Kommunrevisorerna granskar

Kommunrevisorerna granskar UMEÅ KOMMUN Granskning av intern kontroll förvaltarenheten

Innehållsförteckning 1 Sammanfattande bedömning... 3 2 Inledning... 5 2.1 Bakgrund... 5 2.2 Syfte och revisionsfrågor... 6 2.3 Revisionskriterier... 6 2.3.1 Kommunallagen 6 kap. 7... 6 2.3.2 Riktlinjer för intern styrning och kontroll inom Umeå kommun... 7 2.3.3 COSO-modellen... 7 2.3.4 Föräldrabalkens (1949:381) 9-19 kapitlets intentioner och praxis... 8 2.4 Ansvarig nämnd och avgränsning... 8 2.5 Metod... 8 3 Förvaltarenheten i Umeå... 9 3.1 Organisation... 9 3.2 Granskningsresultat... 9 3.3 Bedömning... 13 4 Sammanfattande bedömning och rekommendationer... 15 4.1 Sammanfattande bedömning... 15 4.2 Rekommendationer... 16 2

1 Sammanfattande bedömning På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Umeå kommun har EY genomfört en granskning av intern kontroll i förvaltarenheten. Syftet har varit att granska om Miljö- och hälsoskyddsnämnden och förvaltarenheten har en ändamålsenlig intern kontroll. En väsentlig del av kontrollmiljön är den uppmärksamhet och vägledning som nämnden ger. Miljö- och hälsoskyddsnämnden övertog ansvaret för förvaltarenheten i januari 2013. Nämnden styr och leder förvaltarenhetens verksamhet i begränsad utsträckning. Förvaltarna upprättar årligen en riskanalys och genomför en systematisk riskbedömning. Riskbedömningen har inte antagits av nämnden och nämnden har inte genomfört någon egen riskbedömning vad gäller förvaltarenhetens verksamhet. Detta bedöms utgöra en brist eftersom en viktig utgångspunkt för att kunna bedöma arbetet med intern kontroll är en riskbedömning. Förvaltarenheten hanterar riskerna i riskanalysen genom att följa ett antal dokumenterade rutiner. Förvaltarenhetens rutiner följs upp genom en årlig intern revision samt en årlig extern revision. Utfallet rapporteras i kommunens kvalitetssystem. Av intervjun med förvaltarna framgår att arbetet med intern kontroll till stor del syftar till att säkerställa att överförmyndarnämndens krav på former för årsräkning och annan formalia tillgodoses. Förvaltarna har inte fått några direktiv eller krav beträffande hur arbetet med intern styrning och kontroll ska bedrivas från Miljöoch hälsoskyddsnämnden. Utifrån granskningen har vi identifierat följande rekommendationer: Vi rekommenderar nämnden att genomföra en riskanalys för förvaltarenhetens verksamhet i enlighet med Umeå kommuns riktlinjer för intern kontroll. Vi rekommenderar nämnden att tillse att det inrättas kontroller som gör det möjligt för nämnden att avgöra om den interna kontrollen är tillräcklig och om verksamheten bedrivs på ett tillfredsställande sätt. Kontrollerna bör ställa i relation till verksamhetens omfattning. 3

4

2 Inledning 2.1 Bakgrund Miljö- och hälsoskyddsnämnden är ansvarig för Förvaltarenheten som finns i Umeå kommun. Förvaltarenhetens uppdrag att bevaka rätt, sörja för person och förvalta egendom enligt föräldrabalkens intentioner och praxis framgår av enhetens kvalitetsdeklaration. Enhetens tjänster säljs till överförmyndarnämnden i Umeå kommun samt andra kommuner inom Umeåregionen. Målgrupp för verksamheten är huvudmän med psykiskt funktionshinder. Av kommunallagens 6 kap. 7 framgår att Den (styrelsen) skall också se till att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt. Detta omfattar all verksamhet. Kommunfullmäktige i Umeå beslutade 2011 om kommunens gemensamma interna styrning och kontroll. Där framgår att intern styrning och kontroll ska integreras i nämndens och förvaltningens arbete med uppdragsplan respektive genomförandeplan. Intern kontroll definieras vanligen som en process, där såväl den politiska som den professionella ledningen och övrig personal samverkar. Processen är utformad för att med rimlig grad av säkerhet uppnå följande mål: Ändamålsenlig och effektiv verksamhet Tillförlitlig finansiell rapportering och information om verksamheten Efterlevnad av tillämpliga lagar föreskrifter, riktlinjer mm. Det är styrelsens ansvar att tillse att den interna kontrollen i verksamheten är tillräcklig. Det är förvaltningens ansvar att i sitt arbete integrera intern kontroll som en naturlig del av styrning och ledning. Av kommunallagens 9 kap. 9 framgår att revisorerna årligen prövar om den interna kontrollen som görs är tillräcklig. Prövningen är ett väsentligt inslag i revisorernas uppdrag att årligen granska all verksamhet. Revisorerna har i sin riskanalys identifierat en risk att nämnden inte full ut har en ändamålsenlig intern kontroll över förvaltarenhetens verksamhet. Mot bakgrund av det har revisorerna beslutat att genomföra denna granskning. 5

2.2 Syfte och revisionsfrågor Granskningens övergripande syfte är att granska om Miljö- och hälsoskyddsnämnden och förvaltarenheten har en ändamålsenlig intern kontroll genom att besvara följande revisionsfrågor: Finns det i Miljö- och hälsoskyddsnämndens system för uppföljning och intern kontroll ändamålsenliga rutiner för att säkerställa efterlevnad av tillämpliga lagar och föreskrifter för förvaltarenheten? Säkerställer rutiner och tillhörande kontroller att föräldrabalkens intentioner följs? Finns processer för beslut och förvaltning med tillhörande kontroller som säkerställer att risk för bedrägligt beteende eller oegentligheter är små? Har beslutade kontrollåtgärder genomförts och avrapporteras till nämnden? Är kontrollerna utformade på ett tillfredställande sätt, dvs. kan kontrollerna bidra till förbättrad styrning och kontroll? Har eventuella avvikelser uppmärksammade via den interna kontrollen lett till vidtagna beslut och/eller åtgärder? Hur säkerställs sekretess? 2.3 Revisionskriterier Med revisionskriterier avses de bedömningsgrunder som används i granskningen som utgångspunkt för analys, slutsatser och bedömningar. Revisionskriterierna kan hämtas från lagar och förarbeten eller interna regelverk, policys och fullmäktigebeslut. Kriterier kan också ha sin grund i jämförbar praxis eller erkänd teoribildning. Revisionskriterierna för denna granskning utgörs i av Kommunallagen 6 kap. 7, vilken reglerar styrelser och nämnders uppdrag och riktlinjer för intern styrning och kontroll inom Umeå kommun. Vidare använder vi COSO-modellen som en utgångspunkt för bedömning av den interna kontrollen. Förvaltarenheten i Umeå kommun bedriver enligt enhetens kvalitetsdeklaration sin verksamhet i enlighet med föräldrabalkens (1949:381) 9-19 kapitlets intentioner och praxis, vilket beaktas som kompletterande underlag för bedömning. 2.3.1 Kommunallagen 6 kap. 7 Av kommunallagens 6 kap. 7 framgår att nämnderna var och en inom sitt område ska se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. Vidare ska de tillse att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt. 6

2.3.2 Riktlinjer för intern styrning och kontroll inom Umeå kommun Riktlinjerna antogs av Kommunfullmäktige 2004-09-27. I korthet anger de att riskanalys ska upprättas och att kontrollåtgärder ska vidtas utifrån riskanalysen. Den interna styrningen och kontrollen ska systematiskt följas upp, bedömas och avrapporteras. 2.3.3 COSO-modellen Enligt COSO-modellen delas den interna kontrollen in i fem komponenter: Kontrollmiljön anger tonen i en organisation och påverkar kontrollmedvetenheten hos dess medarbetare. Det är grunden för alla komponenter för intern styrning och kontroll och erbjuder ordning och struktur. Faktorer inom kontrollmiljön innefattar integritet, etiska värden, kompetensen hos medarbetarna i organisationen, ledningens filosofi och ledarstil, det sätt på vilket ledningen fördelar ansvar och befogenheter och organiserar och utvecklar dess medarbetare samt den uppmärksamhet och vägledning som styrelsen ger. En väsentlig del av den formella kontrollmiljön är att det finns styrdokument som utgör ett regelverk att förhålla sig till och som därmed tydliggör verksamhetens förhållningssätt inom ett antal områden. Riskbedömning. Varje organisation möter många olika risker av externt och internt ursprung som måste värderas. En förutsättning för riskbedömningen är etablerade mål knutna till olika nivåer och som är internt konsistenta. Riskbedömningen är identifieringen och analysen av relevanta risker för att uppnå målen och utgör basen för att bestämma hur riskerna ska hanteras. För att kunna bedöma arbetet med intern kontroll är en viktig utgångspunkt att ledningen gjort en riskbedömning. Kontrollaktiviteter bidrar till att säkerställda policys och rutiner följs. De bidrar till att nödvändiga åtgärder vidtas för att hantera risker för att organisationens mål inte uppnås. Kontrollaktiviteterna syftar till att förebygga, upptäcka och korrigera fel och brister och bör utgå från den riskanalys som genomförts. Kommunikation och information. Effektiv kommunikation måste förekomma för en god intern kontroll. All personal måste få ett klart budskap från den högsta ledningen att ansvaret för intern styrning och kontroll måste tas på allvar. Relevanta kategorier av anställda måste få utbildning om risker som kan uppträda inom deras arbetsområden. 7

Utvärdering och uppföljning. Interna styr- och kontrollsystem behöver övervakas, följas upp och utvärderas en process som bestämmer kvalitén på systemets resultat över tiden. Det åstadkoms genom löpande övervakningsåtgärder och uppföljningar, separata utvärderingar eller en kombination av dessa. Uppföljningen genomförs för att säkerställa att de kontroller som designats för att möta risker verkligen utförs och fungerar som det är tänkt. 2.3.4 Föräldrabalkens (1949:381) 9-19 kapitlets intentioner och praxis Sammanfattningsvis reglerar kapitel 9-19 i Föräldrabalken bestämmelser om gode män och förvaltares uppdrag, hur de utses, vem som kan vara god man och förvaltare, hur redovisning ska ske och överförmyndarens tillsyn. Det finns ingen lagreglering avseende förvaltarenheter. 2.4 Ansvarig nämnd och avgränsning Miljö- och hälsoskyddsnämnden är ansvarig för Förvaltarenheten. Vårt uppdrag omfattar inte att bedöma lagligheten i en kommunal förvaltarverksamhet. 2.5 Metod Granskningen har i huvudsak genomförts som en dokument- och intervjustudie. Intervjuer har genomförts med: Miljö- och hälsoskyddsnämndens vice ordförande Miljö- och hälsoskyddsförvaltningens verksamhetschef De tre förvaltarna vid förvaltarenheten De intervjuade har beretts tillfälle att faktagranska rapporten. Förteckning av de dokument som granskats finns i bilaga 1. 8

3 Förvaltarenheten i Umeå 3.1 Organisation Förvaltarenheten har tre förvaltare, vilka är anställda av kommunen och personligt förordnade av tingsrätten. Deras uppgift är att bevaka rätt, sörja för person och förvalta egendom för sina huvudmän enligt föräldrabalkens intentioner och praxis. Målgruppen är huvudmän med psykiska funktionshinder. Enhetens tjänster säljs till överförmyndarnämnden i Umeå kommun och angränsande kommuner i närområdet. Varje förvaltare har 21 stycken huvudmän var, varav 20 är huvudmän från Umeå kommun och en är en huvudman från någon av kranskommunerna. Förvaltarenheten inrättades år 2000 som en försöksverksamhet och år 2004 fattades beslut om att den skulle utgöra en del av kommunens ordinarie verksamhet. Enheten har varit placerad i ett antal olika förvaltningar i kommunen. I januari 2013 övertog Miljö- och hälsoskyddsnämnden ansvaret för förvaltarenheten från Tekniska nämnden. Förvaltarenhetens kontor är inte placerat på kommunhuset utan i ett bostadsområde, adressen framgår inte på kommunens hemsida. Bakgrunden till lokalisering av förvaltarnas kontor är att skydda dem från eventuellt hot och våld från huvudmän. 3.2 Granskningsresultat Kontrollmiljö I reglementet för Miljö- och hälsoskyddsnämnden omnämns inte förvaltarenheten eller dess verksamhet. Av intervjun med Miljö- och hälsoskyddsnämndens vice ordförande framgår att nämnden som är ansvarig i dagsläget har liten insyn i förvaltarenhetens verksamhet, som upplevs vara något av en främmande fågel. Anledningen till att enheten förflyttades från Tekniska nämnden till Miljö- och hälsoskyddsnämnden uppges vara för att förvaltningschefen för Miljö- och hälsoskyddsförvaltningen var en lämplig chef för förvaltarna. I samband med att förvaltarenheten organisatoriskt förflyttades till Miljö- och hälsoskyddsnämnden besökte förvaltarna förvaltningen och nämnden och berättade om sin verksamhet. Enheten placeras inte under överförmyndarnämnden eller socialnämnden för att undvika risk för jäv. Miljö- och hälsoskyddsnämnden fastställde 2013-02-25 den kvalitetsdeklaration som upprättats för förvaltarenheten. Av kvalitetsdeklarationen framgår att förvaltarenheten utlovar att; inhämta individuella planer för samtliga huvudmän, upprätta professionella nätverk som ger huvudmannen god livskvalitet och att en 9

gång per år ha utvärderande samtal med Överförmyndarkontoret, socialtjänsten, socialpsykiatrin och psykiatrin, Råd & Stöd. Förvaltarenhetens verksamhet är certifierad i enlighet med ISO 9001 sen i november 2008. I samband med certifieringen kartlagdes processer, det upprättades en riskanalys och ett antal rutinbeskrivningar utarbetades. Rutinbeskrivningarna har godkänts av biträdande samhällsbyggnadsdirektör i tekniska nämnden eftersom förvaltarenheten tillhörde den tekniska nämnden då dessa dokument senast reviderades. De rutinbeskrivningar som finns upprättade för förvaltarenhetens verksamhet, samt riskanalysen och processkartan finns i kommunens ledningssystem på intranätet. Samtliga förvaltare har tillgång till detta. Det finns en dokumenterad arbetsbeskrivning för förvaltarna. Arbetsbeskrivningen omfattar en beskrivning av huvudsakliga arbetsuppgifter, befogenhet och ansvar samt kvalifikationskrav. Arbetsbeskrivningen är godkänd av förvaltningschefen på Miljö- och hälsoskyddsförvaltningen. Förvaltarna har dokumenterade kompetensutvecklingsplaner. De identifierar tillsammans med förvaltningschefen utvecklingsområden och deltar på kurser. Förvaltningschefen har månatligen APT-träffar med förvaltarna. Förvaltarna är med i ett förvaltarenhetsnätverk. Riskbedömning Som nämnts ovan upprättades en riskanalys för förvaltarenheten i samband med att verksamheten ISO certifierades. Av intervjuerna framgår att förvaltarna årligen tillsammans med förvaltningschefen uppdaterar riskanalysen Riskanalysen omfattar sex riskområden. Det första området avser risken för att en förvaltare inte hanterar huvudmannens kontanta medel på rätt sätt, vilket skulle medföra ekonomisk skada för huvudmannen. Det andra avser risken att en förvaltare inte hanterar inköp av inventarier på rätt sätt, vilket skulle medföra ekonomisk skada för huvudmannen. Det tredje avser risken för att en förvaltare utsätts för hot och våld, vilket skulle medföra en försämring vad beträffar uppdraget att sörja för person för huvudmannen. Det fjärde avser nyckelpersoner och risken att en förvaltare blir frånvarande en längre tid till följd av olycka eller sjukdom, vilket skulle medföra att dennes huvudmän står utan förvaltare. Det femte avser tillgänglighet och risken för att antalet huvudmän per förvaltare ökar vilket skulle medföra en försämring i tillgängligheten för huvudmän och kunder. Det sjätte och sista avser handläggning och risken att andra instansers handläggningstider förlängs. 10

För varje riskområde anges vilket perspektiv de berör (finansiell, förtroende eller verksamhet), hur riskerna klassificerats samt hur de hanteras i dagsläget. Om hanteringen inte bedömts tillräcklig anges också hur hanteringen ska förbättras. Oavanstående riskanalys har inte antagits av nämnden och nämnden har inte genomfört någon riskbedömning vad gäller förvaltarenhetens verksamhet. Nämndens kombinerade riskblankett och internkontrollplan omfattar tre risker. En av dessa kan anses omfatta förvaltarenhetens verksamhet; risk för att personer med nyckelkunskap slutar. Kontrollaktiviteter Förvaltarenheten har dokumenterade rutiner vilka beskriver hur ett antal av de riskområden som anges ovan ska hanteras. Beträffande risken för en felaktig hantering av kontanta medel finns rutinen FE 05 Kontanta medel att följa. Av denna framgår att kvittens ska erhållas när förvaltaren överlämnar kontanta medel till huvudman eller boende. Kvittensen ska sättas in i huvudmannens pärm för redovisning och biläggas årsräkningen då återredovisning sker till överförmyndarkontoret. Vad gäller risken för att inköp av inventarier inte skulle hanteras på ett korrekt sätt finns rutinen FE 09 Inköp av inventarier att följa. Av denna framgår att inköp över 2 000 kronor ska kvitteras av huvudman eller boendepersonal vid överlämnandet av inventariet. Kvittensen ska sättas in i huvudmannens pärm för redovisning och biläggas årsräkningen då återredovisning sker till överförmyndarkontoret. Beträffande hot och våld finns det en säkerhetsrutin som ska följas. Risken för att en förvaltare skulle bli frånvarande under en längre tid hanteras genom att förvaltarna arbetar på ett enhetligt sätt. Vid intervjuerna beskriver förvaltarna att de har en checklista för varje huvudman med viktigt information. Vidare upprättas en pärm för varje huvudman med identiska register för att dokumentation ska ske på ett enhetligt sätt. Av intervjun med förvaltningschef framgår att denna risk har uppmärksammats av förvaltningsledningen. För att minska risken undersöks möjligheten dela på förvaltarskapet för en huvudman. Risken för att antalet huvudmän per förvaltare ökar så pass att tillgängligheten försämras hanteras genom en dialog med överförmyndarkontoret. Dialogen sker dels genom att förvaltarenheten har årliga kundsamtal med 11

överförmyndarkontoret, dels genom de möten som förvaltarna har med överförmyndarkontoret i samband med åtagande av en ny huvudman. Förvaltningschefen deltar på kundsamtalen och enligt uppgift kommer också en representant från nämnden att delta fortsättningsvis. Kundsamtalet dokumenteras och skickas ut till deltagande parter. Av Miljö- och hälsoskyddsnämndens uppdragsplan framgår att förvaltarverksamheten upplevt att komplexiteten i huvudmännens problembild ökat avsevärt. Eftersom överförmyndarnämnden inte framfört önskan om utvidgning av verksamheten väntas dock inga förändringar i verksamheten de närmaste åren. Vad gäller risken för brister i handläggning som orsakas av att andra instansers handläggningstid förlängs, anges att den hanteras genom att negativa konsekvenser påtalas för berörda instanser. Det finns också rutinbeskrivningar för följande områden: åtagande av nytt ärende, gällande förvaltarskap eller godmanskap förvalta egendom, så att huvudmannen har en god ekonomi sörja för person, på ett som skapar livskvalitet för huvudmannen bevaka rätt, så att huvudmannen inte utsätts för rättsförluster årsräkning, för att redovisa alla ekonomiska förehavanden och aktiviteter som genomförts för huvudmannen årlig omprövning av förvaltarskap, för att pröva om förvaltarskapet ska kvarstå rutin för att säkerställa att styrande dokument är enhetliga Förvaltarenheten har årliga samverkansträffar med representanter från socialtjänsten, socialpsykiatrin och psykiatrin samt Råd & Stöd. Förvaltningschefen medverkar på dessa träffar. Överförmyndarkontoret har erbjudits att delta men avböjt. Förvaltarenhetens verksamhet omfattas inte specifikt av nämndens interkontrollplan. En av kontrollerna, som syftar till att motverka risken för att personer med nyckelkunskap slutar, kan dock anses omfatta förvaltarenhetens verksamhet. Kontrollen innebär att förvaltningschefen ansvarar för att tillse en bra arbetsmiljö, god löneutveckling samt goda möjligheter till kompetensutveckling. 12

Kommunikation och information Av intervjun med förvaltarna framgår att arbetet med intern kontroll till stor del syftar till att säkerställa att överförmyndarnämndens krav på former för årsräkning och annan formalia tillgodoses. Förvaltarna har inte fått några direktiv eller krav hur arbetet med intern styrning och kontroll ska bedrivas och återrapporteras från Miljö- och hälsoskyddsnämnden. Förvaltarna arbetar inte under sekretess. Inom ramen för sitt uppdrag bedömer de vilka uppgifter som är lämpliga att lämna ut. Vägledande i bedömningen är huruvida det gagnar huvudmannen att uppgiften lämnas ut. Av förvaltarenhetens dokumenthanteringsplan framgår att de administrativa delarna av förvaltarenhetens verksamhet (handlingar rörande enhetens personal, ekonomi och övriga administration) utgör allmänna handlingar medan handlingar som uppstår inom den egentliga förvaltarverksamheten inte anses utgöra allmänna handlingar. Utvärdering och uppföljning Förvaltarna upprättar årligen en verksamhetsuppföljning. Verksamhetsuppföljningen kommer fortsättningsvis utgöra en del av Miljö- och hälsoskyddsnämndens verksamhetsberättelse. Förvaltarenhetens rutiner följs upp genom en årlig intern revision samt en årlig extern revision. Utfallet rapporteras i kommunens kvalitetssystem. Utfallet rapporteras inte till nämnden. 3.3 Bedömning Kontrollmiljö Av intervjuerna framgår att Miljö- och hälsoskyddsnämnden i liten utsträckning styr och leder förvaltarenhetens verksamhet. Detta bedöms bristfälligt eftersom en central del av kontrollmiljön är den uppmärksamhet och vägledning nämnden ger. Förvaltarenheten omnämns dock inte i Miljö- och hälsoskyddsnämndens reglemente. Det framgår därmed inte hur nämnden ska styra och leda verksamheten. Att det finns dokumenterade arbetsbeskrivningar för förvaltarna som godkänns av förvaltningschefen bedöms ge goda förutsättningar för en tydlig roll- och ansvarsfördelning. Vidare har förvaltningsledningen uppmärksammat risken för nyckelpersonberoende och undersöker möjligheten att dela på förvaltarskapet, vilket vi bedömer är positivt då det är av vikt att en verksamhet inte är beroende av ett antal nyckelmedarbetare. 13

Riskbedömning Förvaltarna vid förvaltarenheten uppdaterar årligen sin riskanalys tillsammans med förvaltningschef och varje risk värderas utifrån dess konsekvens och sannolikhet för inträffande. Vi kan därmed konstatera att det årligen sker en systematisk riskbedömning. Riskbedömningen rapporteras inte till nämnden och nämnden har inte genomfört någon riskbedömning avseende förvaltarenhetens verksamhet. Detta bedöms utgöra en brist eftersom en viktig utgångspunkt för att kunna bedöma arbetet med intern kontroll är en riskbedömning. Kontrollaktiviteter Förvaltarna vid förvaltarenheten har rutindokument att följa för att hantera flera av de identifierade riskerna. Förvaltarenhetens rutiner följs upp genom en årlig intern revision samt en årlig extern revision. Utfallet rapporteras i kommunens kvalitetssystem. Utfallet rapporteras inte till nämnden. Miljö- och hälsoskyddsnämnden bör tillse att det inrättas kontroller som gör det möjligt för nämnden att avgöra om den interna kontrollen är tillräcklig och om verksamheten bedrivs på ett tillfredsställande sätt. Kommunikation och information Av intervjun med förvaltarna framgår att arbetet med intern kontroll till stor del syftar till att säkerställa att överförmyndarnämndens krav på former för årsräkning och annan formalia tillgodoses. Förvaltarna har inte fått några direktiv eller krav beträffande hur arbetet med intern styrning och kontroll ska bedrivas från Miljöoch hälsoskyddsnämnden. All personal bör få ett klart budskap från den högsta ledningen, i detta fall Miljö- och hälsoskyddsnämnden, att ansvaret för intern styrning och kontroll måste tas på allvar. Utvärdering och uppföljning Förvaltarenhetens verksamhetsuppföljning kommer fortsättningsvis utgöra en del av nämndens verksamhetsberättelse och därmed ingå i den samlade uppföljningen. Det finns flera verksamheter i en kommun som är av ringa omfattning där det är svårt att hitta en logisk och därmed självklar organisatorisk placering. Den verksamhet som förvaltarenheten sköter är ett exempel och dess omfattning gör att det inte är relevant att vara en egen förvaltning. De organisatoriska förflyttningar som skett av enheten illustrerar detta förhållande. Dagens lösning 14

har valts utifrån att det finns en förvaltningschef som bedömts lämplig. Det kan vara ett fullgott motiv samtidigt förefaller lösningen vara personberoende. Granskningen visar inte på några direkta brister i förvaltarenhetens verksamhet utifrån ett internkontrollperspektiv. Bristerna rör nämndens interna styrning och kontroll. Även om förvaltarenhetens verksamhet är välskött och en "främmande fågel" i nämndens verksamhet måste nämnden utöva ett visst mått av systematisk intern kontroll. 4 Sammanfattande bedömning och rekommendationer Vår sammanfattande bedömning är att Miljö- och hälsoskyddsnämnden i dagsläget inte styr, leder och följer upp förvaltarenhetens verksamhet på ett sätt som gör det möjligt för nämnden att bedöma om den interna kontrollen är tillräcklig. Nedan följer svar på respektive revisionsfråga. 4.1 Sammanfattande bedömning Finns det i Miljö- och hälsoskyddsnämndens system för uppföljning och intern kontroll ändamålsenliga rutiner för att säkerställa efterlevnad av tillämpliga lagar och föreskrifter för förvaltarenheten? Vår bedömning är att Miljö- och hälsoskyddsnämndens system för uppföljning och intern kontroll i dagsläget inte säkerställer efterlevnad av tillämpliga lagar och föreskrifter för förvaltarenheten. Säkerställer rutiner och tillhörande kontroller att föräldrabalkens intentioner följs? Förvaltarenhetens rutiner syftar bland annat till att säkerställa att föräldrabalkens intentioner följs. Kontroll av dess efterlevnad sker dock främst av överförmyndarnämnden, vilken inte omfattas av vår granskning. Finns processer för beslut och förvaltning med tillhörande kontroller som säkerställer att risk för bedrägligt beteende eller oegentligheter är små? Hantering av kontanta medel omfattas av förvaltarenhetens riskbedömning och det finns en rutin upprättad för detta. I övrigt finns inga kontroller inrättade som syftar till att förhindra bedrägligt beteende och oegentligheter. 15

Har beslutade kontrollåtgärder genomförts och avrapporteras till nämnden? Nämnden har inte beslutat om några kontrollåtgärder beträffande förvaltarenhetens verksamhet. Är kontrollerna utformade på ett tillfredställande sätt, dvs. kan kontrollerna bidra till förbättrad styrning och kontroll? Nämnden har inte beslutat om några kontrollåtgärder beträffande förvaltarenhetens verksamhet. Har eventuella avvikelser uppmärksammade via den interna kontrollen lett till vidtagna beslut och/eller åtgärder? Vi har i vår granskning inte påträffat några avvikelser som uppmärksammats via den interna kontrollen. Hur säkerställs sekretess? Förvaltarna arbetar inte under sekretess. Inom ramen för sitt uppdrag bedömer de vilka uppgifter som är lämpliga att lämna ut. Vägledande i bedömningen är huruvida det gagnar huvudmannen att uppgiften lämnas ut. 4.2 Rekommendationer Vi rekommenderar nämnden att genomföra en riskanalys för förvaltarenhetens verksamhet i enlighet med Umeå kommuns riktlinjer för intern kontroll. Vi rekommenderar nämnden att tillse att det inrättas kontroller som gör det möjligt för nämnden att avgöra om den interna kontrollen är tillräcklig och om verksamheten bedrivs på ett tillfredsställande sätt. Kontrollerna bör ställa i relation till verksamhetens omfattning. Umeå i november 2013 Sofia Jacobsson Johan Lundmark 16

Verksamhetsrevisor Verksamhetsrevisor Bilaga 1 - Granskade dokument Arbetsbeskrivning Förvaltarenheten Checklista huvudman Dokumenthanteringsplan Genomförandeplan år 2013 Miljö- och hälsoskydd Kvalitetsdeklaration Förvaltarenheten, fastställd av Miljö- och hälsoskyddsnämnden 2013-01-25 Protokoll Miljö- och hälsoskyddsnämnden 2012-2013 Reglemente Umeå kommuns nämnder, fastställd av Kommunfullmäktige 2008-01-28, reviderad av Kommunfullmäktige 2012-02-27 Rutin FE 01 åtagande Rutin FE 02 förvalta egendom Rutin FE 03 sörja för person Rutin FE 04 bevaka rätt Rutin FE 05 kontanta medel Rutin FE 06 styrande och redovisande dokument Rutin FE 07 årsräkning Rutin FE 08 årlig omprövning av förvaltarskap Rutin FE 09 Inköp av inventarier Rutin FE 10 säkerhetsrutin Umeå kommun Riktlinjer för intern styrning och kontroll, fastställd av kommunfullmäktige 2004-09-27, reviderad av kommunfullmäktige 2011-05-26 Uppdragsplan 2013-2015 Umeå kommun 17