Barn- och utbildningsnämnden KALLELSE till barn- och utbildningsnämndens arbetsutskotts sammanträde Tid: Tisdagen den 1 september år 2015, kl 08.30 Plats: Kindla, kommunhuset, Lindesberg. Kallade ledamöter Linda Svahn (S) ordf Linda Andersson (S) Pär-Ove Lindqvist (M) Anders Persson (C) vice ordf Pamela Hopkins (SD) Tjänstemän Henrik Arenvang, förvaltningschef Jessica Andersson, ekonom Irene Eriksson, verksamhetschef förskola Staffan Hörnberg, gymnasiechef Björn Österby, utvecklingsstrateg Roger Sixtensson, FALAB Jessica Brogren, nämndsekreterare Ersättare Kent Wanberg (S) Zaki Habib (S) Bengt Evertsson (MP) Jenny Larsson (C) Andreas Funk (SD) Personalföreträdare Lisbeth Fasth, SACO Klas Friman, TCO Britt-Marie Lindberg LO Fredrik Lindmark, ers Sofia Liodden, ers Wilma Luth, ers Ledamot som är förhindrad att delta, kallar själv sin ersättare enligt turordningslista. Vid besök till Lindesbergs kommunhus för närvaro vid sammanträde och justering av protokoll, anmäl detta i växel/reception. OBS! Tänk på våra allergiker och använd inte starkt doftande sprayer, parfymer eller rakvatten! Ärenden 1. Val av justerare och ersättare X 2. Tid och plats för justeringen Förslag: Måndagen 7 september 2015, kommunhusets kansli 3. Presentation ny gymnasiechef 4. Skola utan gränser 5. Ny högstadieskola, Roger Sixtensson FALAB 6. Bussvärd 7. Ansökan om växelvis barnomsorg 8. Studiehandledning och modersmålsundervisning 9. Svar på PWC revisionsrapport Granskning av styrning och ledning av skolverksamheten Sid X Kl 08.30 3 Kl 09.30 13 Sep bilaga 10. Beslut enligt besparingar år 2016 31 X 15 1
2 11. Retroaktiv avgiftskontroll 33 12. Internkontrollplan år 2016 13. Frånvarostatistik 14. Mål och indikatorer 15. Sammanställning av inkomna synpunkter till BuN jan-juni 2015 37 Handl på bordet Handl per epost 39 16. Tema pedagogiska priset 2015-2016 41 17. Rutiner av tillsyn fristående förskolor 18. Planering kvalitetsdagar Kl 13.00 Handl per epost X 19. Verksamhetsbesök Brotorpsskolan, 14 sept X 20. Tid för diskussion gällande kontaktpolitikerverksamhet, 14 sept X Välkomna! Linda Svahn, Ordförande Gemensamt arbetsutskott den 3 september år 2015, kl 08.30. Separat dagordning. 2
3 4
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13 6
14
Barn- och utbildningsförvaltningen Henrik Arenvang 0581-811 86 henrik.arenvang@lindesberg.se TJÄNSTESKRIVELSE 2015-07-30 Dnr 2015/73 606 Till Barn och utbildningsnämnden 9 9 Förslag till beslut Förvaltningen föreslår nämnden att fatta beslut utifrån Revisionsrapport Granskning av styrning och ledning av skolverksamheten. 1) Uppdra till förvaltningschef att redovisa åtgärder för att utveckla sammanställningen av det systematiska kvalitetsarbetet, så att det bidrar till att ge en samlad bild. Förslaget ska redovisas för nämnden under december 2015. 2) Uppdra till förvaltningschef påbörja det strategiska styrningsarbetet av programutbud vid gymnasieskolan. En första avrapportering ska ske till nämnden i november 2015. 3) Uppdra till förvaltningschef se över nuvarande resursfördelningsmodeller och komma med förslag på eventuella förändringar. Delrapportering under första delen av 2016, för att kunna eventuellt införas till budget 2017. Nämnden ger även förvaltningschef uppdrag att ge ett skriftligt svar till revisorerna senast 17 september 2015. Ärendets beredning Revisionsrapporten diskuterades vid arbetsutskott 10 augusti och vid nämndsammanträde 17 augusti Lindesberg 2015-08-24 Henrik Arenvang Förvaltningschef 15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
Prioritering ramminskningar (-9 mnkr) 2016 10 Förstelärare -1,5 (statlig finansiering finns för 1,5, men resterande 1,5 är kvar av totalt 3 mnkr) Skoldatatek -0,9 Ekbackens lokaler -0,5 Drogsamordnare -0,2 Asylsökande över18 år erbjuds ej att påbörja gy-utb -0,5 Utökning studie och yrkesvägledning -0,5 Projekt Entreprenörskap i skolan -0,2 Internationellt utbyte -0,4 Utökning elevhälsa -0,5 Minska antalet gy-program, inriktningar, alternativt organiserad samläsning -1,5 Frivilligverksamhet -2,2 Omsorg på obekväm arbetstid Ekologisk mat Kulturskola 31
32
11 Förstudie Retroaktiv Avgiftskontroll 2015-08-17 LINDESBERG kommun IST International Software Technology AB Växjö Arabygatan 82 Stockholm Arenavägen 27, 6 tr Info.se@ist.com 352 46 Växjö 121 77 Johanneshov www.ist.com Tel: 0470-70 71 00 Tel: 08-691 46 60 Fax: 0470-70 71 90 Fax: 08-644 22 35 33 1
Förstudie Retroaktiv Avgiftskontroll för LINDESBERG kommun Förutsättningar Körningen görs i två steg och avser placeringar för 2013. Först gör vi en körning utan att jämföra med SKV inkomsten, dvs. vi gör om beräkningen för det aktuella året som om ingenting hänt. Detta gör vi för att säkerställa att inga förändringar i taxan som skulle kunna skapa problem finns eller att några ändringar har gjorts som påverkar avgiften. Här bör ingen större skillnad uppstå om ingen förändring skett. Resultat redovisas nedan under Därefter görs körningen med inkomsterna inlästa från SKV. Beräkningen görs om med utgångspunkt från placeringsuppgifterna, men baseras nu på inkomsten från SKV. Om differens uppstår redovisas det som en minuspost om återbetalning ska ske eller som en pluspost om Förklaringar till kolumnerna nedan: Beloppsintervall: Belopp: Summa fakturerat: Summa Ny-beräkning: Visar de intervall som beloppen ligger inom. Med minustecken framför innebär att en utbetalning kommer att ske. Summa att utbetala eller fakturera, dvs. skillnaden mellan vad som fakturerats kunden i förhållande vad som enligt ny uträkning borde fakturerats. Kolumnen visar hur mycket som fakturerades vid faktureringstillfället baserat på rapporterad inkomst och hur placeringen såg ut. Uppgifterna hämtas från arkivet i Extens. Kolumnen visar hur mycket som borde fakturerats baserat på hur placeringen ser ut samt med inkomsten som är inläst från SKV. OBS! Vid körning utan att jämföra med SKV-inkomsten visas det belopp som borde faktureras när vi kör om fakturorna utan att någon jämförelse görs. Här bör ingen större skillnad uppstå, skillnad som uppstår beror oftast på att ändring av inkomst har gjorts och daterats bakåt i tiden eller att någon felaktig registrering gjorts ex. ändrat beräkningsgrundare i placeringen istället för att registrera ny. IST International Software Technology AB Växjö Arabygatan 82 Stockholm Arenavägen 27, 6 tr Info.se@ist.com 352 46 Växjö 121 77 Johanneshov www.ist.com Tel: 0470-70 71 00 Tel: 08-691 46 60 Fax: 0470-70 71 90 Fax: 08-644 22 35 34 2
Utan skatteverkets inkomstjämförelse Beloppsintervall Differens Summa fakturerat Summa Ny-beräkning <-12000-14 960 18 795 3 835-4000 - -2001-20 510 61 560 41 050-2000 - -1501-3 590 13 550 9 960-1500 - -1001-5 670 31 105 25 435-1000 - -601-7 860 44 635 36 775-600 - -1-10 541 1 471 308 1 460 767 0-0 0 7 974 400 7 974 400 1-600 10 325 2 199 690 2 210 015 601-999 4 405 67 330 71 735 1000-1499 4 735 25 275 30 010 1500-1999 8 430 31 735 40 165 2000-2499 9 040 19 300 28 340 2500-2999 5 430 12 880 18 310 3500-3999 3 630 4 680 8 310 4000-4499 4 230 11 810 16 040 6000-6999 12 305 25 470 37 775 9000-9999 9 720 660 10 380 13000-13999 13 020 1 260 14 280 Total 22 139 12 015 443 12 037 582 Vid körning utan att jämföra med SKV-inkomsten visas det belopp som borde faktureras när vi kör om fakturorna utan att någon jämförelse görs. Här bör ingen större skillnad uppstå, skillnad som uppstår beror oftast på att ändring av inkomst har gjorts och daterats bakåt i tiden eller att någon felaktig registrering gjorts ex. ändrat beräkningsgrundare i placeringen istället för att registrera ny. Generellt kan man säga att det är väldigt få poster vid denna körning, vilket är ett gott betyg åt handläggarna som jobbar i systemet. IST International Software Technology AB Växjö Arabygatan 82 Stockholm Arenavägen 27, 6 tr Info.se@ist.com 352 46 Växjö 121 77 Johanneshov www.ist.com Tel: 0470-70 71 00 Tel: 08-691 46 60 Fax: 0470-70 71 90 Fax: 08-644 22 35 35 3
Med skatteverkets inkomstjämförelse Beloppsintervall Differens Summa fakturerat Summa Ny-beräkning <-12000-27 595 34 090 6 495-10000 - -8001-34 650 64 960 30 310-8000 - -6001-28 760 51 965 23 205-6000 - -4001-63 790 155 060 91 270-4000 - -2001-81 845 265 925 184 080-2000 - -1501-28 500 147 845 119 345-1500 - -1001-24 815 170 320 145 505-1000 - -601-20 702 175 805 155 103-600 - -1-25 790 936 095 910 305 0-0 0 5 308 345 5 308 345 1-600 52 978 2 160 150 2 213 128 601-999 61 500 550 370 611 870 1000-1499 78 905 459 500 538 405 1500-1999 79 780 329 490 409 270 2000-2499 57 695 170 355 228 050 2500-2999 69 155 197 965 267 120 3000-3499 74 375 184 765 259 140 3500-3999 89 150 251 140 340 290 4000-4499 34 052 68 143 102 195 4500-4999 47 495 73 415 120 910 5000-5499 20 765 52 640 73 405 5500-5999 22 760 16 185 38 945 6000-6999 69 120 109 825 178 945 7000-7999 37 200 29 745 66 945 8000-8999 17 050 3 655 20 705 9000-9999 27 680 24 385 52 065 10000-10999 10 310 11 325 21 635 12000-12999 24 290 11 980 36 270 Total 537 813 12 015 443 12 553 256 Prognos Med utgångspunkt från vad som sagts tidigare så skulle ett avgiftskontrollsprojekt uppskattningsvis kunna inbringa någonstans mellan 525000 575000 kr i intäkter avseende 2013 års körning beroende på hur hanteringen av inkomständringarna bakåt i tiden har hanterats. Om återbetalningar har gjorts kan slutsumman bli högre. Förutom intäkten av själva avgiftskontrollen kan ett projekt av den här typen ge er möjlighet att förbättra rutinerna avseende hanteringen av placeringarna. Dessutom får ni en rättvis avgiftshantering vilket kanske är det mest viktiga. IST International Software Technology AB Växjö Arabygatan 82 Stockholm Arenavägen 27, 6 tr Info.se@ist.com 352 46 Växjö 121 77 Johanneshov www.ist.com Tel: 0470-70 71 00 Tel: 08-691 46 60 Fax: 0470-70 71 90 Fax: 08-644 22 35 36 4
12 Genomföra Riskbedömning (Barn- och utbildningsnämnd) Område Verksamhet Personal Ekonomi Processer/ rutiner Delegationsordning Arkivering IT-säkerhet/- sårbarhet, förvaltningens system Frånvarorapportering Likabehandlingsplaner Individärenden Lärarlegitimation Registerkontroll Uppdragshandlingar Attestrutiner Interkommunala bidrag Reglemente ekonomiska transaktioner Asylintäkter Risker Period Sannolikhet Konsekvens Riskbedömning Ska kontrolleras Beslut fattas utan korrekt delegation från nämnd. Dokument hanteras på ett felaktigt sätt. Brister i verksamheten samt dokumentation. Kontroll av rutinerna för frånvarorapportering. Aktuella likabehandlingsplaner saknas. Felaktiga beslut i individärenden. Att nya tjänster tillsätts av lärare utan lärarlegitimation. Tjänster besätts med personal med notering i belastningsregistret. Personal saknar undertecknade uppdragshandlingar. Obehörig attesterar i kommunen. Pengar utbetalas felaktigt till utomstående. Felaktig hantering av rekvisitioner. Ej säkerställda intäkter. 2015 2.Liten 3. Kännbar 6. Lindrig Ja 2015 4.Mycket stor 2. Lindrig 8. Kännbar Ja 2015 3.Stor 4. Allvarlig 12. Allvarlig Ja 2015 3.Stor 2. Lindrig 6. Lindrig Ja 2015 1.Mycket liten 1. Försumbar 1. Försumbar Nej 2015 1.Mycket liten 3. Kännbar 3. Försumbar Ja 2015 1.Mycket liten 1. Försumbar 1. Försumbar Nej 2015 1.Mycket liten 4. Allvarlig 4. Lindrig Ja 2015 3.Stor 2. Lindrig 6. Lindrig Ja Halvår 2 2015 1.Mycket liten 4. Allvarlig 4. Lindrig Nej 2015 3.Stor 3. Kännbar 9. Kännbar Ja 2015 3.Stor 2. Lindrig 6. Lindrig Ja 2015 2.Liten 3. Kännbar 6. Lindrig Ja Upphandling/inköp Avtalsotrohet. 2015 2.Liten 2. Lindrig 4. Lindrig Ja Representation Kurser och konferenser Fristående förskolor Missbruk och ej regelmässigt korrekt. 2015 3.Stor 1. Försumbar 3. Försumbar Ja Uppföljning saknas. 2015 1.Mycket liten 1. Försumbar 1. Försumbar Nej Felaktigt utbetalat månadsbidrag. 2015 2.Liten 2. Lindrig 4. Lindrig Ja sida 1 av 1 (2015-08-24) 37
38
Barn- och utbildningsförvaltningen Björn Österby Tfn: 0581-811 89 bjorn.osterby@lindesberg.se TJÄNSTESKRIVELSE 2015-08-24 Barn- och utbildningsnämnden 15 Sammanställning av inkomna synpunkter till barn- och utbildningsförvaltningen första halvåret 2015 Förslag till beslut Redovisningen läggs till handlingarna. Ärendebeskrivning På kommunens webbplats kan man via ett webbformulär lämna återkoppling på valfri kommunal verksamhet. Formuläret är kopplat till respektive förvaltnings/verksamhets funktionsbrevlåda. Ansvarig registrator fördelar därefter ut återkopplingen till rätt verksamhet/funktion. All återkoppling ska diarieföras inom respektive verksamhet enligt de rutiner som finns och tas tillvara av verksamheten. Personen som lämnat återkopplingen ska alltid kontaktas av berörd verksamhet/funktion om den inte gjorts anonymt och svaret ska också skickas till funktionsbrevlådan så att det blir registrerat i diariet. Kommunstyrelsen har i dokumentet Styrnings och ledningssystem för kommunkoncernen beslutat att återkopplingen där även åtgärden anges ska sammanställas en gång per halvår och redovisas till kommunstyrelsen. För barn- och utbildningens del har det inkommit totalt 5 stycken beröm, klagomål och synpunkter. Dessa fördelar sig på tre synpunkter, ett beröm och ett klagomål. I ett av fallen finns en notering om att återkoppling skett. Detta behöver inte innebära att återkoppling uteblivit i övriga fyra fall. Skälet kan också vara att den representant för verksamheten som besvarat synpunkten inte skickat sitt svar till kommunens funktionsbrevlåda. I ett av fallen har ärendet lyfts som en fråga av barn- och utbildningsnämnden. Bedömningen är att de flesta synpunkter på förvaltningens verksamhet lämnas via andra kanaler än kommunens webbformulär, företrädesvis via direkta kontakter med personal i förvaltningens verksamheter. Björn Österby Utvecklingsstrateg 39
40
41 16
42
43