Sammanträdesprotokoll

Sammanträdesprotokoll OMSORGSSTYRELSEN Plats och tid Omsorgsförvaltningen, kl. 14:00-16:40 Beslutande Övriga deltagande Utses att justera Susanne Berger (S), ordförande Marianne Lövgren (S), ersättare för Kirsti Andersson (S) Rune Berglund (S), ersättare för Anders Westman (S) Elisabet Palmkvist (S), ersättare för Amanda Isacsson (S) Maria Seger (S) 134-154, 156-158, 160-166 Tom Andersson (S) Hans Danielsen (S) Pia Aronsson (V) Heidi Sjungargård (MP) Maarit Hessling (M) 134-155, 157-160, 162-166 Birgitta Westermark (M) Henrik Hästbacka (M), ersättare för Fredrik Wohlfart (M) Jerry Harrysson (C) Rolf Rickmo (KL) Thomas Hedberg (V), ersättare för Martti Hopponen (SD) Carina Johansson, förvaltningschef Anna Nurmilehto, vård- och omsorgschef 134-144 Ann-Christine Magnusson, socialchef Mia Lindmark, förvaltningsekonom 134-144 Jimmy Söderström, IT-samordnare 135-136 Ungdomsrådet 134 Ungdomsrådet 134 Åsa Lantz, sekreterare Jerry Harrysson (C) Justeringens plats och tid Omsorgsförvaltningen 24 oktober 2016 kl. 13:00 Underskrifter Sekreterare Paragrafer 134-139, 141-166 Ordförande Justerande Sammanträde ANSLAG Datum Anslag sätts upp 2016-10-25 Anslag tas ner 2016-11-16 Protokollets förvaring Omsorgsförvaltningens kansli Åsa Lantz

Avesta kommun sammanträdesprotokoll Sida 2 ÄRENDELISTA 134 Dialog Ungdomsrådet 4 135 Information Fyllnadsval efter Carola Karlsson (KL) till och med 2018 5 136 Rapport från verksamheten 6 137 Rapport från kontaktperson 7 138 s besök av verksamheten med flera 2017 8 139 Ekonomisk rapport 9 140 Remiss Riktlinjer för Avesta kommuns styrdokument 10 141 Uppföljning av arbetssätt i hemtjänsten september 2016 11 142 Översyn av Bemanningsenheten, Avesta kommun 13 143 Uppdatering av omsorgsstyrelsens kontaktpersoner 16 144 Digital teknik för omsorgsstyrelsens kallelse med handlingar 17 145 18 146 19 147 20 148 21 149 22 150 23 151 24 152 25 153 26 154 27 155 28 156 29 157 30 158 31 159 32 160 33 161 34 162 35 163 36 164 37 165 Anmälan av delegationsbeslut 38 166 Delgivningar 39

Avesta kommun sammanträdesprotokoll Sida 3

Avesta kommun sammanträdesprotokoll Sida 4 134 Dialog Ungdomsrådet har bjudit in till dialog med ungdomsrådet. Ungdomsrådet har inför mötet meddelat att de vill ta upp följande frågor; - Vad ansvarar omsorgsstyrelsen för allmänt? - Vad jobbar socialtjänsten med? - Hur går ett omhändertagande till? - Hur bra koll har omsorgsstyrelsen på de som de ska ta hand om? Ungdomsrådet meddelade också att de är intresserat av vad omsorgsstyrelsen gör för ungdomar men att de även är intresserat av äldrefrågor. Omsorgsförvaltningen inleder med att informera om hur förvaltningen är uppbyggd och vad de olika delarna inom förvaltningen, Vård och omsorg och Socialtjänst, gör. I samband med detta besvarar förvaltningen de frågor som ungdomsrådet kommit in med inför mötet. Ordförande Susanne Berger (S) frågar ungdomsrådet hur de vill att mötena tillsammans ska se ut framöver. Ungdomsrådet lämnar förslaget att ha ett tema för varje möte så att fördjupning i temat är möjlig. Ungdomsrådet tar upp frågan om olika aktiviteter som är drog- och alkoholfria för ungdomar. I samband med detta ger ordförande Susanne Berger (S) förvaltningen i uppdrag att bjuda in ungdomsrådet till dialog om BUAD:s (Barn, Ungdomar, Alkohol och Droger ett förebyggande arbete) aktiviteter. Ungdomsrådet 2016-10-25 Förvaltningschef 2016-10-25

Avesta kommun sammanträdesprotokoll Sida 5 135 Information Fyllnadsval efter Carola Karlsson (KL) till och med 2018 Dnr KK 2016-00247 102 Kommunfullmäktige beslutade 27 september 2016 att utse Veronica Lilja (KL) till ny ersättare i omsorgsstyrelsen efter Carola Karlsson (KL) till och med 31 december 2018.

Avesta kommun sammanträdesprotokoll Sida 6 136 Rapport från verksamheten Omsorgsförvaltningens IT-samordnare Jimmy Söderholm presenterar sig för omsorgsstyrelsen. Jimmy Söderholm berättar att han kommer att bjuda in ledamöter och ersättare till en träff för att gå igenom hanteringen av ipad, mejlen med mera. Träffen läggs direkt efter omsorgsstyrelsens möte i november 2016.

Avesta kommun sammanträdesprotokoll Sida 7 137 Rapport från kontaktperson - s individutskott rapporterar från verksamhetsbesök på ett gruppboende inom LSS. - Jerry Harrysson (C) rapporterar från besök på hemtjänsten Krylbo och Karlbo.

Avesta kommun sammanträdesprotokoll Sida 8 138 s besök av verksamheten med flera 2017 I skrivelse föreslår förvaltningen datum för omsorgsstyrelsens verksamhetsbesök, dialog med Ungdomsrådet och medborgardialog med äldre i kommundelarna 2017 samt omsorgsstyrelsens Mål och budgetdagar enligt nedan: Folkaregatan LSS 24/1-17 13.30-15.00 AU Verksamhetsbesök Korttids/fritids LSS 28/2-17 10.00-11.30 IU Verksamhetsbesök Seniorcentrum m.m. 28/3-17 13.30-15.00 AU Verksamhetsbesök Framnäs 11/4-17 18.00-19.30 OS Medborgardialog äldre Ordinarie möte OS 18/4-17 14.15-15-15 OS Dialog Ungdomsrådet Krylbovägen LSS 25/4-17 13.30-15.00 IU Verksamhetsbesök Rehab, Skogsbo hemtjänst 23/5-17 13.30-15.00 AU Verksamhetsbesök Krylbogruppen LSS 22/8-17 10.00-11.30 IU Verksamhetsbesök Skriv i bild/smått och gott 26/9-17 13.30-16.00 AU Verksamhetsbesök /Trion Baldersgården 10/10-17 18.00-19.30 OS Medborgardialog äldre Ordinarie möte OS 17/10-17 14.15-15-15 OS Dialog Ungdomsrådet Strömsnäs 24/10-17 13.30-15.00 IU Verksamhetsbesök Öppenvård/handläggning 28/11-17 13.30-15.00 AU Verksamhetsbesök OS Mål och budgetdagar 5-6/10-2017 2018-2020 Beredning - Förvaltningens skrivelse 11 oktober 2016. Beslut - Datumen fastställs enligt förslag. Bil 136 Förvaltningschef 2016-10-25 Vård- och omsorgschef 2016-10-25 Socialchef 2016-10-25

Avesta kommun sammanträdesprotokoll Sida 9 139 Ekonomisk rapport Budgetutfall till och med september 2016 för omsorgsstyrelsens verksamhetsområde redovisas. Resultatet visar överskott för socialtjänst med 5 680 000:- och underskott för vård och omsorg med 2 906 000:- Med den buffert som fanns under perioden på 4 538 000:- var det ackumulerade överskottet 7 312 000:-. Beslut - Redovisningen godkänns.

Avesta kommun sammanträdesprotokoll Sida 10 140 Remiss Riktlinjer för Avesta kommuns styrdokument Dnr KK 2011-00370 007 Omsorgsförvaltningen har fått i uppdrag att yttra sig över Riktlinjer för Avesta kommuns styrdokument. Förvaltningen har gått igenom materialet och finner att denna är välgrundad och användbar och godkänner denna i sin helhet med ett undantag. Under rubriken Riktlinjer bör det framgå att den medicinskt ansvarige sjuksköterskan (MAS) enligt lag är skyldig att skriva riktlinjer som styrs helt av Hälso- och sjukvårdslagstiftningen. Detta medför att beslutsnivån ej är förenlig med detta material. Beredning - Utredare Britt-Marie Färjes förslag och tjänsteskrivelse 15 augusti 2016 - Kommunstyrelsens arbetsutskott 81, 29 augusti 2016 - Förvaltningens remissyttrande 22 september 2016 - s arbetsutskott 4 oktober 2016 Beslut - Förvaltningens remissyttrande godkänns. Bil 140 Paragrafen justeras omedelbart ------------------------------------------- --------------------------------------- Ordförande Justeras Kommunkansliet Förvaltningschef Utvecklingsledare

Avesta kommun sammanträdesprotokoll Sida 11 141 Uppföljning av arbetssätt i hemtjänsten september 2016 Hösten 2015 beslutades att det skulle införas ett nytt arbetssätt gällande mer brukarfokus, behovsplanering, kontaktmannaskap med mera samt att förvaltningen skulle genomföra en uppföljning i mars och september 2016. Uppföljning har skett genom att personalen getts möjlighet att svara på samma enkät, vid två tillfällen. En gemensam sammanställning har gjorts vid båda tillfällena. Sammanlagt har 7 av 8 hemtjänstgrupper svarat vid båda tillfällena. Totalt svarsantal är 70 stycken i Mars och 87 stycken i september. De två sammanställningarna har nu jämförts och analyserats och redovisas i bilaga till tjänsteskrivelsen. Analysen visar att vissa områden är fortsatt positiva och likvärdiga från de två tillfällena. Det framkommer att personalen haft en ansträngd sommar och påtalar brister såsom vikarieanskaffning och planering. Detta är ett utvecklingsområde vi arbetar aktivt med då en arbetsgrupp utsetts med detta fokus. En bidragande stressfaktor är larmen som vi forsätter se som ett förbättringsområde för att hitta lösningar på detta problem. Vid arbetsutskottets beredning av ärendet yrkar Susanne Berger (S) att förvaltningens uppföljning av hemtjänstens nya arbetssätt fortgår under 2017, med uppföljning i mars och september 2017. Arbetsutskottet beslutar enligt Susanne Bergers (S) förslag. Beredning - Förvaltningens skrivelse 22 september 2016 med tillhörande bilaga. - s arbetsutskott 4 oktober 2016 Förvaltningschef 2016-10-25 Vård- och omsorgschef 2016-10-25

Avesta kommun sammanträdesprotokoll Sida 12 141 (forts) Beslut - Redovisningen läggs till handlingarna. - Förvaltningens uppföljning av hemtjänstens nya arbetssätt fortgår under 2017, med uppföljning mars och september 2017. Bil 141 Förvaltningschef 2016-10-25 Vård- och omsorgschef 2016-10-25

Avesta kommun sammanträdesprotokoll Sida 13 142 Översyn av Bemanningsenheten, Avesta kommun KPMG har på uppdrag av omsorgsförvaltningen gjort en översyn av vår Bemanningsenhet, maj-16. Här följer en sammanfattning av denna rapport. Omsorgsförvaltningen har en bemanningsenhet vars uppdrag är att hantera korttidsvikarier inom vård-och omsorgsverksamheten. Förvaltningen anser att bemanningsenheten är väl fungerande men den har fått en ökad belastning vilket gör att de har fått det svårare att klara sitt uppdrag fullt ut, dvs. att tillsätta korttidsvikariat. Önskvärt är att processen kan ske något snabbare och enklare för alla inblandade. Bemanningsenheten är en enhet inom omsorgsförvaltningen i nivå med övriga enheter. Enhetschef samt bemanningsplanerare är totalt 4,5 årsarbetare. Inför semesterrekryteringen har gjorts ytterligare förstärkning. Öppettider, vardagar 06.30 till 16.00, personalen slutar 16.15. Helger 6.30-13.00. Bemanningsenheten har nu ca 63 tillsvidareanställda i vikariepoolen, varav 13 för närvarande är utlånade på längre vikariat.(15 st ytterligare på gång) Exempel på arbetsuppgifter, förutom vikariehanteringen: Personaladministration såsom schemaläggning. Löneadministration samt stöd till verksamheter i olika frågor. Kontroll över konverteringar, LAS-företräden samt samordning av vakanta tjänster och vikariat. Kontrollerar vilka som har LAS-företräde om vikariat ska tillsättas som är mellan två veckor och tre månader. Samordna delegeringar för vikarier. Mycket samverkan med lönekontoret Administrerar ett antal olika IT-system, Förvaltningschef 2016-10-25

Avesta kommun sammanträdesprotokoll Sida 14 142 (forts) Support i många frågor, t.ex. schemahantering Slutsats från KPMG: Bemanningsenheten i Avesta kommun har nu funnits i ca 8 år. Den administrativa funktionen har varit oförändrad i alla år, dock har en utökning gjorts 2016. Bemanningsenheten är en stor enhet och antalet personal är idag stort för en enhetschef. Bemanningsenhetens uppdrag har förändrats väsentligt i förhållande till det ursprungliga uppdraget och de har fått utökade arbetsuppgifter. Vid starten av Bemanningsenheten var uppdraget att tillsätta korttidsvikariat vid ordinarie personals frånvaro och att dessa vikarier i huvudsak skulle utgöras av personal från den egna vikariepoolen samt ordinarie personals obokadetid då de är tillgängliga för vikariat. Timvikarier förväntades från början minimeras eller upphöra helt då frånvaro skulle kunna täckas upp av överkapaciteten pga. heltider samt pool. Nuvarande situation är att vikariepoolens personal är i relativt hög grad, 13 av totalt 63 personal, uppbokad på längre vikariat vilket gör att de inte finns tillgängliga till det som var ursprungssyftet dvs att finnas tillgängliga för korta vikariat. En direkt påverkan på vilken belastning Bemanningsenheten har är också vilken bemanningsstrategi enheterna använder. Vi har noterat att de olika verksamheterna har olika bemanningsstrategier och system för grundbemanning och schemaläggning. Idag används inom vissa verksamheter vikarier från Bemanningsenheten inte på det sätt som ursprungligen var uppdraget dvs att tillsätta korttidsvikarier utan för att täcka upp i grundbemanningen vilket innebär att Bemanningsenheten får en högre belastning och ökar den administrativa hanteringen då det behövs fler vikarier. Vi har uppfattat att en orsak till att enheterna gör dessa val är för att undvika att få för många tillsvidareanställda som då har rätt till heltid. Detta innebär att det inte är endast vikarier (dvs en tillfälligt anställd eller poolare som ersätter en personal som är tillfälligt frånvarande) som Bemanningsenheten har att hantera utan det är även turer som ingår i grundbemanningen men som hålls vakanta samt längre vikariat som de s.k. Förvaltningschef 2016-10-25

Avesta kommun sammanträdesprotokoll Sida 15 142 (forts) poolarna går in på. Dessa två faktorer, bemanningsstrategierna samt att vikariepoolens personal är uppbokade på längre vikariat, innebär att Bemanningsenheten får ägna mycket tid till att administrera hanteringen runt timvikarier. Vår erfarenhet och bedömning är att bemanningsenheter innebär en effektiv hantering av vikarietillsättning i en kommun. Vi bedömer också att det är ekonomiskt försvarbart. I Avesta har alla rätt till heltid och borttagande av delade turer har gjort att förutsättningarna för Bemanningsenheten är svårare men också mycket viktigare. Ska man klara att hantera detta med någorlunda god ekonomi är en bemanningsenhet nödvändig. Genom att Bemanningsenheten inte är intäktsfinansierat ökar inte deras budget trots att beställningarna ökar samt att de får utökade arbetsuppgifter. Poolen har inte full kostnadstäckning och detta beror på avtalet och inte på behov av poolvikarier. Enligt vår bedömning bör det finnas en koppling mellan verksamhetsvolymer, uppdrag och Bemanningsenheten. I Avesta kommun har man tagit ställning till att Bemanningsenheten inte ska intäktsfinansieras. Beredning - KPMG:s rapport Översyn av Bemanningsenheten Avesta kommun juni månad 2016. - Förvaltningens skrivelse 13 september 2016. - s arbetsutskott 4 oktober 2016. Beslut - Förvaltningen inrättar en arbetsgrupp som ska arbeta fram förslag på hur Bemanningsenheten kan organiseras framöver och vad som krävs för detta. Arbetet ska vara klart i april 2017. I arbetsgruppen ska även fackliga representanter ingå. Bil 142 A-B Förvaltningschef 2016-10-25

Avesta kommun sammanträdesprotokoll Sida 16 143 Uppdatering av omsorgsstyrelsens kontaktpersoner Ledamöter och ersättare i omsorgstyrelsen är sedan tidigare fördelade som kontaktpersoner inom omsorgsstyrelsens olika verksamhetsområden. Med anledning av att förändringar skett vad gäller ledamöter, ersättare och i verksamheten behöver en uppdatering av omsorgsstyrelsens kontaktpersoner göras. När uppdateringen är klar kommer den att presenteras på kommunens hemsida. Förvaltningschef 2016-10-25

Avesta kommun sammanträdesprotokoll Sida 17 144 Digital teknik för omsorgsstyrelsens kallelse med handlingar Förvaltningen lämnar information om den digitala nämndprocessen som kommer att införas under 2017. Den digitala nämndprocessen kommer bland annat att innebära att kallelser och handlingar bara finns tillgängliga digitalt. Pappersutskick av kallelser och handlingar kommer att upphöra. Förvaltningen informerar även om att det från och med nu finns två ipads som ersättare kan låna under omsorgsstyrelsens möten.

Avesta kommun sammanträdesprotokoll Sida 18 145

Avesta kommun sammanträdesprotokoll Sida 38 165 Anmälan av delegationsbeslut - Arbetsutskottets protokoll 2016-10-04 - Individutskottets protokoll 2016-10-04

Avesta kommun sammanträdesprotokoll Sida 39 166 Delgivningar Avsändare Omsorgsförvaltningen Innehåll Svar till personal på avdelning Lövet på Skogsgläntan och personalens brev till omsorgsstyrelsens ordförande, diarienummer 16/026 700.