Fastighetsöversyn Hudiksvalls Kommun Uppdragsrapport Utgåva/Giltig fr o m: 1/2011-12-29 Ersätter: Uppdr nr: Projekt: Utställld av: ------------------------------------------------------- Bo Magnus Persson Granskad av Roger Bengtsson
Fastighetsöversyn Hudiksvall UPPDRAGSRAPPORT sid 2 (52)
Fastighetsöversyn Hudiksvall UPPDRAGSRAPPORT sid 3 (52) Innehåll 1 Inledning... 5 1.1 Uppdraget... 5 1.2 Genomförande... 5 1.3 Projektorganisation... 7 1.4 Mål Syfte... 8 1.5 Avgränsningar... 8 2 Fakta/Nulägesbeskrivning... 10 2.1 Fastighetsavdelningen... 10 2.2 Hudiksvallsbostäder AB... 11 2.3 Fastighets AB Glysis... 12 2.4 Forssågruppen AB... 13 2.5 Glysisvallen AB... 14 2.6 Övergripande effektivitetsanalys av nuvarande fastighetsförvaltning... 16 3 Samordnad fastighetsförvaltning... 19 4 Samordning av fastighetsförvaltning:... 21 Alternativ 1... 21 4.1 Övergripande... 21 4.2 Effektivitets påverkan... 22 4.3 Hudiksvalls kommun vs Hudiksvall lokalförvaltning AB (HULAB)... 22 4.4 Övergripande organisation, Hudiksvalls kommun... 22 4.5 Tillkommande resursbehov HULAB resp HUBAB... 23 4.6 LOU... 23 4.7 Anskaffning av tjänster från HULAB och HUBAB.... 24 4.8 Arbetsrättsliga frågor/verksamhetsövergång... 24 4.9 Den nya lagen om allmännyttiga kommunala bostadsaktiebolag... 25 4.10 Genomförandeprocess... 25 4.11 Konsekvenser... 26 5 Samordning av ägande... 28 Alternativ 2... 28 5.1 Övergripande... 28 5.2 Fastigheter lämpade för samordning... 30 5.3 Legala aspekter... 31 5.4 Genomförandeprocess... 34 5.5 Konsekvenser... 34
Fastighetsöversyn Hudiksvall UPPDRAGSRAPPORT sid 4 (52) 6 Samordning av utförandefunktioner... 36 Alternativ 3... 36 6.1 Övergripande... 36 6.2 HULAB och HUBA vs Hudiksvall Service AB (HUSAB)... 36 6.3 LOU... 37 6.4 Anskaffning av tjänster från HUSAB... 37 6.5 Arbetsrättsliga frågor/verksamhetsövergång... 37 6.6 Genomförandeprocess... 37 6.7 Konsekvenser... 37 7 Samordning genom koncerbildning... 39 Alternativ 4... 39 7.1 Övergripande... 39 7.2 Konsekvenser... 40 8 Samordning av kommunal lokalförsörjning... 41 Alternativ 5... 41 8.1 Övergripande... 41 8.2 Nuläge... 41 8.3 Förslag... 42 8.4 Internhyra... 43 8.5 Konsekvenser... 46 9 Fasticons övergripande Rekomendationer... 47 10 Förslag till övergripande genomförandeplan... 49 10.1 Utformning av HULAB:... 49 10.2 Genomförande HULAB... 49 10.3 Genomförandeaktiviteter HUBAB... 49 10.4 Utrednings aktiviteter fastighetsägandet, Hudikvalls Kommun... 50 10.5 Utforma och etablera ägardirektiv till samtliga kommunala bolag,... 51 10.6 Genomförandeaktiviteter lokalförsörjning, Hudikvalls Kommun... 51 11 Sammanfattning... 52
Fastighetsöversyn Hudiksvall UPPDRAGSRAPPORT sid 5 (52) 1 INLEDNING 1.1 Uppdraget Utifrån en översyn och analys föreslå organisation av kommunens, dvs. förvaltningarnas och bolagens, fastighetsinnehav och -drift. Uppdraget omfattar fastigheterna inom följandeenheter: - Tekniska förvaltningen, fastighetsavdelningen - AB Hudiksvallsbostäder (helägt) - Fastighets AB Glysis (helägt) - Forssågruppen AB (helägt) - Glysisvallen AB (delägt, 50 %) Utvecklingsuppdraget omfattar dels strategisk ledning och styrning över de tjänster eller resurser som krävs för en effektiv verksamhet samt dels hårda och mjuka s.k. facility managementtjänster kopplade till bemanning. Uppdraget omfattar däremot inte frågor om energi, vatten, ventilation, datorstöd, materiel, säkerhet och liknande. Analysen tar sin utgångspunkt i en nulägesbeskrivning av kommunens fastighetsägande och förvaltande enheter. Utifrån genomförd nulägesbeskrivning har analysen därefter inriktas mot att presentera möjliga alternativ inklusive konsekvenser. Inom ramen för fastighetsöversynen ingår även att i relation till respektive samordningsalternativ övergripande beskriva konsekvenser gällande: - fastighetsrättsliga konsekvenser, stämpelskatter, investeringsmoms mm - arbetsrättsliga frågor, verksamhetsövergång, anställningsvillkor etc. - lagen (2007:1091) om offentlig upphandling ( LOU ), teckal-kriterier - nya lagen om allmännyttiga kommunala bostadsaktiebolag - olika affärslogiker, behov - sammanslagning av skilda organisationer, företagskulturer 1.2 Genomförande Utredningen baseras på faktainsamling och intervjuer som genomförts med nyckelpersoner inom de berörda enheterna. Baserat på Fasticons samlade erfarenheter har därefter en analys av samordningsalternativen genomförts vilken resulterar i rekommendationer och handlingsplan. Projektet har genomförts enligt nedan definierade steg: Steg 1, Kartläggning av nuvarande organisation och arbetssätt (i syfte att få tillräcklig bakgrundsinfo och kunskap inför steg 2) Inläsning av fakta relaterat material för respektive bolag och verksamheter. Underlag från Beställaren/fastighetsförvaltande enheterna, exempel: - Senaste årsredovisning, bokslut - Aktuella ägardirektiv, affärsplaner, verksamhetsplaner etc. - Organisationsplaner / beskrivningar - Personallistor, antal anställda - Fastighetslistor, övergripande mängder och volymer
Fastighetsöversyn Hudiksvall UPPDRAGSRAPPORT sid 6 (52) Intervjuer med ledande nyckelpersoner (2-3) inom respektive bolag och avdelning för gemensam genomgång och beskrivning av verksamhet och organisation, arbetssätt mm. Kort beskrivning och summering av respektive bolag och avdelnings verksamhet. Övergripande effektivitetsanalys av nuvarande fastighetsförvaltning. Steg 2, Analys samordningsalternativ. I denna utredning koncentreras utredningsalternativen till nedanstående: Samordning av fastighetsförvaltning: Med fastighetsförvaltning avses ansvaret för tekniska och administrativa arbetsuppgifter relaterade till fastighetsverksamheten. Alternativ 1a: All förvaltning av lokalfastigheter överförs till ett nybildat bolag Hudiksvall lokalförvaltning AB (HULAB) och all bostadsförvaltning överförs till AB Hudiksvallsbostäder (HUBAB) samt förvaltningsavtal tecknas mellan Hudiksvalls kommun och HULAB respektive HUBAB. Berörd personal från fastighetsavdelningen, FAB Glysis och Forssågruppen AB överförs till HULAB och eventuellt till HUBAB. Alternativ 1b: Som 1 a men lokalförvaltningen läggs som en avdelning inom HUBAB. Samordning av ägande: Med ägande avses vilket rättsligt subjekt som är lagfaren ägare av fast egendom. Alternativ 2: Alt 1 genomförs samt ägandet av kommunens fastigheter överförs till HULAB och/eller HUBAB. Ägandet av kommunens fastigheter överförs till HULAB (lokaler), alternativt till HUBAB (om Alt 1b) väljs) och HUBAB (bostäder). HUBAB:s lokalfastigheter överförs till HULAB (om Alt 1a) väljs). Aktierna i FAB Glysis och eventuellt Forssågruppen AB överlåts till HULAB(alternativt till HUBAB om Alt 1b) väljs), varefter bolagen fusioneras till HULAB (alternativt till HUBAB om Alt 1b) väljs). Samordning av utförande funktioner: Alternativ 3: Alt 1 (och eventuellt Alt 2) genomförs dock att utförandefunktionerna läggs i ett nybildat servicebolag Hudiksvall Service AB (HUSAB). Samtliga fastighetsskötare, driftstekniker och hantverkare från fastighetsavdelningen och de kommunala fastighetsbolagen överförs till HUSAB. Samordning genom koncernbildning: Alternativ 4: Etablera en koncernstruktur genom skapandet av Hudiksvall Holdingbolag AB och överföring av ägandet av samtliga kommunala aktiebolag till detta. Samordning av kommunal lokalförsörjning: Alternativ 5: Etablera en lokalförsörjningsfunktion inom Hudiksvalls kommun för att möjliggöra högre lokaleffektivitet i de kommunala verksamheterna.
Fastighetsöversyn Hudiksvall UPPDRAGSRAPPORT sid 7 (52) Inom ramen för steg 2 i sin helhet har en övergripande beskrivning av respektive samordningsalternativ genomförts i relation till nedan angivna faktorer. Exakta uträkningar och effekter av dessa faktorer gällande organisation, besparingspotentialer, moms- och skatteeffekter, stämpelskatter mm har ej ingått i analysen utan kräver ytterligare utredning. Ägande/strukturer Organisation och arbetssätt: - ledning och administration, beställarfunktioner, övriga stödfunktioner, teknisk respektive administrativ förvaltning mm. Strategiska tjänster vs bastjänster, dvs. tjänster vilka bör utföras i egen regi vs outsourcing samt påverkan av juridiska aspekter (t.ex. LOU) vid köp av tjänster av intern respektive extern leverantör. Fastighetsrättsliga konsekvenser vid omstrukturering av ägandet till fastighetsbeståndet, fastighetsbildningsåtgärder för minimering av stämpelskatteuttag, dock ingen slutlig beräkning av skattekonsekvenser. Vissa nyttjanderättsliga frågor (innefattande hyra och arrende). Frågor rörande lag (2007:1 091) om offentlig upphandling, innefattande den temporära inhouse-lagstiftningen. Konsekvenser avseende moms vid omstrukturering av ägandet till fastighetsbeståndet. Eventuella arbetsrättsliga frågor (bland annat innefattande frågor rörande verksamhetsövergång mm). Inkomstskatterättsliga konsekvenser vid omstrukturering av ägandet till fastighetsbeståndet. Frågor rörande lag (2010:879) om allmännyttiga kommunala bostadsaktiebolag Övergripande beskrivning av konsekvenser i relation till respektive samordningsalternativ. Steg 3/Slutrapport Sammanfattning och slutsatser, avrapportering av slutrapport till styrgrupp 1.3 Projektorganisation Följande personer har intervjuats under projektets gång; Hudiksvalls kommun, tekniska förvaltningen: Jan Kroppegård, förvaltningschef Charlotta Butler, avdelningschef Håkan Rönström, ordförande AB Hudiksvallbostäder: Nils-Erik Blomdahl, VD Jörgen Bengtson, ordförande Fastighets AB Glysis: Kjell Svensson, VD Håkan Rönström, ordförande Forssågruppen AB:
Fastighetsöversyn Hudiksvall UPPDRAGSRAPPORT sid 8 (52) Thord Sällström, VD Håkan Rönström, ordförande Glysisvallen AB: Stefan Skalman, VD Mats Persson, ordförande Kommunens styrgrupp: Göte Bohman, ordförande och förtroendevald Bente Sundström, förtroendevald Håkan Rönström, förtroendevald Stefan Bäckström, förtroendevald Uno Jonsson, förtroendevald Bengt Friberg, Kommunchef Hans Gyllow, Planeringschef Från Fasticon AB har följande personer ingått i projektgruppen: Bo Magnus Persson, Senior Konsult Roger Bengtsson, VD Underkonsult Advokatfirman Lindahl: Johan Tollgerdt, Advokat 1.4 Mål Syfte Översynen syftar till att skapa förutsättningar för strukturering av kommunens fastighetsförvaltning med följande mål: - Att reducera antalet aktörer inom den kommunala fastighetsverksamheten och därigenom öka effektiviteten och uppnå högre kvalitet och produktivitet. - Att minska de totala kostnaderna för kommunens förvaltning av fastigheter med minst 10 % jämfört med utgångsläget. - Att rationalisera kommunens organisation för fastighetsförvaltning. - Att tydliggöra roller och ansvar inom kommunen mellan brukare, lokalförsörjare, fastighetsägare och fastighetsförvaltare så att yteffektiviteten inom de kommunala verksamheterna kan höjas. 1.5 Avgränsningar Kommunens icke-fastighetsägande enheter omfattas inte av uppdraget. Gällande kartläggning av nuläget inom respektive verksamhet har denna begränsats i sin omfattning och syftar enkom till nödvändig informationsinhämtning i relation till att genomföra en förstudie av möjliga samordningsalternativ. Någon regelrätt dimensionering och resurssättning ingår inte i denna förstudie dock har en övergripande benchmarking av nuvarande verksamheters kostnadseffektivitet gjorts och besparingspotentialer på denna övergripande nivå har beräknats. Analys och uträkning av
Fastighetsöversyn Hudiksvall UPPDRAGSRAPPORT sid 9 (52) exakt moms och skatteeffekter ingår ej.
Fastighetsöversyn Hudiksvall UPPDRAGSRAPPORT sid 10 (52) 2 FAKTA/NULÄGESBESKRIVNING Kommunens samlade fastighetsinnehav uppgår till ca 214 000 m² verksamhetslokaler, 323 000 m² bostäder och äldre & gruppboende, 55 000 m² kommersiella lokaler samt 25 000 m² övriga lokaler. Dessa fastigheter förvaltas av Fastighetsavdelningen vilken ingår i tekniska förvaltningen, Hudiksvallbostäder AB, Fastighets AB Glysis och Forssågruppen. Dessutom äger kommunen 50 % av Glysisvallen AB vilket äger och förvaltar fastigheten Solbacka 4:1, Glysisvallen. 2.1 Fastighetsavdelningen 2.11 Allmänt om fastighetsavdelningen Fastighetsavdelningen förvaltar totalt ca 253 000 kvm lokaler och äldre & gruppbostäder och i enhetens grundåtagande ingår planering, förvaltning, underhåll och drift av kommunens fastigheter, lokaler och anläggningar samt i förekommande fall ny-, och ombyggnad av dessa byggnader och anläggningar. Man skall även handlägga bostadsanpassningsärenden, ca 350 ärenden per år. Fastigheterna skall inom ramen för tilldelade medel underhållas så att de uppfyller ställda krav på arbetsmiljö, och så långt som möjligt med tilldelade medel motverka kapitalförstöring av byggnaderna. Fastigheter som inte är nödvändiga för kommunens direkta verksamhet ska om så är möjligt säljas. 2.12 Organisation Enheten leds av fastighetschefen och organisationen innehåller såväl bygg-, El- och VVSingenjörer som driftschef och fastighetsingenjör. Man är ca 47 anställda varav 18 tjänstemän och 28 kollektiv anställda varav 22 fastighetsskötare och 5 hantverkare. Organisationen är uppbyggd som en traditionell linjeorganisation med geografisk och funktionell uppdelning. 2.13 Kommunens styrning I nuläget har fastighetsavdelningen att samtidigt hantera rollerna som fastighetsförvaltare, lokalförsörjare och fastighetsägarens representant gentemot verksamhetsförvaltningarna, dvs. brukarna. Då fastighetsavdelningens verksamhet till stora delar styrs via den kommunala budgeten medan en betydande del av behoven och kraven och därigenom kostnaderna genereras av brukarna kan den kommunala styrningen sägas vara irrationell och otydlig. Det finns vidare inga formulerade formella regler för hur brukarnas behov skall bedömas och vilka krav från dessa som är acceptabla vilket ytterligare försvårar fastighetsavdelningens situation. Sammanfattningsvis har fastighetsavdelningen i nuläget att balansera kraven och behoven från brukarna med kraven från kommunen i deras roll som fastighetsförvaltare inom budgetens ram vilket innebär att kortsiktigare behov hos brukarna konkurrerar med långsiktigare behov av t.ex. fastighetsunderhåll vilket kan leda till kapitalförstöring och/eller missnöjda brukare. 2.14 Verksamhetens status De förvaltade fastigheterna uppges ha ett betydande eftersatt underhåll beroende på bristande ekonomiska resurser. Det bekräftas av utförda kostnadsjämförelser med liknande verksamheter samt de relativt höga kostnaderna för fel avhjälpande underhåll och återställning efter skador. De ekonomiska resurserna har enligt uppgift urholkats över tiden då den årliga uppräkningen av budgeten inte har skett med den verkliga kostnadsutvecklingen utan med ett missvisande kommunalt index. Inom verksamheten är inga kvalitetsmål formulerade och eventuella
Fastighetsöversyn Hudiksvall UPPDRAGSRAPPORT sid 11 (52) produktivitets mål återfinns i budget. Avdelningen har begränsat systemstöd och bl.a. saknas ett systembundet fastighetsregister vilket idag hanteras i Excel samt systemstöd för att hanteringen av de inhyrningar som sker. Det bristande fastighetsregistret är en uppenbar risk då denna typ av lösningar tenderar att bli extremt personberoende och säkerställandet av att informationen upprätthålls över tiden är svår att uppnå. Verksamheten har ingen tydlig processtyrning och planering och uppföljning av verksamheten sker enbart via budget då inga övriga operativa mål formulerats. De utvecklingsbehov som identifierats inom avdelningen t.ex. avseende fastighetsregistret har inte genomförts eftersom ekonomiska resurser saknats. Kvalitéten på verksamheten måste anses vara låg baserat på relativt höga reparations- och skadekostnader samt redovisade uppgraderings behov för skolor, förskolor och äldre & gruppboenden och kan till stora delar förklaras av bristande resurser. 2.2 AB Hudiksvallsbostäder (HUBAB) 2.21 Allmänt om AB Hudiksvallsbostäder Hudiksvallsbostäders affärsidé är att; äga, förvalta samt utveckla trivsamma boendemiljöer och med hyresrätten som bas erbjuda ett varierat boende till efterfrågad hyra och standard i Hudiksvalls kommun.. Bolaget är ett kommunalt bostadsföretag som har till föremål för sin verksamhet att förvärva, sälja, äga, bygga, förvalta och upplåta fastigheter och tomträtter med bostäder, affärs- och kontorslägenheter samt kollektiva anordningar. Hudiksvallsbostäders förvaltning omfattar ca 285 000 m² bostäder (4 390 lgh) och 25 000 m² lokaler. Av lokalerna utgör ca 11 000 m² källarförråd, samt lokaler som utnyttjas av hyresgästföreningen eller företaget självt. Resterande lokaler ligger till största delen insprängda i bostadsfastigheter. Verksamheten bedrivs i huvudsak i centralorten Hudiksvall samt i de närliggande tätorterna. Bolaget har en mycket låg vakansgrad för bostäder f.n. 2 %, omflyttningsgraden uppgår till ca 27 % dvs. ca 1150 lgh per år. Den genomsnittliga hyresnivån uppgår till ca 821 kr/kvm. 2.22 Ekonomi Hudiksvallsbostäder hade 2010 hyresintäkter om 248 Mkr och ett redovisat resultat som uppgår till 6,6 Mkr före skatt. Vinsten har utvecklats positivt under de senaste åren och kommer i huvudsak från lägre räntor. Soliditeten uppgår till ca 15,9 procent. Det bokförda värdet på fastigheterna uppgår till ca 701 Mkr, marknadsvärdet kan förmodas uppgå till ett högre värde. Den totala lånestocken uppgår till ca 547 Mkr med en genomsnittlig ränta på ca 3,17 %. 2.23 Organisation Bolaget leds av VD och organisationen innehåller avdelningar för förvaltning, fastighetsservice, marknad, ekonomi samt en friskvårds funktion. Förvaltningsavdelningen leds av förvaltningschefen och är uppdelad i 3 geografiskt betingade enheter där 24 bovärdar, 11 städare och 3 förvaltingsassistenter är organiserade. Avdelningen för fastighetsservice består av två enheter Repgruppen och Måleriavdelningen. Repgruppen leds av en Byggnadsingenjör och organiserar 1 energitekniker, 3 snickare, 2 elektriker, 2 ventilationstekniker, 4 rör/värmetekniker samt 1 person inom verkstad. Måleriavdelningen leds av en målarmästare som leder 9 målare. Marknadsavdelningen leds av en administrativ chef och organiserar 4 hyrkonsulenter, 1 reception/felanmälan samt 1 bokonsulent. Ekonomi avdelningen leds av ekonomichefen och organiserar 1 ekonomiassistent, 1 löneassisten, 1bokförings/kassaassistent samt 1 hyresadministratör. Totalt omfattar organisationen 75 personer.
Fastighetsöversyn Hudiksvall UPPDRAGSRAPPORT sid 12 (52) 2.24 Verksamhetens status De förvaltade fastigheterna uppges ha en god underhålls status beroende på en medveten satsning genom att de nödvändiga ekonomiska resurserna har tillförts. Den höga underhållsnivån bekräftas vid kostnadsjämförelser med liknande verksamheter samt de relativt låga kostnaderna för fel avhjälpande underhåll. Inom verksamheten utgör de återkommande NKI mätningarna kvalitetsmål för verksamheten vilka följs upp med respektive bovärd. Inga övriga kvalitetsmål är formulerade och eventuella produktivitets mål är relaterade till budgeten. Bolaget har systemstöd från Vitec vilket omfattar teknisk förvaltning, energiuppföljning och man kommer även att implementera delen för arbetsorderhantering. Verksamheten har ingen tydlig processtyrning och planering och uppföljning av verksamheten sker enbart via budget då inga övriga operativa mål formulerats. Kvaliteten på verksamheten måste anses vara hög baserat på relativt höga NKI värde samt den förmodade höga underhållsstatusen. Vid upphandlingar följer man LOU. 2.25 Kommunens styrning Styrningen sker främst genom att man utser bolagets styrelse. Det finns ägardirektiv daterade 1994 vilka dock är på väg att uppdateras på initiativ av bolaget. Lagen om allmännyttiga kommunala bostadsaktiebolag begränsar till vissa delar kommunens ekonomiska styrning av bolaget. 2.3 Fastighets AB Glysis 2.31 Allmänt om Fastighets AB Glysis Bolaget äger, förvaltar och förädlar fastigheten Guldsmeden 8 i syfte att stärka de kommersiella hyresgästernas lönsamhet och attraktionskraft samt tillhandahålla ändamålsenliga och yteffektiva lösningar på offentliga och andra verksamheters behov av lokaler. Bolaget utför dessutom ett skötseluppdrag avseende den sammanbyggda fastigheten Guldsmeden 1. Guldsmeden omfattar ca 19 000 kvm och kommunen är en stor hyresgäst. 2.32 Ekonomi Resultatet före bokslutsdispositioner 2010 och skatt uppgick till 7,2 miljoner kronor, vilket är bättre än det budgeterade som var 4,9 miljoner kronor. Detta beror främst på att inga kostnader har behövt läggas på lokalanpassningar under året. Då det inte finns några möjligheter till att utnyttja koncernbidrag för att minska skatteuttaget beskattas bolagets resultat fullt ut. Det bokförda värdet på fastigheterna uppgår till ca 88 Mkr, marknadsvärdet kan förmodas uppgå till ett högre värde. Den totala lånestocken uppgår till ca 20 Mkr med en genomsnittlig ränta på ca 1,69 %. 2.33 Organisation Bolaget leds av VD och organisationen innehåller övrigt 2 fastighetstekniker och 2 fastighetsskötare. VD leder arbetet och har delvis också rollen som centrumledare pga. av fastighetens kommersiella karaktär. 2.34 Verksamhetens status De förvaltade fastigheterna uppges ha en god underhålls status beroende på en medveten
Fastighetsöversyn Hudiksvall UPPDRAGSRAPPORT sid 13 (52) satsning genom att de nödvändiga ekonomiska resurserna har tillförts. Underhållsnivån är svår att analysera då kostnadsjämförelser med liknande verksamheter inte kan göras utan ytterligare utredning. Inga kvalitetsmål är formulerade och eventuella produktivitets mål är relaterade till budgeten. Bolaget har inget systemstöd och man anlitar extern redovisningsbyrå för den ekonomiska redovisningen och övrig administration. Verksamheten har ingen tydlig processtyrning och planering och uppföljning av verksamheten sker enbart via budget då inga övriga operativa mål formulerats. Kvaliteten är svår att bedöma men vid ett första intryck bedöms den vara god. Vid upphandlingar följer man LOU. 2.35 Kommunens styrning Styrningen sker genom att man utser bolagets styrelse. Det finns inga ägardirektiv. 2.4 Forssågruppen AB 2.41 Allmänt om Forssågruppen AB Bolaget är ett helägt dotterbolag till Hudiksvalls Näringslivs AB som i sin tur ägs av Hudiksvalls kommun. Bolaget äger och förvaltar industrifastigheter i Hudiksvalls kommun. Bolagets roll är annorlunda än de andra kommunala bolagen vilket också speglas av den något annorlunda ägarstrukturen. Skillnaden består främst i att bolagets fastigheter utgör verktyg för att underlätta etableringen av företag inom kommunen och ambitionen är att fastigheterna över tiden därför skall säljas. 2.42 Ekonomi Rörelseresultatet 2010 uppgick till minus 0,3 miljoner kronor och det redovisade resultatet var minus 1,1 miljoner kronor. Bolaget hade högre uthyrningsgrad och högre intäkter jämfört med föregående år. Det bokförda värdet på fastigheterna uppgår till ca 30 Mkr. Den totala lånestocken uppgår till ca 25 Mkr med en genomsnittlig ränta på ca 3,24 %. 2.43 Organisation Bolaget leds av VD och organisationen innehåller övrigt 1 fastighetsskötare. VD leder arbetet och har delvis också rollen som näringslivsutvecklare pga. av bolagets speciella roll. 2.44 Verksamhetens status De förvaltade fastigheterna uppges ha en normal underhållsstatus. Underhållsnivån är svår att analysera då kostnadsjämförelser med liknande verksamheter inte kan göras utan ytterligare utredning. Inga kvalitetsmål är formulerade och eventuella produktivitets mål är relaterade till budgeten. Bolaget har inget systemstöd och Hudiksvall Näringslivs AB utför den ekonomiska redovisningen och övrig administration. Verksamheten har ingen tydlig processtyrning och planering och uppföljning av verksamheten sker enbart via budget då inga övriga operativa mål formulerats. Kvaliteten på verksamheten låter sig inte bedömas. Vid upphandlingar följer man LOU. 2.45 Kommunens styrning Styrningen sker främst genom att man utser bolagets styrelse. Det ägardirektiv som finns är daterat 1993 och ger inga tydliga direktiv för bolagets verksamhet.
Fastighetsöversyn Hudiksvall UPPDRAGSRAPPORT sid 14 (52) 2.5 Glysisvallen AB 2.51 Allmänt om Glysisvallen AB Bolaget ska aktivt verka för att uppfylla de behov som föreningar samt idrotts- och fritidsintresserad allmänhet har. Genom arrangemang och aktiviteter, gärna i samarbete med kommunens turist- och kultursatsningar, utöka områdets aktiviteter och nyttjandegrad. För att möjliggöra framtida expansion och utveckling, via ett nära samarbete mellan parterna i bolaget, tillföra mark eller fastigheter för att skapa nödvändig finansiell substans. Bolaget äger och förvaltar fastigheten Solbacka 4:1 och på fastigheten finns bl.a. ishall, gräsplan med läktare, uppvärmd konstgräsplan, friidrottsbanor samt en parkering. 2.52 Ägarförhållande Bolaget ägas av till 50 % av Hudiksvalls kommun och resterande del ägs av NCC Roads. 2.53 Ekonomi Bolaget hade 2010 ett positivt resultat på 253 000 kronor. Ekonomin var stabil under året, men den stränga vintern medförde ökade kostnader. På grund av anläggningens ålder kommer kostnaderna för underhåll sannolikt att öka i framtiden. Det bokförda värdet på fastigheterna uppgår till ca 18 Mkr. Den totala lånestocken uppgår till 11 Mkr med en genomsnittlig ränta på ca 4,27 %. 2.54 Organisation Bolaget leds av VD vilken hyrs in från NCC och organisationen innehåller övrigt 2* 0,5 receptionister, 1 städare samt 5 vaktmästare med kompetens inom rör, el och maskinskötsel. Man upprätthåller vidare en beredskapskedja med egen personal samt utför snöröjning, gräsklippning och parkskötsel till externa kunder. I jämförelse med övriga fastighetsverksamheter är karaktären något annorlunda och det krävs t.ex. skiftgång bland vaktmästarna under vintersäsongen för att kunna upprätthålla de efterfrågade öppettiderna. Detta innebär också en viss övertalighet under sommarsäsongen vilken avses elimineras genom utförandet av externa uppdrag. VD är mycket engagerad i verksamheten och tillbringar enligt uppgift även mycket av sin fritid i ishallen. 2.55 Verksamhetens status De förvaltade fastigheterna uppges ha en god underhålls status beroende på en medveten satsning genom att de nödvändiga ekonomiska resurserna har tillförts. Underhållsnivån är svår att analysera då kostnadsjämförelser med liknande verksamheter inte kan göras utan ytterligare utredning. Inga kvalitetsmål är formulerade och eventuella produktivitets mål är relaterade till budgeten. Bolaget har inget systemstöd och man anlitar extern redovisningsbyrå för den ekonomiska redovisningen och övrig administration. Verksamheten har ingen tydlig processtyrning och planering och uppföljning av verksamheten sker enbart via budget då inga övriga operativa mål formulerats. Kvaliteten är svår att bedöma men vid ett första intryck bedöms den vara god. Vid upphandlingar följer man LOU. 2.56 Kommunens styrning
Fastighetsöversyn Hudiksvall UPPDRAGSRAPPORT sid 15 (52) Styrningen sker främst genom att man utser bolagets styrelse. Det finns inga ägardirektiv men företagets bolagsordning har genomgått förändringar under år 2000. Då bolaget enligt uppgift har återinvesterat alla eventuella resultatöverskott i verksamheten och då inga aktieägartillskott har skett sedan de bolagets inledande år har verksamheten inte engagerat kommunen utöver styrelserepresentanterna i någon större utsträckning.
Fastighetsöversyn Hudiksvall UPPDRAGSRAPPORT sid 16 (52) 2.6 Övergripande effektivitetsanalys av nuvarande fastighetsförvaltning För att analysera vilka generella möjligheter det finns att effektivisera fastighetsförvaltningen inom kommunens fastigheter, ägda direkt eller via bolag har en nyckeltalsanalys genomförts. Denna har utförts med utgångspunkt från Fasticons och SABO:s generella nyckeltal vilka baseras på erfarenheter från ett stort antal kommuner, allmännyttiga och kommersiella fastighetsägare. Nyckeltalen revideras årligen baserat på nya erfarenheter och den generella kostnadsutvecklingen i branschen. Effektivitet är ett begrepp inom ekonomi och organisationsteori som beskriver hur väl en organisation kan omvandla resurser till produkter och tjänster och i begreppet ingår både produktivitet och kvalitet. Då kvalitet är ett relativt mått vilket inte är helt lätt att mäta objektivt har analysen i huvudsak inriktats mot produktiviteten i verksamheterna. Produktiviteten har analyserats baserat på de kvadratmeterkostnader som redovisats åren 2008 tom 2010 för fastighetsavdelningen i Tekniska förvaltningen samt de av kommunen helägda bolagen Fastighets AB Glysis, Forssågruppen AB och Hudiksvallbostäder AB. Dessa kostnader har jämförts med Fasticons och SABO:s ovan nämnda nyckeltal. De funktioner som analyserats är administration & ledning, fastighets- och markskötsel, felavhjälpande underhåll, reparationer, planerat underhåll och städning. Eftersom uppdelningen av kostnaderna på respektive funktion gjorts summariskt baserat på erhållen information ger totalkostnaden för de analyserade funktionerna den mest rättvisande indikationen. Vilka nyckeltal som använts framgår av nedanstående tabell. Kr/m 2 Bostäder Lokaler SABO Fasticon Kommersiella Verksamhetslokaler Lågt Högt Lågt Högt Lågt Högt Lågt Högt Administration & ledning 55 60 40 45 35 55 20 40 Fastighetsskötsel, mark-skötsel, Felavhjälpande uh, lokalvård 70 75 55 60 55 75 40 50 Reparationer 40 45 40 45 0 0 0 0 Planerat underhåll 130 130 90 110 90 125 70 105 Total kostnader 295 310 225 260 180 255 130 195 Baserat på ovanstående nyckeltal samt erhållen information har nedanstående analyser genomförts där det framgår att den totala identifierade besparingspotentialen beräknats till mellan 23 och 28 %.
Fastighetsöversyn Hudiksvall UPPDRAGSRAPPORT sid 17 (52) 2.61 Beräkning baserad på Fasticons nyckeltal avseende bostäder och lokaler Nuläge* Fasticon nyckeltal Besparings potential Bostäder Lokaler Totalt Ksek % Administration & ledning 25 000 13 700 10 100 23 800 1 200 5% Fastighetsskötsel, markskötsel, Felavhjälpande uh, lokalvård 62 700 18 600 14 900 33 500 29 200 47% Reparationer 25 900 13 700 0 13 700 12 200 47% Planerat underhåll 68 200 32 300 27 400 59 700 8 500 12% Total kostnader 181 800 78 300 52 400 130 700 51 100 28% *Inkluderar kostnaderna avseende de jömförda funktionerna inom fastighetsavdelningen, Hudiksvallbostäder AB, Fastighets AB Glysis och Forssågruppen AB. 2.62 Beräkning baserad på Fasticons nyckeltal avseende lokaler och SABOS avseende bostäder Nuläge* SABO Fasticon nyckeltal Besparings potential Bostäder Lokaler Totalt Ksek % Administration & ledning 25 000 18 600 10 100 28 700-3 700-15% Fastighetsskötsel, markskötsel, Felavhjälpande uh, lokalvård 62 700 23 400 14 900 38 300 24 400 39% Reparationer 25 900 13 700 0 13 700 12 200 47% Planerat underhåll 68 200 32 300 27 400 59 700 8 500 12% Total kostnader 181 800 88 000 52 400 140 400 41 400 23% *Inkluderar kostnaderna avseende de jömförda funktionerna inom fastighetsavdelningen, Hudiksvallbostäder AB, Fastighets AB Glysis och Forssågruppen AB. Nyckeltalsanalyserna ovan indikerar inte att det finns någon betydande besparingspotential utifrån nuvarande kostnadsnivåer gällande ledning och administration inom bolagen. Däremot finns det inom fastighetsskötseln, markskötsel mm och reparationer en betydande besparingspotential utifrån nuvarande kostnadsnivåer inom kommunens fastighetsförvaltning i dess helhet, detta i relation till både SABO:s och Fasticons nyckeltal för liknande verksamheter. Det bör dock observeras att vissa av de inkluderade kostnaderna eventuellt skall hänföras till administration och ledning. Kostnader för planerat underhåll är relativt höga i relation till såväl SABO:s som Fasticons nyckeltal, vilka utgår från en normaliserad nivå. Vid en närmare analys kan det dock konstateras att här skiljer sig bilden avsevärt mellan de olika enheterna och HUBAB redovisar en hög underhållsnivå medan fastighetsavdelningen visar en låg nivå. Detta bekräftas vidare genom att fastighetsavdelningen kostnader för felavhjälpande underhåll ligger på en hög nivå medan HUBAB ligger på en låg nivå. Som nämnts tidigare är den totala möjliga effektiviseringspotentialen emellertid den
Fastighetsöversyn Hudiksvall UPPDRAGSRAPPORT sid 18 (52) viktigaste informationen i denna analys och den indikerar en möjlig produktivitetshöjning motsvarande mellan 41 och 51 miljoner kronor på årsbasis. Det bör observeras att denna besparingspotential normalt inte kan realiseras i sin helhet och att uppnådd produktivitetshöjning endera kan utnyttjas för besparingar eller för kvalitetshöjning. Då det med stor sannolikhet finns kvalitetsbrister som bör åtgärdas inom den kommunala fastighetsverksamheten blir den slutliga uppnådda besparingseffekten något lägre än ovanstående beräkningar indikerar. Dock kommer med största sannolikhet den eftersträvade besparingen på 10 % att kunna uppnås med råge.
Fastighetsöversyn Hudiksvall UPPDRAGSRAPPORT sid 19 (52) 3 SAMORDNAD FASTIGHETSFÖRVALTNING Ett påtagligt inslag i fastighetssektorns problembild är de ökande drifts- och underhållskostnaderna i de allt äldre bestånden. Detta har fått till följd att en allt större del av kommunernas skatteintäkter har fått tas i anspråk för att driva och underhålla fastigheter och övrig teknik. En kostnadsdrivande orsak är bl.a. att verksamheter av liknande karaktär sköts av olika huvudmän. Samordning av personella, maskinella och ekonomiska resurser har varit svåra att genomföra. Allt fler kommuner har insett detta och idag pågår det olika aktiviteter i syfte att sänka kostnader för driften och förvaltningen av fastighetsbestånden. Det är också viktigt att genom sänkta kapital-, drift- och administrationskostnader kunna skapa tillräckligt ekonomiskt utrymme för långsiktigt underhåll och investeringar. Kommunens sammantagna målsättning som fastighetsägare bör vara att: Långsiktigt utveckla och underhålla fastighetsbeståndet Skapa fokus på fastighetsförvaltning genom renodling Undvika parallella organisationer Tydliggöra roller och ansvar mellan verksamheter och fastighetsförvaltning Att uppnå effektivisering och besparing Erfarenhet av samordningar ger vid handen att en effekt är att den totala överblicken över kommunens fastighetsbestånd blir bättre, vilket skapar bättre förutsättningar för effektivare utnyttjande av kommunens bostads- och lokalytor. Samordningen ger en högre kundfokusering genom tydlig organisation. Samtidigt med samordningen skapas ofta affärsmässiga hyreskontrakt som grund för ett tydligare hyresförhållande. Det kan konstateras att en ökad samordning av fastighetsförvaltningen inom en kommun medför sänkta kostnader. Kostnaderna för ledning och administration blir höga när flera förvaltar mindre och få enheter. En annan erfarenhet är att om förvaltningen lämnas ut på entreprenad sänks kostnaderna. Risken med extern förvaltning är emellertid att all egen kompetens kan försvinna på sikt. Det gäller därför att noga överväga vilken organisering som är lämpligast i det enskilda fallet. Vid större outsourcing av verksamheter bör en intern beställarorganisation byggas upp. Det är ofta storleken på de olika bestånden som avgör vilka samordningsmöjligheter som finns och vilka de ekonomiska effekterna blir. För att indikera vilken besparingspotential som finns inom den totala fastighetsförvaltningen inom Hudiksvalls kommun är en övergripande nyckeltalsanalys under avsnitt 2.8 inkluderad i denna rapport. För att möjliggöra att den identifierade effektiviseringspotentialen skall kunna realiseras krävs det strukturella förändringar i den nuvarande organisationen vilka presenteras i denna utredning. Emellertid kommer inte den identifierade effektiviseringspotentialen att realiseras enbart genom omstruktureringen utan kräver även att ett antal aktiviteter genomförs vilka presenteras i ett förslag till fortsatt handlingsplan under avsnitt10. Vid samordning uppnås vanligen följande samordningsfördelar: Rationalisering och därmed effektivare ledning, administration och drift Effektivisering genom möjlighet till processtyrning av verksamheten. Rationellt nyttjande (högre nyttjandegrad) av lokaler, maskinpark, datasystem etc. Bättre förutsättningar att nyttja, utöka och bredda egna spetskompetenser
Fastighetsöversyn Hudiksvall UPPDRAGSRAPPORT sid 20 (52) Högre attraktivitet som arbetsgivare, bättre möjligheter att rekrytera kompetens En effektivare beställar-, inköps- och upphandlingsverksamhet Frågor som måste uppmärksammas och hanteras vid en samordning är vanligen: Olika kunder/verksamheter - olika behov Åtskilda ekonomier, kommun - bostadsbolag Sammanslagning av skilda organisationer och kulturer Olika anställningsvillkor LOU-frågor, innefattande den temporära inhouse-lagstiftningen Moms- och skattefrågor Verksamhetsövergång, personalfrågor Nya lagen om allmännyttiga kommunala bostadsaktiebolag Samordning av kommunens fastighetsförvaltning kan genomföras på ett flertal olika sätt, avseende såväl förvaltningsform som ägandeform, samt helt eller delvis. I denna utredning koncentreras utredningsalternativen till nedanstående: Alternativ 1a: All förvaltning av lokalfastigheter överförs till ett nybildat bolag Hudiksvall lokalförvaltning AB (HULAB) och all bostadsförvaltning överförs till Hudiksvallsbostäder AB (HUBAB) samt genom tecknande av förvaltningsavtal mellan Hudiksvalls kommun och HULAB respektive HUBAB. Berörd personal från fastighetsavdelningen, FAB Glysis och Forssågruppen AB överförs till HULAB respektive HUBAB. Alternativ 1b: Som 1 a men lokalförvaltningen organiseras som en avdelning inom HUBAB. Alternativ 2: Alt 1 genomförs samt ägandet av fastigheter överförs till HULAB och/eller HUBAB. Ägandet av kommunens fastigheter överförs till HULAB (lokaler), alternativt till HUBAB (om Alt 1b) väljs) och HUBAB (bostäder). HUBAB:s lokalfastigheter överförs till HULAB (om Alt 1a) väljs). Aktierna i FAB Glysis och eventuellt Forssågruppen AB överlåts till HULAB, varefter bolagen fusioneras till HULAB (alternativt till HUBAB om Alt 1b) väljs). Alternativ 3: Alt 1 (och eventuellt Alt 2) genomförs dock att utförandefunktionerna läggs i ett nybildat servicebolag Hudiksvall Service AB (HUSAB). Samtliga fastighetsskötare, driftstekniker, hantverkare och städpersonal från fastighetsavdelningen, tekniska förvaltningen och de kommunala fastighetsbolagen överförs till HUSAB. Alternativ 4: Etablera en koncernstruktur genom skapandet av Hudiksvall Holdingbolag AB och överföring av ägandet av samtliga kommunala aktiebolag till detta. Alternativ 5: Etablera en lokalförsörjningsfunktion inom Hudiksvalls kommun för att möjliggöra högre lokaleffektivitet i de kommunala verksamheterna.
Fastighetsöversyn Hudiksvall UPPDRAGSRAPPORT sid 21 (52) 4 SAMORDNING AV FASTIGHETSFÖRVALTNING: Alternativ 1 Alternativ 1a: All förvaltning av lokalfastigheter och berörd personal från fastighetsavdelningen, FAB Glysis och Forssågruppen AB överförs till ett nybildat bolag Hudiksvall lokalförvaltning AB (HULAB) och all bostadsförvaltning överförs till Hudiksvallsbostäder AB (HUBAB). Alternativ 1B: Som 1:a men även lokalförvaltningen överförs till HUBAB 4.1 Övergripande Inom ramen för detta utredningsalternativ samordnas Hudiksvalls kommuns fastighetsförvaltning och drift avseende lokaler och bostäder organisatoriskt. Kommunen tecknar ett förvaltningsavtal direkt med HULAB alt HUBAB avseende utförandet av merparten av förvaltnings och driftstjänster gällande lokalfastigheter. Berörd personal anställda inom fastighetsavdelningen, FAB Glysis och Forssågruppen AB överförs och organiseras inom ramen för HULAB alt HUBAB. Överföringen av personal aktualiserar sannolikt reglerna gällande övergång av verksamhet. Inom ramen för samordningsalternativet förändras inte fastighetsägandet och samtliga fastigheter ägs av nuvarande ägare. Valet att skapa HULAB och överföra förvaltningen av lokalfastigheterna dit bygger på att bolagets verksamhet kommer att omfatta en tillräcklig kritisk volym totalt ca 270 000 kvm lokaler. Vidare blir bolagets verksamhetsinriktning och kärnverksamhet fokuserad på att bedriva fastighets och förvaltningsverksamhet till marknadsmässiga villkor på en om så väljs konkurrensutsatt marknad. Det krävs dock att det skapas systemstöd för modernt fastighetsföretagande, organisatorisk struktur, affärsmässig ekonomistyrning och redovisning. Genom detta skapas förutsättningar för att långsiktigt bedriva och utveckla fastighets och förvaltningsverksamhet samt nödvändiga resurser för att underhålla och utveckla kommunens fastighetsbestånd på ett effektivt sätt. En fördel är att de befintliga kompetenserna inom de berörda organisationerna samlas i två enheter vilka bättre kan tillvaratas samt utvecklas inom ramen för respektive bolag. Beträffande valet mellan att överföra förvaltningen av lokalfastigheter till HULAB, alt 1a eller HUBAB alt 1b kan det konstateras att den kritiska massan av lokaler räcker för att kunna skapa en effektiv organisation och även om ytterligare större kritisk massa och därigenom större samordningseffekter uppnås om hela verksamheten samlas i HUBAB så kan detta också innebära risker. Då HUBAB idag är ett väl fungerande bolag så innebär en utökning av verksamheten enligt detta förslag att man alltid, åtminstone under en övergångsperiod riskerar att ta bort fokus från och därmed minska effektiviteten i den nuvarande kärnverksamheten. Vidare måste en avvägning göras om en breddning av verksamheten riskerar att skapa två mindre effektiva verksamheter inom HUBAB med största möjliga samordningseffekter eller om skapandet av ett renodlat lokalförvaltningsbolag, HULAB och bibehållande av HUBAB med något mindre samordningseffekter är den bästa lösningen.
Fastighetsöversyn Hudiksvall UPPDRAGSRAPPORT sid 22 (52) 4.2 Effektivitets påverkan Av den potentiella effektiviseringen identifierad under pkt 2.8 möjliggörs den absolut största delen genom att alternativ 1 a eller b genomförs upp till 80-85%. Detta innebär emellertid inte att effektiviseringen per automatik uppnås utan att den föreslagna strukturen skapar förutsättningarna för detta. Effektiviseringen uppnås genom att de förvaltande enheterna bedriver sin verksamhet på ett rationellt sätt vilket möjliggörs genom att organisationen struktureras och dimensioneras effektivt, genom att processer, rutiner och system etableras, genom en väl fungerande företagsledning, genom tydliga ägardirektiv med regelbunden uppföljning samt genom eventuell konkurrensutsättning. 4.3 Hudiksvalls kommun vs Hudiksvall lokalförvaltning AB (HULAB) HULAB och HUBAB blir intern entreprenörer med ett helhetsansvar för merparten av leveranser och utveckling av förvaltnings- och driftstjänster inom Hudiksvalls kommun. Detta skapar goda möjligheter att utveckla de båda organisationerna och tillföra/sammanföra ytterligare spetskompetenser inom kritiska nyckelfunktioner vilka bl.a. skall kunna hantera framtida behov av nyproduktion, fastighetsutveckling, planerat underhåll, energieffektiviseringsåtgärder m.m. En kritisk volym och omfattning av verksamheten medför också ökade förutsättningar att fortsättningsvis utveckla professionella och kostnadseffektiva förvaltnings- och driftsorganisationer. En viktig aspekt i detta sammanhang är att se över gränsdragningen mellan vad man betecknar som strategiskt viktiga funktioner vilka skall utföras i egen regi kontra vad som betecknas som bastjänster vilka både kan utföras i egen regi samt läggas ut på samarbetspartners eller externa entreprenörer. För att skapa ett tydligt avtalsförhållande bör kommunen som beställare av förvaltnings och driftstjänster upprätta ett regelrätt förfrågningsunderlag för att handla upp förvaltnings- och driftstjänster på ett strukturerat och marknadsmässigt sätt. Se nedan beträffande hur sådana tjänster förhåller sig till LOU. På detta sätt skapas ett tydligt avtalsförhållande och gränsdragningar mellan Hudiksvalls kommun som beställare och HULAB resp. HUBAB som leverantörer. Förvaltningsavtalen bör upprättas enligt AFF, avtal för fastighetsförvaltning vilket är fastighetsbranschens egen avtalsstruktur. Utifrån ett tydligt förfrågningsunderlag med angivna kvalitets- och servicenivåer kan också HULAB och HUBAB kalkylera och beräkna vilka resurser som krävs för att nå upp till kommunens beställning. Det skapas vidare förutsättningar för tydliga gränsdragningar mellan brukare och fastighetsägare gällande vem som skall ansvara för vilket underhåll i fastigheterna. Detta kommer i sig att skapa grunden för ett långsiktigt förändringsarbete som skall stärka både kundorientering, kvalitet och kostnadseffektivitet gällande förvaltningen och driften av kommunens fastighetsbestånd. 4.4 Övergripande organisation, Hudiksvalls kommun Den nya organisationsstrukturen innebär att kommunen måste stärka rollen som fastighetsägare då förvaltningen av de ägda fastigheterna övergår till andra parter dvs. HULAB och HUBAB och merparten av personal anställda inom den nuvarande fastighetsavdelningen kommer att organiseras inom HULAB. Inom kommunen organiseras fortsatt funktioner vilka ansvarar för kommunens fastighetsrelaterade verksamheter med ansvar för långsiktig strategisk planering, resursförsörjning, fastighetsutveckling samt beställarrollen i förvaltnings- och driftsfrågor. Denna funktion avses att lösas genom inrättandet av rollen som lokalstrateg se vidare under avsnitt 8.
Fastighetsöversyn Hudiksvall UPPDRAGSRAPPORT sid 23 (52) 4.5 Tillkommande resursbehov HULAB resp. HUBAB Då HULAB blir ett nytt bolag och dess föregångare fastighetsavdelningen inte har någon egen personal inom ekonomi och administration uppstår det ett behov av att en sådan funktion upprättas och bemannas. Förmodligen finns det inom den Tekniska förvaltningen personal som kan bli aktuella att utföra dessa arbetsuppgifter inom HULAB. HUBAB har en befintlig administrativ organisation som bedöms kunna hantera de tillkommande bostäderna enligt alternativ 1.a men om alternativ 1.b väljs bör eventuella utökade resurser utredas och övervägas. 4.6 LOU LOU tillämpas för offentlig upphandling av byggentreprenader, varor och tjänster samt av byggkoncessioner. I det fortsatta resonemanget förutsätts att de tjänster som avses tillhandahållas av HULAB respektive HUBAB till Hudiksvallskommun inte omfattar några tjänster som omfattas av lagen (2007:1092) om upphandling inom områdena vatten, energi, transporter och posttjänster. Om sådana tjänster omfattas bör en ny bedömning göras. Utgångspunkten är att en myndighets anskaffning av varor eller tjänster från en annan juridisk person, även om den senare juridiska personen ingår i samma koncern som den som vill anskaffa varan eller tjänsten, medför upphandlingsskyldighet. Det finns emellertid vissa situationer då undantag från upphandlingsskyldigheten föreligger. Anskaffning av tjänster mellan å ena sidan en kommun och å andra sidan ett av kommunen helägt dotterbolag kan undantas från skyldigheten att upphandla tjänsterna genom en tillfällig lagstiftning som trädde ikraft den 15 juli 2010 (in house-reglerna). In house-reglerna innebär att ett kontrakt i LOU:s mening inte skall anses föreligga om avtalet i fråga sluts mellan å ena sidan en upphandlande myndighet som är en statlig eller kommunal myndighet, och å andra sidan en leverantör som är en juridisk person som den upphandlande myndigheten helt eller delvis äger. För att det förut sagda skall gälla måste dock de så kallade Teckal-kriterierna vara uppfyllda. Kriterierna utgörs av kontroll- och verksamhetskriterierna som innebär att: den upphandlande myndigheten utövar en kontroll över den juridiska personen som motsvarar den som den utövar över sin egen förvaltning (kontrollkriteriet), och i fall då den juridiska personen eller den gemensamma nämnden även utför verksamhet tillsammans med någon annan än den upphandlande myndigheten, denna verksamhet endast är av marginell karaktär (verksamhetskriteriet). Kontrollkriteriet innebär att myndigheten skall utöva en kontroll över den fristående enheten motsvarande den kontroll som myndigheten utövar över sin egen förvaltning. Kontrollen skall vara effektiv, med det krävs inte att den är identisk. Kontrollen kan även utövas indirekt genom ett mellanliggande bolag. Verksamhetskriteriet innebär att den fristående enheten utför huvuddelen av sin verksamhet tillsammans med de ägande myndigheterna. Så är fallet om företaget huvudsakligen utövar verksamhet åt de ägande myndigheterna och all annan verksamhet endast är av marginell karaktär. Det går för närvarande inte att med säkerhet fastställa att en kommun har rätt att göra en direktupphandling från ett eget bostadsaktiebolag med tillämpning av in house-reglerna. En oklarhet beträffande verksamhetskriteriets tillämpningsområde är nämligen om tjänsterna som
Fastighetsöversyn Hudiksvall UPPDRAGSRAPPORT sid 24 (52) det kommunala bolaget utför ska rikta sig direkt mot ägarkommunen eller om det är tillräckligt att de riktar sig till ägarkommunen indirekt, genom kommuninvånarna (hyresgästerna). Verksamhetskriteriet innebär, enligt EU-domstolens rättspraxis, att verksamheten som det kommunala aktiebolaget bedriver kan anses ske tillsammans med ägaren/ägarna, om det är verksamhet som riktar sig till kommuninvånarna på uppdrag av kommunen. Mot bakgrund av EU-domstolens praxis är det sannolikt tillräckligt att ett kommunalt aktiebolags tjänster riktar sig till kommuninvånarna och att det inte krävs att tjänsterna ska rikta sig till kommunen som sådan för att in house-undantaget ska vara tillämpligt. Verksamhetskriteriet förutsätter vidare, enligt EU-domstolens rättspraxis, att den juridiska person som den upphandlande myndigheten, t.ex. en kommun, tilldelar avtalet ska bedriva huvuddelen av sin verksamhet tillsammans med sin ägare. EU-domstolens rättspraxis är fortfarande otydlig vad gäller innebörden av begreppet huvuddelen. Det saknas dessutom vägledande praxis rörande den svenska lagregelns innebörd. I såväl den svenska tillfälliga regeln som i förslaget om permanent regel har verksamhetskriteriet utformats på det viset att - för det fall verksamhet utförs tillsammans med någon annan än den upphandlande myndigheten - denna verksamhet endast får vara av s.k. marginell karaktär. In house-reglerna som redogjorts för ovan ingår alltså i en tillfällig lagstiftning som trädde ikraft den 15 juli 2010. Enligt den s.k. OFUKI-utredningens förslag i betänkandet Offentlig upphandling från eget företag?! (SOU 2011:43) ska nyss nämnda undantagsregel för in houseanskaffningar gälla permanent i Sverige från och med den 1 januari 2013, och då med ett visst vidgat tillämpningsområde. OFUKI-utredningen föreslår att den permanenta regeln ska gälla retroaktivt och omfatta även avtal som har ingåtts före den 1 januari 2013. Utredningens förslag är föremål för remissbehandling och regering och riksdag kommer att ta ställning till förslagen, förmodligen under våren 2012. 4.7 Anskaffning av tjänster från HULAB och HUBAB. Avtal som uppfyller både kontroll- och verksamhetskriteriet omfattas inte av begreppet upphandlingskontrakt och behöver därmed inte upphandlas av Hudiksvalls kommun enligt LOU. Förutsatt att Hudiksvalls kommun utövar sådan kontroll över HULAB och HUBAB som anges ovan och att dessa utför huvuddelen av sin verksamhet tillsammans med Hudiksvalls kommun behöver inte tjänster från bolagen till Hudiksvalls kommun upphandlas enligt LOU. Då HULAB avses utföra förvaltning till annan än kommunen i mer än begränsad omfattning kan det inte uteslutas att det finns risk för att tjänster från HULAB måste upphandlas enligt LOU (osäkerheten avser om verksamhetskriteriet kan uppfyllas). Även oklarheten avseende huruvida sådan uthyrningsverksamhet som riktar sig till kommuninvånarna (hyresgästerna) och inte direkt till ägarkommunen ska anses ske tillsammans med ägarkommunen, innebär en mindre risk för att verksamhetskriteriet för HUBAB inte kan uppfyllas. Tjänster som kommunala bolag köper från HULAB eller HUBAB träffas dock inte av inhousereglerna och måste därför upphandlas enligt LOU. 4.8 Arbetsrättsliga frågor/verksamhetsövergång En överföring av merparten av personal anställda inom fastighetsavdelningen, FAB Glysis, Forssågruppen AB samt eventuellt Glysisvallen AB till HULAB alt HUBAB aktualiserar sannolikt de arbetsrättsliga reglerna om verksamhetsövergång. För det fall de arbetsrättsliga reglerna om verksamhetsövergång aktualiseras övergår som huvudregel också de rättigheter och skyldigheter som på grund av anställningsavtal och anställningsförhållanden gäller vid tidpunkten för övergången till förvärvaren.