Genomförd på uppdrag av revisorerna Februari 2014. Grästorps kommun. Granskning av miljö- och byggverksamheten

Genomförd på uppdrag av revisorerna Februari 2014 Grästorps kommun Granskning av miljö- och byggverksamheten

Innehåll 1. Inledning... 2 1.1. Bakgrund... 2 1.2. Syfte och revisionsfrågor... 2 1.3. Revisionskriterier... 3 1.4. Metod... 3 2. Miljö- och byggnämndens uppdrag... 4 2.1. Delegationsordning... 4 3. Avtal... 5 3.1. Avtalsuppföljning... 6 4. Styrning och uppföljning... 7 4.1. Mål och måluppföljning... 7 4.2. Riktlinjer och rutiner... 8 4.3. Intern kontrollplan... 9 4.4. Forum för uppföljning... 9 5. Slutsatser och sammanfattande bedömning...11 Bilaga 1: Ny plan- och bygglag...12 Bilaga 2: Rutiner...14 Bilaga 3: Intern kontroll...18 Bilaga 4: Dokumentförteckning...20 1

1. Inledning 1.1. Bakgrund I juni 2010 beslutade riksdagen om att anta en ny plan- och bygglag (2010:900). Lagen ersätter den förra plan- och bygglagen (1987:10) och började gälla den 2 maj 2011. Några av de förändringar som den nya lagen medför är bland annat att: kommunens handläggningstid avseende besked om bygglov blir kortare krav på kontrollansvarig och kontrollplan införs kommunens roll i byggprocessen blir tydligare I 9 kap plan- och bygglagen (2010:900) regleras bestämmelser för hur kommunen ska hantera bygglov. Ansökningar om bygglov, rivningslov, marklov och förhandsbesked ska prövas av kommunens byggnadsnämnd i enlighet med lagbestämmelserna. I lagstiftningen anges vad ansökan och beslut om bygglov ska innehålla, förutsättningar för bygglov samt regler för handläggningen. Den nya lagen har även medfört förändringar för detaljplanearbetet och högre krav ställs nu på kommunerna. Bland annat kan den som avser vidta en åtgärd som innebär att en detaljplan behöver antas, ändras eller upphävas begära ett planbesked av kommunen, vilket ska ges inom fyra månader. I de fall ett byggnadsverk får betydande miljöpåverkan ska en detaljplan tas fram, ett bygglov är inte tillräckligt i dessa fall. Kommunen ges dock större möjligheter att ta ut avgifter på grund av utökade arbetsuppgifter när prövningen blir mer omfattande och kraven på tillsyn och kontroll ökar. Kommunen har också rätt att ta ut avgift för bland annat planbesked. Revisorerna har i samband med årets risk- och väsentlighetsanalys bedömt att det är väsentligt att under 2013 genomföra en granskning avseende hur miljö- och byggnämnden säkerställer efterlevnad av lagar och bestämmelser inom området samt att granska kommunens rutiner för egenkontroll. 1.2. Syfte och revisionsfrågor Syftet med granskningen har varit att översiktligt granska arbetet med att säkerställa att beslut och åtgärder utförts i enlighet med de lagar och bestämmelser som finns inom plan- och byggområdet samt att översiktligt granska kommunens rutiner för egenkontroll. Syftet har brutits ned i följande revisionsfrågor: Hur är miljö- och byggnämndens ansvar reglerat gällande plan- och byggfrågor? Hur sker styrning och uppföljning av de mål som finns beslutade inom plan- och byggområdet? Finns det dokumenterade rutiner och riktlinjer för handläggning av plan- och byggärenden? 2

Sker det någon uppföljning för att säkerställa kvalitet i handläggningsprocessen? Vad anger kommunens avtal med Lidköpings kommun angående köpta tjänster? Hur säkerställs avtalsuppföljning? Sker indexuppräkning inom ramen för avtalet med Lidköpings kommun? 1.3. Revisionskriterier Revisionskriterier är de bedömningsgrunder som bildar underlag för granskningens analyser, slutsatser och bedömningar. Revisionskriterierna för denna granskning har i huvudsak utformats med utgångspunkt från följande: Kommunallagen (1991:900) Plan- och bygglagen (2010:900) (se bilaga 1.) Relevanta styrdokument och reglementen Avtal mellan Kommunstyrelsen i Grästorps kommun och samhällsbyggnadsnämnden i Lidköpings kommun 1.4. Metod Granskningen har genomförts som en dokument- och intervjustudie. Intervjuer har genomförts per telefon med kommunchef och byggnadsinspektör/bygglovsingenjör (nedan kallad byggnadsinspektör). Byggnadsinspektören är handläggare på Lidköpings kommuns samhällsbyggnadsnämnd men arbetar för Grästorps kommun en heldag i veckan genom avtal mellan kommunerna. Ett antal kompletterande frågor har ställts skriftligt till bygg- och miljökontorets assistent. Vi har tagit del av den dokumentation som har varit relevant för granskningens syfte (se bilaga 4. för dokumentförteckning). Samtliga intervjuade har beretts tillfälle att faktagranska rapporten. 3

2. Miljö- och byggnämndens uppdrag Reglementet för miljö- och byggnämnden i Grästorps kommun är antaget av kommunfullmäktige 2007-10-04 och senast reviderat 2010-04-29 för att gälla från 2011-01-01. Enligt reglementet ska nämnden fullgöra kommunens uppgifter inom natur-, miljö-, livsmedels-, smittskydds- och hälsoskyddsområdet samt de övriga uppgifter som enligt lag skall fullgöras av den kommunala nämnden inom miljö- och hälsoskyddsområdet. Miljö- och byggnämnden får enligt reglementet sluta avtal å kommunens vägnar. Nämnden ska enligt reglementet även fullgöra kommunens uppgifter inom plan- och byggväsendet enligt Plan- och bygglagen. Ett undantag är arbetet med den översiktliga planeringen, vilket kommunstyrelsen ansvarar för. Miljö- och byggnämnden är även trafiknämnd och ansvarar för lokala trafikföreskrifter enligt gällande trafiklagsstiftning. Enligt miljö- och byggnämndens verksamhetsplan för 2013 är nämnden en myndighetsnämnd. Verksamhetsplanen anger att nämnden genom tillsyn och ärendehandläggning ska agera tillsynsmyndighet. Tillsynen ska i första hand bedrivas genom inspektioner. Nämnden ska särskilt kontrollera verksamhetens lagefterlevnad, dess förebyggande arbete och verksamhetens förutsättningar för detta (egenkontrollen). Tillsynen ska bedrivas så att den stärker verksamhetsutövarens egen förmåga att uppfylla sitt ansvar och ställda krav. Tillsynen ska även självständigt bidra till en hållbar utveckling genom ett förebyggande miljöarbete. Nämndens tjänstemannaorganisation benämns miljö- och byggkontoret och består av en samhällsbyggnadschef och en assistent. Dessutom upphandlas tjänster av Lidköpings kommun, såsom tjänster som ryms inom ramen för byggnadsinspektör/bygglovsingenjör, planoch bygghandläggare samt miljöchef vilket beskrivs närmare under avsnitt 4. Avtal. 2.1. Delegationsordning En delegationsordning för miljö- och byggnämndens verksamhet inom plan och byggväsendet finns framtagen (2011-05-11). Av delegationsordningen framgår att delegationsbeslut (även vidaredelegerade) ska anmälas till miljö- och byggnämnden vid närmast följande sammanträde om inget annat anges i delegationsordningen. Genom delegationsordningen har nämnden vidaredelegerat beslutanderätt till bland andra samhällsbyggnadschef, nämndsekreterare, byggnadsinspektör, stadsarkitekt, mätningsingenjör, mätkartchef och ekolog. Av delegationsordningen framgår tydligt vad som delegerats och vilket lagrum delegeringen avser. 4

3. Avtal I miljö- och byggnämndens verksamhetsplan för 2013 framgår att kommunen köper plan-, bygg- och trafikinspektörstjänster av Lidköpings kommun i sådan omfattning att miljö- och byggnämnden i Grästorp uppfyller lagens krav. Lidköpings kommun och Grästorps kommun ingick avtal den 30 oktober 2006 genom samhällsbyggnadsnämnden i Lidköping och kommunstyrelsen i Grästorps kommun. Avtalet förlängs fyra år i taget. Inom ramen för granskningen har vi delgivits avtalet. Enligt avtalet svarar Lidköpings kommuns samhällsbyggnadsnämnd för information och rådgivning till enskilda personer och verksamhetsutövare i Grästorps kommun. Lidköpings kommun ansvarar även för handläggning av allmänna ärenden och i förekommande fall föredragning av ärenden i miljö- och byggnämnden i Grästorps kommun. Avtalet skall grundas på Grästorps miljö- och byggnämnds årliga verksamhetsplan. Inom ramen för granskningen har vi dock inte kunnat se hur revidering av avtalet har skett utifrån verksamhetsplanen. Av avtalet framgår även att verksamheten skall bedrivas så att harmonisering av administrativa rutiner, arbetsmetodik och taxor kan ske mellan de berörda parterna. Inom ramen för granskningen har vi inte kunnat se någon dokumenterad systematik gällande hur detta förfarande ska ske. Lidköpings samhällsbyggnadsnämnd åtar sig enligt avtalet att handlägga följande ärenden: Ärenden enligt plan- och bygglagen (översiktsplan, detaljplaner, bygglov etc.) Verksamhet avseende mätning, beräkning och kartläggning Adressättning (BALK) Verksamhet avseende obligatorisk ventilationskontroll Trafiknämndsärenden, inklusive parkeringstillstånd Energirådgivning Allmänna ärenden och utvecklingsfrågor Tillhandahålla information och rådgivning till enskilda personer- och verksamhetsutövare i Grästorps kommun, som svarar mot kommuninvånarnas behov Handläggning av allmänna ärenden och i förekommande fall föredragning av ärenden i Grästorps kommuns miljö- och byggnämnd Enligt avtalet ska ersättningen till Lidköpings kommun täcka samtliga åtaganden, såsom arbetskrafts-, administrations-, material- och resekostnader. Lidköpings kommun ska fakturera en gång i månaden för kostnader enligt avtalet, tidsredovisningar och körjournaler ska bifogas i fakturan. Angående indexuppräkning framgår av avtalet att uppräkning av priserna sker via slutreglering. Slutregleringen skall omfatta kostnadsförändringar som ägt rum under året till följd av lönerevision. 5

I avtalet regleras inte hur många tjänster eller antal timmar som Grästorps kommun köper av Lidköpings kommun, utan endast vilken typ av tjänster som köps. Av intervju med samhällsbyggnadschefen framkommer att Grästorps kommun totalt betalar 1,5 heltidstjänster. Därmed får kommunen tillgång till 22 tjänstemän eller experter i Lidköping liksom en tiondel av en heltidstjänst av en miljöchef. Miljöchefen arbetar från Lidköpings kommun. Av de anställningsavtal som vi har tagit del av inom ramen för denna granskning framgår att tjänsterna som Grästorps kommun köper utgörs av timanställningar. Enligt intervju med samhällsbyggnadschefen och byggnadsinspektören är byggnadsinspektörstjänsten den enda tjänst som Grästorps kommun köper in som är placerad i Grästorps kommun. Det handlar då främst om handläggning och tillgänglighet för medborgarna på miljö- och byggkontoret eller inspektioner på byggarbeten en heldag i veckan. Enligt intervju med samhällsbyggnadschefen har avtalet med Lidköpings kommun inte behövt justering sedan den nya plan- och bygglagen trädde i kraft. Det framgår av intervjun att samhällsbyggnadschefen ser positivt på samarbetet och är nöjd med hur det har fungerat. Samhällsbyggnadschefen lyfter att det är fördelaktigt för en liten kommun att få tillgång till så många experter, vilket inte skulle vara möjligt om Grästorps kommun anställde egen personal till ändamålet. 3.1. Avtalsuppföljning Av avtalet med Lidköpings kommun framgår att uppföljning av verksamhets- och tillsynsplanering sker löpande samt årsvis i samband med bokslut. Utifrån Grästorps kommuns årsrapport avseende 2012 kan vi konstatera att tillsynsplanering gällande avtalet med Lidköpings kommun inte framgår. Av intervjun framgår att samhällsbyggnadschefen ansvarar för avtalsuppföljning, men att det saknas rutindokument för detta. Avtalsuppföljning sker en gång varje halvår i samband med att samhällsbyggnadschefen har möte med samhällsbyggnadsnämnden i Lidköpings kommun. Där avhandlas exempelvis kostnaderna i avtalet och samhällsbyggnadschefen tar del av information avseende Lidköpings kommuns löneökningar som reglerar prisökningar i avtalet. Inom ramen för avtalsuppföljning bestämmer samhällsbyggnadschefen och samhällsbyggnadsnämnden i Lidköpings kommun tillsammans vilka specifika ärenden som ska omfattas i avtalet, om det inte redan framgår tydligt i avtalet. Enligt samhällsbyggnadschefen kontrolleras att rätt fakturering sker från Lidköpings kommun inom ramen för internkontrollplanen (se Bilaga 3. och tabell 1.). Vi kan konstatera att det framgår i kommunstyrelsens internkontrollplan för 2013 att kontroll ska göras avseende inköp på gällande avropsavtal. Där framgår att kontrollen genomförs genom stickprov av betalda fakturor samt att inga avvikelser noterades. Övriga delar av avtalsuppföljningen framgår inte av internkontrollplanen. 6

4. Styrning och uppföljning 4.1. Mål och måluppföljning Kommunfullmäktige har fastslagit följande prioriterade mål i den kommunövergripande verksamhetsplanen för 2013: Medborgare och kunder är nöjda med kommunens verksamhet. Miljö- och byggnämnden har brutit ned kommunfullmäktiges mål i nämndens verksamhetsplan 2013 på följande vis: Allmänheten ska få god service och information inom nämndens ansvarsområde. Administration ska vara smidig angående miljö- och byggfrågor. Nämndens verksamhetsplan innehåller även ett antal kvalitetsgarantier. Nedan följer de kvalitetsgarantier som gäller för plan- och byggärenden (ytterligare kvalitetsindikatorer finns framtagna för bland annat miljö- och hälsoärenden); Vi lovar att kvittens på inkomna ansökningar ska skickas ut till sökande med vändande post. Vi lovar att handläggningstiden för komplett inlämnade ansökningar angående miljöoch byggärenden som beslutas i nämnd normalt inte ska överskrida sex veckor. Vi lovar att handläggningstiden för komplett inlämnade ansökningar angående miljöoch byggärenden som beslutas med delegation normalt inte ska överskrida två veckor. Vi lovar att handläggningstiden för detaljplanärenden normalt inte ska överskrida ett år. Miljö- och byggnämnden följer upp målen från verksamhetsplanen i delårsrapport (T1), delårsrapport (T2) och årsrapporten (T3). I nämndens delårsrapport (T2) avseende 2013 framgår att mätning av måluppfyllelse sker via kundenkäter. Det framgår att samtliga nedanstående mål är uppfyllda: Allmänheten ska få god service och information inom nämndens ansvarsområde. Administration ska vara smidig angående miljö- och byggfrågor. Av kvalitetsgarantierna (som presenterades ovan) framgår att två är uppfyllda och två ej är uppfyllda. Den första som inte är uppfylld är följande: Vi lovar att kvittens på inkomna ansökningar ska skickas ut till sökande med vändande post. Följande förklaring framgår: Det finns några enstaka avvikelser beträffande rutinen för kvittens på inlämnad ansökan som beror på semesterledighet för ordinarie befattningshavare. 7

Den andra kvalitetsgarantin som inte är uppfylld är följande: Vi lovar att handläggningstiden för komplett inlämnade ansökningar angående miljöoch byggärenden som beslutas med delegation normalt inte ska överskrida två veckor. Följande förklaring framgår: Kvalitetsgarantin för bygglov gäller komplett inlämnade ansökningar. Inom såväl plan- och byggärenden samt miljö- och hälsoärenden kan det finnas tolkningsutrymme avseende vad en komplett ansökan innebär. Sedan kan beslut fattas inom två veckor. Av nämndens analys av måluppföljningen framgår att Miljö och hälsa deltar i ett stort projekt för att skapa förutsättningar för ökat lärande och utveckling av arbetsformer. Projektet avser att öka tryggheten, arbetsglädjen och hälsan hos handläggarna genom tydliga och gemensamma arbetssätt. Fokus i utvecklingsarbetet ligger inte enbart på den enskilde medarbetaren och handläggaren och dennes förmåga att utföra sina arbetsuppgifter. Projektet syftar även till utveckling och förändring av verksamheten genom arbetsorganisationen. Projektet är medfinansierat av Europeiska socialfonden och pågår hela 2013. Bland annat ingår utbildning i Tillsynsmetodik och organisering av arbetet och Kommunikation och bemötande. 4.2. Riktlinjer och rutiner I Grästorps kommun tillämpas ett rutindokument som anger hur ärendehandläggning ska bedrivas i enlighet med plan- och bygglagen. Dokumentet är inte beslutat av nämnden, men fungerar som en vägledning för byggnadsinspektören i bygglovsprocessen. Rutindokumentet har föredragits för nämnden av byggnadsinspektören ( 39, miljö- och byggnämndens sammanträde 2013-10-24). Rutindokumentet beskriver arbetsgången gällande följande områden: Rutiner avseende grannar När grannar ska höras och underrättas Hur grannar ska underrättas när de är berörda Vem som är ansvarig för att bevilja grannemedgivande på kommunal mark Rutin vid bygglovsgranskning Vid ankomst av nya ärenden Inom detaljplanelagt område eller områdesbestämmelser Utanför detaljplanelagt område eller områdesbestämmelser Rutiner för nyetablering vid bygglov/förhandsbesked utanför detaljplan Rutin för liten avvikelse, bygglov Dokumentets innehåll finns i sin helhet i bilaga 2. I syfte att säkerställa en lagenlig handläggningsprocess används ett antal flödescheman som riktlinje vid handläggning av plan- och byggärenden. Dessa scheman är framtagna av Sveriges Kommuner och Landsting samt Bygglovalliansen. De flödescheman som tillämpas avser 8

bygglov, byggkontroll, ingripandebesked, förhandsbesked, byggnadsverk (olovligt byggande), villkorsbesked samt ovårdad byggnad/anläggning/tomt. Samtliga flödesscheman följer handläggnings- och beslutsprocessen, från ansökan till besked. Gällande exempelvis förhandsbesked framgår att en ofullständig ansökan förelägger sökande om komplettering enligt PBL 9 kap 22. Komplettering ska inkomma inom 10 veckor. Om komplettering ej inkommer tas beslut om avvisning enligt PBL 9 kap 22 alternativt tas beslut i befintligt skick. Av dessa flödesscheman framgår tydligt vilka steg som avser initiering, verkställande och beslut samt vilka lagrum som gäller. Det framgår även vilka parter som ska delges beslut. Exempelvis framgår vilka beslut som ska kungöras i Post- och Inrikes Tidningar avsedd till bostadsrättsinnehavare, hyresgäster och hyresorganisationer utan invändningar. Inom ramen för granskningen har vi inte kunnat se hur handläggningsprocessen följs upp på ett dokumenterat sätt utifrån gällande flödesscheman och rutiner. 4.3. Intern kontrollplan Det framgår av kommunens reglemente för intern kontroll (antaget av kommunfullmäktige 2012-10-18, 68) att varje nämnd har skyldighet att löpande genomföra och följa upp kontrollmoment inom nämndens verksamhetsområde. Resultatet av genomförda kontroller i den interna kontrollplanen ska skriftligen rapporteras till nämnden minst en gång om året. Enligt intervju med samhällsbyggnadschefen i Grästorps kommun följs rutinerna och riktlinjerna för handläggning av plan- och byggärenden upp genom de aktiviteter som finns angivna i miljö- och byggnämndens internkontrollplan (se Bilaga 3, tabell 2.). Varje år fastställs en ny internkontrollplan utifrån en bruttolista med flertalet kontrollmoment. Bruttolistan för bygglovsärenden består av följande kontrollmoment: Byggsamråd/protokoll Kontrollplan/beslut Kontrollansvarig/godkännande Utfärdande av slutbevis Granskningen visar att det kontrollmoment som följts upp under 2013 gällande bygglovsärenden är momentet besiktningar i internkontrollplanen. Det är kommunchefen som tillsammans med assistenten för miljö- och byggkontoret i Grästorps kommun ansvarar för uppföljningen av internkontrollplanen. 4.4. Forum för uppföljning Enligt intervjuad byggnadsinspektör i Lidköpings kommun som tjänstgör en dag i veckan i Grästorp sker veckovisa möten med handläggare där bland annat delegationsärenden, beslut, nya domar, överklaganden och tjänsteskrivelser till nämnden följs upp. Byggnadsinspektören menar att handläggarna då följer upp kvaliteten i handläggningen genom att mäta och 9

jämföra antalet överklaganden gentemot andra kommuner. Varje månad presenterar byggnadsinspektören pågående överklaganden och resultatet av dessa för Grästorps miljö- och byggnämnd. Av intervju framgår att samhällsbyggnadschefen i Grästorp för halvårsvisa möten med planoch byggchefen i Lidköpings kommun liksom med ett antal handläggare. Det framgår av intervjun att syftet med mötena bland annat är att kommunicera rutiner och riktlinjer till handläggare. 10

5. Slutsatser och sammanfattande bedömning Miljö- och byggnämnden i Grästorps kommun har mål och kvalitetsgarantier avseende planoch byggområdet som är framtagna utifrån kommunfullmäktiges mål. Målen och kvalitetsgarantierna följs upp av nämnden inom ramen för delårs- och årsrapporterna. Vi bedömer att nämnden bedriver en tydlig styrning och uppföljning utifrån de mål som finns antagna för verksamheten. För plan- och byggärenden finns handläggningsrutiner framtagna. Även flödesscheman finns framtagna för handläggningen. Av vad som framkommit i granskningen har vi inte kunnat se hur uppföljning utifrån flödesscheman och rutiner för ärendehandläggning sker eller dokumenteras. Enligt samhällsbyggnadschefen sker den främsta uppföljningen inom ramen för miljö- och byggnämndens interna kotrollplan. Vidare kan vi konstatera att det även finns ett antal forum där arbetet med plan- och byggärenden följs upp. Vår bedömning är att det krävs en djupare utredning för att kunna bedöma om uppföljning av ärendeprocessen sker tillfredsställande och på ett ändamålsenligt sätt. Exempelvis tillåter inte omfattningen av granskningen att granska Lidköpings kommuns rutiner för uppföljning av handläggningsprocessen. Avtalet med Lidköpings kommun anger vilka tjänster Lidköpings kommun ska tillhandahålla. Avtalets indexuppräkning sker inom ramen för slutreglering, där Lidköpings kommuns löneoch prisökningar avgör Grästorps kommuns kostnadsökning för tjänsteköpen. Granskningen visar att avtalsuppföljning dels sker inom ramen för kommunstyrelsens internkontrollplan. Internkontrollplanen anger däremot enbart kontrollmomentet att inköp görs enligt gällande avropsavtal. Enligt uppgift sker även viss avtalsuppföljning genom möten mellan samhällsbyggnadschefen i Grästorps kommun och samhällsbyggnadsnämnden i Lidköpings kommun. Vi har dock inte kunnat se några dokumenterade riktlinjer för hur avtalsuppföljningen ska ske utöver det som anges i internkontrollplanen. Revisionen bör överväga att fördjupat granska avtalsuppföljningen. En sådan fördjupad granskning bör även fokusera på tillämpningen av den avtalsklausul som anger att verksamheten ska grundas på miljö- och byggnämndens årliga verksamhetsplan. Göteborg den 2014-03-13 Kristoffer Filipsson Caroline Trowald Liselott M Daun Verksamhetsrevisor Verksamhetsrevisor Kvalitetssäkrare 11

Bilaga 1: Ny plan- och bygglag Den 2 maj 2011 trädde den nya plan- och bygglagen (PBL 2010:900) i kraft. Ansökningar om bygglov, rivningslov, marklov och förhandsbesked prövas av byggnadsnämnden. Bestämmelserna i lagen syftar till att främja en samhällsutveckling med jämlika och goda sociala levnadsförhållanden samt en god och långsiktigt hållbar livsmiljö. Den nya lagen syftar till att göra processerna enklare och effektivare för medborgaren. Nedan följer en kortare genomgång av de nya bestämmelserna i lagen. Enligt 9 kap 27 PBL (2010:900) fastslås att lov eller förhandsbesked ska avgöras inom tio veckor. Då nämnden mottagit en fullständig ansökan skickas ett mottagningsbevis till sökanden och handläggningstiden inleds. Byggnadsnämnden får därefter förlänga handläggningstiden en gång om det är nödvändigt på grund av utredningen, men den totala handläggningstiden får max uppgå till 20 veckor. I den tidigare plan- och bygglagen fanns inga skrivelser kring maximal handläggningstid för bygglovsärenden. Enligt 9 kap. 19 kan den sökande be kommunen om ett villkorsbesked innan ansökan om lov görs. Det innebär att sökande i förväg kan få reda på vilka villkor åtgärden kommer att omfattas av för att uppfylla utformningskraven i PBL. I den nya lagen gäller endast skriftlig ansökan. Vidare har det införts bestämmelser om att ansökan ska innehålla förslag på kontrollansvarig, en ansvarsroll som ersätter kvalitetsansvarig. Kontrollansvarig måste vara certifierad av ackrediterat certifieringsorgan eller motsvarande inom EU eller EES. Kontrollansvarig krävs dock inte för små ändringar av en- eller tvåbostadshus. När ansökan kommer in ska kommunen ta ställning till om ett tekniskt samråd behövs innan nämnden lämnar startbesked. Då ansökan gäller tillbyggnad eller ändring av en- eller tvåbostadshus behövs inte alltid tekniskt samråd. Därför skall dessa ärenden hanteras snabbare än övriga ärenden. Nytt i lagen är även att nämnden i samband med prövning av en ansökan om bygglov också ska pröva om byggnaden uppfyller kraven på lämplighet för sitt ändamål och kraven på tillgänglighet och användbarhet för personer med nedsatt rörelse- och orienteringsförmåga. Tidigare hanterades detta i byggsamrådet med kommunen då kontrollplanen togs fram. Kravet gäller dock inte för fritidshus med högst två bostäder och inte heller för arbetslokaler om kravet är obefogat med hänsyn till arten av den verksamhet som lokalen är avsedd för. Det införs nya bestämmelser om att handläggning av ärenden om lov och förhandsbesked ska samordnas med miljönämndens handläggning av så kallade anmälningsärenden enligt miljöbalken 9 kap 6. Samordningsbestämmelserna ska tillämpas både vid lovprövning och vid en ansökan om förhandsbesked för en åtgärd som kräver anmälan enligt förordningen om miljöfarlig verksamhet och hälsoskydd (1998:899), en så kallad C-anläggning. Byggnadsnämnden ska informera miljönämnden om inkomna ärenden som berör miljöbalken. 12

Nya lagkrav är att beslut om lov och förhandsbesked skall kunna vinna laga kraft. Därför införs en skyldighet för kommunen att kungöra beslutet i den elektroniska versionen av Postoch Inrikes tidningar (PoIT), att delge beslutet till fastighetsägaren och vissa berörda parter, samt meddela övriga sakägare om kungörelsen. 13

Bilaga 2: Rutiner Område Avsnitt Beskrivning Grannar Rutiner för när vi ska höra grannar Grannar ska underrättas (Inom DP [detaljplan] och områdesbestämmelser) Grannar ska underrättas (Utom Inom DP [detaljplan] och områdesbestämmelser) I följande fall ska grannar ges möjlighet att yttra sig över en ansökan: När de är berörda (9:25 PBL) När byggnation sker närmare gräns än 4,5 utanför detaljplan Vid avvikelse mot detaljplan eller områdesbestämmelser Vid större tillbyggnader på en- och tvåbostadshus utanför detaljplan eller områdesbestämmelser Nybyggnation av en och tvåbostadshus utanför detaljplan eller områdesbestämmelser Nybyggnation av alla andra huvudbyggnader för flerbostadshus och andra verksamheter utanför detaljplan eller områdesbestämmelser Tillbyggnad eller komplementbyggnader för flerbostadshus och andra verksamheter utanför detaljplan eller områdesbestämmelser Närmre gräns än 4,5 meter utanför detaljplan eller områdesbestämmelser Vid Väldigt många berörda grannar hörs grannar genom annonsering NLT + kommunens anslagstavla Grannar underrättas genom att ett informationsbrev skickas till kända sakägare, bostadsrättshavare, hyresgäster (och hyresgästorganisation) och boende som berörs. (Att tänka på: När en fastighet har flera fastighetsägare skall samtliga fastighetsägare underrättas) Hur ska grannar underrätas när de är berörda Detta ska innehålla: Ritningar, situationsplan och andra handlingar som bedöms som relevanta för ärendet Använd mall med kryssrutor samt bifoga svarskuvert. Möjlighet att inkomma med yttranden samt sista svarsdag (3 veckor efter brev daterande) Obs! Sökanden och fastighetsägaren ska underrättats om vad andra har tillfört ärendet och få tillfälle att yttra sig om det inte är uppenbart onödigt innan frågan om bygglov prövas Rutin vid bygglovsgranskning Kommunal gata Ove Johansson (Obs. Bygglov krävs för bygglovbefriad åtgärd närmare kommunal gata än 4,5 m. (Se rättsfall MÖD 2013:18).) Vem är ansvarig för att bevilja grannemedgivande på kommunens mark Parkmark Ove Johansson (Obs. Bygglov krävs för bygglovsbefriad åtgärd närmare friluftsområde (i DP) än 4,5 m. (Se rättsfall MMÖD 2013:1972).) Grannemedgivande ska i första hand tas in av byggnädsnämnden. Om omständigheter är känsliga eller av större betydelse ska byggnadsnämnden själva ta in medgivandena även om sökande också bifogat dessa. Vid ankomst av nya ärenden Diarieförs av adm. (se Rutin för Diarieför nya bygglov/anmälningar bilaga 1) In till bygglovhandläggare för snabbgranskning innan placering i veckolådan 14

Rutin vid bygglovsgranskning (forts) Inom detaljplanelagt område eller bestämmelser Utanför detaljplanelagt område eller områdesbestämmelser Då konstateras om det är inom eller utom plan, inom eller utanför sammanhållen bebyggelse Om det finns eventuell historik (tidigare ärenden) på fastigheten, som kan vara till nytta vid det nya ärendet. Ska grannar höras? Är ärendet komplett? Om inte skicka kompletteringsbegäran. T ex. KA? Krävs någon anmälan till Miljö-Hälsa (Miljöbalken) Plangranskning Följer plan Följer ej plan Avslag Tillgänglighet (inne och på tomten) Tomt Estetik Remisser? (se granskningsbladet) t.ex. Markmiljö, geoteknik, avlopp Grannhörande (se Rutin för grannehörande ) Alla negativa synpunkter ska kommuniceras med sökanden Liten avvikelse (se rutin Liten avvikelse ) Tillgänglighet (inne och på tomten) Tomt Estetik Remisser? (se granskningsbladet) t.ex. markmiljö, geoteknik, avlopp Kommunicering av förslag till beslut med sökanden (se Rutin för kommunicering inför avslag SKA SKAPAS och brevmall SK SKAPAS) Samtliga avslagsbeslut tas i nämnden (skriv tjänsteskrivelse se mall) Obs Om nämnden beviljar bygglov måste ev. remisser skickas och grannar höras innan = återremittering Ny etablering? Enbostadshus, fritidshus eller verksamhet? = Nämndsärende Vad gäller enligt ÖP? (se Rutin för ny etablering utanför dp ) Fornminnen? Byggnadsinvestering? Kulturhistoriska värden= Hur löser sökanden VA frågan? Buller? Farligt gods? El-luftledningar att ta hänsyn till? Markförhållanden Finns det någon pågående planutredning eller pågående planarbete? Grannehörande Skriva tjänsteskrivelse till nämnden Kompletteringsärende inom sammanhållen bebyggelse Bygglovfritt? Krävs anmälan? Grannhörande (se rutin Rutin för grannehörande ) Krävs KA? Avlopp? Tillgänglighet? Kompletteringsåtgärder utom sammanhållen bebyggelse Bygglovsfritt? Krävs anmälan (se checklista) Grannehörande (se Rutin för grannehörande ) 15

Krävs KA? Avlopp? Tillgänglighet? Rutin vid bygglovsgranskning (fors.) Avslag Kommunicering av förslag till beslut med sökanden (se Rutin för Kommunicering inför avslag ) SKA SKAPAS och brevmall SKA SKAPAS Samtliga avslagsbeslut tas i nämnden (skriv tjänsteskrivelser se mall) Obs om nämnden vill bevilja bygglov måste ev remisser skickas och grannar höras innan = återremittering Rutin för liten avvikelser, bygglov, 2013-10-22 Rutiner för nyetablering för bygglov/förhandsbesked utanför detaljplan Granskning mot översiktsplanen Användning av rutinen Platsbesök: Bedömning av Lämplighet Landskapsbilden Byggnadens placering Byggnadens utformning Berörda grannar Kommunicering med berörda grannar Strandskydd Fornlämningar RAÄ s hemsida Markmiljö Geo Andra störningar Interna remisser: Grästorps Energi Tekniska Va enheten, kommunalt VA Miljö-Hälsa enskilt va Externa remisser: Trafikverket; nära järnvägen, ny utfart Lantmäteriet Försvarsmakten Detaljplan eller områdesbestämmelser Sammanhållen bebyggelse Natura 2000 Naturreservat naturvårdsområde Biotoppskydd Ängs- och hagmarker Områden med särskild stora naturvärden Nya- och ev utökning av kulturhistoriskt värdefulla områden Väg- och gasledningsreservat Område för vindkraftverk Riksintressen för: Kultur Natur Friluftsliv Turism och friluftsliv M M Om policyn inte följs går ärendet vidare till Miljö- och byggnämnden med ett förslag till AVSLAG (tjänsteyttrande skrivs). Rutinen bygger på vår samlade kunskap om vilka avvikelser som brukar hålla vid en överprövning Nya detaljplaner Inga avvikelser från planbestämmelserna när planen bebyggs första gången 16

Rutin för liten avvikelser, bygglov, 2013-10-22 (forts.) Byggnadsyta Byggnadshöjd Punktprickad mark Närmre tomtgräns Murar Marklov Plank Utanför sammanhållen bebyggelse Lekstuga Högst 10 % eller 10 kvm kan accepteras som mindre avvikelser 3,0 m till 3,5 m. Eftersom modern byggteknik med viss isolering och rumshöjd 2,4 m ger en något högre byggnadshöjd. En något för hög byggnadshöjd kan också accepteras om anpassning till terräng kräver det. Mindre takkupor som inte upptar mer än en fjärdedel av takets längd bör också kunna tas som mindre avvikelser. Kan till liten del bebyggas om det ser lämpligt ut med hänsyn till tomtens beskaffenhet, gatumiljön och området som helhet. Förgårdsmark bör inte bebyggas med annat än små entrépartier ed. Närmre gräns än tillåtet är för det mesta olämpligt. Ibland kan ett kortare avstånd vara en mindre avvikelse om brandskydd klaras på den egna fastigheten och ingen granne upplever störningar. I äldre detaljplaner (före PBL 1987) gäller byggnadsstadgan 39 (1956:612) som en planbestämmelse om inte annat står i planen (för det mesta 4,5 meter till tomtgräns.) Kräver bygglov om de är högre än 50 cm. Obs! Gäller bara där bygglov krävs för murar och där inget annat föreskrivs i detaljplanen. Krävs om marknivån ändras mer än 50 cm. Obs! Gäller bara där marklov krävs och där inga andra bestämmelser om marknivåer finns angiven i detaljplanen Ett plank kräver bygglov. Ett plank är en relativt tät konstruktion till skillnad från staket som inte kräver lov. Plank över 110 cm bör betraktas som lovpliktiga Gäller endast en- och tvåbostadshus. Man får göra mindre tillbyggnader av bostadshuset och uppföra komplementbyggnader utan bygglov. En mindre tillbyggnad är ca 25 % av huvudbyggnadens storlek och en komplementbyggnad som inte dominerar över ursprungsbyggnaden kan vara ca 25-50 % av byggnadens storlek, t.ex. kan ett enbilsgarage i en våning och med en byggnadsyta på max 30 kvm vara ett komplement till ett medelstort bostadshus i 1,5 plan med en byggnadsyta på ca 100 kvm. Åtgärden ska ligga i bostadshusets omedelbara närhet och inte ligga närmre gränsen än 4,5 meter om inte grannen medger. För lekstuga krävs inte bygglov. En lekstuga är en liten stuga avsedd för barn att leka i och ska ha mått anpassade för barn. En lekstuga ska även vara enkel att flytta på. Regler om minsta avstånd till tomtgräns finns inte eftersom den inte är bygglovspliktig. 17

Bilaga 3: Intern kontroll Område Kontrollmoment Uppföljning Delegation, anmälan och rapportering Expediering av beslut Inköp Att alla delegationsbeslut anmäls Att följa upp beslutade uppdrag Att följa upp verkställighet av beslut Att inköp görs på gällande avropsavtal Kvartal 3 2013 Inga avvikelser rapporterade Kvartal 2 2013 Stickprov har genomförts och allt är OK Kvartal 1 2013 Kontrollen är genomförd genom stickprov och att ett urval av fattade delegationsbeslut för att se om de följer gällande delegationsordning. Kvartal 4 2013 Inga avvikelser rapporterade Kvartal 3 2013 Inga avvikelser rapporterade Kvartal 2 2013 Kontroll har genomfört i sommar, alla uppdrag som ej blivit åtgärdade är nu klara. Kvartal 1 2013 Stickprov har genomförts som visar att all dessa uppdrag genomförts. Kvartal 4 2013 Inga avvikelser rapporterade. Kvartal 3 2013 Inga avvikelser Kvartal 2 2013 Kontrollerad genom stickprov, inga avvikelser rapporterade. Kvartal 1 2013 Stickprov har genomförts av fattade beslut inga avvikelser beträffande verkställighet har hittats. Kvartal 4 2013 Kontrollen genomför genom stickprov av betalda fakturor, inga avvikelser. Kvartal 3 2013 Uppföljning i samband med revisionsuppföljning av inköpsverksamheten. Rapport kommer senare Kvartal 2 2013 Stickprov genom tio fakturor som kontrollerats, inga avvikelser. Kvartal 1 2013 Tio fakturor har granskats, inga avvikelser har påträffats. Tabell 1. Från kommunstyrelsens internkontrollplan samt uppföljning 2013. Process/Rutin Kontrollmoment Bygglov Besiktningar Uppföljning Kvartal 2 2013 Inga platsbesök för slutsamråd inför slutbesked har gjorts kvartal två. Kvartal 1 2013 Subjektiv bedömning efter kommunikation mellan assistent och byggnadsinspektör/bygglovingenjör som med aktuella ärenden i handen åker ut på besök och sedan lämnar beslut för expediering. 18

Hälsoskydd Livsmedel Miljöskydd Att inkommande ärenden handläggs enligt gällande lagstiftning Att tillsynsverksamheten årligen följs upp och utvärderas Att aktuella verksamhetsregister upprätthålls Att operativ och systematisk tillsyn bedrivs och dokumenteras enligt gällande lagstiftning Kvartal 2 2013 Inga nya registreringar eller rapporter kvartal två. Miljö- och hälsoskyddschef Johan Stern förevisar på miljö- och byggnämndens sammanträde den 18 april förfarandet med inkommen anmälan av hälsoskyddslokal. Kvartal 1 2013 Ex delegationsbeslut D041/2013 "Anmälan av hälsoskyddsverksamhet enl 38 förordningen om miljöfarlig verksamhet och hälsoskydd" är utfärdat efter väl dokumenterat besök och tydligt kopplat till gällande lagstöd. Kvartal 2 2013 2013-04-18, 111 antog miljö- och byggnämnden Verksamhetsplan 2013 för milljö & hälsa. En väl genomarbetad plan för samarbetet mellan Grästorp, Lidköping och Götene där livsmedelstillsynen är en del. Kvartal 1 2013 2012 omklassificerades alla livsmedelsanläggningar vilket innebar genomgång av samtliga drygt 50 registrerade anläggningar i Grästorp. Kvartal 2 2013 Miljöreda innehåller funktioner för bevakning av tillsyn och vid besök eller årlig fakturering upptäcks förändringar och registret uppdateras. Slumpmässig kontroll av uppgifter i registret för Lanna 5:20 Återvinningscentralen. OK. Kvartal 1 2013 57 objekt finns registrerade i Miljöregistret i Miljöreda och handlingar, anteckningar m m kan hanteras både från Lidköping och Grästorp Kvartal 2 2013 2013-04-18, 111 antog miljö- och byggnämnden Verksamhetsplan 2013 för miljö & hälsa. En väl genomarbetad plan för samarbetet mellan Grästorp, Lidköping och Götene där miljötillsynen är en del. Kvartal 1 2013 Val av Sal 2:37 i Miljöregistret. Anteckningar överförda till Miljöreda 2010-08-05. Tillsynsbesök registrerade 2010,2011 och 2012 och ytterligare ett antal ärenden med tillhörande inskannade dokument. Trafikärenden Anteckningar från möten Kvartal 2 2013 Från vecka 26 fungerar alla datasystem och datorer så lokala trafikföreskrifter har kunnat utfärdas inför Grästorpsfestivalen. Detta har utförts på delegation och inga protokollförda möten har förekommit. Alla handlingar finns i ärendemappar 147 och 150/2013. Kvartal 1 2013 Inga trafikärenden har varit protokollförda på miljö- och byggnämndens sammanträden och inga anteckningar finns från andra möten eller de telefonsamtal som förekommit inför kommande ärenden. Tabell 2. Från miljö- och byggnämndens internkontrollplan 2013 samt uppföljning avseende kvartal 1, 2 och 3. 19

Bilaga 4: Dokumentförteckning Avtal mellan Lidköpings kommun och Grästorps kommun. 2006-10-30. Delegationsordning för miljö- och byggnämndens verksamheter Plan-bygg. Grästorps kommun. 2011-05-11. Flödesschema. Grästorps kommun. Intern kontroll 2013, Kommunstyrelsens Allmän verksamhet. Grästorps kommun. Intern kontroll 2013. Miljö- och byggnämnden. Grästorps kommun. Kommunövergripande verksamhetsplan 2013. Grästorps kommun. Nämndens delårsrapport: 2013 (T2). Miljö- och byggdnämnd. Grästorps kommun. Nämndens verksamhetsplan 2013. Miljö- och byggnämnd. Grästorps kommun. Reglemente för intern kontroll. Grästorps kommun. Antaget av kommunfullmäktige 2012-10-18 68. Reglemente för Miljö- och byggnämnden. Grästorps kommun. Antaget av kommunfullmäktige 2007-10-04, 39. Senast reviderat av kommunfullmäktige 2010-04-29 25. Rutiner (ej beslutat rutindokument avseende handläggning). 20