Förbundsstyrelsen 2015-03-13 1 (11) Plats och tid Beslutande Sydarkivera sammanträdesrum fredagen den 13 mars 2015 kl.09.00-10.00. Per Ribacke (S), Alvesta, ordförande Nils Ingmar Thorell (FP), Ronneby, vice ordförande Ingemar Almkvist (S), Älmhult ej 8 Annika Stacke (FP), Växjö Britta Lundén (S), Tingsryd, tjg. ers. Chatarina Holmberg (S), Region Blekinge, tjg. ers. Ingegerd Lenander (KD), Markaryd, tjg. ers. Övriga deltagande Mats Porsklev, sekreterare ej 12 Elin Jonsson, arkivarie Magdalena Nordin, arkivarie, sekreterare 12 Utses att justera Annika Stacke (FP) Justeringens Fredagen den 20 mars 2015, kl.10.00, Sydarkiveras kontor plats och tid Underskrifter Sekreterare... Paragrafer 8-17 Mats Porsklev ej 12 och Magdalena Nordin 12 Ordförande. Per Ribacke (S) Justerande... Annika Stacke (FP) ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag Organ Förbundsstyrelsen Sammanträdesdatum 2015-03-13 Datum för anslags uppsättande Förvaringsplats för protokollet 2015-03-20 Datum för 2015-04-13 anslags nedtagande Sydarkivera Underskrift...
Förbundsstyrelsen 2015-03-13 2 8 Budget 2015 inför 2016 Interims förvaltningen har arbetat fram förslag till budget för 2015 och förslag till budget för 2016. Beslutsunderlag Förslag till budget 2015 och 2016 från den 3 mars 2015. Förbundsstyrelsens förslag till fullmäktige beslut Förbundsfullmäktige antar förslag till budget 2015 och 2016 för förbundet. Tf.. Förbundschefen får i uppdrag att besöka respektive medlemskommun för att presentera budgetarna. Förbundsfullmäktige Tf. Förbundschef Mats Porsklev
Förbundsstyrelsen 2015-03-13 3 9 Policydokument Interims förvaltningen har arbetat fram en lista på policydokument som ska tas fram av förbundet. Beslutsunderlag Lista på policydokument från den 3 mars 2015. Informationen läggs till handlingarna. Tf. Förbundschef Mats Porsklev
Förbundsstyrelsen 2015-03-13 4 10 Nyttorealiseringsplan Interims förvaltningen har arbetat fram en nyttorealiseringsplan för att på sikt kunna göra bedömningar om framlagda och genomförda projekt och arkiveringar har tillfört kommunalförbundet den nytta som redovisats. Beslutsunderlag Nyttorealiseringsplan från den 3 mars 2015. Nyttorealiseringsplanen godkänns. Tf. Förbundschef Mats Porsklev Elin Jonsson Magdalena Nordin
Förbundsstyrelsen 2015-03-13 5 11 Pilotprojekt journalsystem Interims förvaltningen har under en länge tid arbetat med att ta fram ett förslag på ett första projekt att starta med för att ha det som ett pilotfall och inledande projekt. Ambitionen har varit att det ska vara ett projekt som har stor nytta i så många medlemskommuner som möjligt. Efter en tids diskussioner har det utkristalliserats att detta projekt bör vara arkivering av gamla journalsystem. Detta har inletts och nu behövs förbundets ställningstagande om det är detta projekt som förvaltningen ska arbeta med eller om det är något annat system som bör ha företräde. Arkivering av gamla journalsystem ska vara förbundets första pilotprojekt för förvaltningen. Tf. Förbundschef Mats Porsklev Elin Jonsson Magdalena Nordin
Förbundsstyrelsen 2015-03-13 6 12 Anställning förbundschef Förbundsstyrelsen har utsett en tillfällig förbundschef tills förbundet har anställt en ordinarie förbundschef. Förbundets ordförande Per Ribacke (S) har i samverkan med Växjö kommun tagit fram förslag på förbundschef. På förslag är Mats Porsklev. Förbundsstyrelsen ger ordförande Per Ribacke i uppdrag att slutföra anställning av Mats Porsklev som förbundschef. Per Ribacke
Förbundsstyrelsen 2015-03-13 7 13 SKL uppvaktningen -information Interims förvaltningen har tillsammans med ett flertal kommuner uppvaktat SKL för att framföra vikten av att SKL arbetar aktivt med e-arkivfrågor och övrig e-förvaltning samt traditionella arkiv. Informationen läggs till handlingarna.
Förbundsstyrelsen 2015-03-13 8 14 Föreningen för Arkivarier i Landsting och Kommuner Falk konferens - information Interims förvaltningen har blivit inbjudna att tala på Falks konferens i Lund. Inbjudna är förbundets chef och ordförande för att tala om e-arkivering ur ett ledningsperspektiv. Informationen läggs till handlingarna.
Förbundsstyrelsen 2015-03-13 9 15 Föreningen för arkiv och informationsförvaltning (Fai) konferens - information Interims förvaltningen har blivit inbjudna att tala på Fais konferens i höst. Inbjudna är förbundets arkivarier för att tala om ett praktikfall om råd och stöd och samordning av leveranser och avställningsprojekt. Informationen läggs till handlingarna.
Förbundsstyrelsen 2015-03-13 10 16 Diskussion om marknadsföring Diskuteras marknadsföring av kommunalförbundet. Information ges om vad som har skett under konceptstudietid och vad för kontakter som har tagits gentemot olika kommuner eller grupper av kommuner. Informationen läggs till handlingarna.
Förbundsstyrelsen 2015-03-13 11 17 Datum för styrelsemöten Diskuteras sammanträdestider och dagar. Förslag från ordförande är 29 maj, 18 september och 4 december kl. 09.00. Diskuteras bussförbindelser m.m. och att sammanträdestiden borde starta i nära anslutning till kollektivtrafikens tidtabeller Förbundstyrelsen ska hålla sammanträde under 2015 den 29 maj, 18 september och 4 december med start kl. 09.15. Förbundstyrelsens ledamöter och ersättare.