2015-02-09 SID 1 (1) TND/2015:95 TJÄNSTESKRIVELSE Tekniska nämndens verksamhetsplan och budget 2015 med inriktning för 2016-2017 Sammanfattning Kommunfullmäktige har beslutat om verksamhetsplan och budget för 2015 med inriktning för 2016-2017. Nettokostnadsramen för tekniska nämnden beslutades bli 29,3 miljoner kronor. Förvaltningen har inom den ekonomiska ramen upprättat förslag till verksamhetsbeskrivning och prioriteringar, nämndmål, samt förslag till fördelning av driftbudget mellan huvudverksamheterna, konkurrensplan samt internkontrollplan. Förslag till beslut Tekniska nämnden godkänner budget och verksamhetsplan för 2015 med inriktning mot 2016-2017 i enlighet med förvaltningens förslag. Kristin Andersson Stadsbyggnadschef Magnus Åsman Stabschef Bilagor: Verksamhetsplan och budget 2015 med inriktning för 2016-2017 inklusive konkurrensplan och internkontrollplan. SOLNA STAD kontakt@solna.se Organisationssnummer Förvaltning Tel. 08-734 20 00 212000-0183 171 86 Solna Fax. 08-734 20 59 www.solna.se Besök. Stadshusgången 2
2015-02-10 SID 1 (19) TND/2015:95 Tekniska nämndens verksamhetsplan och budget för 2015 med inriktning mot 2016-2017 SOLNA STAD www.solna.se/kontaktcenter Organisationssnummer Tekniska nämnden Tel. 08-746 10 00 212000-0183 171 86 Solna www.solna.se Besök. Stadshusgången 2
Innehåll VERKSAMHETSBESKRIVNING OCH PRIORITERINGAR... 3 FÖRVALTNINGSGEMENSAMMA UTVECKLINGSOMRÅDEN... 3 FASTIGHETSVERKSAMHETEN... 3 STADSMILJÖVERKSAMHETEN... 4 KOMMUNIKATIONSARBETET... 4 KONTAKTCENTER... 5 MÅL OCH UPPDRAG... 6 MÅLOMRÅDE SOLNA I UTVECKLING... 6 MÅLOMRÅDE LEVANDE STAD... 7 MÅLOMRÅDE GOD EKONOMISK HUSHÅLLNING... 9 EKONOMI... 11 FÖRDELNING AV DRIFTBUDGET MELLAN HUVUDVERKSAMHETER... 11 KOMMENTAR TILL DRIFTBUDGET... 11 INVESTERINGSBUDGET... 14 PERSONAL... 14 TVÄRSEKTORIELLA FRÅGOR... 15 KVALITETSARBETET... 15 KONKURRENSUTSÄTTNING OCH AVTALSUPPFÖLJNING... 15 UPPHANDLING... 15 AVTALSUPPFÖLJNING... 16 INTERN KONTROLL... 16 OBLIGATORISKA KONTROLLOMRÅDEN 2015... 17 BILAGA 1 KONKURRENSPLAN... 18 BILAGA 2 INTERNKONTROLLPLAN... 19 2(19)
Verksamhetsbeskrivning och prioriteringar Tekniska nämnden är både en myndighet och en serviceorganisation. Nämnden svarar för drift, underhåll och investeringar i stadens kommunaltekniska anläggningar såsom gator, byggnader, parker och grönområden. Nämnden ansvarar också för stadens parkeringsverksamhet inklusive beviljandet av handikapps- och nyttoparkeringstillstånd. Vidare ansvarar nämnden för den renhållning som staden enligt lag är skyldig att tillhandahålla. Renhållningsverksamheten är helt avgiftsfinansierad. Tekniska nämnden är tillika trafiknämnd. Förvaltningsgemensamma utvecklingsområden Under 2015 ska förvaltningen vidareutveckla upphandlingsverksamheten och arbetet med entreprenörsstyrning, entreprenörs- och avtalsuppföljning. Som ett viktigt led i arbetet med entreprenörsuppföljning ska även inköpsprocessen från beställning till betald faktura stärkas och effektiviseras. Det långsiktiga planeringsarbetet för utvecklingen av stadens fastigheter och stadsmiljö fortsätter och ska förstärkas. För att säkerställa en god arbetsmiljö och effektiva arbetssätt ses systemstöd och systemförvaltningsorganisationen över och utvecklas. Förvaltningens uppdrag och inriktning som serviceorganisation för solnabor och verksamheter ska utvecklas. Att implementera och vidareutveckla arbetsformerna och samarbetet med stadens kontaktcenter är ett sätt att skapa bättre förutsättningar för både bättre service till solnaborna och stärkt avtalsuppföljningen. Fastighetsverksamheten Fastighetsverksamheten förvaltar och genomför investeringar i Solna stads fastigheter. Stadens fastighetsbestånd består i huvudsak av förskolor, skolor, omsorgsfastigheter och fastigheter för kultur- och fritidsverksamhet. Stadens bestånd omfattar ca 230 000 kvm och inhyrning av verksamhetslokaler från andra fastighetsägare uppgår till ca 50 000 kvm. Fastighetsverksamheten administrerar också en parkeringsverksamhet som består av uthyrning av 1 500 garageplatser och 2 500 markparkeringsplatser. Verksamheternas behov är i fokus i det löpande fastighetsunderhållet. Prioriterade områden är, i enlighet med kommunfullmäktiges beslut, den fortsätta satsningen på upprustning av förskole- och skollokaler. För att ytterligare förbättra kommunikationen med verksamheterna avseende status i pågående arbeten samt för att stärka drift- och energiuppföljning implementeras ett nytt systemstöd. För att uppnå högre kostnadseffektivitet och bättre entreprenörsstyrning görs en översyn av befintliga avtal i syfte att minska antalet underentreprenörer till förmån för egna ramavtal för olika fackområden. I investeringsverksamheten ingår uppförandet av ishall vid Ritorp och planering av en ny skola i Järvastaden. Arbetet med yteffektiviserings- och energieffektiviseringsinvesteringar samt klimat och miljöförbättrande investeringar fortsätter under året. 3(19)
Stadsmiljöverksamheten Stadsmiljöverksamheten fokuserar på att förvalta allmän platsmark och allmäntekniska anläggningar genom upprustning och skötsel av den offentliga miljön samt att genomföra åtgärder utifrån stadens cykelplan. Fortsatt arbete med att förbättra standarden på staden gatunät, där målning av gång- och cykelbanor, och framtagande av ny vägvisningsplan för cykelnätet kommer att prioriteras. Arenastadens fortsatta utbyggnad är fortfarande ett tydligt fokusområde där målet är en fungerande stadsdel för boende och besökare, oberoende transportsätt, till både vardags och under evenemang. Ett antal dynamiska hastighetsskyltar används för tillfällig hastighetsbegränsning samt mätning av trafikflöden. Enköpingsvägen övertas under 2015 från Trafikverket. För att stärka planeringsförutsättningarna samt trafikinformationen till solnabor och övriga trafikanter ska processen för beviljande av trafikanläggningsplaner (TA-planer) utvecklas och implementeras samtidigt som den nya taxan för TA-planer införs. Upphandling av parkskötsel påbörjas under året då befintliga avtal löper ut och utbytet av belysningsarmaturer fortsätter i syfte att skapa en tryggare och hållbar stadsmiljö. Detta görs genom att byta till en mer driftsäker och energieffektiv belysning. Stadsmiljöverksamheten har ett viktigt arbetsområde i att bygga allmän platsmark inom ramen för stadsutvecklingsprojekten. Som ett led i utvecklingen av stadens parker och grönområden genomförs ett antal åtgärder utifrån stadens grönplan. Byggandet av en temalekplats i Bergshamra påbörjas under 2015 samt stadens gångvägar runt Brunnsviken och Tivoliområdet ses över. Inom avfallsenheten fortsätter matavfallsinsamlingen och avfallsminskningen mot uppsatta mål i avfallsplanen genom exempelvis minskat matsvinn och återbruk. Återvinningsgraden för förpackningar ska öka enligt samverkansavtal med Förpacknings- och tidningsinsamlingen (FTI) genom fokus på markupplåtelsefrågor inom projekt Fastighetsnära insamling (FNI). Åtgärder för att underlätta för medborgarna att bli av med farligt avfall på ett miljöriktigt sätt utvecklas vidare. Kommunikationsarbetet Ett led i att stärka förvaltningens inriktning som serviceorganisation att fortsätta det integrerade kommunikationsarbetet. Utgångspunkten är stadens gemensamma arbete för planerad kommunikation. Kommunikationsarbetet bygger på att i god tid identifiera årligen återkommande men även särskilda händelser inom förvaltningens verksamhetsområde. 4(19)
Kontaktcenter Den 14 oktober 2013 beslutade kommunstyrelsen att införa ett stadsgemensamt kontaktcenter från och med 15 januari 2015. Syftet med ett kontaktcenter är att förbättra servicen, öka tillgängligheten och förbättra bemötandet genom att skapa en väg in till alla stadens tjänster, som ger kortare kontaktvägar, frigör arbetstid och avlastar förvaltningarna genom att frågor besvaras och omhändertas direkt i kontaktcenter. Dessutom skapas kontaktcenter nya möjligheter till god överblick av vilka frågor som kommer in till staden. Kontaktcenter kommer på så sätt bidra till kvalitets- och verksamhetsutveckling och strategisk kommunikation. Att införa ett stadsgemensamt kontaktcenter skapar många möjligheter till en bättre service till medborgare och företag och en effektivare verksamhet hos samtliga nämnder. För att uppnå detta behöver samtliga nämnder anpassa sin verksamhet för att nå full effekt av kontaktcentret. Nedan beskrivs kortfattat hur förvaltningen avser gå till väga. Målet är att 70 procent av frågorna besvaras eller tas om hand direkt vid första kontakten. De frågor som kontaktcentret inte kan eller ska besvara styrs kontrollerat till ansvarig förvaltning. Förvaltningen ger frågeställaren återkoppling inom tre dagar med besked om hur frågan hanteras eller när handläggningen av ärendet beräknas vara klar. Systemstödet som upphandlats till kontaktcenter ger förvaltningen och staden som helhet större möjlighet att systematiskt följa upp och utveckla tillgänglighet, bemötande och service. För att kontaktcenter alltid ska ha korrekt information om förvaltningens verksamhet är det förvaltningen som äger och ansvarar för information och svar på vanliga frågor som hanteras i systemstödet. Det innebär att förvaltningen kontinuerligt måste uppdatera, komplettera och revidera informationen i systemstödet. Systemstödet ska användas både av kontaktcenter och förvaltningen och stödjer hela flödet från medborgarens eller företagarens fråga till dess att ärendet är avslutat och återkopplat. Systemstödet ger därmed förvaltningen ett dagligt stöd i att upprätta god servicenivå. Rapporter och analyser av informationen ger en ökad kunskap om och en bättre överblick av frågor och ärendeflöden. Den kunskapen kan tillsammans med övrig uppföljning och analys användas för att stärka stadens kommunikation samt kvalitets- och verksamhetsutvecklingsarbete. Kontaktcenter och förvaltningen kommer att ha löpande avstämningar för att ständigt förbättra servicen och gemensamt identifiera möjliga förbättrings- och utvecklingsområden. Förvaltningen har tagit fram en stor mängd frågor och svar som kontaktcenter använder i kontakten med solnaborna. Dessa behöver kontinuerligt vidareutvecklas och ansvaret för det arbetet ligger på förvaltningens verksamhetschefer. I och med att stor del av verksamheten ligger på entreprenad behöver förvaltningen även vidareutveckla den pedagogiska informationen om avtalen generellt och service- 5(19)
nivåerna specifikt. Detta för att kontaktcenter ska ge bästa möjliga service till solnaborna och andra intressenter men även för att avlasta verksamheterna på bästa möjliga sätt. Under året ska förvaltningen i samverkan med entreprenörerna vidareutveckla entreprenörsvyn i systemet så att systemet på bästa sätt stöder entreprenörernas arbete och stärker förvaltningens möjlighet att följa upp genomförda insatser mot avtalat uppdrag. Ur kontaktcentersystemet får förvaltningen värdefull information om hur såväl verksamheten som entreprenörerna hanterar olika typer av ärenden både avseende svars- och åtgärdstider samt bemötande. Den informationen ska användas för det kontinuerliga arbetet att stärka förvaltningen som serviceorganisation och arbetet med entreprenörs- och avtalsuppföljning. Mål och uppdrag Utgångspunkten för stadens styrsystem är en sammanhållen målstyrning, där kommunfullmäktige anger prioriterade målområden, inriktningsmål, effektmål, verksamhetsanknutna uppdrag och ekonomiska ramar för styrelse och nämnder. Inriktningsmålen mäts utifrån ett antal effektmål som i sin tur följs upp genom nyckeltal/indikatorer. Nämnderna ska, med utgångspunkt från kommunfullmäktiges inriktningsmål och effektmål, precisera och fastställa en verksamhetsplan och budget utifrån föreslagna ekonomiska ramar. en och nämndmål ligger sedan som grund till verksamheternas beskrivningar om vad som ska göras och hur arbetet ska utföras för att nå måluppfyllelse. Målen tillsammans med verksamheternas beskrivningar om vad som ska göras och hur arbetet ska utföras bryts sedan ner i individuella mål för varje medarbetare. De individuella målen tydliggör medarbetarens ansvar och befogenhet i förvaltningens gemensamma arbete med att nå målen. Nedan följer ett utdrag av de av kommunfullmäktige beslutade effektmål och indikatorer som är mest relevanta för Tekniska nämnden samt de nämndmål som ska vara en utgångspunkt för arbetet på förvaltningen under 2015. Målområde Solna i utveckling Solna ska vara en stad i utveckling, som skapar förutsättningar för att möta den stora efterfrågan som finns på att bo, leva och verka i staden. Staden ska erbjuda en attraktiv miljö, som kännetecknas av mångfald och tolerans, och som gör att boende och besökare trivs. Solna ska också erbjuda ett bra företagsklimat, som ger företag goda förutsättningar att starta, etableras och växa. Solna ska vara en aktiv aktör i den växande Stockholmsregionen, som tar vara på möjligheterna att skapa förutsättningar för nya jobb, tillväxt och välfärd. 6(19)
Under detta målområde är två av tre stadsövergripande effektmål, utgångspunkten för tekniska nämndens egen verksamhetsplanering. Inriktningsmål Solna ska vara en attraktiv stad, som ger goda förutsättningar för ett växande antal boende, företag och besökare. Medborgarnas nöjdhet med att bo och leva i Solna ska öka i medborgarundersökningen år 2015 jämfört med år 2014. (År 2013 NRI 63) Öka jämfört med 2014. Öka jämfört med 2015. Nyckeltal/indikatorer Genomförda projekt/aktiviteter som gynnar framkomligheten i Solna. Företagarnas nöjdhet med Solna stads service ska öka till minst nöjdhetsindex 74 i Stockholm Business Alliance serviceundersökning år 2015. (År 2011 och 2013 NKI 70). Öka jämfört med 2016. NKI 74 Ingen mätning görs NKI 74 Nyckeltal/indikatorer Företagarnas nöjdhet med Solna stads service inom markupplåtelse. Målområde Levande stad Solna ska vara en levande och sammanhållen stad med en god miljö, som tar vara på närheten till natur och storstad. Staden ska bygga vidare på dessa kvaliteter och växa på ett stadsmässigt, tillgängligt och miljövänligt sätt. Stadsmiljön ska vara ren och snygg, samtidigt som stadens fastigheter ska underhållas och utvecklas. Solnaborna ska kunna kombinera ett attraktivt boende och ett stimulerande arbete med en rik fritid, som bidrar till att skapa trivsel och välbefinnande. Staden ska underlätta för att Solnabor, Solnaföretag och besökare ska kunna leva och verka miljövänligt. Under detta målområde är tre av de fem stadsövergripande effektmålen, utgångspunkten för tekniska nämndens egen verksamhetsplanering. Inriktningsmål Solna ska vara en levande stad, som kännetecknas av tillgänglighet, trygghet, stadsmässighet och miljöhänsyn. Medborgarnas upplevelse av hur tryggt det är att vistas i Solna ska öka i medborgarundersökning år 2015 jämfört med 2014. (År 2013 NRI 61) Öka jämfört med 2014. Öka jämfört med 2015. Öka jämfört med 2016. 7(19)
Nyckeltal/indikatorer Medborgarnas nöjdhet med hur tryggt och säkert det är att vistas utomhus på kvällar och nätter. Solnas medborgare, företag och besökare ska erbjudas goda möjligheter att kunna agera miljövänligt. Miljövänlig heten i Solna ska öka jämfört med år 2014 Miljövänligheten i Solna ska öka jämfört med år 2015 Miljövänlig heten i Solna ska öka jämfört med år 2016 Nyckeltal/Indikator Medborgarnas nöjdhet med stadens miljöarbete Antal möjliga uppställningsplatser för lånecyklar på allmän platsmark i Solna. Avfallshantering Solnabornas insamling av hushållsavfall till förbränning. Antal hushåll och företag i Solna med möjlighet att sortera matavfall. Mängden utsortering av rent matavfall, tidningar och förpackningar i Solna. Medborgarnas nöjdhet med tillgängligheten till återvinningscentraler i kommun. Energieffektivisering Energianvändningen avseende belysning på allmän platsmark. Fjärrvärmeanvändningen inom stadens egna fastigheter. Antalet gamla armaturer som bytts ut till mer effektiva armaturer. Antalet nya ljuspunkter på allmän platsmark i Solna. Antal genomförda energieffektiviseringsåtgärder. Medborgarnas nöjdhet med gator och vägar i Solna ska öka i medborgarundersökningen år 2015 jämfört med år 2014. (År 2013 NMI - 52) Nyckeltal/Indikator Öka jämfört med 2014 Öka jämfört med 2015 Öka jämfört med 2016 Medborgarnas nöjdhet med underhåll, snöröjning, belysning samt trafiksäkerhet. Solnas fysiska tillgänglighet avseende allmän Öka jämfört Öka Öka plats och (gator, vägar, parker och torg m.fl.) med 2014 jämfört jämfört och allmänna lokaler (skolor, idrottsanläggningar, bibliotek m.fl.) ska öka jämfört med 2015 med 2016 med år 2014. Nyckeltal/Indikator Inom lagstiftningen Enkelt avhjälpta hinder (EAH). Utom lagstiftningen Enkelt avhjälpta hinder (EAH). Nämndmål Inom målområdet Levande stad har följande nämndmål formulerats: 8(19)
Av det matavfall som genereras inom Solna stad 2015 ska minst 24 % samlas in för biologisk behandling (2012 14 %, 2013 19 %, 2014 21 %). Antalet hushåll som har möjlighet att sortera matavfall ska under 2015 öka till 16 000 (2012 9 638, 2013 12 856, 2014 14 479). Medborgarnas nöjdhet med underhåll ska öka till minst 6,0 (2012 5,8, 2013 5,6). Medborgarnas nöjdhet med snöröjning ska öka till minst 5,1 (2012 5,1, 2013 4,9). Medborgarnas nöjdhet med belysning ska öka till minst 6,5 (2012 6,5, 2013 6,4). Medborgarnas nöjdhet med trafiksäkerheten ska öka till minst 5,9 (2012 5,9, 2013 5,8). Målområde God ekonomisk hushållning Solna ska vara en stad med en långsiktigt hållbar ekonomi. Staden ska ta ansvar för framtidens välfärd genom att balansera kostnader för dagens verksamheter och behovet av att göra avsättningar för kommande investeringar. Alla verksamheter som Solna stad finansierar ska vara av god kvalitet och kostnadseffektiva. Det ställer krav på styrning och uppföljning av sambandet mellan resurser, prestationer, resultat och effekter i verksamheterna. Det ställer också krav på ständig prioritering, effektivisering och förnyelse av verksamheterna. En viktig del är också stadens medarbetares engagemang, vilket är en förutsättning för en organisations möjligheter att nå goda resultat. Under detta målområde är alla sex stadsövergripande effektmål, utgångspunkten för Tekniska nämndens egen verksamhetsplanering. Inriktningsmål Alla verksamheter som Solna stad finansierar ska vara av god kvalitet och kostnadseffektiva. Solnas kommunala skattesats ska bibehållas på nuvarande nivå. (År 2014 17,12 per skattekrona). Solna stads resultat enligt balanskravet ska år 2015 minst uppgå till 55 mkr. (År 2014 budgeterat resultat 45 mkr). Solna stads nettoinvesteringar ska inte överstiga 700 mkr över en rullande femårsperiod. (År 2014 700 mkr under en rullande femårsperiod). 17,12 per skattekrona 17,12 per skattekrona 17,12 per skattekrona. 55 mkr 70 mkr 80 mkr 750 mkr över rullande femårsperiod 750 mkr över rullande femårsperiod 750 mkr över rullande femårsperiod 9(19)
Solna stad ska vara en av Sveriges tre mest kostnadseffektiva kommuner. (Bokslut år 2012 2:a plats) 1-3 plats 1-3 plats 1-3 plats Medborgarnas nöjdhet med Solna stads verksamheter ska öka i medborgarundersökning år 2015 jämfört med år 2014. (År 2013 NMI 51) Solna stads medarbetares engagemang ska öka i 2015 års medarbetarundersökning jämfört med år 2014 (År 2014 Solna HME 78) Öka jämfört med 2014. Öka jämfört med 2015. Öka jämfört med 2016. Öka jämfört med 2014. Öka jämfört med 2015. Öka jämfört med 2016. Nyckeltal/Indikator Medborgarnas nöjdhet med Solna stads verksamheter inom följande områden: o Bemötande och tillgänglighet o Information o Renhållning och sophämtning o Gång- och cykelvägar o Gator och vägar Solna stads medarbetares engagemang i undersökningen Hållbart Medarbetar Engagemang, HME. Solna stads sjukfrånvaro i procent av tillgänglig tid jämfört med genomsnittet i Stockholms län. Nämndmål Inom målområdet God ekonomisk hushållning har följande nämndmål formulerats: Medborgarnas nöjdhet med gång- och cykelvägar i Solna ska öka till 50 (2012 50, 2013-46). Medborgarnas nöjdhet med renhållning och sophämtning i Solna ska minst bibehållas på 2013 års nivå (2012 56, 2013-55 ). Medborgarnas nöjdhet med renhållning och sophämtning i Solna ska minst bibehållas på 2013 års nivå (2012 56, 2013-55 ). 10(19)
Ekonomi Tekniska nämndens nettokostnadsram för driftbudgeten 2015 är totalt 29,3 miljoner kronor. Fördelning av driftbudget mellan huvudverksamheter Förvaltningens förslag till fördelning av driftmedel mellan huvudverksamheterna framgår av tabellen nedan. Driftbudget (tkr) Budget 2015 Budget 2014 Politisk verksamhet 960 750 Tekniska nämndens förvaltning 28 349 19 780 Varav Förvaltningsgemensamt 12 204 15 838 Fastighetsverksamhet -18 475-37 726 Stadsmiljöverksamhet 34 620 41 668 Renhållning 0 0 Tekniska nämnden totalt 29 309 20 530 Kommentar till driftbudget För att tydliggöra ingående delar i huvudverksamheternas driftbudget beskrivs utgångspunkten för förvaltningens detaljbudgeteringsarbete nedan. Fastighetsverksamhet Fastighetsverksamheten utgår i sin detaljplanering från nedanstående fördelning av intäkter och kostnader. Belopp (tkr) 2015 2014 Hyresintäkter -251 100-258 359 Parkeringsintäkter -17 900-17 277 Övriga intäkter 0-3 500 Summa intäkter -269 000-279 136 Kapitalkostnad 74 800 69 574 Inhyrningskostnader 85 133 82 706 Underhåll* 46 050 43 778 Värme, el och vatten 25 562 26 299 Fastighetsskötsel 14 000 15 201 Fastighetsadministration 980 0 Övriga driftkostnader 4 000 3 852 Summa kostnader 250 525 241 410 Nettokostnad -18 475-37 726 *Här ingår 16 mkr för upprustning av förskole- och skollokaler 11(19)
Hyres- och parkeringsintäkterna väntas minska med 10,1 miljoner kronor jämfört med budget 2014. Det beror främst på att hyresintäkterna för skol- och förskolefastigheter väntas minska. Övriga intäkter består av arrendeintäkter från exploateringsmark och fastigheter. Eftersom exploateringsenheten överförts till stadsledningsförvaltningen utgår dessa intäkter år 2015. I underhållskostnaderna ingår kostnader för både periodiskt och felavhjälpande fastighetsunderhåll samt sanering och reparation efter skadegörelse. Fastighetsverksamheten väntas också få något ökade kapital- och inhyrningskostnader under 2015. Stadsmiljöverksamhet Stadsmiljöverksamheten utgår i sin detaljplanering från nedanstående fördelning av intäkter och kostnader. Belopp (tkr) 2015 2014 Parkeringsavgifter -46 118-40 500 Övriga avgifter -26 058-23 500 Summa intäkter -72 176-64 000 Kapitalkostnader 34 900 32 929 Parkering 14 500 14 500 Park och natur 13 000 13 000 Snöröjning 11 500 11 000 Belysning 8 000 8 000 Renhållning* 5 600 5 600 Beläggningsunderhåll 5 500 5 500 Tillfälliga tillskott 6 000 6 000 Övriga driftkostnader 7 796 9 139 Summa kostnader 106 796 105 668 Nettokostnad 34 620 41 668 *avser inte hantering av avfall. Verksamhetens intäkter består huvudsakligen av parkeringsavgifter samt avgifter för boendeparkering. I övriga avgifter ingår bl.a. kontrollavgifter och markupplåtelser. Verksamhetens kostnader består av kapitalkostnader samt övriga driftskostnader. I övriga driftkostnader ingår kostnader för parkering, park och natur m.m. Dessa kostnadsposter specificeras i tabellen ovan. Tillfälliga tillskott för cykelplan samt för att säkra skötsel av gata och park på totalt 6 miljoner kronor ingår också i budgeten. 12(19)
13(19)
Investeringsbudget Enligt beslut i kommunfullmäktige har nämnden tilldelats följande investeringsbudget för perioden 2015-2017. Investeringsbudget (tkr) 2015 2016 2017 Tekniska nämnden 150 400 51 300 46 700 Personal Antalet tillsvidareanställda på förvaltningen är i nuläget 24 personer. Medelåldern på förvaltningen är 49 år och könsfördelningen är 18 män och 6 kvinnor. Sjukfrånvaron är låg, 2,0 procent (stadsbyggnadsförvaltningen, 2014). Vid särskilda behov anlitar förvaltningen projektanställd personal samt konsulter för att hantera kompetens- och resursbehov utifrån nämndens uppdrag och mål. Alla medarbetare ska ha möjlighet att utvecklas och lära nytt. Förvaltningen arbetar kontinuerligt med kompetensförsörjning, kompetensutveckling och intern rörlighet i syfte att utifrån verksamhetens behov, trygga kompetens samt behålla, öka och ta tillvara engagemanget i organisationen. Ledare och medarbetare på förvaltningen arbetar ständigt med verksamhetsutveckling, förnyelse och förändring med förståelse för hur ny teknik kan användas för att effektivisera och förbättra stadens service. Uppföljning av medarbetarnas prestationer och bidrag samt planering av kompetensutveckling, sker utifrån stadens beteendekompetenser för medarbetarskap. Beteendekompetenser för ledarskap utgör grunden för alla ledare i sitt uppdrag och säkerställer en god styrning av verksamheten utifrån stadens mål och utmaningar. Förvaltningen arbetar aktivt med att, på ett integrerat sätt i verksamhetsplanering och uppföljning, vidareutveckla individen gruppen och organisationen utifrån resultatet i medarbetarundersökningarna. För att säkerställa nämndens inriktning med stärkt entreprenörsuppföljning och ökat servicefokus utarbetas och implementeras en långsiktig kompetensförsörjnings-strategi där organisation, kompetens och arbetssätt utvecklas och förändras. 14(19)
Tvärsektoriella frågor För Tekniska nämndens verksamhet är den fysiska tillgängligheten i stadsmiljön och i stadens fastigheter den enskilt mest prioriterade delen i det tvärsektoriella arbetet. Den verksamhetsövergripande miljöfrågan är ett förhållningssätt till att utveckla och främja ett miljövänligt agerande i staden. Stadens fokus är på områdena; hållbar samhällsplanering, effektiva transporter och resande, trygg och effektiv energianvändning, kretsloppsbaserad avfallshantering samt sunda inomhusmiljöer. Tekniska nämndens arbete är av avgörande betydelse för en positiv utveckling i alla dessa fokusområden. Stadens miljöpolicy genomsyrar nämndens arbete med trafik och stadsmiljö. Inom stadsmiljöverksamheten pågår arbete med aktiviteter kring kretsloppsanpassad avfallshantering. Sunda inomhusmiljöer är för fastighetsverksamheten ett prioriterat område vid planering av periodiskt underhåll. Kvalitetsarbetet Nämnden har ett antal antagna kvalitetsdeklarationer. Åtgärder ska genomföras under 2015 för att säkerställa uppställda åtaganden. Den mest centrala i förvaltningens kvalitetsarbete är att den fortsatta vidareutvecklingen av upphandlingsverksamheten och arbetet med entreprenörsstyrning och entreprenörsuppföljning samt att genom olika åtgärder, och i nära samverkan med kontaktcenter, stärka förvaltningens inriktning som serviceorganisation. För att ytterligare förbättra kommunikationen med verksamheterna avseende status i pågående arbeten samt för att stärka drift- och energiuppföljning implementeras ett nytt systemstöd. Inom stadsmiljöverksamheten utvecklas processen för beviljande av TA-planer med syfte att säkerställa framkomligheten och stärka trafikinformationen till solnabor, besökare och trafikanter. Tillsammans med exploateringsverksamheten vid kommunstyrelsen drivs ett utvecklingsarbete av de processer och stödjande verktyg som behövs för markutvecklingsprojektens genomförande. Konkurrensutsättning och avtalsuppföljning Upphandling Under året genomförs ett större antal upphandlingar. De upphandlingar som, i enlighet med nämndens delegationsordning, ska beslutas i Tekniska nämnden återfinns i bifogad konkurrensplan för 2015 med inriktning mot 2016 och 2017 (bilaga 1). Genom att nämnden fattar beslut om konkurrensplanen beslutar nämnden att förberedelsearbetet av upphandlingarna kan påbörjas. För upphandlingarna i konkurrensplanen ska nämnden, löpande under året, även fatta beslut om förfrågningsunderlag och slutlig tilldelning. 15(19)
Avtalsuppföljning Redan i planeringsarbetet, inför beslutet av förfrågningsunderlaget, klassificerar förvaltningen upphandlingen/avtalet utifrån stadens anvisning för avtals- och entreprenadsuppföljning. I förfrågningsunderlagen ska framgå vilka uppföljningsaktiviteter förvaltningen avser genomföra under avtalsperioden. Förvaltningen ger nämnden löpande information om status i upphandlingsärenden och avtalsuppföljningsarbetet. Intern kontroll Intern kontroll handlar om att ha ordning och reda, veta att det som ska göras blir gjort och att det sker på ett bra och säkert sätt. I vardagen handlar intern kontroll om många löpande rutiner och processer i verksamheten och det är uppenbart att det är något bredare än att kontrollera kvitton och attestera räkningar. Det handlar om att säkra våra arbetssätt så att vi når våra mål. För att den interna kontrollen ska genomsyra organisationen och följas upp på alla nivåer är det nödvändigt att arbetet sker i en gemensam struktur. Förvaltningens arbete med intern kontroll utgår från kommunfullmäktiges beslutade Reglemente för intern kontroll och följer processen beskriven i stadens anvisning för intern kontroll beslutad av stadsledningsförvaltningen. I kommunfullmäktiges beslut av stadens verksamhetsplan och budget 2015 framgår ett antal obligatoriska kontrollområden. Staden använder fyra typer av obligatoriska kontrollmoment: Stadsgemensamma kontrollmoment som utförs av nämnd. Stadsgemensamma kontrollmoment som utförs av kommunstyrelsen. Nämndspecifika kontrollmoment som utförs av nämnd. Nämndspecifika kontrollmoment som utförs av kommunstyrelsen. Där det finns effektivitets- och synergivinster kan stadsledningsförvaltningen avgöra att ett stadsgemensamt kontrollmoment ska genomföras centralt. Annan anledning till en central hantering av kontrollmoment kan vara där det anses olämpligt att förvaltningens personal ska granska en överordnads hantering av exempelvis inköp eller representation. Obligatoriska kontrollmoment ska inkluderas i styrelse och nämnders plan för intern kontroll. Kontrollrapport inklusive föreslagna åtgärder ska återrapporteras till kommunstyrelsen per augusti och december. Utifrån kommunstyrelsens beslut av kontrollområden avgör stadsledningsförvaltningen vilken typ av kontrollmoment och hur de specifika kontrollmomenten ska formuleras. 16(19)
Obligatoriska kontrollområden 2015 Kommunfullmäktige har i stadens verksamhetsplan och budget för 2015 pekat ut nedanstående områden som särskilt väsentliga för intern kontroll: Avtalstrohet Leverantörers ekonomiska ställning och seriositet Avtals- och entreprenadsuppföljning Periodisering av kostnader och intäkter Redovisning av representation För respektive kontrollmoment finns det framtagna rutiner som ska följas. Obligatoriska kontrollmoment som utförs av nämnd Avtals- och entreprenadsuppföljning Redovisning av representation Förutom ovanstående områden identifierar respektive nämnd kompletterande kontrollområden. Obligatoriska kontrollmoment som utförs av kommunstyrelsen Avtalstrohet Leverantörers och entreprenörers seriositet Periodisering av kostnader och intäkter Tekniska nämndens plan för intern kontroll återfinns i bilaga 2. 17(19)
Bilaga 1 Konkurrensplan Befintliga avtal Avtalsbeteckning Upphandlingsform Påbörjas Parkeringsövervakning LOU, Öppet förfarande 2015 Parkskötsel, ramavtal LOU, Öppet förfarande 2015 Byggarbeten, ramavtal LOU, Öppet förfarande 2015 Fastighetsförvaltning* LOU, Öppet förfarande 2015 Underhåll av vägbeläggningar, ramavtal LOU, Öppet förfarande 2015 Mindre markentreprenader, ramavtal LOU, Öppet förfarande 2015 Projektledning, projekteringsledning, byggledning, konstruktion, kont PBL; Hus/Anläggning, ramvtal LOU, Öppet förfarande 2015 Projektering VVS och styr/regler, el/tele/larm, ramavtal LOU, Öppet förfarande 2015 Vägmarkeringar, ramavtal LOU, Öppet förfarande 2015 Elkraft** LOU, Öppet förfarande 2016 Måleriarbeten, ramavtal LOU, Öppet förfarande 2016 Renhållning, entreprenad LOU, Öppet förfarande 2016 Säkerhetsinstallationer LOU, Öppet förfarande 2016 Glasmästeri, inkl. fönsterrenovering, ramavtal LOU, Öppet förfarande 2017 Trafiksignaler, drift och underhåll LOU, Öppet förfarande 2017 Gatu- och parkbelysning, drift och underhåll LOU, Öppet förfarande 2017 Väghållning och vinterväghållning på tomtmark LOU, Öppet förfarande 2017 Nya upphandlingsbehov Upphandlingsbehov Upphandlingsform Påbörjas Samverkansentreprenader, ramavtal LOU, Öppet förfarande 2015 Elarbeten, ramavtal LOU, Öppet förfarande 2015 Ventilationsarbeten, ramavtal LOU, Öppet förfarande 2015 VVS inkl. kyla, ramavtal LOU, Öppet förfarande 2015 Översyn och åtgärder sopsug i Huvudsta, entreprenad LOU, Förenklat förfarande 2015 Tak, inkl. skottning, ramavtal LOU, Öppet förfarande 2015 Avrop Ramavtal Vara/tjänst Påbörjas Elenergi 2014** LOU 2016 * Konkurrensutsättning alternativt förlängning av befintlig **Ny konkurrensutsättning alternativt avrop från centralt ramavtal genom SKL Kommentus inköpscentral 18(19)
Bilaga 2 Internkontrollplan Internkontrollplan 2015 Nämnd: Tekniska nämnden Process/rutin Ärendehantering registratur Kontrollmoment & metod Kontrollen syftar till att säkerställa att stadens och förvaltningens svarstider och andra åtaganden upprätthålls samt att rutiner och anvisningar efterlevs. Inköp Kontrollen utförs genom stickprov på handlingar. Kontroll av inköp under direktupphandlingsbeloppet. Kontrollen syftar till att säkerställa att inköp under direktupphandlingsbeloppet görs enligt stadens anvisning för inköp och direktupphandling. Avtals och entreprenadsuppföljning Servicenivåer i kontaktcenterfrågor Kontrollen utförs genom att stickprov tas på inköp som gjort utanför befintligt avtal med belopp under direktupphandlingsbeloppet. Kommunfullmäktige har angett området som särskilt väsentligt och obligatoriskt kontrollmoment för nämnden. Kontrollen syftar till att säkerställa att avtal följs upp enligt stadens anvisning för avtals- och entreprenaduppföljning. Kontrollen utförs enligt stadens rutin för kontrollmoment avtals- och entreprenadsuppföljning. Inom ramen för arbetet stadens kontaktcenter har tre dagar angetts som den tid det längst får ta för en fråga att återkopplas till solnaborna. Kontrollen syftar till att säkerställa att både anställda och entreprenörer uppfyller servicenivåerna. Kontrollen utförs enligt särskild framtagen kontrollrutin med hjälp av statistik från kontaktcentersystemet. Redovisning av representation Kommunfullmäktige har angett området som särskilt väsentligt och obligatoriskt kontrollmoment för nämnden. Kontrollen syftar till att säkerställa att redovisning av representation görs enligt stadens anvisning för representation och uppvaktning. Kontrollen utförs enligt stadens rutin för kontrollmoment representation. 19(19)