1^1 Malung-Sälens kornmun

1^1 Malung-Sälens kornmun Kallelse/underrättelse 2015-06-17 Sida 1 Barn- och utbildningsnämnden kallas härmed till sarnmariträde 2015-06-23 Plats: Tid: Stora sammanträdesrummet, kommunhuset i Malung 09:00 Gruppmöten 08,00 Ersättarna underrättas om sammanträdet enligt 6 kap 11 kommunallagen. Ordförande Sofia Söderström /Nämndskansliet 0280-181 71 Föredragningslista Ärende Beteckning 1. Val av justerare 2. Ekonomi - uppföljning 2015 BUN/2015:36 3. Revisorernas granskning av BUN/2Ö15:167 ombyggnationen av Rosengrensfastigheten 4. Förändrat nyckeltal för BUN/2015:170 barngrupperna i kommunens förskolor 5. Omsorg på obekväm arbetstid BUN/2014:314 6. Kulturskolan - undervisning på BUN/2015:181 skoltid 7. Anmälan av delegationsbeslut BUN/2015:182 8. Meddelanden BUN/2015:151

Malung-Salens kommun Kommunrevisionen 2015-05-07 ommunstvreisjq» Barn- och utbildningsnämnden Granskning av "Ombyggnation av fastighet till idrottsutbildningarna vid Malung-Sälens Gymnasieskola" KPMG har av de förtroendevalda revisorerna i Malung-Salens kommun fått i uppdrag att granska investeringsprocess och beslutsprocess kring ombyggnaden av Rosengrensfastigheten till tränings-lokal for Malung-Sälens Gymnasieskola. Vi konstaterar i denna granskning att de beslut som är fattade i denna process inte är tillräckligt dokumenterade och förankrade. Så snart beslutet kom i juni 2013 att Malung-Sälen skulle få utökade platser och behålla riksintag på sitt skidgymnasium borde ett formellt beslut fattats huruvida man skulle investera eller inte. Detta genom att barn- och utbildningsförvaltningen tillsammans med service- och teknik hade arbetat fram ett förslag och gjort en preliminär kostnadsberäkning for projektet. Efter beslut i berörda nämnder borde sedan KS ha behandlat ärendet och föreslagit KF att godkänna ombyggnationen och bevilja ekonomiskt bidrag till detta. Även om Malung-Sälen är en relativt liten kommun kan inte beslut och diskussioner om viktiga investeringar ske muntligen i korridorerna. Att inte protokollföra viktiga beslut ger heller inte medborgarna någon insyn i politiken. Revisionen begär yttrande över bifogad rapport, senast 2015-08-31. De förtroendevalda revisorerna i Malung-Sälens kommun. Carin Skålander Ordförande

JBIIP Malung-Salens kommun Granskning av ombyggnationen av fastighet till idrottsutbildningarna vid Malung-Sälei mnasieskola KPMG AB 20 april 2015 Antal sidor: 9 2015 KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of She KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ("KPMG International*}. a Swiss entity. Ail rights reserved.

Malung-Stilens kommun Granskning av ombyggnationen av faslighet till Malung-Sälens Gymnasieskola 2015-04-20 Innehåll 1, Sammanfattning 1 2, Bakgrand 1 3, Syfte 1 4, Avgränsning 1 5, Revisionskriterier 1 6, Ansvarig nämnd/styrelse 1 1, Metod 1 8. Projektorganisation 1 9, Resultat av granskningen 1 9.1 Styrdokument och tillämpningsanvisningar 1 9.2 Förkortningar 1 9.3 Beslutsprocessen 1 9.3.1 Beslutsprocessen år 2013 1 9.3.2 Kommentarer 1 9.3.3 Beslutsprocessen år 2014 1 9.3.4 Kommentarer 1 9.4 Upphandlingsprocessen 1 9.5 Slutsats 1 406690 Rapport granskning ombyggnation Rosengrensfastigheten.docx 2015 KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ("KPMG International"), a Swiss entity. Al rights reserved.

ii Malung-Sälens kommun Granskning av ombyggnationen av fastighet till Maltmg-Säkns Gymnasieskola " ' 20154)4-20 1. Sammanfattning KPMG har av de förtroendevalda revisorerna i Malung-Salens kommun fått i uppdrag att granska investeringsprocess och beslutsprocess kring ombyggnaden av Rosengrensfastigheten till träningslokal for Malung-Sälens Gymnasieskola, I juni 2013 fick Malung-Sälens gymnasieskola besked om att de hade blivit beviljade ett fortsatt riksintag på skidgymnasiet. I ansökan hade man beskrivit sina utvecklingsplaner för gymnasiet och med det positiva beskedet från Svenska Skidförbundet gällde det nu att omsätta utvecklingsplanerna till verklighet. Vi konstaterar i denna granskning att de beslut som är fattade i denna process inte är tillräckligt dokumenterade och forankrade. Så snart beslutet kom i juni 2013 att Malung-Sälen skulle få utökade platser och behålla riksintag på sitt skidgymnasium borde ett formellt beslut fattats huruvida man skulle investera eller inte. Detta genom att barn- och utbildningsförvaltningen tillsammans ined service- och teknik hade arbetat fram ett forslag och gjort en preliminär kostnadsberäkning för projektet. Efter beslut i berörda nämnder borde sedan KS ha behandlat ärendet och föreslagit KF att godkänna ombyggnationen och bevilja ekonomiskt bidrag till detta. Därefter borde en projektgrupp ha tillsatts med representanter från de olika berörda enheterna. De skulle fatt ett tydligt uppdrag och direktiv och de skulle regelbundet ha rapporterat vidare om projektets status på formell väg. Även om Malung-Sälen ar en relativt liten kommun kan inte beslut och diskussioner om viktiga investeringar ske muntligen i korridorerna. Att inte protokollföra viktiga beslut ger heller inte medborgarna någon insyn i politiken. Framför allt kan man inte utelämna KF från beslutsfattandet. 2015 KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG international Cooperative ('KPMG International*), a Swiss entity. Al rights reserved. i

MP Malung-Sälens kommun Granskning av ombyggnationen av faslighet Ml Malung-Sälens Gymnasieskola ' 2015-04-20 2, Bakgrund 3, Syfte KPMG har av de förtroendevalda revisorerna i Malung-Sälens kommun fått i uppdrag att granska investermgsprocess och beslutsprocess kring ombyggnaden av Rosengrensfastigheten till träningslokal for Malung-Sälens Gymnasieskola, Syftet med granskningen har varit att bedöma om projektet med en ombyggnation av byggnaden till träningshall for gymnasieskolan är förankrat i kommunens organisation på ett korrekt sitt. Vi har därför granskat Hur har beslutsvägarna sett ut? Hur har upphandlingen skett? 4, Avgrinsning Granskningen omfattar ombyggnationen av träningslokal för idrottsutbiidningarna på Malung- Sälens Gymnasieskola (ombyggnad av Rosengrensfastigheten). Granskningen avser barn- och utbildningsnämnden och kommunstyrelsen. 5, Revisionskriterier Vi kommer att bedöma om rutinerna/verksamheten uppfyller Kommunallagen kap 6 Lagen om offentlig upphandling Budget och direktiv från fullmäktige Styrdokument om projektarbete och uppföljning av projekt. Övriga tillämpbara interna regelverk, policys och fullmäktigebeslut 6. Ansvarig nämnd/styrelse 7. Metod Granskningen avser barn- och utbildningsnämnden och kommunstyrelsen (tekniska kontoret) Granskningen har genomföras genom: Studier av relevanta dokument Intervjuer med berörda tjänstemän och politiker 2015 KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ("KPMG international"), a Swiss entity. Alt rights reserved.

IIS Malung-Sälens kommun Granskning av ombyggnationen av fastighet till Malung-Sälens Gymnasieskola 2015-04-20 8, Projektorganisation Granskningen har utförts av Marita Castenhag, konsult under ledning av Lena Forsell certifierad kommunal revisor. 9, Resultat av granskningen 9,1 Styrdokument och tillämpningsanvisningar "Upphandlings- och inköpsreglemente för Malung-Sälens kommun", Antagen av KF 2013-10-28, Reviderad 2014-11-03 av upphandlingsenheten. "Riktlinjer gillande upphandling och inköp för Malung-Sälens kommun". Antagen av KF 2013 10-08. Reviderad 2014-11-03 av upphandlingsenheten, "'Delegationsordning for Kommunstyrelsen* 5. Antagen av KS 2014-03-11, "Reglemente för kommunstyrelsen i Malung-Sälens kommun' 5, Antagen av KF 2010-12-13. "Arbetsordning för kommunstyrelsen i Malung-Sälens kommun". "Allmänt reglemente för nämnderna I Malung-Sälens kommun". Antagen av KF 2013-03-25. "Allmän arbetsordning för nämnderna i Malung-Salens kommun". Antagen av KF 2013-11-25. "Arbetsordning för kommunfullmäktige". Antagen av KF 2013-06-17. 9.2 Förkortningar KF Kommunfullmäktige KS Kommunstyrelse KsAu Kommunstyrelsens Arbetsutskott KsBu Kommunstyrelsens Budgetutskott BUN Barn- och utbildningsnämnd SoT Service- och Teknik RIG Riksidrottsgymnasium (9 2015 KPMG AB, a Swedish limited äiabtiity company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ("KPMG International'), a Swiss entity. Al rights reserved. 3

rmå?- Malung-Sälens kommun Granskning av ombyggnationen av fastighet till Malung-Sälens Gymnasieskola 2015-04-20 9.3 Beslutsprocessen 9,3,1 Beslutsprocessen år 2113 Nedan följer en tabell som redovisar vilka enheter som har agerat i ärendet i kronologisk ordning. Aktör/Tid :feb-13 mar-13 ' ju«-13 sep-13 okt-13 nov-13 ' dec-13 KS/Utskott 3) 6) 7) 81,9), 10) 12), 13) Arbetsgrupp ' 3);'' ' 6) Ledningsgrupp Projektgrupp. 16) BUN l) 2) Byggnadsnämnd ' ' 15) Service- och Teknik 1) 4) 5), 6) 7) 81,11) Gymnasieskola' i)..3) 4j. 6) 8} KF 14) Näringslivschef. *' 3) 6) Stadsbyggnadskontoret 13) 1) I början av år 2013 bestämmer sig Malung-Sälens Gymnasieskola for att skicka in en ansökan om RIG Alpin 2014 till Svenska Skidförbundet. I den ansökan nämns att - "samtal har även torts med kommunens ordförande i Barn- och utbildningsnämnden, skolchefen samt kommunens fastighetschef. 2) BUN har sammanträde 2013-03-12.1 punkten 6 om verksamhetsberättelse 2013 står att läsa att förvaltningen står inför stora utmaningar framöver med oförändrad budgetram. Bland annat "Utveckling av RIG-utbildning på gymnasiet". 3) KsAu beslutar 2013-03-19 att tillsätta en arbetsgrupp (skola/näringsliv) med uppdrag att klargöra beslutsprocessen, utarbeta strategi- och handlingsplan för ett bibehållet RIG. Sammankallande i gruppen är näringslivschefen. 4) Gymnasieskolan får beslut från Svenska Skidförbundet 2013-06-19 att skolan får R1G. Samtal pågår mellan gymnasiechef och fastighetschef. Fastighetschefen säger att han har skrivit ett tjänsteutlåtande om en ombyggnation, men något sådant står inte att finna. 5) Service- och teknik informerar KS 2013-09-10 om att Rosengren utvecklas till ett projekt som kommer att skapa sysselsättning inom SoT. 6) KsAu beslutar att service- och teknik ska ingå i "arbetsgruppen" (skola/näringsliv) 2013-09 17. ~ 2015 KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative f KPMG International"), a Swiss entity. Al rights reserved. 4

/1SIJS1P Malung-Sälens kommun Granskning av ombyggnationen av fastighet till Malung-Sälens Gymnasieskola ' 2015-04-20 7) Förslag inkommer till KsAu 2013-10-22 från "arbetsgruppen" att lokalisera RIG till Rosengrensfastigheten. Dessutom beslutar KsAu att Service- och teknikförvaltningen uppdras att kostnadsberäkna om- och tillbyggnad av Rosengrensfastigheten i enlighet med tjänsteutlåtande från 2013-10-15. 8) 2013-11-14 liar nian ett arbetsmöte (informellt) som inte protokollförs då ingen sekreterare är närvarande, Deltar i mötet gör den politiska styrgruppen (majoriteten I KsBu) samt SoT. Underlag för budget och investeringsplan diskuteras och summor läggs fram. Summan om 6 mkr för 2014 tas då fram som en start/början för ombyggnationen. En behovsutredning pågår då mellan SoT och gymnasiet 9) 2013-11-19 skriver Planeringschefen och ekonomstrategen ett tjänsteutlåtande till kommun ful Irnäktige där man kort beskriver kommande investeringar 2014-2018 samt förslag till investeringsplan bifogas. 10) 2013-11-26 har KsBu sammanträde angående investeringsplanen. KsBu föreslår till KS att man beslutar i enlighet med tjänsteutlåtandet per 2013-11-19 med vissa justeringar. 11) 2013-11-28 skriver SoT ett tjänsteutlåtande till KsAu att man bör ge stadsbyggnadskontoret i uppdrag att påbörja ett detaljplanearbete för fastighet Svetsaren 1 i syfte att inrymma RIG i Rosengrenslokalerna. 12) 2013-12-03 bifaller KS till KsBu's förslag. 13) 2013-12-10 ger KsAu stadsbyggnadskontoret i uppgift att påbörja detaljplanearbete för fastighet Svetsaren 1 i syfte att inrymma RIG i Rosengrenslokalerna. 14) 2013-12-16 antas investeringsplanen för 2014-2018 i paragraf 117 av Kommunfullmäktige. Debatten i ärendet redovisas som protokollsbilaga. I investeringsplanen upptas 6 mkr år 2014 för investeringen. Dock har KS ordförande, enligt uppgift, muntligen informerat KF om att 6 mkr bara är en uppstartskostnad och att kostnadsberäkning pågår och kommer att komplettera investeringsplanen för 2015-2018. 15) 2013-12-18 beslutar byggnadsnämnden att detaljplanearbete får påbörjas. 16) 2013-12-19 hålls första projektmötet avseende ombyggnationen av Rosengrensfastigheten. Här finns inget skriftligt beslut om att köra igång. Klartecknet att köra igång, enligt SoT, gavs till barn- och utbildningsförvaltningen när beskedet kom att Malung-Sälen fick RIG (2013-06-19). 2015 KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ("KPMG International"), a Swiss entity. AB fights reserved. 5

Malung-Salens kommun Granskning av ombyggnationen av fastighet till Malung-Sälens Gymnasieskola ' 20154)4-20 9,3,2 Kommentarer KsAu tillsatte en arbetsgrupp med uppdrag att klargöra beslutsprocessen, utarbeta strategi- och handlingsplan för ett bibehållet RIG. Enligt både näringslivschefen och gymnasieskolcheferi var det inte så de hade uppfattat uppdraget. Enligt dem handlade det endast om en samverkan mellan näringsliv och skola för att få behålla RIG. Ingen har klargjort beslutsprocessen. Fastighetschefen informerade gymnasiechefen om att ett tjänsteutlåtande till KS var skrivet angående ombyggnationen av Rosengren. Redan i juni 2013 står det alltså redan klart att det är Rosengrensfastigheten som ska byggas om för att inrymma träningsanläggning till RIG, Ett tjänsteutlåtande skrivet av fastighetschefen går dock inte att finna. Genom att fastighetschefen förde diskussioner med gymnasieskolan om ombyggnation så insåg SoT att det skulle innebära arbete för dem. Därför skrev de ett tjänsteutlåtande till KS och KS beslutade att SoT skulle ingå i arbetsgruppen. Något möte med arbetsgruppen blev inte SoT kallade till. Den kostnadsberäkning som SoT blev ålagda att utföra för ombyggnationen i oktober 2013 blev inte klar förrän under våren 2014 i samband med att upphandlingsprocessen kom igång och anbud inkom från entreprenörer. Då först visste man vad projektet skulle kosta. BUN var under den här perioden inte involverade i beslutsprocessen utan ansåg att investeringen var KS ansvar. De blev dock hela tiden muntligen (informellt) informerade om projektets fortskridande. Inga protokoll om detta har förts, varken att BUN lämnar över ansvaret på KS eller att BUN har fatt information från KS. Vid beredning av investeringsplanen för 2014-2018 hölls ett arbetsmöte som inte protokollfördes och i december 2014 antog KF den föreslagna investeringsplanen där 6 mkr var avsatta för ombyggnation av Rosengrenfastigheten. KS framhöll muntligen för KF att detta bara var en uppstartskostnad och att den skulle komma att kompletteras vid nästa investeringsplan. Detta är dock inte protokollfört. I och med att investeringsplanen godkändes tillsatte SoT en projektgrupp som höll sitt första projektmöte tre dagar efter antagen investeringsplan. Något särskilt beslut eller direktiv till SoT lämnades inte som gav klartecken att starta upphandlingsprocessen utan man anser att klartecken att starta lämnats redan beskedet kom att Malung-Sälen blev beviljade RIG. 2015 KPMG A8, a Swedish limited liability company and a member firm of She KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG Internationa! Cooperative ("KPMG Internationa!*), a Swiss entity. Ail rights reserved. 6

JPIJll Malung-Sälens kommm Granskning av ombyggnationen av fastighet till Malung-Sälens Gymnasieskola 2015-04-20 933 Beslutsprocessen år 2014 Nedan följer en tabell som redovisar vilka enheter som har agerat i ärendet i kronologisk ordning, Aktör/Tid KS/Utskott janv il; 18), 20) majw jun- 14; ; S@p~l4; dec-14 upp Ledningsgrupp Projektgrupp BUN Byggnadsnämnd Service- och Teknik Gymnasieskola KF Näringsiivschef Stadsbyggnadskontoret iitk 16) ; i/1- is). 19) 18), 20), 21) 22) 24) / 25) 26) i X P.) ö! L 1 > > w 1 21) 17) 2014-01-21 inkommer bygglovsansökan till byggnadsnämnden angående ändrad användning. 18)2014-03-04 bestämmer KsAu att tillsätta en ledningsgrupp med uppdrag att samordna de tekniska, pedagogiska och ekonomiska kraven och effekterna gällande ombyggnaden av Rosengrensfastigheten för RIO-utbildningarna. Förvaltningschefen för SoT ges i uppdrag att leda ledningsgruppen. BUN uppdras att utse representanter att ingå i ledningsgruppen. Dessutom redogör förvaltningschef och fastighetschef för det pågående planeringsarbetet och föreliggande underlag avseende iordningsställande av lokaler for RIG för KsBu. Dessa beslutar att SoT tillsammans med Barn- och utbildningsförvaltningen ska analysera underlag för iordningsställande av lokaler i förhållande till riksidrottsförbundets krav. Dessutom får SoT i uppgift att se över kostnaderna för kommande investeringar och lämna förslag på finansiering av investeringarna. BUN ska redovisa förväntade intäkter av utökningen av RIG. 19) 2014-03-12 utser BUN förvaltningschef och gymnasiechef som representanter att ingå i ledningsgruppen. Förvaltningschef och gymnasiechef uppdras att redovisa förväntade intäkter av utökningen av RIG. 20) Enligt SoT meddelas KsAu/KsBu vid att av de stående mötena att han inte anser att han ska vara sammankallande och samordna projektet, utan skolchefen. Detta finns dock inte protokollfört. 21) Löpande under våren rapporterar SoT till KsBu om kostnadsberäkningen. Detta sker i samband med det årliga arbetet med investeringsplanen (för 2015). Investeringsplanen för 2015-2018 fastställs av KF 2014-12-15 där 12 mkr är anslagna för det fortsatta arbetet med ombyggnad av Rosengrensfastigheten. Finns inte särskilt protokollfört. 22) 2014-05-27 beställer man entreprenadarbeten till ett pris av ca 16,5 mkr. 2015 KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ("KPMG International"), a Swiss entity. All rights reserved. 7

JSI3JSI5 Malung-Siilens kommun Granskning av ombyggnationen av fastighet Ull Malung-Sälens Gymnasieskola 2,015-04-20 23) 2014-05-28 har Byggnadsnämnden sammanträde och beslutar om att bevilja ett tidsbegränsat bygglov för ändrat användningssätt av industribyggnad till lokaler för skidgymnasium. Detta i enlighet med upprättat tjänsteutlåtande daterat 2014-05-14, 24) 2014-06-05 har projektgruppen startmöte for den upphandlade totalentreprenaden, 25) 2014-09-10 besöker sportchefen BUN for att redogöra för aktuellt läge avseende RIG och dess nya lokaler. 26)2014-12-10 informerar skolchefen BUN att 17,5 mkr är avsatta för ombyggnationer i Rosengrenfastigheten samt 500 tkr till inventarier, 9,3,4 Kommentarer Under våren 2014 forbereds infor ombyggnationen, Tidsbegränsat bygglov beviljas och detaljplaneändringsarbete påbörjas. Samtidigt pågår projektmöten under januari och februari där en detaljerad kravspecifikation skrivs och förfrågningsunderlag tas fram, Det är därför märkligt att KS beslutar att tillsätta en ledningsgrupp med uppdrag att samordna de tekniska, pedagogiska och ekonomiska kraven och effekterna gällande ombyggnationen, SoT ges i uppdrag att leda ledningsgruppen, men avsäger sig senare det uppdraget. Detta är dock inte protokollfört. Några möten i denna ledningsgrupp hölls aldrig. KS ger BUN i uppdrag att redovisa förväntade intäkter av utökningen av RIG, BUN ger i sin tur detta uppdrag till gymnasieskolechefen. Någon redovisning tillbaka har inte skett. Enligt gymnasiechefen är det omöjligt att räkna ut hur mycket intäkterna förväntas öka pga. RIG. 9.4 Upphandlingsprocessen Enligt den delegationsordning som är antagen av KS och som gäller i Malung-Sälens kommun, har Förvaltningschef på SoT delegation på att genomföra byggupphand lingar. Man har i det här ärendet samarbetat med upphandlingsenheten som tillstyrker att upphandlingen har gått korrekt till. Det är även SoT som är byggherrens ombud enligt AB92.1 denna totalentreprenad har SoT klargjort detta for samtliga inblandade i byggprojektet. Dock har gymnasieskolan gjort ett fåtal egna korrigeringar som de kommunicerat direkt till entreprenören, vilket har fördyrat ombyggnationen något. 2015 KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ("KPMG International"), a Swiss entity. Al rights reserved. 8

H3HP Malung-Sälens kommun Granskning av ombyggnationen av fastighet till Malung-Sälens Gymnasieskola ' 2015-04-20 93 Slutsats Så snart beslutet korn i juni 2013 att Malung-Sälen skulle fi utökade platser och behålla riksintag på sitt skidgymnasium borde ett formellt beslut fattats huruvida man skulle investera eller infe. Detta genom att barn- och utbildningsförvaltningen tillsammans med service- och teknik hade arbetat fram ett forslag och gjort en preliminär kostnadsberäkning for projektet, Efter beslut i berörda nämnder borde sedan KS ha behandlat ärendet och föreslagit KF att godkänna ombyggnationen och bevilja ekonomiskt bidrag till detta. Därefter borde en projektgrupp ha tillsatts med representanter från de olika berörda enheterna. De skulle fatt ett tydligt uppdrag och direktiv och de skulle regelbundet ha rapporterat vidare om projektets status på formell vig. Även om Malung-Sälen är en relativt liten kommun kan inte beslut och diskussioner om viktiga investeringar ske muntligen i korridorerna. Att inte protokollföra viktiga beslut ger heller inte medborgarna någon insyn t politiken. Framför allt kan man inte utelämna KF från beslutsfattandet. KPMG, dag som ovan Marita Castenhag Lena F orsel 1 Konsult Kandamv ar ig/certifier ad kommunal revisor 2015 KPMG A6, a Swedish limited liability company and a member firm of She KPMG network of independent member firms affiliated wish KPMG International Cooperative ("KPMG Internationa!*), a Swiss entity, Ai rights reserved. 9

^% \ Malung-Sälens kommun Clj " TJänsteutlåtande Sida 2015-08-10 Skolkansliet Torbjörn Martinsson torbjorn.martinsson@malung-salen.se /RedigerareTelefon/ /Diarium/ Dnr /Ärendebeteckning/ Förändrade nyckeltal inom förskolan Förslag till beslut Nyckeltalen lämnas oförändrade i väntan på att verksamhetsutredningen blir klar. Beskrivning aw ärendet Skolchefen har haft i uppdrag att utreda hur ett förändrat nyckeltal inom förskolan skulle påverka verksamheten. Malung-Sälens kommun har under flera år haft mycket goda skolresultat. En bidragande orsak till detta är vår bemanning inom förskolan. En stark bemanning inom förskolan ökar möjligheten att sätta in tidiga insatser för barn i behov av särskilt stöd. Förändras nyckeltalen kommer detta att påverkas. Vi ser också att antalet barn per personal har ökat under senare tid vilket gör att ett ev förändrat nyckeltal skulle ha stor påverkan. I och med att det pågår en verksamhetsutredning bör förslaget avvaktas i väntan pä vad verksamhetsutredningen ger för resultat. Beslutsunderlag Beslutet skickas till

o Malung-Sälens kommun TJinsteutlåtande 2015-06-03 Sida 1 Skolkansiiet Torbjörn Martinsson torbjorn.martinsson@maiung-salen.se /RedigerareT elefon / /Diarium/ Dnr /Ärendebeteckning/ Omsorg på obekväm arbetstid Förslag till beslut Informationen läggs till handlingarna. Beskrivning av ärendet Malung-Sälens kommun har under december 2014 - april 2015 bedrivit omsorg på obekväm arbetstid. Verksamheten har varit öppen under lördagar och söndagar och med avseende på barn som går i förskolan och på kommunens fritidshem. Informationsmöte har hållits för alla vårdnadshavare som har anmält ett behov av omsorg. Beslutsunderlag Beslutet skickas till

Helgförskolan 2015 Närvaro Anmälda Nlrvaro Oif antal personal V.51 10 8 2 3 7 3 4 2 V.52 7 4 3 2 8 7 1 2 v.l 8 6 2 2 9 3 2 v. 2 10 8 4 3 6 3 3 2 v. 3 11 6 5 3 7 3 4 2 v, 4 8 2 6 2 5 2 3 2 v.5 15 9 4 3 9 5 3 2 v. 6 11 4 6 3 7 5 2 2 v 7 12 9 3 3 10 4 3 v,8 11 1 3 10 _ 2 8 2 v. 9 5 4 3 1( 6 4 3 v. 10 15 8 7 3 8 7 1 2 v. 11 10 6 4 3 2 3 v. 12 10 8 2 3 8 5 3 2 v.13 14 12 2 3 8 10 4 4 7 v. 14 7 1 2 V.15 10 4 6 2 7 5 2 2 v. 16 5 11 3 7 [Antal 334 206 Helgförskolan har haft öppet 18 helger både lördag och söndag 33 barn anmälde att de hade behov 11 barn kom aldrig 22 barn totalt 19 barn kontinuerligt och 3 barn har varit max 5 dagar på hela säsongen. Personalen har varit mycket flexibla och valt att gå hem om de ej behövts, samt att de själva ordnat med måltiderna alla helgerna. Köket (undervecken) har lagat extra mat som de tina upp till lunch. Hade ett informationsmöte 12 november för de föräldrar som anmält sitt behov. Vi har varit noga med att hålla på regeln att anmälan och tider skall vara inmailat två veckor innan den helg man har behov. Det är svårt att planera verksamheten pga att föräldrarna garderade barnets närvaro för att sedan lämna återbud viket gjort att en tredjedel av barnen ej kommit totalt sett. i några fall fick personalen ringa och fråga vart barnen var när de inte kom! Möjlighet att få plats vid sen förfrågan har funnits. 2 4 De föräldrar som regelbundet använt heigomsorgen har varit mycket tacksamma för att detta finns. 2 3 2 2

tepj Malung-Sälens kommun Cl Tjänsteutlåtande 2015-06-17 Sida 1 Skolkansliet Torbjörn Martinsson torbjorn.rnartinsson@rnalung-saien.se /RedigerareT elefon/ Barn- och utbildningsnämnden Dnr BUN/2016:181 Undervisning på skoltid Förslag till beslut Möjlighet att på alla skolor i kommunen delta i Kulturskolans undervisning på skoltid om det inte är möjligt att genomföra på annat sätt (under raster eller i direkt anslutning till skoldagens slut) Beskrivning av ärendet Vid Skolinspektionens tillsyn (2013) fick kommunen nedslag på att huvudmannen är skyldig att se till så att den garanterade undervisningstiden ges för alla elever, även de som deltar i Kulturskolans undervisning. Skolinspektionens beslut gällde enbart Sälens skola men denna fråga bör vara lika för alla skolor och deltagande elever i Kulturskolan. "Vid bedömning av om eleven ska få ledigt för kulturskolan ska rektor göra en individuell bedömning av elevens situation. Om det är lämpligt ska ledighet ges. Ett skäl för att det inte är lämpligt kan vara att ledigheten inverkar pä elevens möjlighet att klara målen. En elev som ligger bra till i de ämnen som påverkas av ledigheten kan alltså beviljas ledighet medan en annan elev, som exempelsvis har stora problem med matematik - om det är det ämnet som påverkas av ledigheten - inte bör beviljas ledighet. Någon skyldighet för skolan att kompensera för den förlorade undervisningen på ett generellt plan finns alltså inte." Svar från Draftit. Beslutsunderlag Beslutet skickas till

Diarienummer BUN/2015:178 Ärende Fritidspedagog Lillmons rektorsområde Beslutsfattare Anna Kyhfberg Besiutsdatum 2015-06-08 BUN/2015:164 Anställning - lärare Blomsterbäcksskolan Ka an Abrahamsson 2015-05-22 BUN/2015:165 Anställning - Administrativ skolassistent Kaan Abrahamsson 2015-05-22 BUN/2015:177 Skoladministratör Lillmons rektorsområde Anna Kyhfberg 2015-06-08 BUN/2015:179 Idrottslärare - resurslärare Anna Kyhlberg 2015-06-08 BUN/2015:179 Idrottslärare - resurslärare Anna Kyhlberg 2015-06-08

Malung-Sälens kommun Meddelanden Sida 2015-06-03 1 Meddelanden (BUN/2015:151) Beslut från inspektionen för vård och omsorg angående tillsyn av HVB barn och unga vid Moravägen HVB, Malung - ärendet avslutas, BUN/2015:132 Kommunstyrelsens beslut 2015-05-12 93, Planeringsanvisningar för 2016 KS/2015:177 Kommunstyrelsens arbetsutskotts beslut 2015-05-05 127, Personalbehovsanmälan - förskollärare i Lima KS/2015:182, BUN/2015:108 Kommunstyrelsens arbetsutskotts beslut 2015-05-05 - Personalbehovsanmälan - förskollärare i Lima KS/2015:183, BUN/2015:109 Kommunstyrelsens arbetsutskotts beslut 2015-05-05 129, Personalbehovsanmälan - förskollärare i Sälen KS/2015:184, BUN/2015.H0 Kommunstyrelsens arbetsutskotts beslut 2015-05-05 131, Personalbehovsanmälan - förskollärare Ekorrens rektorsområde KS/2015:186, BUN/2015:112 Kommunstyrelsens arbetsutskotts beslut 2015-05-05 132, Personalbehovsanmälan - skoladministratör Lärcentrum KS/2015:188, BUN/2015:115 Kommunstyrelsens arbetsutskotts beslut 2015-05-05 130, Personalbehovsanmälan - förskollärare i Sälen KS/2015:185, BUN/2015:111 Anmälan till Polismyndigheten, polisregion Bergslagen - stöld av dator på Moravägens HVB-hem BUN/2015:168 Anmälan till huvudmannen enligt skollagen, 6 kap. 10 Sälens skola indicienummer 150527-1 150527-2 150527-3 150527-4 150527-5 150527-6 Förskolan Ekorren 150608-1

Malung-Sälens kommun Meddelanden Sida 2015-06-03 2 Kommunstyrelsens arbetsutskotts beslut 2015-06-02 158 - Personalbehovsanmälan ~ förskolechef Hästens rektorsområde KS/2015:234, BUN/2015:133 Kommunstyrelsens arbetsutskotts beslut 2015-06-02 159 - Personalbehovsanmälan - förskollärare Hästens rektorsområde KS/2015:235, BUN/2015:135 Kommunstyrelsens arbetsutskotts beslut 2015-06-02 160- Personalbehovsanmälan - lärare grundsärskolan Blomsterbäckens rektorsområde KS/2015:237, BUN/2015:144 Kommunstyrelsens arbetsutskotts beslut 2015-06-02 161 - Personalbehovsanmälan - lärare Blomsterbäckens rektorsområde KS/2015:238, BUN2015:142 Kommunstyrelsens arbetsutskotts beslut 2015-06-02 162 - Personalbehovsanmälan - lärare Yttermalung Blomsterbäckens rektorsområde KS/2015:239, BUN/2Ö15:143 Kommunstyrelsens arbetsutskotts beslut 2015-06-02 163 - Personalbehovsanmälan - lärare mottagningsenheten KS/2015:240, BUN/2015:153 Kommunstyrelsens arbetsutskotts beslut 2015-06-02 164 - Personalbehovsanmälan - rektor Lingärde skola KS/2015:241, BUN/2015:258 Kommunstyrelsens arbetsutskotts beslut 2015-06-02 165 - Personalbehovsanmälan - lärare i tyska/engelska Malung-Sälens gymnasieskola KS/2015:242, BUN/2015:154 Kommunstyrelsens arbetsutskotts beslut 2015-06-02 166 - Personalbehovsanmälan - resurslärare Malung-Sälens gymnasieskola KS/2015:244, BUN/2015:156 Kommunstyrelsens arbetsutskotts beslut 2015-06-02 167 Personalbehovsanmälan - el lä rare Malung-Sälens gymnasieskola KS/2015:245, BUN/2015:157 Anmälan till Polismyndigheten, polisregion Bergslagen - sönderslagna rutor på förskolan Hästen (2 anmälningar om samma incident) Anmälan till Polismyndigheten, polisregion Bergslagen - sabotage på förskolan Hästen BUN/2015:175 Information frän Länsstyrelserna och Migrationsverket till landets kommuner gällande anvisningar av ensamkommande barn BUN:2105:178

trjsp' Malunq-Sälens kornmun Meddelanden Sida 2015-06-03 3 Skolinspektionens beslut - Anmälan om skolsituation för en elev vid Malung-Sälens gymnasieskola BUN/2015:180 Brev från angående Yttermalungs skola BUN/2015:145 E-mail korrespondens mellan BUN:s ordförande och förälder i Yttermalungs skola BUN/2015:146 E-mail korrespondens mellan BUN:s ordförande och förälder i Yttermalungs skola BUN/2015:145 Brev från förälder i Yttermalungs skola BUN/2015:145 Brev från förälder i Yttermalungs skola BUN/2015:145