Ålands Yrkesgymnasium Strategi för intern revision Conny Karlsson, Kvalitetsansvarig 2012-11-14
Conny Karlsson, Kvalitetsansvarig Sida 1 av 5 Innehåll Strategi för intern revision vid sjöfartsprogrammet... 1 Allmänt... 1 Systemrevision... 2 Processrevision... 2 Produktrevision, (den yttre bilden)... 2 Målsättningen med internrevisionen... 3 Genomförande av internrevisionen, revisionsprocessen... 3 Förberedelse och planering:... 3 Genomförandet:... 3 Rapportering:... 4 Uppföljande revision:... 4 Tidsplan... 4 Viktiga dokument... 4 Övrigt... 4 Rutinbeskrivning... 5 Strategi för intern revision vid sjöfartsprogrammet Kvalitets revision är ett instrument för att förbättra kvalitetssystemet. Det är det verktyg som skall granska systemet och hitta bristerna, flaskhalsarna som hindrar att kvalitetsarbetet skall kunna fortsätta. Intern revisionen är också ett viktigt dokument för att analysera kvalitetssystemet för ansvarig och ledning i den mån att vi letar fördelar, brister, avvikelser etc. Förhoppningsvis så skall en internrevision även medföra en förbättring av skolans kvalitetssystem och struktur. Allmänt Internrevision är en systematiskt och oberoende undersökning av kvalitetssystemet för att avgöra om kvalitetspåverkande aktiviteter och tillhörande resultat överensstämmer med vad som planerats och om skol aktiviteterna genomförts på ett effektivt och lämpligt sätt för att nå målen som presenterats i bl.a. åtgärdsplanen. Om vi använder ren svenska: Gör vi vad vi säger att vi gör? Med systematisk menar vi att vi regelbundet utvärderar oss själva bl.a. genom en internrevision varje år, kurs utvärderingar, studerande enkäter, avdelningsmöte, profilkollegiemöte o.s.v..
Conny Karlsson, Kvalitetsansvarig Sida 2 av 5 Med oberoende menar vi att de som utför revisionen är de som inte dagligen jobbar med kvalitetssystemet samt att vi utser en (av två) ny internrevisorer varje år. Med kvalitetspåverande aktiviteter menar vi det som vi sysslar med på skolan, från planering av lektioner, inköp, till utförande av lektioner och betygsutdelning, i princip allt Med effektivt och lämpligt sätt frågar vi oss följande: Använder vi resurserna på ett bra tillförlitligt sätt? Kvalitetsrevision kan indelas i 3 olika inriktningar och vi skiljer på dessa på följande sätt: - Systemrevision - Processrevision - Produktrevision Systemrevision En systemrevision syftar till att bedöma hur effektivt kvalitetssystemet påverkar skolans verksamhet. Kan göras på hela skolan eller vissa valda delar av skolans struktur. Oavsett vilket så omfattas hela skolans verksamhet av systemrevision till dessa delar som berörs av kvalitetssystemet. Rent praktiskt så handlar det om vi gör det vi har skrivit i vår kvalitetshandbok. Det som står där, stämmer det överens med vad vi gör? Vid en eventuell systemrevision så skulle man kunna studera följande: - Är kvalitetshandboken up to date? - Är personalen införstådd med kvalitetshandboken? - Fungerar den interna kommunikationen? - Är dokument av typen ansökan om frånvaro, skriftliga varningar, datakontrakt etc. aktuella? Processrevision Process revision handlar om att kontrollera om processerna på skolan fungerar som de ska. Med ordet process så menar vi rutiner av olika slag, ex: sjukanmälan, frånvaro, inköp, fortbildning, klassrum, evaluering av studerande, antagning av studerande etc Om vi ser de studeranden som kunder till skolan så handlar process revisionen om att ställa sig fråga: Ger vi de studerandena det vi har sagt att vi ska? Fungerar skolans övergripande process? Produktrevision, (den yttre bilden) Det intressanta med att göra en produktrevision för en skola är att vi ser på skolan från en yttre kravbild. Vi ser på skolans verksamhet som en fabrik där vi matar in ett ämne och ut kommer en produkt. I detta fall så handlar det om de yttre kraven, som ställs på skolan, uppfylls. För att veta det så måste vi: - ha klart definierat vad som menas med kvalitet - veta den yttre omgivningens krav på en utexaminerad studerande (produkt) - veta vad arbetsmarknaden har för krav på en utexaminerad studerande Utifrån dessa ramar kan vi sedan göra bedömningen om våra studerande är en bra kvalitativ produkt som håller måttet på marknaden.
Conny Karlsson, Kvalitetsansvarig Sida 3 av 5 Målsättningen med internrevisionen Varför? Detta är en av drivkrafterna som påverkar förändringsarbetet samt förbättringsarbetet på skolan. Oavsett hur bra vi än tycker att vi är så kan vi alltid göra någonting lite bättre och om vi sakta gör lite förbättringar hela tiden så kommer vi småningom framåt. Det handlar inte om att peka finger och hitta syndabockar på skolan. Vem är skyldig etc. En internrevision skall inte genomföras som ett tillslag med överrumplingseffekt utan annonseras tydligt och klart vad syftet och målet är samt tillvägagångssätt. Resultat? Resultatet ska förhoppningsvis medföra att vi gör någon sorts tankeomställning. Vad bör vi ändra på? Hur justerar vi felaktigheter så att det börjar fungera? Det finns ingen anledning att göra om allt på nytt utan oftast handlar det om att justera. Genomförande av internrevisionen, revisionsprocessen Hur ska det ske Vi kan dela in den egentliga revisionsprocessen i 4st moment: - förberedelse och planering - genomförandet - rapportering - uppföljande revision Förberedelse och planering: Tänk igenom vad ni vill undersöka och vad syftet med er undersökning är, vilka mål vill ni ska bli uppnådda och på vilket sätt ni hade tänkt genomföra revisionen. Det är inte meningen att det ska göras en revision på hela kvalitetssystemet utan man väljer vissa delar som är aktuella. Däremot så finns det vissa punkter som alltid skall finnas med: - Uppföljning av tidigare revisioner - Uppföljning av tidigare auditeringar och eventuella föranledda åtgärdsprogram - Kvalitetssystemets funktion i praktiken. - + vald del som granskas Genomförandet: Gör ni del 1 ordentligt så kommer själva genomförandet av revisionen att gå i princip av sig själv. Kom ihåg hur ni presentera revisionen för eventuella personer som skall intervjuas och hur det läggs fram på papper/text. Verktyg som man kan använda är ex: - Enkäter via nätet - Intervjuer. Ha frågorna klara och genomtänkta. - Vanliga samtal för att få koll på läget (management by walking around)
Conny Karlsson, Kvalitetsansvarig Sida 4 av 5 Rapportering: Eftersom intern revisionen skall presenteras på ett kollegiemöte så är det viktigt att på vilket sätt det läggs fram i rapporteringen. Är det lätt att förstå? Lätt tolkat? Tydligt? Kort och koncist eller långt och utdraget? Det handlar bara om att tänka ytterligare en gång till igenom vad syftet, målet är med revisionen. Siktar jag på målet eller finns det risk för att jag skjuter på något annat. En skriftlig rapport ska givetvis finnas för arkivering men även powerpoint för presentation inför kollegium är att tänka på. Detta för att göra lättare för informationen att nå sin publik. Uppföljande revision: Det skall ju alltid vara 2st internrevisorer vilket innebär att den ena har varit med året före. Det borde då vara ganska enkelt innan man börjar med den nya revisionen att gå igenom förra årets för att se vad som har hänt. Har eventuella felaktigheter åtgärdats eller har man helt struntat i problemen. Se det lite som en prick i protokollet vid en bilbesiktning Kom ihåg att allt inte behöver vara negativt. Finns det positiva saker som har hänt eller upptäckts så skall även dessa lyftas fram. Tidsplan Viktigt är att skapa en tidsplan som en del av förberedelser och planering. I tidsplanen så ska det framgå när ni börjar, när aktiviteterna ska ske, När presentationen sker och när arbetet ska vara klart. Ett tips är att det görs som en tidslinje så är det lätt att följa och lätt att presentera. Viktiga dokument Utvärderingsrapporten för senaste utvärderingen s åtgärdsplan Utvärdering av sjöfartsutbildningen 2011-2012, Utvärderingsplan Tidigare internrevisioner Övrigt Ett tips på vägen kan vara att kontakta yrkesrådet. Dom kanske kan vara till hjälp.
Conny Karlsson, Kvalitetsansvarig Sida 5 av 5 Rutinbeskrivning Titel: Rutinbeskrivning för intern revision Internrevisorer IR Kvalitetsansvarig KA Kvalitetschef KC Ledning/rektor/ auditeringsgrupp KA förbereder intern revision Beslut enl. STCW om intern revision (TraFi) IR gör upp tidsplan om utförandet (se intern revisions strategi) IR redogör resultatet för KA och KC Ir utför planen KA bollplank vid behov (se intern revisions strategi) KC redogör och informerar ledning och övriga NEJ JA KA publicerar revisionen på bestämd plats Revisionen godkänd och genomförd IR informerar profilkollegium Fas