Lathund, skapa kurstillfällen för Ladok via UtbildningsGubas Den här lathunden avser tillfällen som tidigare har beställts direkt från Ladokgruppen. Dessa ska läggas in i UtbildningsGubas för att sedan automatiskt föras över till Ladok. Kurstillfällen som ska sökas via antagning.se hanteras som tidigare och behandlas inte i denna lathund. Du loggar in genom Medarbetarportalen > Verktyg > Gubas > UtbildningsGubas (i vänstermenyn) > Till UtbildningsGubas. Inloggningsuppgifterna är samma som till Medarbetarportalen. Observera att du måste ha särskild behörighet till UtbildningsGubas och om du inte kan logga in beror det troligtvis på att du saknar behörighet till systemet. Behörighet fås genom blanketten Ansökan om användarbehörighet i Gubas i blankettarkivet på Medarbetarportalen. 1. Hitta kurs för att skapa kurstillfälle Gå till Utbildningstillfälle >Välj antagningsomgång. Välj aktuell omgång, ex LadokV16, och klicka Välj. (Antagningsomgångarna för kurserna som ska direkt till Ladok ligger längst ner i denna lista. Det är separata omgångar för kurser som startar VT respektive HT, samt en för kurser som går under sommaren) Det är viktigt att välja rätt antagningsomgång, då tillfällen annars inte kontrolleras alls eller, i värsta fall, annonseras ut på antagning.se. Gå till Utbildning i menyn och klicka sedan Sök. Välj Institution. Sök fram den eller de kurser du ska skapa tillfälle för genom att ange koden i Kurskod. För att söka fram flera kurser på samma gång kan % användas för fritext i koden (ett eller flera tecken). Bara % söker fram alla kurser för vald institution, EN13% söker fram alla kurser vars kod börjar med EN13, medan EN%13 söker fram alla som börjar med EN och slutar med 13. Sökresultatet kommer se ut liknande det nedan: Sektionen för studieadministrativa system 1 (6) Karl Gustavsgatan 29, Box 100, 405 30 Göteborg 031 786 00 00 www.gu.se
a. Om Nytt tillfälle går att klicka på, klicka och följ sedan instruktionerna i avsnitt Uppgifter för att skapa tillfälle nedan. b. Om knappen Nytt tillfälle är gråmarkerad, kontrollera vilket tecken som står inom parentes (ex (*S) ). i. Om *A, så är inte antagningsomgång vald, se andra punkten i listan ovan. ii. Om *S, måste status på utbildningen ändras, klicka på Redigera och följ instruktionerna i nästa avsnitt: 2. Om tillfälle inte kan skapas: Redigera utbildning Nedanstående uppgifter krävs för att kunna spara utbildningen så att tillfälle kan skapas. Detta behöver bara läggas in en gång per kurs. När uppgifterna är sparade kommer tillfällen gå att skapa för alla kommande terminer. 1. Urvalsmodell - Finns normalt två alternativ. Vid osäkerhet låt förvalt alternativ ligga. 2. Meritvärderingsmodell - Sätts automatiskt utifrån vald urvalsmodell, annars sätt till samma som urvalsmodellen. 3. Förkunskapskrav Ange det förkunskapskrav som framgår av kursplanen. Om det krävs grundläggande behörighet eller gymnasiala förkunskapskrav ska en områdesbehörighet väljas ur listan (en förteckning över områdesbehörigheter finns i högermenyn på sidan för UtbildningsGubas i medarbetarportalen). Om det krävs tidigare studier på högskolenivå skrivs kravet istället in i fritextrutan. 4. Utbildningstyp Ska sättas till samma som Utbildningsnivå (angivet ovanför Urvalsmodell på skärmen). 5. Prislapp Ange vanligtvis den fakultet som kursen är knuten till. Vid frågor kontakta institutionens ekonom. 6. Intresseområde Ange det intresseområde som passar bäst för kursen. 7. Ämne Enbart ett ämne ska anges. Sätt status Aktiv/Klar/Öppen och spara sedan. Sedan kan du trycka på knappen Nytt tillfälle för att börja skapa tillfället. 2 (6)
3. Uppgifter för att skapa tillfälle OBS. När nytt tillfälle ska läggas in, kontrollera så att rätt antagningsomgång står angiven högst upp i formuläret: För tillfällen som ska direkt till Ladok och som inte ska sökas via antagning.se ska ingen annan omgång än de som börjar med Ladok användas. Om fel antagningsomgång är angiven här, gå tillbaka till Utbildningstillfälle >Välj antagningsomgång och välj rätt omgång. Följande uppgifter måste anges för kurstillfället: 1. Kursomgång 1 är förifyllt. Om flera kurstillfällen under en termin ska skapas för en kurs där takt, tid, undervisningsform, ort och finansieringsform är desamma (men exempelvis studieveckor skiljer sig) måste olika omgångar (1, 2, 3 etc.) anges för respektive tillfälle. 2. Takt Kurstakten beräknas genom formeln: kursens hp/1,5/ antal veckor (totala antalet för alla ingående terminer). Närmaste takt väljs sedan ur listan. 3. Tid Ange den tid när tillfället till största del läses. 4. Undervisningsform Normal är förifylld. Om annan form gäller anges detta istället. 5. Ort Göteborg är förifyllt. Om studierna sker vid annan ort anges denna istället. Ortsoberoende kurs märks med FLEX. Observera att endast en ort ska anges. 6. Finansieringsform Ange aktuell finansieringsform, exempelvis ORD eller U. 7. Startdatum Anges i formen åååå-mm-dd. 8. Stoppdatum Anges i formen åååå-mm-dd. 9. Poängfördelning per termin Ange hur många av kursens hp som läses respektive termin. Om kursen går över flera terminer kan även start- och stoppveckor för mellanliggande terminer behöva justeras (ordinarie veckor fylls i av systemet). Startvecka för första termin och stoppvecka för sista termin ändras alltid genom att ändra datumen. Gå längst ner och sätt status till Aktiv/Klar/Öppen och spara sedan. Tillfälle som sparas med status Preliminär kommer inte kontrolleras och föras över till ladok. Särskild information gällande sommarkurser Sommarkurser som går under en sammanhängande period fördelas inte att på vår- och hösttermin i Ladok, utan samtliga veckor ligger på vårterminen (om kursen börjar på vårterminen innan den 1 juli). Detta innebär att studenterna endast behöver göra en förstagångsregistering (FFG). De behöver alltså inte fortsättningsregistrera (FO) sig för de veckor som ligger efter den 1 juli. Sommarkurser med uppehåll fördelas i Ladok på vår- och hösttermin, eftersom det annars inte går att skapa ett uppehåll. Studenterna på kurser med uppehåll måste göra både FFG-registrering och FOregistrering. Med uppehåll avses att kursen går under två perioder, t.ex. v.24-26 och v. 33-34. I UtbildningsGubas läggs poängfördelningen i båda fallen på vårterminen, för de kurser som ska ha ett uppehåll behöver det anges vilka veckor uppehållet är i rutan Övrigt längst ner i formuläret. 3 (6)
4. Uppföljning av skapade tillfällen Det skickas inget meddelande när tillfällena har blivit överförda till Ladok, utan kontroll får göras antingen i Ladok, KA13, eller i UtbildningsGubas. För kontroll i UtbildningsGubas kan Utbildningstillfälle -> Sök användas. Ange antagningsomgång längst till vänster (är en antagningsomgång redan vald ligger den förvald även i denna sökning) och sedan aktuell kurskod (använd % för fritext) och klicka på Sök. Kontroll av inlagda tillfällen görs minst en gång per vecka, oftare i samband med terminsstart. Överföring av kontrollerade tillfällen i Ladok-omgångarna påbörjas efter att de tillfällen för samma termin som söks via antagning.se förts över (påbörjas efter sista ordinarie anmälningsdag) och sker därefter nattetid. Om tillfället har en anmälningskod och status Publiceras är det kontrollerat och klart för överföring till Ladok. Om tillfället har status Aktiv/Klar/Öppen eller Godkänd men ingen anmälningskod är det ännu inte kontrollerat. Om tillfället har status Preliminär kommer det inte att kontrolleras och föras över status måste ändras till Aktiv/Klar/Öppen av institutionen. Detta görs genom att först klicka redigera och sedan spara om tillfället med rätt status. Om tillfälle saknas i denna lista har det inte blivit skapat i den valda antagningsomgången. Gå tillbaka till sökningen och välj % i listan för antagningsomgångar och sök på kursen igen då söks alla tillfällen fram oavsett antagningsomgång. Finns inget tillfälle så har det inte blivit skapat. Om tillfället ligger skapat, men i en felaktig omgång måste det skapas på nytt i rätt omgång det går inte att flytta tillfällen utan de måste alltid skapas om. Det tillfälle som hamnat i fel antagningsomgång behöver sedan tas bort, se nästa avsnitt. Tillfällen som har blivit överförda till Ladok ska kontrolleras av institutionen i god tid före kursstart, så att eventuell justering hinner göras innan studenter blivit registrerade på tillfället. 4 (6)
5. Om ett utbildningstillfälle behöver redigeras eller tas bort Om ett tillfälle råkat få fel uppgifter och behöver justeras, eller inte skulle ha skapats alls kan det redigeras eller tas bort så länge det inte har status Publiceras. Första steget är att söka fram tillfället/tillfällena enligt beskrivningen ovan. För att redigera ett visst tillfälle: Klicka på Redigera, gör den ändring som behövs och spara sedan. Om tillfället redan är publicerat och ska redigeras måste detta göras av Gubas systemförvaltning och Ladok. Meddela gubas@gu.se vilket tillfälle det gäller (ange kurskod, anmälningskod och termin) samt vad ändringen ska vara. Borttagning av tillfällen kan göras av institutionen själva om tillfället ligger i en Ladok-omgång genom att man klickar Ta bort och bekräftar borttagningen i den ruta som kommer upp. Ligger tillfället i en omgång som inte börjar med Ladok ska gubas@gu.se alltid kontaktas. Om tillfället i Ladok-omgången redan är publicerat och inte längre behövs så ska inget göras då inaktuella tillfällen i Ladok inte tas bort. 6. Rapport Rapport är ett annat sätt att få en överblick över skapade tillfällen, som lämpar sig bäst när man vill kontrollera många tillfällen på samma gång. Genom att gå Rapport > Rapport utbildningstillfällen fås denna vy: 5 (6)
Följande parametrar ska väljas för utsökningen: Antagningsomgång Institution Status Välj alla utom Stängd/Nedlagd (Stängd/Nedlagd används bara om antagningsomgången är nedlagd). Kurskod Anges på motsvarande sätt som vid utsökningen av kurser ovan. (Se vidare i avsnitt 1.) Rapporttyp En eller flera av dessa parametrar kan väljas, men ingen av dem är obligatorisk: Datum Start- och stoppdatum för tillfället, samt vilken period tillfället ges). Språk Om kursen ges på svenska eller engelska samt om informationen ska visas på engelska webbsidor. (Bara aktuellt för kurser som går via antagning.se). Tillfällesparametrar Diverse information som är angivet för det skapade tillfället, som Takt, Tid etc. Planerings- och antagningstal Bara aktuellt för kurser som går via antagning.se. Modeller Här visas behörighetskrav och urvalsmodell som är angivet för kursen. Kataloguppgifter Används ej. Utb-Nivå Visar om kursen är på grund eller avancerad nivå. Prislapp Visar angiven prislapp för kursen. Institution Visar vilken institution som är angiven för kursen i Ladok. Status Visar status på kursen och kurstillfället. Klicka på Sök för att få resultatet i webbläsaren, alternativt kryssa för Resultat i excelfil och klicka sedan Sök för att få resultatet i Excel. 6 (6)