ANSÖKNINGSGUIDE
1 Inledning Social- och hälsoorganisationernas understödscentral (STEA) är en självständig statsbidragsmyndighet som är verksam i anslutning till social- och hälsovårdsministeriet och som av medel från Veikkaus Oy:s spelintäkter administrerar understöd till allmännyttiga projekt som främjar hälsa och välfärd och som genomförs av social- och hälsoorganisationer. Av intäkterna från spelverksamheten delas årligen 43% ut som bidrag till allmännyttiga sammanslutningar och stiftelser med rättskapacitet för att främja hälsa och social välfärd. Med bidragen från Social- och hälsoorganisationernas understödscentral (STEA) stöds social- och hälsoorganisationers verksamhet, projekt och investeringar. Understöden är beroende av prövning och beviljas årligen utifrån ansökningar. STEA bedömer hur relevanta och ändamålsenliga de verksamheter och projekt som har föreslagits i ansökan är samt om kostnaderna för dessa är rimliga. Utdelningen av understöden styrs av STEA:s riktlinjer för understödsverksamheten 2017 2019. Dessutom publicerar STEA varje år en handlingsplan för riktlinjerna för understödsverksamheten där målen för riktlinjerna och nästa års understödsplan preciseras samt fokusområdena för nästa år kungörs. STEAs understödsverksamhet styrs av Statsunderstödslagen. Denna kompletteras av statsrådets förordning om beviljande av understöd till allmännyttiga sammanslutningar och stiftelser för främjande av hälsa och social välfärd (1552/2016). Dessutom styrs understödsverksamheten av statsrådets förordning om delegationen för social- och hälsoorganisationernas understödsärenden och bedömnings- och understödssektionen (1555/2016). Beviljandet av understöd får till exempel inte orsaka mer än ringa snedvridning av konkurrensen och verksamheten på marknaden i en stat som hör till Europeiska ekonomiska samarbetsområdet. Understöd är inte heller avsedda att användas för att finansiera statens eller kommunernas lagstadgade uppgifter eller tjänster och näringsverksamhet. STEA förbereder understödsförslaget. Bedömnings- och understödssektionen som verkar i anslutning till socal- och hälsovårdsministeriet tar ställning till förslaget, varefter social- och hälsovårdsministeriet beslutar om utdelningen av understöden. I denna guide har vi samlat centrala anvisningar kring ansökning om understöd. Guiden uppdateras årligen. STEA förbehåller sig rätten till ändringar. Mer information om understöden och ansökan finns på STEA:s webbplats www.stea.fi 2
STEAS ÅR 2017 JANUARI FEBRUARI MARS - Ifall det föreslagna understödsbeloppet väsentligt avviker från det ansökta begär STEA sökanden att skicka in en ny specificerad budget via e- tjänsterna. - Social- och hälsovårdsministeriet beslutar om understöden i januari-februari. Du kan ansöka om rättelse av ett understödsbeslut hos social- och hälsovårdsministeriet inom 30 dagar. - Organisationer som för första gången får understöd bekräftar sina bankkontaktuppgifter åt STEA via e-tjänsterna. Till bekräftelsen bifogas en kopia av kontoavtalet med banken. -STEA betalar ut den första raten av verksamhetsunderstöden efter social- och hälsovårdsministeriets understödsbeslut och börjar betala ut understöd enligt utbetalningsbegäran och utbetalningsplaner. - Ansökningar till Finland 100- understödsprogrammen börjar i e- tjänsterna 20.2.2017. - Organisationerna som fått rapporteringsuppgiften till e- tjänsten återlämnar sina utredningar om resultat och effekter (URE) samt mellanrapporter till STEA senast den 31.3. - Ansökan till Finland 100- understödsprogrammen upphör 31.3. APRIL MAJ JUNI - Ansökningar om nya understöd för år 2018 inleds i e-tjänsterna 18.4. - Ansökningstiden för nya understöd går ut 31.5. - STEA betalar ut den andra raten av verksamhetsunderstöden. - Organisationerna ger senast den 31.5 sina årsrapporter till STEA om användningen av understöden via e-tjänsterna. - Social- och hälsovårdsministeriet fattar beslut om projekten som väljs till Finland 100-understödsprogrammen. JULI AUGUSTI SEPTEMBER - De projekt som valts till understödsprogrammen inleder sin verksamhet, STEA inleder utbetalningen av understöd till programprojekten. - STEA betalar ut den tredje raten av verksamhetsunderstöden. - Ansökningstiden för fortsatta understöd inleds 14.8. - Ansökningstiden för fortsatta understöd går ut 30.9. OKTOBER NOVEMBER DECEMBER - STEA betalar ut den fjärde raten av verksamhetsunderstöden. - STEA publicerar understödsförslagen för år 2018. - Organisationerna ska skicka in anhållan om utbetalning av understöd som håller på att gå ut och ansökningar om förlängning av understöden till STEA via e- tjänsterna före den 31 december. 3
2. Allmänt om ansökan om understöd STEA-understöd kan sökas för organisationsverksamhet som främjar hälsa och social välfärd. Understöd beviljas för ett år åt gången. Ansökningstiderna är utspridda över maj (nya understöd) och september (ansökningar om fortsatta understöd). Dessutom kan man under mars månad ansöka om understöd från diverse understödsprogram som inleds i ära av jubileumsåret för Finlands självständighet. Understödsslag Man kan ansöka om understöd av tre slag från STEA: verksamhetsunderstöd (A), investeringsunderstöd (B) och projektunderstöd (C). Verksamhetsunderstöden (A) delas in i allmänna understöd och riktade verksamhetsunderstöd. Med det allmänna understödet ska även täckas alla allmänna kostnader för den verksamhet och de projekt för vilka STEA beviljat understöd. Anvisningar om allokering av allmänna kostnader finns tillgängliga på STEA:s webbplats. Riktade verksamhetsunderstöd (Ak) beviljas för att täcka utgifterna för en verksamhet som avskilts från organisationens allmänna verksamhet. Investeringsunderstöd (B) beviljas för anskaffning av stödbostäder för specialgrupper och anläggningstillgångar, såsom ICT-utrustning och annan utrustning, samt för ombyggnad och anskaffning av lokaler. Projektunderstöd (C) beviljas för utvecklings- och startprojekt och andra projekt vars syfte och varaktighet är av begränsad omfattning. Understödsansökan ska lämnas in komplett innan ansökningstiden går ut. Om ansökan behöver kompletteras efter att ansökningstiden gått ut ska organisationen skilt kontakta STEA:s understödsberedare. Den riktgivande understödsplan som RAY har gett understödstagaren med det förra understödsbeslutet utgör inte ännu något beslut. Därför ska man varje år också ansöka om de understöd som anges i den riktgivande planen. Den riktgivande understödsplanen är inte bindande för STEA eller social- och hälsovårdsministeriet. Understöd söks på webben asiointi.stea.fi Ansökan om understöd ska skickas till STEA via e-tjänsten innan ansökningstiden går ut. Understödsansökan kan endast skickas till STEA av organisationens huvudanvändare med rätt att teckna firma som har registrerat sig i e-tjänsten. Bekanta dig med anvisningarna för e-tjänsten på STEA:s webbplats http://www.stea.fi/web/sv/stea/e-tjanster 4
En organisation som ansöker om understöd för första gången kan aktivera e-tjänsterna genom att meddela organisationens basuppgifter till STEA vid asiointi.stea.fi. Som bilaga till meddelandet ska man till STEA lämna in en kopia av utdraget ur Patent- och registerstyrelsens föreningsregister samt organisationens stadgar. STEA behandlar anmälningen av en ny organisation. Efter att anmälningen har godkänts kan organisationen använda e-tjänsterna för att skicka in understödsansökningar till STEA. 2.1. Ansökningstider Mars Nya projektunderstöd kan ansökas om till de skilda Finland 100-understödsprogrammen under mars månad. Maj Nya projekt, investeringar och verksamheter är sådana som ännu inte har beviljats understöd. Även när understödsslaget ändras (till exempel från projektunderstöd till riktat verksamhetsunderstöd) ska man ansöka om understöd i maj. Alla nya ansökningar ska lämnas in till STEA före slutet av maj. September Fortsatt finansiering kan sökas för de pågående projekt, investeringar och verksamheter för vilka man önskar få finansiering också för följande år. Organisationerna får färdiga formulär för ansökning om fortsatt understöd för pågående understödsobjekt till e-tjänsten (Ansökningar-delen). Om organisationen vill kan den ansöka om understöd för alla de understödsobjekt som har beviljats understöd för 2016 och/eller 2017. Samtliga ansökningar fylls i och skickas genom STEA:s e-tjänstportal (asiointi.stea.fi). 5
2.2 Riktlinjerna för understödsverksamheten 2016 2019 STEA:s understödsverksamhet styrs av samma riktlinjer för understödsverksamheten som RAY började använda år 2016. Under riktlinjeperioden har man definierat fyra målområden i vilka sammanfattas STEA:s mål för organisationsverksamhet som främjar hälsa och välfärd. En närmare beskrivning av målområdena finns i publikationen Strategiska riktlinjer för understödsverksamheten 2017 2019 på STEA:s webbplats http://www.stea.fi/web/sv/materialbank STEA publicerar också årligen en handlingsplan för riktlinjerna för understödsverksamheten, som styr fördelningen av understöden på årsnivån. 2.3 Sökandes behörighet att ansöka om understöd STEA-understöd kan sökas av allmännyttiga sammanslutningar och stiftelser med rättskapacitet. Behörighet att ansöka om understöd har i praktiken allmännyttiga föreningar som är registrerade i föreningsregistret och stiftelser som är registrerade i stiftelseregistret, om dessa har som avsikt att främja hälsa och social välfärd. 6
Verksamhetens syfte ska vara angivet i sökandens stadgar. Tolkningen av huruvida stiftelser är berättigade till understöd beror även på syftet med grundandet av respektive stiftelse. Förutom det formella understödsberättigandet förutsätter STEA även att de sökande har en tillräckligt omfattande verksamhet och ett tillräckligt omfattande medlemsunderlag i relation till verksamhetens mål och omfattning. För en organisation som för första gången ansöker om understöd från STEA innebär detta att organisationen ska ha prov på utförd verksamhet (t.ex. en verksamhetsberättelse och ett bokslut över föregående års verksamhet) när man ansöker om understöd. En registrerad förening kan grundas av minst tre fysiska personer som har fyllt 15 år eller minst tre sammanslutningar med rättskapacitet. Närmare anvisningar om hur man grundar en förening finns på Patent- och registerstyrelsens webbplats på adressen www.prh.fi/sv. STEA-understöd kan inte beviljas till exempel statliga ämbetsverk, kommuner, församlingar eller privatpersoner. Understöd beviljas inte yrkesutövare, bolag eller andelslag som eftersträvar ekonomisk vinst. Andelslag och aktiebolag kan emellertid vara understödsberättigade som allmännyttiga aktörer. Allmänna förutsättningar för beviljande av understöd: Verksamheten ska vara allmännyttig. Verksamheten ska främja hälsa och social välfärd. Verksamheten ska stödja målen för STEA:s understödsriktlinjer. Verksamheten får inte vara en del av statens eller kommunernas lagstadgade uppgifter. Beviljandet av understöd får inte orsaka mer än en ringa konkurrensskada inom Europeiska ekonomiska samarbetsområdet. 2.4 Förmögenheten påverkar I enlighet med 4.1 i statsrådets förordning om statsunderstöd till allmännyttiga sammanslutningar och stiftelser för främjande av hälsa och social välfärd ska beviljande av understöd anses vara behövligt med beaktande av sökandens egna medel, de disponibla medlen i sammanslutningar eller stiftelser som sökanden har bestämmande inflytande i eller som sökanden ekonomiskt eller verksamhetsmässigt har en fast anknytning till samt avkastningen från den verksamhet som understöds. STEA använder allmänna förmögenhetskriterier enligt vilka en organisation anses ha betydande förmögenhet när dess nettoförmögenhet i det senaste bokslutet är större än ett belopp som motsvarar organisationens utgifter under sex månader. Specialfall som beaktas i förmögenhetsprövningen kan vara till exempel följande: Organisationens bransch kräver att den ska ge överskott eller samla förmögenhet. Till exempel kan organisationen ha många med tanke på verksamheten rationella investeringar för vilka man behöver en självfinansieringsandel. Organisationens tidigare investeringar kräver en ombyggnad i framtiden och organisationen samlar förmögenhet för detta. I så fall ska organisationen utarbeta en investeringsplan för fem år för STEA, och denna ska även godkännas av organisationens styrelse. 7
Förmögenheten är tillfällig, till exempel förmögenhet som erhållits genom försäljning av gamla lokaler och som redan har bundits till anskaffning av nya lokaler. Förmögenheten är avsedd att användas utan dröjsmål och rationellt för allmännyttig verksamhet. Om man inte kan påvisa en motiverad orsak (till exempel ovan nämnda) till organisationens befintliga förmögenhet: krävs av organisationer med betydande förmögenhet en självfinansieringsandel på tio procent för riktade verksamhetsunderstöd (Ak) kommer man att förhålla sig avvaktande till höjningar av allmänna understöd beaktas i fråga om investeringsunderstöd organisationens förmögenhet enligt prövning: organisationens förmögenhet relateras till det ansökta understödsbeloppet och organisationens självfinansieringsandel kan enligt prövning höjas på basis av förmögenheten. I förordningen om statsunderstöd har man därtill konstaterat att understödet får täcka hela kostnaden för den verksamhet eller projekt som är som mål för statsunderstödet ifall ingen annan finansiering finns tillgänglig. Enligt detta kan man även i samband med projektunderstöd (Cunderstöd) under vissa förutsättningar kräva en självfinansieringsandel. Ytterligare information om förmögenhetskriterierna samt deras beräkningsgrunder finns i anvisningarna om förmöghenhetskritierer i materialbanken på STEA:s webbplats. 2.5 Samordnande av understöd Om en organisation ansöker om offentligt understöd från flera olika källor lönar det sig att noggrant läsa igenom understödsvillkoren, eftersom det kan finnas begränsningar i samordnandet av understöd. Offentliga understöd är till exempel understöd som beviljats av staten, kommunen eller annat offentligt samfund eller offentligrättsliga inrättningar eller stiftelser, samt understöd som beviljas av Europeiska gemenskapen eller ur andra medel inom Europeiska unionen. STEA-understödet får inte tillsammans med andra offentliga understöd överstiga det i Europeiska gemenskapens eller finsk lagstiftning föreskrivna maximibeloppet av statsunderstöd eller annat offentligt stöd. Detta innebär att om det i Finlands nationella lagstiftning eller i Europeiska gemenskapens författning har föreskrivits om ett maximibelopp för ett understöd som beviljas av en offentlig finansiär till exempel en maximiprocent får det totala beloppet av de officiella understöd som beviljas ur olika källor inte ens sammanlagt överstiga detta maximibelopp. STEA-understöd kan under vissa förutsättningar kombineras med projekt som finansieras av Europeiska socialfonden, ESF. Då ska ett ESF-projekts innehåll vara tillräckligt enhetlig med innehållet av det understödsobjekt som söks från STEA. Innan man ansöker om understöd lönar det sig emellertid att kontrollera finansieringsvillkoren för ESF-projekt rörande godtagbarhet och samordning av andra understöd hos en myndighet som beviljar ESF-finansiering (NTM-centralerna, landskapsförbunden eller social- och hälsovårdsministeriet). 8
Understöd som ska kombineras med ESF-finansiering kan sökas som ett nytt projekt eller som en del av ett fortsatt understöd såvida användningsändamålet för det sökta understödsobjektet är tillräckligt nära det aktuella ESF-projektets innehåll. Observera att STEA-understöd kan beviljas endast understödsberättigade organisationer (se punkt 2.3). Om organisationen ansöker om STEA-understöd som en del av finansiering av ett ESF-projekt, ska detta framgå tydligt av understödsansökan och dess budget. I understödsansökan ska man dessutom tydligt ange från vilken myndighet ESF-projektet söks samt det förväntade tidsschemat för beslutet. Man kommer att separat begära en projektplan för ESF-projektet i takt med att understödsberedningen framskrider. 9
2.6. Ansökans behandlingsskeden 10
Om det är meningen att understödet ska beviljas under flera år ingår också en riktgivande understödsplan för de kommande åren i understödsbeslutet. Den riktgivande understödsplanen är inte bindande för STEA eller social- och hälsovårdsministeriet. Understöd som anges i understödsplanen ska sökas separat för respektive år inom de separat fastställda ansökningstiderna. Sökandena får besked om understödsbeslutet omedelbart efter att beslutet har fattats. I meddelandet finns information om de godkända understöden med eurobelopp, motiveringar och eventuella preciseringar, begränsningar och allmänna villkor. Sökande av ändring i understödsbeslutet STEA-understöden är beroende av prövning. Därmed grundar sig understödsbeslutet på en bedömning av ändamålsenligheten. Om begäran om omprövning av understödsbeslutet föreskrivs i statsunderstödslagen. Observera att det understödsförslag som STEA offentliggör i december inte ännu är ett beslut. Man kan ansöka om rättelse av ett felaktigt understödsbeslut hos social- och hälsovårdsministeriet inom 30 dagar efter delfåendet av beslutet. Man kan ansöka om ändring av ministeriets rättelsebeslut hos högsta förvaltningsdomstolen på det sätt som föreskrivs i förvaltningsprocesslagen. STEAs understödsverksamhet styrs av: Lotterilagen (1047/2001) Statsunderstödslagen (688/2001) Statsrådets förordning om beviljande av understöd till allmännyttiga sammanslutningar och stiftelser för främjande av hälsa och social välfärd (1552/2016) Statsrådets förordning om delegationen för social- och hälsoorganisationernas understödsärenden (1555/2016) Förvaltningslagen (434/2003) Förvaltningsprocesslagen (586/1996) Lag om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999) Språklagen (423/2003) Lagen om elektronisk kommunikation i myndigheternas verksamhet (13/2003) Förordning om offentlighet och god informationshantering i myndigheternas verksamhet (1030/1999) Lagen om offentlig upphandling (1397/2016) 2.7 Sökandens rättigheter och skyldigheter - utgångspunkt öppenhet och transparens Sökande har rätt att fråga och få råd från STEA i frågor kring ansökan. Sökanden av understöd ska i sin tur ge STEA korrekta och tillräckliga uppgifter om understödets användningsändamål och andra omständigheter som påverkar understödsprövningen. Sökanden har rätt att få besked om understödsbeslutet med motiveringar. 11
STEA:s understödsförslag och social- och hälsovårdsministeriets understödsbeslut är offentliga. Även de ansökningar med bilagor som har lämnats in till STEA blir offentliga när STEA har tagit emot dem, såvida det inte föreskrivs annat om handlingens offentlighet eller sekretess i lagen. STEA publicerar organisationens allmänna uppgifter (organisationens namn och adress, namnen på organisationens ansvarspersoner och texten över bruksändamålet för understödet och den föreslagna/beviljade understödssumman) från understödsförslaget och beslutet om understödet i sin offentliga understödsdatabas på avustukset.stea.fi. Understödsansökningarna som skickats till STEA behandlas som utgångspunkt som offentliga dokument. Ifall organisationen anser att ansökan eller någon av dess bilagor innehåller en affärseller yrkeshemlighet ska man anteckna att informationen i fråga är konfidentiell i ansökan eller bilagorna. Sekretess kan komma i fråga om någon av bilagorna till ansökan är ett avtal. Sökanden kan annullera sin ansökan genom att skriftligen meddela STEA om det. Även ett beviljat understöd kan annulleras. Att avstå från understödet kan komma i fråga till exempel då finansiering som har sökts från flera olika källor inte förverkligas i sin helhet, varvid projektet upphör till följd av bristen på medel. STEA har rätt att utan hinder av sekretessreglerna få uppgifter om den sökande av övriga myndigheter samt rätt att utföra för utbetalningen av understödet och övervakningen och uppföljningen av understödet nödvändiga inspektioner av understödstagarens ekonomi, administration och verksamhets innehåll. Den sökande kan använda understödet endast för det ändamål som det har beviljats för. Om missbruk upptäcks kan den understödda verksamheten sättas i betalningsförbud och de understöd som redan betalats ut återkrävas. Understödstagaren ska redovisa användningen av understödet under respektive understödsår för STEA före utgången av maj följande år. Särskild uppmärksamhet ska fästas vid rapporteringens kvalitet. I bokslutet och verksamhetsberättelsen samt i övriga bilagor till årsredovisningen ska man ge så detaljerade uppgifter som möjligt om användningen av understöden, organisationens resultat och ekonomiska ställning. Dessutom ska organisationen på begäran inom utsatt tid lämna in till STEA en utredning om resultat och effekter och en mellanrapport samt en slutrapport när projektet upphör. Utgångspunkten är att de årsrapporter, utredningar om resultat och effekter samt slutrapporter som skickats till STEA är offentliga dokument. På upphandlingar som görs med STEA-understöd tillämpas lagen om offentlig upphandling (1397/2016). I lagen stadgas om de förfaringssätt och verksamhetsförpliktelser som de upphandlingsenheter som omfattas av lagens tillämpningsområde ska följa i sina upphandlingar. 12
3. Finland 100-understödsprogrammen år 2017 STEA öppnar i februari 2017 till ära av jubileumsåret för Finlands självständighet en extra understödsansökningsrunda för tre nya understödsprogram: 1. Utrustad för livet program för minskad ojämlikhet Understödsprogrammets målgrupp är familjer som är i risk att slås ut eller som genomgår en utmanande livssituation. Projekt som väljs för programmet har i centrum av sin verksamhet hela familjegemenskapen, och målet med verksamheten är att stöda målgruppens vardag med beaktande av deras behov. Genom programmet främjas barns, ungas och barnfamiljers jämlika tillgång till möjligheter och minskas på olikvärdighet. 2. Fungera i arbetslivet program för ökad funktionsförmåga hos personer i arbetsför ålder Understödsprogrammets målgrupp är personer i arbetsför ålder vars funktionsförmåga har försvagats eller löper risk att försvagas på grund av sjukdom eller skada eller ohälsosamma livsvanor. Målet är att förstärka målgruppens fysiska, psykiska och sociala funktionsförmåga och förbättra människornas förmåga att fungera i vardagen, arbetet och fritiden. 3. Organisation 2.0: med i förändringen program för likvärdighet i en digital omvärld Huvudmålet för projekt som väljs till programmet kan vara antingen a) att förstärka organisationernas roll och nätverk av aktörer i samband med vård- och landskapsreformen samt för att stöda kommunernas arbete för att främja välfärd och hälsa. - I programmet startar man projekt på landskapsnivå, som kan fungera som förändringsagenter för organisationerna. De har som uppgift att koordinera förändringsarbetet av organisationer som är verksamma i landskapen, främja samarbetet mellan organisationer, förbättra deras förändringsberedskap och skapa nätverk mellan landskap och kommuner. eller b) stöda medborgarnas jämlika möjlighet att delta och fungera som en del av nutidens informationssamhälle. - I programmet utnyttjas och utvecklas sätt som främjar möjligheten för äldre personers och personer i utsatt ställning att använda e-tjänster och vara delaktiga. Koordineringsprojekt för varje understödsprogram För varje program väljs utgående från ansökningarna ungefär 20 projekt och ett koordineringsprojekt. Koordineringsprojektet ska skapa förutsättningar för att projekten som valts till programmet kan skapa inbördes nätverk och växelverka, stöda enskilda projekt genom rådgivning, styrning och utbildning, samt kommunicera med intressentgrupper och medborgarna om programmets verksamhet. I valet av program- och koordineringsprojekten iakttas STEA:s allmänna utvärderingskriterier för ansökningar, utöver vilka man bedömer hur väl målen som beskrivits i projektansökan överensstämmer med programmets mål. Tidtabell Ansökningstiden till understödsprogrammen inleds 20.2 och avslutas 31.3.2017. Projektverksamheten inleds omedelbart efter att social- och hälsovårdsministeriet fattat beslutet om understöd sommaren 2017. Projekten som valts till programmen ansöker om fortsatt finansiering för år 2018 omedelbart i september 2017. 13
4. Ansökan om verksamhetsunderstöd (A) Organisationen kan ansöka om allmänt understöd (Ay) eller riktat verksamhetsunderstöd (Ak) för sin verksamhet. Verksamhetsunderstöd (Ay) kan sökas för utgifter till följd av allmännyttig verksamhet i enlighet med organisationens stadgar (allmänt understöd, Ay) eller för särskilda utgifter till följd av verksamhet som avskilts från organisationens verksamhetshelhet (riktat verksamhetsunderstöd, Ak). Nya understöd ska sökas före utgången av maj och fortsatta understöd före utgången av september. En organisation kan bara beviljas ett allmänt understöd, medan det är möjligt att samtidigt beviljas flera riktade verksamhetsunderstöd. Verksamhetsunderstöd liksom övriga understöd beviljas för ett år åt gången. 4.1 Ansökan om allmänt understöd (Ay) Allmänna understöd beviljas social- och hälsoorganisationer som etablerat sin verksamhet för allmänna kostnader, det vill säga administrativa kostnader för allmännyttig verksamhet i enlighet med deras stadgar. STEA har fastställt att allmänna kostnader är kostnader som orsakats av understödstagarens allmänna administration, det vill säga sådana kostnader som inte allokeras direkt till en specifik verksamhet eller ett specifikt projekt. Noggrannare anvisningar om hur de allmänna kostnaderna ska allokeras finns i STEA:S anvisning Principerna för allokering av allmänna kostnader och tillämpningsföreskrifter i STEA:s materialbank på webbplatsen (http://www.stea.fi/web/sv/materialbank). Att ge stöd för allmänna kostnader åt en ny ansökare är i allmänhet mest naturligt i samband med projektet, inte som ett skilt allmänt understöd. Det är också onödigt att bevilja allmänt understöd i fall organisationens allmänna kostnader kan täckas med det riktade verksamhetsunderstödet (Ak) eller projektunderstödet (C) enligt STEA:s anvisningar om allmänna kostnader. De allmänna kostnadernas andel kan i regel utgöra högst femton procent av de faktiska totala kostnaderna för verksamheter som beviljats Ak- och C-understöd. Dessutom kan man använda det allmänna understödet för att genomföra vissa funktioner som på ett naturligt sätt hör till organisationens grundläggande verksamhet (till exempel kommunikation). Med det allmänna understödet kan man täcka även sådana små anskaffningar av anläggningstillgångar, såsom kontorsmöbler och -apparater, som verksamheten ger upphov till. Allmänna understöd kan inte användas till utgifter för kapitalanskaffning eller affärsverksamhet och inte heller till avskrivningar eller andra kalkylmässiga utgifter. Organisationens avgiftsbelagda tjänsteproduktion och den medborgarorganisationsverksamhet som beviljats allmänt understöd ska specificeras i bokföringen. Om man har samma anställda i den verksamhet som beviljats allmänt understöd och i serviceverksamheten ska allokeringen av arbetsinsatser till olika funktioner anges med hjälp av arbetstidskontroll. Ett allmänt understöd kan inte användas för verksamhet som redan har beviljats något annat understöd från STEA. 14
Den organisation som fått allmänt understöd ska kunna sköta sin ekonomi och ordna sin administration på behörigt sätt. Verksamhet som får allmänt understöd ska vara resultatrik och högklassig. Organisationer som får allmänt understöd ska på begäran kunna skicka en utredning om resultat och effekter till STEA om verksamheten som verkställts med hjälp av det allmänna understödet. 4.2 Ansökan om riktat verksamhetsunderstöd (Ak) Riktat verksamhetsunderstöd kan sökas för en viss avgränsad verksamhet eller ett visst verksamhetsområde. Riktade verksamhetsunderstöd och projekt kan ha liknande karakteristik. Den tydligaste skillnaden mellan dem är verksamhetens varaktighet: ett projekt är alltid tidsbegränsat och utvecklar något. Riktade verksamhetsunderstöd beviljas i regel för redan etablerad verksamhet. Riktade verksamhetsunderstöd (Ak) beviljas i regel för till exempel frivilligarbete och kamratstöd, verksamhet som främjar funktionsförmågan samt upprätthållande av olika mötesplatser. Även om riktat verksamhetsstöd kan beviljas för kontinuerlig verksamhet justerar man grunderna för beviljandet av det årligen, på samma sätt som med andra understöd. Vid understödsprövningen bedömer STEA sökandens förmåga till långsiktig, planmässig och målinriktad verksamhet. Det är viktigt att verksamhetens målgrupp deltar i planeringen. Att verksamheten är kontinuerlig betyder inte att den måste förbli likadan från år till år. Sökanden ska också beakta eventuella ändringar i verksamhetsmiljön och reagera på dem. Ifall det finns behov att förändra verksamhetens innehåll ska detta meddelas i ansökningarna om fortsatt finansiering som årligen skickas till STEA varje september. I ansökningarna om fortsatt finansiering ska man också iaktta den eventuella respons som STEA gett över övervakningen och bedömningen. Riktat verksamhetsunderstöd kan användas för att täcka kostnader och anskaffningar för verksamheten, och i vissa fall även för allmänna administrativa kostnader, dock inte allmänna kostnader. Allmänna kostnader STEA har fastställt att allmänna kostnader är kostnader som orsakats av den allmänna administrationen, det vill säga sådana kostnader som inte allokeras direkt till en specifik verksamhet eller ett specifikt projekt. Ifall en organisation inte får allmänt understöd, kan man till kostnader som täcks av det riktade verksamhetsunderstödet räkna allmänna kostnader som orsakats av organisationens allmännyttiga arbete i enlighet med den skilda anvisningen Principerna för allokering av allmänna kostnader och tillämpningsföreskrifter (http://www.stea.fi/web/sv/materialbank). Upphandlingar Med det riktade verksamhetsunderstödet är det möjligt att göra upphandlingar till ett belopp som motsvarar högst tio procent av det årliga understödsbeloppet. Anskaffningar av lösa anläggningstillgångar ska motiveras också verksamhetsmässigt och upphandlingarna ska till sitt eurobelopp vara rimliga. 15
STEA förutsätter att alla lite större upphandlingar av varor och tjänster konkurrensutsätts för att hålla kostnaderna i schack. Vid upphandlingar ska man alltid iaktta lagen om offentlig upphandling. Sökanden ska ge STEA en tillräcklig redogörelse för hur upphandlingarna har genomförts. Upphandlingar ska tydligt specificeras i samband med ansökan och genomförandet följas upp i samband med årsredovisningar. Följande faktorer påverkar beviljandet av riktat verksamhetsunderstöd: behovet av verksamheten målen genomförande och innehåll samarbete resultat uppföljning och utvärdering ekonomi och förmögenhet. Motivera behovet Motivera verksamheten som ska understödas i ansökan och utred varför just denna verksamhet borde genomföras av organisationen i fråga. Det är alltid bra att av verksamheten göra en behovskartläggning eller en bakgrundsutredning med en analys av de ovan nämnda faktorerna. Utifrån motiveringarna utvärderar STEA verksamhetens social- och hälsopolitiska betydelse och på vilket sätt den främjar välfärden. Verksamheten kan ligga i tiden, svara på något konkret behov eller annars vara aktuell. Sammanfatta målen Sammanfatta hela verksamhetsidén i målsättningarna. Sätt upp tydliga och konkreta mål som står i relation till tidsschemat för genomförandet och resurserna. Endast tillräckligt konkreta mål styr det praktiska arbetet, uppföljningen och utvärderingen. Ett bra mål beskriver den situation eller ändring som man genom verksamheten vill åstadkomma. Planera genomförandet och verksamhetens innehåll Beskriv genom vilka konkreta åtgärder de uppsatta målen ska nås. Hur har målgruppens behov och målgruppens deltagande beaktats vid planeringen av verksamheten? Gör upp ett tidsschema för verksamheten och se till att budgeten och verksamhetsplanen motsvarar varandra. Fundera på vilken målgrupp organisationen ska och borde informera om verksamheten och dess resultat. Planera kommunikationen genom att beakta målgruppens särskilda egenskaper. Beakta både den interna och externa kommunikationen i planeringen. Vid behov kan du upprätta en separat kommunikationsplan för genomförandet av kommunikationen. Även riskhanteringen är en del av säkerställandet av en lyckad verksamhet. Identifiera riskerna redan i planeringsskedet. Uppskatta samtidigt riskernas sannolikhet och följder och fundera på vilka åtgärder som ska vidtas om de skulle inträffa. 16
Beskriv samarbetsnätverken Beskriv och motivera partnerskaps- och intressentgruppsnätverken och de olika aktörernas roller, arbetsfördelning och ansvar i ansökan. Bekräfta samarbetet med skriftliga avtal. Kom dock ihåg att samarbete inte är ett självändamål. Behovet och genomförandet av samarbete fastställs alltid utifrån verksamhetens mål. STEA utvärderar samarbete och bildande av nätverk, eftersom man genom samarbete mellan olika aktörer ofta kan främja att målen nås, resultaten sprids och slår rot samt att projektet är kostnadseffektivt. Specificera resultaten Det som man åstadkommit kan specificeras och klassificeras på många sätt. Särskilj avkastningen från resultaten i planen. Resultat är de främsta målen med verksamheten, till exempel en effektivare verksamhetsmodell, praxis eller bättre kvalitet. Produkter är till exempel olika typer av publikationer och utbildningsmaterial. Produkterna är med andra ord verktyg för att presentera, dokumentera och sprida resultaten. Planera uppföljningen Genom uppföljningen skaffar man information med hjälp av vilken man försäkrar sig om att verksamheten framskrider effektivt mot målen. Beskriv hur uppföljningen organiseras och genomförs och berätta hur uppföljningen genomförs i praktiken, av vem och hur man kommer att utnyttja uppföljningsinformationen. I STEA:s utredningar om resultat och effekter som skickas vartannat år önskas att svaren ges särskilt ur arbetstagarnas och volontärernas, deltagarnas och samarbetspartnernas synvinkel. Personalen ska samla in information från de nämnda grupperna och självutvärdera resultaten. Verksamheten för de kommande åren planeras utgående från uppgifterna från intressentgrupper och resultaten av självutvärderingen. Beskrivningen av processerna förutsätter att även den inre arbetsfördelningen och ansvaren beskrivs. När man bedömer processernas funktionalitet förutsätts att processernas resultatmätare och metoder för informationsinsamling har dokumenterats. Glöm inte utvärderingen Utvärderingen är viktig för att säkerställa kvaliteten samt för att påvisa vad man har åstadkommit och vilka effekterna är. Syftet med utvärderingen är att producera information som stöd för det egna arbetet, så att man kan styra verksamheten i rätt riktning. En utvärdering av resultat och effekter behövs även för att tillfredsställa kundernas, medborgarnas, intressentgruppernas och finansiärernas informationsbehov. Om du utöver självutvärderingen beslutar att beställa en utomstående utvärdering, tänk noga på hur du vill utnyttja den. STEA kräver inte en utomstående utvärdering, men självutvärderingen är obligatorisk för all verksamhet. Utomstående experter kan användas som stöd för analysen och av dem kan man beställa enkäter eller utvärderingsverktyg för självutvärderingen. Särskilt beställning av en utomstående utvärdering eller anskaffning av mer omfattande expertarbeten är en betydande utgiftspost. Utvärderingen och övriga upphandlingar ska antecknas i den operativa planen och budgeten. 17
STEA har utarbetat en guide för självutvärdering för organisationer som finns i materialbanken på adressen http://www.stea.fi. Att göra en budget I delen Löneuppgifterna och budget i understödsansökningen har man beräknat penningkostnaderna för den verksamhet som beskrivits i ansökan. Budgeten utgör en grund för dimensioneringen av understödet. Av budgeten ska verksamhetens hela utgifts- och inkomststruktur, det vill säga varifrån finansiering fås eller söks och vad den används till, tydligt framgå. Kostnaderna ska specificeras noggrant. Noggrannare instruktioner om utarbetande och ifyllande av budgetar finns i anslutning till ansökningsblanketten som ska ifyllas i e-tjänsten. Som kostnader som täcks av det riktade verksamhetsunderstödet kan man vid behov också godkänna en begränsad mängd av organisationens allmänna verksamhetskostnader. STEA har på sin webbplats publicerat en skild anvisning om principerna bakom allmänna kostnader och hur de tillämpas. Bekanta dig med anvisningen innan du fyller i ansökningsblanketten för understöd. Om verksamheten beviljas understöd Om verksamheten föreslås få understöd och det föreslagna understödsbeloppet väsentligt avviker från det ansökta begär STEA vid behov sökanden att skicka in en ny specificerad budget som motsvarar det föreslagna understödsbeloppet. I de öppna fälten i den specificerade budgeten ska man också meddela hur justeringen har påverkat innehållet. Den riktgivande understödsplan som STEA ger understödstagaren i samband med understödsbeslutet utgör inget beslut, vilket innebär att man varje år ska ansöka om även de understöd som anges i den riktgivande planen. Den riktgivande understödsplanen är inte bindande för STEA eller social- och hälsovårdsministeriet. 5. Ansökan om investeringsunderstöd (B) Investeringsunderstöd kan sökas för anskaffning av stödbostäder för specialgrupper och anläggningstillgångar, till exempel ICT-utrustning och andra apparater, samt för anskaffning och ombyggnader av lokaliteter. Nytt understöd ska sökas före utgången av maj och fortsatt understöd före utgången av september. Understöd söks på webben (asiointi.stea.fi). Tyngdpunkten i STEA:s understöd av boende ligger i stödboende för långtidsbostadslösa och specialgrupper. Investeringsunderstöden är projektvisa specialunderstöd och kan användas för att täcka endast en del av de kostnader som uppstår. I ansökan ska man kunna visa att sökanden förmår stå för den självfinansierade del som investeringen kräver samt för driftskostnaderna. I fråga om investeringar bedömer STEA särskilt den sökandes verksamhet och ekonomi samt storleken och värdet på den egendom som kommer att anskaffas i förhållande till den sökandes verksamhet och behov under en tillräckligt lång tidsperiod. Ifall den sökande har en stor egen förmögenhet överväger STEA huruvida det är nödvändigt att stödja investeringen eller om den sökande kan finansiera projektet helt med egna tillgångar. 18
Det lönar sig att på förhand omsorgsfullt utreda hur man kan kombinera offentlig finansiering vid olika investeringar och bekanta sig med understödsvillkoren för olika finansieringskällor. Vid upphandlingar ska lagen om offentlig upphandling (348/2007) iakttas. När ett investeringsprojekt har tagits med för att omfattas av understödet, ska man i samband med att entreprenadskedet godkänns presentera en utredning av konkurrensutsättningen av projektet. I samband med investeringsansökningar ska man lämna in en rapport om hur projektet framskrider (programmerings-, entreprenad- och slutredovisningsskeden). Investeringsunderstöd kan inte beviljas för lokaler och anskaffningar som den sökande använder för att producera tjänster som säljs, såsom service- och anstaltsboende eller rehabiliterings- och semesterverksamhet. 5.1 Ansökan om understöd för anskaffning av stödbostäder En tidsfrist på tjugo år Fast egendom, byggnader eller lokaler som har anskaffats, byggts eller grundrenoverats med understöd från STEA ska användas på det sätt som definieras i understödsbeslutet och vara i understödstagarens ägo och besittning i 20 år från beviljandet av understödet. I understödslagen föreskrivs separat om återlämningsvillkor och återkrav. STEA understöder anskaffning av stödbostäder för bostadslösa och specialgrupper. Med specialgrupper avses bostadslösa och långtidsbostadslösa samt personer med bristfälliga boendefärdigheter, till exempel: utvecklingshämmade och gravt handikappade personer rehabiliteringsklienter inom mentalvården rehabiliteringsklienter inom rusmedelsvården ungdomar som behöver särskilt stöd (t.ex. ungdomar med betalningsanmärkningar, ungdomar som blivit föräldrar i tonåren, ungdomar med missbruksproblem, ungdomar vars rätt till eftervård har upphört samt ungdomar med beteendestörningar) personer som på grund av sjukdom, lyte eller men behöver en tillgänglig bostad fångar som friges överskuldsatta. Vid valet av invånare ska sociala, hälsomässiga och ekonomiska grunder beaktas. Uppföljningen av valet av invånare och statistikföringen ska ordnas så att de utan svårighet kan övervakas. STEA stöder inte anskaffning, byggande eller ombyggnad av servicehus. Anskaffning av bostäder Maximimängden understöd för anskaffning av stödbostäder för specialgrupper och långtidsbostadslösa från ett fastighetsbestånd som redan finns är 50 procent. Prisnivån på den bostad som skaffas ska vara skälig i förhållande till den allmänna prisnivån på gamla bostäder på orten. 19
Som referenspris för anskaffningen används prisinformationstjänsten för bostäder asuntojen.hintatiedot.fi som publiceras av miljöministeriet. Tjänsten innehåller pris- och kvalitetsinformation om realiserade bostadsaffärer. Förutom information om bostadsytan anger tjänsten bostadens byggnadsår, antalet rum, bostadens skick, våning, och information om tillgänglighet (till exempel om det finns hiss i huset). Tjänsten listar ut de bostadsaffärer under det gångna året som uppfyller ansökningsvillkoren. När man bedömer kvadratmeterprisets skälighet för den bostad som ska anskaffas, använder man som jämförelsepris det genomsnittliga kvadratmeterpriset i staden/stadsdelen för bostäder i motsvarande storleksklass (bostadsyta, bostadstyp, antal rum) och skick, med undantag av priset på den dyraste bostaden som sålts. Om tillräckligt många stickprov inte finns att tillgå på området (mindre än tre), används prisnivån på ett motsvarande område i närheten. Vid anskaffning av stödbostäder ska man beakta att antalet bostäder som organisationen använder för allmännyttigt boende inte får överskrida tio procent av bostadsbeståndet i hela husbolaget. Beakta även dessa i ansökan: Behovet av bostäder ska motiveras i ansökan med tanke på specialgruppers hälsa och sociala välbefinnande. Vid bedömningen av behovet ska man även beakta det utbud av bostäder för respektive målgrupp som redan existerar samt läget, även i förhållande till kommande invånares livsmiljö. Målen med anskaffningen ska definieras även ur ett framtida perspektiv. Bostäderna ska betjäna invånarna så länge som möjligt. Målgruppens behov ska beaktas redan när anskaffningen planeras. 5.2 Ansökan om understöd för grundrenovering och anskaffning av verksamhetslokaler När man överväger att anskaffa en verksamhetslokal lönar det sig alltid att först ta reda på vilka hyresobjekt som finns tillgängliga. Hyrning kan visa sig vara ett mer flexibelt alternativ och man behöver inte äga lokalerna för att kunna genomföra en bra verksamhet. Om ni ändå beslutar att skaffa egna verksamhetslokaler i stället för att hyra, ska ni kunna motivera behovet av lokalerna i ansökan. Behovet av lokaler ska alltid grunda sig på verksamheten, som också ska vara understödsberättigad för STEA. Till exempel kan man inte skaffa lokaler för serviceverksamhet med STEA-understöd. Maximinivån för understöd för verksamhetslokaler är 70 procent. Vid anskaffning av nya lokaliteter ska man, oberoende av anskaffningssättet, iaktta rimlighet i fråga om projektets storlek, läge och kostnader. Vid understödsprövningen tillämpar STEA principerna i statens strategi för verksamhetslokaler. Lokalerna ska vara belägna på en med tanke på användarna och invånarna lämplig plats/ort och betjäna sina användare så länge som möjligt. Fastigheten eller aktierna som anskaffas ska i ansökan om understöd beskrivas med anskaffningspris inklusive eventuella reparationsbehov och -priser. En verksamhetslokal kan beviljas endast ett investeringsunderstöd. Behov med anknytning till byte av lokal eller reparations- eller ändringsarbeten utgör ett undantag till detta. För dessa kan man från fall till fall bevilja även ett separat understöd. I fråga om byte av verksamhetslokaler beaktar man vid 20
fastställandet av understödsnivån vid understödsprövningen lokaler som tidigare skaffats med understödet. Om en lokal som tidigare skaffats med understödet inte längre omfattas av returvillkoret kommer den ändå att i understödsförslaget beaktas med tanke på jämlikhet och förmögenhetsprövning. Vid lokala och regionala projekt med verksamhetslokaler förutsätter STEA samarbete med andra organisationer samt en gemensam verksamhetsplan. Även i dylika projekt ska man i första hand överväga hyreslokaler. Vid anskaffningar av gemensamma lokaler betonar STEA inbördes samarbete samt tidigare samarbete och nätverksbildning med intressentgrupperna. Av understödssökande förutsätts även ett funktionellt samarbetsavtal samt gemensamt utarbetade mål för styrning och uppföljning av verksamheten. Utred den nuvarande situationen i fråga om lokalerna och motivera behovet av nya lokaler och de kostnader som uppstår som en följd av detta samt finansieringen av dessa i undersökningsansökan. 21
5.3 Ansökan om understöd för anskaffning av anläggningstillgångar De anläggningstillgångar som täcks med investeringsunderstödet ska ha en nära anknytning till organisationens verksamhet. Nya understöd ska sökas före utgången av maj och fortsatt finansiering före utgången av september. Även planeringen av anläggningstillgångar börjar med att en projektplan utarbetas. Anskaffade anläggningstillgångar som stöder verksamheten ska alltid grunda sig på ett behov. Kostnadsnivån ska hållas rimlig och man ska kartlägga prisbedömningar redan innan ansökan skickas till STEA. Den högsta möjliga understödsprocenten för anskaffningar av anläggningstillgångar är 70. När det gäller anskaffning av mycket små anläggningstillgångar lönar det sig att i första hand överväga om man kan täcka kostnaderna med intäkterna från den övriga egentliga verksamheten. I samband med anskaffning och ombyggnad av lokaler och bostäder ska man innefatta anskaffningskostnaderna i helhetsplanen och -kostnaderna. I dessa fall beviljas inget separat understöd för anskaffning av inventarier. STEA förutsätter att alla lite större upphandlingar konkurrensutsättas för att hålla kostnaderna i schack. Vid upphandlingar ska man alltid iaktta upphandlingslagen. Upphandlingar ska tydligt specificeras i samband med ansökan och genomförandet följas upp i samband med årsredovisningar. ICT-anskaffningar ICT-anskaffningar som görs med STEA:s understöd ska ha en nära anknytning till organisationens verksamhet och behov och ha en rimlig kostnadsnivå. Det är bäst att kartlägga prisbedömningar redan innan ansökan lämnas in. Vid upphandlingar ska man alltid iaktta upphandlingslagen. Upphandlingar ska specificeras tydligt i samband med ansökan. Genomförandet av upphandlingen följs upp i samband med årsredovisningen. Observera att man kan använda högst tio procent av organisationens årliga verksamhetsunderstöd eller av understödet för det första året av projektunderstöd, enligt budgeten, för sporadiska upphandlingar. Ett skilt investeringsunderstöd söks endast för större upphandlingar. ICT-investeringar Understödet för ICT-investeringar är avsett i synnerhet för omfattande webbprojekt eller organisationers gemensamma ICT-projekt. Man kan täcka 70 procent av de totala kostnaderna för projektet med understödet. Om ICT-lösningarna skaffas som tjänst avgränsas investeringsunderstöden till kostnader för ibruktagande av tjänsten. Sådana kostnader är bland annat startavgifter för och ibruktagande av tjänsten samt utbildning och extern konsultation med anknytning till tjänsten. Även eventuella kostnader för personal som anställts för projektet kan inbegripas i projektet. Kostnader för kontinuerlig användning ska täckas till exempel med verksamhetsunderstödet. 22
Till ansökan om investeringsunderstöd ska bifogas en projektplan av vilken bland annat följande framgår: målen för och motiveringarna till projektet investeringskalkyl resursplan plan för upprätthållande. 6. Ansökan om projektunderstöd (C) Projektunderstöd (C-understöd) kan sökas för ett tidsbegränsat finansieringsbehov. Understöd för nya projekt ansöks i mars år 2017 (ansökningar till understödsprogram som inleds Finlands jubileumsår till ära, se STEAs handlingsplan 2017-2018) och maj (övriga projekt). För pågående projekt ansöker man om fortsatt finansiering i september. Understöd söks på webben (asiointi.stea.fi). STEA beviljar projektunderstöd för utvecklingsprojekt som ämnar skapa ny verksamhetspraxis eller - former samt startprojekt och andra projekt som kräver tidsbegränsad finansiering. I genomsnitt varar projekt som STEA understöder ungefär tre år. Nya projekt är sådana projekt som inte tidigare har beviljats understöd från STEA. Till nya projekt hör också sådana projekt som tidigare har fått ett negativt beslut och för vilka finansiering söks på nytt. Fortsatta projekt är projekt som redan är pågående, och som har en riktgivande understödsplan för det kommande året. Projektunderstöd kan användas för att täcka kostnader och anskaffningar för verksamheten, och i vissa fall även för allmänna administrativa kostnader, dock inte allmänna kostnader. Allmänna kostnader STEA har fastställt att allmänna kostnader för projekt är kostnader som orsakats av den allmänna administrationen, det vill säga sådana kostnader som inte allokeras direkt till en specifik verksamhet eller ett specifikt projekt. Ifall en organisation inte får allmänt understöd, kan man till kostnader som täcks av projektunderstödet räkna allmänna kostnader som orsakats av organisationens allmännyttiga arbete i enlighet med den skilda anvisningen Principerna för allokering av allmänna kostnader och tillämpningsföreskrifter (http://www.stea.fi/web/sv/materialbank). Upphandlingar I regel kan upphandlingar endast göras under det år då projektet inleds. Om det senare uppstår ett motiverat behov av anskaffningar ska man kontakta STEA på förhand. Anskaffningar av lösa anläggningstillgångar ska motiveras också verksamhetsmässigt. Upphandlingarna ska till sitt eurobelopp vara rimliga. De upphandlingar som finansieras med understöd ska bygga på den information som har lagts fram i understödsansökan. Med projektunderstöd är det möjligt att göra upphandlingar till ett belopp som motsvarar högst 10 procent av det totala understödsbeloppet för hela projektperioden. 23
Om genomförandet av projektet förutsätter större upphandlingar jämfört med projektets totala ekonomi finns det skäl att ansöka om separat investeringsstöd (B) för upphandlingarna. STEA förutsätter att alla lite större upphandlingar av varor och tjänster konkurrensutsätts för att hålla kostnaderna i schack. Vid upphandlingar ska man alltid iaktta upphandlingslagen. Upphandlingar ska tydligt specificeras i samband med ansökan och genomförandet följas upp i samband med årsredovisningar. Vid ansökan om understöd förutsätts en tillräcklig utredning av projektets operativa plan och ekonomi. Beakta följande saker när du planerar projektet: Motivera behovet Motivera den verksamhet för vilken understödet är avsett i ansökan och utred varför just detta projekt borde genomföras. Berätta också varför just ett projekt skulle vara det mest ändamålsenliga sättet att nå de uppställda målen. Det är alltid bra att göra en behovskartläggning eller en bakgrundsutredning av projektet med en analys av de ovan nämnda faktorerna. Projektet kan genomföras till följd av ett socialt behov, svara på något konkret behov eller annars vara aktuellt. Sammanfatta målen Målen ska vara möjliga att nå. Sammanfatta i målen hela projektets idé. Sätt upp tydliga och konkreta mål som står i relation till projektets tidsschema för genomförandet och resurserna. Det är också bra att skilja mellan till exempel huvudmål och undermål som stöder dem. Endast tillräckligt konkreta mål styr det praktiska projektarbetet, uppföljningen och utvärderingen. Beskriv projektets resultat som mål ur målgruppens perspektiv. Ett bra mål beskriver den situation eller ändring som man vill åstadkomma med projektet. Innehåll och genomförande Beskriv med hurdana konkreta åtgärder ni tänker nå de uppsatta målen. Hur har målgruppens behov tagits i beaktande vid planeringen av verksamheten? Om det bara är möjligt är det alltid bra om målgruppen också själv deltar i planeringen av projektet. Gör upp ett tidsschema och en budget för verksamheten. Säkerställ att budgeten och projektplanen motsvarar varandra. Gör upp en plan för hela den tid som projektet pågår. Fundera på vilken målgrupp organisationen ska och borde informera om projektets verksamhet och dess resultat. Planera kommunikationen genom att beakta målgruppens särskilda egenskaper. Beakta både den interna och externa kommunikationen i planeringen. Vid behov kan du upprätta en separat kommunikationsplan för genomförandet av kommunikationen. Även riskhanteringen är en del av säkerställandet av ett lyckat projekt. Identifiera riskerna redan i planeringsskedet. Uppskatta samtidigt riskernas sannolikhet och följder och fundera på vilka åtgärder som ska vidtas om de skulle inträffa. Beroende på projektets natur kan man analysera riskerna under flera olika skeden, till exempel under skedena för planering, inledning och genomförande av projektet samt innan projektet avslutas. 24
Beskriv samarbetsnätverken Beskriv och motivera eventuella partnerskaps- och intressentgruppsnätverks verksamhet och de olika aktörernas roller, arbetsfördelning och ansvar i ansökan. Bekräfta samarbetet med skriftliga avtal. Kom ändå ihåg att samarbete inte är ett självändamål, utan att behovet och förverkligandet av detta alltid fastställs utgående från projektet. STEA uppskattar samarbete och bildande av nätverk i/mellan utvecklingsprojekt, eftersom man genom samarbete mellan olika aktörer kan främja att målen nås, att resultaten sprids och slår rot samt att projektet är kostnadseffektivt. Specificera resultaten Det som man åstadkommit genom projektet kan specificeras och klassificeras på många sätt. Anvisningar om detta finns i ett flertal guider för projektadministration. I planen ska du särskilja alla produkter, såsom publikationer och utbildningsmaterial av olika slag, från resultaten, det vill säga det man i första hand eftersträvar med projektet (till exempel en effektivare verksamhet, praxis eller bättre kvalitet). Produkterna är verktyg för att presentera, dokumentera och sprida resultaten. Tänk redan i planeringsskedet över hur ni kommer att använda resultaten och säkerställa att resultaten omvandlas till fungerande praxis, det vill säga att de slår rot. En väsentlig del av projektets verksamhet är att resultaten sprids och slår rot. I ansökningar om startprojekt är det särskilt viktigt att beskriva på vilket sätt man har för avsikt att fortsätta verksamheten efter projektperioden. Till exempel samarbete och extern kommunikation är goda sätt att försäkra sig om att projektet lyckas. Planera uppföljningen Genom uppföljningen skaffar man information med hjälp av vilken man försäkrar sig om att projektet framskrider effektivt mot målen. Beskrivningen av processerna förutsätter att även den inre arbetsfördelningen och ansvaren i projektet beskrivs. När man bedömer processernas funktionalitet förutsätts att processernas resultatmätare och metoder för informationsinsamling har dokumenterats. Beskriv hur uppföljningen av projektets verksamhet organiseras och genomförs i projektplanen och berätta hur uppföljningen genomförs i praktiken, vem som kommer att genomföra den och hur man kommer att utnyttja uppföljningsinformationen redan under projektets gång. Fundera redan i planeringsskedet på hurdant material det lönar sig att producera och sammanställa om erfarenheterna som samlats in under projektets gång. Till STEA ska man när projektets tredje verksamhetsår inleds skicka en mellanrapport om verksamheten under de två första åren och när projektet avslutas ska man skicka en slutrapport. I STEA:s rapporter önskas att svaren ges särskilt ur arbetstagarnas och de frivilligas, deltagarnas och samarbetspartnernas synvinkel. Projektets personal ska samla in information från dessa grupper och självutvärdera resultaten. Verksamheten för de kommande åren planeras utgående från uppgifterna från intressentgrupper och resultaten av självutvärderingen. Glöm inte utvärderingen Utvärderingen är viktig för att säkerställa kvaliteten samt för att påvisa vad man har åstadkommit och vilka effekterna är. 25
Syftet med utvärderingen är att producera information som stöd för det egna arbetet, så att man kan styra projektet i rätt riktning. En utvärdering av resultat och effekter behövs även för att tillfredsställa kundernas, medborgarnas, intressentgruppernas och finansiärernas informationsbehov. Utvärderingen kan inriktas på många punkter inom projektet. Den information som man fått genom en utvärdering av projektprocesserna kan utnyttjas för att säkerställa att projektet framskrider och målen uppnås. Projektresultaten eller projektets effekter på miljön kan också utgöra objekt för utvärderingen. Vanligtvis behövs en utvärdering redan när projektet inleds. Det lönar sig därför att inleda självutvärderingen omedelbart när projektet börjar. Om du utöver självutvärderingen beslutar att beställa en utomstående utvärdering, tänk noga på hur du vill utnyttja den. STEA kräver inte en utomstående utvärdering, men självutvärderingen är obligatorisk för varje projekt. Utomstående experter kan användas som stöd för analysen och av dem kan man beställa enkäter eller utvärderingsverktyg för självutvärderingen. Beställning av en utomstående utvärdering eller anskaffning av mer omfattande expertarbeten är en betydande utgiftspost. Utvärderingen och övriga anskaffningar ska antecknas i projektets operativa plan och budget. Ifall du beställer en utvärdering av en utomstående aktör och inleder utvärderingen först i ett senare skede av projektet ska du ordna insamlingen av uppföljningsinformation redan från början, så att de som utför utvärderingen har tillräckligt med information som grund för sitt arbete. STEA har utarbetat en guide för självutvärdering för organisationer som finns i materialbanken på adressen http://www.stea.fi. Att göra en budget I delen Löneuppgifterna och budget i understödsansökningen har man beräknat penningkostnaderna för den verksamhet som beskrivits i ansökan. Budgeten utgör en grund för dimensioneringen av understödet. Av budgeten ska verksamhetens hela utgifts- och inkomststruktur, det vill säga varifrån finansiering fås eller söks och vad den används till, tydligt framgå. Kostnaderna ska specificeras noggrant. Noggrannare instruktioner om utarbetande och ifyllande av budgetar finns i anslutning till ansökan som ska ifyllas i e-tjänsten. Om verksamheten beviljas understöd Om verksamheten föreslås få understöd och det föreslagna understödsbeloppet väsentligt avviker från det ansökta begär STEA vid behov sökanden att skicka in en ny specificerad budget som motsvarar det föreslagna understödsbeloppet. I de öppna fälten i den specificerade budgeten ska man också meddela hur justeringen har påverkat innehållet. Den riktgivande understödsplan som STEA ger understödstagaren i samband med understödsbeslutet utgör inget beslut, vilket innebär att man varje år ska ansöka om även de understöd som anges i den riktgivande planen. Den riktgivande understödsplanen är inte bindande för STEA eller social- och hälsovårdsministeriet. Rapportering På begäran ska en mellanrapport om projektet skickas in via STEA:s e-tjänst. När projektet upphör ska organisationen lämna in en slutrapport för projektet till STEA. 26