85 Tekniska nämndens verksamhetsplan och budget ny taxa markupplåtelse (TND/2015:1102)

Transkript

1 SOLNA STAD Tekniska nämnden PROTOKOLLSUTDRAG SID 1 (1) Tekniska nämndens verksamhetsplan och budget ny taxa markupplåtelse (TND/2015:1102) Sammanfattning Kommunstyrelsen har beslutat om planeringsunderlag inför verksamhetsplan och budget 2016 med inriktning för I planeringsunderlaget anger kommunstyrelsen ekonomiska ramar för styrelse och nämnder. Nettokostnadsramen för tekniska nämnden beslutades bli 19 miljoner kronor. Förvaltningen har inom den ekonomiska ramen upprättat förslag till verksamhetsbeskrivning och prioriterade aktiviteter, förslag till fördelning av driftbudget mellan huvudverksamheterna, samt konkurrensplan och internkontrollplan. Kommunfullmäktige fattade 2006 beslut om avgifter för upplåtelse av offentlig plats. Avgifterna är i behov av uppdatering både vad gäller typ av verksamhet, debiteringsperioder samt avgiftsnivåer. Förvaltningen föreslår justerade avgifter för upplåtelse av offentlig plats/markupplåtelse enligt bilaga 3. Förvaltningen har ett upparbetat överskott avfalls- och återvinningsverksamheten och förvaltningen föreslår därför en sänkning av avfallstaxan med 2 procent. Röstförklaringar Gunnar Ljuslin anmäler att (V) inte deltar i beslutet i enlighet med bilaga 1 till protokollet. Victoria Johansson anmäler att (MP) inte deltar i beslutet i enlighet med bilaga 2 till protokollet. Kalle Sönnergren anmäler att (S) inte deltar i beslutet enlighet med bilaga 3 till protokollet. Beslut Tekniska nämnden godkänner budget och verksamhetsplan för 2016 med inriktning mot inklusive bilagor. Tekniska nämnden beslutar föreslå kommunstyrelsen att föreslå kommunfullmäktige att godkänna upprättat avgiftsförslag för markupplåtelse på offentlig plats med giltighet från Tekniska nämnden beslutar föreslå kommunstyrelsen att föreslå kommunfullmäktige att godkänna tekniska förvaltningens förslag på en sänkning av stadens avfallstaxa med 2 procent med giltighet från Noteras till protokollet att (V) (MP) och (S) inte deltar i beslutet. Signatur

2 Solna den 13 oktoiler 2015 Tekniska namnden, ärende 6 Verksamhetsplan och booget 2016 TND12015:1102 Röstförklaring Vi deltar inte i beslutet om tekniska nämndens verksamhetsplan och budget för 2016 utan inkommer till kommunfullmäktige i november med eget budgetförslag. Gunnar Ljuslin Vänsterpartiet

3 Solna, 13 oktober 2015 Miljö- och hälsoskyddsnärnnden Ärende 6, TND/ 2015:1102 Verksamhetsplan och budget 2016 Rösti6rldaring Vi deltar inte i beslutet om Tekniska nämndens verksamhetsplan och buq;et f<ir 2016 utan hänvisar till Miljöpartiets budgetf<irslag till kommunfullmäktige i novffi1ber. Victoria Johansson Miljöpartiet de gröna

4 Socialdemokraterna FRAM i /OS?AR T IET Tekniska nämnden TND/201S:1102 Tekniska nämndens verksamhetsplan och budget ny taxa markupplåtelse Röstförklaring Vi deltar inte i beslutet om verksamhetsplan och budget 2016, samt ny taxa markupplåtelse. Vi inkommer istället till kommunfullmäktige i november me d egna budgetförslag. Kalle Sönnergren Socialdemokraterna

5 SID 1 (1) Ärende: Verksamhetsplan och budget för tekniska förvaltningen 2016 med inriktning mot FÖRHANDLINGSPROTOKOLL MBL 11 Ärende: Verksamhetsplan och budget för tekniska förvaltningen 2016 med inriktning mot Datum Plats Solna stadshus, mötesrum 1229 Parter Solna stad/tekniska förvaltningen Vision Sveriges ingenjörer Närvarande Jenny Birkestad (arbetsgivaren) Kiarash Kaffashpour (arbetsgivaren) Marie Hulthin (Vision) Mauritz Jokela (Sveriges ingenjörer) 1 Arbetsgivaren har kallat till förhandling för att förhandla tekniska förvaltningens verksamhetsplan och budget 2016 med inriktning mot Arbetsgivaren redovisar förslag till verksamhetsplan och budget utifrån tidigare utskickat underlag. 3 Arbetstagarparterna har ingen erinran mot arbetsgivarens förslag. 4 Förhandlingen avslutas denna dag. Vid protokollet För Solna stad Kiarash Kaffashpour Jenny Birkestad För Sveriges ingenjörer För Vision Mauritz Jokela Marie Hulthin SOLNA STAD kontakt@solna.se Organisationssnummer Förvaltning Tel Solna Fax Besök. Stadshusgången 2

6 SID 1 (18) TJÄNSTESKRIVELSE Tekniska nämndens verksamhetsplan och budget 2016 med inriktning för Sammanfattning Kommunstyrelsen har beslutat om planeringsunderlag inför verksamhetsplan och budget 2016 med inriktning för I planeringsunderlaget anger kommunstyrelsen ekonomiska ramar för styrelse och nämnder. Nettokostnadsramen för tekniska nämnden beslutades bli 19 miljoner kronor. Förvaltningen har inom den ekonomiska ramen upprättat förslag till verksamhetsbeskrivning och prioriterade aktiviteter, förslag till fördelning av driftbudget mellan huvudverksamheterna, samt konkurrensplan och internkontrollplan. Kommunfullmäktige fattade 2006 beslut om avgifter för upplåtelse av offentlig plats. Avgifterna är i behov av uppdatering både vad gäller typ av verksamhet, debiteringsperioder samt avgiftsnivåer. Förvaltningen föreslår justerade avgifter för upplåtelse av offentlig plats/markupplåtelse enligt bilaga 3. Förvaltningen har ett upparbetat överskott avfalls- och återvinningsverksamheten och förvaltningen föreslår därför en sänkning av avfallstaxan med 2 procent. Förslag till beslut Tekniska nämnden godkänner budget och verksamhetsplan för 2016 med inriktning mot inklusive bilagor. Tekniska nämnden beslutar föreslå kommunstyrelsen att föreslå kommunfullmäktige att godkänna upprättat avgiftsförslag för markupplåtelse på offentlig plats med giltighet från Tekniska nämnden beslutar föreslå kommunstyrelsen att föreslå kommunfullmäktige att godkänna tekniska förvaltningens förslag på en sänkning av stadens avfallstaxa med 2 procent med giltighet från Jenny Birkestad Tf förvaltningschef Malin Åhs-Hermansson Tf stabschef SOLNA STAD Organisationssnummer Tekniska nämnden Tel Solna Besök. Stadshusgången 2

7 SID 2 (18) Tekniska nämndens verksamhetsplan och budget för 2016 med inriktning för (18)

8 SID 3 (18) Innehåll VERKSAMHETSBESKRIVNING OCH PRIORITERINGAR...4 FÖRVALTNINGSGEMENSAMMA UTVECKLINGSOMRÅDEN...4 FASTIGHETSVERKSAMHETEN...4 STADSMILJÖVERKSAMHETEN...4 KOMMUNIKATIONSARBETET...5 MÅL OCH UPPDRAG...5 NÄMNDMÅL TEKNISKA NÄMNDEN...6 BUDGET...7 FÖRDELNING AV DRIFTBUDGET MELLAN HUVUDVERKSAMHETER...7 KOMMENTAR TILL DRIFTBUDGET...7 INVESTERINGSBUDGET...8 TAXOR OCH AVGIFTER...9 PERSONAL...9 TVÄRSEKTORIELLA FRÅGOR...9 KVALITETSARBETET...10 KONKURRENSUTSÄTTNING OCH AVTALSUPPFÖLJNING...11 UPPHANDLING...11 AVTALSUPPFÖLJNING...11 INTERN KONTROLL...12 BILAGA 1 KONKURRENSPLAN...14 BILAGA 2 INTERNKONTROLLPLAN...16 BILAGA 3 - AVGIFTER FÖR UPPLÅTELSE AV OFFENTLIG PLATS (18)

9 SID 4 (18) Verksamhetsbeskrivning och prioriteringar Tekniska nämnden ansvarar för drift, underhåll och investeringar av stadens kommunaltekniska anläggningar som exempelvis gator, byggnader, parker och naturmark. Vidare ansvarar nämnden för utveckling och förvaltning av stadens fastighetsbestånd, parkeringsfrågor och den avfalls- och renhållningsverksamhet som staden enligt lag är skyldig att tillhandahålla. Tekniska nämnden är också trafiknämnd. Förvaltningsgemensamma utvecklingsområden Under 2016 ska förvaltningen fortsätta utvecklingsarbetet av upphandling, avtalsuppföljning och entreprenörsstyrning. Arbetet med att modernisera och effektivisera förvaltningens inköp från beställning till betald faktura fortsätter. Översynen av förvaltningens systemstöd och införande av en robust systemförvaltningsmodell fortsätter. Utvecklingen med att skapa förutsättningar för kontaktcenter att hantera fler ärendetyper vid första kontakten fortsätter också. Nya funktioner i kontaktcentersystemet implementeras för att bättre stödja entreprenörernas hantering av felmeddelanden och bättre stödja förvaltningens avtalsuppföljning och entreprenörsstyrning. Förvaltningen fortsätter också att stärka sitt långsiktiga planerings- och uppföljningsarbete. Fastighetsverksamheten Tekniska förvaltningen förvaltar, underhåller och genomför investeringar i Solna stads fastigheter. Drift, skötsel och felanmälan är sedan tidigare utlagd på entreprenad. Stadens fastighetsbestånd består i huvudsak av förskolor, skolor, omsorgsfastigheter och fastigheter för kultur- och fritidsverksamhet. Stadens bestånd omfattar ca kvm och inhyrning av verksamhetslokaler från andra fastighetsägare uppgår till ca kvm. Det egna beståndet inkluderar ett åttiotal bostadsrätter. I det egna beståndet finns även två parkeringshus som utgör drygt kvm med totalt garageplatser. Inom ramen för fastighetsverksamheten hanteras och administreras också markparkeringsplatser. Prioriterade aktiviteter Utöver den löpande verksamheten kommer under 2016 fokuseras extra på följande prioriterade aktiviteter: Fortsatt arbete med utbyte av ventilationssystem, uppdatering av styr- och reglersamt larmanläggningar. Syftet är att både förbättra inomhusmiljön och tryggheten men även till att sänka energiförbrukningen. Införa utökat systemstöd för uthyrning och teknisk förvaltning. De nya systemmodulerna ger verksamheten bättre stöd för olika förvaltningsfrågor och möjlighet till effektivare ekonomisk planering och uppföljning. Bygga om Råsundagården för att möta dagens krav på förskoleverksamhet. Stadsmiljöverksamheten Stadsmiljöverksamheten bygger och förvaltar allmän platsmark och allmänna tekniska anläggningar, genom upprustning och skötsel av den offentliga miljön. Vidare ansvarar verksamheten för avfalls och återvinningsfrågor samt för Solnas roll som väghållare inkl parkeringsverksamhet på allmän gatumark. Drift och skötsel är sedan tidigare utlagd på entreprenad. 4(18)

10 SID 5 (18) Prioriterade aktiviteter Utöver den löpande verksamheten kommer under 2016 fokuseras extra på följande prioriterade aktiviteter: Fortsatt satsning på framkomligheten genom trimning av trafiksignaler och utveckling av vägvisningssystemet (skyltning). Fortsatt målning av gång & cykelvägar samt vidareutveckling av vägvisning. Aktivt bidra till stadens arbete med utvecklingen av Hagalund och Bergshamra utifrån beslutade utvecklingsstrategier för stadsdelarna. Säkerställa att Arenastaden är en väl fungerande stadsdel för boende och besökare både till vardags och vid evenemang. Konkurrensutsätta verksamhetsområdena parkskötsel och vinterväghållning i samband med att nuvarande avtal löper ut. Kommunikationsarbetet Förvaltningen fokuserar på proaktiva kommunikationsinsatser. Syftet är att i så stor utsträckning som möjligt kommunicera till solnabor och hyresgäster i stadens fastigheter innan arbeten eller förändringar påbörjas. Utgångspunkten är stadens gemensamma arbete för planerad kommunikation där de viktigaste händelserna under kommande år tidigt identifieras. Med hjälp av kommunikationsplaner och aktivitetslistor säkerställs att kommunikation går ut från vid rätt tillfälle och till rätt målgrupper. Mål och uppdrag Solna stads nya styrsystem innebär att kommunfullmäktige fastställer dels en vision och fyra övergripande mål för staden i sin helhet, dels ett antal nämndmål för respektive nämnd. Visionen och de övergripande målen ger uttryck för en politisk viljeinriktning för stadens framtida utveckling och nämndmålen pekar ut kommunfullmäktiges övergripande prioriteringar och strategiska ställningstaganden för respektive nämnd. Visionen föreslås gälla på lång sikt, de övergripande målen på fyra år och nämndmålen kan komma att omprövas varje år utifrån respektive nämnds utmaningar. Vision Solna ska vara en sammanhållen och levande stad, som växer och utvecklas hållbart för alla Solnabor. Staden kännetecknas av trygghet och öppenhet, där allas potential tas tillvara. Vi erbjuder kunskap, kreativitet och upplevelser som ökar regionens attraktionskraft. Övergripande mål Solna stads verksamheter ska hålla god kvalitet och hushålla med stadens resurser. Solna stad ska vara en stad som kännetecknas av mångfald, kreativitet och upplevelser. Solna ska vara en attraktiv och trygg stad att leva och verka i. Solna ska växa ihop och utvecklas på ett ekonomiskt, socialt och miljömässigt hållbart sätt. 5(18)

11 SID 6 (18) Utgångspunkten för stadens styrsystem är en sammanhållen målstyrning, där kommunfullmäktige anger vision, övergripande mål, nämndmål, verksamhetsanknutna uppdrag och ekonomiska ramar för styrelse och nämnder. Nämnderna ska, med utgångspunkt från kommunfullmäktiges övergripande mål och nämndmål, precisera och fastställa en verksamhetsplan och budget utifrån föreslagna ekonomiska ramar. De övergripande målen och nämndmål ligger sedan som grund för verksamheternas beskrivningar om vad som ska göras och hur arbetet ska utföras för att nå måluppfyllelse. Målen tillsammans med verksamheternas beskrivningar om vad som ska göras och hur arbetet ska utföras bryts sedan ner i individuella mål för varje medarbetare. De individuella målen tydliggör medarbetarens ansvar och befogenhet i förvaltningens gemensamma arbete med att nå målen. Nedan följer de av kommunstyrelsen föreslagna nämndmålen för Tekniska nämnden som är utgångspunkten för arbetet på förvaltningen under Nämndmål Tekniska nämnden Nämndmål Solna ska ha en ren, snygg och trygg stadsmiljö. Avfallshanteringen ska ske med bästa möjliga resursutnyttjande och minsta möjliga miljöpåverkan. Solna ska ha en god framkomlighet, tillgänglighet och trafiksäkerhet för alla som bor och rör sig i staden. Solna ska ha ändamålsenliga, tillgängliga och effektiva lokaler som erbjuder en god miljö att vistas i. Tekniska nämnden ska öka nöjdheten hos solnabor, företagare och stadens verksamheter med nämndens service och myndighetsutövning. 6(18)

12 SID 7 (18) Budget I enlighet med kommunstyrelsen beslutade planeringsunderlag är tekniska nämndens netto kostnadsram för driftbudgeten 2016 totalt 19,0 miljoner kronor. Detta är en minskning med 10,3 miljoner kronor jämfört med budgetramen för Nämnden har i stadens budget fått en generell uppräkning av de ekonomiska ramarna med en procent som kompensation för löne- och prisutveckling. Detta ger en ökning av nettokostnadsramen med 0,3 miljoner kronor. Alla styrelser och nämnder i staden får lägre kostnader år 2016 på grund av sänkt internränta. Nämndens budgetram har med anledning av detta sänkts i motsvarande grad. Tekniska nämndens verksamhet påverkas i hög grad av en sänkt internränta på grund av att verksamheten har stora investeringar inom ett flertal olika områden. Den sänkta internräntan resulterar därför i en sänkning av nämndens nettobudgetram med 10,6 miljoner kronor. Fördelning av driftbudget mellan huvudverksamheter Förvaltningens förslag till fördelning av driftbudgeten mellan huvudverksamheterna framgår av tabellen nedan. Förvaltningens planeringsarbete fortsätter under hösten med detaljplanering avseende hur, när och i vilken omfattning olika insatser ska genomföras. Arbetet med detaljbudget och kommunfullmäktiges beslut avseende stadens budget i november kan innebära att nedanstående poster justeras inbördes. Driftbudget (tkr) Budget 2016 Budget 2015 Politisk verksamhet Tekniska förvaltningen Förvaltningsledning och staber Fastighetsverksamhet Stadsmiljöverksamhet Varav avfalls- och återvinningsverksamhet 0 0 Tekniska nämnden totalt Kommentar till driftbudget För att tydliggöra ingående delar i verksamheternas driftbudget beskrivs utgångspunkten för förvaltningens detaljbudgeteringsarbete nedan. Politisk verksamhet Den politiska verksamheten domineras av arvoden och ersättningar till förtroendevalda. Budgeten för den politiska verksamheten har ökats med kronor jämfört med Ökningen kompenserar för allmän prisutveckling och utveckling av kostnader för arvoden. Förvaltningsledning och staber Nettobudgetramen för förvaltningsledning och staber är 16,6 miljoner kronor för Detta är en ökning med 4,3 miljoner kronor, jämfört med Ökningen beror huvudsakligen på att de interna avgifter för nämndens centrala administration (nämndförvaltning, ekonomi m.m.) inte längre fördelas ut på sakverksamheterna utan 7(18)

13 SID 8 (18) redovisas som en kostnad på förvaltningsledning & stab samt att stora delar av upphandlingsarbetet, avtalsförvaltningen och stickprovskontroller har överförts från sakverksamheterna (fastighet och stadsmiljö) till stab för upphandling och avtalsuppföljning. Fastighetsverksamhet Fastighetsverksamheten förväntas få ett överskott på totalt 27,9 miljoner kronor under Detta är en ökning av driftöverskottet med 9,4 miljoner jämfört med Ökningen kan främst förklaras av nedanstående två faktorer; Fastighetsverksamheten kommer under 2016 att få minskade kostnader för internränta vilket har relativt stor påverkan eftersom verksamheten har haft och har mycket investeringar i fastighetsbeståndet. Inför 2016 genomförs också en förändring av det system med förvaltningsinterna avgifter som användes inom stadsbyggnadsförvaltningen. I det tidigare systemet betalade de olika verksamheterna interna avgifter för nämndens centrala administration (nämndförvaltning, ekonomi m.m.). Detta system kommer till stora delar att avvecklas inför 2016 vilket bidrar till minskade kostnader för fastighetsverksamheten. Stadsmiljöverksamhet Nettobudgetramen för stadsmiljöverksamheten är 29,3 miljoner kronor för Detta är en minskning av budgetramen med på 5,3 miljoner kronor, jämfört med Den största förändringen jämfört med 2015 är att intäkterna för parkering väntas öka. Detta hänger samman både med den ökade inflyttningen, fler besökare och med förstärkt avtals- och entreprenörsuppföljning. Även inom stadsmiljöverksamheten kommer kostnader för internränta att sänkas och de interna avgifterna att tas bort, vilket bidrar till minskade kostnader under Investeringsbudget Inför 2016 har kommunstyrelsen föreslagit nedanstående investeringsbudget för tekniska nämnden. Investeringsbudget (tkr) Nybyggnad Idrotts- och fritidsinvesteringar Hyresgästanpassningar Fastighet/myndighetskrav/säkerhet Energi/miljö Gator/trafik Tekniska nämnden Tekniska nämnden affärsverksamhet Jämförelse görs med beslutad budget för 2015, under året har dock ytterligare medel tillförts 2015 år investeringsbudget. 8(18)

14 SID 9 (18) Taxor och avgifter Under 2015 har förvaltning genomfört en översyn avseende förvaltningens avgifter för upplåtelse av offentlig plats/markupplåtelse. Översynen har innefattat omvärldsanalyser och avvägningar utifrån nedanstående principer. Utifrån detta arbete föreslår förvaltningen justerade avgifter för upplåtelse av offentlig plats/markupplåtelse i enlighet med bilaga 3. Grundläggande principer för den nya avgiftsmodellen är ändamål för upplåtelsen, stadens kostnader med anledning av upplåtelsen, läget och nyttjarens fördel av upplåtelsen, begränsningar av framkomlighet och möjlighet för allmänheten att nyttja det upplåtna området. De förändringar som förvaltningen föreslår rör huvudsakligen de grundläggande principer som införande av en minimiavgift för täckning av stadens kostnader med anledning av upplåtelsen, tydligare definiering avgifterna, kompletteringar av verksamheter som saknades, justering av de geografiska lägena utifrån stadsbilden idag och strategiska justering av avgifter utifrån framkomlighet och möjlighet för allmänheten att nyttja det upplåtna området. Förvaltningen har ett upparbetat överskott avfalls- och återvinningsverksamheten och förvaltningen föreslår därför en sänkning av avfallstaxan med 2 procent. I övrigt föreslår förvaltningen oförändrade taxor och avgifter inom nämndens verksamhetsområden. Personal Antalet tillsvidareanställda på förvaltningen är i nuläget 25 personer. Medelåldern på förvaltningen är 51,1 år och könsfördelningen är 20 män och 5 kvinnor. Sjukfrånvaron är låg, 1,8 procent. Vid särskilda behov anlitar förvaltningen projektanställd personal samt konsulter för att hantera kompetens- och resursbehov för att nå nämndens uppdrag och mål. För att säkerställa nämndens inriktning med stärkt entreprenörsuppföljning och ökat servicefokus utarbetas och implementeras en långsiktig kompetensförsörjningsstrategi där organisation, kompetens och arbetssätt utvecklas och förändras. Tvärsektoriella frågor För Tekniska nämndens verksamhet är den fysiska tillgängligheten i stadsmiljön och i stadens fastigheter den enskilt mest prioriterade delen i det tvärsektoriella arbetet. Den verksamhetsövergripande miljöfrågan är ett förhållningssätt till att utveckla och främja ett miljövänligt agerande i staden. Under hösten har kommunfullmäktige antagit en miljöpolicy för stadens miljöarbete och kommunstyrelsen har antagit en miljöstrategi. 9(18)

15 SID 10 (18) Miljöstrategin är ett styrdokument för stadens miljöarbete, som utgår från miljöpolicyn. Miljöpolicyn utgår i sin tur från den vision och de övergripande mål som finns formulerade i Solna stads verksamhetsplan och budget. Stadens fokus är; hållbar stadsutveckling, effektiv resursanvändning och god livsmiljö. Tekniska nämndens arbete är av avgörande betydelse för en positiv utveckling inom alla dessa fokusområden. Stadens miljöpolicy genomsyrar nämndens arbete med trafik, stadsmiljö och fastighetsunderhåll. Inom avfallsverksamheten fortsätter matavfallsinsamlingen och avfallsminskningen mot uppsatta mål i, den av kommunfullmäktige antagna, avfallsplanen genom exempelvis minskat matsvinn och återbruk. Återvinningsgraden för förpackningar ska under kommande år öka enligt samverkansavtal med Förpacknings- och tidningsinsamlingen (FTI) genom fokus på markupplåtelsefrågor inom projektet Fastighetsnära insamling (FNI). Åtgärder för att underlätta för medborgarna att bli av med farligt avfall på ett miljöriktigt sätt utvecklas vidare. Utbytet av belysningsarmaturer fortsätter i syfte att skapa en tryggare och hållbar stadsmiljö. Detta görs genom att byta till en mer driftsäker och energieffektiv belysning. Sunda inomhusmiljöer är för fastighetsverksamheten ett prioriterat område vid planering av periodiskt underhåll. Stadens egna fastigheter har en stor potential att drivas mer energisnålt vilket är positivt både för miljön samt kan ge stora besparingar för både hyresgäst och hyresvärd. Fastighetsverksamheten kommer därför att fokusera på att arbeta med uppföljning samt tillsammans med övriga nämnder arbeta med att skapa en högre förståelse för vad som förbrukar energi i användandet av lokaler och planera gemensamma insatser inom området. Kvalitetsarbetet Nämnden har ett fyra antagna kvalitetsdeklarationer; Renhållning på allmän plats, Skötsel av gator gång och cykelvägar samt trafiksäkerhet, Vård av park och natur samt Hantering av avfall. Förvaltningen arbetar löpande med att säkerställa dessa åtaganden. I och med att en stor del av nämndens verksamhet är utlagd på entreprenad är det mest centrala i förvaltningens kvalitetsarbete den fortsatta vidareutvecklingen av upphandlingsarbetet och sakverksamheternas (fastighet och stadsmiljö) vidareutveckling av sin beställarkompetens och entreprenörsstyrning. Det strukturerade arbetet i kontaktcenter är en viktig del av entreprenörsstyrningen och avtalsuppföljningen men har självklart även en viktig del i förvaltningens inriktning att stärka serviceorganisationen gentemot solnaborna. Fastighetsverksamhetens påbörjade arbete avseende förbättrad kunddialog fortsätter. I denna dialog sker ett ömsesidigt utbyte för att leverera ändamålsenliga lokaler som stödjer verksamheterna på bästa sätt. Samtidigt behövs fortsatt utveckling med att förtydliga processen kring realiseringen av förändrade verksamhetsbehov. 10(18)

16 SID 11 (18) Inom stadsmiljöverksamheten vidareutvecklas processen för att säkerställa efterlevnaden av beviljade TA-planer. Tillsammans med exploateringsverksamheten vid kommunstyrelsen drivs ett utvecklingsarbete av de processer och stödjande verktyg som behövs för markutvecklingsprojektens genomförande. Konkurrensutsättning och avtalsuppföljning Upphandling Antalet upphandlingar samt komplexiteten i upphandlingarna har ökat de senaste åren och bedöms öka även kommande år. Under 2016 kommer ett större antal upphandlingar att genomföras. De upphandlingar som, i enlighet med nämndens delegationsordning, ska beslutas av Tekniska nämnden återfinns i bifogad konkurrensplan för 2016 med inriktning mot 2017 och 2018 (bilaga 1). Genom att nämnden fattar beslut om konkurrensplanen beslutar nämnden att förberedelsearbetet av upphandlingarna kan påbörjas. För upphandlingarna i konkurrensplanen ska nämnden under året även fatta beslut om förfrågningsunderlag och slutlig tilldelning. Utifrån förvaltningens mer detaljerade verksamhetsplanering under hösten 2015 kan förvaltningen behöva presentera en reviderad konkurrensplan för tekniska nämnden. Avtalsuppföljning Redan i planeringsarbetet, inför beslutet av förfrågningsunderlaget, klassificerar förvaltningen upphandlingen/avtalet utifrån stadens anvisning för avtals- och entreprenadsuppföljning. I förfrågningsunderlagen tar förvaltningen fram uppföljningsaktiviteter som ska genomföras under avtalsperioden. När en upphandling är slutförd överlämnas avtalet till avtalsägaren som kan delegera avtalsförvaltning och avtalsuppföljning. Avtalsförvaltning avser det mer administrativa arbetet kring ett avtal medan avtalsuppföljning innebär att ha en aktiv roll i att säkerställa att entreprenörerna levererar i enlighet med avtal. Den del av avtalsuppföljning som avser stickprovskontroller genomförs av staben för upphandling och avtalsuppföljning för att säkerställa kvalitén på entreprenörernas arbete. Staben för upphandling och avtalsuppföljning informerar löpande avtalsägare och avtalsansvarig om kvalitén och resultat av stickprovskontrollerna. Förvaltningen ger under året nämnden löpande information om status i upphandlingsärenden och avtalsuppföljningsarbetet. 11(18)

17 SID 12 (18) Intern kontroll Intern kontroll handlar om att ha ordning och reda, veta att det som ska göras blir gjort och att det sker på ett bra och säkert sätt. I vardagen handlar intern kontroll om många löpande rutiner och processer i verksamheten. Det handlar om att säkra våra arbetssätt så att vi når våra mål. För att den interna kontrollen ska genomsyra organisationen och följas upp på all nivåer är det nödvändigt att arbetet sker i en gemensam struktur. Förvaltningens arbete med intern kontroll utgår från kommunfullmäktiges beslutade Reglemente för intern kontroll och följer processen beskriven i stadens anvisning för intern kontroll beslutad av stadsledningsförvaltningen. Kommunstyrelsen beslutar varje år om stadsgemensamma kontrollområden som anses särskilt väsentliga. Särskilt väsentliga kontrollområden för 2016 är avtals- och entreprenaduppföljning, avtalstrohet, leverantörers ekonomiska ställning och seriositet, kontroll av utbetalningar samt redovisning av representation. Utifrån beslutade kontrollområden har stadsledningsförvaltningen formulerat ett antal s.k. obligatoriska stadsgemensamma kontrollmoment. Staden använder fyra typer av obligatoriska kontrollmoment: Stadsgemensamma kontrollmoment som utförs av nämnd. Stadsgemensamma kontrollmoment som utförs av styrelsen. Nämndspecifika kontrollmoment som utförs av nämnd. Nämndspecifika kontrollmoment som utförs av styrelsen. Där det finns effektivitets- och synergivinster kan stadsledningsförvaltningen avgöra att ett stadsgemensamt kontrollmoment ska genomföras centralt. Annan anledning till att en central hantering av kontrollmoment kan vara där det anses olämpligt att förvaltningens personal ska granska en överordnads hantering av exempelvis inköp eller representation. Obligatoriska stadsgemensamma kontrollmoment ska inkluderas i styrelse och nämnders plan för intern kontroll. Kontrollrapport inklusive föreslagna åtgärder ska återrapporteras till kommunstyrelsen per december. Obligatoriska kontrollområden 2016 Kommunstyrelsen har i förslag till stadens verksamhetsplan och budget för 2016 pekat ut nedanstående områden som särskilt väsentliga för intern kontroll: Avtals- och entreprenadsuppföljning Avtalstrohet Leverantörers ekonomiska ställning och seriositet Kontroll av utbetalningar 12(18)

18 SID 13 (18) Redovisning av representation För respektive kontrollmoment finns det framtagna rutiner som ska följas. Följ länkarna för respektive kontrollmoment. Obligatoriska kontrollmoment som utförs av nämnd 2016 Avtals- och entreprenadsuppföljning Redovisning av representation Förutom ovanstående områden identifierar respektive nämnd kompletterande kontrollområden. Obligatoriska kontrollmoment som utförs av styrelsen 2016 Avtalstrohet Leverantörers och entreprenörers seriositet Kontroll av utbetalningar Tekniska nämndens plan för intern kontroll återfinns i bilaga 2. 13(18)

19 SID 14 (18) Bilaga 1 Konkurrensplan Konkurrensplan 2016 med inriktning Nämnd: Tekniska nämnden Befintliga avtal Avtalsbeteckning Påbörjas Parkeringsövervakning 2015 Fastighetsförvaltning 2015 Mindre markentreprenader, ramavtal 2015 Vinterväghållning, barmarksunderhåll och parkskötsel på allmänplatsmark * 2016 Ramavtal för tjänster gällande insamling av fettavfall ** 2016 Byggarbeten, ramavtal 2016 Bevakning, rondering och ordningsvakt 2016 Underhåll av vägbeläggningar, ramavtal * 2016 Vägmarkeringar, ramavtal * 2016 Elenergi * 2016 Måleriarbeten, ramavtal 2016 Renhållning, entreprenad 2016 Säkerhetsinstallationer* 2016 Fönsterrenovering, ramavtal 2017 Glasmästeri, ramavtal 2017 Trafiksignaler, drift och underhåll 2017 Gatu- och parkbelysning, drift och underhåll 2017 Entreprenad avseende insamling av hushållsavfall inom Solna stad ** 2017 Nya upphandlingsbehov Upphandlingsbehov Påbörjas Markskötsel vinter och sommar på tomtmark * 2016 Klottersanering * 2016 Samverkansentreprenader, ramavtal mindrebyggprojekt totalentreprenad 2016 Ramavtal paviljonger * 2016 Ramavtal rivningsentreprenad 2016 Ramavtal nya fönster 2016 Ramavtal golvbeläggning, klinker och kakel 2016 Anläggningsentreprenad slingan Råsunda markarbeten 2016 Anläggningsentreprenad utbyggnad gata Ulriksdal distansen 2016 Anläggningsentreprenad Bellona 2016 Anläggningsentreprenad Tygeln Hagalund 2016 Projektering Tomteboda buss depå 2016 Projektering Stora frösunda 2016 Projektering Charlottenburg (18)

20 SID 15 (18) Ramavtal trafikövervakning och mätning * 2016 Entreprenör för uppsättning och inköp av trafikskyltar 2016 Larmmottagning *** 2016 Anläggningsentreprenad startboxen nytt huvudkontor NCC 2017 Anläggningsentreprenad Tomteboda buss depå 2017 Anläggningsentreprenad Stora frösunda 2017 Anläggningsentreprenad Bro Hilton över E Anläggningsentreprenad Charlottenburg 2017 Låsservice * 2017 Avrop Ramavtal Vara/tjänst Påbörjas Samverkansentreprenader, ramavtal byggprojekt 2016 Totalentreprenad TND/2015:123 Ishall Ritorp *Ny konkurrensutsättning alternativt avrop från centralt ramavtal genom SKL Kommentus inköpscentral eller anslutning till upphandling genom STIC. **Ny konkurrensutsättning alternativt ansluta sig till upphandling genom SÖRAB - Söderhalls Renhållningsverk AB. ***Anslutning till SOS alternativt ny konkurrensutsättning. 15(18)

21 SID 16 (18) Bilaga 2 Internkontrollplan Internkontrollplan 2016 Nämnd: Tekniska nämnden Internkontrollmomenten återrapporteras övergripande i årsredovisningen. Process/rutin Ärendehantering registratur Kontrollmoment & metod Kontrollen syftar till att säkerställa att stadens och förvaltningens åtaganden upprätthålls samt att rutiner och anvisningar efterlevs. Inköp Kontrollen utförs genom stickprov på utlämnade handlingar. Kontroll av inköp. Kontrollen syftar till att säkerställa att inköp under direktupphandlingsbeloppet görs enligt stadens anvisning för inköp och direktupphandling. Kontrollen utförs genom att stickprov tas på inköp som gjorts. Stadsgemensamma obligatoriska internkontrollmoment som utförs av nämnd Process/rutin Avtals och entreprenadsuppföljning Kontrollmoment & metod Kommunstyrelsen har angett området som särskilt väsentligt och obligatoriskt för nämnden. Kontrollen syftar till att säkerställa att avtal följs upp enligt stadens anvisning för avtals- och entreprenaduppföljning. Redovisning av representation Kontrollen utförs enligt stadens rutin för kontrollmoment avtals- och entreprenadsuppföljning. Kommunstyrelsen har angett området som särskilt väsentligt och obligatoriskt för nämnden. Kontrollen syftar till att säkerställa att redovisning av representation görs enligt stadens anvisning för representation och uppvaktning. Kontrollen utförs enligt stadens rutin för kontrollmoment representation. 16(18)

22 SID 17 (18) Bilaga 3 - Avgifter för upplåtelse av offentlig plats Typ av verksamhet Byggetablering Byggetablering Container/byggkran <5 dygn Container/byggkran >5 dygn Byggnadsställning fri undergång Byggsäckar Upplag Försäljning Fasta kiosker: läge A* Fasta kiosker: läge B* Fasta kiosker: läge C* Säsongsbetonade kiosker läge: A Säsongsbetonade kiosker läge: B Torgplatser (max 16 kvm) läge A Torgplatser (max 16 kvm) läge B Foodtruck (evenemang) Korvförsäljning (evenemang) Julgransförsäljning Gångbaneservering läge A max 30 kvm Gångbaneservering läge B max 30 kvm Gångbaneservering läge A mer än 30 kvm Gångbaneservering läge B mer än 30 kvm Tillfällig saluplats (max 16 kvm) läge A Tillfällig saluplats (max 16 kvm) läge B Foodtrucks läge A Foodtrucks läge B, C Övrigt Byggskylt Varumärkesskylt Reklam Tidningsställ Flagga/Banderoll Filminspelning Cirkus Telemast Övrigt Avgift 70 kr/kvm och månad kr/styck kr/styck och månad kr per vecka kr per vecka 50 kr/kvm och månad (kr/kvm och år eller enligt särskilt avtal) (kr/kvm och år eller enligt särskilt avtal) (kr/kvm och år eller enligt särskilt avtal) kr/säsong (april-okt) kr/säsong (april-okt) kr/säsong (april-okt) kr/säsong (april-okt) 5000 kr/kvartal kr/kvartal kr/plats och säsong 100 kr/kvm och månad 50 kr/kvm och månad 200 kr/kvm och månad 100 kr/kvm och månad 700 kr/dag 300 kr/dag kr/år kr/år 110 kr/mån och kvm skyltyta kr/mån och kvm skyltyta kr/mån och kvm skyltyta kr/år och styck 350 kr/dag och styck kr/dag kr/dag kr/år och styck Om ingen tillämplig avgift återfinns väljs närmast tillämpliga avgift. 17(18)

23 SID 18 (18) Avgiftsbefriad upplåtelse Stadsodling Upplåtelse av offentlig plats för ideella föreningar Upplåtelse av offentlig mark för skolklasser Läge A Avser Solna centrum, Solna Business Park, Arenastaden, Hagastaden Läge B- Avser mindre centrum, samlingsplatser, bushållsplatser Läge C Avser övriga områden *Särskild bedömning får göras, exempelvis utifrån vilken typ av yta som ska ingå i avgiften. En minimiavgift på 800 kr debiteras samtliga verksamheter med undantag för avgiftsbefriad upplåtelse, för täckning av stadens kostnader i samband med upplåtelsen. Avgifterna indexregleras årligen enligt konsumentprisindex (KPI). Avgiftsfrihet gäller om tillståndshavaren är av staden anlitad entreprenör. För upplåtelse som till sin art och/eller omfattning skiljer sig från de angivna avgifterna äger tekniska förvaltningen rätt att med nyttjare avtala om avgift. 18(18)