Social- och hälsoorganisationernas understödscentral (STEA)

Transkript

1 Social- och hälsoorganisationernas understödscentral (STEA) Social- och hälsoorganisationernas understödscentral (STEA) är en självständig statsbidragsmyndighet som är verksam i anslutning till socialoch hälsovårdsministeriet. STEA bär sin del av ansvaret för att Veikkaus intäkter används till resultatrik verksamhet i medborgarorganisationer. STEA administrerar understöd till social- och hälsoorganisationers allmännyttiga verksamhet som främjar hälsa och välbefinnande. Social- och hälsovårdsministeriet fattar ett beslut om de understöd som delas ut. STEA har som mål att vi i Finland ska ha världens bästa medborgarorganisationsverksamhet, som främjar hållbar välfärd. STEAs verksamhet styrs utifrån statsunderstödslagen, strategin och årliga tyngdpunkter. De strategiska målen för den understödda verksamheten är följande: att minska ojämlikheten och öka jämställdheten och delaktigheten med hänsyn till livssituation och bakgrund att stärka gemenskapen och toleransen samt främja möten och ömsesidig förståelse mellan olika människor att stärka människors resurser och hjälpa dem att ta hand om sig själva, varandra och miljön. I denna guide finns information om hur man ansöker och rapporterar om och använder STEAunderstöden. I främsta rummet styrs användningen av understödet av den gällande lagstiftningen och understödsbeslutet. Denna guide är sekundär i förhållande till den lagstiftning som reglerar användningen av understöd och till understödsbeslutet. Innehåll Social- och hälsoorganisationernas understödscentral (STEA) Allmänt om STEA-understöden När kan man söka understöd E-tjänsten... 4 Olika användarroller i e-tjänsten Vem kan söka understöd Förutsättningar för beviljande av understöd... 7 Dessutom har följande ramvillkor ställts för användningen av understöd från STEA: Utvärdering av konkurrenseffekter Mer information... 9 Föreskrifter som styr sökning och användning av understöd från STEA Ansökan om STEA-understöd Understödsslag... 10

2 STEA-understöd kan beviljas Sammanslagning av understöd från olika finansiärer Delegering av understöd vidare till samarbetspartner eller medlemsorganisationer Understöd för medlemsorganisationer Understödsansökan: beskrivning av planerad verksamhet Understödsansökan: löneuppgifter och budget Personalkostnader Frivilliga personalkostnader Resekostnader Lokalkostnader Anskaffning av lösöre Understöd som delegeras vidare Mötes- och serveringskostnader Allmänna kostnader Kostnader som inte kan täckas med STEA-understöd Organisationens egna tillgångar När ansökan har skickats Komplettering av ansökan efter utgången ansökningstid Återkallelse av ansökan Understödsförslag Understödsbeslut Sökande av ändring i understödsbeslutet När understödet har beviljats Understödsbeslutet styr användningen av understödet Utbetalning av understöd Meddelande om kontonummer och förändringar Precisering av budget Användningstid för understöd Användningstid för tillgångar som anskaffats med understöd Ändringar i understödsbeslutet Överföring av understöd En ringa förändring i understödsbeslutet Rättelseyrkande Understödstagarens skyldigheter Bokföring Revision Organisering av förvaltning

3 5.4. Skyldighet att konkurrensutsätta upphandlingar Konkurrensutsättning av upphandlingar enligt upphandlingslagstiftningen Nationella tröskelvärden: EU-tröskelvärden: Skyldighet att begära jämförande offerter Organisering av arbetstidskontroll Tillfälligt arbete i andra uppgifter Långvarigt arbete i andra uppgifter Avstämning av arbetstidskontroll i bokföringen Informationsskyldighet Val av kunder Tillgänglighetskraven i digitala tjänster Framtagna verksamhetsmodeller för Innokylä Uppföljning och utvärdering av verksamheten Kommunikation om finansiering av verksamheten Ansökan om fortsatta understöd (i augusti september) Byte av understödsslag Tillsyn av och rapportering om understöd Lagstadgad tillsyn Utredningar som ska lämnas in Årsredovisning Utredning om resultat och effekter Mellan- och slutrapport om projektet STEA:s granskningsrätt Återbetalning av understöd och återkrav Återbetalning av understöd Återkrav av understöd Återkrav enligt prövning Skyldighet för återkrav Ränta på understöd som återbetalas eller återkrävs Jämkning Annat att observera Dokumentens offentlighet STEA ger råd STEA kommunicerar elektroniskt

4 1. Allmänt om STEA-understöden 1.1. När kan man söka understöd Understöd kan endast sökas under särskilda ansökningsperioder. I regel är ansökningstiderna utspridda över två perioder: Nya understöd för följande kalenderår kan sökas i april maj, senast den sista dagen i maj före kl Fortsatta understöd för följande år för redan beviljade understöd kan sökas i augusti september, senast den sista dagen i september före kl Om den sista dagen i maj eller september infaller under ett veckoslut eller en helg, går ansökningstiden ut redan den föregående vardagen kl Utöver de ovan nämnda ansökningstiderna kan social- och hälsovårdsministeriet också besluta om andra ansökningstider. Information om ansökningstiderna ges på STEA:s webbplats. Understöd söks via STEA:s e-tjänst. Den sökande är ansvarig för att ansökan skickas till STEA inom den utsatta tiden. Efter att ansökningstiden gått ut kan understödsansökan inte längre skickas in, även om man hade fyllt i ansökan i e-tjänsten. STEA behandlar inte ansökningar som inte skickas in inom den utsatta tiden. Om de sökande har tekniska problem med att skicka in ansökan, ska de ta kontakt med STEA innan ansökningstiden går ut E-tjänsten STEA:s e-tjänst betjänar sökande och understödstagare i frågor som gäller till exempel ansökning om understöd, utbetalning, rapportering eller ändringssökande. Adressen till e-tjänsten är Ibruktagning av e-tjänsten förutsätter att uppgifter om organisationen anges i e-tjänsten och att en person med rätt att teckna organisationens firma registrerar sig som administratör i e-tjänsten. Inloggning i e-tjänsten sker med personliga bankkoder för den som registrerar sig som administratör i identifieringstjänsten Suomi.fi. Uppgifter om nya organisationer ska anmälas på (länken Anmäl organisation på e-tjänstens förstasida): 4

5 Till anmälan ska ett utdrag ur Patent- och registerstyrelsens föreningsregister/stiftelseregistret eller handelsregistret samt den sökande organisationens stadgar/bolagsordning bifogas. Anmälan ska göras i god tid innan ansökningstiden går ut. Handläggningstiden för anmälan vid STEA är cirka två veckor. Den sökande kan skicka in sin understödsansökan till STEA via e- tjänsten först efter att STEA har godkänt anmälan. Även då ska ansökan skickas till STEA via e- tjänsten innan den utsatta ansökningstiden gått ut. Om den sökande tidigare har ansökt om eller fått understöd från STEA eller penningautomatunderstöd från Penningautomatföreningen, som delades ut före 2017, är det inte fråga om en ny organisation utan organisationens uppgifter finns redan i STEA:s e-tjänst. I så fall ska den sökande kontakta STEA:s kundtjänst (stea@stm.fi) för att aktivera e-tjänsten. 5

6 Olika användarroller i e-tjänsten När e-tjänsten tas i bruk ska en person med rätt att teckna organisationens firma registrera sig som administratör i e-tjänsten. En administratör med rätt att teckna firma har åtkomst till alla uppgifter om organisationen i e-tjänsten (också de löneuppgifter som ska anges i ansökan). Endast administratören med rätt att teckna firma kan skicka in ansökningar, rapporter och andra utredningar till STEA. Användarkoderna är personliga och ska inte lämnas ut till andra. Organisationens övriga företrädare utan rätt att teckna firma kan använda e-tjänsten med begränsade rättigheter a) genom att registrera sig som administratörer på eller b) som basanvändare som en redan registrerad administratör har bjudit in. De personuppgifter som uppgetts i e-tjänsten används vid STEA endast i understödsverksamhetssyften. Dataskyddsbeskrivningen för e-tjänsten finns på asiointi.stea.fi. Den organisation som använder e-tjänsten ansvarar för att användaruppgifterna är uppdaterade i e-tjänsten och att de behöriga personer som organisationen utsett har tillräckligt många användarkoder. Det rekommenderas att organisationen genom tillräckliga vikariearrangemang och fördelning av användarrättigheter ser till att förmågan att använda e-tjänsterna behålls i alla möjliga situationer, till exempel också medan ansvarspersonerna har semester. Anvisningar om användningen av e-tjänsten samt svar på vanliga frågor har publicerats på STEA:s webbplats Vem kan söka understöd STEA-understöd kan beviljas allmännyttiga registrerade sammanslutningar och stiftelser med rättskapacitet för främjande av hälsa och social välfärd. 6

7 Understödsberättigade är till exempel de registrerade allmännyttiga föreningar som införts i föreningsregistret och de stiftelser som registrerats i stiftelseregistret och som har som avsikt att främja hälsa och social välfärd i Finland. STEA utvärderar understödsbehörigheten utifrån respektive aktörs stadgar. STEA-understöd kan inte beviljas privatpersoner, statliga ämbetsverk, kommuner eller församlingar. Understöd beviljas inte yrkesutövare, bolag eller andelslag som eftersträvar ekonomisk vinst. Allmännyttiga andelslag och aktiebolag kan emellertid vara berättigade till understöd. De aktörer som ansöker om understöd från STEA för första gången ska vid ansökan ha bevis på den redan utförda verksamheten (årsberättelse eller verksamhetsberättelse och bokslut över verksamheten under den föregående räkenskapsperioden). STEA föreslår inte understöd för beviljande till Åland. Organisationer som är verksamma på Åland har möjlighet att ansöka om och få motsvarande understöd från PAF. Om en centralorganisation som får understöd och är verksam på fastlandet har en lokalförening på Åland, får centralorganisationen inte överföra det beviljade understödet från STEA till lokalföreningen på Åland. Däremot kan understöd från STEA indirekt också allokeras till en lokalförening på Åland, till exempel som funktionellt stöd och rådgivning eller material från centralorganisationen. Sammanslutningar och stiftelser som registrerats utomlands beviljas inte STEA-understöd. Allmännyttiga sammanslutningar som registrerats i Finland kan ansöka om understöd för främjande av hälsa och välfärd hos utlandsfinländare. Den sökande ska ha etablerat sin ställning i mållandet för verksamheten och samarbeta med sådana intressentgrupper, lokala organisationer och myndigheter som är väsentliga för verksamheten. Projektet eller den riktade verksamheten ska gälla de utlandsfinländare som inte har möjlighet till motsvarande stöd via någon annan kanal Förutsättningar för beviljande av understöd Understöd från STEA kan beviljas på ansökan. Beviljandet är behovsprövat. Vid beredningen av understödsförslaget tillämpar STEA en helhetsprövning. Vid prövningen fästs uppmärksamhet bland annat vid följande förutsättningar för beviljande av understöd: 7 Det ändamål för vilket understödet söks är samhälleligt godtagbart. Beviljandet av understöd är motiverat med avseende på de mål som satts upp för användningen av understödet. Understödet allokeras till verksamhet som stämmer överens med de målområden och riktlinjer som STEA fastställt. Det är nödvändigt att bevilja understöd med beaktande av o det övriga offentliga stöd som understödstagaren får o det understödda projektets eller den understödda verksamhetens art och omfattning samt information om dess verksamhetsmiljö o arten och resultatet av den övriga verksamhet som den sökande bedriver och som inte är föremål för understödet o kvaliteten och resultatet av den verksamhet som den sökande tidigare utfört med STEA-understödet o o o den sökandes egna medel de sammanslutningars eller stiftelsers disponibla medel som den sökande har bestämmande inflytande i eller som den sökande har en fast anknytning till ekonomiskt eller verksamhetsmässigt avkastningen från den understödda verksamheten

8 Beviljandet av understödet bedöms inte orsaka mer än ringa snedvridning av konkurrensen och marknadens funktionssätt i en stat som hör till Europeiska ekonomiska samarbetsområdet. Man har lämnat in en tillräcklig utredning om verksamhetsplanen eller den tekniska planen för projektet vid ansökan om investeringsunderstöd eller projektunderstöd. Den som ansöker om investeringsunderstöd ska dessutom lämna in en tillräcklig utredning om förutsättningarna för att finansiera investeringsprojektets andel egen finansiering och driftskostnader. Den understödda verksamheten ska vara allmännyttig. Dessutom har följande ramvillkor ställts för användningen av understöd från STEA: Understödet får inte användas för ekonomisk verksamhet. Med ekonomisk verksamhet avses tillhandahållande av varor eller service på marknaden. Understödet kan inte användas till verksamhet för vilken det allmänna eller särskilda organiseringsansvaret åligger kommunen, staten eller någon annan myndighet. Med allmänt organiseringsansvar avses den service som kommunen ska ordna i den omfattning som de anslag som den reserverat förutsätter och möjliggör. Med särskilt organiseringsansvar avses den service som ordnas utifrån subjektiva rättigheter, vilket betyder att personen har rätt att få en viss tjänst om hen uppfyller de lagstadgade villkoren för rätten i fråga. Understöd får inte användas till verksamhet som lagstadgat eller på annat sätt uppenbarligen tillkommer kyrkans eller annat religiöst samfunds organiseringsansvar eller som kräver att verksamhetens målgrupp deltar i religiös verksamhet. Understödstagarens eventuella religiösa verksamhet ska vara ekonomiskt och verksamhetsmässigt separat från den verksamhet som utförs med understödet. Olika medborgarorganisationers verksamhetsformer kan också vara förknippade med riktlinjer om vilka delar av verksamhetskostnaderna som kan eller inte kan täckas med understödet från STEA. Riktlinjerna avseende verksamheter har publicerats på STEA:s webbplats Utvärdering av konkurrenseffekter Understöden från STEA får inte orsaka mer än ringa snedvridning av konkurrensen och marknadens funktionssätt i en stat som hör till Europeiska ekonomiska samarbetsområdet. STEA utvärderar det sökta understödets konkurrenseffekter utifrån de uppgifter som understödstagaren angett i ansökan och informationen om verksamhetsmiljön. STEA följer också upp vilken inverkan de understöd som man beviljat har på konkurrensen och marknadens funktionssätt. Även om den understödda verksamheten skulle vara allmännyttig kan den ha effekter för konkurrensen. Den verksamhet för vilken man ansökt om understöd kan inverka på konkurrensen om samma eller motsvarande verksamhet även erbjuds av andra aktörer mot betalning. Konkurrenseffekter kan till exempel uppstå om ett företag till marknadspris erbjuder verksamhet som motsvarar den understödda verksamheten. Konkurrenseffekter kan också uppstå om man med understödet stöder understödstagarens serviceverksamhet eller dess parallellorganisationers eller samarbetspartners näringsverksamhet. Därför är det inte tillåtet att använda understödet till ekonomisk verksamhet. 8

9 Konkurrenseffekterna utvärderas från fall till fall och man ska alltid beakta den understödda verksamhetens omfattning samt regionala skillnader. Om verksamheten som ordnas med understödet är helt lokal, det vill säga att den endast når ut till en regionalt avgränsad målgrupp, kan det att verksamhet ordnas på olika orter ge upphov till olika konkurrenseffekter alltefter tillgången och efterfrågan på de producerade tjänsterna i respektive område. Om den understödda verksamheten är fortlöpande och inga motsvarande konkurrerande tjänster finns att tillgå ska man vid utvärderingen beakta om den understödda verksamheten eventuellt kan hindra tillträde till marknaden för andra aktörer Mer information Föreskrifter som styr sökning och användning av understöd från STEA: Lotterilagen (1047/2001) Statsunderstödslagen (688/2001) Statsrådets förordning om beviljande av statsunderstöd till allmännyttiga sammanslutningar och stiftelser för främjande av hälsa och social välfärd (1552/2016) Därutöver styrs STEA:s verksamhet bland annat av följande föreskrifter: Förvaltningslagen (434/2003) Förvaltningsprocesslagen (586/1996) Lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999) Språklagen (423/2003) Lagen om elektronisk kommunikation i myndigheternas verksamhet (13/2003) Förordning om offentlighet och god informationshantering i myndigheternas verksamhet (1030/1999) Lagen om offentlig upphandling (1397/2016) Statsrådets förordning om delegationen för social- och hälsoorganisationernas understödsärenden (1555/2016) STEA:s strategi och riktlinjer avseende den verksamhet som understöds: 9

10 2. Ansökan om STEA-understöd 2.1. Understödsslag STEA-understöd kan beviljas - som projektunderstöd för utveckling av nya verksamhetssätt eller -former och för att inleda verksamheten eller för andra motiverade projekt som behöver finansiering för viss tid (C-understöd) - som riktade verksamhetsunderstöd för etablerad allmännyttig verksamhet med avgränsat syfte (Ak-understöd) - som allmänna understöd för allmännyttig verksamhet i enlighet med den sökandes stadgar samt anknytande allmänna kostnader (Ay-understöd) - som investeringsunderstöd för inköp och upphandlingar (B-understöd). Särskilda anvisningar avseende ansökning och rapportering om samt användning av investeringsunderstöd har sammanställts i en separat bilaga. Aktörer som för första gången ansöker om understöd från STEA beviljas inte allmänt understöd (Ay-understöd) som det första understödet. Allmänna villkor och begränsningar per understödsslag STEA har utarbetat allmänna villkor och begränsningar separat för varje understödsslag. De allmänna villkoren och begränsningarna styr beviljande och användning av understöden. De allmänna villkor och begränsningar per understödsslag som binder redan de beviljade understöden kan läsas i materialbanken på STEA:s webbplats. Den sökande ska läsa igenom de allmänna villkoren och begränsningarna för de olika understödsslagen redan innan man lämnar in sin understödsansökan. STEA kan emellertid göra årliga ändringar i de allmänna villkoren och begränsningarna för de olika understödsslagen. Vid användningen av de beviljade understöden ska alltid de allmänna villkor och begränsningar som antecknats i understödsbeslutet för det aktuella understödet beaktas. Utöver de allmänna villkoren och begränsningarna per understödsslag kan understödsbeslutet också innehålla särskilda villkor och begränsningar för varje enskilt beviljat understöd. Om de särskilda villkoren och begränsningarna i understödsbeslutet avviker från de allmänna ska understödstagaren följa de särskilda villkor och begränsningar som tagits med i understödsbeslutet. I denna guide finns anvisningar om de viktigaste villkoren och begränsningarna för STEAunderstöden. 2.2 Sammanslagning av understöd från olika finansiärer Om man för samma verksamhet också ansöker om finansiering från andra finansiärer än STEA ska den sökande redan i förväg noggrant läsa igenom de olika finansiärernas bidragsvillkor. Samordning av understöd kan vara förknippad med begränsningar. STEA-understöden är offentliga understöd. Andra offentliga understöd är till exempel understöd som beviljas av staten, kommunen eller något annat offentligt samfund eller offentligrättsliga inrättningar eller stiftelser, samt understöd som beviljas av Europeiska gemenskapen eller ur andra medel inom Europeiska unionen. 10

11 Om det i Finlands nationella lagstiftning eller i Europeiska gemenskapens författning har föreskrivits om ett maximibelopp för ett understöd som beviljas av en offentlig finansiär till exempel en maximiprocent av kostnader som godkänns för understödet får det totala beloppet av de officiella understöd som beviljas ur olika källor inte ens sammanlagt överstiga detta maximibelopp. Understöd kan under vissa förutsättningar kombineras med projekt som finansieras av Europeiska socialfonden (ESF) eller asyl-, migrations- och integrationsfonden (AMIF). Finansieringar kan slås samman endast i det fall att det i STEA:s understödsbeslut nämns att understödet från STEA kan användas som egenfinansieringsandel för projekt som beviljas ur de aktuella fonderna. Det förutsätter att innehållet i det understöd som söks från STEA stämmer tillräckligt bra överens med de projekt som finansieras ur ESF- och AMIF-fonderna. Om den sökande för samma verksamhet ansöker om eller får finansiering från olika finansieringskällor ska detta tas tydligt upp i den understödsansökan som skickas till STEA och i dess budget. Av ansökan ska framgå från vilken myndighet den övriga finansieringen fås eller söks samt det uppskattade tidsschemat för de övriga finansieringsbesluten Delegering av understöd vidare till samarbetspartner eller medlemsorganisationer Med delegering av understöd avses att understödet används till att understöda verksamhet eller ett projekt som genomförs av någon annan än understödstagaren och som fyller ändamålet i understödsbeslutet. Delegering är möjligt endast där det nämns i understödsbeslutet. Före 2019 användes termen överföring av understöd i stället för delegering. Delegering av understöd ska inte blandas ihop med det beslut som på understödstagarens ansökan fattas av STEA om att av en särskild anledning överföra understödet till en annan allmännyttig sammanslutning eller stiftelse med rättskapacitet. Understöd kan endast delegeras till de aktörer och i den omfattning som nämns i understödsbeslutet. Vid delegering av understöd är det i regel fråga om understöd som centralorganisationen betalat till medlemsorganisationer (understöd för medlemsorganisationer) eller om samarbetsprojekt. Verksamheten ska uppfylla STEA:s kriterier avseende understödsbehörighet även för understöd som används av samarbetspartner. Om understödet beviljas för att användas till att understöda en verksamhet eller ett projekt som genomförs av någon annan än understödstagaren och som fyller ändamålet enligt statsunderstödsbeslutet, ska understödstagaren ingå ett avtal om användningen av understödet, övervakningen av användningen och villkoren för dessa med den som genomför verksamheten eller projektet. Minimikraven för avtalet framgår av den avtalsmall som STEA utarbetat. Avtalet görs upp i två likalydande exemplar, ett till understödstagaren och ett till den som använder understödet. Avtalet behöver inte lämnas till STEA men det ska förvaras omsorgsfullt så att dess existens kan bevisas på begäran. Avtalet säkerställer att den som använder understödet, till exempel en medlemsförening, använder understödet på ett behörigt sätt och är medveten om finansieringens karaktär. Avtalet är en privaträttslig, fritt formulerad men skriftlig rättshandling. Delegering av understöd vidare till någon annan befriar inte understödstagaren från sina skyldigheter eller ansvar avseende användning av och rapportering om understödet. Understödstagaren ska redogöra för STEA för användningen av understödet också när det gäller delegerade understöd. 11

12 Den som använder understödet, det vill säga den aktör till vilken understöd delegeras, är skyldig att förete riktiga och tillräckliga uppgifter om användningen av understödet till understödstagaren, som svarar för rapporteringen av användningen av understödet vidare till STEA. Till årsredovisningen för understödsobjektet och kostnadsutredningarna för utbetalningsansökningar ska både understödstagarens och samarbetspartnerns resultaträkningar över användningen av understödet per kostnadsställe bifogas. STEA har rätt att granska både understödstagarens verksamhet och verksamheten hos den som använder understödet. Även en revisor enligt 17 i understödsförordningen har granskningsrätt vid upprättande av en revisorsrapport. STEA förutsätter att det i samarbetsprojekt där understöd delegeras till en samarbetspartner ska vara fråga om genuint samarbete eller partnerskap. Om man däremot har som avsikt att köpa tjänster från en annan allmännyttig organisation för ett projekt eller en verksamhet, är det fråga om en upphandling på vilken upphandlingslagstiftningen eller begäran om jämförande offerter, som krävs i de allmänna villkoren och begränsningarna i understödsbeslutet, ska tillämpas. I understödstagarens bokföring ska delegering av understöd behandlas så att det understöd som delegeras i sin helhet bokförs som intäkter. Kostnaderna redovisar understödstagaren i kostnadsgruppen med beteckningen delegerade understöd. På så sätt kan man se totalbeloppet av det understöd som understödstagaren ansvarar för. Delegerade understöd behandlas alltså inte som rättelser av intäktskontot. Som erhållet understödsförskott ska användaren av understödet bokföra den del av det utbetalade understödet mot vilket det inte har uppstått några godtagbara nettokostnader. På motsvarande sätt ska användaren bokföra det delegerade understödet som inte har betalats ut som resultatregleringar, såvida beloppet av de godtagbara nettoutgifterna som uppstått motsvarar beloppet av det obetalade understödet. Understöd för medlemsorganisationer Centralorganisationen 1 har möjlighet att ansöka om understöd för medlemsorganisationer från STEA. Centralorganisationen kan bevilja dessa understöd vidare till de av sina allmännyttiga medlemsorganisationer med rättskapacitet som främjar hälsa och social välfärd. Centralorganisationen kan inte bevilja en sådan medlemsorganisation understöd för medlemsorganisationer som redan får ett separat understöd från STEA, inklusive de understöd för medlemsorganisationer som söks via andra centralorganisationer. Understöd för medlemsorganisationer ska sökas från STEA som ett separat riktat verksamhetsunderstöd (Ak). Understödet ska i sin helhet delas ut till medlemsorganisationer. Centralorganisationen ska i understödsansökan ange de principer enligt vilka understöd beviljas medlemsorganisationer. Centralorganisationens styrelse ska behandla och godkänna principerna innan understöd söks från STEA. Av principerna ska följande framgå: För vilken verksamhet det är möjligt att få understöd för medlemsorganisationer från centralorganisationen Hur mycket man högst kan få i understöd för medlemsorganisationer 1 Även distriktsorganisationer kan under vissa förutsättningar uppfattas som de centralorganisationer som avses i dessa anvisningar. 12

13 Vilka uppgifter centralorganisationen kräver att medlemsorganisationerna anger i ansökningar och rapporter över användningen av understöden När medlemsorganisationen ska rapportera om användningen av understöden till centralorganisationen Centralorganisationen ska bevilja understöden för medlemsorganisationer utifrån de ansökningar som medlemsorganisationerna lämnat in. En förutsättning för att bevilja en medlemsorganisation understöd är att man ingår ett avtal. Centralorganisationen ansvarar för att rapportera till STEA hur understöden för medlemsorganisationer har använts Understödsansökan: beskrivning av planerad verksamhet Den verksamhet för vilken understöd beviljas ska vara nödvändig, planenlig och målinriktad. Även om understöd endast beviljas för ett år ska man i projektansökan (B- och C-understöd) beskriva den planerade verksamheten, dess mål och budget för hela projekttiden. Den sökande ansvarar för att man i ansökan har angett riktiga och tillräckliga uppgifter så att ansökan kan avgöras. Den sökande ska läsa igenom de anvisningar som STEA publicerat innan man ansöker om understöd. I enlighet med lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet är understödsansökningarna offentliga dokument. I understödsansökan ska följande beskrivas: Planerat användningssyfte för understödet Beräknat start- och slutdatum för verksamheten/projektet Geografisk verksamhetsregion Den sökandes övriga verksamhet Lokaler som behövs för verksamheten Verksamhetsbehovet och hur det har utretts: Motivering till varför den verksamhet för vilken understöd söks behövs inom det planerade verksamhetsområdet. Av ansökan ska dessutom framgå hur verksamhetsbehovet har utretts och om någon annan redan ordnar motsvarande verksamhet i området. Mål för verksamheten Målet beskriver den situation eller ändring som man genom verksamheten vill åstadkomma. Ett bra mål är konkret. Det är möjligt att uppnå målet inom det tidsschema som beskrivs i ansökan och med hjälp av de planerade åtgärderna och resurserna. Verksamhetens målgrupper Med målgrupp avses alla de personer vars hälsa och välfärd man genom verksamheten vill främja. Målgruppen ska begränsas och beskrivas i ansökan så att målgruppens totala storlek och antalet personer som man genom verksamheten ämnar nå ut till framgår av ansökan. Fastställandet av målgruppen kan bygga på tillgänglig utforskad information eller statistik. Verksamhetens innehåll och genomförande Verksamhetens innehåll ska beskrivas i ansökan för hela projektperioden. Kostnaderna för verksamheten anges under Löneuppgifter och i budgeten i understödsansökan. Av detta avsnitt i ansökan ska följande framgå: o Hur man konkret ämnar uppnå de uppsatta målen och hur man når ut till målgruppen o Vilka olika aktiviteter man med hjälp av understödet vill ordna och i vilken omfattning 13

14 o Finns det frivilliga med i verksamheten (om ja, hur många och vad de i praktiken gör) o Har verksamhetens målgrupp deltagit i planeringen av verksamheten o Tidsschemat för de olika åtgärderna. Vilka produkter, resultat och effekter man genom verksamheten ämnar uppnå Med resultat och effekter avses de omständigheter och den utveckling som har åstadkommits med verksamheten. Produkter är något konkret som man i verksamheten åstadkommit, till exempel handböcker, verksamhetsmodeller eller utbildningsturnéer. Resultat är den förändring eller situation som man åstadkommit genom verksamheten. Effekter uppkommer oftast med tidens gång. Effekterna ska beskrivas ur individers, gruppers och/eller verksamhetsmiljöns perspektiv. Uppföljning och utvärdering I ansökan ska fastställas hur uppnåendet av de uppsatta målen ska mätas och följas upp. Det finns färdiga indikatorer för uppföljning, till exempel pilotförsöken inom projektet Hyvän Mitta, Kykyviisari och RAY-barometern. Uppföljningsinformation ska samlas in regelbundet och planenligt. I ansökan ska beskrivas vilken uppföljningsinformation man samlar in, när, hur och från vem samt hur den insamlade informationen används för att utveckla verksamheten. STEA kräver inte att man låter göra utomstående utvärderingar av verksamheten men självvärdering är nödvändig för all verksamhet. Som hjälp för uppföljningen och utvärderingen har STEA producerat en självvärderingsguide som finns i materialbanken på STEA:s webbplats. Om man tänker låta en utomstående utvärdera verksamheten ska utvärderingen inkluderas i beskrivningen och budgeten i avsnittet Verksamhetens innehåll i understödsansökan. Kommunikation I ansökan ska verksamhetens interna och externa kommunikation beskrivas: kommunikationens innehåll och planerade tidsschema, innehåll och tidsscheman för den externa och interna kommunikationen om verksamheten, till vem man kommunicerar, vilka kommunikationskanaler man använder och vem som ansvarar för kommunikationen. Risker som hänför sig till den planerade verksamheten och hantering av dem Beskrivning av vad som kan fördröja uppnåendet av målen eller helt hindra det. I understödsansökan ska bedömas vad som kan fördröja uppnåendet av målen för verksamheten eller helt hindra det, hur sannolika riskerna är, vad som följer av riskerna om de blir verklighet och hur man förbereder sig för dem. Riskerna kan till exempel vara förknippade med målgruppen, personalen, förvaltningen, ekonomin, samarbetspartnerskap eller förändringar i verksamhetsmiljön. Utvärdering av konkurrenseffekter Bedömning av verksamhetens förhållande till uppgifter inom den offentliga sektorn Samarbetspartner som eventuellt medverkar i verksamheten Till ansökan ska man bifoga de intentionsavtal som ingåtts med de samarbetspartner som väsentligen anknyter till genomförandet av verksamheten och som beskriver samarbetets innehåll. Mer information om termerna i understödsansökan: Videon Termit tutuiksi på STEA:s kanal på YoutTube. Det detaljerade innehållet i understödsansökningar som ifylls i e-tjänsten varierar alltefter understödsslag. Närmare anvisningar för ansökningarna finns i anslutning till ansökningsformulären i e-tjänsten. 14

15 2.5. Understödsansökan: löneuppgifter och budget I avsnittet Löneuppgifter och budget i understödsansökan beskrivs de kostnader som den planerade verksamheten ger upphov till. Budgeten tjänar som grund för dimensioneringen av understödsbeloppet. När budgeten upprättas ska man kartlägga den understödda verksamhetens utgifts- och inkomststruktur i sin helhet, det vill säga från vilka olika källor man ämnar få finansiering för verksamheten och hur medlen ska användas. I budgeten ska man tydligt och enligt bästa bedömning ange kostnaderna för den sökta verksamheten. Man ska fästa särskild uppmärksamhet vid hur kostnaderna anges. STEA förutsätter att understödstagaren rapporterar hur den understödda verksamheten har använts genom att jämföra de faktiska kostnaderna med de uppskattade kostnaderna i understödsansökans budget (se närmare under årsredovisning). Understödstagaren ska också ordna sin bokföring så att det är möjligt att tillförlitligt följa och rapportera användningen av understödet utifrån den. Som kostnader som kan täckas med understödet kan endast de skäliga kostnader godkännas som är nödvändiga med tanke på den understödda verksamheten. Nödvändigheten av de understödda kostnaderna bedöms utifrån hur nödvändig kostnaden är för genomförandet av verksamheten eller projektet. Endast faktiska kostnader som betalas med pengar är godtagbara kostnader. Godtagbara kostnader är därmed inte avskrivningar, värdeminskningar, hyresvärden eller reserver eller kalkylerade poster med undantag för till exempel semesterlönereservationer eller andra sådana lagstadgade ersättningar för vilka det har uppstått en förpliktelse och som enligt god bokföringssed ska bokföras som kostnader för räkenskapsperioden även om de betalas ut under följande räkenskapsperiod. Kostnaderna för verksamheten ska specificeras i ansökan tydligt på skilda kostnadsrader. Följande kostnadsrader har fastställts färdigt i understödsansökans budget: personalkostnader (löner, arvoden, timlöner, pensionskostnader, lagstadgade personalbikostnader) verksamhetskostnader (materialkostnader, kundkostnader, köpta tjänster) och övriga kostnader (frivilliga personalkostnader, lokalhyror, bolagsvederlag för lokaler, övriga lokalkostnader, kostnader för datorprogram, maskin- och apparathyror samt leasingavgifter, telefon- och IKT-anskaffningar, resekostnader, ekonomiförvaltningstjänster, telefon- och kontorskostnader, mötes- och förhandlingskostnader, marknadsförings- och annonskostnader) Understöd för följande kostnader är förknippade med närmare anvisningar eller begränsningar som ska beaktas när budgeten fylls i: Personalkostnader Personalkostnader föranleds av löner och arvoden samt av lagstadgade och frivilliga lönebikostnader för den fast- eller visstidsanställda personalen på hel- eller deltid. Lagstadgade lönebikostnader är socialförsäkringspremier som fastställs årligen, såsom ArPL, arbetslöshetsförsäkringspremier och socialförsäkringspremier. Även bokföring av semesterlöner bygger på en lagstadgad skyldighet. Därmed är bokföringen av semesterlöneskuld för personer som arbetar mot understödet en godtagbar kostnad. 15

16 Om arbetstagaren använder en del av sin arbetstid för att arbeta inom annan av den sökandes verksamhet än den för vilken understöd söks, ska man ha en behörig arbetstidskontroll över arbetstagarens uppgifter. Personalkostnader för den sökandes allmänadministrativa uppgifter kan under vissa förutsättningar allokeras till C- och Ak-understödsobjekt. Då ska de emellertid inte anges under personalkostnader utan som en del av de allmänna kostnaderna i budgeten. STEA har som allmänadministrativa fastställt de uppgifter som inte direkt allokeras till några specifika funktioner eller projekt. Sådana är till exempel uppgifter som hänför sig till ledning av organisationen, bokföring eller dataadministration. På STEA:s webbplats finns också närmare anvisningar om de allmänna kostnaderna med exempel. Understödet kan inte användas till att betala icke-lagstadgade tilläggspensioner eller resultatpremier. Vid uppsägning av anställda kan understödet endast användas för att täcka lönekostnader förenade med arbetsskyldighet, det vill säga gentemot vilka faktiska arbetsprestationer utförs för den understödda verksamheten. Principen för stödet för frivilligverksamhet är att den inte utförs mot ekonomisk ersättning, det vill säga att det inte betalas någon lön för den. Således är det förbjudet att betala ut flitpenning, arbetsverksamhetspenning eller arbetsandelspenning till dem som deltar i organisationsverksamheten. När budgeten fylls i är det bra att observera att inhyrda eller inköpta experttjänster inte ingår i personalkostnaderna, utan utgör utomstående tjänster, på vilka man eventuellt tillämpar konkurrensutsättningsvillkor eller kravet om att begära jämförande offerter enligt de allmänna villkoren och begränsningarna. Frivilliga personalkostnader Av de frivilliga personalkostnaderna kan bland annat skäliga kostnader för personalens företagshälsovård, utbildnings- och arbetshandledningskostnader samt kostnader för lunchsedlar godkännas som kostnader som understöds. Resekostnader Skäliga resekostnader godkänns för de nödvändiga resor som den understödda verksamheten gett upphov till under följande förutsättningar: Resan som täcks med understödet ska företas på en så kort tid och med så låga totala kostnader som möjligt. Samtidigt ska man beakta att resan företas och uppgifterna utförs på ett ändamålsenligt och tryggt sätt. Dessa förutsättningar gäller både för anställd personal och för personer i förtroendeuppdrag. Motiveringarna till valet av det använda färdsättet ska på begäran företes för STEA. Dessutom ska understödstagaren iaktta skattemyndighetens anvisningar och beslut om ersättningar för resekostnader. Lokalkostnader Om den understödda verksamheten eller det understödda projektet äger rum i lokaler som understödstagaren eller någon av dess parallellorganisationer 2 äger, godkänns som 2 Parallellorganisationer är föreningar, stiftelser eller bolag som har grundats som stöd för organisationen, där organisationen ensam eller tillsammans med en eller flera andra juridiska personer har 16

17 lokalkostnader endast driftsvederlaget för lokalerna samt kostnaderna för bruk och underhåll av lokalerna, såvida dessa inte ingår i det ovannämnda driftsvederlaget. Kostnader för reparationer och finansieringsvederlag kan inte täckas med understödet. Kalkylmässiga hyresvärden är inte heller godtagbara kostnader. Då organisationen får flera understöd, ska hyran eller driftsvederlaget och underhållskostnaderna för lokalerna fördelas på olika verksamheter enligt antalet utnyttjade kvadratmeter. Om samma lokaler används av flera projekt/verksamheter, ska lokalkostnaderna fördelas på de olika projekten/verksamheterna i relation till hur mycket respektive projekt tidsmässigt använder lokalerna. Ifall organisationen ändå får allmänt understöd från STEA får alla lokaler som är i allmän användning täckas med det allmänna understödet. Om hyrorna eller driftsvederlagen för lokalerna täcks med allmänt understöd, ska organisationen som får det allmänna understödet rapportera till STEA intäkterna för vidarehyrningen av lokalerna som godtagbara kostnader i budgeten, eftersom endast underskottet beaktas som godtagbara kostnader för det allmänna understödet vid uthyrning av lokaler. Allmänt understöd får inte användas till sådana utgifter för anskaffning av lösa anläggningstillgångar som föranleds av inrättande, utbyggnad, omorganisering eller ombyggnad av en verksamhetsenhet. Projektunderstöd eller riktat verksamhetsunderstöd får inte användas till sådana kostnader för inrättande av verksamhetsenheter eller verksamhet som hänför sig till byggande, utbyggnad eller ombyggnad av lokaler. Självfinansieringsandelen för investeringsunderstöd kan inte täckas med andra understöd som STEA beviljat. Om understödstagaren äger de lokaler som finansierats med investeringsunderstödet och i enlighet med användningsändamålet för investeringsunderstödet hyr ut dem till en aktör som betalar hyran med ett understöd som beviljats från tipsvinstmedel, kan understödstagaren under 20 år från beviljandet av investeringsunderstödet ta ut högst en hyra som motsvarar förvaltningskostnaderna för lokalen samt sådana kostnader som direkt föranleds av uthyrningen. Anskaffning av lösöre Ay-, Ak- och C-understöd kan sökas för utgifter för anskaffning av lösöre som anknyter till den understödda verksamheten, såsom arbetsredskap. De anskaffade tillgångarna får inte under projekttiden på ett bestående sätt användas i något annat syfte än det som fastställs i understödsbeslutet. Dessutom är det förbjudet att överlåta ägande- eller besittningsrätten till tillgångarna till någon annan under tillgångarnas användningstid. Tillgångarnas användningstid fastställs vid behov i villkoren i understödsbeslutet. Ringa anskaffningar, såsom datorer, kan dock tas ur bruk när deras normala användningstid tar slut. Vid anskaffning av lösöre ska skyldigheten till konkurrensutsättning eller kravet på begäran om jämförande offerter beaktas. bestämmanderätt. Parallellorganisationer kan också vara sammanslutningar eller stiftelser med ett betydande ekonomiskt samband med organisationen. Ett betydande ekonomiskt samband uppstår när de årliga understöden från en viss sammanslutning eller stiftelse täcker minst 10 procent av kostnaderna för organisationens ordinarie verksamhet. 17

18 Om genomförandet av verksamheten eller projektet kräver stora anskaffningar av anläggningstillgångar eller stora investeringar i förhållande till den sökta finansieringshelheten, kan sökning av investeringsunderstöd (understödsslaget B) komma i fråga. I sådana fall rekommenderar STEA att man tar kontakt med understödsberedarna vid STEA innan understödsansökan lämnas in för utredning av rätt understödsslag, se även de separata anvisningarna om ansökning om investeringsunderstöd. Understöd som delegeras vidare I budgeten avses med understöd som delegerats vidare de andelar av det sökta understödet som beviljas medlemsorganisationer som understöd för medlemsorganisationer och som i samarbetsprojekt delegeras till samarbetspartner. Understödstagaren kan delegera STEA-understödet vidare endast ifall det understödsbelopp som delegeras och dess användningsändamål nämns i understödsbeslutet. Mötes- och serveringskostnader Som skäliga mötes- och serveringskostnader godkänns sådana kostnader som är motiverade för att visa sedvanlig gästfrihet eller artighet. Allmänna kostnader Allmänna kostnader är kostnader som föranletts av understödstagarens allmänna administration och som inte direkt allokeras till en specifik verksamhet eller ett specifikt projekt. För de understödstagare som inte får allmänt understöd, kan man som kostnader för projektunderstöd och riktade verksamhetsunderstöd godkänna allmänna kostnader till högst 15 procent av de totala kostnaderna per kalenderår för det understödda projektet (= summan av direkta kostnader och allmänna kostnader), såvida inget annat framgår av understödsbeslutet. De allmänna kostnader som allokeras till understödsobjekten ska bygga på tydliga och dokumenterade allokeringsgrunder. De ska stämma överens med verksamhetens eller projektets budget och under hela året förbli på samma grund, såvida det inte finns motiverade skäl till avvikelser. Dessutom ska de allmänna kostnaderna bygga på faktiska kostnader och kunna härledas från bokföringen. Några av de vanligaste allmänna kostnadsposterna är bokföringskostnader och kostnader för föreningens eller styrelsens möten. Allmänt tillämpade grunder för allokering är i sin tur till exempel antalet arbetstagare i olika verksamheter eller förhållandet mellan verifikat från olika verksamheter. Ett undantag utgör de understödstagare som endast har ett understödsobjekt och ingen annan väsentlig verksamhet. Då kan förvaltningskostnaderna för den egentliga verksamheten anses till fullt belopp ha föranletts av den understödda verksamheten och någon specifikation av de allmänna kostnaderna är onödig. De organisationer som får allmänt understöd ska täcka de allmänna kostnaderna med det allmänna understödet. De allmänna kostnaderna godkänns inte som kostnader för riktade verksamhetsunderstöd eller projektunderstöd. 18

19 En närmare anvisning om allmänna kostnader samt exempel på olika tillämpningssituationer finns i anvisningen avseende allmänna kostnader på STEA:s webbplats. Kostnader som inte kan täckas med STEA-understöd avskrivningar och kalkylmässiga poster, såsom kalkylmässiga hyror samt reserveringar (med undantag för semesterlönereserveringar eller andra sådana lagstadgade ersättningar för vilka det har uppstått en förpliktelse och som enligt god bokföringssed ska bokföras som kostnader för räkenskapsperioden även om de betalas ut under följande räkenskapsperiod) amorteringar på lån, finansieringskostnader eller räntor icke-lagstadgade tilläggspensioner eller resultatpremier kostnader för kapitalanskaffning kostnader för affärs- och placeringsverksamhet samt ekonomisk verksamhet verksamhetskostnader för verksamhet för vilken det allmänna eller särskilda organiseringsansvaret åligger kommunen, staten eller annan myndighet terapi eller därmed jämförbar verksamhet som utförs av en yrkesutbildad person (lagen om yrkesutbildade personer inom socialvården 817/2015 och lagen om yrkesutbildade personer inom hälso- och sjukvården 559/1994) verksamhetskostnader för verksamhet som lagstadgat eller på annat sätt uppenbarligen tillkommer kyrkans eller annat religiöst samfunds organiseringsansvar rättegångskostnader eller ersättningar som utdömts av en domstol och övriga betalningar av straffnatur, såsom förpliktelser för återkrav, böter, dröjsmålsräntor eller påminnelseavgifter penningarvoden till frivilliga aktörer eller därmed jämförbara ersättningar (flitpenning, arbetsverksamhetspenning eller arbetsandelspenning) betalda löner utan arbetsskyldighet (till exempel vid uppsägning) penninggåvor övriga understödsobjekts kostnader eller underskott för de som får allmänt understöd godkänns allmänna kostnader inte som kostnader för projektunderstöd eller riktade verksamhetsunderstöd mervärdesskatten godtas som kostnad som kan täckas understödet endast om den utgör en slutgiltig kostnad för organisationen. Om understödstagaren är delvis eller fullständigt mervärdesskattepliktig för sin understödda verksamhet och använder de mervärdesskatter som denne betalat som avdrag i sin mervärdesbeskattning, är mervärdesskatten inte en godtagbar kostnad. Intäkter I fråga om intäkter ska understödstagaren ange sådana intäkter som man inte skulle kunna generera utan den sökta verksamheten. Sådana intäkter är till exempel deltagaravgifter, kundavgifter och understöd som beviljats av andra finansiärer och som allokeras till samma verksamhet som det sökta understödet från STEA. Vidare ska man som intäkter ange intäkter för försäljning av tillbehör eller publikationer, uthyrning av lokaler och utbildningsverksamhet eller därmed jämförbar verksamhet, om understödet söks för att användas till kostnader för de ovan nämnda verksamheterna. Intäkter för kapitalanskaffning eller investeringsverksamhet behöver inte anges i budgeten i ansökningsformuläret för projektunderstöd eller riktade verksamhetsunderstöd. Däremot ska man i fråga om allmänt understöd i budgeten som intäkter ange alla de intäkter som kan allokeras till den allmännyttiga verksamhet som får allmänt understöd, med undantag för de intäkter som allokeras till andra separata understödsobjekt. För att bedöma huruvida nivån på det allmänna understödet är rätt kan STEA vid behov begära den sökande att som tilläggsinformation lämna in en budget för hela den sökande organisationen. 19

20 STEA begär tilläggsuppgifter och kompletteringar som är nödvändiga för behandling av ansökan via e-tjänsten. Intäkterna ska uppskattas noggrant, eftersom de intäkter som anges i budgeten påverkar bedömningen av understödsbehovet Organisationens egna tillgångar Av förmögna organisationer kräver STEA en egenfinansieringsandel på 10 procent i projekt (Cunderstöd) och riktade verksamhetsunderstöd (Ak-understöd). Därmed kan STEA-understödet tillsammans med andra offentliga stöd och intäkter från den understödda verksamheten motsvara högst 90 procent av verksamhetens kostnader. Understödstagaren ska täcka denna överskridande del av kostnaderna med sina egna medel. I fråga om allmänna understöd beaktas förmögenheten som en del av annan understödsprövning när beloppet av allmänt understöd beräknas. En organisation anses vara förmögen när dess nettotillgångar i det senaste bokslutet överstiger en summa som motsvarar organisationens totala kostnader under sex månader. I en organisations nettotillgångar inräknas nettotillgångarna för organisationen och dess parallellorganisationer samt en del av nettotillgångarna för en sådan sammanslutning eller stiftelse som har ett betydande ekonomiskt samband med organisationen. I de ovan nämnda nettotillgångarna beaktas dock inte de anläggningstillgångar som står till organisationsverksamhetens förfogande eller anknytande skulder och inte heller främmande kapital som förfaller om mer än ett år. I nettotillgångarna inräknas inte heller tillgångar som är bundna till sina användningsändamål, såsom olika fonder med eget kapital. I nettotillgångarna beaktas inte anläggningstillgångar som används inom organisationens verksamhet. Om understödstagaren har förvaltningsfastigheter är det viktigt att dessa bokförs i balansräkningen som en separat punkt under placeringar för bestående aktiva. Andra materiella tillgångar skulle i detta framställningssätt omfatta till exempel fastigheter som betjänar den egentliga verksamheten, såsom lokalaktier. Under placeringstillgångar anges då tillgångar som inte betjänar eller står till den egentliga verksamhetens förfogande. STEA beräknar förmögenheten för sökande som har betydande tillgångar utifrån den sökandes senaste bokslut och begär vid behov mer information från den sökande för beräkningen. För beräkningen av tillgångar har STEA på sin webbplats gett ut detaljerade anvisningar och beräkningsformler för beräkning av tillgångar. Om den sökande utifrån en tidigare beräkning av tillgångar som STEA gjort vet att man har betydande tillgångar, ska man ange den egenfinansieringsandel som krävs i understödsansökans budget antingen som en separat intäktspost eller som underskott i budgeten. 20