De nordiska privatarkiven och deras förvaltare Rapport om benchmarkingarbetet och dess resultat Ann Hörsell Riksarkivet, Sverige
Bakgrund De nordiska riksarkivarierna beslöt formellt hösten 2008 att en benchmarking* skulle genomföras av arbetet med privatarkiv vid de nordiska arkivverken. Denna skulle omfatta både en genomlysning av situationen men även komma med rekommendationer för det framtida arbetet. Bakgrunden var bland annat den diskussion som förts på det nordiska privatarkivseminariet i Helsingfors 2007 * (Benchmarking betyder ursprungligen kvalitetsjämförelse, ett sätt att mäta och jämföra saker enligt fastställda kriterier)
Uppdraget Det skulle i första hand innebära en jämförelse av hur man i de nordiska arkivverken arbetar med privatarkiv/enskilda arkiv men man skulle också komma med rekommendationer Av arbetsgruppen utvidgades uppdraget till att också i vissa delar ta med övriga aktörer Arbetet påbörjades hösten 2008 och slutfördes under våren 2010 Inga särskilda resurser har avsatts för arbetet, som utförts inom ramarna för ordinarie verksamhet
Den ursprungliga arbetsgruppen: Ann Hörsell (ordf) Riksarkivet Sverige Bode Janzon (sekr) Riksarkivet Sverige Kenth Sjöblom Riksarkivet Finland Linda Holmås Riksarkivet Norge Lone Hedegaard Liljegren - Erhvervsarkivet Danmark (Njörður Sigurðsson Riksarkivet Island)
Belyser olika aspekter av arbetet med privatarkiv: 1. Vilka bestånd finns av privatarkiv i de nordiska länderna, var finns de, hur stora är de och vilka typer av privatarkiv omfattar de? Frågan omfattar både de bestånd som förvaltas av Riks- och lands-/statsarkiv men också övriga arkivförvarande institutioner. 2. Hur arbetar man med privatarkiv vid de nordiska Arkivverken? Vilka resurser har man? Hur ser policyn ut för förvärv? Hur tillgängliggör man? Detta är några av frågorna som togs upp i undersökningen.
Enkät i de nordiska länderna innehållande frågor rörande: 1. Beståndsuppgifter: omfattning, accessioner, förvaring, gallring 2. Resurser: personal, kostnader och resurser, finansiering 3. Förvärv: strategier, policies, avtalsfrågor, avgifter, förvärvsformer 4. Tillgängliggörande: strategier, målgrupper, arbetssätt, databaser, publicering, pedagogik, resurser 5. Samverkan: former och uppdrag nationellt och internationellt
Undersökningen inriktades i första hand mot arkivverkens egna institutioner, dvs. Riksarkiv, Landsarkiv, Statsarkiv m.fl. specialinstitutioner men... Det konstaterades att det i samtliga länder fanns andra institutioner som förvarade privatarkiv i större eller mindre utsträckning. Därför utformades en särskild blankett för att i första hand undersöka omfattningen av privatarkivbestånden hos andra aktörer inom främst ABM-sektorn. Denna sändes i Sverige och Finland ut brett inom ABM-sektorn. I Norge och Danmark fanns däremot redan insamlade uppgifter som till stor del kunde ligga till grund för en uppskattning av volymerna utanför arkivverken.
Nordiska skillnader 1. Olika förutsättningar för att besvara främst den första punktens frågor angående bestånden utanför Arkivverket. 2. Redan befintligt underlag bland annat databaser mm i Norge och Danmark. 3. Behov av ny insamling av uppgifter fanns i högre grad i Sverige och Finland 4. Islands speciella situation
Avsnitt i rapporten Privatarkivfältets struktur i norden Resurser för arbetet med privatarkiv Förvärv av privatarkiv i Norden Tillgängliggörande och förmedling av privatarkiv i de nordiska arkivverken Samarbete
Den nordiska arkivlagstiftningen är privatarkiven en del av kulturarvet? Samtliga nordiska länder har en relativt modern lagstiftning men synen på privatarkiven och Riksarkivets/ arkivverkets roll i ett större sammanhang skiljer sig väsentligt åt mellan länderna
Struktur - Antal hyllmeter privatarkiv förvarade vid arkivverken samt vid andra institutioner 2008 Hyllmeter privatarkiv i de nordiska ländernas institutioner 450000 400000 404628 350000 300000 250000 200000 150000 214628 Hyllmeter 100000 50000 0 Arkivverken Andra institutioner (ABM + kommuner,landsting, fylken etc)
Struktur - fördelning av privatarkiven på arkivverken och andra institutioner. Hyllmeter per land 2008 250000 200000 Övriga inst. 150000 100000 EA (ingår i Statens arkiv) Lands-/Stadsarkiv (inkl RA i Danmark) RA 50000 0 Danmark Sverige Norge Finland Island
Rekommendationer omfattning och struktur Volymen privatarkiv förvarade utanför arkivverken är nästan dubbelt så stor. Aktualiserar frågor runt ansvarsfördelning, förvärvspolicy och överblick över dessa (databaser) På grund av bristande resurser är delar av bestånden oförtecknade och därmed mindre tillgängliga för forskarna. Detta måste åtgärdas Gallring innan överlämnade till arkivinstitutionen rekommenderas. Önskemål om utarbetande av gemensam syn på gallringsfrågor på nationell nivå Bevarandet av privata e-arkivalier bör följa samma riktlinjer som för de offentliga Hanteringen av privata e-arkivalier bör koncentreras till de större institutioner som har förutsättningar att klara detta ekonomiskt och kunskapsmässigt
Resurser. Uppskattat antal anställda (årsverken) 2008 vid de nordiska arkivverken i relation till antal hyllmeter totalt och antal hyllmeter privatarkiv Institution Antal hyllmeter total Hyllmeter privatarkiv Fast anställda totalt (årsverken) Anställda för arbetet med privatarkiv (årsverken) Danmark 398 615 76 035 307 15,65 Finland 171 813 18 299 277,1 13,32 Sverige 580 000 96 048 622 17,75 Norge 209 340 22 476 242 12,75 ----------- ------------ --------------- ------------ ------------ Summa totalt: 1359768 214 628 1 448,1 59,47
Rekommendationer - resurser Arkivverken bör se till att de resurser som avsätts för arbetet med privatarkiv motsvarar den andel av bestånden som denna typ av arkiv utgör samt tillse att det också finns motsvarande resurser för att utföra det uppdrag som man har sig ålagt i lagar och författningar på privatarkivområdet Man bör även ta hänsyn till att uppdraget att ta emot privatarkiv också innebär en större arbetsinsatts innan materialet kan tillgängliggöras vilket idag knappast avspeglas i resurstilldelningen I samband med resursfördelningen bör man även ta hänsyn till relationen mellan de anslag som erhålls för arbetet med privatarkiv inom arkivverket i relation till de resurser som fördelas externt
Procentuell andel gåvor respektive depositioner av privatarkiven i Norden. Genomsnitt för hela arkivverket 2008 100 90 80 70 60 50 40 % gåvor % depositioner 30 20 10 0 Sverige Finland Danmark Norge
Rekommendationer angående förvärv I de nordiska länderna kunde man samfällt gå in för en förvärvspolicy som betonar arkiven som organiska helheter, dvs. en persons, släkts eller förenings arkiv förvaras på ett och samma ställe och splittras inte upp på flera institutioner på basen av verksamhetsformer, yrkesuppdrag eller liknande. Att arkivinstitutioner inom de respektive länderna strävar till att undvika revirstrider om särskilt attraktiva arkiv Att arkivinstitutionerna i de nordiska länderna går in för en mera medveten förvärvspolicy av dansk modell, baserad på eventuella luckor i bestånden
Att arkivinstitutioner utnyttjar nationella koder för branscher och geografi vid insamling av privatarkiv, såväl för redan insamlade arkiv som för framtida insamling. Användningen av dessa standardiserade kategorier kan både underlätta och stödja insamlingsarbetet i den förberedande fasen Att arkivinstitutionerna strävar till ökad systematisering och mindre tillfällighet i sin insamling och hantering av privatarkiv. Detta förutsätter en mera utbredd analys enligt ovan av de bestånd man har, men utgör samtidigt underlag för gemensamma analyser länderna emellan. Att arkivinstitutionerna i de nordiska länderna mera ingående analyserar sina bestånd och eventuell brist på representativitet i olika avseenden; detta kan skapa grund för mera vidsträckta gemensamma analyser och samarbete länderna emellan
I de flesta nordiska arkivverken presenterar man inte privatarkivbestånden och därigenom dessas forskningspotential på något systematiskt sätt. Utöver de sökbara elektroniska katalogerna över privatarkivbestånden som finns är presentationerna inte systematiskt tillrättalagda för bearbetade presentationer av bestämda källtyper på nätet. Rapporten s. 38
Rekommendationer tillgängliggörande Många institutioner i undersökningen skiljer inte mellan tillgängliggörande och förmedling av privat och offentligt arkivmaterial. Arbetsgruppen vill trots detta starkt rekommendera att det genomförs målinriktade aktiviteter för att tillvarata privatarkiven i tillgängliggörande- och förmedlingssammanhang. Privatarkiven kan inte uteslutande värderas i förhållande till de offentliga arkiven utan bör också betraktas och förmedlas med utgångspunkt i det egna samhällsmässiga och historiska egenvärdet. I de nordiska arkivverken bör det därför på arkiverksnivå utarbetas en överordnad strategi för hur tillgängliggörande och information om privatarkiven och deras betydelse skall ske.
Samarbete Kombinationen av få medarbetare på privatarkivområdet och det ständiga och stora behovet av resurser för tillgängliggörandeuppgifter förklarar givetvis också varför det trots allt inte existerar flera samarbetsprojekt. Deltagande i exempelvis ett ABM-samarbete betyder ofta, att de avsatta personalresurserna därmed saknas i de övriga delarna av verksamheten. Undantaget är om man lyckas få projektet finansierat genom ansökningar om externa medel så att man kan anställa annan personal som ersättning eller som supplement medan projektet löper. Erfarenheten visar i varje fall, att det sällan är viljan som saknas, men tiden och andra uppgifter medför, att möjligheterna att delta i nya projekt väljs bort.
Fortsatt nordiskt samarbetet om privatarkiv Accessionsstrategi Riksarkivarierna vill att arbetsgruppen skall arbeta vidare med principerna för en gemensam accessionsstrategi baserad på systematik och representativitet inom och mellan olika sektorer, branscher och geografiska områden.strategin bör omfatta både pappersbaserade och elektroniskt baserade privatarkiv Hanteringen av e-arkivalier Riksarkivarierna stödjer arbetsgruppens önskan om att arbeta vidare med att undersöka möjligheterna till ett nordiskt samarbete med utgångspunkt i erfarenheterna i Danmark från SABA och DPA-projekten. Arbetsgruppen ombeds genomföra en test av uttag, framställning av arkiveringsversion samt tillgängliggörande av privata e-arkiv från alla de nordiska länderna. Nordiska seminarier och kontaktmöten rörande privatarkiv Förutom de möten som behövs för uppdraget, anmodas arbetsgruppen att arrangera ett specialseminarium om arbetet med privatarkiv under 2012. En gemensam deklaration rörande principerna för arbetet med privatarkiv i de nordiska länderna Riksarkivarierna har för avsikt att sammanställa ett gemensamt uttalande om privatarkivarbetet och dess betydelse och innehåll i våra samhällen. Riksarkivarierna ber arbetsgruppen inkomma med underlag
De nordiska privatarkiven och deras förvaltare En jämförande undersökning av arbetet med privatarkivfrågorna vid de nordiska arkivverkens institutioner utförd på uppdrag av de nordiska riksarkivarierna 2010 http://www.riksarkivet.se/default.aspx?id=22029