommunalförbundet Sydarkivera och en ny bilaga ett i förbundsordningen godkänns. Expediering Fullmäktige
SIDAN 3 (15) 2 Dnr. Sark.2017.30 Antagande av ny förbundsordning. Vid anslutning av nya medlemmar i vårt kommunalförbund så måste kommunalförbundets fullmäktige och nuvarande och anslutande medlemmar anta en ny förbundsordning. På styrelsemöte den 2016 den 4 mars har förvaltningen fått i uppdrag att göra en översyn av gällande förbundsordning. Förslag till ny förbundsordning har diskuterat på kontaktpersonträff i juni månad där en grupp utsågs att förbereda en eventuell förändring av förbundsordningen. Gruppen bestod av representanter från Växjö, Karlshamns, Höörs och Kristianstads kommuner inkl. administrationen i förbundet. Efter att vissa förändringar har gjorts har kontaktpersongruppen diskuterat förbundsordningen på möte den 23 september. Därefter har förvaltningen varit i kontakt med ett advokatkontor för att erhålla en oberoende juridisk granskning av förbundsordningen. Förslag till ny förbundsordning från den 20 februari 2017 Utdrag ur Prop 1996/97:105 sid 65 och 66 Förbundsstyrelsens förslag till fullmäktige beslut Förslag till ny förbundsordning från den 20 februari 2017 godkänns. Förbundsordningen skickas till samtliga nya och gamla förbundsmedlemmar för antagande. Expediering Fullmäktige
SIDAN 4 (15) 3 Dnr. Sark.2017.31 Diskussion om anslutningsavgift Förbundet kan med gällande förbundsordning förändra anslutningsavgiften inför anslutning till förbundet 2019. Diskuteras vad anslutningsavgiften ska användas till och hur stor denna ska vara för eventuellt anslutande medlemmar från och med 2019, dvs de kommuner som lämnar avsiktsförklaring under 2017. Anslutningsavgiften ska täcka förvaltningens kostnader för att ansluta ny medlem. Förvaltningen får i uppdrag att kalkylera vad anslutningsavgiften behöver vara för att täcka de kostnader som uppkommer i och med att ny kommun ansöker om att få bli medlem i kommunalförbundet Sydarkivera. Förbundschef Mats Porsklev
SIDAN 5 (15) 4 Dnr. Sark.2016.61 Information om Växjös utträde Växjö kommun har begärt utträde ur förbundet. Beslut tog i oktober 2016 i Växjös kommunfullmäktige. Ett utträde ska godkännas enligt förbundsordningen av samtliga ingående kommuner och ett avtal ska tecknas för att hantera ekonomiska förehavanden och den eventuella information som är överlämnad till förbundet. Diskuteras ingående Växjös framtida utträde. Förbundsstyrelsens presidium samt ledamoten Magnus Gunnarsson (M) får i uppdrag att föra diskussioner med Växjö kommun om Växjös utträde. Förbundschef Mats Porsklev får i uppdrag att fastställa Sydarkiveras substansvärde för att få en rättvisande bild av de ekonomiska villkoren vid Växjös utträde. Presidiet styrelsen Magnus Gunnarsson (M), Ljungby
SIDAN 6 (15) 5 Dnr. Sark.2017.31 Årsredovisning 2016 inkl. förvaltningsberättelse, revisorernas berättelse Förvaltningen har upprättat förbundets andra bokslut inklusive förvaltningsberättelse. Förbundsstyrelsen godkänner bokslutet och översänder detsamma till förbundsfullmäktige för fastställelse. Därefter skickas bokslutet till förbundsmedlemmarna för beslut om ansvarsbefrielse. Diskuteras årsredovisningen och ett antal frågor ställs från Annika Stacke (L), Växjö. Årsredovisning inkl. förvaltningsberättelse från den 15 februari 2017. Magnus Gunnarsson (M), Ljungby: Förvaltningen behöver ha en mer utförlig redovisning under 2017 och framöver. Årsredovisningen godkänns och översänds till revisionen för revisionsutlåtande. Frågor från ledamot Annika Stacke (L) bevaras i PM från förvaltningen och skickas till förbundsstyrelsen. Förbundsstyrelsens förslag till fullmäktige beslut Årsredovisningen fastställs. Förvaltningen Förbundsfullmäktige
SIDAN 7 (15) 6 Dnr. Sark.2017.31 Reviderad budget för 2017 och plan för 2018-2019 Förvaltningen har utarbetat ett förslag till reviderad budget baserat på känt antal medlemmar den 1 januari 2017. Förslag till reviderad budget 2017 och plan för 2018-2019. Förbundsstyrelsens förslag till fullmäktigebeslut Reviderad budgeten för 2017 och plan för 2018 och 2019 antas. Förbundsfullmäktige
SIDAN 8 (15) 7 Dnr. Sark.2017.31 Budget 2018 och plan för 2019-2020 Förvaltningen har utarbetat ett förslag till budget baserat på känt antal medlemmar den 1 januari 2017 och inlämnade avsiktsförklaringar för inträde 2018. Förslag till budget 2018 och plan för 2019-2020. Förbundsstyrelsens förslag till fullmäktigebeslut Budgeten för 2018 och plan för 2019 och 2020 antas. Förbundsfullmäktige
SIDAN 9 (15) 8 Dnr. Sark.2016.76 Uppföljning nyttorealisering Utvärderingen visar att nyttorealiseringsperioden behöver förlängas för att uppnå målen när det gäller beslutade dokumenthanteringsplaner. Det är många nämnder och bolag som har beslutade dokumenthanteringsplaner, men det är färre som har aktuella planer. Mallar har tagits fram och uppdateras efter genomförda workshopar för informationskartläggning. När det gäller arkivinspektion/kvalitetskontroll har det bara varit möjligt att genomföra tillsynsbesök hos de fem kommuner som utsett Sydarkivera till gemensam arkivmyndighet. Tillsyn har genomförts enligt tillsynsplanen för två verksamhetsområden Vård och omsorg samt Socialt och ekonomiskt stöd. Inspektionsbesök genomfördes endast hos fem förbundsmedlemmar. Det beror på att det inte var alla förbundsmedlemmar som fattat beslut om att utse Sydarkivera till gemensam arkivmyndighet. Vad avser tillgänglighet och sökbarhet så förtecknas arkiv som överlämnats till kommunarkiv/centralarkiv vanligtvis fortlöpande. Det finns förbundsmedlemmar som ännu inte har digitaliserats sina arkivförteckningar. Det är endast ett fåtal som publicerat arkivförteckningar eller levererar uppgifter till Nationell Arkivdatabas (NAD) som förvaltas av Riksarkivet. Utvärderingen baseras på enkätundersökning riktad till kontaktpersoner. Det var ganska få som svarande (10 av 18). Mätningen kan användas som baslinje för nästa uppföljning, men ger ingen heltäckande bild. När det gäller råd och stöd så uppnås målvärdet för resultat av kursutvärderingar med råge. Deltagarna har över lag varit nöjda med utbildningarna. De flesta förbundsmedlemmar, med något undantag, har utnyttjat möjligheten att skicka deltagare på Sydarkiveras grundutbildningar om informationshantering och arkiv. Den viktigaste nyttan som arkivfunktionerna ser med Sydarkivera är möjligheten att kunna fråga om hjälp. De svarande har i varierande grad upplevt att de har haft nytta av Sydarkivera (i genomsnitt 3,4 på en skala från 1 5). Arkivarier, registratorer och andra som varit i kontakt med Sydarkivera har upplevt kontakten som positiv. Uppföljningsrapport från den 9 februari 2017.
SIDAN 10 (15) 8 forts. Dnr. Sark.2017 Uppföljning nyttorealisering Uppföljningsrapport från den 9 februari 2017 godkänns och läggs till handlingarna. Översänds till medlemskommunerna för kännedom. Samtliga förbundsmedlemmar
SIDAN 11 (15) 9 Dnr. Sark.2017.26 Bokningsvillkor kurser och aktiviteter Sydarkivera erbjuder Råd och stöd till förbundsmedlemmarna inom ramen för förbundets bastjänster. Bland annat arrangeras utbildningar, temadagar, nätverksträffar och workshopar. Tjänsterna beskrivs på Sydarkiveras webbplats: https://sydarkivera.se/vara-tjanster/ För att förenkla administration av dessa aktiviteter så har Sydarkivera infört ett webbaserat verktyg för kursadministration. För att det ska vara tydligt för förbundsmedlemmarna vad som gäller vid bokning av aktiviteter så behöver det finnas bokningsvillkor. Bokningsvillkoren publiceras på www.sydarkivera.se. Förslag till bokningsvillkor från den 10 februari 2017. Förbundsstyrelsens förslag till fullmäktigebeslut Bokningsvillkoren godkänns Samtliga förbundsmedlemmar
SIDAN 12 (15) 10 Dnr. Sark.2016.23 Rapport anslutningar 2016 Kommunalförbundet Sydarkivera bildades den 1 januari 2015 av 10 kommuner och ett regionförbund i Kronoberg och Blekinge. Bromölla, Hässleholms, Höörs, Kristianstads, Oskarshamns, Olofströms, Osby, Vimmerby och Östra Göinge kommuner har efter inlämnad avsiktsförklaring godkänts som medlemmar i kommunalförbundet Sydarkivera. Ärendet behandlades vid Sydarkiveras förbundsfullmäktige den 1 april 2016. Beslutet var att kommunerna godkändes som medlemmar i kommunalförbundet Sydarkivera och en ny bilaga ett i förbundsordningen godkändes (Protokoll från Sydarkiveras förbundsfullmäktige 2016-04-01, 7). Samtliga kommuner utom Hässleholm och Kristianstads kommuner har under 2016 fullföljt anslutningen. Anslutningsrapport från den 10 februari 2017 Förbundsstyrelsen noterar informationen och lägger densamma till handlingarna. Samtliga förbundsmedlemmar
SIDAN 13 (15) 11 Dnr. Sark.2016. Frågor från Älmhults fullmäktige Älmhults kommuns fullmäktige har ställ ett antal frågor till förbundet i samband med att ny förbundsordning antogs den 28 november 163. Frågorna är enligt nedan: utreda frågan om arkivmyndighetsansvar grundligt, med en konsekvensanalys utifrån SKL:s tolkning av arkivlagen, samt analys av olika handlingsalternativ utifrån tolkningen. före ytterligare utökning av medlemsantalet i grunden analysera de ekonomiska och praktiska konsekvenserna för förbundet vid minskat, oförändrat och utökat medlemsantal, på kort och lång sikt. skyndsamt upprätta handlingsprogram och verksamhetsplaner som på ett konkret sätt underlättar kommunernas planering före-arkivering och klargör rollfördelningen mellan förbund och medlemmar. Älmhults kf beslut 163 från den 28 november 2016. Förslag till svar på Älmhults kommuns frågor från den 21 februari 2017. Förvaltningens förslag till svar på Älmhults kommuns frågor godkänns och översänds som förbundets egna. Älmhults kommun
SIDAN 14 (15) 12 Dnr. Sark.2016.29 Byte av lokal för central förvaltning Sydarkivera har sedan 2015 kontorslokaler på Båtsmanstorget 2 i Växjö. Avtalet löper till och med oktober 2018, uppsägningstiden är 9 månader. Lokalerna används för kontorsarbetsplatser, möteslokaler samt för arbetsstationer för bevarandeplattformen. Från och med 2017 inträder ytterligare 7 förbundsmedlemmar, och ytterligare kommuner har lämnat avsiktsförklaring att inträda i förbundet 2018. Lokalerna på Båtsmanstorget har visat sig inte till fullo uppfylla verksamhetens behov. Det finns en lämplig lokal ledig i Alvesta, som bättre skulle uppfylla förbundets behov för den planerade verksamheten för kommande år. Växjö kommun har begärt utträde ur förbundet, vilket innebär att fråga om förbundet säte är uppe till diskussion. Tjänsteskrivelse om eventuellt byte av lokal för den centrala förvaltningen från den 20 februari 2017 Förbundschef Mats Porsklev ges i uppdrag att säkerställa en flytt av förvaltningens centrala förvaltning till mer säkra och ändamålsenliga lokaler för verksamheten.
SIDAN 15 (15) 13 Dnr. Sark.2016.24 Företrädare till årsmöte Arkivförbund Sydost Arkivförbund Sydost är ett viktigt forum för arkivarier i Blekinge och Kronoberg. I arkivförbundets verksamhet deltar såväl kommuner, landsting och statliga myndigheter som förenings- och företagsarkiv, hembygdsföreningar, muséer, musikarkiv med flera. Detta forum möjliggör erfarenhetsutbyte och gemensamma aktiviteter över sektorsgränserna. Utåtriktad verksamhet mot medborgare är framförallt gemensamma arrangemang i samband med nationella initiativet Arkivensdag i november. Sydarkivera är medlem i intresseföreningen Arkivförbund Sydost och Elin Jonsson är ledamot i styrelsen. Tjänsteskrivelse om Arkivförbund Sydost från den 22 februari 2017. Styrelsen har inte möjlighet att närvara vid Arkivförbund Sydosts årsmöte. Arkivförbund Sydost.